Um cliente paga a sua fatura, mas, em vez de avançar, continua a ter de abrir várias ferramentas para perceber onde foi parar o dinheiro e por que motivo o montante depositado parece diferente.
A situação torna-se ainda mais confusa quando vários pagamentos são agrupados num único depósito e as comissões de processamento são registadas separadamente.
Este guia mostra-lhe como manter todo o processo ligado no QuickBooks Payments.
Aprenderá a acompanhar o pagamento de um cliente desde a fatura original até aos seus registos, com menos necessidade de alternar entre ferramentas diferentes.
Como funcionam em conjunto a faturação, os pagamentos e a contabilidade no QuickBooks Payments
Gerir tudo em conjunto significa que o QuickBooks Payments mantém a mesma transação do cliente associada desde a fatura até ao depósito bancário.
Por exemplo, se enviar uma fatura de $100 e o cliente pagar através do QuickBooks Payments, a fatura é marcada como paga e o pagamento é registado na sua contabilidade. De seguida, esse pagamento é incluído num depósito agrupado e a comissão de processamento relacionada é registada separadamente.
Assim que o depósito agrupado aparece na sua conta bancária ligada, o QuickBooks Payments pode associá-lo aos pagamentos já registados. Continua a ser necessário rever e reconciliar as suas contas, mas a maior parte do percurso do pagamento já está registada.
Pré-requisitos para a faturação, os pagamentos e a contabilidade no QuickBooks
Antes de começar, certifique-se de que os seguintes elementos estão preparados.
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Uma conta ativa do QuickBooks Online e do QuickBooks Payments
Precisa de uma subscrição ativa do QuickBooks Online e de uma conta aprovada do QuickBooks Payments ligada à mesma. O QuickBooks Payments está sujeito a requisitos de elegibilidade e à aprovação da candidatura, enquanto se aplicam comissões por transação, sem comissões mensais nem mínimos.
Uma conta bancária empresarial ligada
Selecione a conta bancária onde irão chegar os seus depósitos do QuickBooks Payments e ligue o respetivo feed bancário. O QuickBooks Payments poderá então transferir as transações bancárias e associar os depósitos agrupados aos registos que já constam da sua contabilidade.
Pagamentos de faturas online e contas de registo configurados
Ative os pagamentos de faturas online e confirme que os depósitos e as comissões de processamento estão atribuídos às contas corretas.
Assim que estes elementos estiverem preparados, a secção seguinte orienta-o ao longo do processo, desde o envio de uma fatura até à revisão do depósito bancário resultante.
Como gerir em conjunto a faturação, os pagamentos e a contabilidade no QuickBooks Payments
Eis como ligar o processo para que o QuickBooks Payments possa transportar as informações desde a fatura original até ao pagamento, ao depósito e aos registos contabilísticos.
Passo 1. Confirme se o QuickBooks Payments está ativo
Aceda a Definições → Conta e definições → Pagamentos para confirmar que a sua conta do QuickBooks Payments está ligada.
Enquanto estiver nessa área, verifique se os depósitos normais e as comissões de processamento estão atribuídos às contas corretas.
Passo 2. Ligue a sua conta bancária empresarial
Aceda a Todas as aplicações → Contabilidade → Transações bancárias e selecione Ligar conta. Se já tiver outra conta ligada, selecione antes Associar conta.
Ligue a conta onde chegam os seus depósitos do QuickBooks Payments para que o QuickBooks possa comparar as transações bancárias transferidas com os depósitos registados na sua contabilidade.
Passo 3. Envie faturas com opções de pagamento online ativadas
Selecione + Criar → Fatura e introduza os dados do cliente e da faturação. Antes de a enviar, ative os métodos de pagamento online que pretende aceitar.
Quando o cliente paga através da ligação de pagamento da fatura, o QuickBooks pode aplicar o pagamento diretamente a essa fatura.
Passo 4. Deixe o QuickBooks Payments registar o pagamento
Aceda a Todas as aplicações → Vendas e receber pagamentos → Faturas e abra a fatura do cliente. Depois de o pagamento ser processado, o estado deverá aparecer como Pago, com o pagamento aplicado automaticamente à fatura.
Passo 5. Reveja o depósito correspondente
O QuickBooks Payments agrupa os pagamentos processados num depósito em lote e regista as taxas de processamento relacionadas separadamente.
Assim que o depósito aparecer nos movimentos da sua conta bancária, o QuickBooks Payments poderá associá-lo aos pagamentos já registados.
Se o QuickBooks Payments não encontrar automaticamente uma correspondência, utilize a opção Associar para localizar manualmente o depósito correspondente. O prazo dos depósitos varia, e os seus primeiros depósitos ou pagamentos colocados sob análise poderão demorar mais do que o prazo habitual.
Passo 6. Consulte os seus relatórios sem exportar nada
Aceda a Relatórios → Relatórios padrão e reveja relatórios como a Demonstração de resultados e o Resumo de antiguidade das contas a receber.
Estes relatórios mostram como os rendimentos são registados e quais as faturas que continuam pendentes, embora os resultados exatos dependam de a sua empresa utilizar a contabilidade pelo regime de caixa ou pelo regime de acréscimo.
