Är ERP-anpassning värt det (& hur mycket kostar det)?

Att anpassa ett ERP-system är inte direkt något de flesta vill göra. Det är snarare: ”Det här systemet ser bra ut, men behöver några justeringar för att fungera för oss … Hur besvärligt skulle det egentligen vara?”

Jag går igenom vad du behöver ta reda på för att avgöra om det är värt att skaffa ett ERP-system som kräver anpassning. Dessutom får du veta hur du kan undvika några vanliga fallgropar som driver upp kostnaderna.

Vad innebär anpassning av ERP-system?

ERP (Enterprise Resource Planning)-anpassning innebär att man modifierar ett färdigt ERP-system så att det bättre överensstämmer med en organisations specifika affärsprocesser, arbetsflöden och krav.

Det kan innebära ändringar av:

• Användargränssnittet (UI)
• Datamodeller
• Integrationer
• Rapporter och instrumentpaneler
• Konfigurationer för säkerhet och åtkomstkontroll
• Dina egna affärsprocesser

Anpassning av ERP-system görs vanligtvis genom:

• Konfigurationsinställningar i ERP-systemet
• Utveckling av anpassad kod (källkod)
• Användning av färdigbyggda tillägg eller utökningar från ERP-leverantören eller tredjepartsutvecklare

Vem behöver anpassad ERP-programvara?

När du avgör om du behöver anpassning handlar det mer om möjligheten än om vad som är standard. De flesta företag ändrar till slut sina processer för att integrera ett nytt ERP-verktyg – och får positiva resultat av förändringen.

Det finns dock vissa typer av företag som inte bara kan ändra sina processer och därför behöver modifiera ERP-systemet i stället:

Stora företag och multinationella bolag

• Verksamhet på flera platser eller i flera länder
• Komplexa organisationsstrukturer och affärsprocesser
• Hantering av varierande krav på reglering och efterlevnad
• Behov av integration med olika tredjepartssystem och äldre applikationer

Ett multinationellt tillverkningsföretag med verksamhet i flera länder skulle till exempel behöva anpassa sitt ERP-system för att hantera lokala regler, språk, valutor och branschspecifika processer.

Företag i starkt reglerade branscher

• Hälso- och sjukvård samt läkemedel
• Finans och bank
• Energi och samhällstjänster
• Myndigheter och organisationer inom offentlig sektor

Ett läkemedelsföretag skulle till exempel behöva anpassa sitt ERP-system för att följa strikta regler för läkemedelsutveckling, kliniska prövningar och hantering av försörjningskedjan. ERP-system för myndigheter ställs ofta inför liknande utmaningar med regelefterlevnad som kräver specialiserad anpassning.

Företag med unika eller nischade affärsprocesser

Jag vet att vi alla känner att våra företag är unika, men här syftar jag på mycket specifika verksamheter. Det handlar om företag vars produktionsprocesser (vanligtvis) inte stöds av standardiserade ERP-system, till exempel anpassade produktkonfigurationer eller särskilda krav på efterlevnad. Det kan vara:

• Tillverkningsföretag med specialiserade produktionsprocesser, exempelvis en tillverkare av specialanpassade möbler.
• Tjänstebaserade företag med unika modeller för leverans av tjänster

Högteknologiska företag och programvaruföretag

Företag inom teknikbranschen utvecklas ofta i rasande takt, vilket standardiserade ERP-lösningar inte alltid hinner med. Anpassade ERP-system möjliggör snabba förändringar, till exempel att enkelt lägga till eller ta bort produktlinjer eller justera modeller för programvarulicenser i takt med att de utvecklas.

Tjänsteinriktade företag med specifika faktureringsmodeller

Företag som erbjuder tjänster med komplexa faktureringsupplägg, såsom resultatbaserade avtal, kan behöva anpassade funktioner för att hantera dessa modeller.

Jag drev tidigare en byrå för investerarkommunikation – läs: tjänsteföretag – som hade olika månadsbelopp att fakturera beroende på vilka resultat vi uppnådde för våra kunder. Om jag skulle implementera ett ERP-system i den verksamheten skulle jag behöva något som kunde läsa av resultaten, få godkännanden och justera prissättningen direkt.

Företag som inte behöver anpassning

• Små och medelstora företag med okomplicerad verksamhet
• Startupföretag med enkla affärsmodeller
• Företag i branscher med mindre reglering
• Företag med standardiserade verksamhetskrav
• Organisationer som söker kostnadseffektiva lösningar med bred funktionalitet
• Fastighetsbyråer

Dessa typer av företag har vanligtvis större nytta av att anpassa sina arbetsflöden efter tillgängliga ERP-lösningar än av att investera i anpassning. Det här tillvägagångssättet kan sänka kostnaderna och förenkla verksamheten, särskilt när man är i startfasen eller arbetar i mindre skala.

