Skuteczne zarządzanie przepływami pieniężnymi ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego prowadzenia małej firmy, ponieważ zdecydowana większość przedsiębiorstw upada z powodu problemów z płynnością finansową. Jako specjalista ds. finansów i właściciel małej firmy doskonale to rozumiem.
Dzielę się sześcioma strategiami dla małych firm, które pomogą poprawić przepływy pieniężne, w tym zrozumieniem rachunków przepływów pieniężnych, optymalizacją kluczowych procesów księgowych, negocjowaniem warunków z dostawcami oraz innymi strategiami ograniczania kosztów.
Czym są przepływy pieniężne?
Przepływy pieniężne odnoszą się do całkowitej kwoty środków pieniężnych wpływających do firmy z działalności generującej przychody, pomniejszonej o całość środków wypłacanych na pokrycie wydatków.
Celem każdej firmy jest osiągnięcie i utrzymanie dodatnich przepływów pieniężnych, co oznacza, że do firmy wpływa więcej pieniędzy, niż z niej wypływa.
Czego potrzebujesz do zarządzania przepływami pieniężnymi?
Skuteczne zarządzanie przepływami pieniężnymi w celu poprawy stabilności finansowej wymaga następujących elementów.
- Zrozumienie źródeł przepływów pieniężnych
- Rachunek przepływów pieniężnych
- Wzory dotyczące zarządzania środkami pieniężnymi
- Oprogramowanie do zarządzania środkami pieniężnymi
Dzięki nim możesz raportować i poprawiać przepływy pieniężne, przeprowadzać dokładniejszą analizę przepływów pieniężnych, interpretować wyniki i podejmować decyzje z większą pewnością.
Źródła przepływów pieniężnych
Głównymi źródłami środków pieniężnych małej firmy są przychody operacyjne, dochody z inwestycji oraz działalność finansowa, taka jak kredyty bankowe. Te formy przepływów pieniężnych odgrywają kluczową rolę w utrzymaniu kondycji finansowej i odporności firmy.
Rachunek przepływów pieniężnych
Rachunek przepływów pieniężnych to dokument finansowy, który wskazuje źródła i sposoby wykorzystania środków pieniężnych w firmie. Przedstawia kluczowe rodzaje przepływów pieniężnych z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej. Oto, co obejmuje każdy z nich:
- Przepływy pieniężne z działalności operacyjnej = Zysk netto + Wydatki niepieniężne + Zmiany w kapitale obrotowym
- Przepływy pieniężne z działalności inwestycyjnej = Wpływy pieniężne z działalności inwestycyjnej - Wypływy pieniężne na działalność inwestycyjną
- Przepływy pieniężne z działalności finansowej = Wpływy pieniężne z działalności finansowej - Wypływy pieniężne na działalność finansową
Pomaga to monitorować i poprawiać przepływy pieniężne firmy oraz szybciej podejmować bardziej świadome decyzje.
Wzory dotyczące zarządzania środkami pieniężnymi
Znajomość kwoty dostępnych środków pieniężnych, które możesz swobodnie wykorzystać — czyli wolnych przepływów pieniężnych (FCF) — ma kluczowe znaczenie. Jest to ważny wskaźnik elastyczności finansowej firmy, który pomaga określić, czy przedsiębiorstwo zmierza w kierunku dostatku czy niedoboru — albo już się w nim znajduje.
Jeśli chcesz określić, ile warte są dziś przyszłe przepływy pieniężne, skorzystaj z modelu zdyskontowanych przepływów pieniężnych (DCF).
Oprogramowanie do zarządzania przepływami pieniężnymi
W przypadku zespołów finansowych oprogramowanie do zarządzania przepływami pieniężnymi może zautomatyzować cały proces zarządzania środkami pieniężnymi i często stanowi część rozbudowanego zestawu narzędzi w szerszym stosie technologicznym dyrektora finansowego.
Oprogramowanie to pomaga śledzić i zarządzać wszystkimi źródłami oraz terminami przepływów pieniężnych firmy w jednym miejscu, w czasie rzeczywistym. Zapewnia szybki, całościowy podgląd pozycji gotówkowej w dowolnym momencie, dzięki czemu możesz podejmować szybkie i wiarygodne decyzje dotyczące dostępnych środków pieniężnych.
