Key Takeaways
At acceptere forandring: Vi mennesker er fejlbarlige og har en tendens til at holde fast i tabere længere, end vi burde. Anerkend behovet for forandring, og tag fordelene ved en opgradering til dig.
Planlægning fremad: Forbered overgangen ved at opstille mål, fastsætte en tidsplan og sikre datakompatibilitet, så skiftet til ny regnskabssoftware bliver nemmere.
At søge støtte: Kontakt kundesupport, deltag i oplæringssessioner, og involver teammedlemmer for at lette processen med at skifte regnskabssoftware.
At afprøve mulighederne: Afprøv den nye regnskabssoftware, før du forpligter dig fuldt ud, for at sikre, at den opfylder virksomhedens behov og passer til dine økonomiske arbejdsgange, så du opnår optimal ydeevne.
At omfavne vækst: Grib muligheden for at udvikle og strømline processer ved at skifte til skybaseret regnskabssoftware, så du opnår bedre effektivitet og skalerbarhed i virksomhedens drift.
At prøve at skifte regnskabssoftware kan nogle gange føles som at forsøge at komme ud af et dårligt forhold. Måske fungerer det ikke for dig, måske er du vokset fra det, eller måske har du brug for at opgradere til cloudbaseret regnskabssoftware. Men det føles bare så… svært at tage springet til noget nyt.
Jeg vil vise dig præcis, hvordan du skifter regnskabssoftware på en måde, der gør processen så smertefri som muligt.
Før du skifter: Forberedelserne
Du ved altså, at du har brug for at skifte. Men før du springer over til den første nye softwareudbyder i dine søgeresultater, skal du lægge grundlaget for overgangen.
Her er de forberedelser, du skal gennemføre for at få skiftet til at forløbe problemfrit:
1. Identificer dine udfordringer
Der er en grund til, at du undersøger, hvordan du skifter til et nyt regnskabssystem. Måske fungerer bestemte dele af dit nuværende system ikke, som de skal, der er funktioner, du har brug for, men ikke har, supporten er mangelfuld, eller der er en lang række andre årsager.
Det første vigtige skridt er at beskrive og kvantificere disse problemer så detaljeret som muligt. Lav ikke en vag liste; vær målrettet og specifik.
Dårligt eksempel: Begrænsede rapporteringsmuligheder
Godt eksempel: Kan ikke oprette en tilpasset rapport, der automatisk genererer vigtige KPI-målinger til kvartalsrapportering til bestyrelsen
Det er også værd at undersøge nye funktioner, der bliver mere udbredte, og som du måske ikke har brugt før, såsom automatiseringsværktøjer, der kan hjælpe med at effektivisere processerne for kreditorer og debitorer. Nogle er tilgængelige online, mens andre installeres lokalt.
2. Drøft det med interessenterne
Et skift af regnskabssoftware påvirker ikke kun økonomiteamet. Der vil sandsynligvis være en række interessenter i virksomheden, som vil opleve ændringer som følge af skiftet, og det er vigtigt at få deres input.
Det kan være brugere fra andre afdelinger, som administrerer de data, der føres ind i den nuværende regnskabssoftware, ledende medarbejdere, som fortolker de rapporter, softwaren genererer, eller FP&A-teams, som bruger regnskabsdataene som grundlag for at udarbejde deres prognoser.
Når du har identificeret disse brugere, skal du drøfte den potentielle ændring med dem og indhente input om, hvad de gerne vil se i en ny softwareløsning.
Have an account? Log In
3. Undersøg alternativer
Med en detaljeret liste over alle de problemer, du skal løse, og de personer, du skal holde tilfredse, er det tid til at begynde at undersøge alternativer. Der findes mange vejledninger til den bedste regnskabssoftware online, og det er næsten helt sikkert her, din søgning begynder.
Muligheder at overveje
Vores team har evalueret mulighederne på markedet, og disse er blevet udvalgt som de bedste regnskabsværktøjer:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Men det behøver ikke at slutte der.
En af de bedste informationskilder er eksisterende brugere. Det kan være tidligere kolleger, LinkedIn-kontakter eller medlemmer af brancheorienterede Slack-grupper, du er en del af. Der er stor sandsynlighed for, at andre har stået over for de samme problemer.