Passo 7. Esteja atento a possíveis discrepâncias
Aceda a Todas as aplicações → Contabilidade → Reconciliar e compare as transações no QuickBooks Payments com o seu extrato bancário. Se a diferença não for zero, verifique se existem depósitos em falta, entradas duplicadas ou taxas de processamento registadas na conta errada.
Como é um fluxo de trabalho bem-sucedido do QuickBooks Payments
Depois de tudo estar configurado, deverá passar menos tempo a tentar perceber para onde foi cada pagamento.
Antes, poderá ter precisado de alternar entre ferramentas separadas e utilizar uma folha de cálculo para reunir os registos.
No entanto, com tudo ligado no QuickBooks Payments, pode acompanhar a transação desde a fatura original até ao depósito bancário num só lugar.
Continuará a precisar de reconciliar as suas contas e analisar tudo o que não tenha sido associado corretamente. Mas, em vez de reunir manualmente o percurso do pagamento, poderá dedicar mais tempo à análise das exceções.
Se os estados das suas faturas estiverem atualizados, o saldo do QuickBooks Payments corresponder ao seu extrato bancário e os seus relatórios refletirem a atividade esperada sem uma folha de cálculo separada, a configuração está a funcionar conforme previsto.
Erros comuns no fluxo de trabalho do QuickBooks Payments e dicas profissionais
Mesmo com o fluxo de trabalho principal ligado, alguns detalhes de configuração e contabilidade podem ainda fazer com que os pagamentos ou depósitos sejam direcionados para o local errado.
Eis alguns erros a evitar e dicas para ajudar a manter tudo organizado.
Utilizar um processador de pagamentos que não sincroniza corretamente
Um processador separado pode continuar a funcionar com o QuickBooks Payments, mas verifique que informações a respetiva integração transfere efetivamente.
Se apenas enviar o montante da venda sem a fatura, o depósito ou a taxa de processamento relacionados, poderá ainda ter de registar e associar esses detalhes manualmente.
Deixar pagamentos em Fundos não depositados
O QuickBooks Payments gere os pagamentos das suas próprias faturas sem que seja necessário colocá-los em Fundos não depositados.
No entanto, se utilizar esta conta para cheques, numerário ou pagamentos recebidos noutro local, lembre-se de os agrupar e depositar para que o saldo não continue a acumular-se.
Confirme onde os depósitos e as taxas são registados
Depois de ativar o QuickBooks Payments, confirme que os depósitos normais e as taxas de processamento estão a ser direcionados para as contas corretas.
Caso contrário, o QuickBooks Payments poderá registar as transações automaticamente, mas colocá-las num local que não esperava.
Reveja os relatórios e reconcilie regularmente
A associação automática pode tratar de grande parte do trabalho de rotina, mas deverá ainda assim rever os seus relatórios de contas a receber e reconciliá-los com o seu extrato bancário.
Desta forma, poderá concentrar-se em exceções como depósitos em falta, transações duplicadas ou taxas incorretas, em vez de verificar cada pagamento de raiz.
Conclusão
Reunir a faturação, os pagamentos e a contabilidade não significa que tenha de mudar tudo de uma só vez. Comece por um fluxo de trabalho, certifique-se de que os seus pagamentos e comissões estão a ser registados nas contas certas e ajuste a configuração à medida que a utiliza.
Se quiser ver o que mais está disponível, explore as suas ferramentas de pagamento ou saiba como o seu Agente de pagamentos pode ajudar no acompanhamento das faturas.
Boa sorte a ligar tudo. Espero que isso lhe deixe menos pagamentos para rastrear e mais tempo para se concentrar no resto do seu negócio.
Perguntas frequentes sobre como gerir a faturação, os pagamentos e a contabilidade em conjunto
O que significa realmente «tudo-em-um» neste caso?
A mesma transação do cliente permanece ligada desde a fatura até à sua contabilidade. Os pagamentos efetuados através do QuickBooks Payments são aplicados automaticamente à fatura.
Em que é que isto difere de utilizar uma aplicação de pagamentos separada juntamente com o QuickBooks Payments?
Depende das informações que a aplicação transfere para o QuickBooks Payments. Se faltarem os detalhes do depósito e das comissões, poderá ainda ser necessário efetuar algum registo ou correspondência manual.
Os pagamentos são realmente associados automaticamente às faturas?
Os pagamentos efetuados através de uma fatura do QuickBooks Payments são automaticamente aplicados à mesma. No entanto, a transação bancária correspondente poderá ainda exigir uma revisão ou uma correspondência manual.
Que métodos de pagamento são suportados através deste fluxo de trabalho?
Os clientes podem pagar com cartão, ACH, Apple Pay, PayPal ou Venmo. O Affirm também poderá estar disponível para faturas elegíveis.
Existe proteção se um cliente contestar um pagamento com cartão?
A Proteção contra contestações de pagamentos opcional pode cobrir estornos elegíveis de cartões de crédito e débito processados após a adesão. Exclui ACH, PayPal, Venmo e Affirm, aplicando-se limites de cobertura e comissões adicionais.
