Como Criar uma Estratégia de ERP Vencedora

Uma implementação de ERP mal executada não se limita a desperdiçar orçamento; compromete a visibilidade financeira, impede a escalabilidade e frustra as suas equipas.

Enquanto especialista em software digital com anos de experiência a orientar organizações através do labirinto das soluções de ERP, sei como a abordagem certa pode impulsionar a eficiência e o crescimento, e como a abordagem errada pode atrasar as equipas meses ou até anos.

Foi por isso que criei este guia especificamente a pensar nos CFO. Nele, ficará a saber como mitigar o risco, alinhar equipas multifuncionais e garantir que o seu investimento em ERP proporciona um ROI mensurável desde o primeiro dia. Pronto para começar?

O que é uma estratégia de ERP?

Uma estratégia de ERP define de que forma o seu sistema de ERP estará alinhado com os objetivos da empresa. Mostra também de que forma o ERP irá simplificar os processos e reduzir os custos operacionais. 

Pense nela como a espinha dorsal da implementação do seu ERP––porque, na realidade, é isso mesmo. Quando bem concebida, uma estratégia de ERP permite uma automatização fluida dos fluxos de trabalho. Além disso, facilita a comunicação e a colaboração entre as unidades de negócio após a implementação do ERP.

Imagine que adotou um ERP na nuvem para simplificar o processamento de encomendas e a reconciliação de pagamentos. Uma estratégia bem estruturada irá garantir uma implementação tranquila do ERP e uma gestão da mudança eficaz, para que:

• Os funcionários do armazém recebam notificações instantâneas para começarem a processar as encomendas assim que estas sejam efetuadas. O resultado? Clientes satisfeitos e compradores que regressam.
• As equipas financeiras obtenham uma melhor visibilidade das transações e possam reconciliar os pagamentos em tempo real. Em última análise, isto evitará atritos entre equipas.

Os fundamentos de uma estratégia de ERP

Uma implementação de ERP bem-sucedida começa com clareza e um caso de negócio sólido, não com o software. Está pronto para estabelecer as bases antes do início da transformação digital? Eis os quatro fundamentos essenciais de uma estratégia de ERP que deve conhecer:

Vejamos mais detalhadamente cada uma destas estratégias e a razão pela qual são importantes para o ajudar a alinhar os seus objetivos, as suas pessoas e os seus sistemas.

• Uma visão definida e necessidades empresariais claras: Uma estratégia de ERP sólida começa com uma visão clara, associada a necessidades empresariais bem definidas, para manter o foco e a orientação para os resultados.
• Um plano de integração e uma estratégia de dados sólida: A análise das ferramentas existentes e a garantia de uma integração fluida promovem a eficiência e o sucesso a longo prazo. O mesmo se aplica à criação de um plano de dados fiável.
• Envolvimento precoce das partes interessadas e formação: Envolver e formar desde cedo os líderes, os utilizadores e os especialistas de TI permite desenvolver conhecimentos internos. Limita também a resistência e promove a adoção.
• Um roteiro detalhado e um calendário de implementação: Um roteiro estruturado mantém o projeto de ERP no caminho certo e alinhado com a sua estratégia empresarial. Deve incluir calendários claros, estratégias de mitigação de riscos e marcos importantes.

Como criar uma estratégia de ERP 

Agora que abordámos os principais componentes, é altura de começar a criar uma estratégia de ERP de raiz. Com os fundamentos certos (e os passos que vou apresentar de seguida), pode elaborar uma estratégia de ERP impecável.

1. Avalie a estrutura da sua organização

Conhecer a estrutura atual da sua empresa e as operações do dia a dia irá ajudá-lo a implementar o seu novo sistema de ERP de uma forma que funcione para todas as equipas. Por isso, analise cada departamento, as suas principais funções empresariais e a forma como toma decisões.

Idealmente, deverá procurar responder a perguntas como:

• Que ferramentas são utilizadas nos diferentes departamentos?
• Quem reporta a quem?
• Como circula a informação entre as equipas?
• Como são tomadas as decisões?
• Quais são os estrangulamentos presentes nos seus fluxos de trabalho atuais?
• Quais são os KPI de cada departamento e de que forma se relacionam com os objetivos da empresa?

