Konta kosztów stanowią podstawę rachunkowości. Pomagają śledzić środki wydane na działalność oraz przygotowywać zgodne z GAAP sprawozdania finansowe na koniec okresu obrachunkowego.
To prosta koncepcja, która wiąże się z kilkoma niuansami. W tym przewodniku wykorzystuję swoje doświadczenie jako były księgowy, aby pomóc wyjaśnić znaczenie i rolę kont kosztów, a także omówić kilka ich odmian oraz narzędzia do zarządzania wydatkami. Zaczynajmy.
Czym są konta kosztów?
Konta kosztów to konta tymczasowe, na których śledzi się koszty poniesione przez firmę w procesie uzyskiwania przychodów. Są częścią rachunku zysków i strat (zwanego również sprawozdaniem z zysków i strat) i służą do rejestrowania wszystkich wydatków zmniejszających zysk.
Do typowych kosztów należą czynsz, wynagrodzenia/płace, opłaty za media, reklama, materiały biurowe oraz zarządzanie kosztami podróży. Gdy firma płaci za coś (na przykład za podróż), kwota ta jest księgowana po stronie debetowej konta kosztów. Zwiększa to łączne koszty, co następnie obniża zysk firmy.
Typowy przebieg procesu wygląda następująco:
Załóżmy, że w tym roku wydano $10,000 na coroczny wyjazd biurowy, w tym na wydatki rozrywkowe. Nie zapłacono jeszcze agentowi turystycznemu, a agent nie ma nic przeciwko temu, aby płatność nastąpiła w kolejnym okresie obrachunkowym.
Kwota $10,000 zostaje przeniesiona na konto „koszty wyjazdu biurowego”, a konto agenta turystycznego zostaje uznane tą samą kwotą. Jeśli masz pytania dotyczące tego, dlaczego działa to w ten sposób, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po trzech złotych zasadach rachunkowości.
Po zamknięciu ksiąg rachunkowych na koniec okresu obrachunkowego saldo na koncie kosztów zostaje zamknięte na koncie zysków i strat (prezentowanym jako rachunek zysków i strat na potrzeby zgodności z GAAP). W dzienniku księgowym wprowadza się następujące zapisy, aby zarejestrować właśnie omówioną transakcję:
Dlaczego konta kosztów są ważne?
Konta kosztów pomagają organizować i kategoryzować transakcje kosztowe oraz związane z nimi koszty pośrednie. Pomagają również monitorować progi wydatków właściwe dla poszczególnych kategorii, zapewniając widoczność, kontrolę i wiedzę na temat działalności firmy.
Przykład: Załóżmy, że zaplanowano wydanie $50,000 na uroczystości, takie jak urodziny, rocznice i inne osobiste wydarzenia pracowników. W tym kwartale wielu członków zespołu miało dzieci i limit $50,000 został już przekroczony przed końcem drugiego kwartału.
Jeśli firma posiada konto kosztów uroczystości pracowniczych, zespół będzie mógł zasygnalizować potencjalne przekroczenie kosztów w bieżącym roku. Daje to czas na przygotowanie się i przeniesienie środków z innej kategorii kosztów lub z planu kont na koszty uroczystości pracowniczych, aby nadal przestrzegać ogólnych limitów wydatków.
Zgodność z wymogami IRS
Konta kosztów są również ważne, ponieważ IRS musi wiedzieć, na co wydajesz pieniądze, a nie tylko ile wydajesz. Prowadzenie oddzielnych kont dla wszystkich kategorii kosztów ułatwia zewnętrznym audytorom oraz audytorom IRS sprawdzenie, czy zgłoszone przez Ciebie koszty podlegają odliczeniu.
4 różne rodzaje kont kosztów
Czy wiesz, że istnieje więcej niż jeden rodzaj konta kosztów? Poszczególne konta kosztów mają własne niuanse, których znajomość może być cenna w dłuższej perspektywie. Oto pełne omówienie każdego rodzaju i jego charakterystyki:
Koszt własny sprzedaży
Koszt własny sprzedaży (COGS) obejmuje koszty bezpośrednie poniesione przez producentów na wytworzenie towarów. W przypadku sprzedawców detalicznych COGS obejmuje koszt zapasów oraz powiązane wydatki, takie jak transport.
