Klient opłaca fakturę, ale zamiast przejść dalej, nadal musisz otworzyć kilka narzędzi, aby sprawdzić, gdzie trafiły pieniądze i dlaczego zdeponowana kwota wygląda inaczej.
Staje się to jeszcze bardziej zagmatwane, gdy wiele płatności zostaje połączonych w jeden depozyt, a opłaty za przetwarzanie są rejestrowane osobno.
Ten przewodnik pokaże Ci, jak zachować spójność całego procesu w QuickBooks Payments.
Dowiesz się, jak śledzić płatność klienta od pierwotnej faktury aż po zapisy księgowe, ograniczając konieczność przechodzenia między oddzielnymi narzędziami.
Jak fakturowanie, płatności i księgowość współdziałają w QuickBooks Payments
Połączenie wszystkich elementów sprawia, że QuickBooks Payments utrzymuje tę samą transakcję klienta powiązaną od faktury aż po wpłatę na konto bankowe.
Jeśli na przykład wyślesz fakturę na 100 USD, a klient zapłaci za pośrednictwem QuickBooks Payments, faktura zostanie oznaczona jako opłacona, a płatność zostanie zarejestrowana w księgach. Następnie płatność ta zostanie uwzględniona w zbiorczej wpłacie, a powiązana z nią opłata za przetwarzanie zostanie zarejestrowana osobno.
Gdy zbiorcza wpłata pojawi się na połączonym koncie bankowym, QuickBooks Payments może dopasować ją do wcześniej zarejestrowanych płatności. Nadal musisz przejrzeć i uzgodnić swoje konta, ale większość ścieżki płatności jest już dostępna.
Wymagania wstępne dotyczące fakturowania, płatności i księgowości w QuickBooks
Przed rozpoczęciem upewnij się, że poniższe elementy są gotowe.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Aktywne konto QuickBooks Online i QuickBooks Payments
Potrzebujesz aktywnej subskrypcji QuickBooks Online oraz zatwierdzonego konta QuickBooks Payments połączonego z tą usługą. QuickBooks Payments podlega wymaganiom kwalifikacyjnym i zatwierdzeniu wniosku, a opłaty za transakcje są naliczane bez opłat miesięcznych i minimów.
Połączone firmowe konto bankowe
Wybierz konto bankowe, na które będą wpływać wpłaty z QuickBooks Payments, i połącz jego kanał bankowy. QuickBooks Payments będzie wtedy mógł pobierać transakcje bankowe i dopasowywać zbiorcze wpłaty do zapisów już znajdujących się w księgach.
Skonfigurowane płatności za faktury online i konta ewidencyjne
Włącz płatności za faktury online i potwierdź, że wpłaty oraz opłaty za przetwarzanie są przypisane do właściwych kont.
Gdy te elementy będą gotowe, w następnej sekcji przedstawiono proces od wysłania faktury po sprawdzenie wynikającej z niej wpłaty bankowej.
Jak połączyć fakturowanie, płatności i księgowość w QuickBooks Payments
Oto jak połączyć ten proces, aby QuickBooks Payments mógł przekazywać informacje od pierwotnej faktury przez płatność i wpłatę aż po zapisy księgowe.
Krok 1. Potwierdź, że QuickBooks Payments jest aktywne
Przejdź do Ustawienia → Konto i ustawienia → Płatności, aby potwierdzić, że Twoje konto QuickBooks Payments jest połączone.
Przy okazji sprawdź, czy standardowe wpłaty i opłaty za przetwarzanie są przypisane do właściwych kont.
Krok 2. Połącz firmowe konto bankowe
Przejdź do Wszystkie aplikacje → Księgowość → Transakcje bankowe i wybierz Połącz konto. Jeśli masz już połączone inne konto, wybierz zamiast tego Połącz konto.
Połącz konto, na które wpływają wpłaty z QuickBooks Payments, aby QuickBooks mógł porównywać pobrane transakcje bankowe z wpłatami zapisanymi w księgach.