Find ud af, hvad de har gjort, og se, om den regnskabssoftware, de har valgt, kunne være den rigtige for dig.
4. Kontrollér integrationsmulighederne
Når du har indsnævret listen til en håndfuld konkurrenter, skal du kontrollere integrationsmulighederne med resten af din eksisterende teknologiske infrastruktur. Det giver dig ikke kun de bedste muligheder for at få succes med den nye software på lang sigt, men gør også datamigreringen langt mere enkel.
Ideelt set bør du undgå at skulle overføre alt via CSV-filer, da det gør fremskridtene sværere at følge og øger risikoen for menneskelige fejl.
Sørg for ikke kun at kontrollere, hvordan integration fungerer for nye data, men også hvordan de forskellige udbydere af regnskabssoftware håndterer historiske data.
5. Planlæg din tidslinje
Nu hvor du har besluttet, hvilken ny regnskabssoftware til virksomheder du vil skifte til, skal du oprette en detaljeret tidslinje for overgangen. Den skal beskrive de forskellige trin i processen (mere om det nedenfor) samt den omtrentlige tid, hvert trin vil tage.
Det er et godt tidspunkt at genoptage kontakten med de interessenter, der blev identificeret tidligere, så de er klar over ændringen og kan begynde på de nødvendige forberedelser.
Angiv en deadline
En specifik deadline for, hvornår skiftet finder sted, vil holde projektet på rette spor og sikre, at alle er afstemt. En vag dato for skiftet vil uundgåeligt føre til, at implementeringen løbende udskydes, mens der i mellemtiden opstår forvirring og ineffektivitet.
Alle systemer er klar: Skift af software
Tiden er kommet til at foretage skiftet.
Hele pointen er at imødegå potentielle problemer, før de opstår. Vent ikke, til det hele brænder på. Gå i stedet metodisk og gennemtænkt til værks med overgangen for at sikre, at processen forløber problemfrit, og at alle holdes informeret.
1. Udvælg de data, der skal migreres
Det første trin i overgangen er at udvælge de data, du ønsker at migrere. Det oplagte svar kan være at overføre alt, der findes i din eksisterende database, hvilket er fint, hvis alle data kan bruges og overholder databeskyttelsesreglerne.
Et skift af regnskabssoftware giver dog en god mulighed for at gennemgå din praksis for datahåndtering.
- Opbevarer du data, som du ikke har brug for?
- Er der kategorier af data af dårlig kvalitet, som bør fjernes?
Hav lovgivningens krav til opbevaring af data i tankerne for at sikre, at du ikke sletter oplysninger, som du er juridisk forpligtet til at gemme.
2. Overfør og test dine data
Nu hvor dit eksisterende datasæt er organiseret og normaliseret til den nye software, er det tid til at foretage overførslen. Din nye leverandør bør kunne hjælpe med denne proces, som vil variere afhængigt af både det nye og det gamle system, du bruger.
I nogle tilfælde er det muligt at forbinde datakilderne direkte via API'er; ellers skal du sandsynligvis eksportere dataene til et Excel-regneark og derefter importere dataene i det nye system.
Når overførslen er gennemført, er det meget vigtigt, at du kører testrapporter for at kontrollere, at overførslen er gennemført korrekt. Du kan for eksempel udvælge nogle få vigtige opgaver, køre dem i den gamle software og derefter køre dem igen i det nye system for at kontrollere, at resultaterne stemmer overens med dine forventninger.
3. Uddan brugerne i den nye software
Nu hvor du ved, at systemet fungerer korrekt, kan du begynde udrulningen. Der bør være en omfattende oplæringsproces, så dit team kan blive fortroligt med den nye software.
Forsøg ikke at skynde dig gennem dette trin. Du bør give alle tilstrækkelig tid til at blive fortrolige med det nye system, før du forventer, at de bruger det i praksis. Den ekstra tid, du investerer fra starten, vil spare dig for betydelige problemer senere.
En del af denne oplæringsproces bør være løbende adgang til et kundesupportteam, enten internt eller hos selve leverandøren. Det sikrer, at brugerne fortsat kan søge hjælp, efter den indledende oplæring er afsluttet.