Estas respostas são fundamentais para definir as necessidades da sua empresa e mapear de que forma o ERP pode ajudar a satisfazê-las.

Imagine que lidera a área financeira de uma empresa de fornecimento de papel com equipas de vendas, apoio ao cliente e contabilidade. Cada um destes departamentos tem funções e ferramentas de trabalho diferentes. Além disso, não dispõem de uma integração adequada e trabalham em silos. Esta falta de articulação conduziu agora a atualizações de stock atrasadas, pouca visibilidade sobre as vendas e trabalho redundante.

A boa notícia? Quando compreender como cada equipa trabalha, criar uma estratégia de ERP que as ligue e melhore os processos empresariais será muito fácil.

2. Defina as necessidades da empresa

Razões claras para a adoção de um ERP ajudam a obter o apoio das partes interessadas e a aumentar o ROI. Lembra-se dos estrangulamentos que identificou no passo 1? Utilize-os como estrutura e baseie neles os seus requisitos de ERP.

Imagine que a sua empresa de papel tem dados de inventário desatualizados e visibilidade limitada da cadeia de abastecimento. Com estes elementos como ponto de partida, as necessidades da sua empresa poderão incluir:

• Visibilidade do inventário em tempo real: Um painel centralizado que proporciona às equipas do armazém e de vendas acesso imediato aos níveis atuais de inventário.
• Automatização do funil de vendas: Substituir folhas de cálculo manuais por um sistema unificado e automatizado para as vendas e o marketing.
• Acompanhamento do estado das encomendas: Uma funcionalidade que ajuda os representantes do apoio ao cliente a monitorizar o estado de cada encomenda, desde a confirmação até ao envio.

Conheça os seus objetivos

Definir os resultados que espera alcançar com o seu sistema de ERP garante que mantém o foco. Também tem impacto na aprovação do orçamento, na seleção do fornecedor, na personalização do sistema e nos requisitos de formação.

Em seguida, defina um calendário realista para os testes, a formação das equipas e a implementação em toda a empresa.

Na minha experiência, a implementação de uma solução de ERP demora normalmente entre 6 meses e 2 anos. No entanto, a duração dependerá da dimensão da empresa e dos módulos e níveis de personalização pretendidos. As necessidades de migração de dados e a preparação da equipa também influenciam a velocidade da implementação.

3. Analise as soluções existentes

Avaliar os sistemas existentes de cada equipa mostra como trabalham atualmente e ajuda a definir os requisitos de ERP. Mais especificamente, esta avaliação ajudá-lo-á a identificar:

• Se alguma equipa utiliza ferramentas diferentes para o mesmo processo, para que possa eliminar essas redundâncias. 
• Lacunas nos fluxos de trabalho das equipas e oportunidades para os melhorar.
• Problemas que possam surgir da integração das ferramentas de trabalho num ERP (no local ou na nuvem).
• Personalizações do ERP para suportar processos, fluxos de trabalho e ferramentas que não planeia alterar.

4. Envolva as pessoas certas

Envolver atempadamente as partes interessadas certas promove a adesão ao sistema de ERP e reduz a resistência. Considere os executivos da empresa, como investidores e membros da direção. Os principais membros da equipa, desde gestores a colaboradores individuais, também não devem ser excluídos.

A comunicação é fundamental

Uma vez que os ERP afetam cada pessoa de forma diferente, comunique desde cedo para compreender as suas necessidades e prioridades. Tenha também em conta que o envolvimento de cada parte interessada deve corresponder aos seus conhecimentos especializados e à sua função.

Considere o caso da empresa de papel. Quando começar a elaborar a sua estratégia, é provável que envolva primeiro a equipa de apoio ao cliente, uma vez que esta está mais envolvida com o produto. A partir daí, contactará o departamento de TI para determinar o âmbito e as integrações.

5. Elabore um plano de dados

Um plano de dados liga toda a sua organização. Também apoia a tomada de decisões e evita registos duplicados e funcionalidades redundantes. Por outro lado, dados incompletos, imprecisos ou isolados limitam o fluxo de informação e diminuem o valor do sistema de ERP.

