Lohnt sich eine ERP-Anpassung (& wie viel kostet sie)?

Die Anpassung eines ERP-Systems ist nicht gerade etwas, das die meisten Menschen tun wollen. Es ist eher so: „Dieses System sieht gut aus, braucht aber einige Anpassungen, damit es für uns funktioniert … Wie groß wäre der Aufwand dafür wohl?“

Ich erläutere, was Sie herausfinden müssen, um festzustellen, ob sich ein ERP-System lohnt, das Anpassungen erfordert. Außerdem zeige ich, wie Sie einige häufige Kostenfallen umgehen können.

Was ist die Anpassung eines ERP-Systems?

Bei der Anpassung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) wird eine standardmäßig verfügbare ERP-Software so verändert, dass sie besser auf die spezifischen Geschäftsprozesse, Arbeitsabläufe und Anforderungen eines Unternehmens abgestimmt ist.

Dies kann Änderungen an Folgendem umfassen:

• Benutzeroberfläche (UI)
• Datenmodellen
• Integrationen
• Berichten und Dashboards
• Sicherheits- und Zugriffssteuerungskonfigurationen
• ihren eigenen Geschäftsprozessen

Die Anpassung eines ERP-Systems erfolgt in der Regel durch:

• ERP-Konfigurationseinstellungen
• Entwicklung individuellen Codes (Quellcode)
• die Verwendung vorgefertigter Erweiterungen oder Zusatzmodule, die vom ERP-Anbieter oder von Drittentwicklern bereitgestellt werden

Wer benötigt angepasste ERP-Software?

Bei der Frage, ob Sie Anpassungen benötigen, geht es eher um die Möglichkeit als um die übliche Vorgehensweise. Die meisten Unternehmen passen letztlich ihre Prozesse an, um ein neues ERP-Tool zu integrieren – und erzielen dadurch positive Ergebnisse.

Es gibt jedoch bestimmte Arten von Unternehmen, die ihre Prozesse nicht einfach ändern können und stattdessen Anpassungen am ERP-System benötigen:

Große Unternehmen und multinationale Konzerne

• Tätigkeit an mehreren Standorten oder in mehreren Ländern
• Komplexe Organisationsstrukturen und Geschäftsprozesse
• Umgang mit unterschiedlichen regulatorischen und Compliance-Anforderungen
• Notwendigkeit der Integration verschiedener Drittanbietersysteme und älterer Anwendungen

Ein multinationales Produktionsunternehmen mit Niederlassungen in mehreren Ländern müsste beispielsweise sein ERP-System anpassen, um lokale Vorschriften, Sprachen, Währungen und branchenspezifische Prozesse zu berücksichtigen.

Unternehmen in stark regulierten Branchen

• Gesundheitswesen und Pharmazie
• Finanzwesen und Banken
• Energieversorgung und Versorgungsunternehmen
• Behörden und Organisationen des öffentlichen Sektors

Ein Pharmaunternehmen müsste beispielsweise sein ERP-System anpassen, um strenge Vorschriften für die Arzneimittelentwicklung, klinische Studien und das Lieferkettenmanagement einzuhalten. ERP-Systeme für Behörden stehen häufig vor ähnlichen Herausforderungen bei der Einhaltung regulatorischer Vorgaben, die spezielle Anpassungen erfordern.

Unternehmen mit einzigartigen oder spezialisierten Geschäftsprozessen

Ich weiß, dass wir alle das Gefühl haben, unsere Unternehmen seien einzigartig, aber hier beziehe ich mich auf sehr spezielle Unternehmen. Dazu gehören Unternehmen mit Produktionsprozessen, die von Standard-ERP-Systemen (in der Regel) nicht unterstützt werden, etwa kundenspezifische Produktkonfigurationen oder besondere Compliance-Anforderungen. Das können sein:

• Produktionsunternehmen mit spezialisierten Produktionsprozessen, z. B. ein Hersteller maßgefertigter Möbel.
• Dienstleistungsunternehmen mit einzigartigen Modellen für die Leistungserbringung

Hightech- und Softwareunternehmen

Unternehmen entwickeln sich in der Technologiebranche häufig mit rasantem Tempo weiter, mit dem Standard-ERP-Lösungen nicht immer Schritt halten können. Individuell angepasste ERP-Systeme ermöglichen schnelle Anpassungen, etwa das einfache Hinzufügen oder Entfernen von Produktlinien oder die Anpassung an sich weiterentwickelnde Softwarelizenzmodelle.

