Hvor meget koster det at outsource regnskabsføring fra USA?

Hvor meget koster det at outsource regnskabsføring? Og måske endnu vigtigere: Hvor meget bør virksomheder forvente at bruge på regnskabsføring for at sikre service af høj kvalitet? 

Outsourcing af regnskabsføring kan give betydelige besparelser sammenlignet med interne løsninger, selv når man sammenligner udbydere med tilsvarende kompetencer. Denne guide gennemgår, hvilke omkostninger amerikanske virksomheder kan forvente, hvis de ønsker at outsource (enten i hjemlandet eller i udlandet). 

Hvorfor bør du outsource?

Den primære grund til at overveje outsourcing af regnskabstjenester er at holde omkostningerne nede. 

I USA er den gennemsnitlige grundløn for en fuldtidsansat intern revisor $61,969. Når lønskatter, personalegoder og ekstra kontorplads lægges til, kan de årlige omkostninger pr. revisor nemt overstige $80k — og være meget højere i områder med høje leveomkostninger. 

Ud over lønninger kan du også spare stort på softwareomkostninger. Tredjeparts bogføringstjenester leverer typisk deres egen software, hvilket betyder, at du – hvis din virksomhed er lille nok – ikke behøver at investere yderligere i regnskabssoftware eller en ERP-regnskabsløsning. 

Det handler dog ikke kun om besparelser. Outsourcing kan være mere effektivt, da der ikke er behov for at oplære interne regnskabsteams. Regnskabsfirmaer af høj kvalitet tilbyder også specialiseret ekspertise, som kan være vanskelig at finde hos en intern revisor. 

Og lidt kontraintuitivt kan outsourcing af regnskabsfunktioner også forbedre den økonomiske sikkerhed. Selvom du skal dele økonomiske data med en tredjepart, har eksterne revisorer typisk ikke adgang til virksomhedens konti eller finansieringskilder, hvilket i høj grad reducerer risikoen for underslæb og bedrageri. 

Kort fortalt: Hvad koster outsourcing af regnskabstjenester?

For de fleste virksomheder kan outsourcing koste omkring $500 til $5,000+ om måneden hos amerikanske CPA-firmaer og potentielt mindre ved outsourcing til udlandet. 

For større virksomheder kan omkostningerne stige i takt med omsætningens størrelse og/eller antallet af medarbejdere. Et rimeligt estimat er at beregne de forventede årlige regnskabsomkostninger til omkring 0,5 % til 1,5 % af den årlige omsætning. 

Faktorer, der påvirker omkostningerne ved outsourcing

Omkostningerne ved outsourcing af regnskabsføring varierer afhængigt af din virksomheds specifikke forhold. Generelt gælder det, at jo mindre og enklere din drift er, desto billigere vil outsourcing være. 

Disse faktorer påvirker de samlede omkostninger ved at bruge et eksternt regnskabsfirma:

Omsætning

Omkostningerne til regnskabstjenester stiger typisk i takt med den omsætning, en virksomhed genererer. Højere omsætning betyder normalt mere arbejde for bogholdere og revisorer, hvilket medfører højere priser på tjenesterne.

Det er naturligvis ikke altid tilfældet. En nystartet virksomhed uden omsætning har for eksempel stadig et betydeligt regnskabsarbejde. I den anden ende af spektret kan servicebaserede virksomheder med høj omsætning have relativt enkel regnskabsføring, især hvis de genererer størstedelen af deres omsætning fra en håndfuld kundekonti. 

Omsætning bruges dog ofte som et enkelt mål for størrelsen af en virksomheds drift, hvilket kan anvendes som udgangspunkt for prissætningen af regnskabstjenester. 

Antal medarbejdere

Antallet af medarbejdere i en virksomhed kan også påvirke omkostningerne ved outsourcing af regnskabsføring. Antallet af medarbejdere kan bruges som et grundlæggende mål for omfanget og/eller kompleksiteten af virksomhedens drift.

Der er også enhedsomkostninger, der skal tages i betragtning, når det gælder antallet af medarbejdere. Revisorer skal for eksempel udarbejde W-2-blanketter for hver medarbejder. Hvis lønadministration også outsources, kan yderligere omkostninger pr. person til tilbageholdelse, behandling af lønudbetalinger og udfyldelse af skatteformularer også løbe op. 

