Os proprietários de pequenas empresas passam demasiado tempo a cobrar contas a receber (AR), em vez de gerirem o seu negócio — não estou a criticar, compreendo. Como proprietário de uma pequena empresa, também tenho enfrentado a mesma dificuldade.
Mas o que acontece é o seguinte: já não tenho esse problema. Este é o meu conselho sobre como gerir as contas a receber — ah, e PS, não envolve contratar ajuda adicional.
Desafios comuns das contas a receber
Se é um dos muitos empreendedores e proprietários de pequenas empresas que passam mais de 36% da sua semana a tratar de pequenas tarefas administrativas, como faturação e introdução de dados, é provável que isso se deva a estes desafios comuns das contas a receber.
- Processos manuais de contas a receber demorados: Gerir manualmente as contas a receber deixa pouco tempo para gerir ou fazer crescer o seu negócio de forma eficaz — ou até para pensar estrategicamente.
- Falta de organização: Um processo desorganizado ou isolado para acompanhar faturas, pagamentos e informações dos clientes limita a visibilidade sobre os valores a receber, dificultando a reconciliação e a cobrança atempada.
- Problemas na cobrança de pagamentos: Sem software de contabilidade, muitas empresas têm dificuldade em acompanhar e cobrar pagamentos de faturas não pagas — perturbando o fluxo de caixa, os objetivos empresariais e o potencial de crescimento.
Resolver estes desafios requer alguma ajuda (e as ferramentas certas), para que possa voltar a dedicar-se às iniciativas estratégicas de alto nível que deveria estar a desenvolver.
Quem deve estar envolvido?
Qualquer pessoa envolvida na faturação, incluindo gestores de contas de clientes e representantes comerciais, deve estar consciente da cobrança de pagamentos. Hesita em envolver os seus funcionários que lidam diretamente com os clientes? Não hesite. Normalmente, estas pessoas indicam à contabilidade quando e quanto faturar pelos produtos ou serviços.
A maioria das pequenas empresas dispõe de recursos limitados, o que torna a coordenação das contas a receber particularmente importante na contabilidade de pequenas empresas quando surgem erros de faturação e problemas de cobrança.
| Eis um exemplo: Durante os três anos em que trabalhei com contas a receber e cobranças, deparei-me frequentemente com clientes que se recusavam a pagar as suas faturas devido a erros de faturação. Resolver os problemas dos clientes significava telefonar-lhes para ouvir as suas preocupações e, depois, pedir ajuda aos departamentos comercial e de gestão de contas de clientes para corrigir os problemas de faturação atuais e futuros. Na maioria das vezes, os ajustes às faturas e as ações corretivas faziam toda a diferença no aumento do fluxo de caixa e na melhoria da gestão de tesouraria. Também descobri que os clientes ficavam aliviados por ver o problema resolvido e pagavam de bom grado os montantes em dívida. |
Um processo ideal de contas a receber
É importante ter um processo de contas a receber claro e simplificado para uma gestão eficaz. O processo deve incluir:
Criar um modelo de faturação padrão
Crie um modelo de fatura com um aspeto profissional que inclua todas as informações necessárias, como o nome da sua empresa, os dados de contacto, o número da fatura, a data-limite de pagamento e uma discriminação dos produtos ou serviços fornecidos.
Eu sei, eu sei, a maioria das pessoas já tem isto. Mas, se não tiver, trate disso O QUANTO ANTES.
Automatizar os fluxos de trabalho das contas a receber
Faturar prontamente reduz os atrasos nos pagamentos. Certifique-se de que automatiza os fluxos de trabalho das contas a receber, como o envio de faturas aos clientes assim que os produtos são entregues e os serviços concluídos — ou conforme acordado.
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Definir condições de pagamento claras
Indique claramente as condições de pagamento na fatura, incluindo a data-limite e os métodos de pagamento aceites, para definir expectativas e garantir que os clientes compreendem as suas responsabilidades.
Fazer o acompanhamento dos pagamentos em atraso
Sei que pode ser desconfortável enviar lembretes sobre pagamentos em atraso quando é você quem está a concluir o trabalho para um cliente… mas é necessário.
A solução é simples: configure fluxos de trabalho automatizados no seu sistema de contabilidade ou utilize software de cobrança de dívidas com IA para acompanhar os pagamentos vencidos e enviar lembretes atempados aos clientes, sem que se sinta constrangido.
