As contas de despesas são um elemento fundamental da contabilidade. Ajudam a acompanhar o dinheiro gasto pela empresa e a preparar relatórios financeiros em conformidade com os GAAP no final do período contabilístico.
É um conceito simples que apresenta algumas nuances. Neste guia, utilizo a minha experiência como antigo contabilista para ajudar a simplificar o significado e o papel das contas de despesas, bem como abordar algumas das suas variações e ferramentas de gestão de despesas. Vamos começar.
O que são contas de despesas?
As contas de despesas são contas temporárias que acompanham os custos incorridos por uma empresa no processo de obtenção de receitas. Fazem parte da demonstração de resultados (ou demonstração de lucros e perdas) e são utilizadas para registar todos os gastos que reduzem o lucro.
As despesas comuns incluem rendas, salários, serviços públicos, publicidade, material de escritório e gestão de despesas de viagens. Quando uma empresa paga algo (como uma viagem), esse montante é debitado numa conta de despesas. Isto aumenta o total das despesas, o que reduz o lucro da empresa.
Eis o aspeto típico do processo:
Suponhamos que este ano gastou $10,000 na viagem anual do escritório, incluindo despesas de entretenimento. Ainda não pagou ao agente de viagens, que não se importa que o pagamento seja feito durante o próximo período contabilístico.
Os $10,000 são transferidos para uma conta de “despesas da viagem do escritório” e a conta do agente de viagens é creditada pelo mesmo montante. Se tiver dúvidas sobre o motivo pelo qual funciona desta forma, consulte o nosso guia sobre as três regras de ouro da contabilidade.
Quando encerra os seus livros contabilísticos no final do período contabilístico, o saldo da conta de despesas é encerrado na conta de resultados (apresentada como a demonstração de resultados para cumprimento dos GAAP). No seu diário, são efetuados os seguintes lançamentos para registar a transação que acabámos de discutir:
Porque são importantes as contas de despesas?
As contas de despesas ajudam a organizar e categorizar as transações de despesas e os seus custos indiretos. Também ajudam a monitorizar os limites de gastos específicos de cada categoria, proporcionando visibilidade, controlo e conhecimento sobre as operações da sua empresa.
Exemplo: Suponha que orçamentou gastar $50,000 em celebrações como aniversários, aniversários de casamento e outros eventos pessoais dos colaboradores. Muitos membros da sua equipa tiveram filhos neste trimestre e já ultrapassou o limite de $50,000 antes do final do segundo trimestre.
Se tiver uma conta de despesas de celebrações de colaboradores, a sua equipa poderá assinalar um possível excesso de custos no ano em curso. Isto dá-lhe tempo para se preparar e reafetar fundos de outra categoria de despesas ou do plano de contas para despesas de celebrações de colaboradores, garantindo que continua a respeitar os seus limites gerais de despesas.
Em conformidade com o IRS
As contas de despesas também são importantes porque devem ser mantidas, uma vez que o IRS precisa de saber o que gasta, e não apenas quanto gasta. Manter contas separadas para todas as categorias de despesas facilita a verificação, por parte de auditores externos e do IRS, de que as despesas declaradas são dedutíveis.
Os 4 tipos diferentes de contas de despesas
Sabia que existe mais do que um tipo de conta de despesas? As diferentes contas de despesas têm as suas próprias nuances, que é importante conhecer a longo prazo. Eis uma análise completa de cada tipo e do que implica:
Custos das mercadorias vendidas
O custo das mercadorias vendidas (COGS) inclui os custos diretos incorridos para produzir as mercadorias dos fabricantes. Para os retalhistas, o COGS inclui o custo do inventário e despesas relacionadas, como o transporte.
Até as empresas de serviços têm um equivalente ao COGS denominado custo das vendas (COS), que inclui os custos diretos (mão de obra direta e custos gerais) da prestação do serviço. Os CFOs de empresas SaaS lidam normalmente com o custo das vendas, mas os CFOs de empresas tecnológicas que trabalham com empresas de hardware continuam a ter de gerir COGS e inventário.
O COS é contabilizado como despesa no mesmo ano em que é incorrido. Em alguns casos, é capitalizado, mas, mesmo assim, geralmente aparece no balanço como despesas antecipadas. Por exemplo, se uma parte do COS for paga antecipadamente por serviços futuros, é registada como uma despesa antecipada e amortizada ao longo do tempo.
