Automatisering av finansiell rapportering: 5 fördelar med modernisering
Automatisering av finansiell rapportering är som att ha en ekonomisk superhjälte i teamet. Det låter dig automatisera de tidskrävande ekonomiska rapporterna så att du kan fokusera på det roliga, som att använda insikterna för att få ditt företag att växa.
I den här artikeln förklarar jag vad automatisering av finansiell rapportering innebär, vilka fördelar det har och hur du framgångsrikt kan integrera en superhjälte från verkligheten i ditt företag.
Vad är automatisering av finansiell rapportering?
Automatisering av finansiell rapportering är användningen av teknik för att förenkla finansiell analys, genom att automatisera uppgifter som datainmatning, datavalidering, rapportgenerering och efterlevnadskontroller.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det kan inte eliminera kalkylblad helt och hållet – åtminstone inte ännu – men automatisering av dessa uppgifter minskar kostnaderna, förbättrar effektiviteten och maximerar produktiviteten.
Den bästa programvaran för automatisering av finansiell rapportering
Vårt team har analyserat alternativen på marknaden och rangordnat dem utifrån hur väl de gör ditt liv enklare. Här är våra bästa val:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vilka uppgifter inom finansiell rapportering kan automatiseras?
Du kan automatisera vanliga uppgifter inom finansiell rapportering, till exempel:
- Upprättande av finansiella rapporter: Detta omfattar kvartals- och årsredovisningar, resultaträkningar, kassaflödesanalyser, balansräkningar med mera.
- Datakonsolidering: Det kan automatiskt sammanställa, kombinera och lagra data från olika källor på en och samma plats.
- Lagstadgad rapportering: Det kan automatisera insamlingen och inlämningen av ekonomiska uppgifter till tillsynsmyndigheter som USA:s federala skattemyndighet (IRS).
- Ledningsrapportering: Det kan generera ekonomiska rapporter som ledningen kan använda för att fatta strategiska beslut och övervaka nyckeltal i realtid.
- Bankavstämningar: Det kan automatiskt matcha transaktioner från flera bankkonton mot bokföringsuppgifter.
- Budgetering och prognostisering: Det kan ge insikter som hjälper dig att upprätta budgetar och förutsäga intäkter baserat på historiska data och realtidsdata, vilket är särskilt användbart under skattesäsongen.
- Valutaomräkning: Det gör det möjligt för företag med internationell verksamhet att stämma av alla sina transaktioner i en enda valuta (vanligtvis den lokala valutan).
De 5 främsta fördelarna med automatisering av finansiell rapportering
Låt oss gå in på mer detaljer; här är de 5 främsta fördelarna med att investera i programvara för ekonomisk automatisering:
1. Bättre dataintegritet
År 2017 rapporterade Gartner att bristande datakvalitet kostar företag omkring $15 miljoner per år. Det leder till felaktig dataanalys, dåligt beslutsfattande och problem vid datamigrering. Tyvärr för oss är mänskliga fel den främsta orsaken till felaktiga data.
Automatisering av finansiell rapportering konsoliderar automatiskt data från flera datakällor, verifierar avvikelser i realtid och eliminerar mänskliga fel.
2. Snabbare beslutsfattande
Automatisering av finansiell rapportering bidrar till att påskynda dina arbetsflöden för beslutsfattande och, som en intressant detalj, är organisationer med effektiva beslutsprocesser dubbelt så benägna att uppnå bättre ekonomiska resultat. Det kan:
- Skapa finansiella rapporter och balansräkningar, vilket ger finansexperter mer tid för analys och prognoser.
- Ge dig åtkomst till data i realtid.
- Identifiera trender och mönster.
3. Minskade driftskostnader
75 % av organisationerna spenderar $1 på att skapa finansiella rapporter för varje $1,000 i intäkter. Om ditt företag alltså har $1,000,000 i intäkter innebär det att du spenderar $1,000 bara på rapporter — ett betydande belopp för småföretag. Det inkluderar kostnader för personal, omkostnader och programvara som används för att skapa dessa rapporter.
Genom att automatisera genereringen av finansiella rapporter kan företag minska rapporteringskostnaderna avsevärt genom att:
- Omfördela medarbetare till viktiga uppgifter som genererar intäkter.
- Effektivisera rapportgenereringen och skapa effektivare rapporteringsprocesser.
Dessa små åtgärder kan så småningom spara mycket på driftskostnaderna, särskilt om du regelbundet genererar finansiella rapporter och utgiftsrapporter.
4. Transparens mellan avdelningar
De flesta företag har flera verksamhetsområden och avdelningar — var och en genomför självständiga transaktioner som är anpassade efter deras funktion. För att få en fullständig bild av företagets ekonomiska hälsa behöver du regelbundet sammanställa all denna information på en enda plats.
Automatisering gör det enklare att samla data på ett ställe, vilket ger dig en helhetsbild av företagets ekonomiska hälsa och varje avdelnings bidrag. På så sätt får chefer tillgång till korrekta insikter, vilket hjälper dem att fatta välgrundade affärsbeslut (och skryta om att vara bäst).
