Como utilizar software ERP com sucesso: um guia completo

Infelizmente, leu corretamente - de acordo com a Gartner, "55-75% dos projetos de ERP falham ou não atingem os seus objetivos previstos."

Considerando o tempo e o capital investidos na implementação de ERP, bem como os benefícios que o software ERP oferece às empresas, esta é uma estatística enorme (e dececionante).

É por isso que aprender a utilizar software ERP é fundamental para profissionais e líderes financeiros. Enquanto CFO, um sistema de planeamento de recursos empresariais é uma das suas ferramentas mais poderosas. Uma combinação de introdução automatizada de transações, dados em tempo real e painéis personalizáveis permite-lhe tirar partido de uma compreensão abrangente da saúde e das necessidades financeiras da sua empresa.

O que é software ERP?

O objetivo central do ERP é fornecer um sistema de aplicações integradas e centralizadas que abranjam as necessidades empresariais essenciais de todos os seus departamentos mais importantes. Por exemplo, enquanto CFO, poderá beneficiar sobretudo dos módulos de contabilidade, análise e finanças gerais que poderá encontrar numa determinada solução.

Mas não será o único a ficar satisfeito; os outros departamentos também beneficiarão significativamente da implementação de ERP. Por exemplo, a maioria dos softwares ERP inclui capacidades essenciais necessárias aos recursos humanos, à gestão da cadeia de abastecimento e a outras necessidades departamentais.

O software ERP divide-se normalmente em um de três níveis, com base na sua robustez e nos casos de utilização ideais.  

• Nível 1: Estes ERPs são mais adequados para organizações multinacionais grandes e complexas. De um modo geral, os utilizadores de ERP de Nível 1 têm mais de 1.000 colaboradores e receitas anuais de $500 milhões ou mais. Os sistemas de Nível 1 têm preços elevados, mas também oferecem soluções e configurações extremamente robustas para se adaptarem à maioria dos cenários empresariais. Entre os ERPs de Nível 1 mais conhecidos encontram-se o SAP e o Microsoft Dynamics 365.
• Nível 2: Para empresas de média dimensão e em crescimento, os ERPs de Nível 2 podem ser uma boa solução. Não só podem ser implementados mais rapidamente do que as soluções de Nível 1, como também têm um preço mais baixo. O Oracle NetSuite e o Sage Intacct são soluções de Nível 2 que podem adequar-se bem a empresas com menos de 1.000 colaboradores e uma dispersão geográfica limitada.
• Nível 3: Em comparação com os níveis de ERP anteriores, as soluções de Nível 3 existem para resolver problemas de setores muito específicos, como a produção alimentar ou o fabrico farmacêutico. Estas soluções tendem a ter menos funcionalidades em algumas áreas, como a gestão de projetos, enquanto se concentram nos aspetos de que estas empresas mais necessitam. Normalmente, são menos dispendiosas de licenciar do que as soluções de níveis superiores. Por exemplo, o Quickbooks é uma solução de Nível 3.

A história do ERP

Os sistemas ERP são, francamente, potências que lideram os negócios. Mas não começaram assim—inicialmente, os sistemas ERP destinavam-se simplesmente a organizar os processos de fabrico e produção. Veja até onde chegámos.

Para que deve ser utilizado um sistema ERP?

Existem muitos casos de utilização reais para os sistemas ERP, permitindo-lhe fazer coisas como:

• Automatizar tarefas rotineiras e entediantes para poupar tempo.
• Melhorar o desempenho empresarial da sua empresa através do aperfeiçoamento das políticas e ferramentas organizacionais.
• Simplificar os fluxos de trabalho, apoiando uma melhor comunicação e colaboração, ao mesmo tempo que garante que todos dispõem das ferramentas necessárias para desempenhar eficazmente as suas funções.
• Aumentar a rentabilidade através da poupança de tempo e de melhores capacidades do software de contabilidade.
• Obter dados mais aprofundados para ajudar nas compras, na previsão, no planeamento das necessidades de materiais, etc.
• Aumentar a escalabilidade da empresa para facilitar o crescimento (especialmente no caso das pequenas empresas).
• Gerir o inventário de forma eficaz e simplificar as funções empresariais.
• Melhorar a tomada de decisões, a captação de potenciais clientes e a conversão de potenciais clientes nas vendas e no marketing.
• Melhorar a gestão dos recursos humanos, ligando a base de dados dos colaboradores a outras funcionalidades de elaboração de relatórios e de ação.
• Utilizar a inteligência empresarial para tomar decisões baseadas em dados sobre temas cruciais.

