Utgiftskonton: En komplett guide till ekonomisk hantering

Vanliga kostnader omfattar hyra, löner, el och andra driftskostnader, reklam, kontorsmaterial och hantering av resekostnader. När en verksamhet betalar för något (till exempel en resa) debiteras beloppet på ett kostnadskonto. Detta ökar de totala kostnaderna, vilket i sin tur minskar företagets vinst.

Så här brukar processen se ut: 

Anta att du i år spenderade $10,000 på den årliga kontorsresan, inklusive underhållningskostnader. Du har ännu inte betalat resebyrån, och den har inget emot att du betalar under nästa räkenskapsperiod.

De $10,000 överförs till ett konto för ”kostnader för kontorsresa”, och resebyråns konto krediteras med samma belopp. Om du har frågor om varför det fungerar på det här sättet kan du läsa vår guide om redovisningens tre gyllene regler.

När du stänger bokföringen i slutet av räkenskapsperioden stängs saldot på kostnadskontot mot vinst- och förlustkontot (som presenteras som resultaträkningen för GAAP-efterlevnad). I din journal bokförs följande poster för att registrera transaktionen vi nyss diskuterade:

Varför är kostnadskonton viktiga?

Kostnadskonton hjälper till att organisera och kategorisera kostnadstransaktioner och deras indirekta kostnader. De hjälper också till att övervaka utgiftstak för specifika kategorier, vilket ger dig insyn i, kontroll över och förståelse för verksamheten.

Exempel: Anta att du har budgeterat $50,000 för firanden som födelsedagar, årsdagar och andra personliga evenemang för anställda. Många i ditt team fick barn under detta kvartal, och du har redan överskridit gränsen på $50,000 innan slutet av Q2.

Om du har ett kostnadskonto för personalfiranden kan ditt team flagga en potentiell kostnadsöverskridning för innevarande år. Det ger dig tid att förbereda dig och omfördela medel från en annan kostnadskategori eller kontoplan till personalfiranden, så att du fortfarande håller dig inom dina övergripande kostnadsgränser.

IRS-kompatibelt

Kostnadskonton är också viktiga att upprätthålla eftersom IRS behöver veta vad du spenderar, inte bara hur mycket. Genom att ha separata konton för alla kostnadskategorier blir det enklare för externa revisorer och IRS-revisorer att verifiera att de kostnader du gör anspråk på är avdragsgilla.

De fyra olika typerna av kostnadskonton

Visste du att det finns mer än en typ av kostnadskonto? Olika kostnadskonton har sina egna nyanser, som är värdefulla att känna till på lång sikt. Här är en fullständig genomgång av varje typ och vad de innebär:

Kostnad för sålda varor

Kostnad för sålda varor (COGS) omfattar de direkta kostnader som uppstår när tillverkare producerar varor. För återförsäljare omfattar COGS kostnaden för lager och relaterade kostnader, såsom frakt.

Även tjänsteföretag har en motsvarighet till COGS som kallas försäljningskostnad (COS), vilket omfattar de direkta kostnaderna (direkt arbete och omkostnader) för att leverera tjänsten. CFO:er på SaaS-företag hanterar vanligtvis försäljningskostnader, men teknik-CFO:er som arbetar med hårdvaruföretag måste fortfarande hantera COGS och lager.

COS kostnadsförs under samma år som den uppstår. I vissa fall aktiveras den, men även då visas den vanligtvis i balansräkningen som förutbetalda kostnader. Om en del av COS till exempel betalas i förväg för framtida tjänster registreras den som en förutbetald kostnad och periodiseras över tid.

När en tillverkare lägger pengar på råvaror, arbetskraft och omkostnader aktiveras utgifterna som lager. Dessa utgifter ligger kvar i balansräkningen som lager tills de säljs. När återförsäljaren köper detta lager visas inköpskostnaden i balansräkningen som lager tills det säljs vidare.