Have an account? Log In
Kto uczestniczy w zarządzaniu przepływami pieniężnymi?
Sposób zarządzania przepływami pieniężnymi firmy wpływa na wszystkie osoby związane z przedsiębiorstwem, ale w szczególności oddziałuje na kilka kluczowych grup interesariuszy, w tym:
Kierownicy działów
Zarządzanie przepływami pieniężnymi wpływa na środki dostępne dla wszystkich działów. Kierownicy poszczególnych działów muszą przedstawić informacje dotyczące przewidywanych kosztów krótkoterminowych i długoterminowych oraz oczekiwanych przychodów. Dzięki temu można dokładnie prognozować przepływy pieniężne bez niespodzianek.
Kadry kierownicze
Osoby zarządzające często muszą odpowiadać na trudne pytania dotyczące kondycji finansowej inwestorów, banków i innych interesariuszy. Znajomość sytuacji przepływów pieniężnych w dowolnym momencie pomaga kluczowym interesariuszom nabrać zaufania do kadry zarządzającej, a tym samym pomaga kadrze zarządzającej zyskać ich zaufanie do swoich umiejętności zarządzania przepływami pieniężnymi.
Banki i inwestorzy
Przepływy pieniężne są kluczowym wskaźnikiem zarówno dla banków, jak i inwestorów. Informują ich, jak dobrze Twoja firma utrzymuje płynność i ogólną kondycję finansową.
W przypadku większej firmy pozwalają im również dowiedzieć się, ile środków pieniężnych jest dostępnych na wypłatę dywidend, skup akcji lub rozszerzenie działalności.
Dostawcy i sprzedawcy
Dostawcy lub sprzedawcy zazwyczaj oferują preferencyjne rabaty lub korzystne warunki firmom o dobrej kondycji finansowej. Dodatnia sytuacja przepływów pieniężnych pozwala Twojej firmie wykorzystywać możliwości, do których inne firmy mogą nie mieć dostępu, co dodatkowo wzmacnia jej pozycję finansową i napędza rozwój.
5 strategii poprawy przepływów pieniężnych
Jeśli szukasz sposobów na poprawę przepływów pieniężnych, mam dla Ciebie pięć strategii, które możesz zacząć stosować.
- Optymalizacja procesów AR i AP
- Ściślejsze zarządzanie zapasami
- Zmniejszenie łącznej liczby dostawców
- Zarządzanie wydatkami
- Wykorzystanie technologii i automatyzacji
1. Optymalizacja procesów AR i AP
Jednym z obszarów, w których małe firmy często mają problemy z przepływami pieniężnymi, są należności i zobowiązania. Opóźnione należności powodują luki w przepływach pieniężnych, a opóźnione płatności na rzecz dostawców i sprzedawców nadwyrężają relacje i mogą prowadzić do wyższych kosztów operacyjnych.
Optymalizacja tych procesów może poprawić przepływy pieniężne i pomóc utrzymać dobre relacje zarówno z klientami, jak i dostawcami.
Należności
Wdrożenie przejrzystego i wydajnego systemu fakturowania może zoptymalizować proces obsługi należności.
- Upewnij się, że Twoje faktury są poprawne i łatwe do zrozumienia.
- Wysyłaj faktury niezwłocznie i monitoruj wszelkie nieuregulowane faktury i zaległe płatności.
- Oferuj zachęty za wcześniejszą płatność lub, przeciwnie, wprowadź zasadę naliczania opłat za opóźnione płatności.
Zobowiązania
Już na początku negocjuj z dostawcami korzystne warunki płatności w zakresie zobowiązań. Poproś o wydłużenie terminów płatności lub zmianę warunków płatności albo rozważ możliwość płatności ratalnych.
Możesz na przykład zrezygnować z firmowych kart kredytowych o wysokim oprocentowaniu i poszukać innych opcji płatności z niższymi odsetkami, takich jak karty kredytowe o niższym oprocentowaniu do opłacania rachunków, pożyczki dla firm lub linie kredytowe. Może to pomóc w zarządzaniu przepływami pieniężnymi poprzez rozłożenie wydatków na dłuższy okres.
Przegląd procesów AR i AP należy przeprowadzać co najmniej raz w roku, a najlepiej częściej.
