Att välja rätt bokföringsprogram kan vara en utmaning. Sammantaget är det ett strategiskt beslut som kan bidra till att ditt team lyckas.
Med den idealiska lösningen kan du öka avkastningen på investeringen, säkerställa noggrannhet och följa gällande regler. Men om du väljer fel riskerar du ineffektivitet och fel som hämmar produktiviteten och företagets ekonomiska hälsa.
Om du letar efter ett bokföringsprogram men inte riktigt vet var du ska börja är den här guiden för dig. Den är utformad för ekonomichefer och ekonomiska ledare som vill välja programvara som ligger i linje med deras mål och övervinner utmaningar. Så här kan du göra det.
9 saker att leta efter när du väljer bokföringsprogram
När du letar efter ett nytt bokföringsprogram är det viktigt att först utvärdera varje alternativ genom att fokusera på de viktigaste faktorerna som överensstämmer med företagets behov och mål. Ta hänsyn till följande aspekter för att säkerställa att du väljer rätt verktyg för ditt team:
1. Flexibla abonnemang
Flexibla abonnemang gör att du kan anpassa din programvaruprenumeration när företaget växer eller förändras. Detta är värdefullt för företag av alla storlekar, men särskilt för nystartade företag, småföretagare och frilansare (läs mer om fördelarna med bokföringsprogram för frilansare här).
Det bästa bokföringsprogrammet låter dig enkelt uppgradera eller nedgradera utan att kassaflödet påverkas negativt. Glöm inte heller att fråga leverantörerna om avtalsvillkoren och hur de hanterar ändringar i din prenumeration.
2. Dataåtkomst och rapportering
Dataåtkomst och rapportering är avgörande för att fatta välgrundade beslut. Som ekonomichef behöver du ett bokföringssystem som tillhandahåller data i realtid och anpassningsbara rapporter för ekonomisk rapportering.
Kontrollera om programvaran låter dig exportera data i olika format. Se dessutom till att fråga om den har stöd för instrumentpaneler och vilka rapporteringsfunktioner som finns tillgängliga. Detta gör inte bara FP&A-uppgifter enklare, utan även vanlig bokföring och projektledning.
3. Integration med din teknikplattform
Integration med din befintliga teknikplattform säkerställer smidiga processer. Ditt bokföringsprogram bör ansluta till andra verktyg som CRM-system, system för leverantörs- och kundreskontra eller lönehanteringslösningar. Detta sparar tid och minskar antalet fel.
Kontrollera alltid om programvaran har API:er eller färdiga integrationer. Om du testar programvaran genom en demo bör du testa hur den kan ansluta till verktyg som du redan använder för att undvika komplikationer längre fram.
4. Introduktion och support
Introduktion och kundsupport kan avgöra om din upplevelse av den nya programvaran blir positiv eller negativ. När en leverantör erbjuder bra introduktionsstöd hjälper det ditt team att snabbt komma igång.
Leta efter leverantörer som erbjuder utbildningsresurser och snabb support, och fråga om deras supporttider och kontaktkanaler via kontaktsidan.
5. Rollbaserade behörigheter
Rollbaserade behörigheter styr vem som kan komma åt vad i programvarulösningen. Detta är viktigt för att upprätthålla säkerhet och integritet, särskilt när det gäller ekonomiska uppgifter och personliga bankkonton.
Se till att programvaran låter dig tilldela roller och ange behörigheter på ett enkelt sätt. När du talar med en representant kan du fråga hur detaljerade dessa kontroller är och hur de kan ändras för att bättre passa företagets behov.
6. Branschspecifik regelefterlevnad
Branschspecifik regelefterlevnad säkerställer att programvaran uppfyller juridiska krav och regulatoriska standarder. Detta är avgörande för att undvika böter och upprätthålla förtroendet. Kontrollera om programvaran stöder de standarder för regelefterlevnad som är relevanta för din bransch, särskilt om du arbetar inom mer reglerade sektorer som hälso- och sjukvård eller finans.
7. Anpassningsalternativ
Anpassningsalternativ låter dig skräddarsy programvaran efter företagets behov. Detta kan förbättra effektiviteten och användartillfredsställelsen. Om du till exempel arbetar inom detaljhandeln kan du behöva ett bokföringsprogram som även erbjuder lagerhantering och funktioner för lageruppföljning.
