Otwierasz QuickBooks Payments, aby sprawdzić, które faktury zostały opłacone, i zauważasz, że kilka z nich nadal jest przeterminowanych. Teraz sprawdzasz terminy płatności, piszesz przypomnienia i decydujesz, którzy klienci potrzebują kolejnej wiadomości.
QuickBooks Payments może wykonać dużą część tej pracy za Ciebie.
W tym przewodniku pokazujemy, jak zautomatyzować przypomnienia o fakturach, dostosować wiadomości otrzymywane przez klientów i korzystać z bardziej zaawansowanych narzędzi, aby poświęcać mniej czasu na monitowanie o płatności, a więcej na prowadzenie firmy.
Jak QuickBooks Payments pomaga w monitowaniu o płatności
QuickBooks Payments oferuje kilka sposobów na to, aby niezapłacone faktury nie umknęły Twojej uwadze.
Możesz zaplanować maksymalnie trzy automatyczne przypomnienia przed terminem płatności faktury lub po nim, dostosować treść każdej wiadomości i pozwolić QuickBooks Payments na konsekwentne wysyłanie ich w przypadku faktur, które zostały pierwotnie wysłane pocztą elektroniczną.
Firmy korzystające z QuickBooks Online Advanced mogą również tworzyć przepływy pracy reagujące na określone warunki, takie jak klient, status faktury lub kwota.
Kwalifikujący się użytkownicy mogą pójść o krok dalej dzięki Payments AI, które wykorzystuje historię płatności do sugerowania harmonogramów przypomnień, tworzenia edytowalnych wersji roboczych wiadomości i rekomendowania innych sposobów zachęcania do terminowych płatności.
Łącznie funkcje te ograniczają czas poświęcany na sprawdzanie terminów płatności i wielokrotne pisanie tych samych przypomnień, a jednocześnie nadal zapewniają kontrolę nad treścią otrzymywaną przez klientów.
Poniżej wyjaśniamy, jak skonfigurować i zarządzać monitami o płatności w QuickBooks Payments.
Jak zautomatyzować monity o płatności w QuickBooks Payments
Poniżej wyjaśniamy, jak upewnić się, że Twoje konto jest gotowe, oraz skonfigurować narzędzia przypomnień dostępne w ramach Twojego planu. Po włączeniu tej funkcji QuickBooks Payments może monitować o niezapłacone faktury bez konieczności pamiętania przez Ciebie o każdej z nich.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Wymagania wstępne i wymagania dotyczące konfiguracji
Przed zmianą ustawień przypomnień upewnij się, że masz przygotowane następujące elementy:
- Plan QuickBooks Online obejmujący automatyczne przypomnienia o fakturach
- Faktury wysyłane pocztą elektroniczną za pośrednictwem QuickBooks Payments, ponieważ automatyczne przypomnienia dotyczą wyłącznie faktur, które QuickBooks Payments już wysłał
- Subskrypcję QuickBooks Online Advanced, jeśli chcesz tworzyć niestandardowe przepływy pracy dla przypomnień
- W przypadku Payments AI — kwalifikujące się konto w Stanach Zjednoczonych korzystające z planu Essentials, Plus, Advanced lub Intuit Enterprise Suite, a także uprawnienia do tworzenia lub edytowania faktur
Instrukcje
Gdy wszystko jest gotowe, wykonaj poniższe czynności, aby zautomatyzować monity o płatności.
Krok 1. Włącz automatyczne przypomnienia o fakturach
Przejdź do Ustawienia ⚙ → Konto i ustawienia → Sprzedaż → Przypomnienia, a następnie wybierz Edytuj.
Włącz automatyczne przypomnienia o fakturach.
Krok 2. Ustaw harmonogram przypomnień
Skonfiguruj maksymalnie trzy przypomnienia, z których każde będzie zaplanowane na określoną liczbę dni przed terminem płatności lub po nim.
Możesz na przykład wysłać jedno przypomnienie krótko przed terminem płatności, a kolejne po przeterminowaniu faktury.
Krok 3. Dostosuj treść każdego przypomnienia
Edytuj temat, powitanie i treść wiadomości, aby wiadomość e-mail brzmiała tak, jakby pochodziła od Twojej firmy.
