Utgiftskonton: Den ultimata guiden till ekonomisk hantering

Vanliga utgifter omfattar hyra, löner, kostnader för el och andra nyttigheter, reklam, kontorsmaterial samt hantering av resekostnader. När ett företag betalar för något (till exempel en resa) debiteras beloppet på ett utgiftskonto. Detta ökar de totala utgifterna, vilket sedan sänker företagets vinst.

Så här brukar processen se ut: 

Anta att du i år spenderade $10,000 på den årliga kontorsresan, inklusive underhållningskostnader. Du har ännu inte betalat resebyrån, och den har inget emot att du betalar under nästa räkenskapsperiod.

$10,000 överförs till ett konto för ”kostnader för kontorsresa”, och resebyråns konto krediteras med samma belopp. Om du har frågor om varför det fungerar på det här sättet kan du läsa vår guide om redovisningens tre gyllene regler.

När du stänger bokföringen i slutet av räkenskapsperioden stängs saldot på utgiftskontot mot resultat- och förlustkontot (presenterat som resultaträkningen för GAAP-efterlevnad). I din journal bokförs följande poster för att registrera transaktionen vi nyss diskuterade:

Varför är utgiftskonton viktiga?

Utgiftskonton hjälper till att organisera och kategorisera utgiftstransaktioner och deras indirekta kostnader. De hjälper också till att övervaka utgiftströsklar för specifika kategorier, vilket ger dig insyn i, kontroll över och förståelse för verksamheten.

Exempel: Anta att du har budgeterat $50,000 för firanden som födelsedagar, årsdagar och andra privata evenemang för anställda. Många i ditt team fick barn under det här kvartalet, och du har redan överskridit gränsen på $50,000 innan slutet av Q2.

Om du har ett utgiftskonto för personalfiranden kan ditt team flagga en potentiell kostnadsöverskridning för innevarande år. Det ger dig tid att förbereda dig och omfördela medel från en annan utgiftskategori eller kontoplan till personalfiranden, så att du fortfarande håller dig inom dina övergripande utgiftsgränser.

Förenligt med IRS:s krav

Utgiftskonton är också viktiga att upprätthålla eftersom IRS behöver veta vad du spenderar pengar på, inte bara hur mycket. Om du upprätthåller separata konton för alla utgiftskategorier blir det enklare för externa revisorer och IRS-revisorer att verifiera att de utgifter du yrkar avdrag för är avdragsgilla.

De 4 olika typerna av utgiftskonton

Visste du att det finns mer än en typ av utgiftskonto? Olika utgiftskonton har sina egna nyanser, som är värdefulla att känna till på lång sikt. Här är en fullständig genomgång av varje typ och vad de innebär:

Kostnad för sålda varor

Kostnaden för sålda varor (COGS) omfattar de direkta kostnader som uppstår när tillverkare producerar varor. För återförsäljare omfattar COGS kostnaden för lager och relaterade utgifter, såsom frakt.

Även tjänsteföretag har en motsvarighet till COGS som kallas försäljningskostnad (COS), vilket omfattar de direkta kostnaderna (direkt arbete och indirekta kostnader) för att leverera tjänsten. CFO:er på SaaS-företag hanterar vanligtvis försäljningskostnader, men teknik-CFO:er som arbetar med hårdvaruföretag har fortfarande COGS och lager att ta hand om.

COS kostnadsförs under samma år som den uppstår. I vissa fall aktiveras den, men även då redovisas den vanligtvis i balansräkningen som förutbetalda kostnader. Om en del av COS exempelvis betalas i förväg för framtida tjänster, bokförs den som en förutbetald kostnad och periodiseras över tid.

När en tillverkare lägger pengar på råvaror, arbetskraft och indirekta kostnader aktiveras utgifterna som lager. Dessa utgifter ligger kvar i balansräkningen som lager tills de säljs. När återförsäljaren köper detta lager redovisas inköpskostnaden i balansräkningen som lager tills det säljs vidare.

Säg att du säljer t-shirts och att kostnaden per t-shirt är $10. Varje gång du säljer en enhet (en t-shirt) överförs $10 från lagret till COGS-kontot. Kostnaden för osålda lagerartiklar – låt oss säga 1 000 enheter värda $10,000 – fortsätter att redovisas i balansräkningen.

Saldot på COGS-kontot stängs mot resultatkontot i slutet av året för att beräkna bruttovinsten. 

Tänk på

Lager (en omsättningstillgång) omvandlas till en kostnad endast när det säljs för både tillverkare och återförsäljare, i enlighet med matchningsprincipen inom redovisning.

Rörelsekostnader

Rörelsekostnader aktiveras sällan. De flesta konton för rörelsekostnader, såsom reklamkostnader, tjänsteresekostnader och kostnader för energi och andra nyttigheter, stängs mot resultaträkningen vid årets slut.

Det finns dock några undantag. Exempel inkluderar:

Icke-rörelsekostnader

Icke-rörelsekostnader är kostnader som inte är direkt relaterade till företagets kärnverksamhet. De behandlas som alla andra kostnader. Här är några exempel:

• Ränta: Ränta är en finansiell kostnad. Ränta på lån, obligationer eller kreditlinor kategoriseras som en icke-rörelsekostnad.
• Förlikningar i rättstvister och juridiska avgifter: Böter, viten och förlikningar från rättstvister som inte uppstår till följd av normal affärsverksamhet kategoriseras som icke-rörelsekostnader.
• Avskrivningar (ibland icke-rörelsekostnader): Avskrivningskostnader för tillgångar som inte används i kärnverksamheten (såsom hyresfastigheter) kan klassificeras som icke-rörelsekostnader.

