Utgiftskonton: Den ultimata guiden till ekonomihantering

Vanliga utgifter omfattar hyra, löner, el och andra försörjningstjänster, reklam, kontorsmaterial och hantering av resekostnader. När ett företag betalar för något (till exempel en resa) debiteras beloppet på ett utgiftskonto. Detta ökar de totala utgifterna, vilket i sin tur sänker företagets vinst.

Så här brukar processen se ut: 

Anta att du i år spenderade $10,000 på den årliga kontorsresan, inklusive underhållningskostnader. Du har ännu inte betalat resebyrån, och de har inget emot att du betalar under nästa redovisningsperiod.

De $10,000 överförs till ett konto för ”kostnader för kontorsresa”, och resebyråns konto krediteras med samma belopp. Om du har frågor om varför det fungerar på det här sättet kan du läsa vår guide om redovisningens tre gyllene regler.

När du stänger redovisningen i slutet av redovisningsperioden stängs saldot på utgiftskontot mot vinst- och förlustkontot (som presenteras som resultaträkningen för GAAP-efterlevnad). I din journalbok görs följande bokföringsposter för att registrera transaktionen som vi just diskuterade:

Varför är utgiftskonton viktiga?

Utgiftskonton hjälper till att organisera och kategorisera utgiftstransaktioner och deras indirekta kostnader. De hjälper också till att övervaka utgiftströsklar för specifika kategorier, vilket ger dig insyn i, kontroll över och förståelse för verksamheten.

Exempel: Anta att du har budgeterat $50,000 för firanden som födelsedagar, jubileer och andra privata evenemang för anställda. Många i ditt team fick barn under detta kvartal, och du har redan överskridit gränsen på $50,000 innan slutet av Q2.

Om du har ett utgiftskonto för personalfiranden kan ditt team flagga en potentiell kostnadsöverskridning för innevarande år. Det ger dig tid att förbereda dig och omfördela medel från en annan utgiftskategori eller kontoplan till personalfiranden, så att du fortfarande håller dig inom dina övergripande utgiftsgränser.

IRS-kompatibelt

Utgiftskonton är också viktiga att upprätthålla eftersom IRS behöver veta vad du spenderar, inte bara hur mycket. Genom att upprätthålla separata konton för alla utgiftskategorier blir det enklare för externa revisorer och IRS-revisorer att verifiera att de utgifter du yrkar avdrag för är avdragsgilla.

De fyra olika typerna av utgiftskonton

Visste du att det finns mer än en typ av utgiftskonto? Olika utgiftskonton har sina egna nyanser, som är värdefulla att känna till på lång sikt. Här är en fullständig genomgång av varje typ och vad de innebär:

Kostnad för sålda varor

Kostnad för sålda varor (COGS) omfattar de direkta kostnader som tillverkare ådrar sig för att producera varor. För återförsäljare omfattar COGS lagerkostnaden och relaterade utgifter, såsom frakt.

Även tjänsteföretag har en motsvarighet till COGS som kallas kostnad för sålda tjänster (COS), vilket omfattar de direkta kostnaderna (direkt arbetskraft och omkostnader) för att leverera tjänsten. CFO:er inom SaaS hanterar vanligtvis kostnad för sålda tjänster, men teknik-CFO:er som arbetar med hårdvaruföretag har fortfarande COGS och lager att ta hand om.

COS kostnadsförs under samma år som den uppstår. I vissa fall aktiveras den, men även då redovisas den vanligtvis i balansräkningen som förutbetalda kostnader. Om en del av COS har betalats i förväg för framtida tjänster registreras den till exempel som en förutbetald kostnad och periodiseras över tid.

När en tillverkare lägger pengar på råmaterial, arbetskraft och omkostnader aktiveras utgifterna som lager. Dessa utgifter finns kvar i balansräkningen som lager tills de säljs. När återförsäljaren köper detta lager visas inköpskostnaden i deras balansräkning som lager tills det säljs vidare.

