Tworzenie raportu wydatków zajmuje czas, który lepiej byłoby poświęcić na pracę nad strategią, kreatywne działania lub praktycznie cokolwiek innego. Przygotowałem przewodnik pełen przydatnych materiałów po tworzeniu prostego raportu wydatków wraz z szablonami.
Omówiłem dwa sposoby tworzenia raportu wydatków: za pomocą programu Excel lub Arkuszy Google albo przy użyciu oprogramowania do raportowania wydatków. W żadnym z tych przypadków nie musisz tworzyć raportów od podstaw — rozwiązania programowe zazwyczaj oferują wbudowane układy, a ja udostępniłem kilka szablonów, które można wykorzystać jako punkt wyjścia, jeśli chcesz zrezygnować z oprogramowania.
Tradycyjne podejście do raportowania wydatków
Tradycyjne podejście do raportowania wydatków polegało na porządkowaniu paragonów i wypełnianiu formularzy.
Zespoły spędzają godziny na skrupulatnym dokumentowaniu każdego posiłku, przejazdu taksówką i opłaty konferencyjnej, tylko po to, by wszystko zniknęło w jakiejś biurokratycznej czarnej dziurze.
Na domiar złego dokumentacja papierowa jest podatna na błędy — o ile w ogóle ktoś pamięta o jej sporządzeniu.
Łatwo zrozumieć, dlaczego tradycyjne podejście, choć podejmowane w dobrej wierze, zasługuje na to, by pozostawić je na kartach historii.
Korzyści z unowocześnienia raportowania wydatków
Nowoczesne firmy korzystają z oprogramowania do zarządzania wydatkami w celu tworzenia i śledzenia raportów wydatków, ponieważ jest ono:
1. Bardziej wydajne
Wprowadzanie danych do oprogramowania jest znacznie łatwiejsze niż noszenie paragonów i ręczne zapisywanie danych w dokumentacji papierowej.
Ta prostota przekłada się na wydajność, umożliwiając zespołowi przetwarzanie znacznie większej liczby raportów wydatków w danym okresie.
Have an account? Log In
2. Lepsze pod względem przejrzystości
Możesz skonfigurować uprawnienia tak, aby każdy, kto potrzebuje dostępu do raportów wydatków, go posiadał, zapewniając przejrzystość finansową i ograniczając biurokrację.
Zapewnia to również Tobie i Twojemu zespołowi pełny wgląd w wydatki — opóźniony dostęp do informacji jest poważnym problemem w wielu organizacjach. Jak wyjaśnia Adriana Carpenter, dyrektor finansowa w Emburse:
„Firmy mają trudności z uzyskaniem wglądu w wydatki ponoszone przez ich pracowników. Może minąć trochę czasu, zanim [zespoły finansowe] zobaczą te wydatki, a to stanowi problem”.
3. Możliwe do modyfikacji w czasie rzeczywistym
To kluczowa korzyść z oprogramowania do zarządzania wydatkami — za pomocą oprogramowania do raportowania wydatków możesz w czasie rzeczywistym przeglądać wydatki i status zwrotów kosztów, dzięki czemu zawsze podejmujesz decyzje na podstawie aktualnych informacji.
Daje Ci to wgląd w finanse firmy w czasie rzeczywistym, ujawniając możliwości ograniczenia kosztów, gdy wciąż możesz coś z nimi zrobić. Ponadto posiadanie tych informacji z wyprzedzeniem znacznie ułatwia proces zamknięcia finansowego, gdy nadejdzie na niego czas.
4. Korzyści podatkowe
Jak zapewne wiesz, wiele wydatków związanych z działalnością gospodarczą można odliczyć od podatku. Odliczenie typowych wydatków firmowych, w tym kosztów podróży, posiłków, rozrywki i artykułów biurowych, może obniżyć zobowiązanie podatkowe, pod warunkiem że posiadasz odpowiednie dokumenty (takie jak paragony i faktury będące dowodem).
W niektórych jurysdykcjach firmy mogą również odzyskać podatek od sprzedaży. Pamiętaj, że dokładność jest ważniejsza od szybkości — niedokładne lub niekompletne raportowanie wydatków zwiększa ryzyko kontroli podatkowej lub prowadzi do problemów ze zgodnością.
Najważniejsze cechy prostego raportu wydatków
Choć najlepiej korzystać z oprogramowania, nie zawsze można sobie pozwolić na taką inwestycję, szczególnie jeśli jesteś startupem z ograniczonymi środkami lub masz niewielu pracowników.
Jeśli obecny moment nie wydaje się odpowiedni na inwestycję w oprogramowanie do raportowania wydatków, prosty szablon raportu wydatków utworzony w programie Microsoft Excel lub Arkuszach Google sprawdzi się dobrze — nie jest idealny, ale nadal stanowi znacznie lepszą metodę raportowania wydatków niż dokumentacja papierowa.