Para elaborar uma estratégia de dados clara:

• Defina como preparar e migrar os dados da empresa durante a implementação do ERP.
• Identifique a equipa responsável por cada conjunto de dados.
• Estabeleça normas para manter a integridade dos dados.
• Identifique potenciais riscos de consolidação.

Por exemplo, durante a implementação do ERP, poderá encontrar registos financeiros duplicados e inconsistentes no Excel e em aplicações de contabilidade. Primeiro, terá de corrigir a contabilidade através da auditoria, limpeza e consolidação dos registos para garantir a sua precisão. Depois, migre-os por fases para identificar e resolver atempadamente quaisquer outros problemas.

6. Crie um roteiro

Um roteiro de ERP define prazos e partes interessadas, permitindo dividir os objetivos em pequenos passos e responsabilizar todos. Mostra o como, o quando e o quem da sua estratégia de ERP.

Um bom roteiro de ERP inclui:

• Um plano de comunicação: Especifica quando e como partilhar atualizações com as partes interessadas.
• Calendários estimados: Apresenta o calendário de entrada em funcionamento, com as principais datas de conclusão.
• Equipa do projeto e entregáveis: Enumera tarefas, relatórios, funcionalidades ou módulos importantes, bem como as equipas ou pessoas responsáveis por eles.
• Dependências essenciais: Destaca as tarefas críticas que têm de ser concluídas para que outras possam avançar. 
• Fases do projeto e principais marcos: Divide o projeto em fases, com marcos importantes para monitorizar o progresso.

Por exemplo, a sua empresa de fornecimento de papel pode definir a implementação do ERP da seguinte forma:

A melhor altura para criar uma estratégia de ERP

A melhor altura para criar uma estratégia de ERP é quando decide adotar uma solução de planeamento de recursos empresariais. A razão para este momento? A sua estratégia é o principal fator de sucesso da implementação e deve criá-la ainda antes de escolher um fornecedor de ERP.

A sério. Cada parte da sua estratégia aproxima-o do alinhamento da equipa e afasta-o de atrasos dispendiosos na implementação. E o seu objetivo é garantir que o ERP funciona conforme planeado.

Como orientação rápida, eis alguns indicadores de que está na altura de começar a criar uma estratégia de ERP:

• A sua organização evoluiu para além dos sistemas ou ferramentas atuais
• Está a expandir-se para novos mercados ou linhas de produtos
• A sua equipa passa muito tempo a gerir processos manuais
• Existem ineficiências operacionais ou pouca visibilidade dos dados entre departamentos

Quando estiver pronto para criar a sua estratégia de implementação de ERP, utilize a minha lista de verificação de estratégia de ERP para garantir que tem tudo o que precisa:

Principais erros a evitar nas estratégias de ERP

Mesmo com as melhores intenções, uma estratégia de ERP pode falhar se não lhe prestar atenção suficiente. Evite estes erros comuns nas estratégias de ERP para garantir o sucesso da implementação.

1. Afetação inadequada de recursos

A afetação inadequada de recursos pode provocar atrasos, ineficiências operacionais e uma execução deficiente. 

Imagine que atribui um orçamento demasiado elevado à formação inicial dos colaboradores e pouco ou nada ao suporte contínuo de TI. Pode acabar por ter colaboradores antigos que conhecem bem o sistema, enquanto os novos membros da equipa têm dificuldades em adaptar-se, por não haver ninguém que os acompanhe durante o processo.

Evite este e outros cenários indesejáveis com estas boas práticas:

• Atribua recursos às funcionalidades e aos módulos de ERP que estejam mais alinhados com os requisitos da sua empresa.
• Compare cuidadosamente as alternativas de ERP para escolher a opção que melhor corresponde aos seus requisitos. Precisa de uma solução na nuvem, no local ou de um sistema híbrido?
• Defina prazos realistas para a formação dos colaboradores, os testes do ERP e a migração de dados.

2. Desconhecer as necessidades da empresa

Os sistemas ERP são dispendiosos e difíceis de adotar ou abandonar, por isso, comprometer-se com um sem definir claramente as necessidades da sua empresa é um erro grave. 