4. Kør begge systemer parallelt
Endelig bør du ikke være for hurtig til at lukke det eksisterende system ned. Der vil helt sikkert opstå nogle indkøringsproblemer ved skift af regnskabssoftware, så hvis den gamle software forbliver aktiv, har du en sikkerhedskopi på plads.
Under hele skifteprocessen skal du sørge for at udnytte forholdet til din nye leverandør for at gøre overgangen så problemfri som muligt. Det er også i deres interesse, at det går godt, og selv om du måske kun foretager denne type ændring én gang, gennemgår de processen regelmæssigt.
Du bør fastsætte en slutdato for den gamle software. Når du til sidst lukker den gamle tjeneste ned, skal du sørge for at oprette en arkiveret sikkerhedskopi af tilpasningerne fra dette værktøj, hvis du nogensinde får brug for at gå tilbage til det.
Almindelige fejl ved migrering af regnskabssoftware
Den bedste læring kommer naturligvis af at begå fejl, men ideelt set kan du bare lære af en andens fejl. Jeg har samlet nogle af de mest almindelige fejl ved migrering af regnskabssoftware fra eksperter på området.
Unødvendig overbetaling
Med teknologi som API'er er der ikke nødvendigvis nogen grund til at betale overpris for en softwareløsning, der har hver eneste funktion indbygget.
Et stort antal regnskabsprogrammer har nu API’er og understøttende apps, som virksomheder nogle gange ikke tager i betragtning, når de vurderer en ny leverandør.
Det kan betyde, at virksomheder betaler for meget for software med “alle klokker og fløjter,” fordi de har en omfattende liste over krav, selv om nogle af disse funktioner bedre kan varetages af en specialiseret leverandør uden for den centrale regnskabssoftware.
More Articles
Manglende kontinuitet i regnskabsprincipper
Fra et regnskabsmæssigt synspunkt handler det ikke kun om at få de rigtige data overført, men også om at sikre kontinuitet i, hvordan disse data kategoriseres i det nye system.
Gennemgå din kontoplan og dine regnskabsprincipper grundigt, før du migrerer, for at undgå principfejl, der kan forvrænge din finansielle rapportering.
Når du skifter regnskabssoftware, er en kritisk fejl ikke at kortlægge dine data korrekt, så de stemmer overens med det nye systems rammeværk. Principfejl opstår, når transaktioner klassificeres eller behandles forkert i henhold til GAAP. Det kan for eksempel være forkert kategorisering af udgifter, forkert anvendelse af regler for indregning af indtægter eller forkert angivelse af periodiseringer. Disse tekniske fejl kan vokse sig større og forvrænge dine finansielle opgørelser.
For at forebygge dette bør du undersøge den nye softwares funktioner grundigt og rådføre dig med din revisor for at sikre, at din opsætning afspejler dine eksisterende regnskabsbøger. Investering i ordentlig planlægning og gennemførelse fra starten sparer problemer senere, når det gælder overholdelse af regler og beslutningstagning baseret på fejlagtige tal.
Valg af implementeringspartner udelukkende ud fra pris
For større virksomheder er det almindelig praksis at engagere en tredjepartsspecialist til at hjælpe med at implementere en ny regnskabsløsning. Hvis din virksomhed er stor nok til at berettige dette, advarer eksperterne om, at du bør være omhyggelig med, hvem du samarbejder med.
Virksomheder, der vælger den billigste partner, får en dårlig implementeringsoplevelse og ender enten med at bruge flere penge på at rette problemerne fra den første implementering eller kommer aldrig i drift med deres nye software.
Tilmeld dig for flere indsigter i regnskabsteknologi
Klar til at tage det næste skridt?
Uanset om du er det eneste medlem af økonomiteamet i en lille virksomhed, økonomidirektør i en multinational virksomhed eller befinder dig et sted derimellem, har vi alt, hvad du behøver for at holde dig orienteret om de nyeste teknologiske innovationer, der påvirker dig.
Abonner på vores gratis nyhedsbrev for ekspertrådgivning, vejledninger og indsigt fra finansledere, der former teknologibranchen.