Anta att du säljer t-shirts och att kostnaden per t-shirt är 10 dollar. Varje gång du säljer en enhet (en t-shirt) överförs 10 dollar från lager till COGS-kontot. Kostnaden för osålt lager – låt oss säga 1 000 enheter värda 10 000 dollar – fortsätter att visas i balansräkningen.

Saldot på COGS-kontot stängs mot resultatkontot i slutet av året för att beräkna bruttovinsten. 

Tänk på

Lager (en omsättningstillgång) omvandlas till en kostnad \u003cstrong\u003eendast när det säljs\u003c/strong\u003e för både tillverkare och återförsäljare, i enlighet med \u003ca href=\u0022https://corporatefinanceinstitute.com/resources/accounting/matching-principle/\u0022 target=\u0022_blank\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022\u003ematchningsprincipen i redovisningen\u003c/a\u003e.

Rörelsekostnader

Rörelsekostnader aktiveras sällan. De flesta konton för rörelsekostnader, såsom reklamkostnader, tjänsteresekostnader och kostnader för allmännyttiga tjänster, stängs mot resultaträkningen vid årets slut.

Det finns dock några undantag. Exempel inkluderar:

Icke-rörelsekostnader

Icke-rörelsekostnader är kostnader som inte är direkt relaterade till företagets kärnverksamhet. De behandlas som alla andra kostnader. Här är några exempel:

• Ränta: Ränta är en finansiell kostnad. Ränta på lån, obligationer eller kreditlinor kategoriseras som en icke-rörelsekostnad.
• Förlikningar i rättstvister och juridiska avgifter: Böter, straffavgifter och förlikningar från rättstvister som inte uppstår till följd av normal affärsverksamhet kategoriseras som icke-rörelsekostnader.
• Avskrivningar (ibland icke-rörelsekostnader): Avskrivningskostnader för tillgångar som inte används i kärnverksamheten (såsom hyresfastigheter) kan klassificeras som icke-rörelsekostnader.

Ej avdragsgilla kostnader

Ej avdragsgilla kostnader bokförs precis som alla andra kostnader, men de justeras inte för skatteredovisningsändamål. Även om en ej avdragsgill kostnad fortfarande minskar din nettovinst, minskar den inte din skatteskuld eftersom IRS inte tillåter avdrag för den.

Exempel på ej avdragsgilla kostnader är böter och straffavgifter (såsom IRS-straffavgifter och OSHA-böter), politiska bidrag och lobbykostnader samt vissa livförsäkringspremier (om företaget är förmånstagare)

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Fördelar med kostnadskonton

Kostnadskonton är en oumbärlig del av den finansiella redovisningen eftersom du inte kan upprätta finansiella rapporter utan dem. De erbjuder dock även flera andra fördelar, såsom:

• Exakt ekonomisk uppföljning: Att separera utgifter i särskilda konton förhindrar ekonomiskt kaos. Det säkerställer tydliga register för rapportering, budgetering och analys.
• Skatteoptimering och efterlevnad: Korrekt kategoriserade utgifter hjälper till att maximera avdrag samtidigt som IRS hålls nöjd – ingen tycker om en revision.
• Enklare revisioner och ekonomiska granskningar: Oavsett om de är interna eller externa går revisioner snabbare med välorganiserade utgiftskonton, och besväret minskar när ekonomin stäms av.
• Kostnadskontroll och budgetering: Att följa upp olika utgiftskategorier gör det enklare att fastställa budgetar och identifiera områden med överutgifter innan de blir ett problem.

Nackdelar med utgiftskonton

Det finns ingen bra anledning, eller ens möjlighet, att ignorera utgiftskonton. De har dock fortfarande några nackdelar, bland annat:

• Komplexitet och administrativ börda: Att hantera flera utgiftskategorier kan bli överväldigande, särskilt för företag med stora transaktionsvolymer. Alltför stor detaljnivå leder ofta till en administrativ mardröm.
• Risk för felklassificering: Anställda eller ekonomer kan felklassificera utgifter, vilket leder till felaktiga finansiella rapporter och potentiella problem med skatteefterlevnaden.
• Inkonsekvent kategorisering mellan avdelningar: Om olika team använder olika metoder för att följa upp utgifter kan det leda till inkonsekvenser i rapporteringen och problem vid avstämning.