2. Ściślejsze zarządzanie zapasami
Zakładając, że posiadasz zapasy fizyczne, zarządzanie nimi będzie prawdopodobnie największym źródłem obciążenia dla Twoich przepływów pieniężnych.
Utrzymywanie nadmiernych zapasów blokuje kapitał obrotowy i zwiększa koszty utrzymania, natomiast niewystarczające zapasy mogą prowadzić do utraty możliwości sprzedaży. Znalezienie właściwej równowagi ma zasadnicze znaczenie dla optymalizacji przepływów pieniężnych. Chcę omówić tutaj kilka strategii:
Naucz się swobodnie prognozować
Braki zapasów i utrzymywanie ich w nadmiernej ilości wynikają z tego samego problemu: niepewności.
Jeśli zgadujesz, czego będziesz potrzebować w przyszłości, nieustannie będziesz napotykać ten sam problem. Jeśli zaczniesz prognozować przyszłe potrzeby na podstawie wcześniejszych danych, możesz przerwać ten cykl.
Szukaj okazji
Porozmawiaj ze swoimi dostawcami o najlepszych sposobach minimalizowania kosztów utrzymania zapasów. Niektórzy dostawcy, z którymi masz dobre doświadczenia, będą otwarci na umowy komisowe, w ramach których dostawca zachowuje własność zapasów do momentu ich sprzedaży.
Może to nie być rozwiązanie dla każdego, ale poszukiwanie dostawców otwartych na takie rozwiązanie pomoże Ci znaleźć dobrych, długoterminowych partnerów, jednocześnie uwalniając środki pieniężne dla Twojej firmy.
Inną opcją, którą warto rozważyć, jest faktoring zapasów w celu poprawy płynności, który może zapewnić natychmiastową ulgę w przepływach pieniężnych.
3. Zmniejsz całkowitą liczbę dostawców
Jeśli zdecydujesz się współpracować z mniejszą liczbą dostawców, ale składać większe zamówienia, możesz zbudować silniejsze relacje i poprawić zarządzanie przepływami pieniężnymi. W końcu realizacja dwóch pierwszych sugerowanych przeze mnie działań będzie znacznie łatwiejsza dzięki lepszym relacjom z dostawcami.
Poza tym możesz zrobić o wiele więcej, między innymi:
- Rozważ rabaty ilościowe lub uzgodnienia dotyczące zakupów hurtowych.
- Ogranicz koszty leasingu i opłaty za prowadzenie rachunków bankowych, zmniejszając liczbę przeprowadzanych transakcji.
- Wykorzystaj większą wartość transakcji jako argument w negocjowaniu lepszych warunków.
Pamiętaj, że prowadzenie z nimi większej liczby transakcji nie uprawnia Cię automatycznie do uzyskania tych korzyści, dlatego warto utrzymywać otwartą komunikację i wykazywać zaangażowanie w partnerstwo.
Wielu dostawców rozumie wyzwania, przed którymi stoją małe firmy, i jest gotowych współpracować z Tobą w celu znalezienia rozwiązania korzystnego dla obu stron.
4. Zarządzaj wydatkami
Zarządzanie wydatkami jest również określane inną nazwą: ograniczaniem kosztów… co w małych firmach często postrzega się jako konieczne zło — ale nie powinno to oznaczać obniżania jakości ani pogarszania doświadczeń klientów.
Możesz zacząć od dokładnego przeglądu swoich wydatków. Zidentyfikuj obszary, w których może dochodzić do nadmiernych wydatków lub w których dostępne są bardziej opłacalne alternatywy, a następnie przystąp do działania:
- Renegocjowanie umów z usługodawcami
- Poszukiwanie alternatywnych dostawców
- Automatyzowanie rutynowych zadań
- Inwestowanie w bardziej wydajny sprzęt
- & więcej
Podczas tych działań komunikuj się z odpowiednimi interesariuszami i angażuj ich w proces, aby pomóc budować kulturę świadomego podejścia do kosztów oraz zapewnić, że wszyscy popierają wprowadzane zmiany.