Dienstleistungsorientierte Unternehmen mit spezifischen Abrechnungsmodellen

Unternehmen, die Dienstleistungen mit komplexen Abrechnungsmodellen anbieten, beispielsweise leistungsabhängige Verträge, benötigen möglicherweise individuelle Funktionen, um diese Modelle abzubilden.

Früher leitete ich eine Agentur für Investor Relations – genauer gesagt: ein Dienstleistungsunternehmen –, bei der die monatlichen Abrechnungsbeträge je nach den für unsere Kunden erzielten Ergebnissen unterschiedlich ausfielen. Wenn ich in diesem Unternehmen ein ERP-System implementieren würde, bräuchte ich eine Lösung, die Leistungen auswerten, Freigaben einholen und Preise dynamisch anpassen kann.

Unternehmen, die keine Anpassung benötigen

• Kleine und mittlere Unternehmen mit unkomplizierten Abläufen
• Start-ups mit einfachen Geschäftsmodellen
• Unternehmen in weniger stark regulierten Branchen
• Unternehmen mit standardmäßigen betrieblichen Anforderungen
• Organisationen, die kostengünstige Lösungen mit umfassender Funktionalität suchen
• Immobilienagenturen

Diese Arten von Unternehmen profitieren in der Regel eher davon, ihre Arbeitsabläufe an die verfügbaren ERP-Lösungen anzupassen, als in individuelle Anpassungen zu investieren. Dieser Ansatz kann Kosten sparen und Abläufe vereinfachen, insbesondere in der Anfangsphase oder bei einem kleineren Betriebsumfang.

Vorteile der ERP-Anpassung

Wenn du bis hierhin liest, gehörst du wahrscheinlich zu den sehr glücklichen Menschen, die von einer Anpassung ihres Systems profitieren könnten. Es ist jedoch nicht alles schlecht – die Anpassung deines ERP-Systems kann zu Folgendem führen:

1. Verbesserter Wettbewerbsvorteil

Durch Anpassungen können Unternehmen ihre ERP-Systeme so optimieren, dass sie einzigartige strategische Initiativen unterstützen und sich dadurch einen Vorsprung gegenüber ihren Wettbewerbern verschaffen. 

Beispielsweise kann ein Logistikunternehmen, das eine fortschrittliche Routenoptimierung und Echtzeitverfolgung in sein ERP integriert, die Konkurrenz übertreffen, mehr Kunden gewinnen und seinen Marktanteil erhöhen.

2. Höhere Flexibilität und Skalierbarkeit

Während sich dein Unternehmen weiterentwickelt, verändern sich auch deine Anforderungen. Wenn du bereits mit einem angepassten ERP-System arbeitest, passt es sich an dich an und wächst mit dir. So entspricht deine Technologie stets dem Tempo deines Unternehmens – unabhängig davon, ob du neue Märkte erschließt, Produkte einführst oder dein Geschäftsmodell weiterentwickelst.

Und wenn das System mit dir wächst, musst du es später nicht ersetzen. Das ist doch ein Gewinn, oder?

3. Höhere Akzeptanz und Zufriedenheit der Nutzer

Menschen sind bei der Implementierung eines ERP-Systems oft das größte Hindernis. Wenn du es jedoch anpasst, kannst du während des Prozesses Feedback von den Nutzern einholen und das System so zu einem Kinderspiel für alle machen. 

Wenn sich dein ERP intuitiv anfühlt und genau zu den täglichen Abläufen deines Teams passt, verwenden die Mitarbeitenden es eher gern und effektiv. Dadurch werden alltägliche Aufgaben weniger lästig, die Datengenauigkeit steigt und du erhältst letztlich die Vorteile, die du dir ursprünglich vom System versprochen hast.

