Så bygger du en framgångsrik ERP-strategi

Vad är en ERP-strategi?

En ERP-strategi beskriver hur ditt ERP-system ska samordnas med verksamhetens mål. Den visar också hur ERP-systemet ska effektivisera processer och sänka driftskostnaderna. 

Se den som ryggraden i din ERP-implementering––för det är faktiskt precis vad den är. Rätt genomförd stödjer en ERP-strategi sömlös automatisering av arbetsflöden. Dessutom underlättar den kommunikation och samarbete mellan verksamhetens olika delar efter driftsättningen av ERP-systemet.

Anta att du har infört ett molnbaserat ERP-system för att förenkla orderhantering och avstämning av betalningar. En välstrukturerad strategi säkerställer en smidig utrullning av ERP-systemet och förändringshantering, så att:

• Lagerpersonalen får omedelbara aviseringar om att börja behandla order så snart de har lagts. Resultatet? Nöjda kunder och återkommande köpare.
• Ekonomiteamen får bättre insyn i transaktionerna och kan stämma av betalningar i realtid. Detta förhindrar i slutändan friktion mellan teamen.

Grunderna i en ERP-strategi

En framgångsrik ERP-implementering börjar med tydlighet och ett vattentätt beslutsunderlag, inte med programvara. Redo att lägga grunden innan den digitala omvandlingen börjar? Här är de fyra viktigaste grunderna i en ERP-strategi som du bör känna till:

Låt oss titta närmare på var och en av dessa strategier och varför de är viktiga för att hjälpa dig att samordna dina mål, medarbetare och system.

• En tydlig vision och klara verksamhetsbehov: En stark ERP-strategi börjar med en tydlig vision kopplad till klara verksamhetsbehov, så att fokus behålls och arbetet styrs mot önskade resultat.
• En integrationsplan och en robust datastrategi: Genomgång av befintliga verktyg och säkerställande av sömlös integration driver effektivitet och långsiktig framgång. Detsamma gäller att ta fram en tillförlitlig dataplan.
• Tidigt intressentengagemang och utbildning: Genom att involvera och utbilda chefer, användare och IT-specialister tidigt bygger ni upp intern kompetens. Det begränsar också motståndet och främjar användningen.
• En detaljerad färdplan och tidsplan för driftsättning: En strukturerad färdplan håller ERP-projektet på rätt spår och i linje med verksamhetsstrategin. Den bör innehålla tydliga tidsramar, strategier för riskminimering och viktiga milstolpar.

Så skapar du en ERP-strategi 

Nu när vi har gått igenom de viktigaste delarna är det dags att börja bygga en ERP-strategi från grunden. Med rätt grund (och de steg jag snart ska gå igenom) kan du utforma en felfri ERP-strategi.

1. Bedöm din organisationsstruktur

Genom att känna till företagets nuvarande struktur och dagliga verksamhet kan du implementera ditt nya ERP-system på ett sätt som fungerar för alla team. Granska därför varje avdelning, dess viktigaste verksamhetsfunktioner och hur den fattar beslut.

Helst bör du försöka besvara frågor som:

• Vilka verktyg används på de olika avdelningarna?
• Vem rapporterar till vem?
• Hur flödar information mellan teamen?
• Hur fattas beslut?
• Vilka flaskhalsar finns i era nuvarande arbetsflöden?
• Vilka nyckeltal har varje avdelning, och hur hänger de samman med verksamhetens mål?

Dessa svar är avgörande för att definiera dina verksamhetsbehov och kartlägga hur ERP-systemet kan bidra till att uppfylla dem.

Anta att du leder ekonomiavdelningen på ett företag som säljer pappersprodukter och har team för försäljning, kundservice och redovisning. Var och en av dessa avdelningar har olika roller och arbetsverktyg. Dessutom saknar de ordentlig integration och arbetar i silos. Denna bristande samordning har nu lett till fördröjda lageruppdateringar, dålig försäljningsöverblick och dubbelarbete.

De goda nyheterna? När du väl förstår hur varje team arbetar blir det enkelt att skapa en ERP-strategi som kopplar samman dem och förbättrar affärsprocesserna.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Definiera verksamhetens behov

Tydliga skäl till att införa ett ERP-system gör det lättare att få stöd från intressenter och ökar avkastningen på investeringen. Minns flaskhalsarna du identifierade i steg 1? Använd dem som ramverk och basera dina ERP-krav på dem.

