Wie Sie eine FP&A-Funktion als Tech-Unternehmen im Jahr 2026 aufbauen
Mit dem Wachstum Ihres Tech-Startups werden Sie sich irgendwann fragen, wann der Zeitpunkt gekommen ist, das Unternehmen nicht nur weiter auszubauen, sondern gezielt zu optimieren. Einsparungen an den richtigen Stellen und Umsatzsteigerungen dort, wo sie am realistischsten sind – diese und weitere Fragen beantwortet das Team für Finanzplanung und -analyse (FP&A) Ihres Unternehmens.
Die Etablierung dieser Funktion kann einschüchternd wirken. Wen sollten Sie als erstes einstellen? Sollten Sie höflich vorschlagen, dass Ihr Buchhalter die Aufgabe übernimmt? Was lässt sich automatisieren? Und ab wann macht es eigentlich Sinn, Ihr FP&A-Team zu vergrößern?
Ich beantworte all diese Fragen und mehr, damit Sie die nötigen Informationen erhalten, um diese unverzichtbare, aber leicht zu verfehlende Unternehmensfunktion effizienter zu gestalten.
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Eine FP&A-Strategie aufbauen
Bevor Sie überhaupt über Personalentscheidungen nachdenken, ist es entscheidend, eine effektive Strategie festzulegen. Gehen Sie diesen Prozess mit einem offenen Blick für die Bedürfnisse der gesamten Organisation an, nicht nur für die Finanzabteilung, und berücksichtigen Sie folgende Punkte:
- Warum möchten Sie eine FP&A-Funktion einrichten? Haben Sie spezielle Anforderungen an Budgetierung oder Forecasting, oder möchten Sie generell die Effizienz steigern?
- Welche Unterstützung benötigen die Stakeholder in Ihrem Unternehmen? Wie können Ihre Marketing-, People-Ops- und andere Geschäftsbereiche von einer internen Finanzanalyse und Entscheidungshilfe profitieren?
- Können Sie das notwendige Budget und die Aufmerksamkeit aufbringen, die es braucht, um ein FP&A-Team effektiv arbeiten zu lassen? Wie ich später beschreibe, benötigen Sie die richtigen Menschen, Prozesse und Technologien, damit FP&A Wirkung zeigt; diese Dinge sind meist nicht günstig zu haben.
Vorteile eines technologiegestützten FP&A-Teams
Laut einer aktuellen Umfrage der Association for Financial Professionals gaben 78 % der Befragten an, dass sie in den nächsten 12 Monaten ihre Fähigkeiten im Bereich Technologie und Daten verbessern wollen.
Unternehmen schätzen diese Funktion, weil sie wichtige Aufgaben wie das Forecasting und die Modellierung verschiedener Strategien für Ihr Unternehmen übernimmt, ohne gleichzeitig andere Mitglieder des Finanzteams zusätzlich zu belasten.
Zu den Vorteilen gehören:
- Eine interne Denkfabrik, die sich um wichtige Geschäftsentscheidungen kümmert, anstatt Stunden von Finanzprofis mit anderen Qualifikationen, wie Ihrem Buchhalter, zu beanspruchen
- Echtzeitdaten aus dem gesamten Unternehmen zusammenzuführen, sodass jeder Unternehmensbereich einen analytischen Geschäftspartner zur Seite hat, der Entscheidungen unterstützt
- Eine kontinuierliche Überwachung von Zielen und Leistung, wodurch das Top-Management für übergeordnete strategische Fragestellungen frei wird und gleichzeitig bei der Festlegung dieser Ziele unterstützt wird
- Wichtige Kapitalfragen und Szenarienplanung zu adressieren, beispielsweise den Bedarf an zusätzlichem Fundraising
- Mitarbeiter zu haben, die sich mit Statistik-Analyse-Software und anderen, komplexeren Tools auskennen
Aktuelle Herausforderungen im Bereich FP&A
Trotz ihres Nutzens stehen FP&A-Teams vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die durch sich rasant entwickelnde Markt-, Technologie- und globale Einflüsse entstehen.
