Automatisering av finansiell rapportering: 5 fördelar med modernisering

Det kan inte eliminera kalkylblad helt och hållet – åtminstone inte än – men automatisering av dessa uppgifter minskar kostnaderna, förbättrar effektiviteten och maximerar produktiviteten. 

Den bästa programvaran för automatisering av finansiell rapportering

Vårt team har analyserat alternativen på marknaden och rangordnat dem utifrån hur väl de gör ditt liv enklare. Här är våra toppval:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Payouts — Bäst för data om leverantörsutbetalningar
2. 2. Phocas — Bäst för finansiell prognostisering
3. 3. Vena — Bäst för ekonomisk rapportering på företagsnivå
4. 4. Productive — Bäst med integrerad budgetering och fakturering
5. 5. QuickBooks Online — Bäst för presentationsklara rapporter
6. 6. DOKKA — Bäst med förtränad AI för fakturainläsning
7. 7. Concourse — Bäst för anpassade AI-agenter utformade för team
8. 8. Ramp — Bäst för automatiserad utgiftshantering
9. 9. Xero — Bäst för nystartade företag
10. 10. Tipalti — Bäst för stora organisationer

Vilka uppgifter inom finansiell rapportering kan automatiseras?

Du kan automatisera vanliga uppgifter inom finansiell rapportering, till exempel:

• Upprättande av finansiella rapporter: Detta omfattar kvartals- och årsredovisningar, resultaträkningar, kassaflödesanalyser, balansräkningar med mera.
• Datakonsolidering: Det kan automatiskt sammanställa, kombinera och lagra data från olika källor på en och samma plats.
• Regulatorisk rapportering: Det kan automatisera insamlingen och inlämningen av finansiella data till tillsynsmyndigheter som USA:s skatteverk (IRS).
• Ledningsrapportering: Det kan generera finansiella rapporter som ledningen kan använda för att fatta strategiska beslut och övervaka KPI:er i realtid. 
• Bankavstämningar: Det kan automatiskt matcha transaktioner från flera bankkonton med bokföringsunderlag. 
• Budgetering och prognostisering: Det kan ge insikter som underlättar budgetarbetet och förutsäga intäkter baserat på historiska data och realtidsdata, vilket är särskilt användbart under skattesäsongen.
• Valutaomräkning: Det gör det möjligt för företag med internationell verksamhet att stämma av alla sina transaktioner i en enda valuta (vanligtvis den lokala valutan).

De 5 främsta fördelarna med automatisering av finansiell rapportering

Låt oss gå in mer i detalj; här är de 5 främsta fördelarna med att investera i programvara för automatisering av ekonomiadministration: 

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Bättre dataintegritet

År 2017 rapporterade Gartner att bristande datakvalitet kostar företag omkring $15 miljoner per år. Det leder till felaktig dataanalys, dåligt beslutsfattande och problem vid datamigrering. Tyvärr för oss är mänskliga fel den främsta orsaken till felaktiga data.  

Automatisering av finansiell rapportering konsoliderar automatiskt data från flera datakällor, verifierar avvikelser i realtid och eliminerar samtidigt mänskliga fel.

2. Snabbare beslutsfattande

Automatisering av finansiell rapportering bidrar till att snabba upp arbetsflödena för beslutsfattande och, som en intressant detalj, har organisationer med effektiva beslutsprocesser dubbelt så stor sannolikhet att uppnå bättre ekonomiska resultat. Det kan:

• Generera finansiella rapporter och balansräkningar, vilket ger finansexperter mer tid för analys och prognoser. 
• Ge dig åtkomst till data i realtid. 
• Identifiera trender och mönster.

3. Minskade driftskostnader

75 % av organisationerna spenderar $1 på att skapa finansiella rapporter för varje $1,000 i intäkter. Om ditt företag exempelvis har $1,000,000 i intäkter innebär det att du spenderar $1,000 enbart på rapporter — ett betydande belopp för småföretag. Det inkluderar kostnaderna för personal, omkostnader och programvara som används för att skapa dessa rapporter.

Genom att automatisera genereringen av finansiella rapporter kan företag minska rapporteringskostnaderna avsevärt genom att:

1. Omfördela medarbetare till viktiga uppgifter som genererar intäkter.
2. Effektivisera rapportgenereringen och skapa effektivare rapporteringsprocesser.

Dessa små åtgärder kan så småningom spara in stora belopp på driftskostnader, särskilt om du regelbundet genererar finansiella rapporter och utgiftsrapporter.

4. Transparens mellan avdelningar

De flesta företag har flera verksamhetsområden och avdelningar — var och en genomför självständiga transaktioner som överensstämmer med dess funktion. För att få en komplett bild av företagets finansiella hälsa behöver du regelbundet sammanställa all denna information på en och samma plats. 

Automatisering gör det enklare att samla data på ett ställe, vilket ger dig en helhetsbild av företagets finansiella hälsa och varje avdelnings bidrag. På så sätt får chefer tillgång till korrekta insikter, vilket hjälper dem att fatta välgrundade affärsbeslut (och skryta om att vara bäst). 

5. Revisionsspår

IRS har strikta regler när det gäller att bevara finansiella data. Om dessa inte följs kan det leda till höga böter och rättsliga följder samt, ironiskt nog, företagsrevisioner. Automatisering av finansiell rapportering skapar tydliga revisionsspår, vilket gör det enklare att spåra transaktioner. 

Revisorer kan enkelt gå tillbaka och hitta specifika transaktioner för att reda ut avvikelser. Den organiserar också dina finansiella dokument om du behöver bevisa att företaget uppfyller myndighetskraven. 

