10 beste Softwarelösungen für das IT-Ausgabenmanagement im Jahr 2026

Software für das IT-Ausgabenmanagement verschafft Ihnen in Echtzeit einen Überblick über jeden für SaaS, Cloud und IT-Assets ausgegebenen Dollar – über genehmigte Verträge und Schatten-IT hinweg. Wenn Sie als Finanzverantwortlicher Ihr Technologiebudget optimal nutzen sollen, können Sie mit diesen Plattformen versteckte Verschwendung erkennen, Softwareverlängerungen kontrollieren und die Beschaffung ohne unübersichtliche Tabellen oder Lücken im Workflow korrekt durchführen.

Mit dem richtigen Tool erhalten Sie die nötige Klarheit, um Ausgaben an geschäftlichen Prioritäten auszurichten, unnötige Kostenlecks zu schließen und mit IT und Beschaffung synchron zusammenzuarbeiten. So können Sie mit den besten Plattformen für das IT-Ausgabenmanagement Ihre Technologiekosten unter Kontrolle bringen.

Zusammenfassung der Software für das IT-Ausgabenmanagement

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Auswahl der besten Software für das IT-Ausgabenmanagement zusammen und hilft Ihnen dabei, die beste Software für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen zu finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Zluri	Am besten für die Erkennung von Schatten-IT in SaaS-Umgebungen im großen Maßstab	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
2	Cledara	Am besten für SaaS-Ausgaben mit Kontrollen durch das Finanzteam	Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar	Ab $750/Jahr (jährlich abgerechnet)	Website
3	Coupa	Am besten geeignet für die Beschaffung und Vertragskontrolle in Großunternehmen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
4	ServiceNow Software Asset Management (SAM)	Am besten für die IT-Lizenzverwaltung in großen Unternehmen geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
5	Torii	Am besten für die Rückgewinnung von Lizenzen und Verlängerungen geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
6	CloudEagle.ai	Am besten für KI-gestützte Kontrolle von SaaS- und Cloud-Ausgaben	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
7	Sastrify	Am besten für Beschaffung auf Basis von Benchmark-Daten	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
8	Flexera	Am besten geeignet für unternehmensweite Transparenz über IT-Assets und Ausgaben	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
9	Zylo	Am besten geeignet für SaaS-Ausgaben, unterstützt durch KI und Benchmarkdaten	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
10	Tropic	Am besten für SaaS-Verhandlungen und Einsparungen bei Verlängerungen	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $3,083/Monat	Website

Featured Tools

1. 

   Creatio CRM

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   4.7

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2. 

   Rippling Spend

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   4.8

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3. 

   DealHub AI

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   4.7

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Bewertungen von Software für das IT-Ausgabenmanagement

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Software für das IT-Ausgabenmanagement, die es in meine Auswahlliste geschafft hat. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, Möglichkeiten und optimalen Einsatzbereiche jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für sich finden.

1

Zluri

Am besten für die Erkennung von Schatten-IT in SaaS-Umgebungen im großen Maßstab

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.9/5

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Zluri ist eine SaaS-Management-Plattform, die eine patentierte Discovery-Engine verwendet, um verwaltete, nicht verwaltete und Schatten-IT-Anwendungen in Ihrem SaaS- und KI-App-Ökosystem aufzuspüren – mit integrierter Vertragsverfolgung, Lizenzoptimierung und Nutzungsüberwachung.

Für wen ist Zluri am besten geeignet?

Zluri eignet sich besonders für IT- und Finanzteams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die ihre umfangreichen SaaS-Portfolios in den Griff bekommen müssen, insbesondere wenn Schatten-IT die Transparenz über die Ausgaben erschwert.

Warum ich mich für Zluri entschieden habe

Ich habe Zluri als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die patentierte Discovery-Engine etwas leistet, was die meisten Tools zur Verwaltung von IT-Ausgaben nicht können: Sie klassifiziert jede Anwendung in Ihrer Umgebung als verwaltet, nicht verwaltet oder Schatten-IT und greift dabei auf einen Katalog mit mehr als 239.000 Apps zurück. Wenn sich ein Mitarbeiter beispielsweise ohne das Wissen der IT für ein KI-Tool wie DeepSeek oder Claude registriert, markiert Zluri dies sofort. Außerdem gefällt mir die automatisierte Funktion zur Rückforderung von Lizenzen, die auf Grundlage tatsächlicher Nutzungsschwellen statt manueller Prüfungen Herabstufungen oder Entfernungen auslöst.

Die wichtigsten Funktionen von Zluri

• Governance für generative KI-Apps: Überwachen Sie die Aktivitäten in KI-Apps wie ChatGPT und Claude und setzen Sie anschließend Sicherheitsrichtlinien durch, die den Zugriff ausschließlich auf autorisierte Benutzer beschränken.
• Vertrags- und Verlängerungsmanagement: Verfolgen Sie alle SaaS-Verträge, Verlängerungstermine und Lieferantendetails an einem Ort – mit automatisierten Verlängerungsbenachrichtigungen und Daten zur Lizenznutzung für Verhandlungen.
• Mehr als 300 direkte API-Integrationen: Verbinden Sie Zluri über native API-Integrationen, eine iPaaS-Engine und SDKs für Cloud- und hybride Umgebungen mit Ihrem vorhandenen SaaS-Stack.
• Unterstützung bei der Compliance: Ordnen Sie Ihre SaaS-Umgebung Frameworks wie SOC 2, ISO 27001, HIPAA, SOX ITGC und PCI DSS zu, um die Vorbereitung auf Audits zu unterstützen.

