Är ERP-anpassning värt det (& hur mycket kostar det)?

Det kan innebära att man modifierar:

• Användargränssnittet (UI)
• Datamodeller
• Integrationer
• Rapporter och instrumentpaneler
• Säkerhets- och åtkomstkontrollkonfigurationer
• Dina egna affärsprocesser

ERP-anpassning görs vanligtvis genom:

• Konfigurationsinställningar i ERP-systemet
• Utveckling av anpassad kod (källkod)
• Användning av färdigbyggda tillägg eller utbyggnader från ERP-leverantören eller tredjepartsutvecklare

Vem behöver anpassad ERP-programvara?

När du avgör om du behöver anpassning handlar det mer om möjlighet än om standardpraxis. De flesta företag slutar med att ändra sina processer för att integrera ett nytt ERP-verktyg – och får positiva resultat av förändringen.

Det finns dock vissa typer av företag som inte bara kan ändra sina processer, utan i stället behöver modifiera ERP-systemet:

Stora företag och multinationella företag

• Verksamhet på flera platser eller i flera länder
• Komplexa organisationsstrukturer och affärsprocesser
• Olika krav på reglering och regelefterlevnad
• Behov av integration med olika tredjepartssystem och äldre applikationer

Ett multinationellt tillverkningsföretag med verksamhet i flera länder skulle till exempel behöva anpassa sitt ERP-system för att hantera lokala regler, språk, valutor och branschspecifika processer.

Företag i starkt reglerade branscher

• Hälso- och sjukvård samt läkemedel
• Finans och bank
• Energi och samhällsnyttiga tjänster
• Myndigheter och organisationer inom offentlig sektor

Ett läkemedelsföretag skulle exempelvis behöva anpassa sitt ERP-system för att följa strikta regler kring läkemedelsutveckling, kliniska prövningar och hantering av leveranskedjan. ERP-system för myndigheter ställs ofta inför liknande utmaningar när det gäller regelefterlevnad, vilket kräver specialanpassning.

Företag med unika eller nischade affärsprocesser

Jag vet att vi alla känner att våra företag är unika, men här syftar jag på mycket specifika verksamheter. Det handlar om företag vars produktionsprocesser (vanligtvis) inte stöds av standardiserade ERP-system, till exempel anpassade produktkonfigurationer eller särskilda krav på regelefterlevnad. Det kan vara:

• Tillverkningsföretag med specialiserade produktionsprocesser, till exempel en tillverkare av specialanpassade möbler.
• Tjänsteföretag med unika modeller för leverans av tjänster

Högteknologiska företag och programvaruföretag

Företag inom teknikbranschen förnyar sig ofta i rasande takt, vilket standardiserade ERP-lösningar inte alltid hinner med. Anpassade ERP-system möjliggör snabba förändringar, till exempel att enkelt lägga till eller ta bort produktlinjer eller anpassa sig till föränderliga modeller för programvarulicenser.

Tjänsteinriktade företag med specifika faktureringsmodeller

Företag som erbjuder tjänster med komplexa faktureringsupplägg, till exempel prestationsbaserade avtal, kan behöva anpassade funktioner för att hantera dessa modeller.

Jag brukade driva en byrå för investerarkommunikation – läs: tjänsteföretag – som hade olika månadsdebiteringsbelopp beroende på vilka resultat vi uppnådde för våra kunder. Om jag implementerade ett ERP-system i det företaget skulle jag behöva något som kunde läsa av resultat, få godkännanden och justera prissättningen i realtid.

Företag som inte behöver anpassning

• Små och medelstora företag med okomplicerad verksamhet
• Startupföretag med enkla affärsmodeller
• Företag i mindre reglerade branscher
• Företag med standardiserade operativa krav
• Organisationer som söker kostnadseffektiva lösningar med bred funktionalitet
• Fastighetsbyråer

Den här typen av företag tjänar vanligtvis mer på att anpassa sina arbetsflöden efter tillgängliga ERP-lösningar än på att investera i anpassning. Det här tillvägagångssättet kan sänka kostnaderna och förenkla verksamheten, särskilt när man är nystartad eller bedriver verksamhet i mindre skala.

Fördelar med ERP-anpassning

Om du fortfarande läser betyder det att du är en av de superlyckliga personer som skulle kunna ha nytta av en systemanpassning. Det är dock inte bara negativt – att anpassa ditt ERP-system kan leda till:

1. Förbättrad konkurrensfördel

Anpassning gör det möjligt för företag att finjustera sina ERP-system så att de stöder unika strategiska initiativ, vilket ger dem ett försprång framför konkurrenterna. 