Fördelar med ERP-anpassning

Om du fortfarande läser betyder det att du är en av de superlyckliga personer som skulle kunna ha nytta av en systemändring. Det är dock inte bara negativt – att anpassa ditt ERP-system kan leda till:

1. Förbättrade konkurrensfördelar

Anpassning gör det möjligt för företag att finslipa sina ERP-system så att de stöder unika strategiska initiativ, vilket ger dem ett försprång framför konkurrenterna. 

Exempelvis kan ett logistikföretag som integrerar avancerad ruttoptimering och spårning i realtid i sitt ERP-system överträffa konkurrenterna, locka fler kunder och öka sin marknadsandel.

2. Ökad flexibilitet och skalbarhet

När din verksamhet utvecklas gör även dina behov det. Om du redan arbetar med ett anpassat ERP-system kommer det att anpassas och växa med dig, så att din teknik alltid matchar verksamhetens tempo – oavsett om du går in på nya marknader, lanserar produkter eller utvecklar din affärsmodell.

Och om systemet växer tillsammans med dig innebär det att du inte behöver ersätta det längre fram. Det är väl en fördel?

3. Förbättrad användaracceptans och tillfredsställelse

Människor är ofta den största utmaningen när man implementerar ERP. Om du anpassar systemet kan du däremot samla in användarnas synpunkter under processen och göra systemet enkelt för alla att använda. 

När ditt ERP-system känns intuitivt och passar perfekt in i teamets dagliga rutiner är det mer sannolikt att medarbetarna använder det på ett positivt och effektivt sätt. Det gör de dagliga uppgifterna mindre betungande, ökar datanoggrannheten och ger dig, ja, de fördelar du ville få ut av systemet från början.

4. Ökad verksamhetseffektivitet och produktivitet

Genom att anpassa ditt ERP-system kan du förenkla dina processer, automatisera tråkiga och repetitiva uppgifter samt eliminera dubbelarbete. Det innebär mindre manuellt arbete och mer tid för strategiska uppgifter, vilket ökar produktiviteten och ger kostnadsbesparingar.

Exempelvis kan ett tillverkningsföretag som synkroniserar sitt ERP-system med produktionsutrustningen och sin leveranskedja uppnå snabbare processer, färre fel och bättre resursutnyttjande.

5. Effektiviserad verksamhet anpassad efter branschens behov

Varje bransch har sina särdrag och specifika krav — exempelvis batchspårning inom läkemedelsindustrin eller attributhantering inom modehandel. Anpassade ERP-lösningar kan tillgodose dessa behov och göra dig mer regelefterlevande och effektiv i processen.

6. Smartare datahantering och beslutsfattande

Genom att anpassa ditt ERP-system kan du hantera data på ett sätt som passar just din verksamhet, vilket leder till skarpare insikter och smartare beslut. Genom att koppla samman olika datakällor och anpassa hur du spårar information kan du få en tydligare bild av läget, upptäcka eventuella problem och styra verksamheten mer effektivt.

Nackdelar med ERP-anpassning

Jag vill dock inte bara försöka övertyga dig. Anpassning passar inte alla, och här är några av anledningarna:

1. Högre kostnader (initialt och över tid)

Det är inte billigt att anpassa ett ERP-system. Det innebär höga initiala kostnader för ERP-utveckling och löpande underhållskostnader som verkligen kan dra iväg. Detta kan vara svårt att acceptera för små och medelstora företag eller verksamheter med begränsade budgetar.

Exempelvis kan ett mindre detaljhandelsföretag upptäcka att den höga prislappen för ett anpassat molnbaserat ERP-system äter upp pengar som bättre kunde ha använts till annat, exempelvis produktutveckling eller marknadsföring.

2. Komplexitet vid underhåll och uppgraderingar

Anpassningar kan förvandla rutinmässiga uppdateringar till ett stort huvudbry. När nya ERP-uppdateringar lanseras kan ett kraftigt anpassat system behöva extra testning och justeringar för att förbli kompatibelt. Detta kan leda till driftstopp och extra kostnader.

Föreställ dig ett företag som måste vänta med att dra nytta av nya ERP-funktioner eftersom den anpassade konfigurationen kräver särskild uppmärksamhet varje gång en uppdatering genomförs.