Så hanterar du utgiftskonton

Att hantera utgiftskonton handlar om mer än bara bokföring. Det handlar om ekonomisk kontroll, skatteoptimering och strategiskt beslutsfattande. Här är några sätt att effektivt hantera utgiftskonton:

1. Standardisera utgiftskategorier

Kategorisera utgifter och definiera vad varje kategori omfattar. Undvik dock överdriven detaljnivå. För många kategorier gör rapporteringen onödigt komplex.

2. Automatisera uppföljningen av utgifter

Använd molnbaserad bokföringsprogramvara som QuickBooks, Xero eller NetSuite för att automatiskt kategorisera och följa upp utgifter. Överväg också att investera i verktyg för automatisering av utgifter, som Expensify, Brex eller Ramp, så att anställda kan skicka in kvitton digitalt.

3. Fastställ tydliga riktlinjer och rutiner för utgiftsrapportering 

Definiera tillåtna utgifter, förtydliga vad anställda får och inte får ta upp som utgift och använd en standardiserad mall för utgiftsrapportering. Kräv kvitton för utgifter över ett visst belopp och fastställ arbetsflöden för godkännande av utgifter. Du kan till exempel kräva godkännande från en chef för ersättningar enligt utgiftsrapporter över $500.

Det är också viktigt att fastställa när du behöver bokföra utgifter och när det är för tidigt. Om du bokför dem innan det behövs riskerar du att förvränga ditt nettoresultat och din ekonomiska hälsa.

4. Stäm av konton regelbundet

Månatliga avstämningar som säkerställer att bokförda utgifter stämmer överens med kontoutdrag och kreditkortstransaktioner är en utmärkt strategi för att undvika brådska i sista minuten på grund av saknade eller tvivelaktiga transaktioner. När transaktionsvolymerna ökar kan verktyg för avstämning av kreditkortstransaktioner hjälpa till att automatisera matchningsprocessen.

5. Följ upp utgifter och fastställ budgetar 

Analysera utgiftstrender för att se var en stor del av pengarna spenderas. Om kostnaderna gradvis ökar i det tysta hjälper regelbundna granskningar dig att upptäcka det tidigt. Du kan också kontrollera kostnaderna genom att fastställa utgiftsgränser för varje avdelning och använda verktyg för resultatuppföljning, som analys av budgetavvikelser.

6. Planera för skatteavdrag och efterlevnad

För att maximera skattefördelarna bör du föra detaljerade register över avdragsgilla utgifter, till exempel abonnemangsavgifter för företagsprogramvara och utgifter för tjänsteresor. Samarbeta med en revisor för att följa IRS-reglerna.

7. Granska och optimera kontona regelbundet

Slå ihop överflödiga kostnadskategorier för att förenkla finansiell rapportering. Identifiera underutnyttjade abonnemang eller tjänster som kan sägas upp och granska historiska utgiftstrender för att fatta datadrivna budgetbeslut.

Verktyg för hantering av kostnadskonton

Hanteringen av utgifter kan bli för komplex för att skötas manuellt när företaget växer. Det är där programvara för utgiftshantering kommer in. Fördelarna med verktyg för utgiftshantering är bland annat att du kan automatisera de flesta processerna, effektivisera rapporteringen och fatta datadrivna beslut.

Om du letar efter en lösning för utgiftshantering är det här några av våra främsta rekommendationer:

Programvara och enkelhet är verksamhetskritiska

Kostnadskonton kan utvecklas till ett komplext nät av transaktioner. Det bästa sättet att hantera dem? Enkel kategorisering och programvara för utgiftshantering som gör saker enklare genom att eliminera kaos, fel och manuellt arbete från processen för utgiftshantering.

Redo att vidareutveckla din kompetens som ekonom? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som formar teknikbranschen.