Zluri-Integrationen

Zluri bietet mehr als 300 direkte API-Integrationen, darunter Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Okta, Azure AD, Workday, BambooHR, Jira, Zoom und Zendesk, sowie eine native iPaaS-Engine und SDKs zur Anbindung von Cloud- und hybriden Apps. Für benutzerdefinierte Integrationen steht eine offene API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Markiert Schatten-IT und nicht verwaltete SaaS-Anwendungen sofort
• Bietet automatisierte Lizenz-Herabstufungen auf Grundlage der Nutzung
• Verfolgt Verlängerungen und Vertragsbedingungen in einer Ansicht

Cons:

• Die Einrichtung der Erkennung benutzerdefinierter Apps nimmt zusätzliche Zeit in Anspruch
• Erweiterte Analysen sind ohne professionelle Dienstleistungen eingeschränkt

LEARN MORE ABOUT ZLURI:

• Check out Zluri on their website

2

Cledara

Am besten für SaaS-Ausgaben mit Kontrollen durch das Finanzteam

• Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $750/Jahr (jährlich abgerechnet)

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Customer Rating: 4.6/5

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Cledara ist eine Plattform zur Verwaltung von SaaS-Ausgaben, die Finanzteams virtuelle Karten für jedes Softwaretool, Genehmigungsprozesse, automatisierte Rechnungserfassung, Buchhaltungsabstimmung und Echtzeit-Ausgabenberichte für den gesamten Softwarebestand eines Unternehmens bietet.

Für wen ist Cledara am besten geeignet?

Cledara eignet sich besonders für Finanzteams in mittelgroßen Unternehmen, die strukturierte Kontrollen über einen wachsenden, dezentral verwalteten SaaS-Bestand benötigen.

Warum ich mich für Cledara entschieden habe

Ich habe Cledara in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es Finanzteams etwas bietet, das die meisten Tools zur Ausgabenverwaltung nicht bieten: eine eigene virtuelle Karte für jedes Softwaretool, sodass jede SaaS-Gebühr isoliert, nachverfolgbar und direkt an der Quelle kündbar ist. Mir gefällt besonders, dass die Genehmigungsprozesse direkt mit dem Verlängerungszyklus verknüpft sind. Dadurch kann mein Team die Nutzungsdaten prüfen, bevor automatisch ein weiteres Jahr für ein Tool freigegeben wird. Die automatisierte Rechnungserfassung und der Abgleich mit Buchhaltungssystemen wie Xero und NetSuite ersparen die manuelle Zuordnung, die die SaaS-Buchhaltung so mühsam macht.

Die wichtigsten Funktionen von Cledara

• Ausgabenlimits pro Tool: Legen Sie für die virtuelle Karte jeder Software einen maximalen Ausgabenbetrag fest, um Überschreitungen zu verhindern, bevor sie entstehen.
• Benachrichtigungen über Preisänderungen: Cledara kennzeichnet unerwartete Gebühren und Preiserhöhungen bei einzelnen Abonnements, damit Ihr Team vor dem nächsten Abrechnungszyklus reagieren kann.
• Erstattung von Mitarbeiterausgaben: Mitarbeitende reichen ihre privat verauslagten Softwarekosten mit Belegerfassung direkt in Cledara zur vom Finanzteam verwalteten Genehmigung und Erstattung ein.
• Budgetierung und Prognosen: Greifen Sie auf Echtzeit- und historische Daten zu SaaS-Ausgaben zu, um Prognosen zu erstellen und Softwarebudgets in verschiedenen Abteilungen zu verfolgen.

Cledara-Integrationen

Cledara bietet direkte Integrationen mit Xero, QuickBooks, NetSuite, Tripletex, Gmail, Microsoft 365, Slack, Okta und Google SSO und stellt Verbindungen zu HR-Systemen wie BambooHR, HiBob und Personio her. Eine offene API ist für benutzerdefinierte Integrationen in jedem Tarif verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Genehmigungsprozesse sind direkt mit Verlängerungen verknüpft
• Virtuelle Karten für jedes SaaS-Abonnement
• Unterstützt die automatisierte Rechnungserfassung und -abstimmung

Cons:

• Keine öffentlich zugänglichen Preise zur Budgetplanung
• Für die vollständige Einrichtung ist möglicherweise eine intensive Betreuung während der Einführung erforderlich

LEARN MORE ABOUT CLEDARA:

• Check out Cledara on their website

3

Coupa

Am besten geeignet für die Beschaffung und Vertragskontrolle in Großunternehmen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.2/5

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Coupa ist eine KI-gestützte Plattform für das ganzheitliche Ausgabenmanagement, die den gesamten Prozess vom Sourcing bis zum Vertragsabschluss, von der Beschaffung bis zur Bestellung, von der Rechnung bis zur Zahlung sowie die Verwaltung direkter Ausgaben in den Bereichen Beschaffung, Finanzen und Lieferkette abdeckt.

