Gartner förutspår att 30 % av EBITDA-marginalerna kommer att krympa fram till 2027 på grund av svag efterfrågan och stigande kostnader.
Om du sitter på CFO-posten kommer detta – tillsammans med en olyckligt lång rad andra problem – att hamna på ditt bord innan du vet ordet av.
Om du vill komma igång med full kraft behöver du en handlingsplan … eller kanske en ny checklista för CFO:er.
Bakgrund till CFO-checklistan
Varför ska du lyssna på mig? Som erfaren ledare inom finansiell rapportering i över 15 år, certifierad projektledningsspecialist och IT-praktiker som har hjälpt till att implementera finansiella system i små och medelstora företag, stora koncerner och myndigheter, kan man säga att jag har lärt mig en del.
En av dessa saker är att jag har lärt mig att nästan 90 % av nya CFO:er kämpar med självtvivel som påverkar deras prestation negativt.
Även om jag kan försäkra dig om att du har förtjänat din plats i företagsledningen tills jag blir blå i ansiktet, är jag övertygad om att checklistan för nya CFO:er som jag har tagit fram kommer att hjälpa dig ännu mer.
Ingen tid att förlora – så låt oss gå rakt på sak med de initiativ som ger din nya roll en riktigt bra start.
De första 30 dagarna: Skaffa dig en överblick
Identifiera akuta ekonomiska problem
Avsätt lite tid under den första månaden för att bedöma företagets aktuella ekonomiska situation. Boka sedan in inledande möten med viktiga intressenter för att ge dina iakttagelser mer sammanhang.
Varför? Du togs in av en anledning, så du behöver ta reda på exakt vilken den anledningen är ur ett objektivt perspektiv.
Det är viktigt att förstå dessa problem, så se till att samla in så mycket förstahandsinformation som möjligt innan du börjar fråga enskilda intressenter. Det är som att vara en detektiv som arbetar för maffian … du behöver ta reda på vad som hände, men var försiktig så att du inte pekar ut någon.
Förstå enhetsekonomi och politik
Enhetsekonomi syftar på de direkta intäkter och kostnader som är förknippade med varje affärsaktivitet i företaget. När de sammanställs på rätt sätt ger de en övergripande bild av den ekonomiska hälsan.
Se till att förstå politiken, aktörerna och deras påverkan. Det är också avgörande att utveckla en djup förståelse för enhetsekonomin och den potentiella interna politiken som präglar avdelningar och företagskultur.
Have an account? Log In
Frågor att ställa:
- Vad kostar det för oss att förvärva en enskild kund?
- Vilken vinstmarginal har vi på enskilda produkter eller tjänster?
- Vilket politiskt klimat råder på företaget och vilken påverkan har det?
Svaren hjälper till att vägleda beslutsprocesser kring fördelning av utgifter och möjliga scenarier för uppskalning. Detta bidrar till att definiera och anpassa en ny CFO:s högsta prioriteringar efter organisationens bredare behov.
Löpande: Utveckla och vårda starka relationer
Över hela organisationen
En effektiv och framåtblickande CFO kan inte arbeta isolerat.
Att bli en framgångsrik ekonomiledare i dagens teknikdrivna värld handlar om mer än att bara räkna på siffror. Det handlar om att bygga starka relationer med alla affärsenheter och externa intressenter som du kommer att samarbeta med. Inkludera dessa mål och interaktioner.
- Förstå varje enhets unika behov. Du kan avgöra var verksamheten är för slapp med budgeten (jag tittar på dig, försäljningsavdelningen) och vilka team som skulle behöva lite extra pengar.
- Prata öppet om hur ekonomiska processer påverkar dessa avdelningar. Det ger dig en djupare förståelse för hur saker fungerar och gör det samtidigt möjligt för andra att se ekonomiteamets värde. Tvärfunktionellt samarbete kan förbättra utgiftshanteringen och samtidigt säkerställa överensstämmelse mellan operativa åtgärder och ekonomiska planer.
Att bygga relationer med andra kan bidra till att effektivisera processer, hjälpa dig att förstå lönehanteringen och leda till snabbare lösningstider om eventuella avvikelser uppstår.
En annan viktig aspekt är att förstå företagets befintliga kultur. Varje interaktion bidrar till att forma denna förståelse.