Säg att du säljer t-shirts och att kostnaden per t-shirt är $10. Varje gång du säljer en enhet (en t-shirt) överförs $10 från lagret till COGS-kontot. Kostnaden för osålt lager – låt säga 1 000 enheter värda $10 000 – fortsätter att visas i balansräkningen.

Saldot på COGS-kontot stängs mot resultat- och förlustkontot vid årets slut för att beräkna bruttovinsten. 

Tänk på

Lager (en omsättningstillgång) omvandlas till en kostnad \u003cstrong\u003eendast när det säljs\u003c/strong\u003e för både tillverkare och återförsäljare, i enlighet med \u003ca href=\u0022https://corporatefinanceinstitute.com/resources/accounting/matching-principle/\u0022 target=\u0022_blank\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022\u003ematchningsprincipen inom redovisning\u003c/a\u003e.

Rörelsekostnader

Rörelsekostnader aktiveras sällan. De flesta konton för rörelsekostnader, såsom reklamkostnader, tjänsteresekostnader och kostnader för allmännyttiga tjänster, stängs mot resultaträkningen vid räkenskapsårets slut.

Det finns dock några undantag. Exempel inkluderar:

Icke-operativa kostnader

Icke-operativa kostnader är kostnader som inte är direkt relaterade till företagets kärnverksamhet. De behandlas som alla andra kostnader. Här är några exempel:

• Ränta: Ränta är en finansiell kostnad. Ränta på lån, obligationer eller kreditlinor kategoriseras som en icke-operativ kostnad.
• Förlikningar i rättstvister och juridiska avgifter: Böter, straffavgifter och förlikningar från rättstvister som inte uppkommer ur normal affärsverksamhet kategoriseras som icke-operativa.
• Avskrivningar (ibland icke-operativa): Avskrivningskostnader för tillgångar som inte används i kärnverksamheten (såsom hyresfastigheter) kan klassificeras som icke-operativa.

Ej avdragsgilla kostnader

Ej avdragsgilla kostnader bokförs precis som alla andra kostnader, men de justeras inte vid skatterapportering. Även om en ej avdragsgill inkomst fortfarande minskar din nettovinst, minskar den inte din skatteskuld eftersom IRS inte tillåter avdrag för den.

Exempel på ej avdragsgilla kostnader är böter och straffavgifter (såsom IRS-avgifter och OSHA-böter), politiska bidrag och lobbykostnader samt vissa livförsäkringspremier (om företaget är förmånstagare)

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Fördelar med kostnadskonton

Kostnadskonton är en oumbärlig del av den finansiella redovisningen eftersom du inte kan upprätta finansiella rapporter utan dem. De erbjuder dock även flera andra fördelar, till exempel:

• Exakt ekonomisk uppföljning: Att dela upp utgifter på separata konton förhindrar ekonomiskt kaos. Det säkerställer korrekta underlag för rapportering, budgetering och analys.
• Skatteoptimering och efterlevnad: Korrekt kategoriserade utgifter hjälper till att maximera avdragen samtidigt som IRS hålls nöjt – ingen tycker om en revision.
• Enklare revisioner och ekonomiska granskningar: Oavsett om de är interna eller externa påskyndar välorganiserade kostnadskonton revisioner och minskar besvären vid avstämning av ekonomin.
• Kostnadskontroll och budgetering: Att följa upp olika kostnadskategorier gör det enklare att fastställa budgetar och identifiera områden med överutgifter innan de blir ett problem.

Nackdelar med kostnadskonton

Det finns ingen bra anledning, eller ens möjlighet, att ignorera kostnadskonton. De har dock fortfarande några nackdelar, bland annat:

• Komplexitet och administrativ börda: Att hantera flera kostnadskategorier kan bli överväldigande, särskilt för företag med stora transaktionsvolymer. Alltför detaljerade kategorier leder ofta till en administrativ mardröm.
• Risk för felklassificering: Anställda eller redovisningsekonomer kan felklassificera utgifter, vilket leder till felaktiga finansiella rapporter och potentiella problem med efterlevnaden av skatteregler.
• Inkonsekvent kategorisering mellan avdelningar: Om olika team använder olika metoder för att följa upp utgifter kan det leda till inkonsekvenser i rapporteringen och problem vid avstämningar.

