Como deixar de usar folhas de cálculo e começar a receber pagamentos online com o QuickBooks Payments

Enviou uma fatura a partir de uma folha de cálculo, o cliente pagou através de outra aplicação e agora está a alternar entre a sua conta bancária e o sistema de controlo de faturas apenas para confirmar o pagamento. 

Antes de terminar de atualizar o ficheiro, outra fatura precisa da sua atenção e volta à folha de cálculo para tentar perceber o que continua por pagar.

Este processo pode parecer fácil de gerir no início, mas, à medida que chegam mais clientes, o tempo gasto a atualizar linhas e a associar pagamentos começa a acumular-se. Um registo em falta pode até levá-lo a reclamar um pagamento que já foi recebido.

Este guia ajuda-o a substituir essa rotina por um processo mais claro com o QuickBooks Payments.

Vamos explicar-lhe como preparar os seus registos e configurar pagamentos online, para que possa enviar faturas pagáveis e controlá-las num único local.

As vantagens de passar das folhas de cálculo para o QuickBooks Payments

Quando passa a gerir a faturação no QuickBooks Payments, torna-se mais fácil para os clientes pagarem-lhe. 

As opções de pagamento disponíveis são apresentadas na fatura, pelo que já não precisa de enviar instruções separadas. Pode parecer uma pequena alteração, mas elimina um passo adicional entre o envio da fatura e o recebimento do pagamento.

Os seus registos também se tornam mais úteis. Pode consultar os pagamentos recebidos sem ter de reunir informações provenientes de vários locais e dispõe de informação mais organizada quando chegar o momento de gerar um relatório ou falar com o seu contabilista.

Antes de avançar, vejamos o que precisa de transferir para o QuickBooks Payments e como prepará-lo.

O que deve saber antes de passar das folhas de cálculo para o QuickBooks Payments

Antes de começar a importar o que quer que seja, é útil esclarecer três aspetos. Fazê-lo agora pode evitar que tenha de interromper o processo a meio para corrigir registos ou procurar dados de contas em falta.

Decida o que precisa realmente de transferir

Não tem de transferir todas as faturas que enviou desde sempre. 

Comece pelos clientes ativos e pelas faturas não pagas e, em seguida, escolha uma data a partir da qual passará a criar todas as faturas novas no QuickBooks Payments.

Guarde uma cópia de segurança intacta da folha de cálculo original. As faturas pagas mais antigas podem permanecer nesse local, a menos que precise delas no QuickBooks Payments para fins de elaboração de relatórios ou manutenção de registos.

Reúna os requisitos de configuração

Para configurar o QuickBooks Payments e receber pagamentos online, irá precisar de:

• Uma conta do QuickBooks Payments num plano que suporte as funcionalidades de que necessita
• Os dados da sua empresa e do proprietário para o pedido do QuickBooks Payments
• Uma conta bancária onde serão depositados os pagamentos dos seus clientes

O QuickBooks Payments requer uma aprovação separada. Normalmente, a Intuit envia a decisão por e-mail no prazo de alguns dias úteis, pelo que candidatar-se atempadamente pode evitar que este processo atrase o resto da configuração.

Limpe e formate os dados da sua folha de cálculo

Analise os registos dos seus clientes e das faturas antes de os carregar. Remova entradas duplicadas, linhas em branco, fórmulas e informações desatualizadas que possam causar problemas durante a importação.

As listas de clientes podem ser importadas a partir de CSV, Excel ou Google Sheets, enquanto a importação de faturas requer CSV. Deve também garantir que os nomes dos clientes são consistentes e adicionar quaisquer produtos ou serviços que planeie utilizar nas suas faturas.

Assim que estes elementos estiverem prontos, poderá iniciar o processo de configuração e importação com menos interrupções.

Como deixar de utilizar folhas de cálculo e começar a receber pagamentos online no QuickBooks Payments

Eis como pode passar das folhas de cálculo para o QuickBooks Payments e começar a aceitar pagamentos online.

