Faktura ponownie przekroczyła termin płatności. Ktoś zapomniał wysłać przypomnienie o płatności. Powtarzającą się transakcję trzeba było ręcznie odtworzyć już trzeci miesiąc z rzędu, podczas gdy zadania związane z księgowością wciąż się piętrzyły w tle.
Intuit QuickBooks Online zawiera funkcje automatyzacji przepływów pracy, które pomagają firmom ograniczyć powtarzalne prace administracyjne związane z finansami.
Dzięki funkcjom takim jak automatyczne przypomnienia, zatwierdzanie, powtarzające się transakcje i pomoc w uzgadnianiu firmy mogą poświęcać mniej czasu na rutynowe zadania, a więcej na sprawne prowadzenie działalności.
Czym są zautomatyzowane przepływy pracy w QuickBooks Online?
QuickBooks Online zawiera funkcje automatyzacji przepływów pracy, które pomagają firmom automatyzować powtarzalne zadania księgowe i finansowe.
Zamiast za każdym razem ręcznie wysyłać przypomnienia o fakturach, prośby o zatwierdzenie czy zarządzać powtarzającymi się transakcjami, QuickBooks może automatyzować te działania na podstawie skonfigurowanych reguł i warunków.
Większość przepływów pracy przebiega według prostego procesu:
- Wyzwalacz uruchamia przepływ pracy
- QuickBooks sprawdza, czy warunki zostały spełnione
- System automatycznie wykonuje działanie
Przykładowo przepływ pracy może zostać uruchomiony, gdy zbliża się termin płatności faktury. Jeśli faktura nadal jest oznaczona jako niezapłacona, QuickBooks może automatycznie wysłać przypomnienie o płatności lub poprosić o zatwierdzenie, zgodnie z ustawieniami przepływu pracy.
Co potrafią zautomatyzowane przepływy pracy w QuickBooks Online?
W zależności od używanego przepływu pracy lub funkcji automatyzacji QuickBooks Online może pomóc automatyzować powtarzalne zadania księgowe i finansowe w różnych obszarach działalności firmy.
- Automatycznie wysyłać przypomnienia o fakturach i ponaglenia dotyczące płatności na podstawie skonfigurowanych warunków przepływu pracy.
- Generować powtarzające się faktury, rachunki, wydatki i płatności w zaplanowanych odstępach czasu.
- Uruchamiać przepływy zatwierdzania faktur, rachunków, zakupów i wydatków, które wymagają weryfikacji przed przetworzeniem.
- Proponować kategorie transakcji i dopasowane zapisy na podstawie aktywności w kanale bankowym, reguł księgowych i wcześniejszych sposobów kategoryzowania.
- Korzystać z funkcji przypomnień o płatnościach wspomaganych przez sztuczną inteligencję, aby pomagać optymalizować ponaglenia dotyczące płatności i przepływy pracy związane z windykacją należności z faktur.
- Importować i dopasowywać transakcje bankowe oraz transakcje z kart kredytowych, aby usprawniać przepływy pracy związane z uzgadnianiem i ograniczać ręczne wprowadzanie danych.
Te funkcje automatyzacji mogą pomóc firmom ograniczyć powtarzalne prace administracyjne, a jednocześnie poprawić spójność procesów finansowych.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Najważniejsze aspekty zautomatyzowanych przepływów pracy w QuickBooks Online
Biblioteka gotowych szablonów
QuickBooks Online Advanced zawiera ponad 60 szablonów automatyzacji przepływów pracy dotyczących faktur, rachunków, ofert, zamówień zakupu, płatności rachunków, zatwierdzeń i przypomnień.
Przypomnienia o płatnościach wspomagane przez sztuczną inteligencję
QuickBooks Payments AI wykorzystuje historię płatności klientów i informacje o ich zachowaniach płatniczych, aby pomagać w sugerowaniu terminów przypomnień, ustawień płatności i komunikacji uzupełniającej. QuickBooks podaje, że firmy korzystające z przypomnień o płatnościach wspomaganych przez sztuczną inteligencję otrzymują płatności średnio szybciej niż w przypadku standardowych ponagleń dotyczących faktur.
Automatyzacja kanału bankowego z wykrywaniem anomalii
Automatyzacja kanału bankowego z wykrywaniem anomalii: QuickBooks Online łączy się z ponad 24 000 instytucji finansowych i z czasem uczy się, jak kategoryzujesz transakcje. Funkcja Accounting AI pomaga sugerować dopasowania transakcji i rekomendacje kategoryzacji, pozostawiając użytkownikom kontrolę nad weryfikacją transakcji.
Przepływy zatwierdzania dla zespołów wieloosobowych
W przypadku zespołów, w których więcej niż jedna osoba zajmuje się finansami, QuickBooks Online Advanced obsługuje przepływy zatwierdzania, które pomagają zapewnić weryfikację faktur, rachunków i innych transakcji przed ich przetworzeniem.