Prosty raport wydatków to niemal zawsze tylko szczegółowa lista wydatków zawierająca podstawowe informacje, takie jak imię i nazwisko pracownika oraz data przesłania raportu. To może być zbyt uproszczone.
Zamiast tego skup się na stworzeniu raportu wydatków, który nadal będzie prosty, ale jednocześnie dostarczy wszystkich niezbędnych informacji. Oto trzy kluczowe cechy raportu wydatków, które sprawiają, że jest on prosty i użyteczny:
Przemyślany układ
Stwórz przejrzysty i uporządkowany układ. Stosuj spójne formatowanie i odstępy, aby uniknąć bałaganu. Przejrzysty układ wraz z wyraźnie opisanymi polami zmniejsza prawdopodobieństwo pominięcia informacji.
Wystarczająca ilość szczegółów
Dodaj tylko tyle szczegółów, ile potrzeba — chcesz uwzględnić wszystkie istotne informacje, unikając bałaganu.
Bałagan sprawia, że raport wygląda przytłaczająco, zwiększa ryzyko błędów i utrudnia zatwierdzanie. Na przykład zamiast prosić pracowników o wyszczególnienie każdego posiłku osobno, należy dodać pole dotyczące wydatków na „żywność”. Jeśli dana pozycja wygląda na nietypowo wysoką, wtedy możesz sprawdzić dołączone paragony.
Jasne wytyczne
Podawaj jasne wytyczne, ale tylko tam, gdzie jest to konieczne. Jeśli na przykład Twoi pracownicy często podróżują służbowo za granicę, raport wydatków podróżnych powinien zawierać wytyczne dotyczące kursu wymiany walut, który należy zastosować, oraz przypominać o uwzględnieniu obowiązujących opłat za przewalutowanie.
Tworzenie raportu wydatków za pomocą oprogramowania
Tworzenie prostego raportu za pomocą oprogramowania jest dość łatwe. Oto instrukcja krok po kroku, jak utworzyć swój pierwszy prosty raport wydatków:
- Wybierz oprogramowanie do raportowania wydatków: Pierwszym krokiem jest... ułatw sobie zadanie, wybierając dobre oprogramowanie do raportowania wydatków. Omówiłem, na co zwrócić uwagę, w następnej sekcji tego artykułu.
- Wybierz szablon: Układ raportu wydatków zależy od wybranego oprogramowania. Rozwiązania oferujące więcej opcji dostosowywania pozwolą Ci dodatkowo uprościć domyślny szablon lub zwiększyć jego złożoność. Na przykład domyślny szablon Expensify zawiera trzy pola (Do, Od i Kwota), ale możesz dodać własne pola zgodnie ze swoimi preferencjami:
- Skonfiguruj oprogramowanie: Skonfiguruj oprogramowanie zgodnie ze swoimi preferencjami. Wszystkie rozwiązania oferują opcje konfiguracji, ale różnią się one w zależności od złożoności rozwiązania.
- Zaawansowane narzędzia, takie jak SAP Concur, pozwalają skonfigurować obiegi zatwierdzania tak, aby odpowiadały hierarchii i zasadom obowiązującym w Twojej firmie.
- Rozwiązania przyjazne początkującym, takie jak Expensify, oferują takie opcje jak możliwość automatycznego przesyłania raportów wydatków z wybraną przez Ciebie częstotliwością:
Po skonfigurowaniu systemu zgodnie ze swoimi preferencjami możesz poprosić pracowników o rozpoczęcie korzystania z niego w celu przesyłania raportów wydatków.
Ocena narzędzi do raportowania wydatków
Zanim zagłębisz się w szczegóły, zawęź listę narzędzi na podstawie swojego budżetu.
Najlepsze narzędzia do raportowania wydatków oferują szeroki zestaw funkcji, ale mogą być zbyt kosztowne. Z drugiej strony niedrogim narzędziom może brakować zaawansowanych funkcji.
Po zawężeniu opcji na podstawie przedziału cenowego kolejnym krokiem jest znalezienie narzędzia oferującego najlepszy stosunek wartości do ceny. W tym celu należy porównać funkcje ocenianych narzędzi. Oto funkcje, na które warto zwrócić uwagę:
- Aplikacja mobilna: Aplikacja mobilna umożliwia pracownikom skanowanie i przesyłanie rachunków natychmiast po ich otrzymaniu. Minimalizuje to możliwość wystąpienia błędów i gwarantuje, że pracownik nie zapomni ubiegać się o zwrot kosztów tego wydatku.