4. Höhere betriebliche Effizienz und Produktivität

Durch die Anpassung deines ERP-Systems kannst du deine Prozesse vereinfachen, langweilige und sich wiederholende Aufgaben automatisieren und Redundanzen beseitigen. Das bedeutet weniger manuelle Arbeit und mehr Zeit für strategische Aufgaben, wodurch Produktivität und Kosteneinsparungen steigen.

Beispielsweise kann ein Fertigungsunternehmen, das sein ERP-System mit Produktionsanlagen und seiner Lieferkette synchronisiert, schnellere Prozesse, weniger Fehler und eine bessere Ressourcennutzung erreichen.

5. Optimierte Abläufe, die auf branchenspezifische Anforderungen zugeschnitten sind

Jede Branche hat ihre Eigenheiten und spezifischen Anforderungen — etwa die Chargenverfolgung in der Pharmaindustrie oder die Verwaltung von Produkteigenschaften im Modeeinzelhandel. Individuelle ERP-Lösungen können diese Anforderungen erfüllen und Sie dadurch gesetzeskonformer und effizienter machen.

6. Intelligentere Datenverwaltung und Entscheidungsfindung

Durch die Anpassung Ihres ERP-Systems können Sie Daten so verarbeiten, wie es für Ihr Unternehmen optimal ist, und dadurch präzisere Erkenntnisse und bessere Entscheidungen gewinnen. Indem Sie verschiedene Datenquellen verbinden und die Erfassung von Informationen anpassen, erhalten Sie ein klareres Bild der aktuellen Situation, erkennen mögliche Probleme und können Ihr Unternehmen effektiver steuern.

Nachteile der ERP-Anpassung

Ich möchte Sie allerdings nicht einfach nur überzeugen. Eine Anpassung ist nicht für jeden geeignet, und hier sind einige Gründe dafür:

1. Höhere Kosten (anfänglich und langfristig)

Die Anpassung eines ERP-Systems ist nicht günstig. Sie umfasst hohe anfängliche Kosten für die ERP-Entwicklung sowie laufende Wartungskosten, die sich schnell summieren können. Für kleine und mittlere Unternehmen oder Unternehmen mit knappem Budget kann das schwer zu verkraften sein.

Beispielsweise könnte ein kleines Einzelhandelsunternehmen feststellen, dass der hohe Preis eines individuell angepassten cloudbasierten ERP-Systems Mittel verschlingt, die besser anderweitig eingesetzt würden, etwa für die Produktentwicklung oder das Marketing.

2. Komplexität bei Wartung und Aktualisierungen

Anpassungen können routinemäßige Aktualisierungen zu einem großen Problem machen. Wenn neue ERP-Updates veröffentlicht werden, benötigt ein stark angepasstes System möglicherweise zusätzliche Tests und Anpassungen, um kompatibel zu bleiben. Dies kann zu Ausfallzeiten und zusätzlichen Kosten führen.

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das die Vorteile neuer ERP-Funktionen erst verspätet nutzen kann, weil seine angepasste Konfiguration bei jedem Update besondere Aufmerksamkeit erfordert.

3. Abhängigkeit von Anbietern

Eine umfangreiche Anpassung kann Sie eng an bestimmte Anbieter oder Technologie-Teams binden. Diese Abhängigkeit kann Ihre Flexibilität beim Wechsel von Systemen oder bei der Aktualisierung Ihres ERP-Systems einschränken und möglicherweise zu höheren Kosten und betrieblichen Problemen führen.

4. Ablenkung vom Kerngeschäft

Die Anpassung Ihres ERP-Systems kann viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen — Ressourcen, die ansonsten für wichtige Geschäftsaktivitäten eingesetzt werden könnten. 

Eine Agentur für digitales Marketing könnte sich beispielsweise in der ERP-Anpassung für das Projektmanagement verlieren, obwohl sie ihre Marketingstrategien weiterentwickeln könnte, wodurch möglicherweise ihre zentralen Dienstleistungen beeinträchtigt werden.

