Så byter du bokföringsprogram i 9 smärtfria steg
Att acceptera förändring: Vi människor är bristfälliga och tenderar att hålla fast vid förlorare längre än vi borde. Acceptera behovet av förändring och ta tillvara fördelarna med att uppgradera.
Att planera i förväg: Förbered övergången genom att beskriva målen, fastställa en tidsplan och säkerställa datakompatibilitet för ett smidigare byte till ett nytt bokföringsprogram.
Att söka stöd: Kontakta kundsupporten, delta i utbildningar och involvera teammedlemmarna för att underlätta processen med att byta bokföringsprogram.
Att testa först: Testa det nya bokföringsprogrammet innan du bestämmer dig helt för att säkerställa att det uppfyller företagets behov och passar dina ekonomiska processer för bästa möjliga resultat.
Att omfamna utveckling: Ta vara på möjligheten att utveckla och effektivisera processerna genom att byta till molnbaserad bokföring för bättre effektivitet och skalbarhet i verksamheten.
Att försöka byta bokföringsprogram kan ibland kännas som att försöka ta sig ur en dålig relation. Kanske fungerar det inte för dig, kanske har du vuxit ur det, eller så behöver du uppgradera till molnbaserad bokföringsprogramvara. Men att ta steget till något nytt känns bara så … svårt.
Jag ska visa dig exakt hur du byter bokföringsprogram på ett sätt som gör processen så smärtfri som möjligt.
Innan du byter: Förberedelserna
Du vet alltså att du behöver byta. Men innan du hoppar på den första nya programvaruleverantören i sökresultaten behöver du lägga grunden för övergången.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Här är förberedelserna du behöver göra för att genomföra bytet smidigt:
1. Identifiera dina problemområden
Det finns en anledning till att du undersöker hur du byter till ett nytt bokföringssystem. Kanske fungerar vissa delar av ditt nuvarande system inte som de ska, det finns funktioner du behöver men saknar, supporten brister eller så finns det andra orsaker.
Det första viktiga steget är att beskriva och kvantifiera dessa problem så detaljerat som möjligt. Gör inte listan vag; var målinriktad och specifik.
Dåligt exempel: Bristande rapporteringsmöjligheter
Bra exempel: Kan inte skapa en anpassad rapport som automatiskt genererar viktiga KPI-mått för kvartalsvis rapportering till styrelsen
Det är också värt att undersöka nya funktioner som blir allt vanligare och som du kanske inte har använt tidigare, till exempel automatiseringsverktyg som kan effektivisera processerna för leverantörs- och kundreskontra. Vissa finns tillgängliga online, medan andra installeras lokalt.
2. Diskutera med intressenterna
Att byta bokföringsprogram påverkar inte bara ekonomiteamet. Det finns sannolikt flera intressenter i företaget som kommer att märka vissa förändringar till följd av bytet, och det är viktigt att ta hänsyn till deras synpunkter.
Det kan vara användare från andra avdelningar som hanterar data som matas in i det nuvarande bokföringsprogrammet, ledande chefer som tolkar rapporterna som programmet genererar eller FP&A-grupper som använder bokföringsdata som grund för att ta fram sina prognoser.
När du har identifierat vilka dessa användare är bör du diskutera den möjliga förändringen med dem och be om synpunkter på vad de vill se i en ny programvarulösning.
3. Undersök alternativen
Med en detaljerad lista över alla problem du behöver lösa och personer vars behov du behöver tillgodose är det dags att börja undersöka alternativen. Det finns många guider till de bästa bokföringsprogrammen online, och det är nästan säkert där din sökning kommer att börja.
Alternativ att överväga
Vårt team har utvärderat alternativen på marknaden, och dessa har visat sig vara de bästa bokföringsverktygen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Men det behöver inte sluta där.
En av de bästa informationskällorna är befintliga användare. Det kan vara tidigare kollegor, LinkedIn-kontakter eller medlemmar i branschspecifika Slack-grupper som du deltar i. Chansen är stor att det finns andra personer som har hanterat samma problem.
Ta reda på vad de har gjort och se om det bokföringsprogram de har valt kan vara rätt för dig.
4. Kontrollera integrationsmöjligheterna
När du har begränsat listan till ett fåtal konkurrenter bör du kontrollera integrationsmöjligheterna med resten av din befintliga teknikstack. Det ger dig inte bara de bästa förutsättningarna för att lyckas med den nya programvaran på lång sikt, utan gör även datamigreringen betydligt enklare.
Helst vill du undvika att behöva överföra allt via CSV-filer, eftersom det gör det svårare att följa utvecklingen och ökar risken för mänskliga fel.
Se till att du inte bara kontrollerar hur integrationen fungerar för nya data, utan även hur de olika bokföringsprogramleverantörerna hanterar historiska data.
5. Planera din tidsplan
Nu när du har bestämt dig för den nya bokföringsprogramvaran för företag som du ska byta till behöver du skapa en detaljerad tidsplan för övergången. Den ska beskriva de olika stegen i processen (mer om det nedan) samt den ungefärliga tid varje steg kommer att ta.
Det här är ett bra tillfälle att åter involvera de berörda intressenter som identifierades tidigare, så att de är medvetna om förändringen och kan börja göra de förberedelser som behövs.
Alla system är redo: Byta programvara
Tiden har kommit för att genomföra bytet.
Hela poängen här är att förebygga potentiella problem innan de uppstår. Vänta inte tills allt har gått överstyr. Ta i stället ett metodiskt och väl genomtänkt grepp om övergången för att se till att processen går smidigt och att alla hålls informerade.
1. Välj data för migreringen
Det första steget för att slutföra övergången är att välja vilka data du vill migrera. Det självklara svaret kan vara att överföra allt som finns i den befintliga databasen, vilket fungerar bra om alla data är användbara och följer gällande dataskyddsregler.
