Gartner przewiduje, że do 2027 roku marże EBITDA w 30% przypadków zmniejszą się z powodu słabego popytu i rosnących kosztów.
Jeśli zajmujesz stanowisko dyrektora finansowego, ten problem — a także cała niefortunna gama innych kwestii — zanim się obejrzysz, trafi na twoje biurko.
Jeśli chcesz od początku działać skutecznie, będziesz potrzebować planu działania… albo być może nowej listy kontrolnej dyrektora finansowego.
Tło listy kontrolnej dyrektora finansowego
Dlaczego warto posłuchać moich rad? Jako doświadczony lider w obszarze sprawozdawczości finansowej z ponad 15-letnim stażem, a także certyfikowany specjalista ds. zarządzania projektami i praktyk IT, który pomagał wdrażać systemy finansowe w małych i średnich firmach, dużych przedsiębiorstwach oraz agencjach rządowych, mogę powiedzieć, że nauczyłem się kilku rzeczy.
Jedną z nich jest to, że niemal 90% nowych dyrektorów finansowych zmaga się z brakiem wiary we własne możliwości, co negatywnie wpływa na ich wyniki.
Choć mogę zapewniać cię bez końca, że zasłużyłeś na swoje miejsce w najwyższej kadrze kierowniczej, jestem przekonany, że przygotowana przeze mnie nowa lista kontrolna dyrektora finansowego pomoże ci jeszcze bardziej.
Nie ma czasu do stracenia — przejdźmy więc do najważniejszych kwestii, które pomogą ci dobrze rozpocząć nową rolę.
Pierwsze 30 dni: poznaj sytuację
Zidentyfikuj pilne kwestie finansowe
W pierwszym miesiącu poświęć trochę czasu na ocenę aktualnej sytuacji finansowej swojej firmy. Następnie umów się na wstępne spotkania z kluczowymi interesariuszami, aby nadać swoim ustaleniom odpowiedni kontekst.
Dlaczego? Zostałeś zatrudniony z konkretnego powodu, więc musisz dokładnie ustalić, jaki on jest — z bezstronnej perspektywy.
Zrozumienie tych problemów jest kluczowe, dlatego przed rozpoczęciem rozmów z poszczególnymi interesariuszami powinieneś zadbać o zebranie jak największej ilości informacji z pierwszej ręki. To jak praca detektywa zatrudnionego przez mafię… musisz dowiedzieć się, co się wydarzyło, ale uważaj, by nikogo nie obwiniać.
Zrozum ekonomię jednostkową i układy
Ekonomia jednostkowa odnosi się do bezpośrednich przychodów i kosztów związanych z każdą działalnością biznesową w firmie. Prawidłowo zestawione dane dają całościowy obraz kondycji finansowej.
Upewnij się, że rozumiesz układy, kluczowych graczy oraz ich wpływ. Niezwykle ważne jest również zdobycie dogłębnej wiedzy na temat ekonomii jednostkowej oraz potencjalnych konfliktów i zależności politycznych wpływających na działy i kulturę organizacyjną.
Have an account? Log In
Pytania, które warto zadać:
- Ile kosztuje nas pozyskanie pojedynczego klienta?
- Jaka jest marża zysku na poszczególnych produktach lub usługach?
- Jaka jest atmosfera polityczna w firmie i jaki ma wpływ?
Odpowiedzi pomogą ukierunkować procesy decyzyjne dotyczące alokacji wydatków i potencjalnych scenariuszy skalowania działalności. Pomoże to zdefiniować i dopasować najważniejsze priorytety dyrektora finansowego do szerszych potrzeb organizacji.
Działania ciągłe: rozwijaj i pielęgnuj silne relacje
W całej organizacji
Skuteczny i postępowy dyrektor finansowy nie może działać w izolacji.
