Så skriver du en offertförfrågan för ERP

Den är också viktig när du behöver jämföra flera leverantörer för att hitta den bästa lösningen för din budget och dina affärsprocesser. Här är de vanligaste situationerna där en RFP behövs:

• Omfattande behov av anpassning
• Verksamhet i reglerade branscher
• ERP-implementeringar i stor skala
• Jämförelse av flera leverantörer eller ERP-typer
• Långsiktiga strategiska investeringar

När en RFP kan vara överdriven

Om din organisation är liten, dina behov är enkla eller du har en föredragen leverantör kanske en RFP inte behövs. I dessa situationer kan direkta samtal vara mer effektiva.

De främsta ERP-lösningarna att överväga

För dig som vill utforma en RFP för ERP behöver du först veta vilka leverantörer du vill kontakta. Här är min lista över de 10 främsta tillgängliga ERP-alternativen, som hjälp när du börjar din sökning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. MRPeasy — Bäst för synlighet hos små tillverkare
2. 2. Cetec ERP — Bäst för verktyg för produktionsspårning
3. 3. Striven — Bäst med anpassningsbara rapporteringsverktyg
4. 4. DualEntry — Bästa AI-baserade ERP-system
5. 5. VOGSY — Bäst för hantering av globala finanser
6. 6. Wrike — Bäst för AI-driven projektplanering
7. 7. Microsoft Dynamics 365 — Bäst för integrationer
8. 8. NetSuite — Bäst för växande team
9. 9. Acumatica — Bäst för molnbaserade arbetsflöden
10. 10. TallyPrime — Bäst för ideella organisationer

RFI kontra RFP kontra RFQ: Vad är skillnaden?

Genom att förstå skillnaderna mellan RFI, RFP och RFQ kan du välja rätt dokument för dina behov. 

En RFI samlar in information, en RFP efterfrågar detaljerade anbud och en RFQ begär prisuppgifter. Alla inköp kräver inte en RFP; ibland kan det passa bättre att välja en RFQ eller RFI. Här ser du när du kan använda de olika alternativen: 

Dokumenttyp	Syfte	När det används	Vad som ska ingå	Detaljnivå som krävs
Begäran om information (RFI)	Samla in allmän information om ERP-automatisering och lösningar	När du utforskar alternativ och behöver en bred förståelse	Företagsbakgrund, produktutbud, allmänna funktioner	Låg
Begäran om förslag (RFP)	Få detaljerade anbud på ERP-lösningar	När du behöver specifika lösningar och leverantörsjämförelser	Projektomfattning, tekniska krav, utvärderingskriterier	Hög
Begäran om offert (RFQ)	Begära prisuppgifter för en definierad ERP-lösning	När du vet exakt vad du behöver och behöver prisuppgifter	Specificerade priser, villkor, leveranstider	Medel

Vanliga RFP-misstag att undvika

Om du skyndar igenom eller hoppar över viktiga detaljer i RFP-processen kan det leda till förvirring, slöseri med tid eller leverantörer som inte passar dina behov. Genom att undvika dessa vanliga misstag kan ditt team skapa en smidigare process för att välja ERP:

Otillräcklig bakgrund eller kontext

Utan tillräcklig bakgrund eller kontext kan leverantörerna inte anpassa sina anbud efter dina behov. Det leder till generiska svar (och ett potentiellt nytt ERP-system) som inte tar itu med dina specifika utmaningar. 

Se till att ge en tydlig bild av ditt företag, dina mål för skalbarhet och tillväxt samt dina nuvarande system, så att leverantörerna förstår vad du letar efter.

Saknad eller otydlig budget

Om du inte anger någon budget eller är vag kring den kan det leda till förslag som inte överensstämmer med din ekonomiska förmåga. 