Krok 3. Wysyłaj faktury z włączonymi opcjami płatności online
Wybierz + Utwórz → Faktura i wprowadź dane klienta oraz szczegóły rozliczenia. Przed wysłaniem włącz metody płatności online, które chcesz akceptować.
Gdy klient zapłaci za pośrednictwem łącza płatności na fakturze, QuickBooks może zastosować płatność bezpośrednio do tej faktury.
Krok 4. Pozwól QuickBooks Payments zarejestrować płatność
Przejdź do Wszystkie aplikacje → Sprzedaż i otrzymywanie płatności → Faktury i otwórz fakturę klienta. Po przetworzeniu płatności jej status powinien być oznaczony jako Opłacona, a płatność powinna zostać automatycznie przypisana do faktury.
Krok 5. Sprawdź odpowiadającą jej wpłatę
QuickBooks Payments grupuje przetworzone płatności w jedną wpłatę zbiorczą i rejestruje powiązane opłaty za przetwarzanie oddzielnie.
Gdy wpłata pojawi się w kanale bankowym, QuickBooks Payments może dopasować ją do wcześniej zarejestrowanych płatności.
Jeśli QuickBooks Payments nie znajdzie dopasowania automatycznie, użyj opcji Dopasuj, aby ręcznie znaleźć odpowiadającą wpłatę. Termin wpłaty może się różnić, a pierwsze wpłaty lub płatności poddane weryfikacji mogą trwać dłużej niż przewiduje standardowy harmonogram.
Krok 6. Sprawdź raporty bez eksportowania czegokolwiek
Przejdź do Raporty → Raporty standardowe i przejrzyj takie raporty jak Zyski i straty oraz Podsumowanie wiekowania należności.
Pokazują one, jak rejestrowany jest przychód i które faktury pozostają nieopłacone, choć dokładne wyniki zależą od tego, czy firma stosuje księgowość kasową, czy memoriałową.
Krok 7. Zwracaj uwagę na potencjalne niezgodności
Przejdź do Wszystkie aplikacje → Księgowość → Uzgodnij i porównaj transakcje w QuickBooks Payments z wyciągiem bankowym. Jeśli różnica nie wynosi zero, sprawdź, czy nie brakuje wpłat, nie występują zduplikowane wpisy lub opłaty za przetwarzanie nie zostały zarejestrowane na niewłaściwym koncie.
Jak wygląda prawidłowy przebieg pracy w QuickBooks Payments
Po skonfigurowaniu wszystkiego powinieneś poświęcać mniej czasu na ustalanie, gdzie trafiła każda płatność.
Wcześniej mogłeś potrzebować przełączać się między osobnymi narzędziami, a następnie korzystać z arkusza kalkulacyjnego, aby połączyć dane.
Gdy wszystko jest połączone w QuickBooks Payments, możesz śledzić transakcję od oryginalnej faktury aż do wpłaty bankowej w jednym miejscu.
Nadal trzeba będzie uzgadniać konta i sprawdzać wszystko, co nie zostało prawidłowo dopasowane. Zamiast jednak ręcznie odtwarzać ścieżkę płatności, możesz poświęcić więcej czasu na analizowanie wyjątków.
Jeśli statusy faktur są aktualne, saldo QuickBooks Payments odpowiada wyciągowi bankowemu, a raporty odzwierciedlają oczekiwaną aktywność bez użycia osobnego arkusza kalkulacyjnego, konfiguracja działa zgodnie z założeniami.
Typowe błędy w przebiegu pracy QuickBooks Payments i porady ekspertów
Nawet gdy główny przebieg pracy jest połączony, kilka szczegółów dotyczących konfiguracji i księgowości może sprawić, że płatności lub wpłaty trafią w niewłaściwe miejsce.
Oto błędy, których należy unikać, oraz wskazówki pomagające utrzymać porządek.
Korzystanie z operatora płatności, który nie synchronizuje danych prawidłowo
Osobny operator płatności może nadal współpracować z QuickBooks Payments, ale sprawdź, jakie informacje faktycznie przekazuje jego integracja.