Exempelvis kan ett logistikföretag som integrerar avancerad ruttoptimering och spårning i realtid i sitt ERP överträffa konkurrenterna, locka fler kunder och öka sin marknadsandel.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Ökad flexibilitet och skalbarhet

När ditt företag utvecklas gör även dina behov det. Om du redan arbetar med ett anpassat ERP-system kommer det att anpassas och växa tillsammans med dig, så att din teknik alltid följer företagets utvecklingstakt – oavsett om du går in på nya marknader, lanserar produkter eller utvecklar din affärsmodell.

Och om systemet växer tillsammans med dig behöver du inte ersätta det längre fram. Det är väl en vinst?

3. Förbättrad användaracceptans och tillfredsställelse

Människor är ofta den största utmaningen när man implementerar ERP. Om du anpassar systemet kan du däremot samla in användarnas synpunkter under processen och göra systemet enkelt för alla att använda. 

När ditt ERP känns intuitivt och passar perfekt in i teamets dagliga rutiner är det mer sannolikt att medarbetarna använder det på ett positivt och effektivt sätt. Det gör de dagliga uppgifterna mindre betungande, förbättrar data­noggrannheten och ger dig de fördelar du ville få ut av systemet från början.

4. Ökad operativ effektivitet och produktivitet

Genom att anpassa ditt ERP kan du förenkla dina processer, automatisera tråkiga och repetitiva uppgifter och eliminera dubbelarbete. Det innebär mindre manuellt arbete och mer tid för strategiska uppgifter, vilket ökar produktiviteten och kostnadsbesparingarna.

Exempelvis kan ett tillverkningsföretag som synkroniserar sitt ERP med produktionsutrustningen och leveranskedjan uppnå snabbare processer, färre fel och bättre resursutnyttjande.

5. Effektiviserad verksamhet anpassad efter branschens behov

Varje bransch har sina särdrag och specifika krav — till exempel batchspårning inom läkemedelsindustrin eller attributhantering inom modehandeln. Anpassade ERP-lösningar kan tillgodose dessa behov och samtidigt göra dig mer regelefterlevande och effektiv.

6. Smartare datahantering och beslutsfattande

Genom att anpassa ditt ERP-system kan du hantera data på ett sätt som passar just din verksamhet, vilket leder till skarpare insikter och smartare beslut. Genom att koppla samman olika datakällor och anpassa hur du följer upp information kan du få en tydligare bild av läget, upptäcka eventuella problem och styra verksamheten mer effektivt.

Nackdelar med ERP-anpassning

Jag vill dock inte bara försöka övertyga dig. Anpassning passar inte alla, och här är några av anledningarna:

1. Högre kostnader (initialt och över tid)

Det är inte billigt att anpassa ett ERP-system. Det innebär höga initiala kostnader för ERP-utveckling och löpande underhållskostnader som verkligen kan bli betydande. Det kan vara svårt för små och medelstora företag eller verksamheter med begränsade budgetar att hantera.

Exempelvis kan ett mindre detaljhandelsföretag upptäcka att den höga prislappen för ett anpassat molnbaserat ERP-system tar medel i anspråk som skulle kunna användas bättre på annat håll, till exempel för produktutveckling eller marknadsföring.

2. Komplexitet vid underhåll och uppgraderingar

Anpassningar kan förvandla rutinmässiga uppdateringar till ett stort problem. När nya ERP-uppdateringar lanseras kan ett kraftigt anpassat system behöva extra tester och justeringar för att förbli kompatibelt. Det kan leda till driftstopp och extra kostnader.

Föreställ dig ett företag som måste vänta med att dra nytta av nya ERP-funktioner eftersom den anpassade lösningen kräver särskild uppmärksamhet varje gång en uppdatering genomförs.

3. Beroende av leverantörer

Om du satsar stort på anpassning kan du bli starkt bunden till specifika leverantörer eller teknikteam. Detta beroende kan begränsa din flexibilitet när det gäller att byta system eller uppdatera ditt ERP-system, vilket potentiellt kan leda till högre kostnader och störningar i verksamheten.

4. Fokus flyttas från kärnverksamheten

Att anpassa ditt ERP-system kan ta mycket tid och energi; resurser som annars skulle kunna läggas på viktiga affärsaktiviteter. 

Ett företag inom digital marknadsföring kan exempelvis fastna i ERP-anpassning för projektledning när det i stället skulle kunna utveckla sina marknadsföringsstrategier, vilket potentiellt kan skada företagets kärnerbjudanden.