Nødvendige tjenester

“Regnskabsføring” er et bredt begreb. De specifikke behov for regnskabsføring og bogføring i en virksomhed vil i høj grad påvirke omkostningerne ved outsourcing af tjenester. 

Regnskabsfirmaer kan tilbyde følgende tjenester:

• Bogføring og udarbejdelse af regnskaber
• Lønbehandling
• Debitorer/fakturering
• Kreditorer
• Intern revision
• Håndtering af ekstern revision
• Budgetlægning og prognoser
• Finansiel analyse
• Og mere

Grundlæggende bogføring og udarbejdelse af finansielle rapporter er typisk inkluderet som standard; andre tjenester er ofte tilgængelige som tilkøb. 

Når du ser tal for de gennemsnitlige omkostninger ved at outsource regnskabstjenester, vil du bemærke et meget stort spænd (for eksempel $500 til $5,000+ om måneden). En stor del af forklaringen er den variation af tjenester, virksomheden ønsker, samt hvor almindelige enkeltstående priser er. 

Outsourcingmetode

Eksterne regnskabsudbydere kan enten udvide dit eksisterende personales kompetencer eller helt erstatte rollerne i en intern regnskabsafdeling. Omkostningerne påvirkes af omfanget af de leverede tjenester.

Hvis du for eksempel allerede har en intern bogholder, kan du ønske at engagere en regnskabstjeneste til at støtte vedkommende og håndtere yderligere opgaver som budgetlægning, prognoser eller finansiel analyse. 

På den anden side har du måske selv stået for bogføringen og ønsker at outsource regnskabsarbejdet fuldt ud for at frigøre mere af din egen tid. 

Som man kunne forvente, bliver outsourcing dyrere, jo større omfanget af de leverede tjenester er. 

Prisfastsættelsesmetode

Regnskabsudbydere kan strukturere deres priser for tjenester på flere måder. De to mest almindelige er en timepris og et månedligt honorar. 

Timepris

Timepriser for USA-baserede revisorer ligger ofte i intervallet $100 til $500+ i timen. For regnskabstjenester leveret fra udlandet er omkostningerne typisk lavere og kan ligge i intervallet $20-$100+ i timen. 

Nogle virksomheder kan tilbyde flere niveauer af timepriser. Grundlæggende bogføring kan for eksempel koste $100 i timen (og blive håndteret af juniorassistenter i virksomheden), mens skatte- og finansiel rapportudarbejdelse kan koste $400 i timen (og blive udført af en autoriseret CPA). 

Fordele ved timebaseret prissætning:

• Kan være mere omkostningseffektivt, især for mindre virksomheder
• Omkostningerne skalerer med transaktionsmængden, hvilket betyder, at omkostningerne kan være lavere i stille måneder
• Velegnet til sæsonprægede virksomheder, hurtigt voksende virksomheder og nystartede virksomheder før omsætning

Ulemper ved timebaseret prissætning:

• De samlede omkostninger er mindre forudsigelige
• Timebaseret fakturering kan tilskynde udbydere til ineffektivitet
• Kan kræve et minimumsantal fakturerbare timer om måneden

Månedligt honorar

Prisen for regnskabstjenester med et månedligt honorar kan variere fra $500 til $5,000+ om måneden for små virksomheder med en omsætning på op til $10m og/eller færre end 100 medarbejdere, hvorefter den fortsætter med at skalere op. For regnskabsvirksomheder i udlandet kan omkostningerne være lavere, nemlig $250 til $3,000+. 

Prissætning med et månedligt honorar kræver typisk en længere bindingsperiode, normalt 1 år eller mere. Den kan struktureres som et standardiseret fast månedligt gebyr (uanset arbejdsmængden i en given måned), eller som et bestemt antal timekreditter pr. måned, der kan overføres, hvis de ikke bruges. 

En virksomhed kan for eksempel opkræve $3,000 om måneden som et fast gebyr. En anden kan opkræve $3,000 om måneden for 15 kredittimer pr. måned. I sidstnævnte tilfælde kan kredittimer, der ikke bruges i en given måned, overføres til fremtidige måneder uden yderligere gebyrer. 