Für wen ist Coupa am besten geeignet?

Coupa wurde für große Unternehmen entwickelt – insbesondere für Fortune-500-Unternehmen –, die eine zentrale Kontrolle über Beschaffung, Verträge und Lieferantenbeziehungen in globalem Maßstab benötigen.

Warum ich Coupa ausgewählt habe

Coupa gehört zu den besten Lösungen auf meiner Auswahlliste, weil die Plattform das Vertragsmanagement eng mit laufenden Einkaufsprozessen verknüpft. Besonders gefällt mir, dass Coupas zentrales Vertragsarchiv vorab ausgehandelte Preise und Rabatte zum Zeitpunkt des Kaufs durchsetzt, sodass Einkäufe vertragskonform bleiben, ohne dass sich Mitarbeitende selbst kontrollieren müssen. Darüber hinaus nutzt der KI-gestützte geführte Einkauf SpendGuard, um vertragswidrige und risikoreiche Ausgaben in Echtzeit zu erkennen und Probleme zu kennzeichnen, bevor sie bei Tausenden von Transaktionen zu Prüfungsproblemen werden.

Die wichtigsten Funktionen von Coupa

• Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Coupa gleicht Bestellungen automatisch mit Rechnungen ab und reduziert so die manuelle Bearbeitung bei einem hohen Zahlungsaufkommen.
• Spesenmanagement: Mitarbeitende reichen Spesenabrechnungen direkt auf der Plattform ein, wobei vor der Erstattung automatisierte Richtlinienprüfungen durchgeführt werden.
• Lieferantenrisikomanagement: Coupa zentralisiert Lieferanteninformationen, Compliance-Dokumentation und Risikobewertungen in einem einzigen Lieferantendatensatz.
• Ausgabenanalyse: Integrierte Analysen bieten Einblick in Ausgabenmuster nach Kategorien, Lieferanten und Geschäftsbereichen.

Coupa-Integrationen

Coupa lässt sich über seinen App Marketplace und vorgefertigte Konnektoren mit bis zu 160 ERP-Systemen verbinden, darunter NetSuite, Oracle E-Business Suite, Oracle Fusion, SAP und SAP S/4HANA. Für individuelle Integrationen in Finanz-, Beschaffungs- und Zahlungssysteme steht eine offene API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Setzt ausgehandelte Vertragsbedingungen während der Beschaffung durch
• KI kennzeichnet risikoreiche oder vertragswidrige Einkäufe
• Zentralisiert Lieferantenrisiko- und Compliance-Daten

Cons:

• Komplexe Einrichtung der Berichterstattung für Organisationen mit mehreren Rechtsträgern
• Genehmigungsabläufe können sich für Teams starr anfühlen

LEARN MORE ABOUT COUPA:

• Check out Coupa on their website
• Explore best alternatives to Coupa

4

ServiceNow Software Asset Management (SAM)

Am besten für die IT-Lizenzverwaltung in großen Unternehmen geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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ServiceNow SAM ist eine Plattform für das IT-Asset-Management, die Softwarelizenzen erfasst, die Compliance überwacht, SaaS-Abonnements verwaltet und die Softwarenutzung im gesamten Unternehmen prüft.

Für wen eignet sich das ServiceNow-Software-Asset-Management (SAM) am besten?

ServiceNow SAM wurde für große Unternehmen mit komplexen IT-Umgebungen entwickelt, die eine zentralisierte Lizenzverwaltung, Compliance-Überwachung und Transparenz über SaaS-Ausgaben für Tausende von Software-Assets benötigen.

Warum ich mich für das ServiceNow-Software-Asset-Management (SAM) entschieden habe

ServiceNow SAM verdient seinen Platz auf meiner Liste, weil es die Lizenzverwaltung als eigenständige, zentrale Disziplin behandelt und nicht als nachträgliche Ergänzung. Mir gefällt, dass die Erkennung sich überschneidender Software redundante SaaS-Ausgaben für Tools mit ähnlicher Funktionalität kennzeichnet – besonders wichtig, wenn man Hunderte von Abonnements verwaltet. Die SaaS-Erkennungsfunktion verfolgt URLs, auf die von Endgeräten aus zugegriffen wird, und macht so Schatten-IT sichtbar, bevor sie zu einem Compliance-Risiko wird.