3. Beroende av leverantörer

Om du satsar stort på anpassningar kan du bli starkt bunden till specifika leverantörer eller teknikteam. Detta beroende kan begränsa din flexibilitet när du vill byta system eller uppdatera ditt ERP-system, vilket kan leda till högre kostnader och störningar i verksamheten.

4. Fokus flyttas från kärnverksamheten

Att anpassa ditt ERP-system kan ta mycket tid och energi, resurser som annars hade kunnat läggas på viktiga affärsaktiviteter. 

Ett digitalt marknadsföringsföretag kan exempelvis fastna i ERP-anpassning för projektledning, när det i stället hade kunnat utveckla sina marknadsföringsstrategier. Det kan potentiellt försämra företagets kärntjänster.

5. Utmaningar med utbildning och införande

Anpassade funktioner gör ett ERP-system svårare att lära sig och använda, vilket leder till längre utbildningsperioder och motvilja bland personalen mot att fullt ut börja använda systemet. Ta ett internationellt handelsföretag som exempel: dess anpassade ERP-system för hantering av komplexa tull- och valutafrågor kan vara så komplext att det blir ett hinder för personalens effektivitet och systemets funktionalitet.

💡Experttips:

Var ärlig med huruvida fördelarna med anpassning motiverar de potentiella kostnaderna och komplikationerna. Ibland är det smartare att anpassa verksamhetens processer så att de fungerar inom ramen för standardiserade ERP-lösningars funktioner.

Så avgör du om anpassning är värt det

För att avgöra om du bör anpassa ditt ERP-system krävs en detaljerad utvärdering för att se om det stämmer överens med verksamhetens mål och resurser. Här är ett systematiskt sätt att fatta beslutet:

Steg 1: Bedöm verksamhetens behov och ERP-passform

Börja med att identifiera brister i de vanliga ERP-funktionerna som påverkar verksamheten. Fastställ vilka kritiska behov dessa brister är kopplade till och bedöm om de motiverar anpassning.

Så gör du: Lista alla processer och områden där det nuvarande ERP-systemet inte räcker till. Ta hjälp av olika avdelningschefer för att identifiera saknade funktioner och deras påverkan på produktiviteten.

Ett tillverkningsföretag kan till exempel upptäcka att det vanliga ERP-systemet saknar avancerade lagerhanteringsfunktioner som är avgörande för att hantera flera lager. Efter att ha identifierat detta går de vidare till nästa steg och dokumenterar specifika behov, såsom lageruppföljning i realtid och automatisering av system för återbeställning.

Steg 2: Bedöm vilken grad av anpassning som krävs

Utifrån de identifierade kraven bedömer du hur omfattande anpassningen behöver vara för att överbrygga gapet mellan ditt nuvarande ERP-system och den funktionalitet du önskar. Kategorisera anpassningskraven i olika nivåer, till exempel 

• Mindre konfigurationer, dvs. ändring av fältetiketter så att de överensstämmer med företagets terminologi
• Måttliga anpassningar, dvs. integrering med ett tredjepartssystem för logistikspårning
• Omfattande modifieringar, dvs. utveckling av anpassade moduler för underhållsscheman för utrustning

Överväg att tilldela olika anpassningar ett nummer från 1 till 5 – där numret anger betydelsen – för att kunna prioritera dem effektivt.

💡Snabb insikt: Konfiguration kontra anpassning

Konfiguration innebär att du justerar ett ERP-systems inställningar för att tillgodose verksamhetens behov med hjälp av systemets inbyggda verktyg och alternativ. Det handlar om att konfigurera systemet så att det fungerar effektivt inom ramen för dess befintliga funktioner.

 

Anpassning innebär däremot att du ändrar eller lägger till ny kod i ERP-programvaran för att skapa funktioner som inte finns i standardsystemet. Det kan innebära att nya funktioner läggs till eller att systemets arbetssätt ändras så att det bättre överensstämmer med specifika affärsprocesser.

Steg 3: Analysera kostnader och nytta

När behoven är tydliga genomför du en kostnads- och nyttoanalys för att väga de potentiella fördelarna med anpassningen mot de kostnader och risker som är involverade.

Beräkna de förväntade kostnaderna, inklusive inledande utveckling, löpande underhåll och potentiella störningar. Uppskatta de ekonomiska och operativa fördelarna efter implementeringen.

Faktorer som påverkar kostnaden

• Komplexitet: Mer komplexa anpassningar kostar mer.
• ERP-basprogramvara: Kostnaderna kan variera beroende på om ERP-systemet är proprietärt eller har öppen källkod. Anpassning av proprietära system kräver ofta specialiserad kunskap och kan innebära högre licensavgifter.
• Avgifter från leverantörer eller utvecklare: Priserna varierar, men att välja en leverantör med branschkompetens leder sannolikt till besparingar på lång sikt.
• Utbildning och support: Detta är avgörande efter anpassningen och ökar den totala kostnaden.