5. Herausforderungen bei Schulung und Einführung

Individuelle Funktionen machen ein ERP-System schwieriger zu erlernen und zu nutzen, was zu längeren Schulungszeiten und einer geringeren Bereitschaft der Mitarbeitenden führen kann, das System vollständig anzunehmen. Nehmen wir ein international tätiges Handelsunternehmen: Sein angepasstes ERP-System zur Bearbeitung komplexer Zoll- und Währungsfragen könnte so komplex sein, dass es die Effizienz der Mitarbeitenden und die Wirksamkeit des Systems beeinträchtigt.

💡Experten-Tipp:

Seien Sie ehrlich bei der Einschätzung, ob die Vorteile einer Anpassung die möglichen Kosten und Komplikationen rechtfertigen. Manchmal ist es die klügere Entscheidung, Ihre Geschäftsprozesse so anzupassen, dass sie innerhalb der Möglichkeiten standardisierter ERP-Lösungen funktionieren.

So entscheiden Sie, ob sich eine Anpassung lohnt

Die Entscheidung, ob Sie Ihr ERP-System anpassen sollten, erfordert eine detaillierte Bewertung, um festzustellen, ob dies mit Ihren Geschäftszielen und Ressourcen übereinstimmt. So gehen Sie systematisch vor:

Schritt 1: Geschäftliche Anforderungen und ERP-Eignung beurteilen

Beginnen Sie damit, Lücken in den standardmäßigen ERP-Funktionalitäten zu identifizieren, die sich auf Ihre Abläufe auswirken. Ermitteln Sie, auf welche kritischen Anforderungen sich diese Lücken beziehen, und beurteilen Sie, ob sie eine Anpassung rechtfertigen.

So geht's: Listen Sie alle Prozesse und Bereiche auf, in denen das aktuelle ERP-System hinter den Anforderungen zurückbleibt. Beziehen Sie die Leiter der verschiedenen Abteilungen ein, um fehlende Funktionen und deren Auswirkungen auf die Produktivität zu ermitteln.

Beispielsweise könnte ein Fertigungsunternehmen feststellen, dass seinem Standard-ERP fortschrittliche Bestandsverwaltungsfunktionen fehlen, die für die Verwaltung mehrerer Lager unerlässlich sind. Nach dieser Feststellung geht es zum nächsten Schritt über: der Dokumentation konkreter Anforderungen wie der Bestandsverfolgung in Echtzeit und der Automatisierung von Nachbestellungen.

Schritt 2: Den erforderlichen Anpassungsgrad beurteilen

Beurteilen Sie auf Grundlage der ermittelten Anforderungen den erforderlichen Anpassungsgrad, um die Lücke zwischen Ihrem aktuellen ERP-System und der gewünschten Funktionalität zu schließen. Ordnen Sie die Anpassungsanforderungen verschiedenen Stufen zu, beispielsweise 

• Geringfügige Konfigurationen, z. B. die Änderung von Feldbezeichnungen entsprechend der Unternehmensterminologie
• Moderate Anpassungen, z. B. die Integration in ein System eines Drittanbieters zur Verfolgung von Logistikvorgängen
• Umfangreiche Änderungen, z. B. die Entwicklung individueller Module für Wartungspläne von Geräten

Erwägen Sie, verschiedenen Anpassungen zur effektiven Priorisierung eine Zahl von 1 bis 5 — entsprechend ihrer Bedeutung — zuzuweisen.

💡Kurzinfo: Konfiguration im Vergleich zur Anpassung

Konfiguration bedeutet, die Einstellungen eines ERP-Systems mithilfe der integrierten Werkzeuge und Optionen des Systems an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Dabei wird das System so eingerichtet, dass es innerhalb seiner vorhandenen Möglichkeiten effektiv funktioniert.

 

Anpassung hingegen umfasst die Änderung oder Ergänzung des ERP-Quellcodes, um Funktionen zu schaffen, die im Standardsystem nicht verfügbar sind. Dazu können das Hinzufügen neuer Funktionen oder die Änderung der Funktionsweise des Systems gehören, damit es besser auf bestimmte Geschäftsprozesse abgestimmt ist.

Schritt 3: Kosten und Nutzen analysieren

Sobald die Anforderungen klar sind, führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, um die potenziellen Vorteile einer Anpassung gegen die damit verbundenen Kosten und Risiken abzuwägen.