Frågor att ställa:
- Hur samarbetar människor?
- Vad driver människorna i varje grupp?
Nya CFO:er som kliver in i potentiellt ostrukturerade miljöer måste sätta tonen genom att främja en positiv och effektiv arbetsmiljö.
Inom ditt eller dina ekonomiteam
Att upprätthålla en relation med relevanta avdelningschefer, tredjepartstjänster, styrelsemedlemmar och andra ekonomikollegor som bygger på förtroende och öppen kommunikation är avgörande för den dagliga verksamheten.
Du får tillgång till deras befintliga kunskap om organisationen, inklusive dess styrkor och svagheter, vilket ger dig möjlighet att få insikt i organisationen bortom siffrorna.
Men det finns en potentiell utmaning … Tänk på att andra medarbetare i ekonomiteamet kan ha blivit förbigångna vid tillsättningen av CFO-tjänsten.
Se till att du lyssnar på idéer, besvarar kollegornas frågor, ger konstruktiv återkoppling, hjälper dem att hitta snabba framgångar och tydliggör förväntningarna från dag ett. Detta främjar ömsesidig respekt, vilket leder till starkare band.
Tips
Alla behöver tydlighet kring sin roll och sina uppgifter när en ny CFO introduceras; vad kommer du att ansvara för? Vad ligger fortfarande inom deras ansvarsområde?
Detta varierar mellan olika organisationer, men vissa avdelningsstrukturer kan enkelt överföras mellan företag.
Efter 30 dagar: Långsiktig vision och strategiska mål
Ett av dina huvudsakliga ansvarsområden som teknik-CFO är ekonomisk planering och att ange den ekonomiska riktningen för ditt teknikföretag.
Att skapa en vision och mål som överensstämmer med företagets övergripande ambitioner är avgörande för CFO:n, så du bör sträva efter att påbörja denna process efter en månad och slutföra den senast 45 dagar efter att du tillträtt din nya roll.
Löpande: Säkerställ överensstämmelse med företagets strategi
Att skapa överensstämmelse mellan ekonomiska avdelningsmål och företagets övergripande strategi är inte bara fördelaktigt – det är avgörande, särskilt för framgångsrik ekonomisk verksamhet i teknikföretag som omsätter $5-$50M årligen. Denna integration gör det möjligt för ekonomifunktionen att stödja tillväxt och fullt ut leverera intelligent resursstyrning.
Strategisk överensstämmelse uppnås genom att vara medveten om den dagliga verksamheten samtidigt som man fokuserar på helheten, exempelvis genom att identifiera nyckeltal (KPI:er) på grupp- och företagsnivå. Uppföljning av KPI:er säkerställer att alla insatser driver företaget mot dess strategiska mål.
Löpande: Formulera strategiska mål
Nästa steg i den ekonomiska planeringen är att definiera individuella strategiska mål för att skapa en ekonomisk färdplan. Du måste vara beredd att besvara följande frågor:
- Vilka milstolpar bör nås om ett, tre respektive fem år?
- Vilka marknader bör vi planera att gå in på eller expandera till?
- Vilken kund är bäst för oss att rikta in oss på?
- Var spenderar vi pengar i onödan?
- Vilka grupper eller avdelningar behöver bättre insyn i sin verksamhet?
Din ekonomiska planering kommer i hög grad att forma svaren på dessa frågor och skapa en handlingsinriktad färdplan för organisationens fortsatta utveckling.
Tips
Att sätta högt uppsatta ekonomiska mål utan att förstå hur de ska uppnås är bara önsketänkande. Ditt jobb kräver kritiskt tänkande.
Efter 60 dagar och årligen: Granska befintliga processer
Nya CFO:er bör leda granskningen av befintliga processer för att bedöma nuläget och identifiera potentiella problem. Genom att genomföra en granskning kan du se var verksamheten befinner sig och upptäcka eventuella varningssignaler eller ineffektiviteter.
3 viktiga saker att hålla utkik efter:
- Felaktiga uppgifter: Om dina siffror inte stämmer kan det tyda på djupare problem med registrering av uppgifter eller rutinerna för finansiell rapportering.
- Brist på interna kontroller: Brister i den interna kontrollen kan lämna utrymme för fel eller potentiella bedrägerier. Se till att det finns kontroller och motåtgärder inom all finansiell verksamhet.