Ungefärlig kostnad

Även om det är svårt att ange exakta kostnadsuppskattningar på grund av variationerna mellan olika anpassningsprojekt, uppskattar branschexperter att kostnaderna för ERP-anpassning kan uppgå till mellan 10 % och 30 % av den totala budgeten för ERP-implementeringen vid måttliga anpassningar, och potentiellt mer vid omfattande modifieringar.

Strategier för ekonomisk planering

För att hjälpa till att hantera dessa kostnader bör organisationer överväga följande strategier för ekonomisk planering:

• Genomför en detaljerad kostnads- och nyttoanalys för att motivera investeringen.
• Prioritera anpassningskrav med stor påverkan.
• Utforska alternativ för att minimera behovet av anpassning.
• Avsätt en reservbudget för oförutsedda utgifter.
• Utveckla en långsiktig budgetplan för löpande kostnader.

Även om ERP-anpassning i slutändan kan vara en betydande investering kan noggranna kostnadsberäkningar, budgetering och ekonomisk planering hjälpa organisationer att maximera avkastningen på investeringen och säkerställa en framgångsrik implementering.

Steg 4: Utvärdera leverantörens kapacitet och support

Undersök därefter potentiella ERP-leverantörers eller utvecklares kapacitet att leverera den nödvändiga anpassningen. Bedöm deras erfarenhet, supporttjänster och flexibilitet.

Du kan be leverantörer om fallstudier eller referenser och genomföra intervjuer med deras befintliga kunder för att förstå deras erfarenheter, särskilt när det gäller support och systemuppdateringar.

Genom att välja en pålitlig leverantör säkerställer du att ERP-systemet uppfyller aktuella behov och får bra support under hela sin livscykel, vilket minimerar framtida risker och störningar.

Steg 5: Planera för förändringsledning och utbildning

Utveckla en omfattande plan för att säkerställa att det anpassade ERP-systemet införs smidigt. Anpassa utbildningsprogrammen efter olika användargrupper och inrätta ett förändringsledningsteam som hanterar motstånd och underlättar övergången.

Ett tjänsteföretag kan till exempel införa mobilfunktioner för fältpersonal, med stöd av en mobil utbildningsapp och regionala utbildningstillfällen, för att säkerställa hög användningsgrad och förbättrad dataexakthet.

Steg 6: Analysera påverkan på framtida uppgraderingar

Förstå hur anpassningar kan påverka framtida ERP-uppgraderingar. Rådgör med din leverantör om anpassningarnas konsekvenser för programuppdateringar och ta hänsyn till den typiska livscykeln för ett ERP-system.

Ett företag kan till exempel anpassa sitt ERP-system för att lägga till skräddarsydda analys- och rapporteringsfunktioner, men upptäcker att varje systemuppgradering kräver betydande resurser för att upprätthålla kompatibiliteten, vilket ökar de långsiktiga kostnaderna.

Steg 7: Fatta ett beslut

Dags att fatta beslut! Väg samman alla insikter och data som du har samlat in. 

Om anpassningen leder till betydande konkurrensfördelar och ligger i linje med dina strategiska mål kan den vara en lönsam investering. Om kostnaderna och komplexiteten överskuggar fördelarna bör du ompröva beslutet eller välja mindre omfattande ändringar.

Ändra processen eller ändra systemet

Att besluta om du ska ändra dina affärsprocesser så att de passar ett ERP-system eller anpassa systemet så att det passar dina befintliga processer är ett avgörande beslut som i hög grad kan påverka organisationens effektivitet och anpassningsförmåga.

Hur fattar man beslut?

Börja med att noggrant utvärdera hur väl dina nuvarande processer överensstämmer med ERP-systemet. Det innebär att analysera var förändringar kan leda till högre effektivitet och bättre anpassningsförmåga:

• Processkartläggning: Visualisera samspelet mellan de aktuella processerna och ERP-systemet för att identifiera avvikelser och ineffektivitet.
• Intressentengagemang: Rådgör med dem som påverkas av förändringarna för att samla in olika insikter och perspektiv.
• Finansiell analys: Väg de ekonomiska konsekvenserna av att ändra processerna mot att anpassa ERP-systemet, inklusive långsiktiga kostnader för underhåll och uppdateringar.
• Framtidssäkring: Överväg vilket alternativ som bättre positionerar företaget för tillväxt och anpassningsförmåga i takt med förändrade affärsbehov.

