Chmurowy ERP ułatwia zarządzanie operacjami, śledzenie danych i utrzymywanie łączności z dowolnego miejsca. W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów lokalnych, systemy ERP oparte na chmurze zapewniają wgląd w dane w czasie rzeczywistym, niższe koszty IT i automatyczne aktualizacje — dzięki czemu poświęcasz mniej czasu na rozwiązywanie problemów technicznych, a więcej na podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.
Dobry system usprawnia raportowanie, automatyzuje żmudne zadania i zapewnia zgodność z przepisami bez zbędnego stresu. Omówię wszystko, co musisz wiedzieć o chmurowym ERP, w tym korzyści, funkcje i najważniejszych dostawców — aby umożliwić Ci przeprowadzenie transformacji w firmie bez marnowania czasu ani pieniędzy.
Czym jest system ERP?
Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa to kompleksowe narzędzia analityki biznesowej, które mają pomagać organizacjom w:
- Zarządzaniu zasobami
- Przechowywaniu danych i wyciąganiu wniosków
- Zwiększaniu produktywności
- Ograniczaniu ryzyka
- Centralizowaniu operacji
- Ograniczaniu silosów informacyjnych
- Przechowywaniu danych
- Zapewnianiu analiz obejmujących całą organizację
Chociaż większość obszarów działalności ma dedykowane rozwiązania programowe, ERP ma na celu połączenie wszystkiego w jednym miejscu, aby stworzyć dla firm jedno wiarygodne źródło informacji.
Chmurowy ERP a standardowe oprogramowanie ERP
Systemy chmurowego ERP są hostowane cyfrowo przez dostawcę ERP, a klienci uzyskują do nich dostęp online. Różnią się one od tradycyjnego ERP, ponieważ chmurowego ERP nie trzeba instalować ani zarządzać nim lokalnie w firmie.
Dzięki cyfrowemu połączeniu ze wszystkimi systemami wewnętrznymi firma może mieć pewność, że informacje uzyskiwane z systemu ERP są aktualne w każdej chwili; znikają opóźnienia w rodzaju „sprawdzę jeszcze raz, czy nadal są dostępni”, które często występują w przypadku rozwiązań lokalnych.
Dzięki temu decyzje dotyczące sposobu wykorzystania kluczowych zasobów — ludzi, materiałów, kapitału, sprzętu i innych — są podejmowane na podstawie najbardziej aktualnych dostępnych informacji.
Terminologia związana z chmurowym ERP
Jeśli dopiero poznajesz świat ERP, terminologia może być nieco myląca. Oto pojęcia, które będziesz słyszeć, oraz ich znaczenie.
Lokalny
System ERP zainstalowany i obsługiwany na własnych serwerach oraz w infrastrukturze firmy. Wymaga to początkowych inwestycji w sprzęt i oprogramowanie.
Hybrydowy
Hybrydowy system ERP łączy rozwiązania chmurowe i lokalne. Umożliwia to firmom korzystanie z zalet obu modeli dzięki umieszczeniu niektórych aplikacji w chmurze, a innych na lokalnych serwerach.
Strategia wdrożenia
Plan wdrożenia i zarządzania systemem ERP, obejmujący wybór modelu chmurowego, lokalnego lub hybrydowego w zależności od potrzeb.
ERP hostowany
Oprogramowanie ERP zainstalowane na serwerach zewnętrznego dostawcy i dostępne zdalnie. Ta strategia wdrożenia jest najczęściej stosowana przez firmy, które zleciły obsługę IT zewnętrznemu podmiotowi; jeśli chcesz utrzymać wszystko wewnątrz firmy, nie musisz się tym przejmować.
Bezpieczeństwo kompleksowe
Zaawansowane środki bezpieczeństwa chroniące wszystkie aspekty systemu ERP — od wprowadzania danych, przez ich przesyłanie, po przechowywanie — przed cyberzagrożeniami. W przypadku oprogramowania chmurowego ERP środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie i kontrola dostępu użytkowników, są zazwyczaj zarządzane przez dostawcę, a nie traktowane jako dodatkowy koszt.