5. Wykorzystuj technologię i automatyzację
Wiem, wiem… No jasne. Ale posłuchaj — jako osoba, która kierowała zespołami finansowymi i wdrażała systemy oraz inicjatywy związane z doskonaleniem procesów, jestem wielkim zwolennikiem tego rozwiązania. W wielu obszarach działalności firm pewne rzeczy są po prostu wykonywane w określony sposób, ponieważ „zawsze tak się je robiło”.
Obserwując inne firmy w swoim otoczeniu, czytając publikacje takie jak ta i rozmawiając z osobami z branży, możesz odkryć nowe procesy i techniki, których wcześniej nawet nie brałeś pod uwagę.
Na przykład technologia generowania języka naturalnego może automatycznie przekształcać surowe zbiory danych w raporty finansowe, uwalniając tym samym Twój zespół, który może skupić się na ważniejszych zadaniach, takich jak — no cóż — pozostałe strategie opisane w tym artykule.
5 błędów, których należy unikać
Naprawienie możliwego do uniknięcia błędu często wymaga więcej czasu i pieniędzy niż podjęcie niewłaściwej decyzji biznesowej. Wiem, to przykre.
Oto błędy popełniane przez właścicieli małych firm, które ostatecznie okazują się niezwykle kosztownymi lekcjami.
1. Błędne szacunki
Jeśli chodzi o napływ pieniędzy, uważaj, aby nie być nadmiernie optymistycznym. Możesz bardzo się pomylić, sprawiając wrażenie, że nie masz pewności co do przychodów swojej firmy. Zamiast zaniżać przychody firmy, przygotuj się na najgorsze i miej nadzieję na najlepsze.
W przypadku kosztów prawda jest dokładnie odwrotna. Jeśli koszty będą niższe, Twoje prognozy przepływów pieniężnych będą wyglądać lepiej. Podobnie jak w przypadku przepływów pieniężnych, uważaj, aby nie popadać w skrajności. Korzystniej jest zawyżyć koszty i ostatecznie dysponować większą ilością gotówki.
2. Lekkomyślne podejście do gotówki
Właściciele małych firm doskonale wiedzą, jak często pojawiają się nieoczekiwane koszty lub jak łatwo można przegapić okazje z powodu niskich rezerw gotówkowych albo ich braku.
Utrzymywanie rezerwy gotówkowej wystarczającej na 3–6 miesięcy może decydować o tym, czy przetrwasz trudne chwile, czy będziesz musiał zamknąć firmę.
3. Brak prognoz
To niestety kolejny czynnik przyczyniający się do upadku małych firm. Wyobraź sobie, że prowadzisz samochód z zasłoniętymi oczami i masz nadzieję, że bezpiecznie dotrzesz do celu. To po prostu nie zaprowadzi cię nigdzie poza katastrofą.
Prognozuj przepływy pieniężne, aby uniknąć zaskoczenia powolnym napływem przychodów lub nieprzewidzianymi kosztami.
4. Ignorowanie ostrzeżeń zawartych w zestawieniu przepływów pieniężnych
Jest to jeszcze częstsze — i bardziej szkodliwe — niż całkowity brak zestawienia przepływów pieniężnych.
Powiem to głośno, żeby usłyszeli to także ci z tyłu: niewiedza nie jest błogosławieństwem. Wręcz przeciwnie.
Marnuje czas i zasoby, jednocześnie kierując cię na drogę do porażki. Zdejmij klapki z oczu i unikaj kosztownych błędów, o których powinieneś wiedzieć.
5. Praca w izolacji
Jeśli nie uwzględniasz innych interesariuszy w planowaniu przepływów pieniężnych, możesz przeoczyć istotny koszt lub rezerwy gotówkowe, które mogą całkowicie zniekształcić twoje prognozy. Podczas planowania przepływów pieniężnych zaproś do rozmowy kluczowych interesariuszy z różnych obszarów swojej firmy.
W końcu, gdybyś mógł zrobić to sam, zrobiłbyś to… są tu z jakiegoś powodu, więc powinieneś z nich korzystać!
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji na temat zarządzania gotówką
Wiedza to połowa sukcesu… ale działanie jest o wiele ważniejsze. Wypróbuj te rozwiązania, a następnie daj mi znać, co sprawdziło się u ciebie najlepiej.
Chcesz rozwijać swoje umiejętności jako lider finansowy? Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, poradniki i analizy od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.