5. Utmaningar med utbildning och införande

Anpassade funktioner gör ett ERP-system svårare att lära sig och använda, vilket leder till längre utbildningsperioder och att personalen kan tveka inför att ta systemet i bruk fullt ut. Ta ett internationellt handelsföretag som exempel: dess anpassade ERP-system för hantering av komplexa tull- och valuta frågor kan vara så komplext att det blir ett hinder för personalens effektivitet och systemets ändamålsenlighet.

💡Expertens tips:

Var realistisk när du bedömer om fördelarna med anpassning motiverar de potentiella kostnaderna och komplikationerna. Ibland är det smartare att anpassa företagets processer så att de fungerar inom ramen för standardiserade ERP-lösningars möjligheter.

Så avgör du om anpassning är värt det

För att avgöra om du bör anpassa ditt ERP-system krävs en detaljerad utvärdering för att se om det överensstämmer med verksamhetens mål och resurser. Här är ett systematiskt sätt att fatta beslutet:

Steg 1: Bedöm verksamhetens behov och hur väl ERP-systemet passar

Börja med att identifiera brister i det standardiserade ERP-systemets funktioner som påverkar verksamheten. Fastställ vilka kritiska behov dessa brister berör och bedöm om de motiverar en anpassning.

Så gör du: Lista alla processer och områden där det nuvarande ERP-systemet inte räcker till. Involvera chefer från olika avdelningar för att identifiera saknade funktioner och deras påverkan på produktiviteten.

En tillverkningsföretag kan till exempel upptäcka att dess standard-ERP saknar avancerade lagerhanteringsfunktioner som är avgörande för hantering av flera lager. Efter att ha identifierat detta går företaget vidare till nästa steg och dokumenterar specifika behov, såsom lageruppföljning i realtid och automatisering av system för återbeställning.

Steg 2: Bedöm graden av anpassning som krävs

Utifrån de identifierade kraven bedömer du hur omfattande anpassning som behövs för att överbrygga gapet mellan ditt nuvarande ERP-system och den funktionalitet du önskar. Kategorisera anpassningskraven i olika nivåer, såsom 

• Mindre konfigurationer, dvs. ändring av fältetiketter så att de överensstämmer med företagets terminologi
• Måttliga anpassningar, dvs. integrering med ett tredjepartssystem för logistikspårning
• Omfattande modifieringar, dvs. utveckling av anpassade moduler för underhållsscheman för utrustning

Överväg att tilldela olika anpassningar ett tal från 1-5 — som anger deras betydelse — för att kunna prioritera dem effektivt.

💡Snabb insikt: Konfiguration kontra anpassning

Konfiguration innebär att du justerar inställningarna i ett ERP-system för att tillgodose företagets behov med hjälp av systemets inbyggda verktyg och alternativ. Det handlar om att konfigurera systemet så att det fungerar effektivt inom ramen för dess befintliga funktioner.

 

Anpassning innebär däremot att man ändrar eller lägger till ny kod i ERP-programvaran för att skapa funktioner som inte finns i standardsystemet. Det kan innebära att nya funktioner läggs till eller att systemets arbetssätt ändras så att det bättre överensstämmer med specifika affärsprocesser.

Steg 3: Analysera kostnadsnyttan

När behoven är tydliga genomför du en kostnads-nyttoanalys för att väga de potentiella fördelarna med anpassningen mot de kostnader och risker som är involverade.

Beräkna de förväntade kostnaderna, inklusive den initiala utvecklingen, löpande underhåll och potentiella störningar. Uppskatta de ekonomiska och operativa fördelarna efter implementeringen.

Faktorer som påverkar kostnaden

• Komplexitet: Mer komplexa anpassningar är dyrare.
• ERP-basprogramvara: Kostnaderna kan variera beroende på om ERP-systemet är proprietärt eller har öppen källkod. Anpassning av proprietära system kräver ofta specialiserad kunskap och kan medföra högre licensavgifter.
• Avgifter från leverantör eller utvecklare: Priserna varierar, men genom att välja en leverantör med branschexpertis sparar man sannolikt pengar på lång sikt.
• Utbildning och support: Detta är viktigt efter anpassningen och ökar den totala kostnaden.

Ungefärlig kostnad

Även om det är svårt att ange exakta kostnadsuppskattningar på grund av variationerna mellan olika anpassningsprojekt, föreslår branschexperter att kostnaderna för ERP-anpassning kan uppgå till 10% till 30% av den totala budgeten för ERP-implementeringen vid måttliga anpassningar, och potentiellt mer vid omfattande modifieringar.