Leta efter programvara som låter dig anpassa fält, arbetsflöden och gränssnitt. Kom ihåg att anpassningar kan medföra extra kostnader. Fråga alltid om anpassningsalternativ och avgifter för antalet användare i ett tidigt skede under det första samtalet med en leverantör.
8. Automatiseringsfunktioner
Automatiseringsfunktioner kan spara tid åt ditt team genom att minska manuella bokföringsuppgifter. Leta efter programvara som automatiserar upprepade processer som fakturering, kostnadsuppföljning eller manuell datainmatning. Detta frigör tid för teamet att fokusera på mer strategiska uppgifter som kan förbättra verksamheten.
Have an account? Log In
9. Stöd för mobila enheter eller flera platser
Stöd för mobila enheter eller flera platser är viktigt om teamet arbetar på distans eller från olika arbetsplatser. Se till att programvaran har en mobilapp eller internetanslutning som fungerar bra på olika enheter, så att teamet kan hålla kontakten och vara produktivt.
Överväg dessutom att undersöka begränsningar och tillgänglighetsfunktioner när du testar den valda bokföringslösningen.
Så väljer du bokföringsprogram: En modell i fem steg
Att välja rätt bokföringsprogram för företaget innebär mer än att bara jämföra grundläggande bokföringsfunktioner – du behöver också anpassa programvaran efter företagets mål och teamets behov.
Följ den här steg-för-steg-guiden när du väljer ditt nästa bokföringsprogram, så blir det enklare att hitta den idealiska lösningen som uppfyller alla dina krav:
Steg 1: Identifiera dina behov
Du kan inte välja en lösning utan att veta vad du behöver att den ska göra. Oavsett om det handlar om skatteberedning, hantering av ekonomisk information eller enkel användning bör du börja med att definiera teamets krav för att vägleda sökandet efter ett bokföringsprogram:
Samla in synpunkter från intressenter
Involvera viktiga intressenter som ekonomi, HR, IT och ledningen tidigt, eftersom varje avdelning har olika perspektiv och behov inom bokföring.
Överväg att hålla möten eller skicka ut enkäter för att samla in deras synpunkter och fråga om aktuella utmaningar och önskade förbättringar. På så sätt kan du säkerställa att programvaran uppfyller allas specifika behov.
Lista och prioritera problemområden
Identifiera därefter eventuella funktionsproblem med ditt nuvarande system. Gör en lista över problemområden eller hinder som ditt team ställs inför, till exempel att underhålla ekonomiska register, följa skatteregler och registrera arbetstid. Prioritera sedan dessa utifrån deras påverkan på verksamheten och företagets ekonomi.
Fokusera på att hitta en lösning som först kan hjälpa till att lösa de viktigaste problemen för att förbättra effektiviteten och nöjdheten.
Anpassning till policyer och mål
Det är lika viktigt att se till att programvaran överensstämmer med era interna policyer och mål. Ta hänsyn till leverantörspreferenser, säkerhetsprotokoll och regulatoriska krav. Detta omfattar att säkerställa datasäkerhet och efterlevnad av branschstandarder i era finansiella rapporter.
Skillnaden mellan nödvändiga och önskvärda funktioner
När du utvärderar bokföringsprogram bör du alltid skilja viktiga bokföringsfunktioner från valfria funktioner.
Nödvändiga funktioner är sådana som hanterar era viktigaste problemområden och behov av regelefterlevnad, medan önskvärda funktioner tillför värde men inte är nödvändiga. Det hjälper dig att först fokusera på programvara som uppfyller de grundläggande behoven, samtidigt som du undviker omfattningsglidning.
Ställ dessa frågor:
- Vilka klagomål eller hinder återkommer oftast?
- Vilka behov tillgodoses inte idag?
- Vilka funktioner skulle lösa era tre viktigaste problemområden?
- Vilken ROI förväntar ni er av denna investering?
- Hur väl överensstämmer programvaran med våra säkerhetsprotokoll?
Steg 2: Undersök leverantörer av bokföringsprogram
Efter att ha samlat in teamets synpunkter bör du undersöka och jämföra leverantörer av bokföringsprogram för att hitta det alternativ som bäst passar era behov.