5 estratégias para facilitar a gestão das contas a receber
Agora, vamos ao que é realmente importante. Eis o que deve fazer para tornar a cobrança muito menos penosa:
1. Desenvolva uma faturação fácil de acompanhar
Parece óbvio, mas já fez uma auditoria às suas faturas?
Faturas exatas e bem estruturadas são fundamentais para receber os pagamentos atempadamente, por isso experimente o seguinte:
- Forneça uma descrição detalhada dos produtos ou serviços: Já ouviu dizer que o diabo está nos pormenores? Os clientes querem mais detalhes — não menos. Quando sabem exatamente pelo que estão a pagar, há menos confusão e litígios.
- Discrimine cada encargo separadamente: Evite indicar um montante total, que inclua tudo, acompanhado de uma descrição excessivamente complexa. Se a sua fatura incluir vários produtos ou serviços, discrimine os encargos por item, para que seja mais rápido e fácil para os clientes compreenderem e pagarem atempadamente. Além disso, se surgir um grande litígio relativamente a um item, pode pedir-lhes que paguem o restante enquanto analisa a questão.
- Inclua instruções de pagamento: Facilite o pagamento por parte dos clientes. Forneça instruções detalhadas sobre como e quando efetuar os pagamentos. Inclua informações sobre os métodos de pagamento aceites, os dados da conta bancária e quaisquer informações adicionais de que possam necessitar para concluir o pagamento.
Ofereça incentivos para pagamentos antecipados
Nem sempre é necessário, mas oferecer um pequeno desconto aos clientes que paguem as suas faturas antecipadamente pode incentivá-los a pagar mais rapidamente, ajudando a melhorar o seu fluxo de caixa e o fundo de maneio.
2. Implemente uma política de pagamentos clara
Dispor de uma política de pagamentos clara ajuda a estabelecer expectativas e garante que os seus colaboradores e clientes compreendem as suas condições de pagamento. Inclua os seguintes elementos ao desenvolver as suas políticas de pagamento e de crédito:
- Datas de vencimento dos pagamentos: Indique claramente a data de vencimento do pagamento nas suas faturas. Especifique se corresponde a um número específico de dias a contar da data da fatura ou a uma data fixa do calendário.
- Penalizações por pagamentos em atraso: Recomendo incluir uma penalização por pagamento em atraso na sua política de pagamentos. Não gosta de pagar penalizações, e os outros proprietários de empresas também não — isso reduz o seu fluxo de caixa. As penalizações podem corresponder a uma percentagem do montante da fatura ou a uma taxa fixa. Lembre-se de que a outra alternativa que mencionei anteriormente consiste em oferecer descontos ou incentivos para pagamentos antecipados… ou ambos!
- Lembretes de pagamento: Defina o seu processo para enviar lembretes de pagamento aos clientes. Determine quando e com que frequência enviará lembretes relativos a pagamentos em atraso e seja consistente. Seja claro e cordial — evite mensagens agressivas e, se continuar a sentir-se desconfortável com a situação, diga-lhes logo à partida que se trata de um processo automatizado.
3. Utilize software de automatização para uma gestão eficiente das contas a receber
A utilização de software, ferramentas e aplicações de automatização das contas a receber pode simplificar significativamente o seu processo de gestão das contas a receber. Embora 37% das grandes empresas tenham adotado a automatização das contas a receber em pelo menos 50% dos seus processos de contas a receber, apenas 17% das pequenas empresas automatizam as suas contas a receber.
As vantagens das ferramentas de automatização das contas a receber incluem ajudá-lo a melhorar a eficiência do seu processo de contas a receber, reduzindo o trabalho manual e dando-lhe mais tempo para se concentrar em tarefas estratégicas de nível superior.
- Software de contabilidade: A automatização do software de contabilidade inclui funcionalidades de gestão das contas a receber que simplificam tarefas repetitivas, como a criação e o encaminhamento de faturas, o acompanhamento de faturas e pagamentos e a elaboração de relatórios em tempo real, poupando tempo e reduzindo os erros humanos.
- Plataformas de pagamento online: A integração com plataformas de pagamento ou gateways de pagamento disponibiliza aos seus clientes opções convenientes de pagamento online, reduzindo o tempo e o esforço necessários para processar pagamentos. Isto significa que pode receber os pagamentos mais rapidamente.
- Lembretes automatizados: Os sistemas de contabilidade devem dispor de lembretes automatizados que os clientes recebem por e-mail ou SMS, garantindo que são informados sobre pagamentos próximos ou em atraso.
