Chegou outro ciclo de faturação e nada tinha mudado. Continuava a ter de recriar a mesma fatura e lembrar-se de verificar se tinha sido paga.
Isso pode ser fácil de gerir para um cliente, mas, à medida que aumenta o negócio recorrente, as tarefas de faturação esquecidas podem atrasar os rendimentos esperados.
A faturação recorrente automatizada no QuickBooks Payments reduz esse trabalho repetitivo, embora ainda exija alguma supervisão ocasional.
Este guia mostra-lhe como configurá-la sem perder o controlo dos pagamentos.
Porquê utilizar o QuickBooks Payments para a faturação recorrente?
QuickBooks Payments permite-lhe criar um modelo para faturas recorrentes em vez de as recriar em cada ciclo de faturação.
Utiliza os dados do cliente e o calendário que definiu para criar faturas futuras, enquanto os clientes elegíveis podem aderir ao Autopay para que os pagamentos futuros sejam processados automaticamente.
Como as faturas e os pagamentos permanecem no QuickBooks Payments, pode ver o que foi faturado e o que ainda requer atenção sem ter de gerir um sistema de pagamentos separado.
Os pagamentos processados através do QuickBooks Payments também são registados e associados à fatura, proporcionando-lhe um processo de faturação mais consistente com menos trabalho manual.
Antes de configurar esta funcionalidade, confirme se a sua conta e as suas faturas cumprem os requisitos apresentados na secção seguinte.
Aspetos a ter em conta antes de automatizar a faturação recorrente no QuickBooks Payments
Antes de criar um modelo recorrente, confirme se a funcionalidade é adequada à sua conta e ao seu modelo de faturação. Estas verificações podem ajudá-lo a evitar recriar o processo mais tarde.
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Confirme se o seu plano e a sua fatura são elegíveis
As transações recorrentes estão atualmente disponíveis nos planos QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus e Advanced.
O Autopay também requer uma conta QuickBooks Payments ativa e uma fatura recorrente com pagamentos ativados, no valor total de $5,000 ou inferior. As faturas recorrentes diárias não são elegíveis.
Certifique-se de que as condições de faturação se mantêm consistentes
O Autopay funciona melhor quando o valor e o calendário permanecem estáveis.
Alterar o valor, a frequência, as condições de pagamento, as opções de pagamento ou os dados do cliente pode cancelar a adesão, por isso, pondere faturar separadamente os encargos variáveis.
Prepare o cliente e acompanhe o primeiro ciclo
Confirme se o cliente concorda com o calendário recorrente e compreende que o Autopay processa normalmente os pagamentos três dias antes da data de vencimento.
O cliente tem de aderir através da fatura utilizando uma conta Intuit, e deve analisar o primeiro ciclo para confirmar que tudo é processado corretamente.
Como configurar a faturação recorrente automatizada no QuickBooks Payments
Passo 1. Crie uma fatura recorrente
Crie uma fatura e selecione Tornar recorrente.
Dependendo do esquema do seu QuickBooks Payments, também pode aceder a Todas as aplicações → Contabilidade → Transações recorrentes → Novo e selecionar Fatura.
Passo 2. Escolha o tipo de recorrência
Selecione Agendada para que o QuickBooks crie transações de acordo com um calendário definido, Lembrete para receber uma notificação para criar e enviar a transação ou Não agendada para manter um modelo reutilizável para utilização manual.
O QuickBooks Payments pode guardar as faturas recorrentes como rascunhos, por isso, reveja-as e finalize-as antes de as enviar.
Passo 3. Defina o calendário de faturação
Escolha a frequência com que a fatura deve ser recorrente e, em seguida, introduza as datas de início e de fim. O Autopay não está disponível para faturas com um intervalo de recorrência diário.
Passo 4. Conclua e guarde o modelo
Adicione o cliente, os dados da fatura, as condições de pagamento e as opções de pagamento online. Escolha se pretende enviar a fatura automaticamente por e-mail ou revê-la primeiro e, em seguida, selecione Guardar modelo.
Passo 5. Enviar a primeira fatura
Depois de criar a fatura recorrente, envie-a ao cliente com os pagamentos online ativados. O cliente verá uma opção para configurar o pagamento automático quando abrir a fatura.
Passo 6. Pedir ao cliente que adira ao pagamento automático
O cliente seleciona Configurar pagamento automático, inicia sessão com uma conta Intuit, verifica a frequência e a data de início e introduz os seus dados de pagamento.
Em seguida, seleciona Pagamento automático para pagar a fatura atual e aderir às faturas futuras da série.
O pagamento automático tem de cobrir o valor total da fatura. Se o cliente alterar o valor, a opção Pagamento automático desaparecerá.
Passo 7. Confirmar o calendário de pagamentos
Normalmente, o pagamento automático é processado três dias antes da data de vencimento da fatura.