Have an account? Log In
Licencjonowanie subskrypcyjne
Model płatności za dostęp do ERP oparty na regularnych subskrypcjach, obejmujących korzystanie z oprogramowania, konserwację i aktualizacje.
Chmurowy ERP a ERP SaaS
Różnica między chmurowym ERP a ERP SaaS jest niewielka i dotyczy głównie kosztów oraz możliwości dostosowania; funkcjonalność jest w dużej mierze taka sama.
Określenia „ERP w chmurze” można użyć w odniesieniu do dowolnego oprogramowania lub systemu ERP działającego w chmurze, niezależnie od struktury rozliczeń. Termin „SaaS ERP” jest nieco bardziej szczegółowy.
- SaaS ERP odnosi się do systemów oferowanych w zamian za miesięczną opłatę abonamentową.
- Platformy ERP w chmurze mogą być opłacane w ten sposób, ale mogą być również oferowane w zamian za jednorazową opłatę licencyjną (wraz ze zdalnym hostingiem i ciągłymi aktualizacjami).
Rodzaje systemów ERP w chmurze
Jeśli dopiero poznajesz tę koncepcję, nie chcę zasypywać Cię kolejnymi definicjami. Jeśli jednak poważnie myślisz o wdrożeniu systemu ERP w chmurze, musisz wiedzieć, jakiego rodzaju systemu szukasz.
Najczęściej spotykane rodzaje to:
SaaS wielodostępny
Wiele firm korzysta z tej samej infrastruktury i oprogramowania, ale z oddzielnymi, bezpiecznymi bazami danych. Zwykle optymalizuje to wykorzystanie zasobów i obniża koszty.
SaaS jednodostępny
Pojedyncza firma ma własną, dedykowaną infrastrukturę i instancję oprogramowania. Zapewnia to większe możliwości dostosowania i kontroli.
Chmura publiczna
Zasoby chmurowe (takie jak serwery i pamięć masowa) są własnością zewnętrznego dostawcy i są przez niego obsługiwane, a następnie udostępniane wielu organizacjom przez internet.
Ta opcja jest zazwyczaj najbardziej skalowalna i opłacalna.
Chmura prywatna
Dedykowana infrastruktura chmurowa używana wyłącznie przez jedną organizację, zapewniająca większą kontrolę i bezpieczeństwo w przypadku wrażliwych operacji biznesowych oraz danych.
To dobry wybór dla podmiotów działających w szczególnie wrażliwych branżach, takich jak ochrona zdrowia czy bankowość.
Co sprawia, że ERP w chmurze jest tak wyjątkowy?
Korzyści z ERP w chmurze obejmują:
- Oszczędności kosztów
- Skalowalność
- Elastyczność
- Lepszą komunikację między zespołami i działami
- Dokładniejsze informacje o firmie
Tradycyjnie systemy ERP wdrażano „lokalnie”. Oznacza to, że technologia była hostowana na serwerach firmy, a nie zdalnie przez dostawcę ERP, który zajmował się również jej utrzymaniem.
Było to powolne, kosztowne i uciążliwe.
Systemy chmurowe pomagają przyspieszyć wdrożenie ERP — proces, który często może trwać od miesięcy do lat i wymagać zaangażowania dedykowanego konsultanta ERP — ponieważ przy zakupie nie trzeba od razu uwzględniać każdej funkcji, której kiedykolwiek można by potrzebować; można je dodawać i zmieniać w razie potrzeby.
6 zalet ERP w chmurze
Wspomniałem już o kilku sposobach, na jakie ERP w chmurze przewyższa rozwiązania lokalne, ale chciałem dokładniej omówić kilka z nich, w tym:
1. Opłacalność
Wysokiej jakości system ERP w chmurze często może zastąpić kilka rozproszonych narzędzi za cenę niższą niż ich łączny koszt. Firmy mogą na przykład obniżyć koszty, rezygnując z subskrypcji niezintegrowanych platform księgowych, do zarządzania zapasami i CRM.
