Recursos limitados, falta de normalização dos processos, soluções manuais, má coordenação, dados imprecisos… parece-lhe familiar? Não está sozinho. Estas são as coisas que tornam o fecho mensal uma verdadeira dor de cabeça.
Já abordámos como criar uma lista de verificação contínua para o fecho mensal, por isso quis concentrar-me noutras dez formas de simplificar de forma sustentável o fecho mensal — sem fazer atalhos.
1. Crie e partilhe uma lista de verificação ou um calendário para o fecho mensal
Parece óbvio, mas não é. Uma coordenação deficiente do fecho mensal é um desafio mesmo nas melhores alturas. Manter todos os processos do fecho mensal a funcionar sem problemas exige uma coordenação e organização precisas e atempadas.
Como alguém que liderou equipas de contabilidade e de relato financeiro, só posso dizer o seguinte: se tivesse recebido uma moeda brilhante por cada vez que tive de enviar lembretes sobre prazos e tarefas não cumpridos — já percebeu.
Felizmente, isto tem solução.
Os calendários do fecho mensal são essenciais, quer assumam a forma de uma lista de verificação, de um calendário do Google ou de um lembrete automatizado integrado num software de contabilidade mais abrangente. Faça o seguinte:
- Crie um calendário fácil de atualizar
- Adicione as tarefas do fecho mensal
- Defina as datas-limite
- Convide os responsáveis
- Automatize os lembretes
Está a responsabilizar as Contas a Pagar (AP), as Contas a Receber (AR), a sua equipa de relato financeiro e todas as outras pessoas envolvidas, tornando-as mais produtivas e alinhadas no final do mês. Isto poupa imenso tempo e frustração a todos.
| Esforço necessário | Impacto |
| Médio (Configurar uma vez e modificar conforme necessário). | Elevado |
Author's Tip
Automatize os lembretes das próximas tarefas para avisar antecipadamente os responsáveis.
2. Implemente software de contabilidade baseado na nuvem para automatizar processos
Os processos manuais e as soluções alternativas consomem muito tempo. A contabilidade baseada na nuvem e a automatização de funções como as Contas a Pagar e as Contas a Receber permitem que os membros da equipa trabalhem a partir de qualquer lugar, melhorando a flexibilidade e a eficiência e reduzindo o esforço manual e os erros. Isto traduz-se em tarefas simplificadas, poupança de tempo e membros da equipa capazes de realizar trabalho de maior valor.
Simplificar o processo de fecho mensal utilizando software de contabilidade baseado na nuvem proporciona os seguintes benefícios:
- Introdução de dados rápida e precisa
- Reconciliações de contas simplificadas
- Geração fácil de relatórios
- Tarefas e lembretes automatizados
- Dados em tempo real
- Dados financeiros centralizados
- Acesso remoto
- Integração com outros sistemas
| Esforço necessário | Impacto |
| Médio (O software de contabilidade baseado na nuvem é frequentemente implementado com uma interrupção e manutenção mínimas para a sua empresa). | Elevado |
3. Incentive uma maior colaboração com outras equipas
Uma coordenação deficiente dos esforços atrasa o seu processo de fecho mensal e reduz a eficiência na afetação de recursos. Uma maior colaboração entre departamentos é fundamental para um fecho mensal bem-sucedido. O desempenho da sua equipa depende da colaboração com outras unidades funcionais e com entidades reguladoras, fornecedores ou vendedores externos.
Quando todos estão alinhados, trabalham para objetivos comuns e são informados sobre o progresso do processo de fecho, a sua equipa consegue resolver rapidamente os problemas e minimizar os atrasos no final de cada mês. Faça o seguinte:
- Estabeleça uma comunicação clara
- Incentive uma maior colaboração entre departamentos e outras partes
- Incentive reuniões ou pontos de situação regulares
| Esforço necessário | Impacto |
| Baixo | Elevado |
Author's Tip
Convidar outras pessoas a contribuírem cria adesão e acelera o fluxo de informação.
4. Realizar revisões do processo de fecho no final do mês
Se os seus processos contabilísticos de fecho mensal não estiverem a funcionar como esperado ou estiverem desatualizados, terá de identificar áreas a melhorar e repensar todo o processo de fecho mensal. Faça o seguinte:
- Reserve tempo após cada período contabilístico para avaliar a eficácia das estratégias implementadas
- Identifique quaisquer lacunas ou omissões
- Reveja os processos documentados
- Obtenha opiniões dos membros da equipa ou de outras pessoas envolvidas no processo
- Com base nas opiniões recebidas, faça os ajustes necessários para simplificar os processos
| Esforço necessário | Impacto |
| Médio | Elevado |
Author's Tip
A comparação com referências do setor também ajuda a avaliar o seu processo de fecho em relação às melhores práticas do setor.
Have an account? Log In
5. Estabelecer fluxos de trabalho claros e normalizados
Os fluxos de trabalho não normalizados podem criar inconsistências e margem para erros no seu processo de fecho mensal. Simplificar os seus fluxos de trabalho contabilísticos é essencial se procura um fecho mensal mais eficiente.