Jak skonfigurować zautomatyzowane przepływy pracy w QuickBooks Online
Oto jak firmy mogą tworzyć i zarządzać zautomatyzowanymi przepływami pracy w QuickBooks Online Advanced za pomocą szablonów przepływów pracy, warunków, zatwierdzeń, przypomnień i ustawień automatyzacji.
Krok 1: Uzyskaj dostęp do panelu przepływów pracy
Aby rozpocząć konfigurowanie przepływów pracy, przejdź do menu Ustawienia i wybierz opcję „Zarządzaj przepływami pracy”.
Spowoduje to otwarcie panelu przepływów pracy, w którym firmy mogą tworzyć, edytować, włączać, wyłączać i zarządzać istniejącymi automatyzacjami.
QuickBooks przechowuje aktywne przepływy pracy w sekcji „Moje przepływy pracy”, co ułatwia monitorowanie i zarządzanie wieloma automatyzacjami z jednego miejsca.
Krok 2: Wybierz szablon przepływu pracy lub utwórz niestandardowy przepływ pracy
QuickBooks Online Advanced zawiera ponad 60 szablonów przepływów pracy dotyczących faktur, rachunków, kosztorysów, zamówień zakupu, zatwierdzeń, przypomnień i innych zadań finansowych. Użytkownicy mogą rozpocząć od szablonu lub utworzyć niestandardowy przepływ pracy od podstaw.
Platforma grupuje przepływy pracy w kilka kategorii, w tym:
- przypomnienia
- zatwierdzenia
- automatyzacje
Szablony pomagają firmom szybciej automatyzować typowe zadania bez konieczności ręcznego tworzenia każdego przepływu pracy od podstaw.
Krok 3: Ustaw warunki i wyzwalacze przepływu pracy
Po wybraniu przepływu pracy użytkownicy mogą skonfigurować warunki i wyzwalacze określające, kiedy uruchamiana jest automatyzacja.
Wyzwalacze to zdarzenia rozpoczynające przepływ pracy, natomiast warunki pełnią funkcję reguł sprawdzanych przez QuickBooks przed wykonaniem działania. Firmy mogą konfigurować przepływy pracy na podstawie kwot na fakturach, typów klientów, terminów płatności, wymagań dotyczących zatwierdzania i aktywności związanej z transakcjami.
Przykładowo firma może utworzyć przepływ pracy, który automatycznie wysyła prośbę o zatwierdzenie, gdy wartość faktury przekroczy określoną kwotę w dolarach, lub wysyła przypomnienia o niezapłaconych fakturach zbliżających się do terminu płatności.
QuickBooks umożliwia również dodawanie wielu warunków w ramach jednego przepływu pracy, zapewniając bardziej precyzyjną kontrolę nad automatyzacją.
Krok 4: Skonfiguruj działania przepływu pracy
Po skonfigurowaniu warunków firmy mogą wybrać działania, które QuickBooks powinien automatycznie wykonywać po uruchomieniu przepływu pracy.
W zależności od typu przepływu pracy QuickBooks może:
- wysyłać wiadomości e-mail z przypomnieniami
- tworzyć prośby o zatwierdzenie
- powiadamiać członków zespołu
- wysyłać raporty lub zestawienia
- tworzyć przypomnienia o zadaniach wewnętrznych
- automatyzować cykliczne działania operacyjne
Firmy mogą również dostosowywać odbiorców powiadomień, harmonogramy przypomnień, obieg zatwierdzania oraz niektóre komunikaty przepływu pracy.
Krok 5: Zapisz, włącz i przetestuj przepływ pracy
Po skonfigurowaniu ustawień przepływu pracy użytkownicy mogą go zapisać i włączyć w QuickBooks Online Advanced.
Przed rozpoczęciem polegania na automatyzacji w codziennej działalności firmy powinny dokładnie sprawdzić logikę przepływu pracy. Pomaga to potwierdzić, że warunki są prawidłowo skonfigurowane, zatwierdzenia trafiają do właściwych użytkowników, harmonogramy przypomnień działają poprawnie, a powiadomienia są uruchamiane zgodnie z oczekiwaniami.
QuickBooks umożliwia również późniejsze edytowanie, wyłączanie, kopiowanie lub usuwanie przepływów pracy, jeśli zmienią się potrzeby operacyjne.
Krok 6: Monitoruj i optymalizuj automatyzacje
Po włączeniu przepływów pracy firmy powinny regularnie przeglądać i optymalizować automatyzacje w miarę rozwoju procesów finansowych.
QuickBooks umożliwia zarządzanie przepływami pracy bezpośrednio z sekcji „Moje przepływy pracy”, w której użytkownicy mogą monitorować aktywne automatyzacje, dostosowywać warunki przepływów pracy i z czasem udoskonalać ustawienia powiadomień.
W miarę zmian w procesach zatwierdzania, strukturach faktur, zachowaniach płatniczych klientów lub wewnętrznych przepływach pracy aktualizowanie reguł automatyzacji może pomóc zachować dokładność przepływów pracy i spójność operacyjną.
