Nadszedł kolejny cykl rozliczeniowy, a nic się nie zmieniło. Nadal trzeba było odtworzyć tę samą fakturę i pamiętać o sprawdzeniu, czy została opłacona.
W przypadku jednego klienta może to być wykonalne, ale wraz ze wzrostem liczby stałych klientów pominięte zadania rozliczeniowe mogą opóźniać oczekiwane przychody.
Automatyczne cykliczne rozliczenia w QuickBooks Payments ograniczają tę powtarzalną pracę, choć nadal wymagają okazjonalnego nadzoru.
Ten przewodnik pokazuje, jak je skonfigurować bez utraty kontroli nad płatnościami.
Dlaczego warto używać QuickBooks Payments do cyklicznych rozliczeń?
QuickBooks Payments umożliwia utworzenie szablonu cyklicznych faktur zamiast ich odtwarzania w każdym cyklu rozliczeniowym.
Wykorzystuje dane klienta i ustawiony harmonogram do tworzenia przyszłych faktur, a uprawnieni klienci mogą zarejestrować się w usłudze Autopay, aby przyszłe płatności były przetwarzane automatycznie.
Ponieważ faktury i płatności pozostają w QuickBooks Payments, możesz sprawdzić, co zostało zafakturowane i co nadal wymaga uwagi, bez zarządzania oddzielnym systemem płatności.
Płatności przetwarzane przez QuickBooks Payments są również rejestrowane i dopasowywane do faktury, co zapewnia bardziej spójny proces rozliczeń przy mniejszej ilości pracy ręcznej.
Przed skonfigurowaniem tej funkcji upewnij się, że Twoje konto i faktury spełniają wymagania opisane w następnej sekcji.
Co należy wiedzieć przed zautomatyzowaniem cyklicznych rozliczeń w QuickBooks Payments
Przed utworzeniem szablonu cyklicznego upewnij się, że ta funkcja pasuje do Twojego konta i sposobu rozliczeń. Te kontrole mogą pomóc uniknąć późniejszego odtwarzania całego procesu.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Potwierdź, że Twój plan i faktura spełniają wymagania
Transakcje cykliczne są obecnie dostępne w planach QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus i Advanced.
Usługa Autopay wymaga również aktywnego konta QuickBooks Payments oraz faktury cyklicznej z włączonymi płatnościami, której łączna wartość nie przekracza 5000 USD. Faktury cykliczne z dziennym harmonogramem nie są objęte tą funkcją.
Upewnij się, że warunki rozliczeń pozostaną niezmienne
Usługa Autopay działa najlepiej, gdy kwota i harmonogram pozostają stałe.
Zmiana kwoty, częstotliwości, warunków płatności, opcji płatności lub danych klienta może anulować rejestrację, dlatego rozważ osobne rozliczanie zmiennych opłat.
Przygotuj klienta i monitoruj pierwszy cykl
Upewnij się, że klient zgadza się na cykliczny harmonogram i rozumie, że usługa Autopay zwykle przetwarza płatność trzy dni przed terminem płatności.
Klient musi zarejestrować się za pośrednictwem faktury, korzystając z konta Intuit, a Ty powinieneś sprawdzić pierwszy cykl, aby potwierdzić, że wszystko działa prawidłowo.
Jak skonfigurować automatyczne cykliczne rozliczenia w QuickBooks Payments
Krok 1. Utwórz fakturę cykliczną
Utwórz fakturę i wybierz opcję Uczyń cykliczną.
W zależności od układu QuickBooks Payments możesz również przejść do sekcji Wszystkie aplikacje → Księgowość → Transakcje cykliczne → Nowa i wybrać opcję Faktura.
Krok 2. Wybierz typ cykliczności
Wybierz opcję Zaplanowana, aby QuickBooks tworzył transakcje zgodnie z ustalonym harmonogramem, opcję Przypomnienie, aby otrzymywać monit o utworzeniu i wysłaniu transakcji, lub opcję Niezaplanowana, aby zachować szablon do wielokrotnego ręcznego użycia.
