Så konfigurerar du automatiserad fakturahantering (till låg kostnad)

Verktyg för fakturahantering registrerar, bearbetar, digitaliserar och hanterar fakturor elektroniskt, vilket minskar behovet av manuell datainmatning och pappersbaserade processer.

De bästa tillgängliga verktygen för fakturaautomatisering

Steg 0: hitta programvara som gör detta åt dig. Oavsett om du redan har en lösning för leverantörsreskontra eller inte kan verktyg för automatisering av leverantörsreskontran vanligtvis integreras i ditt system och göra stora förändringar direkt.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Melio — Bäst för snabbt växande företag
2. 2. Paylocity — Bäst för automatiserad fakturahantering
3. 3. Precoro — Bäst för automatiserade arbetsflöden för godkännande
4. 4. MakersHub — Bäst för AI-driven fakturaregistrering
5. 5. Procurify — Bäst för automatiserad trevägsmatchning
6. 6. DOKKA — Bäst för AI-baserad automatisering av fakturor
7. 7. Airbase — Bäst för nystartade företag
8. 8. Ramp — Bäst för stöd för flera betalningsmetoder
9. 9. Xero — Bäst för automatiserade insikter om kassaflödet
10. 10. Tipalti — Bäst för globala organisationer

Hur fungerar automatiserad fakturahantering?

Automatiserad fakturahantering kräver några viktiga delar för att allt ska fungera smidigt. Här är en snabb genomgång av hur automatisering av leverantörsreskontran fungerar i allmänhet:

• Registrering av fakturor: Automatiserad fakturahantering registrerar fakturorna elektroniskt genom att skanna pappersfakturor eller ta emot fakturor direkt från leverantörer via e-post eller elektroniskt datautbyte (EDI).
• Dataextrahering: Automatiseringsprogramvara använder sedan teknik för optisk teckenigenkänning (OCR) för att extrahera relevanta data, till exempel fakturanummer, datum, leverantörsuppgifter och information om radartiklar.
• Matchning av fakturor: Systemet jämför och matchar fakturadata med motsvarande inköpsorder och leveranskvitton. Automatisk matchning säkerställer att alla fakturor är korrekta och följer avtalsvillkoren. Detta är också en av många fördelar med programvara för inköpsorder.
• Validering och verifiering: Programvaran validerar de extraherade uppgifterna mot fördefinierade regler och kontrollerar avvikelser, saknad information och potentiella fel.  
• Godkännandeflöde: Fakturor skickas för godkännande baserat på fördefinierade arbetsflöden, vilket gör att godkännare kan granska fakturan elektroniskt, lägga till kommentarer eller anteckningar vid behov och snabbt godkänna eller avvisa fakturan.  
• Integration med andra moduler eller bokföringsprogram: Efter godkännande överförs fakturadatan automatiskt till företagets bokföringssystem för vidare behandling. Detta säkerställer en smidig övergång från fakturahantering till betalningshantering.
• Rapportering och analys: Automatiserad fakturahantering använder analysverktyg för att leverera värdefulla insikter som hjälper företaget att följa fakturornas status, övervaka betalningscykler och identifiera flaskhalsar eller ineffektivitet.  

Nu går vi vidare till processen för att automatisera fakturahanteringen inom leverantörsreskontran.

8 steg för att konfigurera automatiserad fakturahantering

1. Utvärdera din nuvarande process för leverantörsreskontran

Innan du implementerar automatiserad fakturahantering måste du utvärdera processerna inom leverantörsreskontran och identifiera problemområden, flaskhalsar och områden där automatisering kan ge störst nytta.

Detta hjälper dig att välja rätt programvara och sätta realistiska mål för implementeringen.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Undersök och välj programvara

Det finns många programvarulösningar för fakturaautomatisering på marknaden, och fler kommer att dyka upp varje år. 

Att hitta den bästa programvaran för automatisering av leverantörsreskontran innebär att undersöka och jämföra alternativ utifrån verksamhetens krav, budget och skalbarhet. Leta efter funktioner som OCR-funktioner, automatisering av arbetsflöden, integrationsalternativ och rapporteringsfunktioner. 