Wichtige Funktionen des ServiceNow-Software-Asset-Managements (SAM)

• Softwarenormalisierung: Maschinelles Lernen standardisiert erkannte Softwaretitel und -versionen, damit Ihre Lizenzdaten korrekt und konsistent bleiben.
• Lizenzabgleich: Vergleicht installierte Software mit Ihren Nutzungsberechtigungen, um fehlende Lizenzen oder Überschreitungen aufzudecken, bevor sie bei einer Prüfung festgestellt werden.
• Herstellerpakete: Vorkonfigurierte Konfigurationen für große Softwareanbieter ermöglichen einen schnelleren Einstieg in die Compliance-Überwachung, ohne bei null anfangen zu müssen.
• Simulator für Lizenz- und Cloud-Kosten: Berechnet die Kostenauswirkungen der Migration lokaler Softwarelizenzen in die Cloud, bevor Sie Änderungen vornehmen.

Integrationen des ServiceNow-Software-Asset-Managements (SAM)

ServiceNow SAM bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom, Cisco Webex, Zendesk, Asana, Adobe Workfront, Aha! und Microsoft SCCM. Außerdem stehen REST-APIs zur Verfügung, über die Sie benutzerdefinierte Integrationsprofile für jede SaaS-App mit einer öffentlichen API erstellen können.

Pros and Cons

Pros:

• Für komplexe IT-Umgebungen in Unternehmen entwickelt
• Erfasst und berichtet über Compliance-Risiken bei Software
• Kennzeichnet redundante SaaS-Ausgaben in verschiedenen Abteilungen

Cons:

• Die Implementierung erfordert häufig erhebliche IT-Ressourcen
• Die Anpassungsmöglichkeiten für Berichte können für Finanzteams eingeschränkt sein

LEARN MORE ABOUT SERVICENOW SOFTWARE ASSET MANAGEMENT (SAM):

• Check out ServiceNow Software Asset Management (SAM) on their website

5

Torii

Am besten für die Rückgewinnung von Lizenzen und Verlängerungen geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Torii ist eine SaaS-Management-Plattform, die die App-Erkennung aus mehreren Quellen, die Optimierung von Lizenzgrößen, automatisierte Workflows für Eintritte, Rollenwechsel und Austritte sowie die KI-gestützte Ausgabenverfolgung über Ihr gesamtes Softwareportfolio hinweg kombiniert.

Für wen ist Torii am besten geeignet?

Torii eignet sich besonders für IT- und Beschaffungsteams in mittleren bis großen Unternehmen, die umfangreiche SaaS-Portfolios verwalten und bei denen ungenutzte Lizenzen sowie nicht nachverfolgte Verlängerungen unnötige Ausgaben verursachen.

Warum ich Torii ausgewählt habe

Torii steht auf meiner Auswahlliste, weil die Engine zur Rückgewinnung von Lizenzen über einfache Nutzungsberichte hinausgeht und den Rückgewinnungsprozess tatsächlich auf Grundlage von Live-Nutzungsdaten auf Ebene der Lizenzstufe automatisiert, statt nur die Anmeldeaktivität zu berücksichtigen. Besonders gut gefällt mir, dass die KI-gestützte Vertragserfassung von Torii Verlängerungsklauseln erkennt und vor Ablauf der Fristen Warnmeldungen auslöst, sodass Ihr Team nicht in letzter Minute reagieren muss, wenn eine Verlängerung ansteht. Die Funktion zur Optimierung der Lizenzgrößen ordnet jede App bestimmten Lizenzstufen zu und zeigt die konkreten Einsparungen durch Herabstufungen oder Kürzungen, sodass IT- und Beschaffungsteams eine konkrete Entscheidungsgrundlage erhalten.

Wichtigste Funktionen von Torii

• App-Erkennung aus mehreren Quellen: Torii durchsucht Finanzsysteme, Identitätsanbieter, direkte Integrationen und eine Browsererweiterung, um sowohl genehmigte Apps als auch Schatten-IT aufzudecken, für die Ihr Team unwissentlich bezahlt.
• Automatisierte Workflows für Eintritte, Rollenwechsel und Austritte: Workflows ohne Programmierung richten den App-Zugriff für neue Mitarbeitende ein und entziehen ihn bei Rollenwechseln und Austritten, auch bei Apps außerhalb Ihres Identitätsanbieters, mit vollständiger Prüfprotokollierung.
• KI-gestützte Ausgabenverfolgung: Torii erfasst die Ausgaben für KI-Tools nach Benutzer, Zeitraum und Modell, kennzeichnet sich überschneidende KI-Abonnements und prognostiziert den ROI von Programmierprojekten, sodass Sie genau sehen können, wohin die KI-Budgets fließen.
• Kontrollen für die Zugriffsverwaltung: Richtlinienvorgaben, anwendungsbasierte Zugriffsanfragen mit Weiterleitung an die zuständige verantwortliche Person und Genehmigungs-Workflows sowie die automatische Umsetzung und Rücknahme bieten der IT eine strukturierte Möglichkeit zu steuern, wer worauf Zugriff hat.

Integrationen von Torii

Torii bietet Hunderte integrierte Schnittstellen in den Kategorien Identität, Finanzen, Personalwesen und Entwicklertools, darunter Okta, Microsoft Entra ID, Workday, NetSuite, QuickBooks, Ramp, Coupa, Salesforce, Slack und Google Workspace. Die Plattform lässt sich mit Zapier verbinden und bietet eine API, CSV-Importe sowie einen KI-Integrationsgenerator für benutzerdefinierte Verbindungen.