Om en granskning exempelvis visar att en uppdatering av ett manuellt lagerhanteringssystem till ett automatiserat system kan minska antalet fel avsevärt och förbättra lageromsättningshastigheten, kan det tyda på att det är bättre att revidera processen än att anpassa ERP-systemet för att hantera en ineffektiv och föråldrad metod.

8 misstag att undvika

Det kan vara frestande att välja att anpassa ERP-systemet, särskilt om du anser att ditt företag har unika behov som endast kan tillgodoses genom anpassning. Det är dock viktigt att undvika vanliga fallgropar som kan leda till onödiga utgifter och mindre bra resultat.

1. Att överskatta det unika i verksamheten

Du är den unika delen av ditt företag – inte dina processer.

Tips: Genomför en benchmarkingstudie för att jämföra dina processer med liknande företag i din bransch. Det kan visa om dina processer verkligen är unika eller om de kan hanteras effektivt med standardiserade ERP-funktioner.

2. Att likställa komplexitet med effektivitet

Förenkla där det är möjligt. 

Granska varje process kritiskt och fråga dig om komplexiteten skapar ett verkligt mervärde. Tillämpa principen om Ockhams rakkniv vid utformningen av processer: den enklaste lösningen är ofta den bästa. Genom att effektivisera processerna före anpassningen kan du få mer lättöverskådliga, underhållsvänliga och kostnadseffektiva ERP-lösningar.

3. Att ignorera dolda kostnader för anpassning

Ta hänsyn till alla potentiella kostnader för anpassning, inklusive framtida uppgraderingar, ytterligare utbildning och ökade supportbehov. Skapa en detaljerad prognos över dessa utgifter under ERP-systemets hela livscykel för att säkerställa att fördelarna motiverar den totala ägandekostnaden.

4. Att underskatta påverkan på framtida uppgraderingar

Rådgör med din ERP-leverantör om hur anpassningar kan påverka din möjlighet att uppgradera till nya versioner i framtiden. Välj anpassningsalternativ som möjliggör enkel integration med framtida uppdateringar för att undvika att bli låst till ett föråldrat system.

5. Att anta att fler funktioner ger bättre funktionalitet

Fokusera på det som är viktigt. 

Fler funktioner kan ofta leda till ökad komplexitet och sämre användbarhet. Prioritera ERP-funktioner som uppfyller verksamhetens grundläggande behov och förbättrar användarupplevelsen, i stället för att välja omfattande anpassningar som tillför litet värde.

6. Att försumma personalens utbildning och delaktighet

Säkerställ att en investering i personalutbildning motsvarar satsningen på anpassning. Även de mest avancerade systemen kan misslyckas om användarna inte får tillräcklig utbildning eller inte ställer sig bakom förändringarna. 

Involvera slutanvändarna i anpassningsprocessen för att anpassa systemets funktioner efter användarnas faktiska behov och önskemål.

7. Att förbise skalbara alternativ

Innan du beslutar dig för att anpassa systemet bör du undersöka skalbara tillägg och modulära tilläggskomponenter som kan erbjuda den funktionalitet du behöver utan att kräva en fullständig anpassning. 

Dessa lösningar kan tillhandahålla de funktioner som krävs samtidigt som de bibehåller flexibilitet och kostnadseffektivitet.

8. Underlåtenhet att planera för utmaningar efter anpassningen

Planera för de utmaningar som uppstår efter att anpassade funktioner har implementerats, till exempel potentiella buggar, integrationsproblem med andra system och behovet av löpande support. Se till att du har en robust plan för att hantera dessa problem, vilket innefattar ett tillförlitligt supportsystem från din leverantör och utbildning för din IT-personal.

Att fatta rätt beslut om ERP-anpassning

Att fatta beslut om ERP-anpassning innebär att noggrant balansera förståelsen för företagets unika behov mot de potentiella kostnaderna och den komplexitet som är involverad.

Innan du åtar dig omfattande anpassningar bör du utvärdera om modifiering av befintliga processer kan ge liknande fördelar till en lägre kostnad. Ta alltid hänsyn till de långsiktiga konsekvenserna för uppgraderingar och den totala ägandekostnaden.

I slutändan är nyckeln att investera i anpassningar som direkt bidrar till dina strategiska mål och förbättrar den övergripande operativa effektiviteten.

Om du vill fördjupa dig i hur ERP-system kan förändra din roll och stärka din strategiska förmåga kan du prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för att gå med i och hålla kontakten med en gemenskap av experter.