No entanto, é importante salientar que um sistema de planeamento de recursos empresariais não é uma solução para todos os problemas da sua empresa. Um ERP não irá tirar rapidamente do défice uma empresa em dificuldades. Na verdade, pode ter o efeito oposto. Os custos de licenciamento podem ultrapassar $20,000 por ano (no extremo mais barato do espectro) e a maioria das implementações requer a assistência de empresas especializadas e dispendiosas.

Que tipos de sistemas ERP encontrarei?

Existem três tipos potenciais de alojamento de sistemas ERP que poderá escolher, cada um com as suas próprias vantagens e desvantagens. Estes incluem os tipos ERP locais, baseados na nuvem e híbridos.

ERP local

Um ERP local implica um custo elevado de licenciamento inicial e manutenção contínua. Além disso, precisará do hardware necessário, uma vez que estes ERPs são alojados nos seus computadores e servidores, nas suas instalações. A vantagem destes sistemas de planeamento de recursos empresariais é a máxima personalização e uma segurança de dados inigualável. No entanto, não são acessíveis para todas as empresas e requerem recursos técnicos internos altamente qualificados.

ERP baseado na nuvem

Os ERPs baseados na nuvem seguem exclusivamente um modelo de software como serviço (SaaS), no qual paga uma subscrição pela utilização durante um período específico (mensal, trimestral ou anual). O software é alojado nos computadores do fornecedor e a sua empresa acede-lhe online.

Embora os sistemas ERP baseados na nuvem tenham muitas vantagens — o seu preço inicial mais baixo é uma delas —, os custos a longo prazo são mais difíceis de calcular e a segurança dos dados pode não ser tão rigorosa.

ERP híbrido

Um ERP híbrido combina elementos de soluções ERP baseadas na nuvem e locais. As vantagens e desvantagens variam consoante os aspetos de cada tipo de alojamento que são utilizados.

Como utilizar software ERP

Independentemente do tipo escolhido, a aquisição de software ERP é um investimento significativo para a sua empresa, tanto em termos de tempo como de capital — investimentos que não pode dar-se ao luxo de desperdiçar. Para tirar o máximo partido dos benefícios do software ERP, deverá saber por que motivo precisa dele e como utilizá-lo eficazmente.

Siga os passos abaixo para obter os benefícios mais significativos do seu novo sistema ERP.

Reveja os processos empresariais

Ao criar uma estratégia de ERP, esta é a primeira questão que deve considerar. Que processos empresariais precisam de mais melhorias? Que problemas está a tentar resolver ao introduzir uma plataforma ERP na sua empresa? Estas são perguntas cruciais que deve fazer a si próprio ao escolher o ERP adequado para a sua empresa.

Pode responder a estas perguntas realizando uma análise completa da gestão empresarial, dos processos e das métricas atuais da sua empresa (tanto a nível global como específico de cada departamento). Depois de identificar quaisquer pontos fracos que possam ser melhorados, crie um relatório que possa consultar mais tarde para avaliar a viabilidade do novo ERP que escolher.

Concentre-se na qualidade dos dados

O seu novo sistema de software ERP fornecerá muitos dados valiosos que podem ajudá-lo a tomar decisões empresariais mais fundamentadas. No entanto, para que seja totalmente exato, terá de dedicar algum tempo a ajustar os tipos de dados gerados pelo seu novo sistema. Deverá prestar especial atenção à secção de relatórios financeiros.

Deve também garantir que os outros departamentos da sua empresa definem corretamente as suas preferências de dados. É boa ideia realizar uma reunião da equipa executiva para discutir quais devem ser os parâmetros de dados exatos antes de começar. Configurar os parâmetros de dados é muito mais fácil do que corrigi-los depois de ocorrer um erro.

Personalize o seu software ERP

A menos que tenha decidido abrir os cofres para obter um ERP totalmente personalizado, terá de escolher entre uma solução pronta a utilizar ou um processo de integração com uma seleção de vários módulos.

Deverá analisar os módulos incluídos, decidir quais irá utilizar e, em seguida, personalizar as opções dos módulos de modo a satisfazer as necessidades específicas da sua empresa. Enquanto CFO, deverá concentrar-se especificamente nos módulos de faturação, contabilidade, inventário e compras. Criei abaixo uma lista de verificação com alguns dos aspetos mais importantes a tratar antes de utilizar o ERP pela primeira vez.

Faturação

• Configure as suas opções de faturação (e lembre-se de personalizar as faturas da sua empresa de modo a refletirem a sua marca).
• Se trabalha no comércio eletrónico, certifique-se de que o website da sua empresa está ligado ao seu sistema de faturação.
• Certifique-se de que todos os colaboradores administrativos adequados têm acesso às informações de faturação e pagamento.
• Automatize tarefas de rotina, como e-mails de acompanhamento da faturação ou cobranças recorrentes.

