Din ultimata guide till ERP-efterlevnad (+ exempel)

• Krav på finansiell rapportering
• Regler för dataskydd
• Branschspecifika riktlinjer

Även om det låter ganska enkelt kan efterlevnad snabbt bli komplicerad. För att göra det lättare att förstå sammanställde jag den här tabellen (något jag definitivt hade haft nytta av när jag började arbeta med ERP-efterlevnad): 

Dessa regelverk är nödvändiga för att skydda konsumenter och företag. Bristande efterlevnad kan leda till allvarliga konsekvenser, bland annat höga böter, rättsliga åtgärder och skadat anseende. 

Exempelvis spenderar marknaderna i Asien och Stillahavsområdet, Europa, Mellanöstern, Afrika, Latinamerika och Nordamerika cirka $206 billion per år på att upprätthålla efterlevnaden av regelverk mot finansiell brottslighet. Bara den nordamerikanska marknaden spenderar $61 billion. Dessa sanktioner kan också få långvariga konsekvenser, vilket kan leda till att kundernas förtroende går förlorat och att verksamheten försämras.

Author's Tip

Efterlevnad av regelverk är ofta ett krav när man bedömer företagsansvars- och cybersäkerhetsförsäkringar – och kan göra stor skillnad för kostnaden för dina försäkringspremier.

Hur hänger ERP ihop med regulatorisk efterlevnad?

Du kände förmodligen redan till vikten av efterlevnad – det är trots allt därför du är här. Men vad har allt detta med ERP-system att göra?

Förhållandet mellan ERP-programvara och regulatorisk efterlevnad är enkelt: Automatiserade system gör det lättare att hålla sig inom ramarna.

Om enskilda personer regelbundet fattar beslut kopplade till efterlevnad utsätter du dig själv (och din organisation) för risken att en överbelastad chef kringgår reglerna för att få något gjort. Dessutom är det inte billigt. Kostnaden för federala regelverk har ökat till mer än $2.1 trillion per år.

Men om jag har lärt mig något under årens lopp är det att du eliminerar denna möjlighet om du systematiserar efterlevnadsprocessen med ERP-programvara.

Inom hälso- och sjukvårdssektorn spelar ERP-system till exempel en viktig roll för att säkerställa efterlevnad av regelverk som riktlinjerna från USA:s myndighet för Medicare och Medicaid (CMS) och kraven från USA:s livsmedels- och läkemedelsmyndighet (FDA). 

Med dedikerade ERP-system kan vårdföretag hantera patientdata, spåra medicinska lager och automatisera rapporteringen, vilket hjälper dem att upprätthålla efterlevnaden och undvika kostsamma böter, samtidigt som de förenklar medarbetarnas vardag.

Featured Tools

1. 

   Rippling Spend

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
2. 

   DealHub AI

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   LiveFlow

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.9

   Visit Website

5 sätt som ERP-efterlevnad fungerar för ditt företag

Jag har arbetat med många ERP-konsulter och arkitekter med ERP-implementeringar för flera företag.

Dessa företag drivs ofta av en önskan att lyfta obligatoriska uppgifter, som att upprätthålla efterlevnaden, från sina egna axlar, och även om jag har god förståelse för efterlevnad ville jag få ytterligare insikt i vilken påverkan dessa regler har på företag direkt från källan.

Det var därför jag, när idén till en artikel om ERP-efterlevnad dök upp, kontaktade Edward Witchey, senior chef för IT-projektledningskontoret på Merakey. 

Genom att kombinera hans kunskaper om programvaruefterlevnad med min erfarenhet av ERP-implementering identifierade jag åtta specifika sätt som ERP-system kan bidra till att förbättra efterlevnaden av regelverk:

1. Effektiviserar datasäkerhet och integritet

Som både du och jag vet centraliserar och effektiviserar ERP-system processer. Men visste du att de gör samma sak för din datasäkerhet och integritet? 

Genom att införa starka åtkomstkontroller, datakryptering, säker lagring och branschspecifika efterlevnadsåtgärder kan du skydda känslig information från obehörig åtkomst och dataintrång, allt inom ditt ERP-system. 

