Enkel kostnadsrapportguide + mallar för teknik-CFO:er

Team lägger timmar på att noggrant dokumentera varje måltid, taxiresa och konferensavgift, bara för att se informationen försvinna ner i något byråkratiskt svart hål.

Som om inte det vore nog är pappersbaserade register benägna att innehålla fel, om utgifterna ens kommer ihåg att dokumenteras.

Det är lätt att se hur det traditionella sättet, även om det är välmenat, förtjänar att lämnas bakom oss i historieböckerna. 

Fördelar med att modernisera utgiftsrapporteringen

Moderna företag använder programvara för utgiftshantering för att skapa och följa upp utgiftsrapporter, eftersom den är:

1. Effektivare

Det är mycket enklare att mata in data i programvara än att bära med sig kvitton och manuellt registrera uppgifterna i pappersbaserade register. 

Denna enkelhet leder till effektivitet och gör det möjligt för teamet att behandla betydligt fler utgiftsrapporter under en viss tidsperiod.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Bättre för transparensen

Du kan konfigurera behörigheter så att alla som behöver tillgång till utgiftsrapporter får det, vilket säkerställer finansiell transparens och minimerar byråkratin. 

Det ger dig och ditt team också full insyn i utgifterna – fördröjd insyn är ett stort problem i många organisationer. Som Adriana Carpenter, ekonomichef på Emburse, förklarar:

”Företag har svårt att få insyn i de utgifter som deras medarbetare står för. Det kan dröja innan [ekonomiteamen] ser dessa utgifter, och det är problematiskt.”

3. Kan ändras i realtid

Detta är en viktig fördel med programvara för utgiftshantering – du kan se utgifter och status för ersättningar i realtid med hjälp av programvara för utgiftsrapportering, vilket säkerställer att du alltid fattar beslut baserade på aktuell information.

Det ger dig insyn i företagets ekonomi i realtid och synliggör möjligheter att sänka kostnaderna medan du fortfarande kan göra något åt dem. Dessutom blir din process för ekonomisk stängning mycket enklare när den tiden kommer, eftersom du har tillgång till denna information i förväg.

4. Skattefördelar

Som jag är säker på att du känner till är många företagsrelaterade utgifter avdragsgilla. Genom att göra avdrag för vanliga företagsutgifter, inklusive resor, måltider, representation och kontorsmaterial, kan du minska din skatteskuld, förutsatt att du har rätt dokument (till exempel kvitton och fakturor som underlag).

Företag kan också ha möjlighet att återfå försäljningsskatt i vissa jurisdiktioner. Kom ihåg att noggrannhet är viktigare än snabbhet – felaktig eller ofullständig utgiftsrapportering ökar risken för skatterevisioner eller leder till efterlevnadsproblem.

Viktiga egenskaper hos en enkel utgiftsrapport

Även om det är bäst att använda programvara är det inte alltid möjligt att investera i sådan, särskilt om du driver ett kapitalbegränsat nystartat företag eller har få anställda.

Om det inte verkar vara rätt tid att investera i programvara för utgiftsrapportering fungerar en enkel mall för utgiftsrapporter, skapad i Microsoft Excel eller Google Sheets, bra – den är inte perfekt, men fortfarande en mycket bättre metod för att rapportera utgifter än pappersbaserade register.

En enkel utgiftsrapport är nästan alltid bara en specificerad lista över utgifter med grundläggande information som medarbetarens namn och datumet då rapporten skickades in. Det kan vara alltför förenklat.

Fokusera i stället på att skapa en utgiftsrapport som fortfarande är enkel, men som också innehåller all nödvändig information. Här är tre viktiga egenskaper hos en utgiftsrapport som gör den enkel och användbar:

Genomtänkt layout

Skapa en ren och välorganiserad layout. Använd konsekvent formatering och konsekventa avstånd för att undvika rörighet. En ren layout tillsammans med tydligt märkta fält minskar risken för att information missas.

Precis lagom mycket information

Lägg till precis lagom mycket information – du vill ha all relevant information utan rörighet. 

Rörighet får rapporten att verka överväldigande, ökar risken för fel och gör godkännandet omständligt. Du bör till exempel lägga till ett fält för ”matutgifter” i stället för att be medarbetarna ange varje måltid separat. Om beloppet på en rad verkar onormalt högt är det då du går igenom de bifogade kvittona.

Tydliga riktlinjer

Ge tydliga riktlinjer, men bara där det behövs. Om dina medarbetare till exempel ofta reser utomlands i tjänsten bör din rapport över reseutgifter innehålla riktlinjer för vilken växelkurs som ska användas vid omräkningen och påminna dem om att ta hänsyn till eventuella avgifter för valutaomvandling.

Skapa en kostnadsrapport med programvara

Det är ganska enkelt att skapa en enkel rapport med programvara. Här är en steg-för-steg-guide för hur du skapar din första enkla kostnadsrapport:

1. Välj programvara för kostnadsrapportering: Det första steget är ... gör det enkelt för dig själv genom att välja bra programvara för kostnadsrapportering. Jag har gått igenom vad du bör leta efter i nästa avsnitt i den här artikeln.
2. Välj en mall: Den specifika layouten för din kostnadsrapport beror på vilken programvara du väljer. Lösningar med fler anpassningsalternativ låter dig förenkla ytterligare eller göra standardmallen mer komplex. Expensifys standardmall innehåller till exempel tre fält (Till, Från och Belopp), men du kan lägga till anpassade fält enligt dina önskemål:

3. Konfigurera programvaran: Konfigurera programvaran enligt dina önskemål. Alla lösningar erbjuder konfigurationsalternativ, men de varierar beroende på lösningens komplexitet.
   1. Avancerade verktyg som SAP Concur låter dig konfigurera godkännandeflöden så att de följer företagets hierarki och policyer. 
   2. Användarvänliga lösningar som Expensify erbjuder alternativ som möjligheten att automatiskt skicka in kostnadsrapporter med den frekvens du föredrar:

När du har konfigurerat systemet efter dina önskemål kan du be medarbetarna börja använda det för att skicka in kostnadsrapporter.