Outra parte da simplificação do seu fecho mensal consiste em proteger os dados, garantir a consistência e melhorar a comunicação para eliminar compartimentos estanques e ambiguidades, reduzir a redundância e melhorar a eficiência geral. Faça o seguinte:
- Reveja todos os processos existentes
- Identifique as tarefas que podem ser eliminadas ou modificadas com segurança para poupar tempo e esforço
- Otimize os fluxos de trabalho para eliminar estrangulamentos e melhorar a eficiência
- Normalize os seus procedimentos
- Documente e partilhe todas as etapas, responsabilidades e prazos dos fluxos de trabalho
| Esforço necessário | Impacto |
| Elevado | Elevado |
Author's Tip
Reveja anualmente os seus fluxos de trabalho contabilísticos de fecho mensal para melhorar a eficiência.
6. Investir na formação e no desenvolvimento dos colaboradores
A falta das competências ou dos conhecimentos adequados pode resultar em problemas de afetação de recursos que afetam o seu fecho mensal. Investir na formação e no desenvolvimento dos colaboradores é essencial para simplificar o processo de fecho mensal. Colaboradores bem formados e informados são mais eficientes e podem contribuir eficazmente para o processo de fecho.
Investir na formação e no desenvolvimento da sua equipa proporciona-lhe as competências e os conhecimentos necessários para simplificar eficazmente o processo de fecho mensal e mostra-lhe que o seu trabalho é importante. Faça o seguinte:
- Garanta que a sua equipa financeira recebe formação e é proficiente na utilização de software de contabilidade
- Dê-lhe acesso a ferramentas de elaboração de relatórios e a outras ferramentas de automatização para ajudar os outros e a própria equipa a utilizar todo o potencial de um sistema de contabilidade
- Garanta que a sua equipa está atualizada relativamente aos princípios contabilísticos e às melhores práticas, para assegurar que dispõe de uma base sólida para realizar as suas tarefas de forma precisa e eficiente
| Esforço necessário | Impacto |
| Baixo | Elevado |
7. Simplificar as reconciliações
A reconciliação das contas é essencial para o processo de fecho mensal, mas a reconciliação manual pode consumir muito tempo e estar sujeita a erros. Além disso, é extremamente aborrecida, esgotando a sua equipa e provocando uma maior frustração e uma rotatividade mais elevada.
Dispor de um processo de reconciliação automatizado e simplificado pode melhorar significativamente a eficiência e a precisão. Faça o seguinte:
- Utilize ferramentas que façam corresponder automaticamente as transações
- Identifique discrepâncias e destaque exceções para reduzir o tempo e o esforço, e garantir a precisão e a completude
- Dê prioridade às contas de maior risco ou impacto para a reconciliação. Nem todas as contas exigem o mesmo nível de análise durante o processo de fecho mensal
- Estabeleça orientações e procedimentos claros para a reconciliação
- Garanta que todos os membros da equipa seguem uma abordagem normalizada para reduzir erros e inconsistências e melhorar a precisão
| Esforço necessário | Impacto |
| Médio | Elevado |
8. Melhore a qualidade e a integridade dos dados
A qualidade e a integridade dos dados são cruciais para garantir registos financeiros precisos, tomar decisões e analisar corretamente as métricas de crescimento. Ao garantir que os dados estão limpos, completos e consistentes, a sua equipa pode simplificar o processo de fecho mensal e evitar atrasos e erros.
Melhorar a qualidade e a integridade dos dados ajuda a sua equipa a simplificar o processo de fecho mensal e a garantir relatórios financeiros precisos. Faça o seguinte:
- Implemente verificações de validação de dados para identificar e corrigir quaisquer erros ou inconsistências na introdução de dados
- Utilize ferramentas de automatização que validem os dados com base em regras predefinidas e destaquem quaisquer discrepâncias
- Limpe e atualize os seus dados regularmente para manter a sua integridade
- Identifique e resolva quaisquer dados duplicados, desatualizados ou irrelevantes
| Esforço necessário | Impacto |
| Baixo | Elevado |
Author's Tip
Envolva outros especialistas no assunto neste processo para validar e melhorar a qualidade dos dados.
9. Implemente uma monitorização e auditoria contínuas
Processos e práticas desatualizados abrem caminho a um desempenho insatisfatório. A monitorização e a auditoria contínuas podem simplificar significativamente o processo de fecho mensal, identificando antecipadamente erros e discrepâncias.
Faça o seguinte:
- Utilize tecnologia para monitorizar transações e contas em tempo real
- Implemente alertas e notificações automatizados que destaquem potenciais erros ou discrepâncias
- Realize auditorias internas regulares para garantir a conformidade com as normas contabilísticas e os requisitos regulamentares
| Esforço necessário | Impacto |
| Baixo | Elevado |
10. Avalie e redistribua os recursos
O processo de fecho mensal não é novo nem específico da sua empresa, mas os seus recursos podem sê-lo. Garantir que cada pessoa desempenha a função certa reduz a fadiga, o aborrecimento e a rotatividade, ao mesmo tempo que aumenta a produtividade, a satisfação profissional, a responsabilização e o envolvimento no trabalho.
