Ten arkusz kalkulacyjny działał całkiem dobrze, gdy płaciło Ci tylko kilku klientów.
Teraz inwestor poprosił o dane finansowe, a Ty przeszukujesz wiersze, próbując zrozumieć, dlaczego faktury nie zgadzają się z kwotami, które wpłynęły na konto bankowe.
To stresująca sytuacja, zwłaszcza gdy musisz już skupić się na pozyskaniu finansowania.
Jeśli chcesz uporządkować dane, ten artykuł jest dobrym miejscem na początek. Pokażemy Ci, jak QuickBooks Payments może przekształcić rozproszone informacje o płatnościach w system finansowy, który łatwiej utrzymywać i znacznie łatwiej udostępniać, gdy inwestorzy zaczną zadawać pytania.
Jak QuickBooks Payments wspiera podstawy obsługi płatności w startupie
Przenosząc codzienną aktywność związaną z płatnościami do tego samego systemu, w którym prowadzisz księgi, QuickBooks Payments zapewnia startupom narzędzia do otrzymywania płatności i zachowania porządku.
Każda faktura i każda kwalifikująca się płatność wzbogaca dane stanowiące podstawę raportów, dzięki czemu nie musisz za każdym razem odtwarzać historii finansowej startupu, gdy ktoś poprosi o informacje liczbowe.
Nadal musisz przeglądać i uzgadniać konta, ale bieżąca praca staje się łatwiejsza do zarządzania. Dzięki temu księgowy otrzymuje przejrzystsze dane do pracy, a Ty możesz z większą pewnością odpowiadać na pytania inwestorów.
Wymagania wstępne i wymagania dotyczące konfiguracji
Zanim rozpoczniesz konfigurację, upewnij się, że masz odpowiednie konto QuickBooks Payments, wystarczająco dużo informacji do przygotowania dokładnych danych początkowych oraz jasny plan prowadzenia ksiąg.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Wybierz odpowiednią konfigurację QuickBooks Payments
Wybierz plan QuickBooks Online, który obejmuje raporty i poziom dostępu potrzebne Twojemu startupowi.
Plan Simple Start już zawiera podstawowe raporty, takie jak rachunek zysków i strat, bilans oraz przepływy pieniężne, podczas gdy wyższe plany oferują więcej szczegółów i funkcji.
Będziesz również musieć osobno złożyć wniosek o QuickBooks Payments, który podlega kryteriom kwalifikowalności, ocenie zdolności kredytowej i zatwierdzeniu.
Zbierz istniejące dane finansowe
Zgromadź nie tylko listę klientów i arkusz kalkulacyjny z przychodami.
Zbierz niezapłacone faktury, wyciągi bankowe, wydatki firmowe oraz dane dotyczące środków wniesionych przez założycieli lub udzielonych przez nich pożyczek, aby QuickBooks Payments rozpoczął pracę z pełniejszym obrazem sytuacji finansowej.
Ustal sposób prowadzenia ksiąg
Wspólnie z księgowym wybierz metodę kasową lub memoriałową i uzgodnij, jak często konta będą przeglądane.
QuickBooks Payments może wyświetlać raporty według obu metod, ale inwestorzy instytucjonalni często oczekują uzgodnionych sprawozdań finansowych sporządzonych metodą memoriałową, gdy startup zbliża się do rundy finansowania o ustalonej wycenie.
Po przygotowaniu tych elementów możesz przejść do głównej konfiguracji i ograniczyć liczbę poprawek, które trzeba będzie wprowadzać później.
Jak zbudować podstawy obsługi płatności w startupie za pomocą QuickBooks Payments
Oto jak skonfigurować fakturowanie, płatności i raportowanie finansowe w QuickBooks Payments, aby Twój startup mógł prowadzić dokładne rejestry i przygotować się do przyszłego pozyskiwania finansowania.
1. Skonfiguruj QuickBooks Online i złóż wniosek o QuickBooks Payments
Wczesne utworzenie systemów księgowego i płatniczego zapewnia spójny punkt wyjścia oraz ogranicza ilość danych historycznych, które mogą wymagać późniejszego zaimportowania lub uzgodnienia.