1. Inscreva-se no QuickBooks Online e candidate-se ao QuickBooks Payments

Siga estes passos para se candidatar ao QuickBooks Payments:

1. Crie a sua conta QuickBooks Online.
2. Aceda a Definições ⚙ → Conta e definições → Pagamentos.
3. Selecione Saiba mais e, em seguida, Configurar pagamentos.
4. Introduza as informações da sua empresa e do proprietário.
5. Escolha a conta bancária onde serão depositados os pagamentos dos clientes.

Normalmente, o QuickBooks Payments envia a decisão por e-mail no prazo de alguns dias úteis, embora a Intuit possa solicitar informações adicionais. 

Comece por este passo e prepare os dados da sua folha de cálculo enquanto aguarda a aprovação.

2. Limpe e faça uma cópia de segurança dos dados da folha de cálculo

Guarde uma cópia intacta da sua folha de cálculo atual, escolha uma data de migração clara e separe os clientes ativos e as faturas não pagas dos registos históricos encerrados. 

Corrija os nomes duplicados, as linhas em branco, as fórmulas e as informações desatualizadas antes de importar qualquer conteúdo.

3. Importe a sua lista de clientes

Aceda a Definições ⚙ → Importar dados → Clientes e carregue a sua lista de clientes. O QuickBooks Payments suporta ficheiros CSV, Excel e Google Sheets para importações de clientes.

Cada ficheiro está limitado a 1.000 linhas ou 2 MB. Os nomes dos clientes têm de ser exclusivos e a importação inicial suporta um endereço de e-mail por cliente.

4. Importe ou recrie as suas faturas em aberto

Depois de importar os seus clientes e configurar os produtos ou serviços relevantes, aceda a Definições ⚙ → Importar dados → Faturas. As importações de faturas requerem um ficheiro CSV e suportam até 100 faturas ou 1.000 linhas por carregamento. 

Cada item de linha necessita de um número de fatura, cliente, data da fatura, data de vencimento e montante do item. Não é possível importar montantes negativos, incluindo descontos e notas de crédito, pelo que estes têm de ser adicionados posteriormente.

A documentação atual sobre a importação de faturas também indica que este método não pode ser utilizado depois de o imposto sobre vendas ter sido configurado. 

A disponibilidade pode variar consoante o plano e a conta. Se a opção Faturas não aparecer em Importar dados, recrie manualmente as suas faturas em aberto atuais ou contacte o suporte do QuickBooks Payments para confirmar as opções de importação disponíveis.

5. Configure os depósitos e as opções de pagamento online

Depois de o QuickBooks Payments ser aprovado, conclua estas definições:

• Em Definições ⚙ → Conta e definições → Pagamentos, selecione as contas utilizadas para registar os depósitos e as taxas de processamento.
• Em Definições ⚙ → Conta e definições → Vendas → Pagamentos de faturas, selecione os métodos de pagamento que os clientes podem utilizar.
• Em Definições ⚙ → Conta e definições → Vendas → Entrega online, certifique-se de que a opção Fatura online está selecionada.

Os clientes poderão pagar por cartão, transferência bancária ACH, Apple Pay, PayPal ou Venmo, consoante as opções de pagamento disponíveis para a conta.

6. Reveja e envie a sua primeira fatura pagável

Abra uma fatura importada ou crie uma nova para um cliente atual. 

Confirme o cliente, o montante, a data de vencimento e as opções de pagamento. Na fatura, abra Gerir → Opções de pagamento e ative os métodos que pretende disponibilizar. Em seguida, selecione Rever e enviar.

O cliente receberá uma fatura online com uma ligação de pagamento, em vez de ter de pagar separadamente a partir de um PDF.

7. Confirme que o pagamento foi registado e acompanhe o depósito

Quando o cliente paga através da fatura, o QuickBooks Payments deverá criar uma transação de pagamento recebido e aplicá-la à fatura correspondente. 