Icke avdragsgilla kostnader

Icke avdragsgilla kostnader redovisas precis som alla andra kostnader, men de justeras inte vid skatterapporteringen. Även om en icke avdragsgill kostnad fortfarande minskar din nettovinst, minskar den inte din skatteskuld eftersom IRS inte tillåter avdraget.

Exempel på icke avdragsgilla kostnader är böter och viten (såsom IRS-böter och OSHA-böter), politiska bidrag och lobbykostnader samt vissa livförsäkringspremier (om företaget är förmånstagare)

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Fördelar med kostnadskonton

Kostnadskonton är en oumbärlig del av den finansiella redovisningen eftersom du inte kan upprätta finansiella rapporter utan dem. De erbjuder dock även flera andra fördelar, såsom:

• Exakt ekonomisk uppföljning: Att separera kostnader i särskilda konton förhindrar ekonomiskt kaos. Det säkerställer korrekta register för rapportering, budgetering och analys.
• Skatteoptimering och efterlevnad: Korrekt kategoriserade kostnader bidrar till att maximera avdragen och samtidigt hålla IRS nöjt – ingen tycker om en revision.
• Enklare revisioner och ekonomiska granskningar: Oavsett om de är interna eller externa påskyndar välorganiserade kostnadskonton revisioner och minskar besvären när ekonomin stäms av.
• Kostnadskontroll och budgetering: Att följa upp olika kostnadskategorier gör det enklare att fastställa budgetar och identifiera områden med överutgifter innan de blir ett problem.

Nackdelar med kostnadskonton

Det finns ingen bra anledning, eller ens möjlighet, att ignorera kostnadskonton. De har dock fortfarande några nackdelar, bland annat:

• Komplexitet och administrativ börda: Hantering av flera kostnadskategorier kan bli överväldigande, särskilt för företag med stora transaktionsvolymer. Alltför detaljerade kategoriseringar leder ofta till en administrativ mardröm.
• Risk för felklassificering: Anställda eller revisorer kan felklassificera kostnader, vilket leder till felaktiga finansiella rapporter och potentiella problem med skatteefterlevnaden.
• Inkonsekvent kategorisering mellan avdelningar: Om olika team använder olika metoder för kostnadsuppföljning kan det leda till inkonsekvenser i rapporteringen och problem vid avstämningar.

Så hanterar du kostnadskonton

Hantering av kostnadskonton handlar om mer än bara bokföring. Det handlar om finansiell kontroll, skatteoptimering och strategiskt beslutsfattande. Här är några sätt att hantera kostnadskonton effektivt:

1. Standardisera kostnadskategorier

Kategorisera kostnader och definiera vad varje kategori omfattar. Undvik dock överdriven detaljrikedom. För många kategorier gör rapporteringen onödigt komplex.

2. Automatisera kostnadsuppföljningen

Använd molnbaserade bokföringsprogram som QuickBooks, Xero eller NetSuite för att automatiskt kategorisera och följa upp kostnader. Överväg också att investera i verktyg för kostnadsautomatisering som Expensify, Brex eller Ramp, så att anställda kan skicka in kvitton digitalt.

3. Fastställ tydliga riktlinjer och rutiner för kostnadsrapportering 

Definiera tillåtna kostnader, tydliggör vad anställda får och inte får ta upp som kostnad och använd en standardiserad mall för kostnadsrapportering. Kräv kvitton för kostnader över ett visst belopp och fastställ arbetsflöden för godkännande av kostnader. Du kan till exempel kräva att en chef godkänner ersättningar enligt kostnadsrapporter över 500 $.

Det är också viktigt att fastställa när du behöver registrera kostnader och när det är för tidigt. Om du registrerar dem innan det behövs riskerar du att snedvrida ditt nettoresultat och din finansiella ställning.

4. Stäm av kontona regelbundet

Månatliga avstämningar som säkerställer att registrerade kostnader överensstämmer med kontoutdrag och kreditkortstransaktioner är en utmärkt strategi för att undvika sista minuten-problem med saknade eller ifrågasatta transaktioner.

5. Övervaka utgifterna och fastställ budgetar 

Analysera kostnadstrender för att se var en stor del av pengarna spenderas. Om kostnaderna obemärkt börjar öka hjälper regelbundna granskningar dig att upptäcka det tidigt. Du kan också kontrollera kostnaderna genom att fastställa utgiftsgränser för varje avdelning och använda verktyg för resultatgranskning, till exempel analys av budgetavvikelser.

6. Planera för skatteavdrag och efterlevnad

För att maximera skattefördelarna bör du föra detaljerade register över avdragsgilla kostnader, till exempel abonnemangsavgifter för företagsprogramvara och kostnader för tjänsteresor. Samarbeta med en revisor för att följa IRS:s regler.

7. Granska och optimera kontona regelbundet

Slå samman överflödiga kostnadskategorier för att förenkla finansiell rapportering. Identifiera underutnyttjade abonnemang eller tjänster som kan avslutas och granska historiska kostnadstrender för att fatta datadrivna budgetbeslut.

Verktyg för hantering av kostnadskonton

Kostnadshanteringen kan bli för komplex för att hanteras manuellt när företaget växer. Det är där programvara för kostnadshantering kommer in. Bland fördelarna med verktyg för kostnadshantering finns att du kan automatisera de flesta processer, effektivisera rapporteringen och fatta datadrivna beslut.

Om du letar efter en lösning för utgiftshantering kommer här några av våra främsta rekommendationer:

Programvara och enkelhet är verksamhetskritiska

Utgiftskonton kan utvecklas till ett komplext nät av transaktioner. Det bästa sättet att hantera dem? Enkel kategorisering och programvara för utgiftshantering som förenklar genom att eliminera kaos, fel och manuellt arbete ur processen för utgiftshantering.

Redo att stärka din förmåga som ekonomiproffs? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som formar teknikbranschen.