Strategier för ekonomisk planering

För att underlätta hanteringen av dessa kostnader bör organisationer överväga följande strategier för ekonomisk planering:

• Genomför en detaljerad kostnads-nyttoanalys för att motivera investeringen.
• Prioritera anpassningskrav med stor påverkan.
• Utforska alternativ för att minimera behovet av anpassning.
• Avsätt en reservbudget för oförutsedda utgifter.
• Ta fram en långsiktig budgetplan för löpande kostnader.

Även om ERP-anpassning i slutändan kan vara en betydande investering, kan noggrann kostnadsuppskattning, budgetering och ekonomisk planering hjälpa organisationer att maximera avkastningen på investeringen och säkerställa en framgångsrik implementering.

Steg 4: Utvärdera leverantörens kapacitet och support

Undersök därefter potentiella ERP-leverantörers eller utvecklares kapacitet att leverera den nödvändiga anpassningen. Bedöm deras meriter, supporttjänster och flexibilitet.

Du kan begära fallstudier eller referenser från leverantörer och intervjua deras befintliga kunder för att förstå deras erfarenheter, särskilt när det gäller support och systemuppdateringar.

Genom att välja en pålitlig leverantör säkerställer du att ERP-systemet uppfyller aktuella behov och får bra support under hela sin livscykel, vilket minimerar framtida risker och störningar.

Steg 5: Planera förändringsledning och utbildning

Utveckla en omfattande plan för att säkerställa ett smidigt införande av det anpassade ERP-systemet. Anpassa utbildningsprogrammen efter olika användargrupper och inrätta ett förändringsledningsteam som hanterar motstånd och underlättar övergången.

Ett serviceföretag kan till exempel införa mobilfunktioner för fältpersonal, med stöd av en mobil utbildningsapp och regionala utbildningstillfällen, för att säkerställa hög användningsgrad och förbättrad dataexakthet.

Steg 6: Analysera påverkan på framtida uppgraderingar

Förstå hur anpassningar kan påverka framtida ERP-uppgraderingar. Rådgör med din leverantör om hur anpassningar påverkar programvaruuppdateringar och ta hänsyn till ERP-systemets typiska livscykel.

Ett företag anpassar till exempel sitt ERP-system för att lägga till skräddarsydda analys- och rapporteringsfunktioner, men upptäcker att varje systemuppgradering kräver betydande resurser för att upprätthålla kompatibiliteten, vilket ökar de långsiktiga kostnaderna.

Steg 7: Fatta ett beslut

Dags att fatta beslut! Väg samman alla insikter och data du har samlat in. 

Om anpassningen leder till betydande konkurrensfördelar och ligger i linje med dina strategiska mål kan den vara en värdefull investering. Om kostnaderna och komplexiteten överväger fördelarna bör du ompröva beslutet eller välja mindre omfattande ändringar.

Ändra processen eller ändra systemet

Att besluta om du ska ändra dina affärsprocesser så att de passar ett ERP-system eller anpassa systemet efter dina befintliga processer är ett viktigt beslut som kan påverka organisationens effektivitet och anpassningsförmåga avsevärt.

Hur fattar man beslutet?

Börja med att noggrant utvärdera hur väl dina nuvarande processer överensstämmer med ERP-systemet. Det innebär att analysera var förändringar kan leda till större effektivitet och anpassningsförmåga:

• Processkartläggning: Visualisera samspelet mellan de nuvarande processerna och ERP-systemet för att identifiera avvikelser och ineffektivitet.
• Intressentmedverkan: Rådgör med dem som påverkas av förändringarna för att samla in olika insikter och perspektiv.
• Ekonomisk analys: Väg de ekonomiska konsekvenserna av att ändra processerna mot att anpassa ERP-systemet, inklusive långsiktiga kostnader för underhåll och uppdateringar.
• Framtidssäkring: Överväg vilket alternativ som bäst positionerar företaget för tillväxt och anpassningsförmåga när verksamhetens behov förändras.

Om en granskning till exempel visar att en uppdatering av ett manuellt lagerhanteringssystem till ett automatiserat system kan minska antalet fel avsevärt och förbättra omsättningshastigheten, kan det tyda på att det är bättre att revidera processen än att anpassa ERP-systemet för att stödja en ineffektiv och föråldrad metod.

Om du tänker byta...