Var alltid öppen med dina budgetbegränsningar och förväntningar. Även om din budget är lägre än vad det genomsnittliga ERP-systemet kostar, gör det möjligt för leverantörerna att hjälpa dig hitta en lösning som uppfyller alla dina krav inom din prisnivå om du delar den i förväg. 

Vaga krav eller juridisk jargong

När dina ERP-krav är vaga eller fyllda med juridisk jargong kan leverantörerna missförstå vad du behöver. Detta leder till förslag som inte träffar rätt. 

Använd ett enkelt och tydligt språk för att beskriva dina krav och eventuella ytterligare funktioner som du kan behöva (till exempel personaladministration, inköpsprocesser eller projektledning), så att inget går förlorat i översättningen. 

Inga utvärderingskriterier har angetts

Om du inte delar utvärderingskriterierna måste leverantörerna gissa vad du värdesätter mest, vilket kan leda till förslag som inte är anpassade efter dina behov. 

Se till att tydligt ange hur du kommer att bedöma förslagen, inklusive eventuella specifika prioriteringar. Detta hjälper leverantörerna att fokusera sina svar på det som är viktigt för dig.

Inget standardformat för leverantörernas svar

Utan ett standardiserat svarsformat blir det svårt och tidskrävande att jämföra förslag och RFP-svar. 

Ange alltid vilket format du vill att leverantörerna ska följa, till exempel avsnitt eller mallar. Detta gör det enklare att utvärdera och jämföra olika förslag sida vid sida.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Sätt samman ditt ERP-RFP-team

Att skapa en stark RFP är inte ett ensamarbete. Ofta återspeglar de bästa ERP-RFP:erna synpunkter och behov från en tvärfunktionell grupp. Genom att involvera rätt personer tidigt minskar du risken och undviker omarbete senare. Här är några av de viktigaste personerna att involvera och varför:

Projektsponsor

Projektsponsorn driver ERP-initiativet framåt och säkerställer att det är förenligt med företagets mål. Personen ger översyn och ser till att projektet får nödvändiga resurser och stöd. Vanligtvis innehas denna roll av en senior chef, till exempel en CFO eller COO, som kan fatta strategiska beslut när det gäller totalkostnaden och andra initiativ.

Funktionsspecialister

Funktionsspecialister bidrar med djupgående kunskaper inom specifika områden som ekonomi, HR eller verksamhet. De hjälper till att definiera detaljerade krav och säkerställer att ERP-systemet uppfyller avdelningarnas behov. Dessa specialister är ofta avdelningschefer eller seniora chefer som förstår komplexiteten inom sina ansvarsområden.

Inköpsansvariga eller RFP-skribenter

Inköpsspecialister eller RFP-skribenter ser till att dokumentet är tydligt, heltäckande och följer inköpspolicyerna. De bidrar med expertis i att utforma dokument som lockar fram de bästa svaren från leverantörerna. Denna grupp omfattar ofta inköpschefer eller erfarna RFP-konsulter.

Slutanvändare och intressenter

Slutanvändare och intressenter bidrar med insikter om den dagliga verksamheten och praktiska behov. Deras synpunkter hjälper till att anpassa ERP-systemet till användning i verkligheten och säkerställer att det stöder arbetsuppgifterna på ett effektivt sätt. 

Genom att involvera teamledare, arbetsledare eller nyckelmedarbetare som kommer att använda ERP-systemet säkerställer du att deras behov beaktas.

Definiera krav och mål

Innan du skickar ut en ERP-RFP behöver ditt team tydligt definiera vad den nya lösningen måste kunna göra – och varför. Genom att enas kring problemområden, mål och icke-förhandlingsbara krav kan leverantörerna svara mer träffsäkert, samtidigt som det blir enklare att utvärdera förslagen. Ta hänsyn till följande faktorer:

• Problem med det nuvarande systemet: Vad frustrerar ert team nu? Identifiera specifika problem, till exempel långsam behandlingstid eller bristande integration, så att leverantörerna vet vilka problem de behöver lösa.
• Nödvändiga förbättringar och önskade resultat: Hur ser framgång ut för ert team? Definiera tydliga resultat, till exempel att minska den manuella dataregistreringen med 50 %, så att leverantörerna kan föreslå relevanta lösningar.
• Funktionella, tekniska och regulatoriska behov: Vilka specifika funktioner och efterlevnadskrav måste ERP-systemet uppfylla? Ta hänsyn till branschregler eller tekniska specifikationer som inte går att förhandla bort.
• Användarroller, användningsnivåer och arbetsflöden: Vem kommer att använda ERP-systemet och hur? Kartlägg användarroller och arbetsflöden för att säkerställa att systemet stöder teamets dagliga arbetsuppgifter.
• Preferenser för driftsättning: Föredrar ni molnbaserade lösningar eller lösningar som installeras lokalt? Bestäm vilka driftsättningsalternativ som överensstämmer med er IT-strategi och infrastruktur.

Skriv ERP-RFP:n

Nu är det dags att sammanställa allt i ett tydligt och strukturerat RFP-dokument. En välorganiserad och komplett ERP-RFP-mall gör det enklare för leverantörerna att svara korrekt. Den hjälper också ert team att utvärdera svaren effektivt. När ni utformar er RFP bör ni ta med följande avsnitt:

1. Sammanfattning

Ge en kort översikt över er organisation och syftet med RFP:n. Förklara varför ni söker en ERP-lösning och vad ni vill uppnå. Detta ger ERP-leverantörerna den bakgrund de behöver och hjälper dem att förstå era mål redan från början.

2. Arbetets omfattning

Specificera de uppgifter, leveranser, förfallodatum och den tidsram som projektet omfattar. Definiera tydligt vad ni förväntar er av leverantören för att undvika missförstånd. Detta hjälper leverantörerna att bedöma om de kan uppfylla era behov och lämna relevanta förslag.

3. Tekniska krav

Lista de tekniska specifikationer och funktionella krav som ERP-systemet måste uppfylla, till exempel integrationsmöjligheter och systemprestanda. 

Var noggrann med att beskriva den teknik ni använder i dag och vad det nya systemet ska ha stöd för. På så sätt kan leverantörerna föreslå lösningar som passar er tekniska miljö.

4. Leverantörernas kvalifikationer

Specificera vilken erfarenhet och vilka meriter ni förväntar er av potentiella leverantörer. Se till att ta med eventuell branschspecifik expertis eller exempel på tidigare projekt som är relevanta. Detta hjälper er att bedöma om leverantörerna har den bakgrund som krävs för att uppfylla era krav.

5. Säkerhets- och efterlevnadskrav

Beskriv de säkerhetsstandarder och efterlevnadsregler som ERP-systemet måste följa. Oavsett om det gäller GDPR eller branschspecifika regler bör ni tydliggöra dessa för leverantörerna. Detta säkerställer att era uppgifter förblir skyddade och följer nödvändiga lagkrav.

6. Förväntningar på implementering och utbildning

Beskriv hur ni ser på implementeringsprocessen och vilken utbildning ni förväntar er för ert team. Lyft fram eventuellt stöd eller eventuella resurser ni behöver från leverantören under denna fas, så att leverantören bättre kan planera sitt arbetssätt och föreslå realistiska tidsplaner för tiden före och efter driftsättningen.

7. Prissättning och licensiering

Be om detaljerade prismodeller, inklusive eventuella licensavgifter eller extra kostnader (t.ex. anpassade moduler, ytterligare användare osv.). Var alltid tydlig med era budgetbegränsningar eller föredragna prisstrukturer. Detta gör det möjligt för er att jämföra kostnader effektivt och säkerställer att det inte tillkommer några dolda avgifter.

8. Avtalsvillkor

Beskriv eventuella specifika villkor som ni vill ha med i avtalet, till exempel servicenivåavtal eller garantier. Var tydlig med vad som är förhandlingsbart i ert ERP-projekt och vad som inte är det, så att leverantörerna förstår era förväntningar och kan förbereda sina villkor därefter.