Pros and Cons

Pros:

• Automatisiert Prozesse zur Rückgewinnung von SaaS-Lizenzen
• Erfasst KI-Ausgaben nach Benutzer und Modell
• Erkennt Verlängerungsklauseln und sendet Warnmeldungen

Cons:

• Das Vertragsmanagement kann keine automatisierten Verhandlungen auslösen
• Für einige Nutzungseinblicke ist eine manuelle Datenvalidierung erforderlich

LEARN MORE ABOUT TORII:

• Check out Torii on their website

6

CloudEagle.ai

Am besten für KI-gestützte Kontrolle von SaaS- und Cloud-Ausgaben

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

CloudEagle.ai ist eine KI-gestützte Plattform für das Management von SaaS- und Cloud-Ausgaben, die Finanzteams in Echtzeit Einblick in Softwareausgaben, Lizenznutzung, Kosten für KI-Tools und Verlängerungen im gesamten SaaS-Portfolio bietet.

Für wen ist CloudEagle.ai am besten geeignet?

CloudEagle.ai eignet sich besonders für Finanz- und FP&A-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die detaillierte Einblicke in Echtzeit in die SaaS- und KI-Tool-Ausgaben der einzelnen Abteilungen benötigen.

Warum ich mich für CloudEagle.ai entschieden habe

Ich habe CloudEagle.ai als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Nachverfolgung von KI-Ausgaben tiefer geht als bei den meisten Tools in dieser Kategorie. Die Lösung schlüsselt die Token-Nutzung und Kosten nach KI-Modell, Nutzer und Abteilung für Dienste wie ChatGPT, Copilot, Cursor und Claude auf, sodass Sie Budgets und Obergrenzen festlegen können, bevor die Ausgaben außer Kontrolle geraten. Außerdem gefällt mir die Erkennung doppelter Abbuchungen und schleichender Preissteigerungen, die Abrechnungsabweichungen zwischen Abrechnungszyklen erkennt, bevor die nächste Rechnung eintrifft.

Die wichtigsten Funktionen von CloudEagle.ai

• Zuordnung von Rückbelastungen: Teilt die Kosten gemeinsam genutzter SaaS-Tools anhand der tatsächlichen Nutzung oder benutzerdefinierter Regeln auf Abteilungen auf, sodass jedes Team für seine Ausgaben verantwortlich ist.
• Rationalisierung des SaaS-Portfolios: Kennzeichnet redundante Apps, ungenutzte Lizenzen und sich überschneidende Tools im gesamten Portfolio, einschließlich Zugängen, die für ehemalige Mitarbeiter weiterhin offen sind.
• Verfolgung von Verlängerungen: Zeigt bevorstehende Verlängerungstermine zusammen mit aktuellen Nutzungs- und Ausgabendaten an, sodass Sie von einem Vertrag mit automatischer Verlängerung nie überrascht werden.
• Integration in FP&A-Systeme: Überträgt Echtzeitdaten zu Lizenzen, Nutzung und Ausgaben direkt in Ihre bestehenden Prognose- und Planungstools, ohne diese zu ersetzen.

Integrationen von CloudEagle.ai

CloudEagle.ai bietet mehr als 500 Integrationen über SaaS-, KI- und Identitätsökosysteme hinweg, darunter ChatGPT, Claude, Cursor, Copilot, Zoom, UiPath, AWS, Microsoft Azure und weitere. Benutzerdefinierte Integrationen werden über eine API unterstützt.

Pros and Cons

Pros:

• Schlüsselt die Ausgaben für KI-Tools nach Modell auf
• Erkennt doppelte SaaS-Abbuchungen automatisch
• Ordnet gemeinsame Kosten den Abteilungen präzise zu

Cons:

• Keine transparente Preisgestaltung im Voraus
• Kostenlose Testversion nur als geplante Demo verfügbar

LEARN MORE ABOUT CLOUDEAGLE.AI:

• Check out CloudEagle.ai on their website

7

Sastrify

Am besten für Beschaffung auf Basis von Benchmark-Daten

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Sastrify ist eine Plattform für das Management von IT-Ausgaben, die Finanzteams Transparenz über SaaS-Verträge, Lizenznutzung und Lieferantenkosten verschafft – mit KI-gestütztem Vergleich mit Richtwerten, Verlängerungsverfolgung und Automatisierung von Beschaffungsabläufen.

Für wen ist Sastrify am besten geeignet?

Sastrify eignet sich besonders für Finanz- und Beschaffungsteams, die Benchmarks zu Lieferantenpreisen benötigen, um SaaS-Verträge selbstbewusst auszuhandeln.