Föreställ dig att ditt pappersföretag har föråldrade lagerdata och begränsad insyn i leveranskedjan. Med dessa som utgångspunkt kan verksamhetens behov omfatta:

• Lagersynlighet i realtid: En centraliserad instrumentpanel som ger lager- och säljteam omedelbar tillgång till aktuella lagernivåer.
• Automatisering av försäljningspipeline: Ersätt manuella kalkylblad med ett enhetligt, automatiserat system för försäljning och marknadsföring.
• Spårning av orderstatus: En funktion som hjälper supportmedarbetare att övervaka statusen för varje order, från bekräftelse till leverans.

Känn till dina mål

Genom att definiera vilka resultat du hoppas uppnå med ditt ERP-system säkerställer du att fokus behålls. Det påverkar även budgetgodkännande, val av leverantör, systemanpassning och utbildningsbehov.

Fastställ sedan en realistisk tidsplan för testning, teamutbildning och lansering i hela företaget.

Enligt min erfarenhet tar implementeringen av en ERP-lösning vanligtvis 6 månader till 2 år. Din tidsåtgång beror dock på företagets storlek samt vilka moduler och anpassningsnivåer du vill ha. Behov av datamigrering och teamets förberedelser påverkar också implementeringshastigheten.

3. Granska befintliga lösningar

Genom att utvärdera varje teams befintliga system får du en bild av hur de arbetar idag och kan definiera ERP-kraven. Utvärderingen hjälper dig specifikt att identifiera:

• Om något team använder olika verktyg för samma process, så att du kan ta bort dessa överlappningar. 
• Bristande delar i teamens arbetsflöden och möjligheter att förbättra dem.
• Problem som kan uppstå när arbetsverktyg integreras i ett ERP-system (lokalt eller molnbaserat).
• ERP-anpassningar som stödjer processer, arbetsflöden och verktyg som du inte planerar att ändra.

4. Involvera rätt personer

Genom att involvera rätt intressenter tidigt skapar du stöd för ERP-systemet och minskar motståndet. Tänk på företagets ledning, såsom investerare och företagsledare. Kärnteamets medlemmar, från chefer till enskilda medarbetare, ska inte heller lämnas utanför.

Kommunikation är avgörande

Eftersom ERP-system påverkar alla på olika sätt bör du kommunicera tidigt för att förstå deras behov och prioriteringar. Observera också att varje intressents delaktighet bör motsvara personens kompetens och roll.

Ta exemplet med pappersföretaget. När du börjar bygga din strategi kommer du sannolikt att involvera kundtjänstteamet tidigt, eftersom de arbetar mer med produkten. Därefter kontaktar du IT för att ta reda på omfattning och integrationer.

5. Skapa en dataplan

En dataplan knyter samman hela organisationen. Den underlättar också beslutsfattandet och förhindrar dubbla poster och överflödiga funktioner. Ofullständiga, felaktiga eller isolerade data begränsar däremot informationsflödet och minskar ERP-systemets värde.

Så här skapar du en tydlig datastrategi:

• Beskriv hur du förbereder och migrerar företagsdata under ERP-implementeringen.
• Identifiera det team som ansvarar för varje datamängd.
• Fastställ standarder för att upprätthålla dataintegriteten.
• Identifiera potentiella risker med konsolidering.

Under ERP-lanseringen kan du till exempel upptäcka dubbla och motstridiga ekonomiska poster i Excel och bokföringsappar. Först måste du korrigera bokföringen genom att granska, rensa och konsolidera den för att säkerställa korrekthet. Migrera sedan uppgifterna i faser för att hitta och lösa eventuella andra problem i tid.

6. Skapa en färdplan

En ERP-färdplan beskriver tidsplaner och intressenter, så att du kan dela upp målen i mindre steg och hålla alla ansvariga. Den visar hur, när och vem som ansvarar för din ERP-strategi.