Contabilidade

• Personalize a sua secção de contas a pagar conforme necessário.
• Aperfeiçoe os seus dados financeiros e os relatórios de análise.
• Verifique as demonstrações financeiras da sua empresa para garantir que contêm todas as informações necessárias para estarem em conformidade com GAAP ou IFRS.

Inventário

• Determine se pretende utilizar uma integração de ERP para estabelecer ligação ao software de gestão de inventário existente ou se pretende que o ERP substitua esse software.
• Personalize o seu painel de gestão de encomendas.
• Personalize a forma como as folhas de cálculo serão produzidas quando forem extraídas para análise.
• Se tiver uma empresa de comércio eletrónico, certifique-se de que o inventário atual está ligado às suas vendas em tempo real.

Compras

• Certifique-se de que o acompanhamento dos fornecedores está configurado e personalize os campos conforme necessário.
• Certifique-se de que as compras estão incluídas nos relatórios de custos operacionais.
• Se tiver um produto físico, estabeleça a ligação entre o inventário e as compras para saber exatamente quando é necessário efetuar as compras relevantes.

Utilização do ERP - Boas práticas

Se seguiu os passos acima, irá criar um sistema ERP abrangente que beneficiará a sua equipa; no entanto, deve garantir que a implementação, a adoção e a longevidade do sistema também são tidas em consideração.

Eis alguns dos aspetos mais importantes a acompanhar se quiser garantir o sucesso do ERP a longo prazo.

Prepare o seu software ERP para o futuro

O ERP de que a sua empresa precisa hoje pode não ser o mesmo de que necessitará daqui a 5 anos. Isto significa que deve procurar um sistema de planeamento de recursos empresariais que cresça e evolua com a sua empresa — e não que permaneça estagnado e fique desatualizado.

A forma mais fácil de determinar se o seu software ERP está preparado para o futuro é colocar algumas questões antes da compra inicial. Fale com um representante do fornecedor e coloque as seguintes questões:

• Que novas funcionalidades estão a ser planeadas ou desenvolvidas? Quando posso esperar que essas novas funcionalidades sejam lançadas?
• Como é o roteiro do fornecedor a curto prazo? E a longo prazo?
• Com que frequência é atualizado o software?
• O fornecedor planeia adicionar mais integrações ou opções de personalização no futuro?

Um bom fornecedor de ERP deve conseguir responder detalhadamente a estas questões. Deverá ouvir que o fornecedor tem muitas melhorias futuras planeadas. Também deverá utilizar um ERP com atualizações regulares de software para garantir a conformidade e a segurança dos dados.

Integre com sistemas existentes

Se tiver sistemas que planeia continuar a utilizar após a implementação do ERP, certifique-se de que podem ser integrados. Por exemplo, se não os for substituir completamente pelo ERP, poderá querer integrar o seu sistema existente de gestão da relação com os clientes (CRM), o sistema de gestão da cadeia de abastecimento ou o software de marketing.

Facilite a utilização

Uma excelente forma de tornar o seu sistema ERP fácil de utilizar é tirar partido das aplicações móveis. Atualmente, as pessoas gostam de ter tudo ao seu alcance — tanto para uso profissional como pessoal. Garantir que o seu software ERP pode ser utilizado em dispositivos móveis facilita a sua utilização por todas as partes interessadas.

Defina as outras partes interessadas

A formação é algo que não pode dar-se ao luxo de ignorar (mas muitas empresas fazem-no). Aborde a formação de forma hierárquica, identificando as principais partes interessadas em departamentos específicos e formando-as para que possam formar todos os outros colaboradores.

Monitorize as poupanças de custos e o ROI

Enquanto CFO, vai querer analisar sistematicamente as poupanças financeiras resultantes da implementação de novas tecnologias, e os dados extraídos do seu novo ERP podem ajudar. Utilizando os dados anteriores à implementação, veja quantas horas de trabalho e recursos foram utilizados para realizar tarefas específicas. Compare-os com o tempo despendido desde a implementação do seu ERP para identificar quanto tempo foi poupado e, consequentemente, o benefício marginal contínuo de que a sua empresa pode usufruir.

Faça o software ERP trabalhar para si

A implementação adequada de software ERP tem o poder de impulsionar o seu negócio, rumo a um futuro em que o crescimento constante e o aumento dos lucros são uma realidade. A sua empresa pode beneficiar de poupanças de custos, aumentos dos lucros, processos simplificados, melhor comunicação, colaboração melhorada e muito mais.