Stanie się skutecznym liderem finansowym w dzisiejszym świecie napędzanym technologią wykracza poza samo analizowanie liczb. Chodzi o budowanie solidnych relacji ze wszystkimi jednostkami biznesowymi i zewnętrznymi interesariuszami, z którymi będziesz współpracować. Uwzględnij te cele i interakcje.
- Zrozum wyjątkowe potrzeby każdej jednostki. Możesz ustalić, gdzie firma zbyt swobodnie podchodzi do budżetu (mam na myśli ciebie, dziale sprzedaży) oraz którym zespołom przydałoby się nieco dodatkowych środków.
- Otwarcie rozmawiaj o tym, jak procesy finansowe wpływają na te działy. Pozwoli ci to lepiej zrozumieć sposób działania firmy, a jednocześnie umożliwi innym dostrzeżenie wartości zespołu finansowego. Współpraca między działami może usprawnić zarządzanie wydatkami, zapewniając jednocześnie zgodność działań operacyjnych z planami finansowymi.
Budowanie relacji z innymi może pomóc usprawnić procesy, ułatwić zrozumienie kwestii związanych z listą płac oraz doprowadzić do szybszego rozwiązywania problemów w przypadku wystąpienia rozbieżności.
Kolejnym kluczowym aspektem jest zrozumienie kultury organizacyjnej obecnej firmy. Każda interakcja pomaga kształtować to zrozumienie.
Pytania, które warto zadać:
- Jak ludzie współpracują?
- Co napędza ludzi w każdym zespole?
Nowi dyrektorzy finansowi wkraczający w potencjalnie nieuporządkowane środowisko muszą nadać ton, wspierając pozytywne i efektywne środowisko pracy.
W ramach zespołu (zespołów) finansowego (finansowych)
Utrzymywanie kontaktu z odpowiednimi kierownikami działów, zewnętrznymi dostawcami usług, członkami zarządu i innymi współpracownikami z obszaru finansów, opartego na zaufaniu i otwartej komunikacji, ma kluczowe znaczenie dla codziennych operacji.
Możesz skorzystać z ich istniejącej wiedzy o organizacji, w tym jej mocnych i słabych stron, co pozwoli Ci uzyskać wiedzę o organizacji wykraczającą poza same liczby.
Istnieje jednak potencjalne wyzwanie… Pamiętaj, że inni pracownicy zespołu finansowego mogli zostać pominięci przy obsadzaniu stanowiska dyrektora finansowego.
Od pierwszego dnia słuchaj pomysłów, odpowiadaj na pytania współpracowników, konstruktywnie przekazuj informacje zwrotne, pomagaj im osiągać szybkie sukcesy i jasno określaj oczekiwania. Sprzyja to wzajemnemu szacunkowi, który prowadzi do silniejszych więzi.
Wskazówka
Każdy potrzebuje jasności co do swojej roli i zadań, gdy do organizacji dołącza nowy dyrektor finansowy; czym będziesz się zajmować? Co pozostaje w zakresie ich obowiązków?
Będzie się to różnić w zależności od organizacji; jednak niektóre struktury działów można łatwo przenosić między firmami.
Po 30 dniach: długoterminowa wizja i cele strategiczne
Jednym z Twoich głównych obowiązków jako dyrektora finansowego w firmie technologicznej jest planowanie finansowe i wyznaczanie finansowego kierunku dla Twojej firmy technologicznej.
Stworzenie wizji i celów zgodnych z szerszymi aspiracjami biznesowymi ma kluczowe znaczenie dla dyrektora finansowego, dlatego należy rozpocząć ten proces po upływie miesiąca i zakończyć go nie później niż 45 dni od rozpoczęcia nowej roli.
Ciągłe działanie: zapewnij zgodność ze strategią firmy
Osiągnięcie zgodności między celami działu finansowego a szerszą strategią firmy jest nie tylko korzystne — ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza dla sprawnego funkcjonowania finansów w każdej firmie technologicznej generującej roczne przychody w wysokości 5–50 mln USD. Ta integracja pozwala finansom wspierać rozwój i w pełni zapewniać inteligentne zarządzanie zasobami.