Tänk på att det finns flera typer av bokföringsprogram. Så här kan du begränsa dina val och hålla dig inom budgeten:
Genomför en inledande leverantörsgranskning
Börja med övergripande granskningar med hjälp av recensionssajter, rankningar och fallstudier. Dessa resurser ger insikter i leverantörernas anseende och användarnas erfarenheter. Leta efter mönster i omdömena för att identifiera återkommande beröm eller klagomål och skapa en kortlista över leverantörer som är värda att undersöka närmare.
Jämför verktyg
Jämför verktygen utifrån företagets behov, till exempel storlek, skalbarhet och integrationsmöjligheter. Det är också värt att överväga om ni behöver en lösning för outsourcing eller föredrar en intern modell, särskilt om ni undersöker bokföringsprogram för småföretag (läs om fördelarna med bokföringsprogram för nystartade företag här).
Leta därefter efter programvara som passar in i er befintliga teknikstack och är användarvänlig. Det säkerställer en smidig integration och minimala störningar.
Identifiera viktiga skillnader
Identifiera vad som skiljer varje leverantör från de andra. Fokusera på aspekter som implementeringsstöd, användarupplevelse och flexibilitet för nischade användningsområden. Vissa leverantörer, som QuickBooks Online och FreshBooks, erbjuder till exempel personlig support eller unika funktioner. Genom att känna till dessa skillnader kan du fatta ett mer intuitivt och välgrundat beslut.
Dokumentera resultaten
Dokumentera resultaten av din undersökning för att enkelt kunna jämföra alternativen. Skapa ett kalkylblad där du följer upp funktioner, priser samt för- och nackdelar för varje leverantör. Med detta strukturerade arbetssätt kan du förenkla beslutsprocessen. Det hjälper dig också att presentera resultaten för berörda intressenter.
Ställ dessa frågor:
- Vad är varje verktyg bäst på?
- Passar det er teamstorlek, budget och teknikstack?
- Vilken support och dokumentation finns tillgänglig?
- Hur flexibel är programvaran för nischade användningsområden?
- Vilket beröm eller vilka klagomål är vanligast bland användarna?
Bästa bokföringsprogrammen att överväga
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Steg 3: Skapa en kortlista över bokföringsprogram och ta kontakt
Nästa steg är att begränsa dina leverantörsalternativ och börja prata med potentiella samarbetspartner. Så här gör du:
Skapa en kortlista över leverantörer
Välj 2–4 leverantörer utifrån din tidigare research. Fokusera på dem som bäst motsvarar dina behov och prioriteringar. Ta hänsyn till faktorer som funktioner, priser och användarfeedback i din utvärdering. Det hjälper dig att fokusera dina insatser på de mest lovande alternativen.
Skicka en RFI eller RFP
Skicka en begäran om information (RFI) eller en begäran om offertförslag (RFP) för bokföringsprogram för att samla in detaljerad information. Denna formella process hjälper dig att förstå varje leverantörs erbjudande och arbetssätt och är särskilt användbar vid komplexa behov eller för stora team. Använd den för att klargöra eventuella frågor eller funderingar du har.
Boka demonstrationer
Boka demonstrationer med de leverantörer av bokföringsprogram som finns på din kortlista. Ställ fokuserade frågor om integrationer, tilläggsalternativ, säkerhet och annat. Du kan också använda detta tillfälle för att se programmet i praktiken och utvärdera hur lätt det är att använda.
Se till att förbereda frågor om specifika funktioner eller scenarier som är relevanta för ditt team. Det hjälper dig att bedöma hur väl programmet motsvarar dina behov.
Använd konsekventa utvärderingskriterier
Använd konsekventa utvärderingskriterier för alla leverantörer. Skapa en checklista eller poängmall för att bedöma varje alternativ utifrån viktiga faktorer och säkerställa en rättvis jämförelse. Ha ditt teams prioriteringar i åtanke under hela processen.
Ställ dessa frågor:
- Kan du berätta om ett verkligt kundcase som liknar vårt?
- Vilka resurser för support eller introduktion erbjuder ni?
- Vilka funktioner kräver en uppgradering?
- Hur hanterar ert program datamigrering?
- Hur lång är den typiska implementeringstiden?