QuickBooks Payments może zapisywać cykliczne faktury jako wersje robocze, dlatego przed ich wysłaniem sprawdź je i sfinalizuj.
Krok 3. Ustaw harmonogram rozliczeń
Wybierz częstotliwość powtarzania faktury, a następnie wprowadź datę rozpoczęcia i zakończenia. Usługa Autopay nie jest dostępna dla faktur z dziennym odstępem między kolejnymi wystąpieniami.
Krok 4. Uzupełnij i zapisz szablon
Dodaj klienta, szczegóły faktury, warunki płatności i opcje płatności online. Wybierz, czy faktura ma być wysyłana automatycznie pocztą e-mail, czy najpierw chcesz ją sprawdzić, a następnie wybierz opcję Zapisz szablon.
Krok 5. Wyślij pierwszą fakturę
Po utworzeniu cyklicznej faktury wyślij ją klientowi z włączonymi płatnościami online. Po otwarciu faktury klient zobaczy opcję skonfigurowania płatności automatycznych.
Krok 6. Poproś klienta o skonfigurowanie płatności automatycznych
Klient wybiera opcję Skonfiguruj płatności automatyczne, loguje się za pomocą konta Intuit, sprawdza częstotliwość i datę rozpoczęcia oraz wprowadza informacje dotyczące płatności.
Następnie wybiera opcję Płatności automatyczne, aby opłacić bieżącą fakturę i włączyć automatyczne opłacanie przyszłych faktur z serii.
Płatności automatyczne muszą obejmować pełną kwotę faktury. Jeśli klient zmieni kwotę, opcja płatności automatycznych zniknie.
Krok 7. Potwierdź harmonogram płatności
Płatności automatyczne są zwykle przetwarzane trzy dni przed terminem płatności faktury.
Jeśli do terminu płatności faktury pozostały mniej niż trzy dni, płatność zostanie przetworzona natychmiast. Faktury płatne przy odbiorze są obciążane w momencie ich utworzenia przez cykliczny szablon.
Krok 8. Unikaj zmian, które anulują płatności automatyczne
Zmiana łącznej kwoty, częstotliwości, warunków, opcji płatności, adresu e-mail klienta lub nazwy klienta spowoduje anulowanie płatności automatycznych. QuickBooks Payments wyśle klientowi wiadomość e-mail, a klient będzie musiał ponownie się zarejestrować.
Krok 9. Monitoruj stan płatności automatycznych
Otwórz moduł Śledzenie aktywności faktury i sprawdź, czy w sekcji Aktywność faktury widnieje pozycja Zaplanowano płatność automatyczną.
QuickBooks Payments wysyła wiadomości e-mail z potwierdzeniem pomyślnych płatności oraz powiadamia klientów o odrzuceniu płatności, aby mogli zaktualizować informacje dotyczące płatności.
Jak sprawdzić, czy cykliczne rozliczenia QuickBooks Payments działają
Po skonfigurowaniu wszystkiego kolejny cykl rozliczeniowy pokaże, czy rozwiązanie działa.
Cykliczna faktura powinna zostać utworzona zgodnie z harmonogramem, moduł Śledzenie aktywności faktury powinien wyświetlać pozycję Zaplanowano płatność automatyczną, a pomyślna płatność powinna automatycznie zaktualizować stan faktury.
Jeśli płatność zostanie odrzucona, QuickBooks Payments powinno powiadomić klienta, aby problem nie pozostał niezauważony.
Gdy proces zacznie przebiegać regularnie, poświęcisz mniej czasu na tworzenie faktur i monitorowanie płatności, a śledzenie i prognozowanie cyklicznych przychodów stanie się łatwiejsze.