Sempre que um fabricante gasta em matérias-primas, mão de obra e custos indiretos, as despesas são capitalizadas como inventário. Estas despesas permanecem no balanço como inventário até serem vendidas. Quando o retalhista compra este inventário, o respetivo custo de aquisição aparece no seu balanço como inventário até ser posteriormente vendido.
Suponha que vende t-shirts e que o custo unitário de uma t-shirt é de $10. Sempre que vende uma unidade (uma t-shirt), $10 são transferidos do inventário para a conta COGS. O custo do inventário não vendido — suponhamos, 1.000 unidades no valor de $10.000 — continua a aparecer no balanço.
O saldo da conta COGS é encerrado na conta de resultados no final do ano para calcular o lucro bruto.
Tenha em mente
O inventário (um ativo corrente) é convertido numa despesa \u003cstrong\u003eapenas quando é vendido\u003c/strong\u003e tanto para fabricantes como para retalhistas, em conformidade com o \u003ca href=\u0022https://corporatefinanceinstitute.com/resources/accounting/matching-principle/\u0022 target=\u0022_blank\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022\u003eprincípio da especialização dos exercícios em contabilidade\u003c/a\u003e.
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Despesas operacionais
As despesas operacionais raramente são capitalizadas. A maioria das contas de despesas operacionais, como despesas de publicidade, despesas de viagens de negócios e despesas com serviços públicos, é encerrada na demonstração de resultados no final do ano.
No entanto, existem algumas exceções. Alguns exemplos incluem:
| Tipo | O que é |
| Despesas de melhoria | Quando gasta em reparações ou revisões gerais que melhoram a funcionalidade ou eficiência de um ativo, ou prolongam a sua vida útil, pode capitalizar esses gastos adicionando-os ao valor contabilístico do ativo. |
| Custos de I&D | Os custos iniciais de I&D são normalmente reconhecidos como despesas, mas determinados custos após a análise de viabilidade, como a programação e os testes de software para uso interno, podem ser capitalizados e amortizados se forem cumpridas as condições previstas na ASC 350-40 e no IRS §174. |
| Despesas pagas antecipadamente | As despesas pagas por serviços a utilizar durante um período contabilístico futuro são capitalizadas. Não se esqueça de incluir a despesa de amortização ao elaborar o orçamento para períodos futuros. |
| Juros de empréstimos para construção | As despesas com juros pagos durante a construção de um ativo de longo prazo, como um edifício, podem ser capitalizadas numa conta de ativo até este estar pronto para utilização e reconhecidas como despesas através da conta de depreciação em períodos futuros. |
Despesas não operacionais
As despesas não operacionais são aquelas que não estão diretamente relacionadas com as principais operações comerciais da empresa. São tratadas como qualquer outra despesa. Eis alguns exemplos:
- Juros: Os juros são uma despesa financeira. Os juros de empréstimos, obrigações ou linhas de crédito são classificados como despesas não operacionais.
- Acordos judiciais e honorários legais: As multas, penalizações e indemnizações resultantes de processos judiciais que não decorram de atividades comerciais normais são classificadas como não operacionais.
- Depreciação (por vezes não operacional): A despesa de depreciação de ativos não utilizados na atividade principal (como propriedades arrendadas) pode ser classificada como não operacional.
Despesas não dedutíveis
As despesas não dedutíveis são registadas como qualquer outra despesa, mas não são ajustadas para efeitos de reporte fiscal. Embora uma despesa não dedutível ainda reduza o seu lucro líquido, não reduz a sua responsabilidade fiscal porque o IRS não o permite.
Exemplos de despesas não dedutíveis incluem multas e penalizações (como penalizações do IRS e multas da OSHA), contribuições políticas e despesas de lóbi, e determinados prémios de seguros de vida (se a empresa for a beneficiária)
Benefícios das contas de despesas
As contas de despesas são uma parte indispensável da contabilidade financeira, porque não é possível preparar relatórios financeiros sem elas. No entanto, também oferecem vários outros benefícios, tais como:
- Acompanhamento financeiro preciso: Separar as despesas por contas específicas evita o caos financeiro. Garante registos claros para relatórios, orçamentação e análise.
- Otimização fiscal e conformidade: As despesas devidamente categorizadas ajudam a maximizar as deduções, mantendo o IRS satisfeito — ninguém gosta de uma auditoria.
- Auditorias e revisões financeiras mais fáceis: Sejam internas ou externas, as contas de despesas bem organizadas aceleram as auditorias e reduzem as dores de cabeça ao reconciliar os dados financeiros.