En bra ERP-färdplan innehåller:

• En kommunikationsplan: Anger när och hur uppdateringar ska delas med intressenter.
• Uppskattade tidslinjer: Beskriver schemat för driftsättningen med viktiga färdigställandedatum.
• Projektteam och leveranser: Listar viktiga uppgifter, rapporter, funktioner eller moduler samt de team eller personer som ansvarar för dem.
• Viktiga beroenden: Lyfter fram kritiska uppgifter som måste genomföras för att andra ska kunna gå vidare. 
• Projektfaser och viktiga milstolpar: Delar upp projektet i faser med viktiga milstolpar för att följa framstegen.

Exempelvis kan ditt företag som levererar papper planera ERP-driftsättningen så här:

Faser	Tidslinje	Leveranser	Vem ansvarar
Planering	1 månad	Fastställ ERP-krav och viktiga intressenter.	IT-teamet och ledningen
		Granska din befintliga infrastruktur	IT-teamet och ERP-projektledaren
	2 månader	Välj en leverantör	IT-teamet, ERP-projektledaren och ekonomiteamet
		Rensa upp företagets data.	IT-teamet
Design och utveckling	3 månader	Konfigurera ERP-systemet	IT-teamet och ERP-projektledaren
Testning		Testa systemet och åtgärda eventuella problem	Kvalitetssäkringsteamet, IT-teamet och ERP-projektledaren
Driftsättning	4 till 6 månader	Organisera personalutbildning	IT-teamet, ERP-projektledaren och kommunikationsteamet
		Rulla ut ERP-systemet på alla avdelningar	IT-teamet, ERP-projektledaren och teamledarna
Support	7 till 12 månader	Analysera systemanvändningen och följ upp användningsgraden (och åtgärda problem)	IT-teamet och ERP-projektledaren
		Genomför regelbundna granskningar och samla in feedback för att förbättra ERP-systemet	IT-teamet, kommunikationsteamet och ERP-projektledaren

Den bästa tiden att ta fram en ERP-strategi

Den bästa tiden att ta fram en ERP-strategi är när du beslutar dig för att införa en lösning för företagsresursplanering. Varför just då? Din strategi är den viktigaste framgångsfaktorn för implementeringen, och du måste ta fram den redan innan du väljer ERP-leverantör.

Allvarligt talat. Varje del av din strategi för dig närmare en samordning av teamet och längre bort från kostsamma implementeringsförseningar. Dess mål är att säkerställa att ERP-systemet fungerar som planerat.

Som en snabb vägledning följer här några tecken på att det är dags att börja ta fram en ERP-strategi:

• Din organisation har utvecklats bortom dina nuvarande system eller verktyg
• Du expanderar till nya marknader eller produktlinjer
• Ditt team lägger mycket tid på att hantera manuella processer
• Det finns operativa ineffektiviteter eller bristande insyn i data mellan avdelningarna

När du är redo att skapa din ERP-implementeringsstrategi kan du använda min checklista för ERP-strategi för att säkerställa att du har allt du behöver:

Vanliga misstag att undvika med ERP-strategier

Även med de bästa avsikter kan en ERP-strategi missa målet om du inte ägnar tillräcklig uppmärksamhet åt den. Undvik dessa vanliga misstag vid ERP-strategi för att minimera risken för fel i implementeringen.

1. Felallokering av resurser

Felallokering av resurser kan leda till förseningar, operativa ineffektiviteter och bristande genomförande. 

Föreställ dig att du budgeterar för mycket för den inledande personalutbildningen och lite eller inget alls för löpande IT-support. Du kan då få gamla medarbetare som är väl insatta i systemet, medan nya teammedlemmar har svårt att anpassa sig eftersom det inte finns någon som kan vägleda dem.

Undvik detta och andra oönskade scenarier med dessa bästa metoder:

• Tilldela resurser till ERP-funktioner och -moduler som bäst överensstämmer med verksamhetens krav.
• Jämför ERP-alternativ noggrant för att välja det alternativ som bäst motsvarar dina krav. Behöver du en molnlösning, en lokalt installerad lösning eller ett hybridsystem?
• Anger realistiska tidsramar för personalutbildning, ERP-testning och datamigrering.

2. Att inte känna till verksamhetens behov

ERP-system är dyra och svåra att införa eller avveckla, så att välja ett utan att tydligt definiera företagets behov är ett stort misstag. 