QuickBooks Payments wymaga osobnego wniosku i podlega kryteriom kwalifikowalności, ocenie zdolności kredytowej i zatwierdzeniu.
2. Wybierz metodę księgowania wspólnie z księgowym
QuickBooks Payments pozwala ustawić metodę kasową lub memoriałową jako domyślną metodę księgowania oraz zmienić metodę wyświetlaną w poszczególnych raportach.
W przypadku księgowości memoriałowej przychody i wydatki są zasadniczo rejestrowane w momencie ich uzyskania lub poniesienia, co może nastąpić przed przekazaniem płatności.
Jeśli klienci płacą z góry za subskrypcje lub usługi długoterminowe, płatności te mogą wymagać zaksięgowania jako przychody przyszłych okresów do czasu wykonania usługi.
QuickBooks Online Advanced obsługuje automatyczne harmonogramy ujmowania przychodów, podczas gdy inne plany mogą wymagać oddzielnego procesu lub pomocy księgowego.
3. Wysyłaj faktury klientów za pośrednictwem QuickBooks Payments z włączonymi płatnościami
Tworzy to spójny rejestr należności klientów i pozwala im opłacać kwalifikujące się faktury online.
QuickBooks Payments może akceptować karty kredytowe, karty debetowe, przelewy ACH, PayPal i Venmo, a także kategoryzować wynikające z nich płatności w planie kont.
4. Przeglądaj automatycznie rejestrowane i dopasowywane płatności
QuickBooks Payments może automatycznie dopasowywać kwalifikujące się transakcje do pobranych transakcji bankowych, ograniczając ręczne wprowadzanie danych.
Automatyczne dopasowywanie może nie być dostępne dla każdego konta lub każdej transakcji, dlatego niedopasowane płatności nadal trzeba przeglądać ręcznie.
Automatyczne dopasowywanie nie zastępuje również regularnego uzgadniania.
Nadal należy porównywać QuickBooks Payments z wyciągami bankowymi i wyciągami z kart kredytowych, aby identyfikować brakujące, zduplikowane lub nieprawidłowo skategoryzowane transakcje.
5. Co miesiąc przeglądaj najważniejsze raporty
Regularnie sprawdzaj rachunek zysków i strat, bilans, rachunek przepływów pieniężnych oraz raporty dotyczące należności.
QuickBooks Payments udostępnia te raporty, chociaż dokładny zakres raportów i poziom dostępnych szczegółów zależą od posiadanej subskrypcji.
Miesięczny przegląd pomaga identyfikować brakujące lub nieprawidłowo skategoryzowane transakcje, zanim rozpocznie się pozyskiwanie finansowania.
6. Zapewnij księgowemu oddzielny dostęp
Zaproś swojego księgowego lub zewnętrznego dyrektora finansowego za pośrednictwem QuickBooks Payments, zamiast udostępniać dane logowania. Dostęp dla księgowego jest dostępny w kwalifikujących się planach, ale zawartość planów może się zmieniać, dlatego przed subskrypcją sprawdź aktualne porównanie.
7. Przeglądaj raporty przed każdym etapem pozyskiwania finansowania
W miarę jak startup zbliża się do pozyskania finansowania instytucjonalnego, inwestorzy mogą zażądać uzgodnionych historycznych sprawozdań finansowych, informacji o tempie spalania gotówki i okresie funkcjonowania przy obecnym poziomie wydatków, ekonomiki jednostkowej oraz prognoz finansowych.
Dokładne wymagania różnią się w zależności od inwestora i etapu finansowania, dlatego przed rozpoczęciem badania należytej staranności przejrzyj raporty i dokumentację pomocniczą wraz z księgowym.
Jak powinno wyglądać przejście od arkuszy kalkulacyjnych do rundy Serii A z QuickBooks Payments
Po wykonaniu powyższych kroków nie powinno być konieczne składanie historii finansowej za każdym razem, gdy ktoś o nią poprosi.
Powinno być znacznie mniej nerwowego przeszukiwania arkuszy kalkulacyjnych w ostatniej chwili w celu ustalenia, które faktury zostały opłacone lub dlaczego liczby się nie zgadzają.