Nawet firmy usługowe mają odpowiednik COGS, zwany kosztem sprzedaży (COS), który obejmuje koszty bezpośrednie (pracę bezpośrednią i koszty ogólne) świadczenia usługi. Dyrektorzy finansowi firm SaaS zazwyczaj zajmują się kosztem sprzedaży, ale dyrektorzy finansowi firm technologicznych współpracujący z przedsiębiorstwami sprzętowymi nadal muszą zajmować się COGS i zapasami.
COS ujmuje się w kosztach w tym samym roku, w którym został poniesiony. W niektórych przypadkach koszty te są kapitalizowane, ale nawet wtedy zazwyczaj pojawiają się w bilansie jako koszty opłacone z góry. Na przykład jeśli część COS zostanie opłacona z góry za przyszłe usługi, jest rejestrowana jako koszt opłacony z góry i amortyzowana w czasie.
Za każdym razem, gdy producent ponosi wydatki na surowce, robociznę i koszty ogólne, są one kapitalizowane jako zapasy. Wydatki te pozostają w bilansie jako zapasy do momentu ich sprzedaży. Gdy detalista kupuje te zapasy, ich koszt zakupu pojawia się w jego bilansie jako zapasy aż do momentu ich dalszej sprzedaży.
Załóżmy, że sprzedajesz koszulki, a koszt jednej koszulki wynosi $10. Za każdym razem, gdy sprzedajesz jedną sztukę (jedną koszulkę), kwota $10 jest przenoszona z zapasów na konto COGS. Koszt niesprzedanych zapasów — załóżmy, że 1 000 sztuk o wartości $10,000 — nadal pojawia się w bilansie.
Saldo na koncie COGS jest zamykane na koncie zysków i strat na koniec roku w celu obliczenia zysku brutto.
Pamiętaj
Zapasy (aktywa obrotowe) są przekształcane w koszt dopiero po ich sprzedaży zarówno w przypadku producentów, jak i detalistów, zgodnie z zasadą współmierności w rachunkowości.
Have an account? Log In
Koszty operacyjne
Koszty operacyjne rzadko są kapitalizowane. Większość kont kosztów operacyjnych, takich jak koszty reklamy, podróży służbowych i mediów, jest zamykana na koncie wyniku finansowego na koniec roku.
Istnieje jednak kilka wyjątków. Należą do nich:
| Rodzaj | Opis |
| Koszty ulepszeń | Gdy ponosisz wydatki na naprawy lub remonty zwiększające funkcjonalność albo efektywność składnika aktywów lub wydłużające jego okres użytkowania, możesz je kapitalizować, dodając te wydatki do wartości bilansowej składnika aktywów. |
| Koszty badań i rozwoju | Początkowe koszty badań i rozwoju są zazwyczaj ujmowane jako koszty, ale określone koszty poniesione po potwierdzeniu wykonalności, takie jak programowanie i testowanie oprogramowania do użytku wewnętrznego, mogą być kapitalizowane i amortyzowane, jeśli spełnione są warunki określone w ASC 350-40 i IRS §174. |
| Koszty opłacone z góry | Wydatki opłacone za usługi, które będą świadczone w przyszłym okresie sprawozdawczym, są kapitalizowane. Nie zapomnij uwzględnić kosztu amortyzacji przy planowaniu przyszłych okresów. |
| Odsetki od kredytów na budowę | Koszty odsetek zapłaconych podczas budowy długoterminowego składnika aktywów, takiego jak budynek, mogą być kapitalizowane na koncie aktywów do czasu, aż składnik ten będzie gotowy do użytkowania, a następnie ujmowane jako koszt za pośrednictwem konta amortyzacji w przyszłych okresach. |
Koszty pozaoperacyjne
Koszty pozaoperacyjne to koszty, które nie są bezpośrednio związane z podstawową działalnością operacyjną spółki. Są traktowane tak jak każdy inny koszt. Oto przykłady:
- Odsetki: Odsetki są kosztem finansowym. Odsetki od kredytów, obligacji lub linii kredytowych są klasyfikowane jako koszty pozaoperacyjne.