Så fungerar automatisering av finansiell rapportering

Nu när vi har gått igenom varför du bör investera i finansiell automatisering ska vi förstå hur magin går till:

1. Välja programvara

Den bästa programvaran för finansiell rapportering bör erbjuda grundläggande rapporter som balansräkningar, P&L-rapporter, kassaflödesanalyser med mera. Dessutom bör den erbjuda bransch- och företagsspecifika rapporter som passar ditt företag. 

E-handelsföretag bör till exempel känna till kostnader relaterade till sin webbplats, sitt lager och sin kundanskaffning, medan fastighetsmäklare mäter mäklararvoden, provisioner och genomsnittliga bostadspriser.

För att hitta rätt programvara för finansiell automatisering som stämmer överens med dina affärsmål och din budget kan du börja med att:

1. Identifiera vilka rapporter som behövs (samt eventuella andra specifika branschkrav).  
2. Använda den informationen för att definiera dina urvalskriterier, till exempel obligatoriska rapportformat, budget, datasäkerhet, visualiseringsalternativ och kundsupport. 
3. Skapa en lista över kandidater och registrera dig sedan för en produktdemonstration eller provperiod för att se programvaran i praktiken. 

2. Installera programvaran

Jag vet att jag låter som kapten Självklar här. Men det är värt att nämna: 70 % av programvaruprojekten misslyckas på grund av dålig planering under implementeringen. En etablerad implementeringsplan säkerställer att projektet slutförs inom budget genom att minimera misstag och förseningar under installationen.

Programvaruleverantören tillhandahåller vanligtvis dokumentation med detaljerade anvisningar om hur du installerar och använder programvaran för finansiell automatisering, men kan också ge dig en uppskattning av resursbehov och tidsramar (samt en kundsupportrepresentant som kan hjälpa till).

3. Genomföra ett pilotförsök

Innan du helt går över till det nya systemet bör du köra det parallellt med dina befintliga system och processer. Det hjälper dig att identifiera eventuella problem utan att störa den löpande verksamheten. Du behöver samla in data på två nivåer:

• Teknisk: Du kan samla in information om systemets prestanda för att säkerställa datanoggrannhet, förstå serverbelastningskrav och beräkna bandbreddskostnader.
• Operativ: Du kan samla in feedback från dina medarbetare om programvarans påverkan på operativ effektivitet, produktivitet och kvaliteten på insikterna. 

Använd data och feedback från pilottestet för att optimera dina processer för finansiell rapportering, och var inte rädd för att ändra saker så att de passar ditt nya system — kom ihåg att vissa förändringar är bra.

Bästa praxis vid implementering av automatiserad finansiell rapportering

Här är några saker att tänka på för att få ut mesta möjliga av ditt system för finansiell rapportering:

Involvera viktiga intressenter

Detta omfattar alla som drar nytta av programvaran. Du kan dela in dem i tre grupper:

• Projektimplementeringsteam: Detta omfattar ditt IT-team, programvaruleverantörer och annan teknisk personal som deltar i implementeringen av programvaran.
• Ledningsgrupp: Detta omfattar dina verkställande direktörer, ekonomichefer, styrelseledamöter och chefer som kan hjälpa dig att förstå verksamhetens behov av automatiserad finansiell rapportering.
• Slutanvändare: Detta omfattar personer som använder programvaran dagligen, till exempel ditt ekonomiteam, medarbetare och så vidare.

Använd finansiell information av hög kvalitet

Din programvara för ekonomiautomatisering behöver data av hög kvalitet för att kunna tillhandahålla korrekta och tillförlitliga rapporter. Det är en god idé att granska dina data innan du implementerar programvaran. På så sätt kan du säkerställa en jämn datakvalitet under migrering och rapportering. 

Introducera programvaran vid rätt tidpunkt

Den bästa tiden att införa automatiserad finansiell rapportering är i början av räkenskapsåret. På så sätt kan du migrera alla dina historiska data till det nya systemet. Om du börjar använda programvaran mitt under räkenskapsåret riskerar du felaktiga insikter, problem med datamigreringen och driftstopp i systemet. 

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Kontrollera inbyggda integrationer

Se till att programvaran integreras smidigt med dina befintliga ekonomiverktyg (det vill säga bokföringsprogram, POS-system, ERP och så vidare). På så sätt kan du säkerställa smidig dataöverföring mellan system och avdelningar.

Author's Tip

Vissa bokföringsverktyg erbjuder inbyggd automatisering av finansiell rapportering. Se till att undersöka detta eller fråga din leverantör om det.

Utbilda dina medarbetare

Utbildningar lär dina medarbetare hur programvaran för automatiserad finansiell rapportering fungerar. Det gör förändringen mindre skrämmande och säkerställer samtidigt att medarbetarnas produktivitet och nöjdhet inte minskar. Under utbildningen bör du gå igenom alla viktiga aspekter, inklusive datasäkerhet och efterlevnad.

Author's Tip

Det bästa sättet att förmedla information till dina medarbetare är genom handledningar. På så sätt kan medarbetarna genomföra utbildningen när det passar dem.

Prenumerera för fler insikter om ekonomisystem

Automatiserad finansiell rapportering är en superkraft som hjälper hela verksamheten. Ekonomiteam kan skapa korrekta och tillförlitliga rapporter på några minuter, samtidigt som ledningen kan fatta snabbare beslut med bättre data. 

Om du redan använder automatiserad finansiell rapportering kan du vilja undersöka hur språkteknologi kan ta dina rapporter till nästa nivå. 

Redo att förstärka din kompetens som ekonom? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som formar teknikbranschen.