Możesz również użyć dostępnych zmiennych, takich jak numer faktury i nazwa firmy, aby automatycznie dodawać istotne szczegóły.
Krok 4. Wysyłaj faktury pocztą elektroniczną za pośrednictwem QuickBooks Payments
Automatyczne przypomnienia działają wyłącznie w przypadku faktur, które QuickBooks Payments już wysłał pocztą elektroniczną. Jeśli utworzysz fakturę w QuickBooks Payments, ale dostarczysz ją w inny sposób, przypomnienia nie zostaną wysłane.
Krok 5. W razie potrzeby wyślij ręczne przypomnienie
Przejdź do Wszystkie aplikacje → Sprzedaż i otrzymywanie płatności → Faktury i znajdź przeterminowaną fakturę.
Otwórz menu rozwijane Odbierz płatność, wybierz Wyślij przypomnienie, dostosuj wiadomość i wybierz Wyślij.
Krok 6. Utwórz niestandardowy przepływ pracy, jeśli korzystasz z wersji Advanced
QuickBooks Online Advanced umożliwia tworzenie przepływów pracy przypominających na podstawie warunków, takich jak klient, status faktury lub kwota.
Możesz skonfigurować QuickBooks Payments tak, aby wysyłał klientowi wiadomość e-mail, przypisywał fakturę członkowi zespołu lub wysyłał wewnętrzne powiadomienie po spełnieniu tych warunków.
Krok 7. Przejrzyj sugestie Payments AI, jeśli są dostępne
Klienci z USA korzystający z planu Essentials, Plus, Advanced lub Intuit Enterprise Suite, którzy mają uprawnienia do tworzenia lub edytowania faktur, mogą uzyskać dostęp do panelu Payments AI, tworząc lub otwierając fakturę albo wybierając ikonę Intuit AI.
Może on wykorzystać historię płatności do zasugerowania harmonogramu przypomnień, przygotowywać wersje robocze wiadomości do edycji oraz rekomendować konfigurowalną zasadę naliczania opłat za opóźnienie.
Krok 8. Sprawdź, które faktury nadal wymagają uwagi
Regularnie przeglądaj listę faktur i aktywność dotyczącą przypomnień, aby identyfikować klientów, którzy mogą potrzebować bezpośredniego kontaktu po wysłaniu automatycznych przypomnień.
Oznaki, że automatyczne przypomnienia o płatnościach działają w QuickBooks Payments
Po wykonaniu powyższych kroków QuickBooks Payments powinno w tle obsługiwać rutynowe przypomnienia o płatnościach.
Zamiast otwierać listę faktur, aby ustalić, komu trzeba wysłać kolejną wiadomość e-mail, możesz sprawdzić, co QuickBooks Payments już wysłało, i interweniować tylko wtedy, gdy klient potrzebuje indywidualnej uwagi.
Powinno to oznaczać mniej przeterminowanych faktur, które umykają Twojej uwadze, a jednocześnie mniej czasu poświęcanego na ponaglanie klientów w sprawie płatności.
QuickBooks Payments informuje również, że klienci korzystający z przypomnień Payments AI otrzymują płatności średnio szybciej, choć jest to własny punkt odniesienia firmy Intuit, a nie niezależnie zweryfikowany wynik.
Praktyczna korzyść jest prostsza: proces ponawiania kontaktu działa dalej, nawet gdy Twoja uwaga jest skupiona na czymś innym.
Typowe błędy, których należy unikać, i wskazówki, których warto przestrzegać
Gdy przypomnienia już działają, kolejnym krokiem jest upewnienie się, że pomagają, zamiast powodować nowe problemy. Zarządzając tym procesem, pamiętaj o poniższych błędach i wskazówkach.
Planowanie przypomnień w zbyt krótkich odstępach
Daj klientom wystarczająco dużo czasu na zapoznanie się z każdą wiadomością i podjęcie działania. Wysyłanie kilku przypomnień w krótkim czasie może wydawać się przesadne, nie zwiększając przy tym szans na otrzymanie płatności.