- Import danych z karty kredytowej: Otrzymujesz miesięczne wyciągi z firmowej karty kredytowej, ale nadal musisz wprowadzić te informacje do narzędzia do raportowania wydatków. Możliwość importowania danych transakcji z wyciągu eliminuje potrzebę wykonywania żmudnych prac związanych z ręcznym wprowadzaniem danych.
- Kodowanie GL: Kody księgi głównej (GL) to unikalne kody alfanumeryczne przypisane do wszystkich kont księgi głównej. Przypisując kody GL do rodzajów wydatków, możesz sprawić, że oprogramowanie będzie automatycznie księgować wydatki na odpowiednich kontach księgi głównej, rozpoczynając tym samym proces automatyzacji raportów wydatków w całości.
- Śledzenie podatków: Wbudowane śledzenie podatków pomaga monitorować podatek od sprzedaży i wydatki podlegające odliczeniu od podatku, dzięki czemu okres rozliczeń podatkowych jest znacznie mniej stresujący. Zamiast przeglądać każdy rachunek w czasie rozliczania podatków, pozwól oprogramowaniu śledzić te wartości, aby móc skupić się na zadaniach wymagających ludzkiego zaangażowania.
- Integracje: Integracje pomagają synchronizować dane między systemami. Oprogramowanie do raportowania wydatków może wymagać gromadzenia danych z wielu źródeł, takich jak oprogramowanie księgowe, a następnie powiadomienia systemu płacowego o konieczności uruchomienia automatycznych płatności na podstawie całkowitego zwrotu kosztów obliczonego dla wszystkich zatwierdzonych raportów wydatków pracowników.
Większość przyzwoitych rozwiązań oferuje te funkcje, ale warto również poszukać funkcji i możliwości, których potrzebuje Twoja firma.
More Articles
Darmowe szablony raportów wydatków
W Internecie dostępne są różne szablony raportów wydatków, które znacznie upraszczają proces przejścia od zera do pierwszego rozwiązania. Wystarczy wziąć te szablony i dostosować je do swoich potrzeb. Możesz na przykład dodać pole sumy częściowej dla każdej kategorii wydatków lub osobną kolumnę na podatki, aby łatwiej je śledzić.
Oto niektóre z najlepszych propozycji — niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę, pracujesz w firmie, czy działasz na własny rachunek:
- Darmowe szablony od firmy Smartsheet:
- Darmowe szablony od firmy Clockify:
- Darmowe szablony od firmy Coefficient:
- Szablon raportu wydatków służbowych firmy Zoho
- Szablon raportu wydatków firmy HubSpot
Szkolenie zespołu z raportowania wydatków
Skuteczne przeszkolenie zespołu w zakresie efektywnego raportowania wydatków znacznie ułatwia cały proces. Oto kilka sposobów na stopniowe szkolenie zespołu:
- Jasne wytyczne i zasady: Zacznij od ustanowienia jasnych wytycznych i zasad dotyczących raportowania wydatków. Upewnij się, że wszyscy pracownicy wiedzą, które wydatki podlegają zwrotowi, jakie dokumenty są wymagane do uzyskania zwrotu, jakie obowiązują limity wydatków oraz jakie są procesy zatwierdzania.
- Organizuj szkolenia: Przeszkol pracowników z efektywnego korzystania z oprogramowania do raportowania wydatków. Wyjaśnij im znaczenie dokładnego dokumentowania wydatków i przestrzegania zasad obowiązujących w firmie. Praktyczne demonstracje i ćwiczenia to świetny sposób na utrwalenie wiedzy.
- Dawaj dobry przykład: Dawaj pracownikom przykład, przestrzegając zasad raportowania i demonstrując odpowiedzialne nawyki związane z wydatkami. Pracownicy chętniej podążają śladami lidera niż stosują się do samych instrukcji.
- Informacja zwrotna i wsparcie: Zapewniaj pracownikom informacje zwrotne i wsparcie, gdy zapoznają się z nowymi zasadami raportowania wydatków. Zachęcaj ich do zadawania pytań, udzielaj wskazówek i z wyprzedzeniem rozwiązuj potencjalne problemy, z którymi mogą się spotkać.
Uproszczone raportowanie wydatków
Oprogramowanie do raportowania wydatków automatyzuje dużą część procesu raportowania wydatków. Upraszcza raportowanie pracownikom, zapewnia dostęp do danych dotyczących wydatków w czasie rzeczywistym i minimalizuje ryzyko błędów. Jeśli nie jesteś jeszcze gotowy na inwestycję w oprogramowanie, Microsoft Excel lub Arkusze Google to dobre rozwiązania na początek.
Chcesz rozwijać swoje kompetencje jako lider finansów? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i spostrzeżenia od liderów finansów kształtujących branżę technologiczną.