Zgodność strategiczną osiąga się poprzez utrzymywanie świadomości codziennych kwestii operacyjnych przy jednoczesnym koncentrowaniu się na sprawach dotyczących szerszej perspektywy, takich jak identyfikowanie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) na poziomie zespołów i całej firmy. Monitorowanie KPI zapewnia, że wszystkie działania prowadzą firmę w kierunku jej celów strategicznych.
Ciągłe działanie: określ cele strategiczne
Kolejnym krokiem planowania finansowego jest zdefiniowanie indywidualnych celów strategicznych w celu stworzenia finansowej mapy drogowej. Musisz być przygotowany na odpowiedź na następujące pytania:
- Jakie kamienie milowe należy osiągnąć w ciągu roku, trzech i pięciu lat?
- Na które rynki powinniśmy zaplanować wejście lub ekspansję?
- Do którego klienta najlepiej będziemy kierować nasze działania?
- Gdzie wydajemy pieniądze bez potrzeby?
- Które zespoły lub działy potrzebują większej widoczności swoich działań?
Twoje planowanie finansowe w znacznym stopniu ukształtuje odpowiedzi na te pytania i stworzy możliwą do wdrożenia mapę drogową dalszego rozwoju Twojej organizacji.
Wskazówka
Wyznaczanie ambitnych celów finansowych bez zrozumienia, jak je osiągnąć, to tylko pobożne życzenia. Twoim zadaniem jest krytyczne myślenie.
Po 60 dniach i co roku: przeprowadź audyt istniejących procesów
Nowi dyrektorzy finansowi powinni ułatwiać audyt istniejących procesów, aby ocenić obecny stan i zidentyfikować potencjalne problemy. Przeprowadzenie audytu pozwoli zobaczyć, na jakim etapie obecnie znajduje się organizacja, oraz ujawnić wszelkie sygnały ostrzegawcze lub nieefektywności.
3 kluczowe kwestie, na które należy zwrócić uwagę:
- Nieprawidłowe dane: Jeśli liczby się nie zgadzają, może to sygnalizować głębsze problemy z wprowadzaniem danych lub procedurami sprawozdawczości finansowej.
- Brak kontroli wewnętrznych: Niedociągnięcia w zakresie kontroli wewnętrznej mogą stwarzać przestrzeń dla błędów lub potencjalnych oszustw. Upewnij się, że we wszystkich operacjach finansowych stosowane są mechanizmy kontroli i równowagi.
- Niewłaściwe zarządzanie przepływami pieniężnymi: Środki, które nie są efektywnie przydzielane lub charakteryzują się wysokim tempem spalania bez znaczącego zwrotu z inwestycji (ROI), mogą wskazywać na niewłaściwe zarządzanie zasobami.
Jeśli te problemy lub inne sygnały ostrzegawcze nie zostaną szybko rozwiązane, z czasem mogą spowodować katastrofalne szkody. Poza tym, jeśli możesz coś z nimi zrobić… dlaczego miałbyś tego nie zrobić?
Ten proces audytu można uprościć za pomocą oprogramowania do audytu finansowego i księgowego, które śledzi i analizuje kompleksowe wskaźniki biznesowe, pozwalając Ci skupić się na bardziej subiektywnych aspektach Twojej roli.
60–90 dni: uporządkuj ustalenia z audytu
Po przeprowadzeniu audytu kolejnym krokiem jest ustalenie priorytetów. Jako dyrektor finansowy musisz zdecydować, co i w jaki sposób należy traktować priorytetowo.
Potraktuj to jak proces triage’u, w którym priorytet nadaje się pilności i wpływowi — zajmując się problemami, które znacząco wpłyną na kondycję finansową Twojej firmy.