Se faltarem menos de três dias para o vencimento da fatura, o pagamento é processado imediatamente. As faturas pagáveis no momento da receção são cobradas assim que o modelo recorrente as cria.
Passo 8. Evitar alterações que cancelem o pagamento automático
Alterar o valor total, a frequência, as condições, as opções de pagamento, o endereço de e-mail do cliente ou o nome do cliente irá cancelar o pagamento automático. O QuickBooks Payments enviará um e-mail ao cliente, que terá então de aderir novamente.
Passo 9. Monitorizar o estado do pagamento automático
Abra o Registo de atividade da fatura e procure Pagamento automático agendado em Atividade da fatura.
O QuickBooks Payments envia e-mails de confirmação relativos a pagamentos bem-sucedidos e notifica os clientes se um pagamento for recusado, para que possam atualizar os seus dados de pagamento.
Como saber se a faturação recorrente do QuickBooks Payments está a funcionar
Agora que configurou tudo, o próximo ciclo de faturação mostrará se está a funcionar.
A fatura recorrente deve ser criada de acordo com o calendário, o Registo de atividade da fatura deve apresentar Pagamento automático agendado e um pagamento bem-sucedido deve atualizar automaticamente o estado da fatura.
Se um pagamento for recusado, o QuickBooks Payments deverá notificar o cliente para que o problema não passe despercebido.
Quando isto acontecer de forma consistente, passará menos tempo a criar e a acompanhar faturas, enquanto o seu rendimento recorrente se tornará mais fácil de controlar e prever.
Erros comuns e sugestões de especialistas
A faturação recorrente pode reduzir o trabalho repetitivo, mas algumas decisões de configuração podem criar problemas mais tarde. Tenha estes erros comuns em mente antes de implementar o processo com mais clientes.
Utilizar um único modelo para encargos fixos e variáveis
Alterar o valor da fatura depois de um cliente aderir pode cancelar o pagamento automático.
Se uma parte da sua faturação mudar todos os meses, considere utilizar a fatura recorrente para o valor fixo e enviar os encargos variáveis separadamente.
Escolher uma data de vencimento sem considerar o momento do pagamento
Normalmente, o pagamento automático é processado três dias antes do vencimento da fatura, pelo que uma data de vencimento no primeiro dia do mês pode resultar numa cobrança perto do final do mês anterior. Certifique-se de que o valor, a frequência e a data prevista da cobrança são claros para o cliente antes de este aderir.
Implementar a faturação recorrente para todos ao mesmo tempo
Teste primeiro o processo com um cliente ou com um grupo pequeno.
Confirme se as faturas são criadas corretamente, se o pagamento automático aparece como agendado e se os pagamentos são registados conforme esperado antes de aplicar a configuração de forma mais abrangente.
Perguntas frequentes sobre a faturação recorrente no QuickBooks Payments
Qual é a diferença entre faturas recorrentes Agendadas, com Lembrete e Não agendadas?
Agendadas cria transações de acordo com um calendário definido, Lembrete pede-lhe que as reveja e envie, e Não agendadas mantém um modelo reutilizável para utilização manual. O QuickBooks Payments pode guardar faturas recorrentes como rascunhos, por isso reveja-as e finalize-as antes de as enviar.
O pagamento automático funciona com qualquer método de pagamento?
Não. O pagamento automático só funciona com as opções de pagamento ativadas numa fatura recorrente com pagamentos ativados através do QuickBooks Payments.
Quando é que o pagamento automático cobra ao cliente?
O pagamento automático é normalmente processado três dias antes do vencimento da fatura, ou imediatamente se esta vencer dentro de três dias ou no momento da receção. Não está disponível para faturas com um intervalo de recorrência diário.
O que acontece se o cartão guardado de um cliente expirar?
Alguns cartões podem atualizar automaticamente as respetivas datas de validade. Se um pagamento for recusado, o QuickBooks Payments envia um e-mail ao cliente para atualizar as informações, após o que o pagamento é processado imediatamente e o cliente poderá ter de voltar a inscrever-se.
Que planos do QuickBooks Payments suportam faturas recorrentes?
As faturas recorrentes estão disponíveis no QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus e Advanced. Os caminhos de configuração disponíveis podem variar consoante o seu plano e o esquema do QuickBooks Payments.
Conclusão
Espero que este guia o ajude a configurar a faturação recorrente com mais confiança. Comece com um cliente, acompanhe o primeiro ciclo de faturação e ajuste o processo conforme necessário.
Boa sorte a fazer com que funcione para a sua empresa.
Se estiver pronto para continuar, explore as suas ferramentas de pagamento e compare os respetivos planos e preços. Para faturas fora do seu calendário de recorrência, veja como o Agente de pagamentos pode ajudar nos acompanhamentos.