- Bristande kassaflödeshantering: Medel som inte fördelas effektivt eller har en hög förbrukningstakt utan en betydande avkastning på investeringen (ROI) kan tyda på bristande resurshantering.
Om dessa problem eller andra varningssignaler inte åtgärdas snabbt kan de orsaka katastrofala skador över tid. Dessutom, om du kan göra något åt dem … varför skulle du inte göra det?
Den här revisionsprocessen kan förenklas med hjälp av programvara för revision av ekonomi och redovisning, som spårar och analyserar omfattande verksamhetsmått åt dig och låter dig fokusera på de mer subjektiva delarna av din roll.
60–90 dagar: Prioritera dina revisionsresultat
Efter att revisionen har genomförts är nästa steg att prioritera. Som ekonomichef behöver du avgöra vad som ska prioriteras och hur.
Tänk på det som en prioriteringsprocess som rangordnar angelägenhet och påverkan – där du tar itu med de problem som väsentligt kommer att påverka företagets ekonomiska hälsa.
Börja med att kategorisera problemen utifrån hur allvarliga de är och hur de påverkar företagets mål. Skapa sedan en handlingsplan för varje kategori, med början i de högst prioriterade punkterna.
När du gör en sådan plan och slutför den före 90-dagarsgränsen visar du hur värdefull du är och skapar förtroende för din förmåga i hela företaget. Med andra ord kommer du att vilja göra det.
Löpande: Etablera effektiva finansiella kontroller
Som nytillträdd eller återvändande ekonomichef i teknikbranschen måste tillräckliga finansiella kontroller finnas med på din checklista för den nya ekonomichefen.
Att införa tillräckliga interna finansiella kontroller är lika viktigt som det låter skrämmande; det är dock ett av de viktigaste områdena du kommer att beröra i din roll. Nu när du har ansvaret är du ansvarig för allt som slinker igenom sprickorna.
Löpande: Inför robusta redovisningsrutiner
Robusta redovisningsrutiner lägger grunden för starka finansiella kontroller. Så hur ser det ut?
Här är ett exempel. Tänk på säkerhetssystemet i ditt hem – det består av flera lager med larm, lås och kanske videoövervakning. En välfungerande redovisningsrutin bör ha flera lager, till exempel korrekta bokföringsrutiner, regelbundna revisioner och strikta processer för godkännande av utgifter. Redovisningsrutiner är din första försvarslinje mot fel eller bedrägerier.
Redovisningsrutiner och -system ger tillförlitliga uppgifter som underlag för centrala resultatindikatorer (KPIs) – de pulspunkter som används för att mäta hälsan hos ekonomifunktionen. Börja på rätt sätt med dessa tre uppgifter.
- Sätt dig in i alla befintliga interna processer
- Identifiera brådskande och icke-brådskande problem
- Hantera alla brådskande problem omgående
- Fastställ en realistisk tidsplan för att därefter snart ta itu med icke-brådskande problem
Det kan kännas överväldigande till en början, men kom ihåg att Rom inte byggdes på en dag.
Tips
Prioritera uppgifter utifrån deras potentiella påverkan på kassaflödet eller risknivån.
Löpande: Upprätthåll transparens kring kassaflödet
En framgångsrik ekonomichef vet att transparens är avgörande när man hanterar kassaflödet i hela organisationen och vid prognostisering inom finansiell planering och analys (FP&A).
Att dela finansiell information kan bidra till att stärka teamets förtroende och underlätta mer välgrundade beslut, vilket i slutändan förbättrar utgiftshanteringen.
Hur uppnår du denna transparens?
Nyckeln är att använda verktyg för modern digital omvandling för att ge alla relevanta teammedlemmar insyn i kassaflödets status i realtid. Dessa verktyg underlättar automatiseringen av monotona uppgifter och arbetsflöden och frigör tid för strategisk planering – vilket gör dina dagar betydligt enklare.
Efter dina första 90 dagar
Du bör sträva efter att ha slutfört eller standardiserat alla dessa uppgifter för löpande analys i slutet av dina första 90 dagar. Om du gör det lägger du grunden för långvarig framgång.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som inte bara har tagit sig igenom sina första 90 dagar, utan också har klivit fram för att forma hela branschen.