Berechnen Sie die erwarteten Kosten einschließlich der anfänglichen Entwicklung, der laufenden Wartung und möglicher Beeinträchtigungen. Schätzen Sie die finanziellen und operativen Vorteile nach der Implementierung.

Kostenbeeinflussende Faktoren

• Komplexität: Komplexere Anpassungen sind kostspieliger.
• ERP-Basissoftware: Die Kosten können davon abhängen, ob das ERP proprietär oder quelloffen ist. Die Anpassung proprietärer Systeme erfordert häufig spezielles Fachwissen und kann höhere Lizenzgebühren verursachen.
• Kosten von Anbieter oder Entwickler: Die Sätze variieren, aber die Wahl eines Anbieters mit Branchenkenntnissen spart langfristig wahrscheinlich Kosten.
• Schulung und Support: Diese sind nach der Anpassung unerlässlich und erhöhen die Gesamtkosten.

Grob geschätzte Kosten

Da es aufgrund der unterschiedlichen Rahmenbedingungen von Anpassungsprojekten schwierig ist, genaue Kostenschätzungen abzugeben, gehen Branchenexperten davon aus, dass die Kosten für ERP-Anpassungen bei moderaten Anpassungen zwischen 10 % und 30 % des Gesamtbudgets für die ERP-Implementierung liegen können und bei umfangreichen Änderungen möglicherweise höher ausfallen.

Strategien zur Finanzplanung

Um diese Kosten besser zu verwalten, sollten Organisationen die folgenden Strategien für die Finanzplanung in Betracht ziehen:

• Eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, um die Investition zu rechtfertigen.
• Anforderungen an Anpassungen mit großer Wirkung priorisieren.
• Alternativen prüfen, um den Anpassungsbedarf zu minimieren.
• Ein Reservebudget für unvorhergesehene Ausgaben einplanen.
• Einen langfristigen Budgetplan für laufende Kosten entwickeln.

Letztendlich kann die Anpassung eines ERP-Systems zwar eine erhebliche Investition darstellen, doch eine sorgfältige Kostenschätzung, Budgetierung und Finanzplanung können Organisationen dabei helfen, die Rendite ihrer Investition zu maximieren und eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.

Schritt 4: Fähigkeiten und Support des Anbieters bewerten

Untersuchen Sie als Nächstes die Fähigkeiten potenzieller ERP-Anbieter oder Entwickler, die erforderlichen Anpassungen umzusetzen. Bewerten Sie deren Erfolgsbilanz, Supportleistungen und Flexibilität.

Sie können Anbieter um Fallstudien oder Referenzen bitten und Gespräche mit deren bestehenden Kunden führen, um deren Erfahrungen zu verstehen – insbesondere im Hinblick auf Support und Systemaktualisierungen.

Die Wahl eines zuverlässigen Anbieters stellt sicher, dass das ERP-System den aktuellen Anforderungen entspricht und während seines gesamten Lebenszyklus angemessen unterstützt wird, wodurch zukünftige Risiken und Unterbrechungen minimiert werden.

Schritt 5: Change-Management und Schulungen planen

Entwickeln Sie einen umfassenden Plan, um eine reibungslose Einführung des angepassten ERP-Systems sicherzustellen. Stimmen Sie die Schulungsprogramme auf verschiedene Benutzergruppen ab und richten Sie ein Change-Management-Team ein, das mit Widerständen umgeht und den Übergang erleichtert.

Beispielsweise könnte ein Dienstleistungsunternehmen mobile Funktionen für Außendienstmitarbeiter einführen, unterstützt durch eine mobile Schulungs-App und regionale Schulungen, um eine hohe Akzeptanz und eine verbesserte Datengenauigkeit sicherzustellen.

Schritt 6: Die Auswirkungen auf zukünftige Upgrades analysieren

Verstehen Sie, wie sich Anpassungen auf zukünftige ERP-Upgrades auswirken könnten. Sprechen Sie mit Ihrem Anbieter über die Auswirkungen von Anpassungen auf Softwareaktualisierungen und berücksichtigen Sie den typischen Lebenszyklus eines ERP-Systems.