Jeśli wysyła tylko kwotę sprzedaży bez powiązanej faktury, wpłaty lub opłaty za przetwarzanie, nadal może być konieczne ręczne rejestrowanie i dopasowywanie tych szczegółów.
Pozostawianie płatności w środkach niezdeponowanych
QuickBooks Payments obsługuje własne płatności za faktury bez konieczności umieszczania ich na koncie środków niezdeponowanych.
Jeśli jednak używasz tego konta do obsługi czeków, gotówki lub płatności pobieranych w innym miejscu, pamiętaj o ich grupowaniu i deponowaniu, aby saldo nie rosło.
Potwierdź, gdzie rejestrowane są wpłaty i opłaty
Po aktywowaniu QuickBooks Payments sprawdź, czy standardowe wpłaty i opłaty za przetwarzanie trafiają na właściwe konta.
W przeciwnym razie QuickBooks Payments może automatycznie rejestrować transakcje, ale umieszczać je w miejscu, którego się nie spodziewasz.
Regularnie przeglądaj raporty i uzgadniaj konta
Automatyczne dopasowywanie może przejąć znaczną część rutynowych czynności, ale nadal należy przeglądać raporty należności i uzgadniać je z wyciągiem bankowym.
Dzięki temu możesz skupić się na wyjątkach, takich jak brakujące wpłaty, zduplikowane transakcje lub nieprawidłowe opłaty, zamiast sprawdzać każdą płatność od początku.
Podsumowanie
Połączenie fakturowania, płatności i księgowości nie oznacza, że musisz zmieniać wszystko naraz. Zacznij od jednego przepływu pracy, upewnij się, że płatności i opłaty trafiają na właściwe konta, a następnie dostosuj konfigurację w miarę korzystania z niej.
Jeśli chcesz zobaczyć, co jeszcze jest dostępne, zapoznaj się z ich narzędziami płatniczymi lub dowiedz się, jak ich Agent ds. płatności może pomóc w monitowaniu o płatności za faktury.
Powodzenia w łączeniu wszystkiego. Mam nadzieję, że dzięki temu będziesz mieć mniej płatności do prześledzenia i więcej czasu na skupienie się na pozostałych aspektach swojej działalności.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące jednoczesnego prowadzenia fakturowania, płatności i księgowości
Co właściwie oznacza tutaj określenie „wszystko w jednym”?
Ta sama transakcja klienta pozostaje powiązana od momentu wystawienia faktury aż po zaksięgowanie jej w księgach. Płatności dokonane za pośrednictwem QuickBooks Payments są automatycznie przypisywane do faktury.
Czym różni się to od korzystania z oddzielnej aplikacji płatniczej obok QuickBooks Payments?
Zależy to od tego, jakie informacje aplikacja przekazuje do QuickBooks Payments. Jeśli brakuje szczegółów dotyczących wpłaty i opłat, nadal może być konieczne ręczne rejestrowanie lub uzgadnianie.
Czy płatności rzeczywiście są automatycznie dopasowywane do faktur?
Płatności dokonane za pośrednictwem faktury QuickBooks Payments są automatycznie do niej przypisywane. Jednak odpowiadająca im transakcja bankowa może nadal wymagać sprawdzenia lub ręcznego dopasowania.
Jakie metody płatności są obsługiwane w ramach tego przepływu pracy?
Klienci mogą płacić kartą, za pośrednictwem ACH, Apple Pay, PayPal lub Venmo. W przypadku kwalifikujących się faktur może być również dostępna usługa Affirm.
Czy istnieje ochrona na wypadek zakwestionowania przez klienta płatności kartą?
Opcjonalna ochrona przed sporami dotyczącymi płatności może obejmować kwalifikujące się obciążenia zwrotne z kart kredytowych i debetowych przetworzone po przystąpieniu do programu. Nie obejmuje ona ACH, PayPal, Venmo ani Affirm; obowiązują limity ochrony i dodatkowe opłaty.
