Uma fatura voltou a ultrapassar a data de vencimento. Alguém se esqueceu de acompanhar um pagamento. Foi necessário recriar manualmente uma transação recorrente pelo terceiro mês consecutivo, enquanto as tarefas de contabilidade continuavam a acumular-se em segundo plano.
Intuit QuickBooks Online inclui funcionalidades de fluxos de trabalho automatizados que ajudam as empresas a reduzir o trabalho administrativo financeiro repetitivo.
Com funcionalidades como lembretes automatizados, aprovações, transações recorrentes e assistência na reconciliação, as empresas podem passar menos tempo a acompanhar tarefas de rotina e mais tempo a garantir a continuidade das operações.
O que são os fluxos de trabalho automatizados do QuickBooks Online?
O QuickBooks Online inclui funcionalidades de fluxos de trabalho automatizados que ajudam as empresas a automatizar tarefas repetitivas contabilísticas e financeiras.
Em vez de enviar manualmente lembretes de faturas, solicitar aprovações ou gerir transações recorrentes de cada vez, o QuickBooks pode automatizar estas ações com base nas regras e condições que configurar.
A maioria dos fluxos de trabalho segue um processo simples:
- Um acionador inicia o fluxo de trabalho
- O QuickBooks verifica se as condições são cumpridas
- O sistema executa automaticamente uma ação
Por exemplo, um fluxo de trabalho pode ser acionado quando uma fatura se aproxima da data de vencimento. Se a fatura continuar marcada como não paga, o QuickBooks pode enviar automaticamente um lembrete de pagamento ou solicitar uma aprovação com base nas definições do fluxo de trabalho.
O que podem fazer os fluxos de trabalho automatizados do QuickBooks Online?
Dependendo do fluxo de trabalho ou da funcionalidade de automatização utilizada, o QuickBooks Online pode ajudar a automatizar tarefas repetitivas contabilísticas e financeiras em diferentes áreas de uma empresa.
- Enviar automaticamente lembretes de faturas e acompanhamentos de pagamentos com base nas condições configuradas para o fluxo de trabalho.
- Gerar faturas, contas, despesas e pagamentos recorrentes em intervalos programados.
- Acionar fluxos de trabalho de aprovação para faturas, contas, compras e despesas que exigem revisão antes do processamento.
- Sugerir categorias de transações e registos correspondentes utilizando a atividade do feed bancário, regras de contabilidade e o comportamento de categorização anterior.
- Utilizar funcionalidades de lembretes de pagamento assistidas por IA para ajudar a otimizar os acompanhamentos de pagamentos e os fluxos de trabalho de cobrança de faturas.
- Importar e associar transações bancárias e de cartões de crédito para ajudar a simplificar os fluxos de trabalho de reconciliação e reduzir a introdução manual de dados.
Estas funcionalidades de automatização podem ajudar as empresas a reduzir o trabalho administrativo repetitivo, melhorando simultaneamente a consistência dos fluxos de trabalho financeiros.
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Principais aspetos dos fluxos de trabalho automatizados do QuickBooks Online
Biblioteca de modelos pré-criados
O QuickBooks Online Advanced inclui mais de 60 modelos de automatização de fluxos de trabalho para faturas, contas, estimativas, ordens de compra, pagamentos de contas, aprovações e lembretes.
Lembretes de pagamento com tecnologia de IA
A IA do QuickBooks Payments utiliza o histórico de pagamentos dos clientes e informações sobre o comportamento de pagamento para ajudar a sugerir o momento dos lembretes, as definições de pagamento e as comunicações de acompanhamento. O QuickBooks afirma que as empresas que utilizam lembretes de pagamento assistidos por IA podem receber os pagamentos mais rapidamente, em média, em comparação com os acompanhamentos de faturas padrão.
Automatização do feed bancário com deteção de anomalias
Automatização do feed bancário com deteção de anomalias: o QuickBooks Online liga-se a mais de 24 000 instituições financeiras e aprende como categoriza as transações ao longo do tempo. A IA de contabilidade ajuda a sugerir correspondências de transações e recomendações de categorização, mantendo os utilizadores no controlo da revisão das transações.
Fluxos de trabalho de aprovação para equipas com vários utilizadores
Para equipas com mais do que uma pessoa a tratar das finanças, o QuickBooks Online Advanced suporta fluxos de trabalho de aprovação que ajudam a garantir que as faturas, contas e outras transações são revistas antes de serem processadas.