5. Revisionsspår
IRS har strikta regler när det gäller att bevara finansiella data. Om du inte följer dessa regler kan det leda till höga böter och rättsliga följder, samt ironiskt nog företagsrevisioner. Automatisering av finansiell rapportering skapar tydliga revisionsspår, vilket gör det enklare att spåra transaktioner.
Revisorer kan enkelt gå tillbaka och hitta specifika transaktioner för att reda ut avvikelser. Den organiserar också dina finansiella dokument om du behöver bevisa att företaget uppfyller lagstadgade krav.
Så fungerar automatisering av finansiell rapportering
Nu när vi har tittat på varför du bör investera i finansiell automatisering ska vi förstå hur magin går till:
1. Välja programvara
Den bästa programvaran för finansiell rapportering bör erbjuda grundläggande rapporter som balansräkningar, resultat- och förlustrapporter, kassaflödesrapporter med mera. Dessutom bör den erbjuda bransch- och företagsspecifika rapporter som är anpassade efter ditt företag.
Exempelvis bör e-handelsföretag vara medvetna om kostnader relaterade till sin webbplats, sitt lager och kundanskaffning, medan fastighetsmäklare mäter mäklararvoden, provisioner och genomsnittliga bostadspriser.
För att hitta rätt programvara för finansiell automatisering som passar dina affärsmål och din budget kan du börja med att:
- Identifiera vilka rapporter som behövs (samt eventuella andra branschspecifika krav).
- Använda den informationen för att definiera dina urvalskriterier, till exempel obligatoriska rapportformat, budget, datasäkerhet, visualiseringsalternativ och kundtjänstfunktioner.
- Skapa en lista över kandidater och registrera dig sedan för en produktdemonstration eller provperiod för att se programvaran i praktiken.
2. Installera programvaran
Jag vet att jag låter som Kapten Självklar här. Men det är värt att nämna; 70 % av programvaruprojekten misslyckas på grund av dålig planering under implementeringen. En etablerad implementeringsplan säkerställer att projektet slutförs inom budget genom att minimera misstag och förseningar under installationen.
Programvaruleverantören tillhandahåller vanligtvis dokumentation med detaljerade anvisningar för hur du installerar och använder programvaran för finansiell automatisering, men kan också ge dig en uppskattning av behovet av resursfördelning och tidsplaner (samt en kundsupportrepresentant som kan hjälpa till).
3. Genomföra ett pilottest
Innan du helt går över till det nya systemet bör du köra det parallellt med dina befintliga system och processer. Det hjälper dig att identifiera eventuella problem utan att störa den löpande verksamheten. Du behöver samla in data på två nivåer:
- Teknisk: Du kan samla in information om systemets prestanda för att säkerställa dataexakthet, förstå serverbelastningskraven och beräkna bandbreddskostnader.
- Operativ: Du kan samla in feedback från dina anställda om programvarans påverkan på den operativa effektiviteten, produktiviteten och kvaliteten på insikterna.
Använd data och feedback från pilotprojektet för att optimera dina processer för finansiell rapportering, och var inte rädd för att ändra saker för att anpassa dem till ditt nya system – kom ihåg att viss förändring är bra.
Bästa praxis vid implementering av automatisering av finansiell rapportering
Här är några saker att tänka på för att få ut så mycket som möjligt av ditt system för finansiell rapportering:
Involvera viktiga intressenter
Detta inkluderar alla som drar nytta av programvaran. Du kan dela in dem i tre grupper:
- Projektimplementeringsteam: Detta inkluderar ditt IT-team, programvaruleverantörer och annan teknisk personal som deltar i implementeringen av programvaran.
- Ledningsgrupp: Detta inkluderar dina vd:ar, ekonomichefer, styrelsemedlemmar och chefer som kan ge dig insikt i företagets behov av automatisering av finansiell rapportering.
- Slutanvändare: Detta inkluderar personer som använder programvaran dagligen, till exempel ditt ekonomiteam, anställda med flera.
Använd finansiell information av hög kvalitet
Din programvara för automatisering av ekonomi behöver data av hög kvalitet för att kunna tillhandahålla korrekta och tillförlitliga rapporter. Det är en bra idé att granska dina data innan du implementerar programvaran. På så sätt kan du säkerställa en konsekvent datakvalitet under migrering och rapportering.
Introducera programvaran vid rätt tidpunkt
Den bästa tiden att införa automatisering av finansiell rapportering är i början av räkenskapsåret. På så sätt kan du migrera alla historiska data till det nya systemet. Om du börjar använda programvaran mitt under räkenskapsåret riskerar du felaktiga insikter, problem med datamigreringen och systemavbrott.
Kontrollera inbyggda integrationer
Säkerställ att programvaran integreras sömlöst med dina befintliga ekonomiverktyg (t.ex. redovisningsprogram, kassasystem, ERP med flera). På så sätt kan du garantera sömlös dataöverföring mellan system och avdelningar.