Zamiast tego będziesz mieć uporządkowaną dokumentację, którą łatwiej będzie przeglądać podczas przygotowań do pozyskania finansowania.
Częste błędy i praktyczne wskazówki
Nawet solidna konfiguracja wymaga utrzymania w miarę rozwoju startupu. Pamiętaj o tych częstych błędach i praktycznych wskazówkach, aby chronić dokładność swojej dokumentacji.
Ujmowanie środków założyciela jako zwykłego przychodu
Środki wniesione przez założycieli do startupu powinny być zazwyczaj ujmowane jako wkład właściciela lub pożyczka, a nie jako przychód od klientów.
Nieprawidłowa kategoryzacja może zniekształcić przychody i sprawić, że bilans będzie niejasny.
Tworzenie niespójnych kont dla każdej transakcji
Unikaj dodawania nowego konta za każdym razem, gdy napotkasz nietypowy wydatek.
Wybrane typy kont określają, gdzie transakcje pojawiają się w raportach finansowych, dlatego utrzymuj uporządkowany plan kont i konsultuj nietypowe kategorie z księgowym.
Blokowanie każdego okresu po jego sprawdzeniu
Po przejrzeniu miesiąca lub kwartału przez księgowego użyj ustawień zamknięcia w QuickBooks Payments, aby ostrzegać użytkowników lub ograniczyć możliwość wprowadzania zmian w starszych transakcjach.
Wszelkie późniejsze zmiany możesz nadal śledzić za pomocą raportu Wyjątki dotyczące daty zamknięcia.
Zapisz kopię miesięcznych raportów
Po zakończeniu każdego miesięcznego przeglądu wyeksportuj i zapisz ostateczne raporty za dany okres.
Dzięki temu zyskasz spójną historię finansową, do której możesz później się odwołać, zamiast odtwarzać ją, gdy inwestor rozpocznie analizę należytej staranności.
Końcowe przemyślenia
Powodzenia w tworzeniu podstaw płatności dla Twojego startupu.
Jeśli chcesz zrobić kolejny krok, poznaj ich narzędzia płatnicze, dowiedz się, jak ich agent Payments Agent może pomóc w działaniach następczych, lub porównaj ich plany, aby znaleźć rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb.
Najczęściej zadawane pytania
Jakich sprawozdań finansowych inwestorzy zazwyczaj oczekują na etapie zalążkowym lub rundy serii A?
Inwestorzy często proszą o uzgodnione zestawienia zysków i strat, bilans oraz rachunek przepływów pieniężnych, a także zaktualizowaną tabelę kapitalizacji i prognozy finansowe. Dokładne wymagania różnią się w zależności od inwestora i etapu finansowania.
Jak QuickBooks Payments pomaga mi być przygotowanym do analizy należytej staranności bez zespołu finansowego?
QuickBooks Payments porządkuje zarejestrowane działania finansowe w standardowych raportach i umożliwia księgowemu lub zewnętrznemu dyrektorowi finansowemu przeglądanie ksiąg za pośrednictwem oddzielnego dostępu. Ogranicza to pracę ręczną, ale zapisy nadal wymagają regularnego przeglądu i uzgadniania.
Jakie metody płatności mogę akceptować od pierwszych klientów?
W zależności od uprawnień i dostępności QuickBooks Payments obsługuje karty kredytowe i debetowe, przelewy ACH, Apple Pay, PayPal, Venmo oraz Affirm. Płatności przetwarzane za pośrednictwem QuickBooks Payments mogą być rejestrowane i kategoryzowane w księgach.
Jak płatności pozostają powiązane z moimi księgami bez pracy ręcznej?
QuickBooks Payments może automatycznie dopasowywać kwalifikujące się transakcje, ale nie każda transakcja będzie się do tego kwalifikować. Nadal należy przeglądać niedopasowane płatności i regularnie uzgadniać konta.
Jakie nawyki finansowe powinien wypracować startup na wczesnym etapie przed pierwszą rundą finansowania?
Stosuj spójny proces fakturowania i przyjmowania płatności, regularnie uzgadniaj konta oraz co miesiąc przeglądaj raporty finansowe. Przed rozpoczęciem pozyskiwania finansowania instytucjonalnego omów metodę księgowania z księgowym.