Como configurar fluxos de trabalho automatizados no QuickBooks Online
Eis como as empresas podem criar e gerir fluxos de trabalho automatizados no QuickBooks Online Advanced utilizando modelos de fluxos de trabalho, condições, aprovações, lembretes e definições de automatização.
Passo 1: Aceder ao painel de controlo dos fluxos de trabalho
Para começar a configurar fluxos de trabalho, aceda ao menu Definições e selecione “Gerir fluxos de trabalho.”
Esta ação abre o painel de controlo dos fluxos de trabalho, onde as empresas podem criar, editar, ativar, desativar e gerir as automatizações existentes.
O QuickBooks armazena os fluxos de trabalho ativos na secção “Os meus fluxos de trabalho”, facilitando a monitorização e a gestão de várias automatizações a partir de uma única localização.
Passo 2: Escolher um modelo de fluxo de trabalho ou criar um fluxo de trabalho personalizado
O QuickBooks Online Advanced inclui mais de 60 modelos de fluxos de trabalho para faturas, contas, orçamentos, ordens de compra, aprovações, lembretes e outras tarefas financeiras. Os utilizadores podem começar com um modelo ou criar um fluxo de trabalho personalizado de raiz.
A plataforma agrupa os fluxos de trabalho em várias categorias, incluindo:
- lembretes
- aprovações
- automatizações
Os modelos ajudam as empresas a automatizar tarefas comuns mais rapidamente, sem terem de criar manualmente cada fluxo de trabalho desde o início.
Passo 3: Definir as condições e os acionadores do fluxo de trabalho
Depois de selecionarem um fluxo de trabalho, os utilizadores podem configurar as condições e os acionadores que determinam quando a automatização é executada.
Os acionadores são os eventos que iniciam o fluxo de trabalho, enquanto as condições funcionam como as regras que o QuickBooks verifica antes de executar uma ação. As empresas podem configurar fluxos de trabalho com base em montantes de faturas, tipos de clientes, datas de vencimento, requisitos de aprovação e atividade de transações.
Por exemplo, uma empresa pode criar um fluxo de trabalho que solicite automaticamente uma aprovação sempre que uma fatura ultrapasse um determinado montante em dólares ou que envie lembretes relativos a faturas não pagas que se aproximem da data de vencimento.
O QuickBooks também permite aos utilizadores adicionar várias condições num único fluxo de trabalho, para um controlo mais preciso da automatização.
Passo 4: Configurar as ações do fluxo de trabalho
Depois de configurarem as condições, as empresas podem escolher as ações que o QuickBooks deve executar automaticamente quando o fluxo de trabalho for acionado.
Consoante o tipo de fluxo de trabalho, o QuickBooks pode:
- enviar e-mails de lembrete
- criar pedidos de aprovação
- notificar os membros da equipa
- enviar relatórios ou extratos
- criar lembretes de tarefas internas
- automatizar ações operacionais recorrentes
As empresas também podem personalizar os destinatários das notificações, os calendários de lembretes, o encaminhamento das aprovações e determinadas mensagens dos fluxos de trabalho.
Passo 5: Guardar, ativar e testar o fluxo de trabalho
Depois de configurarem as definições do fluxo de trabalho, os utilizadores podem guardá-lo e ativá-lo no QuickBooks Online Advanced.
Antes de dependerem da automatização nas operações diárias, as empresas devem rever cuidadosamente a lógica do fluxo de trabalho. Isto ajuda a confirmar que as condições estão configuradas corretamente, que as aprovações são encaminhadas para os utilizadores certos, que os calendários de lembretes funcionam devidamente e que as notificações são acionadas conforme esperado.
O QuickBooks também permite aos utilizadores editar, desativar, copiar ou eliminar fluxos de trabalho posteriormente, caso as necessidades operacionais se alterem.
Passo 6: Monitorizar e otimizar as automatizações
Depois de ativarem os fluxos de trabalho, as empresas devem rever e otimizar regularmente as suas automatizações à medida que os processos financeiros evoluem.
O QuickBooks permite aos utilizadores gerir os fluxos de trabalho diretamente a partir da secção “Os meus fluxos de trabalho”, onde podem monitorizar as automatizações ativas, ajustar as condições dos fluxos de trabalho e aperfeiçoar as definições de notificações ao longo do tempo.
À medida que os processos de aprovação, as estruturas das faturas, o comportamento de pagamento dos clientes ou os fluxos de trabalho internos se alteram, a atualização das regras de automatização pode ajudar a manter a precisão dos fluxos de trabalho e a consistência operacional.