Kto skorzystałby ze zautomatyzowanych przepływów pracy QuickBooks Online?
Freelancerzy i osoby pracujące na własny rachunek
Freelancerzy, konsultanci i osoby pracujące na własny rachunek mogą korzystać z cyklicznych faktur i automatycznych przypomnień, aby ograniczyć konieczność ręcznych działań następczych i powtarzalnych zadań związanych z fakturowaniem.
Firmy usługowe
Agencje, firmy konsultingowe i inne firmy usługowe mogą korzystać z automatyzacji przepływów pracy, aby skuteczniej zarządzać cyklicznym fakturowaniem, zatwierdzeniami, przypomnieniami o fakturach i monitami dotyczącymi płatności klientów.
Właściciele firm bez wykształcenia księgowego
Funkcje kategoryzacji, importowania danych bankowych i wsparcia w uzgadnianiu w QuickBooks Online mogą pomóc uprościć zadania związane z prowadzeniem księgowości właścicielom firm z ograniczonym doświadczeniem księgowym.
Księgowi i biegli rewidenci
Księgowi i biegli rewidenci obsługujący wielu klientów mogą korzystać z automatyzacji przepływów pracy, aby ograniczyć powtarzalne zadania administracyjne związane z fakturowaniem, przeglądem transakcji i monitami dotyczącymi płatności.
Firmy handlowe i firmy z branży handlu elektronicznego
Firmy handlowe i firmy z branży handlu elektronicznego realizujące dużą liczbę transakcji mogą korzystać z importowania danych bankowych, dopasowywania transakcji i narzędzi kategoryzacji, aby usprawnić procesy uzgadniania.
Wieloosobowe zespoły finansowe
Zespoły finansowe, w których wiele osób zajmuje się fakturami, rachunkami lub zatwierdzeniami, mogą korzystać z przepływów zatwierdzania i narzędzi do zarządzania przepływami pracy, aby poprawić nadzór nad procesami finansowymi.
Rozwijające się startupy
Startupy często szybko przerastają możliwości ręcznie prowadzonych arkuszy kalkulacyjnych i podstawowych procesów księgowych. Zautomatyzowane przepływy pracy w QuickBooks Online mogą pomóc zarządzać rosnącą liczbą transakcji, cyklicznym fakturowaniem, zatwierdzeniami i zadaniami administracyjnymi związanymi z finansami bez znacznego zwiększania nakładu pracy ręcznej.
Końcowe przemyślenia na temat zautomatyzowanych przepływów pracy w QuickBooks Online
Zautomatyzowane przepływy pracy mogą pomóc firmom ograniczyć powtarzalne zadania księgowe, poprawić spójność finansową i usprawnić codzienne działania.
Jeśli chcesz dalej rozwijać swoją konfigurację automatyzacji, zalecam sprawdzenie, jak tworzyć i używać przepływów pracy projektów w QuickBooks Online.
Powodzenia w ulepszaniu kolejnych przepływów pracy lub procesów finansowych.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie są ograniczenia zautomatyzowanych przepływów pracy w QuickBooks Online?
Niektóre zaawansowane funkcje przepływów pracy są dostępne wyłącznie w QuickBooks Online Advanced, a kategoryzacja wspomagana przez sztuczną inteligencję nadal wymaga regularnej kontroli człowieka w celu zachowania dokładności. Firmy z wysoce niestandardowymi przepływami pracy, wieloma podmiotami prawnymi lub złożonymi strukturami operacyjnymi mogą również napotkać ograniczenia wymagające ręcznych korekt lub integracji z usługami zewnętrznymi.
Czy każdy plan QuickBooks Online obejmuje zautomatyzowane przepływy pracy?
Nie. Niektóre funkcje automatyzacji, takie jak cykliczne transakcje i przypomnienia o fakturach, są dostępne w wielu planach QuickBooks Online. Jednak pełny zestaw funkcji przepływów pracy jest przede wszystkim związany z QuickBooks Online Advanced.
Czy przepływy pracy w QuickBooks Online mogą wymagać zatwierdzenia przed wykonaniem działania?
Tak. QuickBooks Online Advanced obsługuje przepływy zatwierdzania, które mogą wymagać zatwierdzenia przez kierownika przed przetworzeniem określonych faktur, rachunków lub transakcji.
W jaki sposób QuickBooks Online automatycznie kategoryzuje transakcje?
QuickBooks wykorzystuje wcześniejsze sposoby kategoryzowania, wzorce transakcji, rozpoznawanie dostawców i zasady księgowe, aby sugerować kategorie importowanych transakcji. Jego rekomendacje mogą z czasem stawać się coraz trafniejsze, gdy użytkownicy przeglądają i korygują transakcje.
Co się stanie, jeśli przepływ pracy zostanie uruchomiony nieprawidłowo?
Przepływy pracy można w dowolnym momencie edytować, wyłączać lub usuwać z panelu przepływów pracy. Użytkownicy mogą również przeglądać aktywność przepływów pracy, aby ustalić, co uruchomiło automatyzację.