Typowe błędy i porady ekspertów
Cykliczne rozliczenia mogą ograniczyć powtarzalną pracę, ale kilka decyzji podjętych podczas konfiguracji może później powodować problemy. Przed wdrożeniem procesu u większej liczby klientów weź pod uwagę te typowe błędy.
Używanie jednego szablonu dla opłat stałych i zmiennych
Zmiana kwoty faktury po zarejestrowaniu klienta może anulować płatności automatyczne.
Jeśli część opłat zmienia się co miesiąc, rozważ używanie cyklicznej faktury dla stałej kwoty oraz wysyłanie osobno faktur za opłaty zmienne.
Wybór terminu płatności bez uwzględnienia czasu realizacji płatności
Płatności automatyczne są zwykle przetwarzane trzy dni przed terminem płatności faktury, więc termin przypadający pierwszego dnia miesiąca może skutkować obciążeniem pod koniec poprzedniego miesiąca. Przed zarejestrowaniem klienta upewnij się, że zna on kwotę, częstotliwość oraz przewidywaną datę obciążenia.
Jednoczesne wdrażanie cyklicznych rozliczeń u wszystkich klientów
Najpierw przetestuj proces z jednym klientem lub małą grupą klientów.
Przed wdrożeniem konfiguracji na większą skalę upewnij się, że faktury są tworzone prawidłowo, płatności automatyczne są wyświetlane jako zaplanowane, a płatności są rejestrowane zgodnie z oczekiwaniami.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące cyklicznego rozliczania w QuickBooks Payments
Jaka jest różnica między cyklicznymi fakturami Zaplanowanymi, z Przypomnieniem i Niezaplanowanymi?
Opcja Zaplanowane tworzy transakcje zgodnie z ustalonym harmonogramem, opcja z Przypomnieniem prosi o ich sprawdzenie i wysłanie, a opcja Niezaplanowane zachowuje szablon wielokrotnego użytku do ręcznego wykorzystania. QuickBooks Payments może zapisywać cykliczne faktury jako wersje robocze, dlatego przed wysłaniem należy je sprawdzić i sfinalizować.
Czy Autopłatność działa z każdą metodą płatności?
Nie. Autopłatność działa tylko z opcjami płatności włączonymi na cyklicznej fakturze z włączoną obsługą płatności za pośrednictwem QuickBooks Payments.
Kiedy Autopłatność obciąża klienta?
Autopłatność zazwyczaj jest przetwarzana trzy dni przed terminem płatności faktury albo natychmiast, jeśli termin płatności przypada w ciągu trzech dni lub płatność jest wymagana przy odbiorze. Nie jest dostępna dla faktur z dziennym interwałem cykliczności.
Co się dzieje, jeśli zapisana karta klienta straci ważność?
W przypadku niektórych kart data ważności może zostać zaktualizowana automatycznie. Jeśli płatność zostanie odrzucona, QuickBooks Payments wyśle klientowi wiadomość e-mail z prośbą o aktualizację danych, po czym płatność zostanie przetworzona natychmiast, a klient może potrzebować ponownie się zarejestrować.
Które plany QuickBooks Payments obsługują cykliczne faktury?
Cykliczne faktury są dostępne w planach QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus i Advanced. Dostępne ścieżki konfiguracji mogą się różnić w zależności od wybranego planu i układu QuickBooks Payments.
Wnioski
Mam nadzieję, że ten przewodnik pomoże Ci skonfigurować cykliczne rozliczanie z większą pewnością. Zacznij od jednego klienta, monitoruj pierwszy cykl rozliczeniowy i w razie potrzeby dostosuj sposób pracy.
Powodzenia w dostosowywaniu tego rozwiązania do potrzeb Twojej firmy.
Jeśli chcesz działać dalej, poznaj ich narzędzia płatnicze i porównaj ich plany oraz ceny. W przypadku faktur wykraczających poza Twój harmonogram cykliczny sprawdź, jak ich agenta płatności może pomóc w dalszych działaniach.