Fordele ved prissætning med månedligt honorar:

• Konsekvente og forudsigelige omkostninger er lettere at budgettere med
• Kan udgøre en rabat sammenlignet med virksomhedens timepris
• Kan motivere regnskabsudbydere til at være mere effektive

Ulemper ved prissætning med månedligt honorar:

• Kan kræve en længere bindingsperiode
• Mindre egnet til virksomheder med skiftende behov året igennem (dvs. sæsonvirksomheder, hurtigt voksende virksomheder)
• Kan være mindre omkostningseffektivt for mindre virksomheder og enklere regnskabsbehov

Sådan estimerer du de samlede omkostninger

Omkostningerne ved at outsource regnskabstjenester varierer afhængigt af kompleksiteten i din specifikke virksomhed. Derfor er den eneste måde at få et præcist estimat over omkostningerne på at kontakte flere regnskabsfirmaer for at få et individuelt tilbud. 

Når det er sagt, kan du estimere omkostningerne ved at tage højde for din virksomheds omsætningstal, servicebehov og placering. 

Estimerede årlige omkostninger som en procentdel af omsætningen

Du kan beregne de forventede årlige omkostninger ved at outsource regnskab på grundlag af en procentdel af din årlige omsætning. 

1% til 1.5% af den årlige omsætning er et rimeligt udgangspunkt for virksomheder med en omsætning på mellem $300k og omkring $3m. 

En virksomhed med en omsætning på omkring $1m kan for eksempel forvente, at de årlige (ikke månedlige) regnskabsomkostninger ligger i intervallet ~$10k-$15k. 

For små virksomheder kan udgifterne ofte overstige dette referencepunkt på 1%-1.5%. En mindre familieejet servicevirksomhed med en årlig omsætning på $100k vil have svært ved at finde en regnskabsudbyder, der er villig til at arbejde for blot $1-$1.5k/år. 

På den anden side kan virksomheder med høj omsætning have lavere omkostninger som en procentdel af omsætningen. En virksomhed med en årlig omsætning på $10m vil måske kunne finde en regnskabsudbyder af høj kvalitet til omkring 0.5%-1% af omsætningen. 

Husk, at disse tal er meget grove estimater og desuden har tendens til at være baseret på USA-baserede priser. For virksomheder, der outsourcer til udlandet, er omkostningerne typisk lavere. 

Lokal outsourcing eller outsourcing til udlandet

En væsentlig omkostningsfaktor er placeringen af den regnskabstjeneste, du outsourcer til. 

Generelt tager regnskabsfolk i USA mere for deres ydelser end regnskabsfolk i udlandet — især når man ser på tjenester i lande med lavere leveomkostninger som Indien eller Filippinerne. 

Når du vurderer regnskabstjenester fra udlandet, skal du sørge for at foretage en grundig undersøgelse. Skjulte omkostninger og/eller ineffektivitet kan nemt udhule de økonomiske fordele ved outsourcing til udlandet. Sørg også for at være helt sikker på, at tjenesten beskæftiger regnskabsfolk, som har et indgående kendskab til amerikanske regnskabsstandarder og skattelove. 

Outsourcing kan være omkostningseffektivt, men vælg med omhu

For mange virksomheder kan omkostningerne ved at outsource regnskabstjenester være betydeligt lavere end at anskaffe god regnskabssoftware eller ansætte en intern regnskabsmedarbejder.

Når det er sagt, er det afgørende at samarbejde med en velrenommeret udbyder af regnskabstjenester. Billige tjenester er ikke til nogen hjælp, hvis de er unøjagtige eller ineffektive, og ingen virksomhedsejer ønsker at skulle bekymre sig om at dobbelttjekke nøjagtigheden af deres regnskabsudbydere. 

Du kan finde flere vejledninger om bedste praksis inden for regnskab, softwareværktøjer og meget mere i regnskabssektionen hos The CFO Club. Hvis du vil have konkrete indsigter om alt inden for virksomhedsøkonomi, kan du tilmelde dig The CFO Club-nyhedsbrevet i dag.