- Controlo de custos e orçamentação: Acompanhar diferentes categorias de despesas facilita a definição de orçamentos e a identificação de áreas com gastos excessivos antes de se tornarem um problema.
Desvantagens das contas de despesas
Não existe uma boa razão, nem sequer uma opção, para ignorar as contas de despesas. No entanto, estas ainda apresentam algumas desvantagens, incluindo:
- Complexidade e carga administrativa: Gerir várias categorias de despesas pode tornar-se avassalador, especialmente para empresas com elevados volumes de transações. Um nível de granularidade excessivo traduz-se frequentemente num pesadelo administrativo.
- Risco de classificação incorreta: Os funcionários ou contabilistas podem classificar incorretamente as despesas, levando a demonstrações financeiras imprecisas e a potenciais problemas de conformidade fiscal.
- Categorização inconsistente entre departamentos: Se diferentes equipas utilizarem métodos distintos para acompanhar as despesas, tal pode originar inconsistências nos relatórios e dificuldades na reconciliação.
Como gerir as contas de despesas
Gerir contas de despesas é mais do que apenas tratar da contabilidade. Trata-se de controlo financeiro, otimização fiscal e tomada de decisões estratégicas. Eis algumas formas de gerir eficazmente as contas de despesas:
1. Uniformize as categorias de despesas
Categorize as despesas e defina o que cada categoria abrange. No entanto, evite uma granularidade excessiva. Demasiadas categorias tornam os relatórios desnecessariamente complexos.
2. Automatize o acompanhamento das despesas
Utilize software de contabilidade baseado na nuvem, como o QuickBooks, o Xero ou o NetSuite, para categorizar e acompanhar as despesas automaticamente. Considere também investir em ferramentas de automatização de despesas, como o Expensify, o Brex ou o Ramp, para permitir que os funcionários enviem recibos digitalmente.
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3. Defina políticas claras e regras para os relatórios de despesas
Defina as despesas permitidas, esclareça quais despesas os funcionários podem ou não apresentar e utilize um modelo padrão de relatório de despesas. Exija recibos para despesas acima de determinado valor e estabeleça fluxos de aprovação das despesas. Por exemplo, pode exigir a aprovação do responsável para reembolsos de relatórios de despesas superiores a $500.
Também é importante definir quando deve apresentar as despesas e quando é demasiado cedo. Se as apresentar antes do necessário, corre o risco de distorcer o seu rendimento líquido e a sua saúde financeira.
4. Reconcilie as contas regularmente
As reconciliações mensais, que garantem que as despesas registadas correspondem aos extratos bancários e às transações com cartão de crédito, são uma excelente estratégia para evitar preocupações de última hora com transações em falta ou questionáveis. À medida que o volume de transações aumenta, as ferramentas para reconciliar transações com cartão de crédito podem ajudar a automatizar o processo de correspondência.
5. Monitorize os gastos e defina orçamentos
Analise as tendências das despesas para perceber onde é gasto um montante significativo. Se os custos estiverem a aumentar silenciosamente, as revisões regulares ajudam a detetá-los atempadamente. Também pode controlar os custos estabelecendo limites de gastos para cada departamento e utilizando ferramentas de análise do desempenho, como a análise dos desvios orçamentais.
6. Planeie as deduções fiscais e a conformidade
Para maximizar os benefícios fiscais, mantenha registos detalhados das despesas dedutíveis, como as taxas de subscrição de software empresarial e as despesas de viagens de negócios. Trabalhe com um contabilista para cumprir os regulamentos do IRS.
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7. Reveja e otimize as contas periodicamente
Consolide categorias de despesas redundantes para simplificar os relatórios financeiros. Identifique subscrições ou serviços subutilizados que possam ser cancelados e reveja as tendências históricas de gastos para tomar decisões orçamentais baseadas em dados.
Ferramentas de gestão de contas de despesas
A gestão de despesas pode tornar-se demasiado complexa para ser tratada manualmente à medida que a empresa cresce. É aqui que o software de gestão de despesas ajuda. As vantagens das ferramentas de gestão de despesas incluem a possibilidade de automatizar a maioria dos processos, simplificar os relatórios e tomar decisões baseadas em dados.
Se está à procura de uma solução de gestão de despesas, estas são algumas das nossas principais escolhas:
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O software e a simplicidade são essenciais
As contas de despesas podem transformar-se numa complexa teia de transações. Qual é a melhor forma de as gerir? Uma categorização simples e um software de gestão de despesas que facilitam as operações, eliminando o caos, os erros e o esforço manual do processo de gestão de despesas.
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