Inom finanssektorn implementerar banker exempelvis ERP-system med åtkomstkontroller för att säkerställa att endast behörig personal får tillgång till känslig ekonomisk information. Så här skyddar dessa säkerhetsåtgärder bankkunderna:

• Centraliserad datahantering och kryptering skyddar kunddata under transaktioner
• Säker lagring skyddar data från fysisk stöld eller skada 
• Betalkortsbranschens data- och säkerhetsstandarder (PCI DSS) skyddar kundernas betalningsinformation från dataintrång

Åtkomstkontroll, kryptering och autentiseringsmekanismer bidrar till att skydda data. Datasäkerhetspolicyer som kräver regelbundna revisioner hjälper till att övervaka åtkomsten till data och förhindra obehöriga ändringar eller dataintrång.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Edward Witchey

Senior chef för IT-projektledningskontoret, Merakey

2. Förbättrar den övergripande insynen och kontrollen

ERP-system förbättrar företagets övergripande insyn och kontroll genom att tillhandahålla detaljerade instrumentpaneler, automatiserad rapportering och dataanalys i realtid. Dessa funktioner gör det möjligt för dig att: 

• Övervaka och följa verksamheten noggrant
• Identifiera potentiella problem
• Stödja välgrundat beslutsfattande
• Se visuella representationer av centrala prestationsindikatorer (KPI:er)
• Säkerställa att data skickas in i tid och med hög noggrannhet
• Få omedelbara insikter i verksamhetens resultat 

Ett logistikföretag kan exempelvis använda ett ERP-system för att följa upp sin fordonsparks resultat, visa realtidsdata om fordonsstatus, leveranstider och bränsleförbrukning samt säkerställa efterlevnad av transportregler, exempelvis genom att upprätthålla korrekta loggar över förarnas arbetstider. 

Som Edward uttryckte det i vår senaste diskussion:

Och han kunde inte ha mer rätt. Den här övergripande typen av överblick som du får med ett ERP-system hjälper dig att skapa efterlevnad och upprätthålla den. 

3. Förbättrar kvalitetskontroll och spårning

Förutom att ge dig en överblick över företagets processer kan ERP-system även bidra till att förbättra kvalitetskontroll, spårning och hantering genom effektiva funktioner för dokumentkontroll och spårbarhet. Dessa verktyg säkerställer att:

• Produkterna uppfyller kvalitetsstandarderna
• All dokumentation är korrekt och uppdaterad
• Varje steg i produktionsprocessen kan spåras

Detta är särskilt viktigt inom sektorer som tillverkningsindustrin, där kvalitetskontroll är avgörande för att upprätthålla produktintegritet och regelefterlevnad.

Ett exempel på detta är fordonsindustrin, där tillverkare använder projektbaserade ERP-system för att hantera sin produktionsprocess. En av fördelarna med ERP-programvara för tillverkningsindustrin är att systemets verktyg för kvalitetsstyrning säkerställer att varje fordon uppfyller säkerhets- och kvalitetsstandarder, medan funktionerna för dokumentkontroll registrerar produktionsdokumentationen för att säkerställa att den är korrekt och tillgänglig.  

Author's Tip

Se till att regelbundet uppdatera ditt ERP-system för att säkerställa att du korrekt spårar och uppfyller snabbt föränderliga krav på efterlevnad och kvalitetskontroll.

4. Automatiserar uppgifter relaterade till efterlevnad

Molnbaserad ERP-programvara möjliggör centraliserad efterlevnad genom att automatisera operativa uppgifter. Den erbjuder ett brett utbud av automatiseringsfunktioner, inklusive finansiella rapporter och avstämningar, samt andra rapporter och personalhantering. Detta frigör inte bara tid utan minskar även mänskliga fel och risker.

Med automatiserade uppgifter kan ERP-system hjälpa ditt företag att uppnå snabbare slutförandetider, effektivisera processer och hantera problem i realtid genom:

• Utbildningsmoduler för medarbetare: Håll all personal uppdaterad om kraven på efterlevnad genom effektiva ERP-utbildningsprogram. 
• Hantering av användaråtkomst: Tillåter endast behörig personal att få åtkomst till känsliga data. 
• Automatiserad rapportering: Håller efterlevnadsrelaterade data korrekta, dokumenterade och aktuella.

Exempelvis använder sjukhus inom vårdsektorn ERP-system för att hantera uppgifter kring regelefterlevnad, däribland uppdatering av bestämmelser relaterade till HIPAA-krav, tillhandahållande av utbildningsmoduler för medarbetare, godkännande av användaråtkomst och generering av automatiserade rapporter relaterade till regelefterlevnad.

Author's Tip

Om du är osäker på var du ska börja med automatisering kan du överväga att anlita en partner för ERP-implementering som kan vägleda dig.

5. Skapar transparens

Kunder, aktieägare, medarbetare och allmänheten vill veta att de företag de handlar av och arbetar för följer reglerna. 