För det första kan det leda till lägre användning och slöseri med resurser. För det andra kommer verksamheten att påverkas om verktyget som är tänkt att förenkla saker i stället komplicerar dem eller saknar viktiga funktioner. 

En bristfällig behovsanalys kan till exempel leda till att tid slösas på onödiga funktioner. Den kan också göra att team drar sig för att gå från äldre system till det nya ERP-systemet.

Vad bör du göra i stället?

• Identifiera de problem som bromsar arbetet inom avdelningarna och fastställ vilka funktioner som behövs för att lösa dem.
• Prioritera dessa utmaningar utifrån hur de påverkar företagets mål och avkastning på investeringen.

3. Bristfällig integrationsplanering

En otydlig integrationsplan påverkar synergin och den operativa effektiviteten. I praktiken kan det visa sig genom att befintliga verktyg och data försummas till förmån för en helt ny start. Det kan också innebära att avdelningar inte kan komma åt kritisk information.

Förhindra detta genom att lägga till följande enkla men kritiska steg när du tar fram din ERP-strategi:

• Kontrollera om det finns möjliga kompatibilitetsproblem mellan kritiska affärsverktyg och ERP-systemet.
• Identifiera vilka ERP-moduler som ska läggas till och om de stöder integrationer med äldre system.
• Testa ERP-implementeringen för att säkerställa att den synkroniseras korrekt och felsök eventuella problem. 

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

4. Underskattning av utbildningstiden

Om tiden för ERP-utbildningen underskattas kan lanseringen försenas om användarna ännu inte har kommit in i arbetssättet. Och om det inte finns utrymme att förlänga utbildningstiden? Då kommer teamet sannolikt att motsätta sig förändringen och känna sig tvingat att lära sig verktyget för snabbt.

Min poäng? Du har förmodligen lagt så mycket tid på att finjustera ERP-systemet att du nu (för det mesta) har förstått hur det fungerar. Men det betyder inte att teamet omedelbart kommer att känna likadant. Verktyget är nytt för dem, och du bör avsätta tillräckligt med tid för utbildning och initiativ för betatestning. 

Här är mina främsta rekommendationer:

• Anpassa utbildningstillfällena efter avdelning för att uppmuntra användning.
• Skapa asynkrona utbildningsresurser, till exempel videodemonstrationer och supportguider, som de alltid kan återvända till.
• Erbjud löpande IT-support för att hjälpa till att felsöka problem och vägleda nya medarbetare.
• Kombinera betatestning med praktiska utbildningstillfällen för att undvika att överbetona ”vad man ska göra” och ignorera ”hur man ska göra det”.

5. Felaktig modell för företagets tillväxt

En ERP-strategi som inte tar hänsyn till framtida tillväxtplaner kommer att minska stödet för satsningen. Den kan också leda till att implementeringen misslyckas, även om den godkänns. 

Företaget kan till exempel genomgå en fusion eller expandera till nya platser inom några månader. I så fall blir det föråldrat att bygga ERP-strategin enbart kring nuvarande processer och behov innan den ens har kommit igång ordentligt. Det kommer sedan att kosta mer att uppgradera eller ersätta ERP-systemet.

Gör följande för att anpassa ERP-strategin efter verksamhetens mål och prognoser:

• Stäm av med intressenterna kring företagets framtida mål och prognoser så att du kan tillgodose deras krav.
• Välj ett flexibelt ERP-system som kan hantera fler användare, flera valutor och lager i flera lagerlokaler. (Även om du inte behöver detta ännu är investeringen i skalbarhet värd det om den ryms inom budgeten och snart kommer till nytta.)

En tydlig ERP-strategi är inte ett alternativ, utan en nödvändighet

ERP-programvara förbättrar synergin mellan team, men din implementeringsplan kan avgöra om den lyckas eller misslyckas. Så när du väl har bestämt dig för att skaffa ett ERP-system bör du skapa en vinnande ERP-strategi och öka avkastningen på investeringen som den chef du är!

Kom ihåg att ta hänsyn till företagets nuvarande situation, involvera intressenter tidigt, skapa en dataplan och naturligtvis ta fram en färdplan som visar vägen.

Vill du få fler bästa praxis för ERP och ekonomisk planering? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev med råd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.