Vi har utvärderat de främsta programvarorna för automatisering av leverantörsreskontran och jämfört dessa faktorer:

Det här är verktygen som utmärkte sig bland dem vi utvärderade:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Melio — Bäst för snabbt växande företag
2. 2. Paylocity — Bäst för automatiserad fakturahantering
3. 3. Precoro — Bäst för automatiserade arbetsflöden för godkännande
4. 4. MakersHub — Bäst för AI-driven fakturaregistrering
5. 5. Procurify — Bäst för automatiserad trevägsmatchning
6. 6. DOKKA — Bäst för AI-baserad automatisering av fakturor
7. 7. Airbase — Bäst för nystartade företag
8. 8. Ramp — Bäst för stöd för flera betalningsmetoder
9. 9. Xero — Bäst för automatiserade insikter om kassaflödet
10. 10. Tipalti — Bäst för globala organisationer

3. Anpassa programvaran

Många automatiseringslösningar för leverantörsskulder erbjuder liknande och anpassningsbara funktioner som passar företagets behov. 

Utifrån er befintliga process för leverantörsskulder konfigurerar ni arbetsflöden, valideringsregler och godkännandehierarkier. Anpassa programvaran för att säkerställa en smidig integration med era redovisningsmoduler och andra system eller appar.

4. Förbered era data

Innan ni migrerar till det nya systemet bör ni säkerställa att era aktuella fakturadata är rena och korrekta. Ta bort dubbletter och inaktuell information och organisera era data i ett standardiserat format. Det gör övergången smidigare och minimerar datarelaterade problem.

5. Utbilda ert team

Implementering av automatiserad fakturahantering kräver ordentlig utbildning och förändringsledning. Utbilda ert AP-team och andra användare i hur den nya programvaran ska användas. Gör dem bekanta med de uppdaterade arbetsflödena och ta itu med eventuella frågor eller funderingar de kan ha.  

6. Genomför pilottester

Innan systemet distribueras fullt ut bör ni genomföra pilottester med ett fåtal fakturor för att identifiera potentiella problem eller förbättringsområden innan en fullständig implementering genomförs. 

Återkopplingen från pilottesterna bör användas för att finjustera systemet och göra nödvändiga justeringar.

7. Stegvis implementering

Överväg att ta pilotmetoden ett steg längre genom att välja en stegvis implementering i stället för att göra allt på en gång. 

Börja med ett urval av leverantörer eller fakturatyper och utöka gradvis tills hela processen för leverantörsskulder omfattas. Det minimerar störningar och möjliggör bättre övervakning och felsökning.

8. Övervaka och optimera

När systemet har implementerats bör ni kontinuerligt övervaka dess prestanda och samla in användarfeedback. Använd programvarans funktioner för rapportering och analys för att identifiera områden för optimering och processförbättring.

Granska och uppdatera regelbundet arbetsflöden, regler och konfigurationer för att anpassa dem till förändrade verksamhetsbehov.

Att göra rätt > att göra det snabbt

Jag har arbetat med många projekt inom redovisningsautomatisering – vissa bra och andra … inte lika mycket. Att sakta ner i början för att välja ett genomtänkt tillvägagångssätt kan spara teamen massor av tid som annars går åt till återställningar och omarbete senare.

Vad behöver göras efter att fakturahanteringen har automatiserats?

Automatisering av fakturahanteringen är bara det första steget mot en effektivare process för leverantörsskulder. För att fullt ut dra nytta av automatiseringens fördelar behöver ytterligare några uppgifter genomföras:

• Leverantörsintroduktion: Du behöver introducera dina leverantörer till den nya processen och informera dem om förändringarna.
  • Ge riktlinjer för hur de ska skicka in fakturor elektroniskt.
  • Besvara eventuella frågor eller bemöta eventuella funderingar de kan ha.
  • Samarbeta med dem – om de tar upp problem ska du ta dem på allvar.
• Säkerhet och efterlevnad: Med automatisering följer behovet av förbättrad säkerhet och åtgärder för regelefterlevnad.
  • Säkerställ att ditt automatiserade system för fakturahantering följer branschregler och krav på dataskydd. 
  • Implementera robusta säkerhetsprotokoll för att skydda känslig ekonomisk information och förhindra obehörig åtkomst.
• Integration med andra system: Fakturahantering är bara en del av det bredare ekonomiska ekosystemet. För att maximera effektiviteten behöver du integrera ditt automatiserade system för fakturahantering med andra relevanta system, till exempel inköp, lagerhantering och betalningshantering, så att ett sömlöst dataflöde möjliggörs och manuell datainmatning mellan olika system elimineras.
• Kontinuerlig förbättring: Automatisering är inte ett engångsprojekt. Det kräver löpande övervakning, utvärdering och kontinuerlig förbättring.
  • Granska regelbundet resultatmåtten och identifiera flaskhalsar eller ineffektivitet.
  • Utse en medlem av ditt teknikteam som ansvarig för automatisering och processförbättring, så att du alltid har någon att vända dig till.
  • Gör nödvändiga justeringar för att optimera processen.
  • Uppmuntra användarna att lämna återkoppling och implementera deras förslag. 