ERP-system stöder den datainsamling som krävs för transparent finansiell rapportering, vilket i sin tur kan stärka intressenternas förtroende. På samma sätt erbjuder vissa ERP-system även kundportaler där användare på ett säkert sätt kan få insyn i realtid i orderstatus och annan information, vilket ökar förtroendet för varumärket och dess förmåga att hantera värdefulla insikter.

Exempelvis kan ett läkemedelsföretag integrera sitt ERP-system med annan teknik för att uppnå transparens från början till slut. Detta säkerställer att varje steg i leveranskedjan, från tillverkning till leverans, dokumenteras korrekt och transparent för att uppfylla myndighetskrav, vilket skyddar företagets anseende hos konsumenter, partner och revisorer.  

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

ERP-efterlevnad inom olika branscher

Ju mer jag arbetar med företag kring ERP-implementering, desto mer lägger jag märke till hur viktig ERP-efterlevnad är inom olika branscher. Här är en titt på några av de branscher som omfattas av flest regler och hur ERP-system hjälper dem att uppfylla kraven på regelefterlevnad.

Tillverkning

Företag inom tillverkningsindustrin, däribland bränsle-, fordons- och läkemedelsföretag, måste följa kraven i ISO 9001, bestämmelser från arbetsmiljömyndigheten (OSHA), miljöskyddsmyndigheten (EPA) och läkemedels- och livsmedelsmyndigheten (FDA). 

Inom denna sektor hjälper ERP-system företag att upprätthålla register över kvalitetskontroll, arbetsplatssäkerhet, miljö och livsmedelssäkerhet för att säkerställa konsumenters och medarbetares säkerhet. 

Finansiella tjänster

De främsta tillsynsorganen och regelverken för finansiella tjänster omfattar USA:s centralbank, Sarbanes–Oxley-lagen (SOX) och datasäkerhetsstandarden för betalkortsbranschen (PCI DSS). Dessa bestämmelser kräver strikta kontroller av finansiell rapportering, datasäkerhet och revisionsspår, vilket ERP-system kan tillhandahålla.

Transport

Bestämmelser för transportföretag verkställs av ledande myndigheter som transportdepartementet (DOT) och den federala luftfartsmyndigheten (FAA) och omfattar bland annat fordonsunderhåll, förarsäkerhet och miljöstandarder. Detta gäller särskilt för lufttransporter. 

ERP-system inom denna sektor hjälper företag att hålla noggrann uppsikt över sina underhållsscheman och se realtidsdata om lagernivåer och fordonsparkens prestanda.

Vård och omsorg

Vårdsektorn hanterar regelbundet känsliga klientuppgifter. Därför måste den uppfylla kraven från ledande tillsynsorgan, däribland lagen om sjukförsäkringars överförbarhet och ansvarsskyldighet (HIPAA) samt läkemedels- och livsmedelsmyndigheten (FDA).

Med kraftfulla ERP-system på plats kan vårdföretag hantera patientuppgifter på ett säkert sätt, upprätthålla korrekta register över medicintekniska produkter och följa standarder för integritet och säkerhet.  

Så uppnår du ERP-efterlevnad

ERP-efterlevnad kan låta skrämmande – tro mig, jag vet – men ditt företag kan uppnå det med hjälp av följande tips som jag har samlat på mig:

1. Lär känna nödvändiga regler

Börja med att genomföra en djupgående granskning av regelverket inom din bransch genom att undersöka de lagar, standarder och riktlinjer som är relevanta för din sektor. Varje regelverk kan innehålla detaljerade bestämmelser som anger hur ditt företag ska bedriva sin verksamhet. 

Anta till exempel att du driver ett finansiellt företag. Du måste säkerställa att dess ERP-system stöder SOX-efterlevnad genom att kontrollera att det har starka interna kontroller, korrekta mekanismer för finansiell rapportering och säkra lösningar för datalagring. 

Genom att genomföra nödvändiga justeringar och förbättringar av ditt ERP-system kan du överbrygga brister i efterlevnaden och säkerställa att regelverket följs på ett smidigt sätt.

Author's Tip

Se till att du bedömer ditt nuvarande systems kapacitet, inklusive dataskyddsåtgärder, granskning av finansiella rapporteringsprocesser och genomgång av protokoll för hantering av leveranskedjan.