Warum ich Sastrify ausgewählt habe

Sastrify hat sich seinen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil die Plattform Beschaffungsentscheidungen mit echten Preisdaten untermauert. Die KI vergleicht Ihre Verträge mit Daten von mehr als 15.000 Anbietern. Wenn Sie also in eine Verlängerungsverhandlung gehen, müssen Sie nicht raten, wie ein fairer Preis aussieht. Auch die KI-gestützte Funktion zur bedarfsgerechten Lizenzanpassung gefällt mir: Sie ordnet jede Lizenz der tatsächlichen Nutzung zu und liefert Ihnen konkrete Daten, mit denen Sie Herabstufungen oder Kürzungen rechtfertigen können, bevor ein Vertrag automatisch verlängert wird.

Wichtige Funktionen von Sastrify

• Automatisierte Ausgabenwarnungen: Sastrify überwacht Ihre SaaS-Ausgaben in Echtzeit und kennzeichnet Anomalien, wenn die Kosten sprunghaft ansteigen oder die Nutzung unerwartet zurückgeht.
• Prädiktive Prognosen: Eine integrierte Übersichtsseite für Prognosen projiziert Verlängerungszeiträume und Ausgabentrends mehrere Monate im Voraus, damit Ihr Team präzise planen kann.
• Für den Vorstand geeignete Berichte: Sastrify erstellt prüfbare ROI-Berichte, die Optimierungsergebnisse in finanzielle Auswirkungen übersetzen, die Sie der Führungsebene präsentieren können.
• Erkennung von Schatten-IT: Die Plattform durchsucht Ihr Software-Ökosystem nach nicht autorisierten Tools und verschafft Finanzteams Transparenz über nicht genehmigte Ausgaben in den einzelnen Abteilungen.

Sastrify-Integrationen

Sastrify bietet mehr als 40 direkte Integrationen in Kategorien wie SSO, Buchhaltung/ERP, Beschaffung, HRIS, Ticketsysteme und Cloud, darunter Okta, Microsoft Entra ID, Google Workspace, NetSuite, QuickBooks, Xero, Workday, BambooHR und Slack. Für benutzerdefinierte Integrationen steht eine offene API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Echtzeit-Erkennung von Anomalien bei SaaS-Ausgaben
• Verlängerungszeiträume von Verträgen werden mit KI prognostiziert
• Beschaffung auf Basis aktueller Preis-Benchmarks

Cons:

• Vergleiche mit Richtwerten sind für größere Portfolios am nützlichsten
• Begrenzte Steuerungsmöglichkeiten für die direkte Vertragsausführung

LEARN MORE ABOUT SASTRIFY:

• Check out Sastrify on their website

8

Flexera

Am besten geeignet für unternehmensweite Transparenz über IT-Assets und Ausgaben

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Flexera ist eine Plattform für die Verwaltung von IT-Assets und SaaS-Ausgaben, die Unternehmen einen einheitlichen Überblick über ihr gesamtes SaaS-Portfolio bietet – einschließlich der SaaS-Erkennung in genehmigter und Schatten-IT, der nutzungsbasierten Lizenzoptimierung, des Verlängerungsmanagements und automatisierter Offboarding-Workflows.

Für wen ist Flexera am besten geeignet?

Flexera eignet sich besonders für große Unternehmen, die eine einzige Plattform benötigen, um sowohl traditionelle IT-Assets als auch SaaS-Lizenzen in komplexen Umgebungen mit mehreren Abteilungen zu verwalten.

Warum ich Flexera ausgewählt habe

Flexera steht auf meiner engeren Auswahlliste, weil die Plattform das gesamte IT-Asset-Spektrum abdeckt und sich nicht nur isoliert auf SaaS konzentriert. Mir gefällt, dass die SaaS-Erkennung aus mehreren Quellen gleichzeitig API-Konnektoren, SSO-Daten, Finanzaufzeichnungen und Browser-Erweiterungen nutzt und dadurch Schatten-IT-Anwendungen erkennt, die von Tools mit nur einer Datenquelle vollständig übersehen werden. Die nutzungsbasierte Lizenzoptimierung ermöglicht es, aktive, inaktive und noch nie aktive Benutzer namentlich zu verfolgen, sodass Sie Lizenzen vor dem nächsten Verlängerungszyklus zurückgewinnen können, anstatt ohne ausreichende Informationen zu verhandeln.

Wichtige Funktionen von Flexera

• Dashboard für das Verlängerungsmanagement: Zentralisiert alle SaaS-Verlängerungstermine in einer Ansicht und sendet automatische Benachrichtigungen, bevor Verträge automatisch verlängert werden oder Kündigungsfristen ablaufen.
• Automatisierte Offboarding-Workflows: Löst die Rückgewinnung von Lizenzen automatisch aus, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sodass ungenutzte Lizenzen ohne manuelle Nachverfolgung zurückgewonnen werden.
• Anbieterspezifische Ausgaben-Dashboards: Bietet detaillierte Ansichten zur Nutzung und zu den Ausgaben für wichtige SaaS-Anbieter wie Salesforce, Microsoft 365 und Adobe.
• Transparenz über hybride IT-Assets: Kombiniert die SaaS-Verwaltung mit Daten zu Software- und Hardware-Assets vor Ort und bietet Ihrem Team eine einheitliche Ansicht über den gesamten Technologie-Bestand.