Så hanterar du kostnadskonton

Att hantera kostnadskonton handlar om mer än bara bokföring. Det handlar om ekonomisk kontroll, skatteoptimering och strategiskt beslutsfattande. Här är några sätt att hantera kostnadskonton effektivt:

1. Standardisera kostnadskategorier

Kategorisera utgifter och definiera vad varje kategori omfattar. Undvik dock överdriven detaljnivå. För många kategorier gör rapporteringen onödigt komplex.

2. Automatisera uppföljningen av utgifter

Använd molnbaserade bokföringsprogram som QuickBooks, Xero eller NetSuite för att automatiskt kategorisera och följa upp utgifter. Överväg också att investera i verktyg för automatisering av utgifter, som Expensify, Brex eller Ramp, så att anställda kan skicka in kvitton digitalt.

3. Fastställ tydliga riktlinjer och rutiner för utgiftsrapportering 

Definiera tillåtna utgifter, förtydliga vilka utgifter de anställda får och inte får ersättning för och använd en standardiserad mall för utgiftsrapportering. Kräv kvitton för utgifter över ett visst belopp och skapa arbetsflöden för godkännande av utgifter. Du kan till exempel kräva godkännande från en chef för ersättningar enligt utgiftsrapporter över 500 $.

Det är också viktigt att fastställa när du behöver bokföra utgifter och när det är för tidigt. Om du bokför dem för tidigt riskerar du att ge en missvisande bild av nettoresultatet och den ekonomiska hälsan.

4. Stäm av kontona regelbundet

Månatliga avstämningar som säkerställer att bokförda utgifter överensstämmer med kontoutdrag och kreditkortstransaktioner är en utmärkt strategi för att undvika sista minuten-problem med saknade eller tveksamma transaktioner. När transaktionsvolymerna ökar kan verktyg för avstämning av kreditkortstransaktioner hjälpa till att automatisera matchningsprocessen.

5. Följ upp utgifterna och fastställ budgetar 

Analysera utgiftstrender för att se var en stor del av pengarna spenderas. Om kostnaderna gradvis ökar i det tysta hjälper regelbundna granskningar dig att upptäcka det tidigt. Du kan också kontrollera kostnaderna genom att fastställa utgiftsgränser för varje avdelning och använda verktyg för resultatgranskning, till exempel analys av budgetavvikelser.

6. Planera för skatteavdrag och efterlevnad

För att maximera skattefördelarna bör du föra detaljerade register över avdragsgilla utgifter, till exempel prenumerationsavgifter för affärsprogramvara och utgifter för tjänsteresor. Samarbeta med en revisor för att följa IRS:s regler.

7. Granska och optimera kontona regelbundet

Slå samman överflödiga utgiftskategorier för att förenkla den finansiella rapporteringen. Identifiera underutnyttjade prenumerationer eller tjänster som kan avslutas och granska historiska utgiftstrender för att fatta datadrivna budgetbeslut.

Verktyg för hantering av utgiftskonton

Utgiftshanteringen kan bli för komplex för att hanteras manuellt när företaget växer. Det är där programvara för utgiftshantering kommer in. Fördelarna med verktyg för utgiftshantering är bland annat att du kan automatisera de flesta processerna, effektivisera rapporteringen och fatta datadrivna beslut.

Om du letar efter en lösning för utgiftshantering är det här några av våra främsta rekommendationer:

Programvara och enkelhet är avgörande

Utgiftskonton kan utvecklas till ett komplext nätverk av transaktioner. Det bästa sättet att hantera dem? Enkel kategorisering och programvara för utgiftshantering som gör saker enklare genom att eliminera kaos, fel och manuellt arbete från utgiftshanteringsprocessen.

Är du redo att vidareutveckla din kompetens som ekonom? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.