Beispielsweise passt ein Unternehmen sein ERP-System an, um maßgeschneiderte Analyse- und Berichtsfunktionen hinzuzufügen, stellt jedoch fest, dass jedes Systemupgrade erhebliche Ressourcen erfordert, um die Kompatibilität aufrechtzuerhalten, wodurch die langfristigen Kosten steigen.

Schritt 7: Eine Entscheidung treffen

Jetzt ist der Zeitpunkt für eine Entscheidung gekommen! Wägen Sie alle Erkenntnisse und Daten ab, die Sie gesammelt haben. 

Wenn die Anpassung zu erheblichen Wettbewerbsvorteilen führt und mit Ihren strategischen Zielen übereinstimmt, könnte sie eine lohnende Investition sein. Wenn Kosten und Komplexität die Vorteile überwiegen, sollten Sie die Entscheidung überdenken oder weniger umfangreiche Änderungen vornehmen.

Den Prozess ändern oder das System ändern

Die Entscheidung, ob Sie Ihre Geschäftsprozesse an ein ERP-System anpassen oder das System an Ihre bestehenden Prozesse anpassen, ist eine kritische Entscheidung, die sich erheblich auf die Effizienz und Anpassungsfähigkeit Ihrer Organisation auswirken kann.

Wie trifft man diese Entscheidung?

Beginnen Sie mit einer gründlichen Bewertung, wie gut Ihre aktuellen Prozesse mit dem ERP-System übereinstimmen. Dazu gehört die Analyse, an welchen Stellen Änderungen zu größerer Effizienz und Anpassungsfähigkeit führen könnten:

• Prozessabbildung: Visualisieren Sie die Interaktion zwischen den aktuellen Prozessen und dem ERP-System, um Abweichungen und Ineffizienzen zu identifizieren.
• Einbindung der Stakeholder: Konsultieren Sie diejenigen, die von Änderungen betroffen sein werden, um vielfältige Erkenntnisse und Perspektiven zu gewinnen.
• Finanzanalyse: Wägen Sie die finanziellen Auswirkungen einer Änderung der Prozesse gegenüber einer Anpassung des ERP-Systems ab, einschließlich der langfristigen Kosten für Wartung und Aktualisierungen.
• Zukunftssicherheit: Berücksichtigen Sie, welche Option das Unternehmen besser für Wachstum und Anpassungsfähigkeit angesichts sich wandelnder geschäftlicher Anforderungen positioniert.

Wenn beispielsweise eine Prüfung ergibt, dass die Umstellung eines manuellen Bestandsverwaltungssystems auf ein automatisiertes System Fehler erheblich reduzieren und die Umschlagshäufigkeit verbessern könnte, kann dies darauf hindeuten, dass eine Überarbeitung des Prozesses einer Anpassung des ERP-Systems an eine ineffiziente, veraltete Methode vorzuziehen ist.

8 zu vermeidende Fehler

Die Entscheidung, Ihr ERP-System anzupassen, kann verlockend sein, insbesondere wenn Sie glauben, dass Ihr Unternehmen einzigartige Anforderungen hat, die nur durch eine Anpassung erfüllt werden können. Es ist jedoch entscheidend, häufige Fallstricke zu vermeiden, die zu unnötigen Ausgaben und suboptimalen Ergebnissen führen können.

1. Die eigene Einzigartigkeit überschätzen

Sie sind der einzigartige Teil Ihres Unternehmens – nicht Ihre Prozesse.

Tipp: Führen Sie eine Benchmark-Studie durch, um Ihre Prozesse mit denen ähnlicher Unternehmen in Ihrer Branche zu vergleichen. So lässt sich feststellen, ob Ihre Prozesse tatsächlich einzigartig sind oder ob sie effektiv mit standardmäßigen ERP-Funktionen verwaltet werden können.

2. Komplexität mit Effektivität gleichsetzen

Vereinfachen Sie, wo immer möglich. 