- Ugody sądowe i honoraria prawne: Grzywny, kary i ugody wynikające z postępowań sądowych, które nie wynikają ze zwykłej działalności gospodarczej, są klasyfikowane jako koszty pozaoperacyjne.
- Amortyzacja (czasami pozaoperacyjna): Koszt amortyzacji aktywów niewykorzystywanych w podstawowej działalności gospodarczej (takich jak nieruchomości wynajmowane) może być klasyfikowany jako koszt pozaoperacyjny.
Koszty niepodlegające odliczeniu
Koszty niepodlegające odliczeniu są rejestrowane tak jak każdy inny koszt, ale nie są korygowane na potrzeby raportowania podatkowego. Chociaż dochód niepodlegający odliczeniu nadal zmniejsza zysk netto, nie zmniejsza zobowiązania podatkowego, ponieważ IRS nie zezwala na jego odliczenie.
Przykłady kosztów niepodlegających odliczeniu obejmują grzywny i kary (takie jak kary IRS i grzywny OSHA), wpłaty na cele polityczne i koszty lobbingu, a także niektóre składki na ubezpieczenie na życie (jeśli beneficjentem jest firma)
Korzyści z kont kosztów
Konta kosztów są nieodzowną częścią rachunkowości finansowej, ponieważ bez nich nie można sporządzać raportów finansowych. Oferują jednak również wiele innych korzyści, takich jak:
- Dokładne śledzenie finansów: Rozdzielanie wydatków na odrębne konta zapobiega chaosowi finansowemu. Zapewnia przejrzyste dane na potrzeby raportowania, budżetowania i analiz.
- Optymalizacja podatkowa i zgodność z przepisami: Właściwie sklasyfikowane wydatki pomagają maksymalizować odliczenia, jednocześnie zapewniając zadowolenie IRS — nikt nie lubi kontroli.
- Łatwiejsze kontrole i przeglądy finansowe: Niezależnie od tego, czy są wewnętrzne, czy zewnętrzne, dobrze zorganizowane konta wydatków przyspieszają kontrole i ograniczają problemy podczas uzgadniania danych finansowych.
- Kontrola kosztów i budżetowanie: Śledzenie różnych kategorii wydatków ułatwia ustalanie budżetów i identyfikowanie obszarów nadmiernych wydatków, zanim staną się problemem.
Wady kont kosztowych
Nie ma dobrego powodu ani nawet możliwości, aby ignorować konta kosztowe. Nadal mają one jednak kilka wad, w tym:
- Złożoność i obciążenie administracyjne: Zarządzanie wieloma kategoriami wydatków może stać się przytłaczające, zwłaszcza w firmach o dużej liczbie transakcji. Nadmierna szczegółowość często prowadzi do administracyjnego koszmaru.
- Ryzyko błędnej klasyfikacji: Pracownicy lub księgowi mogą błędnie sklasyfikować wydatki, co prowadzi do nieprawidłowych sprawozdań finansowych i potencjalnych problemów ze zgodnością podatkową.
- Niespójna klasyfikacja między działami: Jeśli różne zespoły stosują różne metody śledzenia wydatków, może to prowadzić do niespójności w raportowaniu i problemów z uzgadnianiem danych.
Jak zarządzać kontami kosztowymi
Zarządzanie kontami kosztowymi to coś więcej niż tylko prowadzenie księgowości. Chodzi o kontrolę finansową, optymalizację podatkową i podejmowanie strategicznych decyzji. Oto kilka sposobów na skuteczne zarządzanie kontami kosztowymi:
1. Ustandaryzuj kategorie wydatków
Przypisz wydatki do kategorii i określ, co obejmuje każda z nich. Unikaj jednak nadmiernej szczegółowości. Zbyt wiele kategorii niepotrzebnie komplikuje raportowanie.