Em primeiro lugar, isso pode resultar numa menor adoção e no desperdício de recursos. Em segundo, as operações serão prejudicadas se a ferramenta destinada a simplificar as tarefas as complicar ou não incluir funcionalidades essenciais. 

Por exemplo, uma avaliação deficiente das necessidades pode levar ao desperdício de tempo com funcionalidades desnecessárias. Também pode fazer com que as equipas adiem a transição dos sistemas antigos para o novo ERP.

O que deve fazer em alternativa?

• Identifique os problemas que atrasam o trabalho nos diferentes departamentos e determine as funcionalidades necessárias para os resolver.
• Estabeleça prioridades para estes desafios com base no impacto que têm nos objetivos da sua empresa e no ROI.

3. Planeamento deficiente da integração

Um plano de integração pouco claro afeta a sinergia e a eficiência operacional. Na prática, isso pode manifestar-se através da negligência das ferramentas e dos dados existentes, optando por começar completamente do zero. Também pode significar que os departamentos não conseguem aceder a informações críticas.

Evite isto adicionando os seguintes passos simples, mas essenciais, à criação da sua estratégia de ERP:

• Verifique a existência de possíveis problemas de compatibilidade entre as ferramentas empresariais críticas e o ERP.
• Identifique quais os módulos de ERP a adicionar e se estes são compatíveis com integrações com sistemas antigos.
• Teste a implementação do ERP para garantir que sincroniza corretamente e resolva quaisquer problemas. 

4. Subestimar o prazo da formação

Subestimar o tempo necessário para a formação sobre o ERP pode atrasar a implementação se os utilizadores ainda não estiverem preparados. E se não houver margem para prolongar o prazo da formação? É provável que a sua equipa resista à mudança, sentindo-se obrigada a dominar a ferramenta demasiado depressa.

A minha opinião? Provavelmente passou tanto tempo a explorar o ERP que agora já o conhece (na sua maioria). Mas isso não significa que a sua equipa se sinta imediatamente da mesma forma. A ferramenta é nova para eles, por isso deve disponibilizar tempo suficiente para a formação e para iniciativas de testes beta. 

Eis as minhas principais recomendações:

• Personalize as sessões de formação por departamento para incentivar a adoção.
• Crie recursos de aprendizagem assíncrona, como demonstrações em vídeo e guias de apoio, que possam consultar novamente a qualquer momento.
• Disponibilize apoio informático contínuo para ajudar a resolver problemas e orientar os novos colaboradores.
• Combine os testes beta com sessões de formação práticas para evitar dar demasiada ênfase ao “que fazer” e ignorar o “como fazer”.

5. Modelo de crescimento empresarial mal fundamentado

Uma estratégia de ERP que não tenha em conta os planos de crescimento futuro irá desencorajar a adesão. Também pode causar o fracasso da implementação, mesmo que esta seja aprovada. 

Por exemplo, a sua empresa pode passar por uma fusão ou expandir-se para novas localizações dentro de alguns meses. Neste caso, criar a sua estratégia de ERP apenas com base nos processos e nas necessidades atuais fará com que se torne obsoleta antes de arrancar devidamente. Consequentemente, terá de gastar mais para atualizar ou substituir o seu ERP.

Faça o seguinte para alinhar a sua estratégia de ERP com os objetivos e as projeções da empresa:

• Articule-se com as partes interessadas relativamente aos objetivos futuros e às previsões da sua empresa, para poder acomodar os respetivos requisitos.
• Escolha um sistema ERP flexível, capaz de suportar mais utilizadores, várias moedas e inventário em vários armazéns. (Mesmo que ainda não precise destas funcionalidades, este investimento na escalabilidade vale a pena se estiver dentro do seu orçamento e for útil em breve.)

Uma estratégia de ERP clara não é uma opção, é uma necessidade

Um software ERP melhora a sinergia entre equipas, mas o seu plano de implementação pode determinar o sucesso ou o fracasso. Por isso, assim que decidir adquirir um, crie uma estratégia de ERP vencedora e aumente o ROI como o verdadeiro líder que é!

Lembre-se: tenha em conta o estado atual da sua empresa, envolva as partes interessadas desde o início, crie um plano de dados e, claro, desenvolva um roteiro para orientar o percurso.

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