Flexera-Integrationen

Flexera bietet Integrationen für mehr als 25.000 SaaS-Anwendungen sowie native Konnektoren für Salesforce, ServiceNow, Okta, Adobe Creative Cloud, Box, Dropbox, DocuSign, Atlassian (Jira, Confluence, Trello), Google Workspace und Slack. Außerdem umfasst die Plattform einen universellen Konnektor und eine API für benutzerdefinierte Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Vereinheitlicht die Nachverfolgung von SaaS- und On-Premises-Assets
• Erkennt Schatten-IT durch Erkennung aus mehreren Quellen
• Automatisiert Offboarding und die Rückgewinnung von Lizenzen

Cons:

• Die komplexe Benutzeroberfläche erfordert Konfigurationsaufwand
• Die Anpassungsmöglichkeiten für Berichte können eingeschränkt sein

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• Check out Flexera on their website

9

Zylo

Am besten geeignet für SaaS-Ausgaben, unterstützt durch KI und Benchmarkdaten

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Zylo ist eine SaaS- und KI-Plattform für das Ausgabenmanagement, die Unternehmen ein zentralisiertes System zur Erfassung von Softwareausgaben, Nutzung und Vertragsdaten bietet. Dabei kombiniert sie KI-gestützte Erkenntnisse mit Benchmarkdaten, um die Priorisierung von Vertragsverlängerungen, die Optimierung von Lizenzen und die Aufdeckung von Schatten-IT zu unterstützen.

Für wen ist Zylo am besten geeignet?

Zylo eignet sich besonders für große Unternehmen, in denen Finanz- und IT-Teams bei der Transparenz über das SaaS-Portfolio, der Vertragsverwaltung und der bedarfsgerechten Anpassung von Lizenzen zusammenarbeiten müssen.

Warum ich Zylo ausgewählt habe

Ich habe Zylo als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil der Benchmark-Datensatz, der auf SaaS- und Cloud-Ausgaben von über 75 Mrd. $ basiert, Ihren Beschaffungs- und Finanzteams bei Verhandlungen über Vertragsverlängerungen einen realistischen Marktvergleich bietet. Ich schätze besonders, wie Zylo Clarity AI direkt in der Plattform konkrete Einsparmöglichkeiten aufzeigt, anstatt Sie die Rohdaten zu den Ausgaben selbst interpretieren zu lassen. Außerdem kennzeichnet Zylo die Nutzung von KI-Anwendungen, die außerhalb der Sichtbarkeit der IT stattfindet – ein Bereich, in dem sich ungeplante Ausgaben zunehmend verbergen.

Wichtige Funktionen von Zylo

• Vertragserfassung: Die KI extrahiert automatisch wichtige Daten aus hochgeladenen Verträgen und strukturiert sie. So erhalten Sie eine zentrale Übersicht über Nutzungsrechte, Vertragsbedingungen und Verlängerungstermine.
• Automatisierung der Lizenzrückgewinnung: Zylo identifiziert ungenutzte oder zu wenig genutzte Lizenzen und automatisiert den Rückgewinnungsprozess, damit Ihr Team Abonnements vor der Verlängerung bedarfsgerecht anpassen kann.
• Prognose von Nachberechnungen: Die Plattform überwacht den Verbrauch von KI- und Softwareprodukten in Echtzeit, um voraussichtliche Überschreitungen zu erkennen, bevor sie Ihr Budget belasten.
• Erkennung redundanter Anwendungen: Zylo erfasst Ihr gesamtes Softwareportfolio, um überschneidende Tools in verschiedenen Geschäftsbereichen aufzudecken und Entscheidungen zur Konsolidierung zu unterstützen.

Zylo-Integrationen

Zylo bietet native Integrationen mit Salesforce, Microsoft 365, Microsoft Entra, Okta, OneLogin, Google SSO, NetSuite, Sage Intacct, Workday, ServiceNow und weiteren Lösungen. Außerdem stehen eine REST API für benutzerdefinierte Integrationen, die No-Code-Option Usage Connect sowie ein Model Context Protocol (MCP)-Server zur Verfügung, um SaaS-Ausgabendaten mit KI-Tools zu verbinden.

Pros and Cons

Pros:

• Die KI kennzeichnet verborgene SaaS- und KI-Ausgaben
• Benchmarkdaten unterstützen intelligentere Verhandlungen
• Die automatisierte Lizenzrückgewinnung spart manuellen Aufwand

Cons:

• Am besten für große Unternehmen geeignet
• Die Vertragsverwaltung kann komplex wirken

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10

Tropic

Am besten für SaaS-Verhandlungen und Einsparungen bei Verlängerungen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $3,083/Monat

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Tropic ist eine SaaS-Ausgabenmanagementplattform, die Lieferantenverträge zentralisiert, Preise anhand von Marktdaten vergleicht, Verlängerungen verfolgt und Vertragsrisiken kennzeichnet, um Beschaffungs- und Verhandlungsentscheidungen zu unterstützen.

Für wen ist Tropic am besten geeignet?