Verifique o estado da fatura e os pagamentos do QuickBooks Payments para confirmar que o pagamento foi processado e acompanhar quando é enviado para o seu banco.

A correspondência automática, quando disponível, reduz a introdução manual, mas os utilizadores devem continuar a rever as transações e a reconciliar regularmente a respetiva conta bancária.

Sinais de que a sua transição das folhas de cálculo para o QuickBooks Payments foi bem-sucedida

Depois de concluir os passos acima, verifique primeiro se os seus registos de clientes e as faturas em aberto foram importados corretamente. Em seguida, envie uma fatura e confirme que o cliente recebe uma ligação de pagamento online. 

Depois de efetuarem o pagamento, o QuickBooks Payments deverá registar a transação, marcar a fatura como paga e apresentar o pagamento nos pagamentos do QuickBooks Payments, para que possa acompanhar o respetivo depósito.

Tenha em atenção que a fatura pode aparecer como paga antes de o dinheiro chegar à sua conta bancária. 

O seu primeiro depósito pode demorar até cinco dias úteis. Após o período de configuração inicial, as contas com depósitos no dia seguinte geralmente recebem os pagamentos processados antes das 15:00 

Hora do Pacífico no dia útil seguinte, enquanto os pagamentos posteriores podem demorar até dois dias úteis. Esse limite é às 16:00 nas Montanhas, às 17:00 na região Central e às 18:00 na região Oriental.

Erros comuns e dicas de especialista

A maioria dos problemas após a mudança ocorre quando o seu antigo processo de pagamentos se sobrepõe aos seus novos registos do QuickBooks Payments. Eis o que deve ter em atenção quando começar a enviar faturas reais.

Continuar a utilizar métodos de pagamento antigos sem um plano de transição

Informe os clientes sobre as faturas que devem ser pagas através do QuickBooks Payments e explique como irá processar os cheques ou os pagamentos independentes através do Venmo após a mudança. 

Se um cliente pagar fora do QuickBooks Payments, registe o pagamento na fatura correta para que esta não permaneça indevidamente marcada como vencida.

Enviar todas as faturas importadas antes de testar o fluxo de trabalho

Reveja as suas faturas importadas antes de as enviar aos clientes. 

Comece com uma fatura e confirme se o respetivo saldo, a data de vencimento, as opções de pagamento e a ligação de pagamento funcionam corretamente antes de utilizar o novo processo com todos os clientes.

Reimportar um ficheiro inteiro após uma falha parcial

Alguns clientes ou faturas podem ser importados com êxito mesmo quando outras linhas apresentam falhas. 

Reveja os resultados da importação e corrija apenas os registos com falhas, uma vez que carregar novamente o ficheiro inteiro pode criar duplicados em vez de substituir as entradas originais.

Adicionar um depósito descarregado em vez de o associar

O QuickBooks Payments cria um registo de pagamento quando uma fatura é paga. 

Quando o depósito aparecer posteriormente no feed bancário, associe-o ao registo existente em vez de o adicionar como novo rendimento, o que poderia contabilizar o mesmo pagamento duas vezes.

Esperar que cada depósito corresponda a uma fatura

O QuickBooks Payments pode combinar vários pagamentos de clientes num único depósito e apresentar as taxas de processamento relacionadas separadamente. Consulte os detalhes do depósito em pagamentos do QuickBooks Payments antes de considerar um erro a diferença entre os montantes da fatura e do depósito.

Conclusão

Abandonar as folhas de cálculo pode facilitar bastante a faturação e o acompanhamento dos pagamentos, e espero que este guia lhe dê um ponto de partida claro. 

Quando estiver pronto, consulte como podem ajudá-lo a gerir o seu negócio, compare os respetivos planos ou saiba como funcionam os pagamentos online. 

Boa sorte com a mudança e com tudo o que se seguir para a sua empresa.