Utvärdera verktyg för kostnadsrapportering

Innan du går in på detaljerna bör du filtrera listan över verktyg utifrån din budget.

De främsta verktygen för kostnadsrapportering erbjuder ett omfattande funktionsutbud, men kan vara för dyra. Billigare verktyg kan å andra sidan sakna avancerade funktioner.

När du har begränsat dina alternativ utifrån prisnivå är nästa steg att hitta ett verktyg som ger mest värde. För att göra det behöver du jämföra funktionerna i de verktyg du utvärderar. Här är några funktioner att leta efter:

• Mobilapp: En mobilapp gör det möjligt för anställda att skanna och skicka in kvitton så snart de får dem. Detta minimerar risken för fel och säkerställer att den anställda inte glömmer att begära ersättning för utgiften.
• Import av kreditkortstransaktioner: Du får månatliga kontoutdrag för ett företagskreditkort, men du behöver fortfarande föra in den informationen i ditt verktyg för utgiftsrapportering. Möjligheten att importera transaktionsdata från kontoutdraget eliminerar behovet av monotont manuellt registreringsarbete.
• Huvudbokskodning: Huvudbokskoder (GL) är unika alfanumeriska koder som tilldelas alla huvudbokskonton. Genom att koppla huvudbokskoder till olika utgiftstyper kan du låta programvaran automatiskt bokföra utgifter på relevanta huvudbokskonton, vilket påbörjar processen med att automatisera utgiftsrapporter i sin helhet.
• Skatteuppföljning: Inbyggd skatteuppföljning hjälper till att följa upp försäljningsskatt och avdragsgilla utgifter, vilket gör skattesäsongen betydligt mindre stressig. I stället för att gå igenom varje kvitto när det är dags att deklarera kan du låta programvaran följa upp dessa belopp så att du kan fokusera på uppgifter som kräver mänsklig insats.
• Integrationer: Integrationer hjälper till att synkronisera data mellan system. Din programvara för utgiftsrapportering kan behöva samla in data från flera källor, till exempel din bokföringsprogramvara, och sedan signalera till ditt lönesystem att utlösa automatiska betalningar baserat på den totala ersättning som beräknats för alla godkända utgiftsrapporter från anställda.

De flesta bra lösningar erbjuder dessa funktioner, men du bör också leta efter funktioner och möjligheter som ditt företag behöver.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Gratis mallar för utgiftsrapporter

Det finns olika mallar för utgiftsrapporter tillgängliga online som gör processen från noll till ett mycket enklare. Ta bara dessa mallar och anpassa dem för att skapa det du behöver. Du kan till exempel lägga till ett delsummefält för varje utgiftskategori eller lägga till en separat kolumn för skatter så att de blir enklare att följa upp. 

Här är några av de bästa, oavsett om du driver ett företag, är anställd på ett företag eller arbetar på egen hand:

• Gratis mallar från Smartsheet:
  • Enkel mall för utgiftsrapport
  • Månatlig mall för utgiftsrapport
  • Allmän mall för utgiftsredovisning
• Gratis mallar från Clockify:
  • Grundläggande mall för utgiftsrapport
  • Mall för utgiftsrapport för uppdragstagare
  • Mall för utgiftsrapport för tjänstekörning
• Gratis mallar från Coefficient:
  • Veckovis mall för utgiftsrapport
  • Mall för återbetalning av företagsutgifter
  • Mall för utgiftsrapport för tjänsteresor
• Mall för utgiftsrapport för företag från Zoho
• Mall för utgiftsrapport från HubSpot

Utbilda ditt team i utgiftsrapportering

Genom att utbilda ditt team effektivt i utgiftsrapportering blir processen mycket enklare. Här är några sätt att utbilda ditt team över tid:

• Tydliga riktlinjer och policyer: Börja med att fastställa tydliga riktlinjer och policyer för utgiftsrapportering. Se till att alla medarbetare känner till vilka utgifter som ersätts, vilka dokument som krävs för att begära ersättning, utgiftsgränserna och godkännandeprocesserna.
• Erbjud utbildningstillfällen: Utbilda medarbetarna i hur de effektivt använder ert program för utgiftsrapportering. Informera dem om vikten av korrekt dokumentation och att följa företagets policyer. Praktiska demonstrationer och övningar är ett utmärkt sätt att förstärka inlärningen.
• Föregå med gott exempel: Föregå med gott exempel för dina medarbetare genom att följa rapporteringspolicyerna och visa ansvarsfulla utgiftsvanor. Medarbetare är mer benägna att följa sin ledares exempel än instruktioner.
• Feedback och stöd: Erbjud feedback och stöd medan medarbetarna navigerar i er nya policy för utgiftsrapportering. Uppmuntra frågor, ge vägledning och hantera proaktivt potentiella utmaningar som de kan stöta på.

Förenklad utgiftsrapportering

Programvara för utgiftsrapportering automatiserar en stor del av processen för utgiftsrapportering. Den förenklar rapporteringen för medarbetarna, ger dig tillgång till utgiftsdata i realtid och minimerar risken för fel. Om du inte är redo att investera i programvara är Microsoft Excel eller Google Sheets en bra utgångspunkt.

Redo att utveckla dina förmågor som ekonomichef? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som formar teknikbranschen.