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4. Monitorize e analise as métricas das contas a receber
Monitorizar e analisar regularmente as principais métricas de AR fornece-lhe informações valiosas sobre os seus clientes e a estabilidade financeira da sua empresa. Deve acompanhar as seguintes métricas:
- Prazo médio de recebimento (DSO): O DSO mede o número médio de dias necessários para receber o pagamento após uma venda. Ao monitorizar o DSO, pode identificar tendências e tomar medidas para melhorar o seu processo de cobrança.
- Antiguidade das contas a receber: A antiguidade das contas a receber agrupa as suas faturas em categorias — atuais, com 30 dias, 60 dias, 90 dias e 120 dias — para o ajudar a perceber que faturas foram enviadas e há quanto tempo permanecem por pagar. Isto ajuda-o a dar prioridade aos esforços de acompanhamento e a tomar as medidas adequadas para cobrar os pagamentos pendentes.
- Histórico de pagamentos dos clientes: É importante acompanhar os históricos de pagamento individuais dos clientes para identificar aqueles que pagam consistentemente com atraso ou que têm um historial de incumprimento. Com estas informações, pode tomar decisões fundamentadas sobre a concessão de crédito ou a implementação de condições de pagamento mais rigorosas. Ou, pronto, deixar de os ter como clientes.
Author's Tip
Isto deve fazer parte da sua estratégia de gestão de risco financeiro e de toda a empresa.
5. Desenvolva um processo padrão para pagamentos em atraso e cobranças
Apesar dos seus melhores esforços, alguns clientes podem continuar a atrasar ou a não efetuar os pagamentos. Se for esse o caso, é importante ter estratégias implementadas para lidar com pagamentos em atraso e cobranças:
- Lembretes amigáveis: Comece por enviar lembretes de pagamento amigáveis alguns dias após a data de vencimento. Informe-se educadamente sobre o estado do pagamento e ofereça assistência caso existam problemas ou preocupações.
- Escalone a comunicação: Se o pagamento continuar pendente, o passo seguinte é escalar a comunicação. Envie lembretes mais firmes, talvez a alguém com um cargo superior, indicando claramente as consequências da continuação do incumprimento, como juros de mora ou ações de cobrança. Convide essa pessoa a telefonar-lhe para discutir eventuais problemas.
- Compense as contas a pagar (AP) líquidas com AR: Se um cliente tiver uma conta de AR e uma conta de AP na sua empresa e não estiver a pagar os valores a receber pendentes, poderá ter de compensar os montantes que lhe são devidos com o saldo de AR. No passado, considerei isto necessário quando coordenei com a equipa de AP a compensação de pagamentos com faturas pendentes há mais de 120 dias.
- Recorra a uma agência de cobrança: Nos casos em que os montantes faturados são legítimos, poderá ter de considerar recorrer a uma agência de cobrança. As agências de cobrança especializam-se na recuperação de dívidas pendentes e podem aumentar significativamente as suas probabilidades de recuperar o montante não pago.
Conte com o melhor; prepare-se para o pior
A maioria dos clientes costuma pagar as faturas, a menos que exista algum problema.
Na minha experiência, até 50% ou mais das dívidas de cobrança duvidosa podem ser resolvidas e cobradas com sucesso falando com os clientes sobre as suas preocupações e encontrando uma solução amigável. Muitas vezes, apenas querem ser ouvidos, ver os seus problemas resolvidos e que encontre uma solução justa.
| Eis um exemplo de como esta estratégia funciona bem: Durante um período de três anos no departamento de AR de uma grande empresa, utilizei esta abordagem para cobrar mais de 70% das contas programadas para serem abatidas. O resultado: Esta abordagem foi tão bem-sucedida que, além do meu salário anual, consegui negociar uma percentagem da recuperação bem-sucedida de dívidas incobráveis, gerando um bónus adicional de quase 20% do meu salário anual total. |
Erros clássicos de cobrança a evitar
Enquanto proprietário de uma empresa, ao gerir as contas a receber, é importante evitar estes erros comuns de cobrança que podem interferir com os seus esforços.
1. Acompanhamentos inconsistentes
A consistência e a prontidão são essenciais ao fazer o acompanhamento de pagamentos em atraso. Crie um calendário claro de acompanhamento e cumpra-o. Uma comunicação regular e persistente define as expectativas dos clientes relativamente aos seus processos e aumenta as probabilidades de cobrar pagamentos em atraso.