Überprüfen Sie jeden Prozess kritisch und fragen Sie sich, ob die Komplexität einen echten Mehrwert bietet. Wenden Sie bei der Prozessgestaltung das Prinzip von Ockhams Rasiermesser an: Die einfachste Lösung ist oft die beste. Die Optimierung von Prozessen vor einer Anpassung kann zu unkomplizierteren, leichter zu wartenden und kostengünstigeren ERP-Lösungen führen.

3. Versteckte Kosten der Anpassung ignorieren

Berücksichtigen Sie alle potenziellen Kosten für Anpassungen, einschließlich künftiger Upgrades, zusätzlicher Schulungen und eines höheren Supportbedarfs. Erstellen Sie eine detaillierte Prognose dieser Ausgaben über den gesamten Lebenszyklus des ERP-Systems, um sicherzustellen, dass die Vorteile die Gesamtkosten des Eigentums rechtfertigen.

4. Die Auswirkungen auf künftige Upgrades unterschätzen

Sprechen Sie mit Ihrem ERP-Anbieter darüber, wie sich Anpassungen auf Ihre Fähigkeit auswirken könnten, in Zukunft auf neue Versionen zu aktualisieren. Wählen Sie Anpassungsoptionen, die eine einfache Integration künftiger Aktualisierungen ermöglichen, damit Sie nicht an ein veraltetes System gebunden sind.

5. Annehmen, dass mehr Funktionen eine bessere Funktionalität bedeuten

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. 

Mehr Funktionen können häufig zu größerer Komplexität und geringerer Benutzerfreundlichkeit führen. Priorisieren Sie ERP-Funktionen, die Ihre zentralen Geschäftsanforderungen erfüllen und die Benutzererfahrung verbessern, anstatt umfangreiche Anpassungen zu wählen, die wenig Mehrwert bieten.

6. Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden vernachlässigen

Stellen Sie sicher, dass die Investitionen in die Schulung der Mitarbeitenden dem Bestreben nach Anpassungen entsprechen. Selbst die modernsten Systeme können scheitern, wenn die Benutzer nicht ausreichend geschult sind oder die Änderungen nicht mittragen. 

Beziehen Sie die Endbenutzer in den Anpassungsprozess ein, um die Systemfunktionen an den tatsächlichen Bedürfnissen und Präferenzen der Benutzer auszurichten.

7. Skalierbare Alternativen übersehen

Bevor Sie sich für eine Anpassung entscheiden, prüfen Sie skalierbare Plugins und modulare Erweiterungen, die die benötigte Funktionalität bieten können, ohne dass eine vollständige Anpassung erforderlich ist. 

Diese Lösungen können die erforderlichen Funktionen bereitstellen und gleichzeitig Flexibilität und Kosteneffizienz gewährleisten.

8. Keine Planung für Herausforderungen nach der Anpassung

Planen Sie die Herausforderungen ein, die nach der Implementierung angepasster Funktionen auftreten können, etwa potenzielle Fehler, Integrationsprobleme mit anderen Systemen und den Bedarf an laufendem Support. Stellen Sie sicher, dass Sie einen soliden Plan für den Umgang mit diesen Problemen haben. Dazu gehören ein zuverlässiges Supportsystem Ihres Anbieters und Schulungen für Ihre IT-Mitarbeiter.

Die richtige Entscheidung bei der ERP-Anpassung treffen

Die Entscheidung für eine ERP-Anpassung erfordert eine sorgfältige Abwägung zwischen dem Verständnis der individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens und den damit verbundenen potenziellen Kosten und Komplexitäten.

Bevor Sie sich für umfangreiche Anpassungen entscheiden, prüfen Sie, ob sich durch die Änderung bestehender Prozesse ähnliche Vorteile zu geringeren Kosten erzielen lassen. Berücksichtigen Sie stets die langfristigen Auswirkungen auf Upgrades und die Gesamtbetriebskosten.

Letztlich kommt es darauf an, in Anpassungen zu investieren, die direkt zu Ihren strategischen Zielen beitragen und die operative Effizienz insgesamt steigern.

Wenn Sie tiefer darin eintauchen möchten, wie ERP-Systeme Ihre Rolle verändern und Ihre strategischen Fähigkeiten erweitern können, abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter, um einer Gemeinschaft von Experten beizutreten und mit ihr verbunden zu bleiben.