Essa folha de cálculo funcionava perfeitamente bem quando apenas alguns clientes lhe pagavam.
Agora, um investidor pediu-lhe as suas demonstrações financeiras e está a analisar linhas e mais linhas para perceber por que motivo as faturas não correspondem ao que entrou na conta bancária.
Esta é uma situação stressante quando já tem uma ronda de financiamento para tratar.
Se quiser antecipar-se à tarefa de organização, este artigo é um bom ponto de partida. Vamos mostrar-lhe como o QuickBooks Payments pode transformar esse histórico de pagamentos disperso num sistema financeiro mais fácil de manter e muito mais simples de partilhar quando os investidores começarem a fazer perguntas.
Como o QuickBooks Payments apoia a estrutura base de pagamentos de uma startup
Ao integrar a atividade de pagamentos quotidiana no mesmo sistema que a sua contabilidade, QuickBooks Payments fornece às startups as ferramentas necessárias para receber pagamentos e manter tudo organizado.
Cada fatura e cada pagamento elegível contribuem para os registos subjacentes aos seus relatórios, pelo que não precisa de reconstruir a situação financeira da startup sempre que alguém lhe pede os números.
Continua a ser necessário rever e reconciliar as suas contas, mas o trabalho contínuo torna-se mais fácil de gerir. Isto proporciona ao seu contabilista registos mais organizados e ajuda-o a responder às perguntas dos investidores com maior confiança.
Pré-requisitos e requisitos de configuração
Antes de configurar qualquer elemento, certifique-se de que tem a conta certa do QuickBooks Payments, informação suficiente para criar registos iniciais precisos e um plano claro para manter a contabilidade.
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Escolha a configuração certa do QuickBooks Payments
Selecione um plano do QuickBooks Online que inclua os relatórios e o acesso de que a sua startup necessita.
O Simple Start já inclui relatórios essenciais, como a demonstração de resultados, o balanço e o fluxo de caixa, enquanto os planos superiores acrescentam mais detalhes e funcionalidades.
Também terá de se candidatar separadamente ao QuickBooks Payments, que está sujeito a elegibilidade, análise de crédito e aprovação.
Reúna os seus registos financeiros existentes
Reúna mais do que a sua lista de clientes e a folha de cálculo das receitas.
Reúna as suas faturas pendentes, extratos bancários, despesas da empresa e registos de qualquer quantia investida ou emprestada pelos fundadores, para que o QuickBooks Payments comece com uma visão financeira mais completa.
Decida como a contabilidade será mantida
Trabalhe com um contabilista para escolher entre a contabilidade de caixa e a contabilidade de acréscimo e acordar a frequência com que as contas serão revistas.
O QuickBooks Payments pode apresentar relatórios utilizando qualquer um dos métodos, mas os investidores institucionais esperam frequentemente demonstrações financeiras de acréscimo reconciliadas à medida que uma startup se aproxima de uma ronda com avaliação definida.
Quando estes elementos estiverem implementados, poderá avançar para a configuração principal com menos correções a fazer mais tarde.
Como criar a estrutura base de pagamentos da sua startup no QuickBooks Payments
Eis como configurar a faturação, os pagamentos e os relatórios financeiros no QuickBooks Payments, para que a sua startup possa manter registos precisos e preparar-se para futuras angariações de capital.
1. Configure o QuickBooks Online e candidate-se ao QuickBooks Payments
Estabelecer atempadamente os seus sistemas de contabilidade e pagamentos proporciona-lhe um ponto de partida consistente e reduz a quantidade de informação histórica que poderá ter de importar ou reconciliar mais tarde.
O QuickBooks Payments requer uma candidatura separada e está sujeito a elegibilidade, análise de crédito e aprovação.
2. Escolha um método contabilístico com o seu contabilista
O QuickBooks Payments permite-lhe definir a contabilidade de caixa ou de acréscimo como método contabilístico predefinido e alterar o método apresentado em relatórios individuais.
Na contabilidade de acréscimo, as receitas e despesas são geralmente registadas quando são obtidas ou incorridas, o que pode acontecer antes de o pagamento ser efetuado.
Se os clientes pagarem antecipadamente subscrições ou serviços de longa duração, esses pagamentos poderão ter de ser registados como receitas diferidas até o serviço ser prestado.
O QuickBooks Online Advanced suporta calendários automáticos de reconhecimento de receitas, enquanto outros planos podem exigir um processo separado ou a ajuda de um contabilista.
3. Envie faturas de clientes através do QuickBooks Payments com os pagamentos ativados
Esta opção cria um registo consistente dos valores em dívida dos clientes e permite-lhes pagar online as faturas elegíveis.
O QuickBooks Payments pode aceitar cartões de crédito, cartões de débito, transferências ACH, PayPal e Venmo, e pode categorizar os pagamentos resultantes no seu plano de contas.
4. Reveja os pagamentos registados e conciliados automaticamente
O QuickBooks Payments pode fazer corresponder automaticamente as transações elegíveis às transações bancárias descarregadas, reduzindo a introdução manual de dados.
A correspondência automática pode não estar disponível para todas as contas ou transações, pelo que os pagamentos não correspondidos continuam a ter de ser revistos manualmente.
A correspondência automática também não substitui a reconciliação regular.
Deve continuar a comparar o QuickBooks Payments com os extratos bancários e dos cartões de crédito para identificar transações em falta, duplicadas ou categorizadas incorretamente.