Steg 4: Ta fram affärsunderlaget
Nu är det dags att omvandla din leverantörsresearch till ett affärsunderlag som ledningsgruppen förstår och kan ställa sig bakom:
Sammanfatta problemområdena
Sammanfatta de problemområden som ditt team står inför och de resultat du förväntar dig av den nya programvaran. Lyft fram hur programvaran kommer att hantera specifika problem och förbättra verksamheten. Använd punktlistor för att ange problemområden och förväntade fördelar. Det hjälper dig att tydligt visa investeringens värde.
Presentera kostnadsuppskattningar
Ta fram och presentera grundläggande kostnadsuppskattningar och implementeringstider. Använd offerter från leverantörer och research för att ge korrekta siffror. Ta hänsyn till både initiala kostnader och löpande utgifter och kontrollera priserna för bokföringsprogram för en mer detaljerad bild. Presentera sedan dessa uppgifter på ett enkelt sätt, exempelvis i en tabell eller ett diagram, så att de blir lätta att överblicka.
Redogör för ROI och risker
Redogör för ROI, effektivitetsvinster och riskerna med att inte göra någonting för att verkligen understryka dina argument. Förklara hur programvaran kommer att spara tid, effektivisera processer, minska antalet fel eller öka produktiviteten.
Kom dessutom ihåg att lyfta fram de ekonomiska och operativa fördelarna samt de potentiella nackdelarna med att inte implementera programvaran, såsom fortsatt ineffektivitet eller efterlevnadsrisker.
Ställ dessa frågor:
- Vilket affärsproblem kommer detta att lösa?
- Vilka är riskerna med att inte göra någonting?
- Vilka är de ekonomiska och operativa fördelarna?
- Hur snart kan vi förvänta oss att se ROI?
- Vilka är de uppskattade totala kostnaderna och tidsramarna?
Steg 5: Implementera ditt redovisningsprogram och introducera användarna
När du har fått godkännande kan du börja planera en smidig introduktionsprocess. Här är några tips som kan hjälpa dig att lyckas:
Kommunicera lanseringsplanen
Kommunicera lanseringsplanen tydligt till alla användare. Dela tidsramar, viktiga milstolpar och vad varje teammedlem behöver göra via e-post, möten eller interna plattformar. Det är också viktigt att hålla kommunikationsvägarna öppna för att säkerställa att alla förstår processen och övriga förväntningar.
Utse interna ansvariga
Utse interna ansvariga och kontaktpersoner för implementeringen. Dessa personer hanterar frågor och samordnar arbetet med leverantören. Välj personer som känner till programvaran och kan felsöka problem för att säkerställa en smidigare övergång och ge användarna support.
Säkerställ utbildning och användning
Säkerställ att ditt team slutför utbildningen och använder verktyget konsekvent. Planera utbildningstillfällen och ge tillgång till resurser som webbseminarier eller guider.
Du bör också uppmuntra till regelbundna avstämningar för att ta upp frågor och följa upp framstegen. Kom ihåg att konsekvent användning av verktyget bidrar till ökad effektivitet och högre tillfredsställelse bland slutanvändarna.
Skapa återkopplingsloopar
Skapa återkopplingsloopar under lanseringen, inklusive med hjälp av leverantörens resurser. De flesta nya programvaror har en inlärningskurva. Uppmuntra användarna att dela med sig av sina erfarenheter och eventuella problem de stöter på, och använd sedan denna återkoppling för att göra justeringar och förbättra processen.
Samarbeta dessutom med leverantören för att lösa tekniska problem eller optimera funktioner för bättre användningsområden.
Ställ dessa frågor:
- Vad är planen för förändringshantering?
- Vem ansvarar för lanseringen?
- Hur kommer ni att följa upp de tidiga framgångarna?
- Vilka utbildningsresurser finns tillgängliga?
- Hur kommer ni att samla in återkoppling från användarna?
Vad händer härnäst:
Om du håller på att undersöka redovisningsprogram kan du kontakta en rådgivare från SoftwareSelect för kostnadsfria rekommendationer.
Du fyller i ett formulär och har ett kort samtal där de går igenom dina specifika behov. Därefter får du en kortlista över program att utvärdera. De hjälper dig även genom hela köpprocessen, inklusive prisförhandlingar.
