Abre o QuickBooks Payments para ver quais as faturas que foram pagas e descobre que várias continuam vencidas. Agora, está a verificar as datas de vencimento, a escrever lembretes e a decidir quais os clientes que precisam de receber outra mensagem.
O QuickBooks Payments pode tratar de grande parte desse trabalho por si.
Este guia explica como automatizar os lembretes de faturas, personalizar as mensagens que os clientes recebem e utilizar as ferramentas mais avançadas, para que possa passar menos tempo a acompanhar pagamentos e mais tempo a gerir a sua empresa.
Como o QuickBooks Payments ajuda a acompanhar os pagamentos
QuickBooks Payments oferece-lhe várias formas de evitar que as faturas não pagas passem despercebidas.
Pode agendar até três lembretes automáticos antes ou depois do vencimento de uma fatura, personalizar o conteúdo de cada mensagem e permitir que o QuickBooks Payments as envie de forma consistente para as faturas que enviou originalmente por e-mail.
As empresas que utilizam o QuickBooks Online Advanced também podem criar fluxos de trabalho que respondem a condições específicas, como o cliente, o estado da fatura ou o montante.
Os utilizadores elegíveis podem ir mais longe com o Payments AI, que utiliza o histórico de pagamentos para sugerir calendários de lembretes, elaborar mensagens editáveis e recomendar outras formas de incentivar o pagamento atempado.
Em conjunto, estas funcionalidades reduzem o tempo passado a verificar datas de vencimento e a escrever repetidamente os mesmos lembretes, continuando a dar-lhe controlo sobre o que os clientes recebem.
Eis como configurar e gerir o acompanhamento dos seus pagamentos no QuickBooks Payments.
Como automatizar o acompanhamento dos pagamentos no QuickBooks Payments
Eis como garantir que a sua conta está pronta e configurar as ferramentas de lembretes disponíveis no seu plano. Depois de ativado, o QuickBooks Payments pode acompanhar as faturas não pagas sem depender de si para se lembrar de cada uma delas.
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Pré-requisitos e requisitos de configuração
Antes de alterar as definições dos lembretes, certifique-se de que tem o seguinte preparado:
- Um plano QuickBooks Online que inclua lembretes automáticos de faturas
- Faturas enviadas por e-mail através do QuickBooks Payments, uma vez que os lembretes automáticos só se aplicam às faturas que o QuickBooks Payments já enviou
- Uma subscrição do QuickBooks Online Advanced se quiser criar fluxos de trabalho personalizados para os lembretes
- Para o Payments AI, uma conta elegível nos EUA com o Essentials, Plus, Advanced ou Intuit Enterprise Suite, bem como permissão para criar ou editar faturas
Passos
Quando tudo estiver pronto, siga os passos abaixo para automatizar o acompanhamento dos seus pagamentos.
Passo 1. Ative os lembretes automáticos de faturas
Aceda a Definições ⚙ → Conta e definições → Vendas → Lembretes e, em seguida, selecione Editar.
Ative os lembretes automáticos de faturas.
Passo 2. Defina o calendário dos lembretes
Configure até três lembretes, cada um agendado para um número específico de dias antes ou depois da data de vencimento.
Por exemplo, pode enviar um lembrete pouco antes da data de vencimento e lembretes adicionais depois de a fatura ficar vencida.
Passo 3. Personalize cada mensagem de lembrete
Edite o assunto, a saudação e a mensagem para que o e-mail pareça ter sido enviado pela sua empresa.
Também pode utilizar as variáveis disponíveis, como o número da fatura e o nome da empresa, para adicionar automaticamente informações relevantes.
Passo 4. Envie faturas por e-mail através do QuickBooks Payments
Os lembretes automáticos só funcionam para as faturas que o QuickBooks Payments já enviou por e-mail. Se criar uma fatura no QuickBooks Payments mas a enviar de outra forma, os lembretes não serão enviados.
Passo 5. Envie um lembrete manual quando necessário
Aceda a Todas as aplicações → Vendas e receber pagamentos → Faturas e encontre a fatura vencida.
Abra o menu pendente Receber pagamento, selecione Enviar lembrete, personalize a mensagem e selecione Enviar.
Passo 6. Crie um fluxo de trabalho personalizado se utilizar a versão Advanced
O QuickBooks Online Advanced permite-lhe criar fluxos de trabalho de lembretes com base em condições como o cliente, o estado da fatura ou o montante.
Pode fazer com que o QuickBooks Payments envie um e-mail ao cliente, atribua a fatura a um membro da equipa ou envie uma notificação interna quando essas condições forem cumpridas.
Passo 7. Reveja as sugestões da Payments AI, se estiverem disponíveis
Os clientes dos EUA com os planos Essentials, Plus, Advanced ou Intuit Enterprise Suite que tenham permissão para criar ou editar faturas podem aceder ao painel Payments AI criando ou abrindo uma fatura ou selecionando o ícone da Intuit AI.
