O trabalho já está concluído, a fatura foi enviada há dias e ainda está a verificar o seu e-mail ou a conta bancária, à espera que o pagamento seja finalmente recebido.
Ao fim de algum tempo, acompanhar manualmente as faturas não pagas e lembrar os clientes começa a consumir quase tanta energia como o próprio trabalho.
Faturação com tecnologia de IA do Intuit QuickBooks Online e as ferramentas de lembretes foram concebidos para ajudar a simplificar esse processo. Os lembretes automáticos, os fluxos de trabalho de faturação mais rápidos, as opções de pagamento integradas e as ferramentas de acompanhamento de pagamentos podem ajudar a reduzir os atrasos nos pagamentos, melhorar o fluxo de caixa e passar menos tempo a cobrar faturas não pagas.
Porque é que as pequenas empresas têm dificuldade em receber atempadamente
Para muitas pequenas empresas, os atrasos nos pagamentos devem-se normalmente a alguns problemas comuns: as faturas são enviadas demasiado tarde, o acompanhamento é inconsistente e os clientes nem sempre têm uma forma fácil de pagar imediatamente.
O acompanhamento manual das faturas não pagas também pode tornar-se difícil à medida que a empresa cresce, especialmente quando é necessário gerir simultaneamente as operações do dia a dia. Com o tempo, estes atrasos podem criar falhas no fluxo de caixa que dificultam a gestão dos salários, das despesas e da estabilidade geral da empresa.
O que fazem realmente a faturação e os lembretes com tecnologia de IA do QuickBooks Online
O QuickBooks Payments AI e o Payments Agent foram concebidos para ajudar as empresas a passar menos tempo a cobrar manualmente faturas e a acompanhar pagamentos em atraso.
Em vez de acompanhar tudo por si próprio, o QuickBooks pode ajudar a automatizar os lembretes de faturas, simplificar os fluxos de trabalho de faturação, identificar padrões de pagamento inconsistentes e facilitar o pagamento direto a partir das faturas.
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Como receber mais rapidamente com a faturação e os lembretes com tecnologia de IA do QuickBooks Online
Passo 1: Crie uma fatura utilizando o QuickBooks Online e o Payments AI.
No QuickBooks Online, aceda a + Novo → Fatura para criar uma nova fatura. Se as funcionalidades Payments AI e Intuit Assist estiverem ativadas na sua conta, o QuickBooks pode ajudar a simplificar o processo de faturação, apresentando informações sobre os pagamentos dos clientes, identificando padrões de faturas vencidas e prestando assistência nos fluxos de trabalho de faturação diretamente no QuickBooks. Isto ajuda as empresas a enviar faturas mais rapidamente e a reduzir os atrasos entre a conclusão do trabalho e o pedido de pagamento.
Passo 2: Ative as opções de pagamento online para reduzir os obstáculos ao pagamento.
Ao criar a fatura, ative métodos de pagamento através do QuickBooks Payments, como transferências bancárias ACH, cartões de crédito/débito e opções de pagamento digital compatíveis. Disponibilizar aos clientes várias formas de pagar diretamente a partir da fatura ajuda a reduzir os obstáculos e pode melhorar os prazos de recebimento.
Passo 3: Utilize a criação de faturas assistida por IA para acelerar a faturação.
O QuickBooks Online permite fluxos de trabalho de faturação assistidos por IA, que podem ajudar a extrair e organizar os detalhes das faturas a partir de documentos carregados, e-mails ou informações existentes dos clientes. Em vez de introduzirem novamente os dados manualmente, as empresas podem rever e finalizar os detalhes pré-preenchidos das faturas antes de as enviar. Isto ajuda a enviar as faturas mais rapidamente após a conclusão do trabalho.
Passo 4: Ative os lembretes automáticos de faturas.
Aceda a Definições → Conta e definições → Vendas → Lembretes e ative os lembretes automáticos de faturas. Pode agendar lembretes antes da data de vencimento, na data de vencimento e depois de a fatura ficar vencida. O Payments AI também pode ajudar a redigir mensagens de lembrete que incluam os detalhes da fatura e ligações de pagamento, ajudando as empresas a fazer um acompanhamento consistente sem terem de controlar manualmente todas as faturas não pagas.
Passo 5: Configure faturas recorrentes e pagamentos automáticos para clientes habituais.
Para avenças, subscrições ou serviços contínuos, aceda a Definições → Listas → Transações recorrentes e crie modelos de faturas recorrentes. Se o cliente concordar, também pode ativar os pagamentos automáticos para que os pagamentos sejam processados automaticamente nas faturas agendadas. Isto ajuda a criar um fluxo de caixa mais previsível, reduzindo simultaneamente o trabalho manual de faturação todos os meses.
Passo 6: Ative os depósitos instantâneos quando for importante ter acesso mais rápido ao dinheiro.
O QuickBooks Payments também suporta opções de depósito instantâneo para utilizadores elegíveis, permitindo que as empresas tenham acesso aos pagamentos dos clientes mais rapidamente, em vez de aguardarem os prazos normais de depósito. Para empresas que gerem fluxos de caixa ou calendários de processamento salarial apertados, um acesso mais rápido aos depósitos pode ajudar a melhorar a flexibilidade financeira do dia a dia.
Passo 7: acompanhe a atividade das faturas e faça o seguimento de forma estratégica.
No painel do QuickBooks ou na lista de faturas, acompanhe quais foram enviadas, visualizadas, estão vencidas ou foram pagas. O acompanhamento da atividade das faturas ajuda as empresas a identificar quais clientes podem precisar de um seguimento antes de as faturas ficarem significativamente vencidas. Em conjunto com os lembretes automáticos, isto cria um processo de cobrança mais consistente, sem depender totalmente de contactos manuais.
Passo 8: permita que o QuickBooks registe e reconcilie os pagamentos automaticamente.
Quando os clientes pagam através do QuickBooks Payments, a transação é automaticamente registada e associada nos seus registos contabilísticos. Isto reduz o trabalho de reconciliação manual, minimiza os erros de contabilidade e mantém os relatórios financeiros atualizados em tempo real, sem ser necessário registar manualmente cada pagamento.
Perguntas frequentes sobre a utilização do QuickBooks Online para receber pagamentos de faturas mais rapidamente
Conclusão
Receber pagamentos mais rapidamente é apenas uma parte da gestão de uma empresa mais eficiente. Assim que a faturação e os lembretes estiverem a funcionar de forma consistente, também pode utilizar Intuit QuickBooks Online para gerir despesas, processamento salarial, relatórios, acompanhamento do fluxo de caixa e muito mais a partir de um só lugar.
Boa sorte com o que quer que esteja a construir a seguir e esperamos que o seu processo de faturação seja um pouco menos stressante daqui para a frente.