Unklare Zielsetzungen
Für viele Unternehmen bedeutet Erfolg heutzutage mehr, als nur Umsatz, Cashflow oder Profitabilität zu steigern. Unternehmen müssen heute eine Vielzahl von Zielen erreichen: Gewinne erzielen während gleichzeitig Wachstum vorangetrieben und ESG-Kriterien (Environment, Sustainability, and Governance) erfüllt werden. Insbesondere wenn Sie engagierte Investoren haben, kann sich das anfühlen, als würden Sie ständig jonglieren müssen.
Das kann es FP&A-Teams erschweren, sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren. Reagieren Sie darauf, indem Sie die FP&A-Aufgaben auf die aktuell wichtigsten Ziele priorisieren:
- Sie haben Produktprobleme? Dann steuern Sie das Team gezielt dorthin.
- Sie stehen vor einer wichtigen Entscheidung zwischen zwei Marketingkampagnen? Richten Sie die FP&A-Unterstützung in diese Richtung aus.
Schlechte Datenquellen
Ihr FP&A-Team wird nur so effektiv sein wie die Finanzdaten und anderen Informationen, auf die es zugreifen kann. Damit sie Informationen über Vertrieb, Marketing, Produkt und Prognosen teilen können, müssen Sie sicherstellen, dass sie in jedem dieser Bereiche vollständige Transparenz haben. Selbst wenn Sie Datenquellen zur Verfügung haben, sind die Daten sauber und stimmig?
Dies ist das Hindernis, das Unternehmen davon abhält, ihr FP&A-Team zu früh zu starten. Solange in Ihrer Organisation keine echte Ordnung herrscht, wird FP&A keine aussagekräftigen Erkenntnisse liefern können, die Ihr (Unternehmens-)Leben retten. Sie sollten mit dem Aufbau dieses Teams warten, bis Sie das richtige Datenmanagement und die nötigen Erfassungstools eingerichtet haben, die Ihrer FP&A-Abteilung einen stetigen Datenfluss verschaffen.
Bedarf an guten Werkzeugen
Da FP&A immer datenorientierter wird, steigt auch die Abhängigkeit von den richtigen technologischen Tools. Weit über Excel hinaus bieten heutige Systeme andere Möglichkeiten. Dies kann einen herausfordernden Rückkopplungseffekt zwischen Ihrer Finanz- und IT-Abteilung erzeugen, da der Prozess zur Identifikation und Implementierung der richtigen Technologiepartner zeitaufwändig sein kann. Es bedeutet auch, dass Ihre FP&A-Mitarbeitenden die richtigen technologischen Fähigkeiten besitzen müssen.
Zeit für die Schulung der Mitarbeitenden in den verwendeten Tools zu investieren, mag wie eine Kostenstelle erscheinen, zahlt sich jedoch im weiteren Verlauf vielfach aus.
Die entscheidenden Komponenten
Der Erfolg Ihres Teams hängt von der Verbindung von Menschen, Prozessen und Technologie ab.
Menschen
Ob Einzelperson oder Team – Mitarbeitende mit den richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen können Ihre FP&A-Funktion zum Erfolg führen oder scheitern lassen. Einige Hintergründe eignen sich besser für FP&A-Rollen in Tech-Startups als andere.
Ausgezeichnete Kompetenzen im Finanzmodellieren sind erforderlich, aber noch nicht ausreichend. Falls Sie gerade erst beginnen, Ihr Finanz-Team aufzubauen, sollten Sie jemanden finden, dessen Fähigkeiten mehrere Bereiche abdecken. In diesem Fall kann es vorteilhaft sein, jemanden einzustellen, der sowohl Erfahrung im Finanzwesen als auch im Fundraising mitbringt.
Zielprofile für FP&A-Mitarbeitende sollten sowohl erfahrene Personen aus anderen FP&A-Teams als auch gut ausgebildete Nachwuchskräfte mit nachweislicher Finanzerfahrung im Startup-Umfeld umfassen. Unabhängig vom gewählten Profil steht fest, dass FP&A eine technologiegetriebene Position ist. Kandidatinnen und Kandidaten mit Erfahrung in der Nutzung oder sogar Entwicklung technologischer Tools werden auf lange Sicht sehr helfen.
Fühlen Sie sich nicht verpflichtet, Ihr Team vorschnell zu vergrößern. Es ist besser, eine hervorragende Person einzustellen und gemeinsam mit ihr die richtigen Prozesse und Technologien aufzubauen, als zu früh mit einem ganzen Team ins kalte Wasser zu springen.