2. Inför säkerhetskontroller

Därefter är det viktigt att införa starka säkerhetskontroller för att förhindra obehörig åtkomst, dataintrång och andra cyberhot som kan äventyra organisationens integritet. Här är några grundläggande säkerhetsåtgärder att inkludera när du konfigurerar ditt ERP-system:

• Åtkomstkontroll: Detta förhindrar obehörig personal från att få åtkomst till specifika data eller systemfunktioner genom att definiera användarroller och behörigheter.
• Kryptering: Detta är en kritisk säkerhetskontroll som skyddar data både i vila och under överföring för att säkerställa att information inte avlyssnas eller nås utan behörighet, och förblir oläslig och säker. 
• Regelbundna säkerhetsuppdateringar: Detta är nödvändigt för att åtgärda sårbarheter och skydda mot nya hot. Se till att ditt ERP-system är uppdaterat med de senaste korrigeringarna för att bidra till att förhindra att cyberbrottslingar utnyttjar sårbarheter och minska risken för dataintrång.

Det är särskilt viktigt att införa dessa säkerhetskontroller i ditt finansiella företag för att bevara och skydda känsliga finansiella data. Genom att implementera finansiella ERP-system kan ditt företag skydda sina data, upprätthålla efterlevnaden av regelverket och bygga förtroende hos sina intressenter.

3. Utveckla åtgärder för datasekretess

Datasekretess är en hörnsten inom ERP-efterlevnad, särskilt mot bakgrund av strikta dataskyddsregler. Här är vad du kan göra i detta avseende:

• Ta bort eller maskera personligt identifierbar information (PII) från dataset för att skydda individers integritet. 
• Implementera dataanonymisering i ditt ERP-system för att säkerställa att känslig information skyddas och att kraven på efterlevnad uppfylls.
• Erbjud samtyckeshantering, inklusive spårning av samtyckesstatus och möjligheter för individer att återkalla sitt samtycke. 
• Säkerställ att ditt ERP-system stöder begäranden om tillgång till registrerades uppgifter (DSAR), så att individer kan få tillgång till, korrigera eller radera sina personuppgifter enligt lagens krav.

Dessa metoder kan skydda kundinformation samtidigt som företaget fortfarande kan genomföra finansiella analyser och ta fram värdefulla insikter. Genom att bygga in starka åtgärder för datasekretess i ERP-systemet kan ditt finansiella företag visa sitt engagemang för att skydda kunddata och följa regulatoriska standarder.

Vanliga utmaningar med ERP-efterlevnad

Att införa ERP-efterlevnad kan medföra utmaningar som dessa.  

• Migrera fragmenterade data: Att manuellt migrera isolerade data mellan flera olika system kan vara tidskrävande, felbenäget, inexakt och komplext.  
• Brist på övervakning och aviseringar i realtid: Utan ett ERP-system kan ditt företag ha svårt att övervaka efterlevnaden i realtid, vilket gör det svårt att proaktivt identifiera och åtgärda potentiella problem.  
• Svårigheter att anpassa sig till förändringar: Regelverken utvecklas ständigt, och företag utan en robust ERP-lösning kan ha svårt att snabbt anpassa sig till nya efterlevnadskrav.  

Author's Tip

Testning är avgörande för att upptäcka buggar och sådant som inte ger de förväntade resultaten. Jag har sett företag försöka skära ned på olika typer av viktig ERP-testning—gör inte det. Jag vet att tid är pengar, men avkastningen på din investering är beroende av tillräcklig testning.

Framtida trender inom ERP-efterlevnad

I takt med att tekniken fortsätter att utvecklas förändras också regelverken och kraven på efterlevnad. Genom att hålla dig informerad via branschresurser som ERP-nyhetsbrev kan du ligga steget före dessa förändringar, upprätthålla ERP-efterlevnaden och minska potentiella risker.

Välja rätt ERP 

När du väljer rätt ERP-system för att tillgodose företagets behov och stödja era regulatoriska krav bör du tänka på följande:

Genom att utnyttja ERP-systemens möjligheter kan ditt företag förenkla processerna för regulatorisk efterlevnad, säkerställa effektiv riskhantering vid bristande efterlevnad, minska relaterade kostnader och upprätthålla intressenternas förtroende och tillit.

Det ger dig mer tid att fokusera på kärnverksamhetens mål samtidigt som du säkerställer att din operativa ekonomi följer regelverken och förändringarna.

Är du fortfarande osäker på var du ska börja? Överväg att gå igenom CFO Clubs främsta alternativa ERP-verktyg för att komma igång.

Prenumerera för fler ERP-insikter

Redo att utveckla din kompetens som ekonomiproffs? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev med expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.