5. Reveja os seus principais relatórios todos os meses
Verifique regularmente a demonstração de resultados, o balanço, a demonstração dos fluxos de caixa e os relatórios de contas a receber.
O QuickBooks Payments fornece estes relatórios, embora os relatórios exatos e o nível de detalhe disponíveis dependam da sua subscrição.
A revisão mensal ajuda a identificar transações em falta ou categorizadas incorretamente antes do início da angariação de financiamento.
6. Dê ao seu contabilista acesso separado
Convide o seu contabilista ou CFO em regime parcial através do QuickBooks Payments, em vez de partilhar as suas credenciais de início de sessão. O acesso para contabilistas está disponível nos planos elegíveis, mas as funcionalidades incluídas nos planos podem mudar, por isso consulte a comparação atual antes de subscrever.
7. Reveja os seus relatórios antes de cada marco de angariação de financiamento
À medida que uma startup avança para obter financiamento institucional, os investidores podem solicitar demonstrações financeiras históricas reconciliadas, informações sobre o consumo de caixa e a autonomia financeira, economia unitária e projeções financeiras.
Os requisitos exatos variam consoante o investidor e a fase de financiamento, por isso reveja os seus relatórios e registos de suporte com um contabilista antes do início da auditoria de diligência.
Como deve ser a transição de folhas de cálculo para a Série A com o QuickBooks Payments
Depois de seguir os passos acima, não deverá ter de reunir o seu histórico financeiro sempre que alguém o solicitar.
Deverá haver muito menos necessidade de procurar à última hora em folhas de cálculo para determinar que faturas foram pagas ou por que razão os valores não coincidem.
Em vez disso, terá registos organizados que são mais fáceis de consultar enquanto se prepara para a angariação de financiamento.
Erros comuns e dicas de especialistas
Mesmo uma configuração sólida precisa de ser mantida à medida que a sua startup cresce. Tenha em conta estes erros comuns e dicas práticas para proteger a exatidão dos seus registos.
Registar o dinheiro dos fundadores como receita normal
O dinheiro colocado pelos fundadores na startup deve normalmente ser registado como uma contribuição do proprietário ou um empréstimo, e não como rendimento de clientes.
Categorizá-lo incorretamente pode distorcer as suas receitas e deixar o seu balanço pouco claro.
Criar contas inconsistentes para cada transação
Evite adicionar uma nova conta sempre que encontrar uma despesa desconhecida.
Os tipos de conta que seleciona determinam onde as transações aparecem nos seus relatórios financeiros, por isso mantenha o seu plano de contas organizado e confirme as categorias invulgares com o seu contabilista.
Bloqueie cada período depois de este ter sido revisto
Depois de o seu contabilista ter revisto um mês ou trimestre, utilize as definições de encerramento do QuickBooks Payments para avisar os utilizadores ou restringir alterações a transações mais antigas.
Ainda pode acompanhar quaisquer alterações posteriores através do relatório de Exceções à data de encerramento.
Guarde uma cópia dos seus relatórios mensais
Depois de concluir cada revisão mensal, exporte e guarde os relatórios finais desse período.
Isto proporciona-lhe um histórico financeiro consistente para consultar mais tarde, em vez de ter de o reconstruir quando um investidor iniciar a sua análise.
Considerações finais
Boa sorte enquanto estabelece as bases de pagamento da sua startup.
Se estiver pronto para dar o próximo passo, explore as suas ferramentas de pagamento, veja como o seu Agente de pagamentos pode ajudar nos acompanhamentos ou compare os seus planos para encontrar a opção mais adequada.
Perguntas frequentes
Que demonstrações financeiras esperam normalmente os investidores numa ronda seed ou numa Série A?
Os investidores solicitam normalmente demonstrações reconciliadas de resultados, do balanço e dos fluxos de caixa, juntamente com uma tabela de capitalização atualizada e projeções financeiras. Os requisitos exatos variam consoante o investidor e a fase de financiamento.
Como é que o QuickBooks Payments me ajuda a estar preparado para uma análise financeira sem uma equipa financeira?
O QuickBooks Payments organiza a atividade financeira registada em relatórios padrão e permite que um contabilista ou um diretor financeiro em regime parcial reveja a sua contabilidade através de um acesso separado. Reduz o trabalho manual, mas os registos continuam a precisar de revisão e reconciliação regulares.
Que métodos de pagamento posso aceitar dos primeiros clientes?
Dependendo da elegibilidade e da disponibilidade, o QuickBooks Payments é compatível com cartões de crédito e débito, transferências ACH, Apple Pay, PayPal, Venmo e Affirm. Os pagamentos processados através do QuickBooks Payments podem ser registados e categorizados na sua contabilidade.
Como é que os pagamentos ficam associados à minha contabilidade sem trabalho manual?
O QuickBooks Payments pode associar automaticamente transações elegíveis, mas nem todas as transações serão elegíveis. Deve continuar a rever os pagamentos não associados e a reconciliar as suas contas regularmente.
Que hábitos financeiros deve uma startup em fase inicial criar antes da sua primeira ronda de financiamento?
Utilize um processo consistente de faturação e pagamentos, reconcilie as suas contas regularmente e reveja os seus relatórios financeiros todos os meses. Fale com um contabilista sobre o seu método contabilístico antes de iniciar a angariação de financiamento institucional.