Deve analisar a estrutura do seu departamento anualmente e reavaliar e redistribuir os seus recursos para garantir que tem as pessoas mais adequadas a trabalhar em tarefas específicas.
Avalie os seguintes aspetos:
- Educação e formação
- Competências e capacidades
- Áreas de interesse
- Objetivos profissionais
- Satisfação profissional
- Desempenho individual
| Esforço necessário | Impacto |
| Médio | Elevado |
5 estratégias que não funcionam
Focar exclusivamente nas formas de reduzir o tempo necessário para concluir o trabalho pode conduzir a resultados indesejados, como etapas esquecidas, colaboradores descontentes e equipas sobrecarregadas. Estas são cinco estratégias que simplesmente não funcionam quando se trata de agilizar o fecho mensal.
Ignorar ou combinar etapas
Pode ser tentador ignorar etapas do fecho mensal ou combiná-las. O problema é que, quando o faz, é provável que aconteça o seguinte:
- Algo importante é esquecido
- Erros dispendiosos
- As demonstrações financeiras acabam por estar incorretas
- O trabalho acaba muitas vezes por ser duplicado, para si e para outras pessoas, mais tarde
Reconheça que as etapas de um processo provavelmente existem por algum motivo. Antes de fazer alterações arbitrárias, reveja cuidadosamente cada etapa para determinar por que razão pode ou não ser necessária e discuta-a com o CFO e com outras pessoas afetadas.
Fazer várias tarefas em simultâneo para compensar ineficiências
As equipas de contabilidade são muitas vezes erradamente vistas como centros de custos e espera-se que façam várias tarefas em simultâneo e produzam mais com menos recursos. É importante reconhecer os contributos vitais destes recursos essenciais e dotá-los do que precisam para concluir o trabalho atempadamente.
Em vez de recorrer à realização de várias tarefas em simultâneo para compensar ineficiências, certifique-se de que as suas equipas de contabilidade dispõem das ferramentas necessárias para serem mais eficientes, em vez de lhes exigir mais trabalho e aumentar o esgotamento dos colaboradores.
O fecho mensal pode ser extenuante se as coisas não estiverem organizadas, por isso, certifique-se de que ajusta os seus acréscimos relativos a férias para dar tempo à sua equipa para descansar antes do ciclo seguinte.
Recorrer à microgestão para fazer avançar as tarefas
A microgestão é outro erro que já vi (e experienciei) demasiadas vezes nos departamentos de contabilidade. Embora acompanhar mais de perto os seus colaboradores pareça dar-lhe mais controlo sobre o processo de fecho mensal, produz o efeito oposto.
Confie que contratou as pessoas certas, com as competências e capacidades adequadas, e depois forneça-lhes simplesmente as informações e ferramentas necessárias para serem excelentes.
More Articles
Não solicitar contributos para poupar tempo
Pode parecer que esperar pelo retorno de outras equipas ou partes interessadas atrasa o seu processo de fecho mensal; embora possa inicialmente fazê-lo, a longo prazo, este retorno e o apoio de outras áreas da empresa ajudam-no a melhorar os processos, permitindo-lhe dispor de todas as informações financeiras necessárias para tomar melhores decisões.
Fale com outras partes interessadas e especialistas na matéria sobre o motivo pelo qual precisa de determinadas informações, certifique-se de que estão efetivamente alinhados e, em seguida, peça-lhes que o ajudem a agilizar os seus processos.
Não rever os resultados
O fecho mensal é uma altura exaustiva para a maioria das equipas de contabilidade. Quando tudo está concluído, a última coisa que provavelmente lhe apetecerá fazer é analisar todos os resultados em detalhe. Mas o facto é que esta é uma etapa importante para agilizar os seus processos de ponta a ponta e produzir melhores resultados no futuro — por isso, ao não o fazer, está a criar mais trabalho para si próprio.
Dedique tempo a rever os resultados do fecho mensal e os relatórios financeiros. Isto beneficiará a sua equipa, permitindo identificar os problemas mais rapidamente e aperfeiçoar as competências da sua equipa para o próximo mês. Também fornecerá a toda a empresa as informações necessárias para tomar melhores decisões empresariais mais rapidamente.
Subscreva para obter mais informações sobre o ciclo contabilístico
Ser um líder de contabilidade eficaz significa mais do que simplesmente cumprir as tarefas do fecho mensal. Pode ser um fardo, mas é um fardo que lhe cabe suportar.
Está preparado para desenvolver as suas competências enquanto líder de contabilidade? Subscreva o nosso boletim informativo gratuito para receber aconselhamento especializado, guias e informações de líderes financeiros que estão a moldar o setor tecnológico.