Używanie tego samego tonu na każdym etapie
Początkowe przypomnienia powinny być przyjazne i pomocne, a następnie stawać się bardziej bezpośrednie, gdy faktura nadal pozostaje nieopłacona. Klient, który spóźnia się jeden dzień, nie powinien otrzymać takiej samej wiadomości jak osoba, która ignoruje fakturę od kilku tygodni.
Pomijanie danych kontaktowych i danych dotyczących płatności klienta
Upewnij się, że adres e-mail jest prawidłowy, a faktura jasno pokazuje, jak dokonać płatności. Automatyzacja nie pomoże, jeśli przypomnienie trafi do nieaktywnej skrzynki odbiorczej lub klient nie będzie wiedzieć, jaki powinien być kolejny krok.
Naliczanie opłaty za opóźnienie sugerowanej przez AI bez jej sprawdzenia
Przed zaakceptowaniem rekomendacji upewnij się, że zasady naliczania opłat za opóźnienie są jasno przedstawione klientom i dozwolone w Twojej jurysdykcji.
Pozwalanie automatyzacji na obsługę sytuacji wymagających rozmowy
Spór dotyczący faktury lub uzgodniony plan płatności wymagają indywidualnej uwagi. Zanim zdasz się na kolejne zaplanowane przypomnienie, przeanalizuj te przypadki.
Podsumowanie
Po skonfigurowaniu przypomnień możesz poświęcać mniej czasu na ponaglanie klientów w sprawie faktur i zapewnić nieopłaconym należnościom potrzebną uwagę.
Jeśli chcesz rozbudować tę konfigurację, zapoznaj się z naszymi narzędziami do płatności, aby sprawdzić, jak faktury online i płatności cykliczne mogą uprościć pozostałą część procesu windykacji.
Możesz również bliżej przyjrzeć się rozwiązaniu Payments AI i temu, jak pomaga ono zapewnić większą regularność monitów dotyczących płatności. Gdy będziesz gotowy, aby przejść dalej, porównaj nasze plany i ceny, aby znaleźć funkcje odpowiednie dla Twojej firmy.
Jeśli potrzebujesz pomocy w wyborze, skontaktuj się z ich zespołem lub odwiedź centrum zasobów dla małych firm, aby uzyskać więcej praktycznych wskazówek.
Powodzenia w konfiguracji — mam nadzieję, że dzięki niej będziesz mieć o jedną rzecz mniej do monitorowania w każdym tygodniu.
Najczęściej zadawane pytania
Ile automatycznych przypomnień o fakturach mogę skonfigurować?
Możesz skonfigurować maksymalnie trzy przypomnienia, z których każde może być zaplanowane na okres do 90 dni przed terminem płatności faktury lub po nim.
Czy przypomnienia działają w przypadku faktur, których nie wysłałem za pośrednictwem QuickBooks Payments?
Nie. Automatyczne przypomnienia dotyczą wyłącznie faktur, które zostały wcześniej wysłane przez QuickBooks Payments pocztą e-mail.
Czym jest QuickBooks Payments AI?
Payments AI wykorzystuje historię płatności do sugerowania harmonogramów przypomnień, tworzenia wersji roboczych edytowalnych wiadomości oraz rekomendowania strategii płatności. Funkcja ta jest dostępna dla uprawnionych użytkowników w Stanach Zjednoczonych korzystających z planów Essentials, Plus, Advanced i Intuit Enterprise Suite, którzy mogą tworzyć lub edytować faktury.
Czy mogę jednocześnie wysłać przypomnienia dotyczące kilku przeterminowanych faktur?
Jeśli funkcja Intuit Intelligence jest dostępna na Twoim koncie, możesz przejrzeć oznaczone faktury, wybrać kilka z nich i wysłać dotyczące ich przypomnienia jednocześnie. Standardowy ręczny proces Intuit obsługuje jedną fakturę naraz.
Czy automatyczne przypomnienia zastąpią bezpośrednie rozmowy z klientami?
Nie całkowicie. W przypadku klientów, których faktury są znacznie przeterminowane lub kwestionowane, nadal może być potrzebna bezpośrednia rozmowa.