Att byta bokföringsprogramvara är dock ett bra tillfälle att se över dina rutiner för datahantering.
- Finns det data som du lagrar men inte behöver?
- Finns det kategorier av data av låg kvalitet som bör tas bort?
Ta hänsyn till lagstadgade krav på lagring av data för att säkerställa att du inte raderar information som du enligt lag måste spara.
2. Överför och testa dina data
När dina befintliga data har organiserats och normaliserats för den nya programvaran är det dags att genomföra överföringen. Din nya leverantör bör kunna hjälpa till med processen, som kommer att se olika ut beroende på vilka nya och gamla system du använder.
I vissa fall kan det vara möjligt att ansluta datakällorna direkt via API:er. I annat fall behöver du sannolikt exportera data till ett Excel-kalkylblad och sedan importera data till det nya systemet.
När överföringen är klar är det mycket viktigt att du kör testrapporter för att kontrollera att överföringen har genomförts korrekt. Du kan till exempel välja ut några viktiga uppgifter, köra dem i den gamla programvaran och sedan köra dem igen i det nya systemet för att kontrollera att resultaten stämmer överens med dina förväntningar.
3. Utbilda användarna i den nya programvaran
Nu när du vet att systemet fungerar korrekt kan du börja införa det. Det bör finnas en omfattande utbildningsprocess på plats så att ditt team hinner lära sig den nya programvaran.
Försök inte att skynda igenom det här steget. Du bör ge alla tillräckligt med tid för att känna sig bekväma med det nya systemet innan du förväntar dig att de ska använda det i skarpt läge. Den extra tid du lägger inledningsvis kommer att spara mycket besvär längre fram.
En del av utbildningsprocessen måste vara löpande tillgång till ett kundsupportteam, antingen internt eller hos själva leverantören. Det säkerställer att användarna kan fortsätta att få support efter att den inledande utbildningen är avslutad.
4. Kör båda systemen parallellt
Slutligen bör du inte vara för snabb med att stänga ner det befintliga systemet. Det kommer sannolikt att uppstå vissa inkörningsproblem när du byter bokföringsprogramvara, så genom att hålla den gamla programvaran aktiv ser du till att ha en säkerhetskopia på plats.
Under hela bytesprocessen bör du utnyttja relationen med din nya leverantör för att göra övergången så smidig som möjligt. Det ligger i deras intresse att det går bra, och även om du kanske bara genomför den här typen av förändring en gång går de igenom processen regelbundet.
Du bör fastställa ett slutdatum för den gamla programvaran. När du till slut stänger ner den gamla tjänsten bör du se till att skapa en arkiverad säkerhetskopia av anpassningarna från det verktyget, ifall du någon gång behöver återgå till det.
Vanliga misstag vid migrering av bokföringsprogramvara
Det bästa lärandet kommer naturligtvis från att göra misstag, men helst kan du lära dig av någon annans misstag. Jag har sammanställt några av de vanligaste misstagen vid migrering av bokföringsprogramvara från experter inom området.
Betala mer än nödvändigt
Med teknik som API:er finns det inte nödvändigtvis någon anledning att betala högsta priset för en programvarulösning som har varenda funktion tillgänglig inbyggt.
Ett stort antal bokföringsprogram har nu API:er och kompletterande appar som företag ibland inte tar hänsyn till när de utvärderar en ny leverantör.
Detta kan innebära att företag betalar för mycket för programvara med “alla tänkbara funktioner,” eftersom de har en omfattande kravlista, trots att vissa av dessa funktioner kan tillgodoses bättre av en specialistleverantör utanför den centrala bokföringsprogramvaran.
More Articles
Bristande kontinuitet i redovisningsprinciperna
Ur ett redovisningsperspektiv handlar det inte bara om att överföra rätt data, utan också om att säkerställa kontinuitet i hur dessa data kategoriseras i det nya systemet.
Gå noggrant igenom er kontoplan och era redovisningsprinciper innan migreringen för att undvika principfel som kan påverka er finansiella rapportering.
När man byter bokföringsprogram är ett kritiskt misstag att inte korrekt mappa sina data så att de överensstämmer med det nya systemets ramverk. Principfel uppstår när transaktioner klassificeras eller behandlas felaktigt enligt GAAP. Det kan till exempel handla om felaktig kategorisering av kostnader, felaktig tillämpning av regler för intäktsredovisning eller felaktigt angivna periodiseringar. Dessa tekniska fel kan få en kumulativ effekt och förvränga er finansiella rapportering.
För att förhindra detta bör ni noggrant studera det nya programmets funktioner och rådgöra med er redovisningskonsult för att säkerställa att konfigurationen överensstämmer med era befintliga räkenskaper. Investeringar i ordentlig planering och genomförande från början sparar problem längre fram när det gäller efterlevnad och beslutsfattande baserat på felaktiga siffror.
Att välja implementeringspartner enbart utifrån pris
För större företag är det vanligt att anlita en extern specialist för att hjälpa till att implementera en ny bokföringslösning. Om ert företag är tillräckligt stort för att motivera detta varnar experterna för att ni bör vara noga med vem ni samarbetar med.
Företag som väljer den billigaste partnern får en dålig implementeringsupplevelse och tvingas antingen lägga mer pengar på att åtgärda problemen från den första implementeringen eller lyckas aldrig ta den nya programvaran i drift.
Prenumerera för fler insikter om teknik inom redovisning
Redo att ta nästa steg?
Oavsett om du är den enda medlemmen i ekonomiteamet på ett litet företag, ekonomichef på ett multinationellt företag eller befinner dig någonstans däremellan har vi allt du behöver för att hålla dig informerad om de senaste tekniska innovationerna som påverkar dig.
Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.