Prozesse
Das Ausstatten dieser Teammitglieder mit gut durchdachten Prozessen macht den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg von FP&A.
Denken Sie daran, FP&A steht für Financial Planning & Analysis (Finanzplanung & Analyse). Diese Funktion ist in der Regel nicht für die Zielsetzung der gesamten Organisation verantwortlich, daher ist es wichtig, Ihrem FP&A-Team den passenden Kontext und geeignete KPIs (Key Performance Indicators) vorzugeben, innerhalb derer es arbeiten kann.
Neben einer passenden Zielsetzung ist es ebenso wichtig, den konkreten Arbeitsablauf Ihrer FP&A-Funktion festzulegen und regelmäßig zu überarbeiten. Gibt es veraltete Abläufe, die Zeit verschwenden oder Doppelarbeit verursachen? Analysieren Sie regelmäßig – und hören Sie dabei auf das Feedback Ihres FP&A-Teams – jeden Schritt in Ihren wiederkehrenden FP&A-Prozessen, um Ihre Arbeitsweise zu optimieren und das Team bei der Sache zu halten.
Technologie
Neben der Besetzung der richtigen Stellen erweitert die Ausrüstung dieser Teammitglieder mit den passenden Technologieplattformen deren Möglichkeiten, sämtliche Unternehmensdaten zu nutzen und fundiertere strategische Entscheidungen zu treffen. Diese Plattformen sind häufig cloudbasiert und können KI oder maschinelles Lernen verwenden, um die Fähigkeiten Ihres Teams zu erweitern.
Für konkrete Beispiele lesen Sie unsere Artikel zu den 19 besten Tools für Finanzberichte und den wichtigsten Lösungen für Performance Management im Unternehmen.
Verknüpfung Ihrer Komponenten
Die Koordination dieser drei Komponenten ist ebenso wichtig wie die Wahl der richtigen. Ich möchte kurz darauf eingehen, dass die Art, wie Sie Ihr FP&A-Team aufstellen, auch in gewissem Maße von Ihrer eigenen Rolle abhängt. CFOs sind bei Startups in der Regel nicht die ersten Mitarbeitenden – wenn Sie diese Position innehaben, arbeiten Sie wahrscheinlich in einem Unternehmen mit einem ausreichend ausgebauten Talentpool. In diesem Fall haben Sie wahrscheinlich bereits Erfahrung darin, interne Teams aufzubauen. Läuft ein Prozess oder Verfahren bereits gut, besteht kein Grund, das Rad für Ihre FP&A-Gruppe neu zu erfinden.
Sind Sie hingegen Gründer oder Mitgründer eines kleineren Startups, sollten Sie sicherstellen, dass Sie jeden dieser drei Kernelemente wirklich berücksichtigen. Ohne die richtige Technologie und Daten kann Ihr FP&A-Team nicht arbeiten. Und ohne die passenden Prozesse kann es nicht effizient agieren.
Stellen Sie sicher, dass Sie diese Funktion mit der richtigen, zukunftsorientierten Denkweise, Neugierde und einer Betonung der Zusammenarbeit mit den anderen Teams Ihres Unternehmens einrichten. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihr FP&A-Team sich nicht in schwer umsetzbaren oder endlosen Fleißarbeiten verzettelt. Überprüfen Sie regelmäßig, ob es Aufgaben mit geringem Aufwand gibt, die automatisiert oder aus dem Arbeitsaufwand entfernt werden können, und bewerten Sie, ob Ihre Mitarbeiter, Prozesse und Technologien zusammenarbeiten oder sich gegenseitig behindern.
Häufig gestellte Fragen
Hier sind einige der häufigsten Fragen, die CFOs von Startups zu FP&A haben
Was ist der Unterschied zwischen einer FP&A-Leitung und einem CFO?
Ich gehe gleich auf diese Frage ein, falls Sie sich fragen, was FP&A von einem CFO unterscheidet, da beide mit Finanzplanung beschäftigt sind. Die Aufgabe Ihrer FP&A-Leitung wird spezifischer sein als die Ihres CFO.