Quem beneficiaria dos fluxos de trabalho automatizados do QuickBooks Online?
Profissionais independentes e trabalhadores por conta própria
Os profissionais independentes, consultores e trabalhadores por conta própria podem utilizar faturas recorrentes e lembretes automatizados para reduzir os acompanhamentos manuais e as tarefas de faturação repetitivas.
Empresas baseadas em serviços
As agências, empresas de consultoria e outras empresas baseadas em serviços podem utilizar automatizações de fluxos de trabalho para gerir de forma mais eficiente a faturação recorrente, as aprovações, os lembretes de faturas e os acompanhamentos de pagamentos dos clientes.
Proprietários de empresas sem formação em contabilidade
As funcionalidades de categorização, de alimentação bancária e de assistência à reconciliação do QuickBooks Online podem ajudar a simplificar as tarefas de contabilidade dos proprietários de empresas com pouca experiência contabilística.
Contabilistas e técnicos de contabilidade
Os contabilistas e técnicos de contabilidade que gerem vários clientes podem utilizar a automatização de fluxos de trabalho para reduzir o trabalho administrativo repetitivo relacionado com a faturação, a análise de transações e o acompanhamento de pagamentos.
Empresas de comércio a retalho e comércio eletrónico
As empresas de comércio a retalho e de comércio eletrónico com grandes volumes de transações podem utilizar importações de alimentações bancárias, correspondência de transações e ferramentas de categorização para ajudar a simplificar os fluxos de trabalho de reconciliação.
Equipas financeiras com vários utilizadores
As equipas financeiras com vários utilizadores responsáveis por faturas, contas ou aprovações podem utilizar fluxos de trabalho de aprovação e ferramentas de gestão de fluxos de trabalho para melhorar a supervisão dos processos financeiros.
Empresas emergentes em crescimento
As empresas emergentes ultrapassam frequentemente, e num curto espaço de tempo, as folhas de cálculo manuais e os processos básicos de contabilidade. Os fluxos de trabalho automatizados do QuickBooks Online podem ajudar a gerir volumes crescentes de transações, a faturação recorrente, as aprovações e as tarefas administrativas financeiras sem acrescentar significativamente mais trabalho manual.
Considerações finais sobre os fluxos de trabalho automatizados do QuickBooks Online
Os fluxos de trabalho automatizados podem ajudar as empresas a reduzir o trabalho contabilístico repetitivo, melhorar a consistência financeira e simplificar as operações diárias.
Se quiser expandir ainda mais a sua configuração de automatização, recomendo que explore como criar e utilizar fluxos de trabalho de projetos em no QuickBooks Online.
Boa sorte com os fluxos de trabalho ou processos financeiros que planeia melhorar de seguida.
Perguntas frequentes
Quais são as limitações dos fluxos de trabalho automatizados do QuickBooks Online?
Algumas funcionalidades avançadas de fluxos de trabalho só estão disponíveis no QuickBooks Online Advanced, e a categorização assistida por IA ainda requer uma revisão humana regular para manter a precisão. As empresas com fluxos de trabalho altamente personalizados, várias entidades jurídicas ou estruturas operacionais complexas também podem deparar-se com limitações que exigem ajustes manuais ou integrações de terceiros.
Todos os planos do QuickBooks Online incluem fluxos de trabalho automatizados?
Não. Algumas funcionalidades de automatização, como as transações recorrentes e os lembretes de faturas, estão disponíveis em vários planos do QuickBooks Online. No entanto, o conjunto completo de funcionalidades de Fluxos de trabalho está principalmente associado ao QuickBooks Online Advanced.
Os fluxos de trabalho do QuickBooks Online podem exigir aprovação antes de uma ação ser realizada?
Sim. O QuickBooks Online Advanced é compatível com fluxos de trabalho de aprovação que podem exigir a aprovação de um gestor antes de determinadas faturas, contas ou transações avançarem.
Como é que o QuickBooks Online categoriza automaticamente as transações?
O QuickBooks utiliza comportamentos de categorização anteriores, padrões de transações, reconhecimento de fornecedores e regras de contabilidade para sugerir categorias para as transações importadas. As suas recomendações podem melhorar ao longo do tempo à medida que os utilizadores analisam e corrigem as transações.
O que acontece se um fluxo de trabalho for executado incorretamente?
Os fluxos de trabalho podem ser editados, desativados ou eliminados a qualquer momento no painel de controlo dos fluxos de trabalho. Os utilizadores também podem analisar a atividade dos fluxos de trabalho para identificar o que acionou a automatização.