Ponadto koszty są znacznie bardziej rozłożone w czasie w przypadku wdrożenia w chmurze (przynajmniej jeśli chodzi o produkty SaaS ERP).
Systemy lokalne często wiążą się z ogromnymi kosztami początkowymi obejmującymi licencję bezterminową, wsparcie integracyjne i inne wydatki związane z uruchomieniem; platformy chmurowe z modelami rozliczeń SaaS rozkładają koszty w bardziej równomierny i przewidywalny sposób (a także nie wymagają uzyskania tak szerokiego poparcia dla wdrożenia).
Potencjalna ciemna strona rozliczeń opartych na chmurze
Regularnie ponoszone koszty przetwarzania w chmurze mogą negatywnie wpływać na EBITDA, ponieważ są traktowane jako wydatki operacyjne, a nie nakłady inwestycyjne.
Nie jest to z konieczności dobre ani złe, ale warto wziąć to pod uwagę.
Inwestorzy nagradzają zaangażowanie
Brzmi szalenie? Obiecuję, że to prawda.
W przypadku wdrożenia w chmurze koszty sprzętu będą niewielkie lub nie będzie ich wcale. Z punktu widzenia operacyjnego to dobra wiadomość; zapewnia menedżerom IT większy margines swobody w budżetach sprzętowych, a dyrektorom finansowym większą elastyczność w zakresie kosztów stałych.
W końcu ograniczenie nakładów inwestycyjnych na rzeczy, które można łatwo zastąpić subskrypcjami oprogramowania, może uwolnić środki na inicjatywy o większej wartości… a rynek zwykle to docenia.
Na rynkach publicznych i prywatnych istnieje bardzo silna korelacja między zwrotem z zainwestowanego kapitału (ROIC) a wyceną.
Model subskrypcyjny
Rozwiązania ERP w chmurze są zazwyczaj oferowane w modelu subskrypcyjnym/SaaS, co oznacza stałe miesięczne wydatki, które łatwiej zaplanować — i które zazwyczaj nie powodują niespodzianek w zakresie zarządzania wydatkami.
2. Skalowalność
Produkty SaaS są z definicji wysoce skalowalne. Większość dostawców oferuje wiele wstępnie zdefiniowanych poziomów usług, a także szerokie możliwości dostosowania do potrzeb różnych firm.
Dostawcy tacy jak SAP i Microsoft Dynamics mają pakiety przygotowane zarówno dla małych i średnich firm, jak i przedsiębiorstw z listy Fortune 500. Co więcej, produkty te są stale aktualizowane — bez konieczności ponoszenia przez firmy kosztów modernizacji i aktualizacji.
3. Dostępność danych
Systemy ERP w chmurze zapewniają dostęp do danych w czasie rzeczywistym w całej organizacji. Oznacza to, że menedżerowie i liderzy finansowi w Twojej organizacji mają natychmiastowy dostęp do aktualnych raportów finansowych i innych wskaźników ze wszystkich oddziałów organizacji.
W przeciwieństwie do systemów lokalnych zainteresowane strony nie muszą znajdować się w fizycznej siedzibie firmy, aby uzyskać dostęp do kluczowych danych (o ile mają odpowiedni poziom dostępu do oprogramowania).
4. Analityka w czasie rzeczywistym
Dane w czasie rzeczywistym otwierają możliwość prowadzenia analiz w czasie rzeczywistym. Wiem, że brzmi to jak kiepska wersja powiedzenia „z wielką mocą wiąże się wielka odpowiedzialność”, ale to prawda.
Zespoły mogą korzystać z oprogramowania ERP w chmurze (a także z dostarczanych przez nie narzędzi do obsługi danych i analityki), aby podejmować decyzje w czasie rzeczywistym.
Na przykład regionalny kierownik sprzedaży może korzystać z systemu ERP w chmurze do monitorowania w czasie rzeczywistym danych dotyczących wyników sprzedaży we wszystkich oddziałach, co pozwala na sprawniejsze przydzielanie zasobów i elastyczne dostosowywanie cen.