2. Não documentar a comunicação
Mantenha registos detalhados de toda a comunicação com os clientes relativamente a problemas e pagamentos em atraso, especialmente se tiver muitas contas de clientes. Esta documentação pode ser útil para resolver problemas, para servir de referência a alguém que esteja a tomar conhecimento da situação, caso seja necessário tomar medidas legais ou caso precise de apresentar provas dos seus esforços de cobrança.
| Quando trabalhava com clientes em problemas de faturação, detalhava todas as conversas, incluindo os dados de contacto, os problemas que tinham com as faturas, os passos seguintes para resolver o problema, quem estava envolvido na resolução e o resultado. Lembre-se de que documentar tudo para referência e acompanhamento futuros é do interesse tanto do cliente como da sua empresa. |
3. Falta de empatia
“Apanha-se mais moscas com mel do que com vinagre.”
Embora ser firme nos seus esforços de cobrança possa parecer a melhor abordagem, é preferível manter uma atitude profissional e empática. Criar relações sólidas com os clientes irá provavelmente resultar num melhor histórico de pagamentos e aumentar as taxas de retenção de clientes a longo prazo.
| A minha experiência Quando comecei a trabalhar em AR, a falta de empatia e de atenção ao cliente era uma das queixas mais comuns que ouvia quando contactava inicialmente os clientes pela primeira vez para tentar resolver e cobrar contas de cobrança duvidosa. As pessoas diziam frequentemente que tinham deixado de pagar os seus saldos porque ninguém as ouvia ou porque tinham sido tratadas de forma agressiva anteriormente, quando tinham preocupações legítimas ou tinham comunicado erros de faturação. A minha abordagem Fiz da conquista da sua confiança uma missão, ajudando-os a resolver erros de faturação e a desenvolver uma relação de trabalho positiva. Também os incentivei a contactarem-me diretamente assim que tivessem alguma preocupação. Isto tornou mais fácil e rápido esclarecer saldos de AR antigos e pendentes. O resultado Quase todas as contas de cobrança duvidosa foram recuperadas e os clientes começaram a pagar as suas faturas atempadamente, com pouco esforço. |
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4. Negligenciar a formação do pessoal
Enquanto proprietário de uma empresa, compreendo perfeitamente quantas funções desempenha. Sempre que possível, é boa ideia formar outra pessoa da sua empresa para lidar com problemas de AR e com clientes que pagam em atraso.
Gerir uma empresa com sucesso implica redundância — certifique-se de que outra pessoa também se ocupa de melhorar as interações com os clientes e de garantir que nada fica por tratar.
5. Falta de atenção à exatidão da faturação
Se houver erros nas suas faturas, os clientes irão detetá-los. Muitas vezes, irão recusar-se a pagar com base nisso até que os erros sejam corrigidos, o que atrasa as datas de cobrança dos seus valores a receber. Na minha situação, a trabalhar em AR e cobranças, os erros de faturação representavam quase 90% das contas de cobrança duvidosa que ajudei os clientes a resolver e recuperar.
Acontece que o cliente tinha razão, mas ninguém o tinha ouvido. O que agravava a situação era o facto de estes saldos poderem ter sido cobrados anos antes, melhorando o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa.
6. Alocação incorreta de pagamentos
Os pagamentos alocados incorretamente dificultam a determinação dos pagamentos que estão pendentes. Isto conduz a um aumento das reconciliações de contas e da reclassificação de pagamentos, contribuindo para a confusão e a frustração — suas e, ainda mais, dos seus clientes.
Quando os pagamentos são recebidos e não é claro a que se referem, reserve um minuto para pegar no telefone e perguntar ao cliente. Demora significativamente mais tempo a reconciliar contas e a reclassificar pagamentos mais tarde — e é menos constrangedor telefonar aos clientes sobre faturas que, na realidade, já pagaram, mas que foram alocadas incorretamente.
Com a abordagem certa, as cinco estratégias que descrevi e a utilização de software de contabilidade, enquanto proprietário de uma empresa, pode gerir os valores a receber da sua empresa de forma eficiente e eficaz, melhorar o seu fluxo de caixa e libertar tempo suficiente para se concentrar na estratégia e no crescimento.
Tudo isto sem contratar outra pessoa para o fazer.
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Agora que o seu processo de AR está a caminho da recuperação, pode concentrar-se noutra área de liquidez financeira latente: uma gestão eficaz das contas a pagar. Quer esteja a utilizar software de contas a pagar ou a fazer tudo manualmente, a melhoria está mesmo ao virar da esquina.
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