Pode utilizar o histórico de pagamentos para sugerir um calendário de lembretes, elaborar mensagens editáveis e recomendar uma política personalizável de taxas por atraso.
Passo 8. Verifique quais são as faturas que ainda precisam de atenção
Reveja regularmente a sua lista de faturas e a atividade dos lembretes para identificar clientes que possam precisar de um acompanhamento direto depois de terem sido enviados os lembretes automáticos.
Sinais de que os seus acompanhamentos automáticos de pagamentos estão a funcionar no QuickBooks Payments
Quando concluir os passos acima, o QuickBooks Payments deverá estar a gerir os seus lembretes de pagamento habituais em segundo plano.
Em vez de abrir a sua lista de faturas para perceber quem precisa de receber outro e-mail, pode verificar o que o QuickBooks Payments já enviou e intervir apenas quando um cliente precisar de atenção pessoal.
Isso deverá significar que haverá menos faturas vencidas a passar despercebidas, enquanto dedica menos tempo do seu dia a cobrar pagamentos.
O QuickBooks Payments também indica que os clientes que utilizam lembretes da Payments AI recebem os pagamentos mais rapidamente, em média, embora essa seja uma referência da própria Intuit e não um resultado verificado de forma independente.
O benefício prático é mais simples: o seu processo de acompanhamento continua a avançar mesmo quando a sua atenção está concentrada noutro assunto.
Erros comuns a evitar e sugestões a seguir
Depois de os seus lembretes estarem a funcionar, o passo seguinte é garantir que ajudam sem criar novos obstáculos. Tenha estes erros e sugestões em mente enquanto gere o processo.
Agendar lembretes demasiado próximos uns dos outros
Dê aos clientes tempo suficiente para verem e agirem em relação a cada mensagem. Enviar vários lembretes num curto período pode parecer excessivo sem aumentar as probabilidades de pagamento.
Utilizar o mesmo tom em todas as fases
Mantenha os primeiros lembretes amigáveis e úteis, tornando-se depois mais direto à medida que a fatura continua vencida. Um cliente que está atrasado um dia não deve receber a mesma mensagem que alguém que ignorou a fatura durante várias semanas.
Descurar os dados de contacto e de pagamento do cliente
Confirme se o endereço de e-mail está correto e se a fatura indica claramente como efetuar o pagamento. A automatização não pode ajudar se o lembrete for enviado para uma caixa de entrada inativa ou se deixar o cliente sem saber qual é o passo seguinte.
Aplicar uma taxa por atraso sugerida pela AI sem a rever
Certifique-se de que a sua política de taxas por atraso é claramente divulgada aos clientes e permitida na sua jurisdição antes de aceitar a recomendação.
Permitir que a automatização trate de situações que exigem uma conversa
Uma fatura contestada ou um acordo de pagamento estabelecido exige atenção pessoal. Reveja estes casos antes de depender de outro lembrete agendado.
Considerações finais
Com os seus lembretes configurados, pode passar menos tempo a cobrar faturas e dar aos saldos não pagos a atenção de que necessitam.
Se quiser desenvolver essa configuração, explore as nossas ferramentas de pagamentos para ver como as faturas online e os pagamentos recorrentes podem simplificar o restante processo de cobrança.
Pode também analisar mais atentamente o Payments AI e a forma como ajuda a dar seguimento aos pagamentos de forma mais consistente. Quando estiver pronto para avançar, compare os nossos planos e preços para encontrar as funcionalidades mais adequadas à sua empresa.
Se precisar de ajuda para escolher, contacte a respetiva equipa, ou visite o respetivo centro de recursos para pequenas empresas para obter orientações mais práticas.
Boa sorte com a configuração e espero que lhe permita deixar de se preocupar com mais uma tarefa todas as semanas.
Perguntas frequentes
Quantos lembretes automáticos de faturas posso configurar?
Pode configurar até três lembretes, cada um agendado até 90 dias antes ou depois da data de vencimento da fatura.
Os lembretes funcionam para faturas que não enviei através do QuickBooks Payments?
Não. Os lembretes automáticos aplicam-se apenas às faturas que o QuickBooks Payments já enviou por e-mail.
O que é o QuickBooks Payments AI?
O Payments AI utiliza o histórico de pagamentos para sugerir calendários de lembretes, elaborar mensagens editáveis e recomendar estratégias de pagamento. Está disponível para utilizadores elegíveis nos EUA dos planos Essentials, Plus, Advanced e Intuit Enterprise Suite que possam criar ou editar faturas.
Posso enviar lembretes para várias faturas vencidas em simultâneo?
Se o Intuit Intelligence estiver disponível na sua conta, pode analisar as faturas sinalizadas, selecionar várias e enviar os respetivos lembretes em conjunto. O processo manual padrão da Intuit trata uma fatura de cada vez.
Os lembretes automatizados substituem as conversas diretas com os clientes?
Não totalmente. Os clientes com faturas significativamente vencidas ou contestadas podem continuar a precisar de uma conversa direta.