När ska du införa fakturaautomatisering?

Att veta när det är rätt tid att införa automatisering av leverantörsreskontran i företaget är avgörande. Här är några tecken på att det är dags:

• Stor fakturavolym: Manuell hantering kan vara mycket tidskrävande om ditt företag regelbundet hanterar ett stort antal fakturor. Genom att automatisera processen kan du avsevärt minska handläggningstiden och frigöra resurser för uppgifter som skapar större värde.
• Återkommande fel eller avvikelser: Om du ofta stöter på mänskliga fel eller avvikelser i den manuella fakturahanteringen är lösningen enkel: Ta bort (det mesta av) den mänskliga faktorn. Automatiserade systems funktioner för validering och verifiering säkerställer noggrannhet och efterlevnad, vilket minimerar fel som kan leda till potentiella ekonomiska risker.
• Bristande insyn och rapportering: Manuell fakturahantering försämrar ofta insynen och möjligheten att rapportera i tid. Automatisering av kostnadsuppföljning och fakturastatus gör det enkelt att identifiera flaskhalsar eller analysera betalningscykler. Automatiserade system ger insikter och analyser i realtid, vilket möjliggör bättre ekonomistyrning och beslutsfattande.
• Hinder för tillväxt och skalbarhet: Manuell betalningshantering blir allt ineffektivare, vilket gör det svårt att skala upp verksamheten. Automatiserade system är utformade för att hantera en växande mängd fakturor utan att noggrannhet eller hastighet försämras. De kan också anpassas till förändrade verksamhetsbehov och hantera nya leverantörer eller fakturatyper.

Om något av detta känns igen är det sannolikt dags att införa fakturaautomatisering.

Vilka företag bör införa fakturaautomatisering?

Fakturaautomatisering är inte begränsad till företag av en viss storlek. Så här kan små företag och stora organisationer med komplexa redovisningsstrukturer dra nytta av att införa fakturaautomatisering:

• Små företag: Om ditt småföretag har begränsade resurser och är starkt beroende av manuella processer är det möjligt att införa fakturaautomatisering, och det är ofta till och med billigare än dina nuvarande processer. Många leverantörer erbjuder automatisering av leverantörsreskontran via en molnbaserad modell för programvara som tjänst (SaaS), vilket sparar tid och initialt kapital för ditt småföretag.
• Medelstora företag: Medelstora företag möter liknande utmaningar som små företag, men i större skala. De hanterar en större mängd leverantörsfakturor och har mer komplexa arbetsflöden och hierarkier för godkännande. Om detta beskriver ditt företag kan automatisering av fakturahanteringen avsevärt förbättra effektiviteten, minska kostnaderna och förbättra kassaflödet och ekonomistyrningen.
• Stora företag: Om du arbetar på ekonomiavdelningen för leverantörsreskontra i ett stort företag och tar emot en stor mängd fakturor kan manuell hantering verka nästan omöjlig att administrera effektivt. Automatiserad fakturahantering ger den skalbarhet och flexibilitet som krävs för att säkerställa konsekvens, noggrannhet och efterlevnad på flera avdelningar och platser.

Oavsett företagets storlek kan fakturaautomatisering ge betydande fördelar för hanteringen av leverantörsreskontran.

Exempelvis visar en rapport om effektivitetsbenchmarking för leverantörsreskontra från Institute of Finance and Management (IOFM) att automatisering avsevärt minskar den genomsnittliga kostnaden för att behandla fakturor, oavsett volym.

6 fördelar med automatiserad fakturahantering

Tro mig, jag har arbetat med leverantörsreskontra och lett team; automatiserad fakturahantering minskar allas arbetsbörda genom en lång rad affärsmässiga fördelar. Här är bara sex viktiga vinster:

1. Mer tids- och kostnadsbesparing: Med automatisering av leverantörsreskontran minskar arbetsinsatsen och tidsåtgången för behandlingen, och godkännandeprocessen effektiviseras överlag, vilket frigör tid för mer kvalificerade arbetsuppgifter. 
2. Förbättrad noggrannhet och regelefterlevnad: Automatiserade system använder datavalidering och verifiering för att säkerställa noggrannhet och efterlevnad av företagets policyer och branschregler, vilket minskar risken för ekonomiska fel och sanktioner.
3. Snabbare godkännande- och betalningscykler: Automatisering eliminerar behovet av fysiska dokument och manuell dirigering av fakturor, vilket påskyndar godkännandeprocessen och säkerställer betalningar till leverantörer i tid.
4. Ökad insyn och bättre rapportering: Analysverktyg och insyn i realtid i fakturastatus, betalningscykler och leverantörers prestationer möjliggör bättre ekonomisk styrning, prognostisering och beslutsfattande.
5. Förbättrat leverantörssamarbete: Elektronisk fakturering förbättrar samarbetet med leverantörer genom att erbjuda en standardiserad och effektiviserad process för inskickning, godkännande och betalning av fakturor. Detta minskar den tid och arbetsinsats som krävs för att lösa tvister och stärker leverantörsrelationerna.
6. Skalbarhet och anpassningsförmåga: Automatiserade system för fakturahantering kan skalas för att hantera en växande mängd fakturor och anpassas till förändrade affärsbehov. De hjälper också till att hantera olika fakturatyper, arbetsflöden och godkännandehierarkier, vilket säkerställer konsekvens och effektivitet när företaget påbörjar sin digitala transformation och expansion.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Nackdelar med att införa fakturahantering

Okej, jag erkänner – automatiserad fakturahantering kan också medföra vissa potentiella utmaningar. Här är några av de vanligaste:

• Motstånd mot förändring: När du inför automatisering kan du räkna med visst motstånd från medarbetare som föredrar status quo och inte gärna utför det arbete som krävs för att förbättra affärsprocesserna. 

Jag kan inte säga hur många gånger jag har sett detta på arbetsplatser, särskilt inom redovisning. Effektiv förändringsledning och ordentlig utbildning är avgörande för att hantera detta motstånd och säkerställa en smidig övergång.

• Integrationsproblem: Att integrera det automatiserade systemet för fakturahantering med AP-system i toppklass (eller ERP-system) kan vara komplext och ibland kantat av fel. Det kräver noggrann planering, samordning och IT-support för att säkerställa ett smidigt dataflöde och kompatibilitet mellan systemen.
• Bristande leverantörsanvändning: Det kan vara svårt att få leverantörerna att börja använda den nya processen för elektronisk fakturering. Vissa leverantörer kan vara lika motståndskraftiga mot förändring som medarbetarna. Det är avgörande att kommunicera fördelarna till leverantörerna och erbjuda stöd och vägledning under övergången.

Bästa praxis för automatisering av fakturor

Ha tålamod med mig när det gäller en sista numrerad lista. Det är trots allt den där du får lära dig av mina misstag. Var uppmärksam på dessa områden, så får du en mycket smidigare övergång till det nya systemet:

1. Definiera tydliga mål: Definiera tydligt de mål och syften som du vill uppnå med automatiserad fakturahantering. Det hjälper dig att hålla fokus och mäta hur framgångsrik implementeringen är.
2. Involvera viktiga intressenter: Involvera viktiga intressenter från olika avdelningar, inklusive ekonomi, IT och inköp, i beslutsfattandet och implementeringsprocessen. Detta engagemang säkrar det stöd och den samverkan som du behöver i hela organisationen.
3. Standardisera fakturaformat: Uppmuntra leverantörer att skicka fakturor i standardiserade format för att underlätta automatiserad dataextrahering genom att tillhandahålla tydliga riktlinjer och vägleda dem som inte verkar förstå hur det ska göras.
4. Granska och uppdatera arbetsflöden regelbundet: För att anpassa dig till förändrade verksamhetsbehov bör du regelbundet granska och uppdatera arbetsflöden, verksamhetsregler och konfigurationer i ditt system för automatiserad fakturahantering. Dessa granskningar bidrar till kontinuerlig optimering och effektivitet.
5. Satsa på kontinuerlig utbildning och support: Erbjud kontinuerlig utbildning och support till ditt team för leverantörsreskontra för att säkerställa att de känner sig bekväma och trygga när de använder det nya systemet. Kom ihåg att besvara eventuella frågor eller hantera eventuella funderingar och uppmuntra till feedback för förbättringar.
6. Övervaka resultatmått: Övervaka regelbundet resultatmått som handläggningstid, felfrekvens och godkännandecykler. Dessa mått kan utnyttjas ytterligare för att identifiera andra förbättringsområden, till exempel kassaflödeshantering.

Oavsett företagets storlek, nisch eller struktur kan automatisering av leverantörsreskontran omvandla alla dina tidskrävande manuella uppgifter och förbättra den övergripande överblicken över leverantörsreskontran på ett kostnadseffektivt sätt. Nyckeln till att dra nytta av fördelarna är att lära sig av dem som har gjort det tidigare och sedan anpassa det till den egna verksamheten.

Prenumerera för fler insikter om automatisering av leverantörsreskontran

Redo att utveckla din kompetens som ekonom? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som formar teknikbranschen.