Zacznij od kategoryzacji problemów na podstawie ich wagi oraz wpływu na cele Twojej firmy. Następnie stwórz plan działania dla każdej kategorii, zaczynając od kwestii o najwyższym priorytecie.
Tworząc taki plan i realizując go przed upływem 90 dni, pokazujesz swoją przydatność i budujesz zaufanie do swoich umiejętności w całej firmie. Innymi słowy, warto to zrobić.
Na bieżąco: ustanów skuteczne kontrole finansowe
Jako nowy lub powracający dyrektor finansowy w branży technologicznej musisz uwzględnić odpowiednie kontrole finansowe na swojej liście kontrolnej dyrektora finansowego.
Ustanowienie odpowiednich wewnętrznych kontroli finansowych jest równie kluczowe, co z pozoru trudne; jest to jednak jeden z najważniejszych obszarów, którymi będziesz zajmować się w swojej roli. Teraz, gdy jesteś za to odpowiedzialny, odpowiadasz za wszystko, co prześlizgnie się przez luki w zabezpieczeniach.
Na bieżąco: wdrażaj solidne procedury księgowe
Solidne procedury księgowe stanowią podstawę skutecznych kontroli finansowych. Jak to wygląda w praktyce?
Oto przykład. Pomyśl o systemie bezpieczeństwa w swoim domu — jest wielowarstwowy i obejmuje alarmy, zamki oraz być może monitoring wideo. Dobra procedura księgowa powinna mieć wiele warstw, takich jak prawidłowe prowadzenie ksiąg, regularne audyty oraz rygorystyczne procesy zatwierdzania wydatków. Procedury księgowe stanowią pierwszą linię obrony przed błędami lub oszustwami.
Procedury i systemy księgowe dostarczają wiarygodnych danych na potrzeby kluczowych wskaźników efektywności (KPI) — punktów kontrolnych służących do pomiaru kondycji funkcji finansowej. Zacznij właściwie od tych trzech zadań.
- Zapoznaj się ze wszystkimi obecnymi procesami wewnętrznymi
- Zidentyfikuj pilne i niepilne problemy
- Niezwłocznie zajmij się wszystkimi pilnymi problemami
- Ustal realistyczny harmonogram zajęcia się problemami niepilnymi wkrótce potem
Na początku może się to wydawać przytłaczające, ale pamiętaj, że Rzymu nie zbudowano w jeden dzień.
Wskazówka
Ustalaj priorytety zadań na podstawie ich potencjalnego wpływu na przepływy pieniężne lub poziomu ryzyka.
Na bieżąco: utrzymuj przejrzystość przepływów pieniężnych
Skuteczny dyrektor finansowy wie, że przejrzystość ma kluczowe znaczenie podczas zarządzania przepływami pieniężnymi w całej organizacji oraz w ramach planowania i analizy finansowej (FP&A).
Udostępnianie informacji finansowych może pomóc w budowaniu zaufania zespołu i ułatwić podejmowanie bardziej świadomych decyzji, ostatecznie poprawiając zarządzanie wydatkami.
Jak osiągnąć taką przejrzystość?
Kluczem jest korzystanie z narzędzi nowoczesnej transformacji cyfrowej, które zapewniają wszystkim odpowiednim członkom zespołu wgląd w czasie rzeczywistym w stan przepływów pieniężnych. Narzędzia te ułatwiają automatyzację rutynowych zadań i przepływów pracy oraz uwalniają czas na planowanie strategiczne — dzięki czemu codzienna praca staje się znacznie łatwiejsza.
Po pierwszych 90 dniach
Do końca pierwszych 90 dni powinieneś mieć ukończone lub ustandaryzowane wszystkie te zadania, aby umożliwić bieżącą analizę. Jeśli to zrobisz, zapewnisz sobie sukces na długi czas.
Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać porady, przewodniki i analizy ekspertów od liderów finansowych, którzy nie tylko zakończyli swoje pierwsze 90 dni, ale także podjęli się kształtowania całej branży.