Det här är de bästa alternativen att överväga. Mitt team och jag har utvärderat de bästa ERP-systemen på marknaden just nu, och det här är våra främsta val.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. MRPeasy — Bäst för synlighet hos små tillverkare
2. 2. Cetec ERP — Bäst för verktyg för produktionsspårning
3. 3. Striven — Bäst med anpassningsbara rapporteringsverktyg
4. 4. DualEntry — Bästa AI-baserade ERP-system
5. 5. VOGSY — Bäst för hantering av globala finanser
6. 6. Wrike — Bäst för AI-driven projektplanering
7. 7. Microsoft Dynamics 365 — Bäst för integrationer
8. 8. NetSuite — Bäst för växande team
9. 9. Acumatica — Bäst för molnbaserade arbetsflöden
10. 10. TallyPrime — Bäst för ideella organisationer

8 misstag att undvika

Att besluta sig för att anpassa sitt ERP-system kan vara lockande, särskilt när du tror att ditt företag har unika behov som endast anpassning kan tillgodose. Det är dock viktigt att undvika vanliga fallgropar som kan leda till onödiga utgifter och sämre resultat.

1. Att överskatta det unika med verksamheten

Du är den unika delen av ditt företag – inte dina processer.

Tips: Genomför en benchmarkstudie för att jämföra dina processer med liknande företag i din bransch. Det kan visa om dina processer verkligen är unika eller om de kan hanteras effektivt med standardiserade ERP-funktioner.

2. Att likställa komplexitet med effektivitet

Förenkla där det är möjligt. 

Granska varje process kritiskt och fråga dig om komplexiteten skapar verkligt värde. Tillämpa principen om Ockhams rakkniv vid utformningen av processer: den enklaste lösningen är ofta den bästa. Att effektivisera processerna före anpassningen kan leda till enklare, mer underhållsvänliga och kostnadseffektiva ERP-lösningar.

3. Att ignorera dolda kostnader för anpassning

Ta hänsyn till alla potentiella kostnader för anpassning, inklusive framtida uppgraderingar, ytterligare utbildning och ökade supportbehov. Skapa en detaljerad prognos över dessa utgifter under ERP-systemets hela livscykel för att säkerställa att fördelarna motiverar den totala ägandekostnaden.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

4. Att underskatta påverkan på framtida uppgraderingar

Rådgör med din ERP-leverantör om hur anpassningar kan påverka din möjlighet att uppgradera till nya versioner i framtiden. Välj anpassningsalternativ som möjliggör enkel integrering med framtida uppdateringar för att undvika att bli fast i ett föråldrat system.

5. Att anta att fler funktioner innebär bättre funktionalitet

Fokusera på det som är väsentligt. 

Fler funktioner kan ofta leda till ökad komplexitet och sämre användbarhet. Prioritera ERP-funktioner som uppfyller verksamhetens kärnbehov och förbättrar användarupplevelsen, i stället för att välja omfattande anpassningar som tillför litet värde.

6. Att försumma personalens utbildning och delaktighet

Säkerställ att investeringen i personalutbildning motsvarar satsningen på anpassning. Även de mest avancerade systemen kan misslyckas om användarna inte får tillräcklig utbildning eller inte ställer sig bakom förändringarna. 

Involvera slutanvändarna i anpassningsprocessen för att anpassa systemets funktioner efter användarnas faktiska behov och preferenser.

7. Att förbise skalbara alternativ

Innan du beslutar dig för att anpassa systemet bör du undersöka skalbara tillägg och modulära tilläggskomponenter som kan erbjuda den funktionalitet du behöver, utan att kräva fullständig anpassning. 

Dessa lösningar kan erbjuda de funktioner som krävs samtidigt som de bevarar flexibilitet och kostnadseffektivitet.

8. Att inte planera för utmaningar efter anpassningen

Planera för de utmaningar som uppstår efter att anpassade funktioner har implementerats, till exempel potentiella fel, integrationsproblem med andra system och behovet av löpande support. Se till att du har en gedigen plan för att hantera dessa problem, inklusive ett tillförlitligt supportsystem från din leverantör och utbildning för din IT-personal.

Att fatta ett klokt beslut om ERP-anpassning

Att besluta om ERP-anpassning innebär en noggrann avvägning mellan att förstå verksamhetens unika behov och de potentiella kostnaderna och komplexiteten som är involverade.

Innan du förbinder dig till omfattande anpassning bör du utvärdera om ändringar av befintliga processer kan ge liknande fördelar till en lägre kostnad. Ta alltid hänsyn till de långsiktiga konsekvenserna för uppgraderingar och den totala ägandekostnaden.

I slutändan är det viktigaste att investera i anpassningar som direkt bidrar till dina strategiska mål och förbättrar den övergripande operativa effektiviteten.

Om du vill fördjupa dig i hur ERP-system kan förändra din roll och stärka din strategiska förmåga kan du prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för att gå med i och hålla kontakten med en gemenskap av experter.