9. Instruktioner för inlämning

Ge tydliga instruktioner om hur och när leverantörerna ska lämna in sina förslag. Inkludera kontaktuppgifter och eventuella specifika formatkrav. Detta säkerställer att leverantörerna vet exakt hur de ska presentera sina förslag, vilket gör er utvärderingsprocess smidigare.

Definiera era utvärderingskriterier

Tydligt definierade utvärderingskriterier hjälper till att hålla beslutsprocessen objektiv, transparent och i linje med era projektkrav. Fastställ dessa kriterier innan ni granskar anbuden för att undvika partiskhet och säkerställa att alla har samma utgångspunkt:

Vad är viktigast?

Fokusera på 3–5 viktade kategorier som stämmer överens med era mål och prioriteringar. Det hjälper teamet att koncentrera sig på det som verkligen är viktigt. Vanliga kategorier för poängsättning i RFP:er för ERP-system är:

• Kostnad
• Funktionalitet
• Leverantörens erfarenhet
• Implementeringstidsplan
• Support och utbildning

Välj de kategorier som bäst motsvarar verksamhetens behov och tilldela vikter baserat på deras betydelse.

Använd en poängmatris

Med en poängmatris kan ni tilldela olika vikter till varje kategori, vilket återspeglar era interna prioriteringar. Om funktionalitet exempelvis är viktigast ger ni den en högre vikt än kostnad. 

Poängsätt varje kriterium på en skala från 1–5 eller 1–10 för att kvantifiera hur väl varje anbud uppfyller era behov. 

Förtydliga poängsättningsprocessen

Definiera vem som ska poängsätta anbuden och hur det ska göras. Använd en standardiserad bedömningsmall för att säkerställa konsekvens och rättvisa. 

Boka in ett möte för att samordna bedömarna innan poängsättningen börjar, så att alla förstår kriterierna och processen. Detta proaktiva steg bidrar till att undvika avvikelser och säkerställer en smidig utvärderingsprocess.

Skicka ut ERP-RFP:n

Att skicka ut ERP-RFP:n handlar inte bara om att distribuera den – det handlar om att ge leverantörerna rätt åtkomst, tidsramar och instruktioner så att de kan svara effektivt. En smidig distributionsprocess sätter tonen för kvaliteten på de anbud ni får tillbaka. Den omfattar även följande steg:

Välj rätt distributionsmetod

Överväg att använda e-post, RFP-programvara eller upphandlingsportaler för att distribuera er RFP. Ett centraliserat system underlättar uppföljningen av svar och hjälper er att hålla ordning. 

Ni kan också inkludera en kontaktlista över leverantörer. Att använda en inkorg baserad på roller kan dessutom skapa tydlighet. På så sätt vet leverantörerna vart de ska skicka frågor och anbud, vilket håller processen effektiv.

Fastställ tydliga tidsramar

Dela en detaljerad tidsplan i RFP:n för att hålla leverantörerna på rätt spår. En standardiserad RFP-tidsplan kan innehålla:

• Datum för publicering av RFP:n
• Tidsperiod för leverantörsfrågor och svar
• Sista dag för inlämning
• Utvärderings- och urvalsperiod

Genom att ange dessa datum från början kan leverantörerna planera sina svar och ni säkerställer att anbuden kommer in i tid.

Definiera kraven för inlämning

Se till att leverantörerna vet exakt hur de ska lämna in sina anbud. Ange accepterade filformat, exempelvis PDF, Word eller Excel-mallar, tillhandahåll kontaktuppgifter och ange önskad leveransmetod, till exempel en uppladdningsportal eller en inkorg för svar. 

Dessutom är det viktigt att tydligt ange om specifika mallar eller formulär krävs och om sena bidrag kommer att accepteras. Detta bidrar till att undvika förvirring och säkerställer att ni får in förslag i önskat format.