5. Lepsze podejmowanie decyzji
Dane i analizy (coraz częściej oparte na AI) dostarczane przez systemy ERP mogą wspierać podejmowanie lepszych decyzji zarówno na szczeblu zarządczym, jak i działowym.
Załóżmy na przykład, że pracujesz w branży odzieżowej. System ERP dla branży odzieżowej może pomóc Ci szybko i łatwo analizować dane dotyczące sprzedaży w czasie rzeczywistym, aby identyfikować trendy w każdym obszarze geograficznym, w którym działa firma. Może to wspierać strategiczne decyzje na najwyższym szczeblu — od rekrutacji po marketing.
6. Dodatkowe możliwości dostosowania
Oprogramowanie ERP w chmurze ułatwia dostosowanie systemu, pozwalając firmom modyfikować go tak, aby odpowiadał ich unikalnym przepływom pracy, bez uciążliwych i złożonych projektów IT. W przeciwieństwie do konfiguracji lokalnych systemy ERP w chmurze są elastyczne i przyjazne dla budżetu, dzięki czemu można precyzyjnie dostosować funkcje do konkretnych potrzeb.
Co więcej, systemy ERP w chmurze dobrze współpracują z innymi aplikacjami, dzięki czemu integracja przebiega bezproblemowo. Bez trudu synchronizują się z systemami CRM, narzędziami do zarządzania łańcuchem dostaw i innymi systemami biznesowymi, zapewniając łączność w czasie rzeczywistym. Oznacza to mniej pracy ręcznej, mniej błędów i sprawniejszy przepływ informacji w całej firmie.
Rezultat? Szybsze decyzje, większa efektywność i system, który rozwija się wraz z Twoją firmą.
3 wady systemu ERP w chmurze
Nie wszystko jest usłane różami. Jeśli chodzi o ERP w chmurze, istnieją pewne uzasadnione obawy i potencjalne wady.
1. Obawy dotyczące bezpieczeństwa danych
Z definicji dane w systemie ERP w chmurze są przechowywane zdalnie, co stwarza ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych.
Choć z pewnością należy wziąć to pod uwagę, obawy dotyczące bezpieczeństwa danych można ograniczyć dzięki odpowiednim procedurom zakupowym, a mianowicie wyborowi wiarygodnego dostawcy, który poważnie traktuje integralność danych.
Firmy wystarczająco duże, aby inwestować w prywatną infrastrukturę chmurową, mogą również zmniejszyć ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych — jednak obecnie nawet usługi chmury publicznej są bardzo bezpieczne.
Branże o szczególnie wysokich wymaganiach dotyczących poufności
Firmy działające w szczególnie wrażliwych branżach — opiece zdrowotnej, finansach osobistych, bankowości itp. — mogą być tutaj bardziej narażone na ryzyko i mogą chcieć wybrać dostawców wyspecjalizowanych w danej branży.
PS: Jeśli nie masz przekonania co do bezpieczeństwa swoich danych, nie ryzykuj. Zawsze istnieją inne możliwości.
2. Możliwe przestoje
Każdy produkt SaaS lub produkt oparty na chmurze może być niedostępny. W zależności od długości i dotkliwości przestoju jego skutki mogą być ledwie zauważalne lub wiązać się ze znacznymi kosztami.
To również można w dużej mierze ograniczyć dzięki odpowiedniemu wyborowi dostawcy. Podczas oceny potencjalnych dostawców zdecydowanie zalecam zapytać ich o częstotliwość przestojów i procedurę powiadamiania o nich.
Biorąc to pod uwagę, warto również opracować plan ciągłości działania dla kluczowych procesów biznesowych, które mogą być szczególnie narażone na zakłócenia.
3. Ograniczenia możliwości dostosowywania
Systemy ERP w chmurze można dostosować do potrzeb firmy, jednak zakres dostosowywania jest bardziej ograniczony w porównaniu z wdrożeniami lokalnymi, ponieważ trzeba działać w ramach możliwości dostosowywania oferowanych przez dostawcę.
Różne typy systemów ERP oferują różne poziomy możliwości dostosowywania, przy czym systemy ERP klasy Tier 1 (takie jak rozwiązania firm SAP, Microsoft i Oracle) są zazwyczaj najbardziej elastyczne.