Während der Leiter für Finanzplanung & Analyse eines Unternehmens für Forecasting, taktische Planung und damit verbundene Aufgaben wie Budgetierung verantwortlich ist, übernimmt der CFO in der Regel auch das Tagesgeschäft wie Buchhaltung und Treasury. Der CFO ist eine entscheidende Instanz und stärker in die langfristige strategische Planung eingebunden als die FP&A, die sich auf das Sammeln von Daten und Erkenntnissen aus der gesamten Organisation konzentriert, um bessere Entscheidungen zu ermöglichen.
FP&A unterstützt und befähigt den CFO, ist aber nur ein Teil des großen Ganzen.
Wie kann man ein bestehendes FP&A-Team verbessern
Wenn Sie bereits ein FP&A-Team aufgebaut haben, aber nach Möglichkeiten suchen, dessen Effektivität zu steigern, denken Sie über gezielte Verbesserungen bei Mitarbeitenden, Prozessen und Technologie nach.
- Passen die Fähigkeiten und Erfahrungen Ihrer Teammitglieder zu den Herausforderungen, denen Ihr Unternehmen gegenübersteht, oder können Sie Upskilling betreiben?
- Gibt es neue Herangehensweisen – entweder von anderen Teams oder vielleicht anderen Unternehmen –, die Ihre finanzielle Leistung verbessern könnten?
- Gibt es neue Technologieplattformen, die die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden erweitern oder ihnen völlig neue Möglichkeiten eröffnen könnten? Vielleicht ist dies ein gutes Projekt, das Ihr FP&A-Team übernehmen könnte.
Wie viel sollte automatisiert werden
Eine weitere häufige Frage ist, wie viel von Ihrer FP&A-Funktion automatisiert werden kann. Die Antwort ist wenig zufriedenstellend, aber wahrscheinlich wenig überraschend: „Es kommt darauf an.“ Wie CFO Club-Autor Christian Martinez in einem anderen Artikel ausgeführt hat, gibt es drei Schritte zur Bewertung von Automatisierungspotentialen:
- Dokumentieren Sie Ihre Finanzprozesse
- Quantifizieren Sie die finanziellen Auswirkungen der Automatisierung – gemeinsam mit den Technikteams Ihres Unternehmens. Berücksichtigen Sie Kennzahlen wie eingesparte Zeit pro Prozess, Anzahl der betroffenen Mitarbeitenden sowie Auswirkungen auf Profitabilität und Bewertung
- Erstellen Sie eine Matrix „Auswirkung zu Aufwand“, um Möglichkeiten mit hohem Nutzen und geringem Aufwand für die Automatisierung zu identifizieren
Dieser dreistufige Prozess, der im vollständigen Artikel weiter erläutert wird, gibt Ihnen eine Vorstellung davon, wie sehr Automatisierung helfen kann.
Wann sollte man einstellen
Sie wissen also, dass Sie ein FP&A-Team aufbauen möchten. Wann ist es endlich soweit?
Die Antwort besteht aus zwei Aspekten. Erstens: Wann sind Sie in der Lage, Mehrwert aus FP&A zu ziehen? Wenn Ihr Unternehmen noch nicht so weit entwickelt ist, dass vielfältige und bedeutende Finanzanalyseprojekte sowie Fragen der Budgetpriorisierung anstehen, wird die Einführung der FP&A-Rolle wenig bringen.
Zweitens: Ihr FP&A-Team sollte sich parallel zur Entwicklung seiner vorausgesetzten Funktionen entwickeln. Insbesondere ohne ein gut organisiertes und systematisiertes Buchhaltungsteam sowie die nötigen Datensammlungsmöglichkeiten zur Leistungsverfolgung in allen Abteilungen Ihres Unternehmens, hat Ihre FP&A-Fachkraft nur wenig zu tun.
Eine profitable Zukunft vorhersagen
Der Aufbau eines voll funktionsfähigen FP&A-Teams ist ein Prozess, der sorgfältige Vorplanung erfordert, aber der Schlüssel zur Erschließung einer deutlich höheren Effizienz in Ihrem gesamten Unternehmen sein kann. Ich würde gerne von Ihren eigenen Erfahrungen beim Aufbau einer FP&A-Funktion oder sogar eines vollständigen Finanzteams hören.
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