Utvärdera och gallra bland leverantörernas svar

Det här är den punkt i processen där struktur verkligen lönar sig – när ert team tryggt omvandlar leverantörernas svar till en kortlista. 

Konsekvens, objektivitet och samarbete mellan alla som deltar i utvärderingen är avgörande. Ha följande faktorer i åtanke när ni utvärderar och gallrar bland leverantörerna:

• Organisera och formatera förslagen för granskning: Se till att alla har samma utgångspunkt genom att organisera förslagen i ett enhetligt format. Använd mappar eller kalkylblad för att hålla reda på viktiga detaljer. Det gör det enklare för ert team att jämföra svaren sida vid sida.
• Använd en poängmatris: Tillämpa den poängmatris ni har tagit fram för att utvärdera varje förslag. Detta bidrar till att upprätthålla objektiviteten och säkerställer att ert teams prioriteringar återspeglas i poängen.
• Planera demonstrationer och intervjuer: Hur presterar leverantörerna i verkliga situationer? Planera demonstrationer och intervjuer för att se deras lösningar i praktiken. Det ger ert team möjlighet att ställa frågor och få en känsla för leverantörens kapacitet.
• Kontrollera referenser: Hoppa inte över detta steg – kontakta andra företag som har arbetat med leverantörerna. Vad säger de om sina erfarenheter? Detta kan ge värdefulla insikter och hjälpa er att undvika potentiella fallgropar.
• Red ut allt som är oklart i förslagen: Om ni är osäkra på någon del av ett förslag, tveka inte att be om ett förtydligande. Klargör oklarheter innan ni går vidare för att säkerställa att ni förstår vad varje leverantör erbjuder.

Välj leverantör och meddela leverantörerna

När ert team har valt en leverantör är de sista stegen minst lika viktiga som själva utvärderingsprocessen.

Tydlig och professionell kommunikation med alla leverantörer – både valda och ej valda – är viktigt, liksom att säkerställa att ert team är samordnat innan ni går vidare till att slutföra avtalet. Använd följande steg: 

Meddela valda och ej valda leverantörer

Tidig och respektfull kommunikation med leverantörerna visar professionalism och bidrar till att upprätthålla goda relationer.

Skicka ett kort tackmeddelande eller övergripande återkoppling till ej valda leverantörer när det är lämpligt, eftersom det håller dörren öppen för framtida möjligheter. För den valda leverantören lägger tydlig kommunikation grunden för ett positivt arbetsförhållande.

Förbered er inför de slutliga förhandlingarna

Förbered er på att diskutera vanliga förhandlingspunkter som prissättning, SLA:er och avtalsvillkor. Ha klart för er vilka gränser ni inte är beredda att överskrida. Överväg dessutom att använda en checklista eller agenda för att hålla diskussionerna fokuserade och på rätt spår, så att ni täcker alla nödvändiga ämnen och når en rättvis överenskommelse.

Säkerställ intern förankring före undertecknandet

Innan ni slutför avtalet bör ni se till att alla interna godkännanden finns på plats. Detta innebär vanligtvis godkännande från ledningen eller ekonomiavdelningen samt en juridisk granskning eller upphandlingsgranskning. 

Sammanfatta därefter de viktigaste beslutsdrivande faktorerna för att hjälpa interna granskare att förstå motiveringen, så att de snabbt kan ta sig igenom godkännandeprocessen.

Vad händer härnäst:

Om ni håller på att undersöka ERP-system kan ni kontakta en SoftwareSelect-rådgivare för kostnadsfria rekommendationer.

Ni fyller i ett formulär och har ett kort samtal där rådgivaren går igenom detaljerna kring era behov. Därefter får ni en kortlista med programvara att granska. Rådgivaren stöttar er till och med genom hela köpprocessen, inklusive prisförhandlingar.