More Articles
Przejście na rozwiązania ERP w chmurze
Teraz, gdy wiesz dużo o oprogramowaniu ERP w chmurze, prawdopodobnie rozważasz wdrożenie takiego rozwiązania w swoim środowisku. Jeśli masz wystarczające zasoby i budżet, możesz stworzyć własne rozwiązanie. Jeśli jednak znajdujesz się na przeciwnym krańcu skali, możesz również zlecić to na zewnątrz.
Wybierając oprogramowanie ERP w chmurze, zadaj sobie następujące pytania:
- Jak wspiera automatyzację powtarzalnych zadań?
- Jakie podstawowe moduły oferuje (np. księgowość, zarządzanie zapasami, kadry i płace, CRM, zarządzanie projektami)?
- Czy system ERP można skalować wraz z rozwojem firmy?
- Jakie są gwarancje dostępności i niezawodności systemu?
- Jakie środki bezpieczeństwa zastosowano w celu ochrony wrażliwych danych biznesowych?
- Czy występują ukryte opłaty (np. za przechowywanie danych, dostęp do API lub dodatkowych użytkowników)?
Choć są to podstawowe pytania, które należy rozważyć, podczas tworzenia lub poszukiwania idealnego rozwiązania ERP w chmurze może pojawić się kilka kolejnych. Większość dostawców systemów ERP oferuje wersje demonstracyjne, które pomagają w podjęciu decyzji. Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy, zapoznaj się z moimi najważniejszymi propozycjami oprogramowania ERP w chmurze, aby ułatwić sobie rozpoczęcie pracy:
Przyszłe trendy
Technologia szybko się rozwija. Oto, co czeka branżę ERP w chmurze.
Sztuczna inteligencja i automatyzacja
Prawdopodobnie można było się tego spodziewać.
Podobnie jak w niemal każdym aspekcie współczesnej technologii, sztuczna inteligencja jest obecnie najważniejszym hasłem — i zazwyczaj głównym motorem zmian funkcjonalnych.
Systemy ERP w chmurze, które zintegrowano z AI, mogą:
- Oszczędzać użytkownikom czas na poruszanie się po systemie i naukę jego obsługi
- Usprawniać prognozowanie
- Usprawniać wykrywanie anomalii
- Automatyzować złożone procesy
- I wiele więcej. Lista wydaje się rosnąć z każdym dniem
W dążeniu do utrzymania konkurencyjności wielu dostawców rozwiązań chmurowych dodaje funkcje oparte na AI do istniejących produktów, często bez nakładania na klientów dodatkowych kosztów.
Mobilny ERP
Jak zapewne pamiętasz, systemy ERP w chmurze są dostępne przez internet, co oznacza, że mogą łączyć się z nimi dodatkowe urządzenia internetowe.
Chociaż pełna funkcjonalność jest ograniczona na smartfonach i tabletach, interesariusze nadal mogą uzyskiwać dostęp do kluczowych danych podczas pracy zdalnej, podróży lub konferencji.
Wkrótce, gdy Starlink zapewni Wi-Fi, a systemy mobilne będą się z nim łączyć, będzie można monitorować operacje z dowolnego miejsca na świecie.
Po prostu udam, że nie zaszkodzi to już i tak kruchej równowadze między pracą a życiem prywatnym...
Miej głowę w chmurach
ERP w chmurze po prostu ma sens.
Systemy ERP zmieniają sposób realizacji wydajnych przepływów pracy, współpracy między działami i podejmowania decyzji w oparciu o dane, a ERP w chmurze jest jeszcze lepszym rozwiązaniem.
Dostęp do najnowszych technologii przy niższych kosztach, synchronizacja danych w czasie rzeczywistym, sprawniejsze wdrażanie, możliwości skalowania... Czy muszę wymieniać dalej?
Chcesz rozwijać swoje umiejętności jako lider finansów? Zapisz się do naszego newslettera z eksperckimi poradnikami od liderów finansów kształtujących branżę technologiczną.