2. Zautomatyzuj śledzenie wydatków
Korzystaj z oprogramowania księgowego w chmurze, takiego jak QuickBooks, Xero lub NetSuite, aby automatycznie klasyfikować i śledzić wydatki. Rozważ także zainwestowanie w narzędzia do automatyzacji wydatków, takie jak Expensify, Brex lub Ramp, aby umożliwić pracownikom cyfrowe przesyłanie rachunków.
3. Ustal jasne zasady i raportowanie wydatków
Określ, jakie wydatki są dozwolone, wyjaśnij, które wydatki pracownicy mogą, a których nie mogą rozliczać, i korzystaj ze standardowego szablonu raportu wydatków. Wymagaj rachunków w przypadku wydatków przekraczających określoną kwotę i ustanów procedury zatwierdzania wydatków. Możesz na przykład wymagać zgody kierownika na zwrot kosztów na podstawie raportu wydatków przekraczających $500.
Ważne jest również, aby ustalić, kiedy należy rozliczać wydatki i kiedy jest na to zbyt wcześnie. Jeśli rozliczysz je przedwcześnie, ryzykujesz zniekształceniem dochodu netto i kondycji finansowej.
4. Regularnie uzgadniaj konta
Miesięczne uzgodnienia, które zapewniają zgodność zarejestrowanych wydatków z wyciągami bankowymi i transakcjami kart kredytowych, to doskonała strategia pozwalająca uniknąć nerwowego poszukiwania brakujących lub wątpliwych transakcji w ostatniej chwili. Wraz ze wzrostem liczby transakcji narzędzia do uzgadniania transakcji kart kredytowych mogą pomóc zautomatyzować proces dopasowywania.
5. Monitoruj wydatki i ustalaj budżety
Analizuj trendy dotyczące wydatków, aby sprawdzić, na co przeznaczana jest duża część środków. Jeśli koszty po cichu rosną, regularne przeglądy pomagają wcześnie to wykryć. Możesz także kontrolować koszty, ustalając limity wydatków dla każdego działu oraz korzystając z narzędzi do przeglądów wyników, takich jak analiza odchyleń budżetowych.
6. Planuj odliczenia podatkowe i zgodność z przepisami
Aby zmaksymalizować korzyści podatkowe, prowadź szczegółową ewidencję wydatków podlegających odliczeniu, takich jak opłaty za subskrypcje oprogramowania biznesowego i wydatki związane z podróżami służbowymi. Współpracuj z księgowym, aby przestrzegać przepisów IRS.
More Articles
7. Okresowo przeglądaj i optymalizuj konta
Połącz zbędne kategorie wydatków, aby uprościć sprawozdawczość finansową. Zidentyfikuj rzadko wykorzystywane subskrypcje lub usługi, które można anulować, i przeanalizuj historyczne trendy wydatków, aby podejmować decyzje budżetowe na podstawie danych.
Narzędzia do zarządzania kontami wydatków
W miarę rozwoju firmy zarządzanie wydatkami może stać się zbyt złożone, aby wykonywać je ręcznie. W takich sytuacjach pomocne jest oprogramowanie do zarządzania wydatkami. Korzyści płynące z narzędzi do zarządzania wydatkami obejmują możliwość automatyzacji większości procesów, usprawnienia raportowania i podejmowania decyzji na podstawie danych.
Jeśli szukasz rozwiązania do zarządzania wydatkami, oto niektóre z naszych najlepszych propozycji:
Oprogramowanie i prostota mają kluczowe znaczenie
Konta wydatków mogą przekształcić się w złożoną sieć transakcji. Jaki jest najlepszy sposób zarządzania nimi? Prosta kategoryzacja i oprogramowanie do zarządzania wydatkami, które ułatwiają pracę, eliminując chaos, błędy i ręczne działania z procesu zarządzania wydatkami.
Chcesz rozwijać swoje kompetencje jako specjalista ds. finansów? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i spostrzeżenia od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.