Tropic eignet sich besonders für Beschaffungs- und Finanzteams in mittelständischen und großen Unternehmen, die ein umfangreiches Portfolio an SaaS-Lieferantenverträgen verwalten.

Warum ich Tropic ausgewählt habe

Ich habe Tropic als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Marktintelligenz-Engine auf Transaktionsdaten im Wert von über 23 Mrd. $ zurückgreift, um Ihre SaaS-Verträge anhand realer Geschäfte zu vergleichen. Dadurch sehen Sie genau, wo Sie zu viel bezahlen und wo Verhandlungsspielraum besteht. Besonders gefällt mir, dass das System automatisch Verlängerungstermine, Preisbedingungen und Risikoklauseln aus hochgeladenen Verträgen extrahiert und bevorstehende Verlängerungen anschließend nach Einsparpotenzial einstuft, sodass Sie wissen, welche zuerst priorisiert werden sollten. Außerdem weist es auf automatische Verlängerungsfallen und fehlende Vertragsbedingungen hin, bevor diese zu kostspieligen Überraschungen werden.

Die wichtigsten Funktionen von Tropic

• Lieferantenwarnungen: Erhalten Sie Echtzeitbenachrichtigungen, wenn ein Lieferant seine Preise ändert, seine Tarifstufen neu strukturiert oder eine Fusion beziehungsweise Übernahme durchläuft.
• Verhandlungsleitfäden: Greifen Sie auf SKU-spezifische Preisbedingungen und Verhandlungsstrategien für Verlängerungen und neue Softwarekäufe zu.
• Überwachung von Lizenznutzung und Überschneidungen: Verfolgen Sie die Auslastung von Lizenzen und identifizieren Sie redundante Tools in Ihrem Technologie-Stack mithilfe von Daten aus bestehenden Integrationen.
• Verfolgung des KI-Verbrauchs: Überwachen Sie KI-Ausgaben nach Modell, Benutzer und API-Schlüssel, einschließlich zugesagter und verbrauchter Ausgaben sowie Prognosen für Mehrverbrauch.

Tropic-Integrationen

Tropic bietet integrierte Verbindungen mit Tools wie Slack, Coupa, NetSuite, QuickBooks Online, DocuSign, Okta, Google, Sage Intacct, Workday, BambooHR, Ironclad, Whistic, ChatGPT und Claude. Außerdem stellt es eine API für benutzerdefinierte Integrationen bereit, mit der Beschaffungsdaten mit Ihren Geschäftssystemen synchronisiert werden können.

Pros and Cons

Pros:

• Echtzeitwarnungen bei Preisänderungen von Lieferanten
• Verlängerungsrisiken werden erkannt, bevor automatische Verlängerungen ausgelöst werden
• KI verfolgt SaaS- und KI-Nutzungstrends

Cons:

• Die Genauigkeit beim Hochladen von Verträgen kann variieren
• Für erweiterte Marktvergleiche ist eine Einführung erforderlich

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Weitere Software für das IT-Ausgabenmanagement

Hier finden Sie einige weitere Optionen für Software zum IT-Ausgabenmanagement, die es zwar nicht in meine Auswahlliste geschafft haben, die sich aber dennoch anzusehen lohnen:

1. SpendHound

   Am besten für Verhandlungen über SaaS-Verlängerungen im gehobenen Mittelstand

2. Josys

   Am besten für IT-gesteuerte SaaS-Ausgaben und Zugriffskontrolle geeignet

3. Ramp

   Am besten für eine finanzgesteuerte Kontrolle der IT-Ausgaben

4. Setyl

   Am besten für Ausgaben für IT-Assets und SaaS in einer Ansicht

5. BetterCloud

   Am besten für Workflows zur Rückgewinnung von SaaS-Lizenzen

6. Zip

   Am besten für die beschaffungsorientierte Kontrolle der IT-Ausgaben

So wählen Sie eine Software für das IT-Ausgabenmanagement aus

Welche Plattform für das IT-Ausgabenmanagement einen Platz in Ihrem Finanz-Technologie-Stack verdient, hängt davon ab, wie gut die Kontrollen, der Abdeckungsumfang und die Integrationen der Software zu Ihren Prioritäten in Bezug auf Transparenz und Compliance passen:

So prüfen Sie Ihre Auswahlliste

1. Geschwindigkeit der Datenaufnahme testen: Bitten Sie die Anbieter, einen Live-Test durchzuführen – laden Sie 12 Monate SaaS-Rechnungen hoch und messen Sie die Zeit bis zum Dashboard für die Ausgabenübersicht.
2. Passung zum Beschaffungsworkflow bestätigen: Fordern Sie eine Demo an, in der ein Softwarekauf Ihren tatsächlichen Genehmigungs- und Sachkontencodierungsprozess durchläuft.
3. Erkennung von Schatten-IT validieren: Übermitteln Sie 3 anonymisierte echte Spesenabrechnungen und prüfen Sie, ob die Plattform nicht richtlinienkonforme Softwareausgaben erkennt.
4. Integrationstiefe des ERP-Systems prüfen: Lassen Sie sich eine Dokumentation zur bidirektionalen Synchronisierung mit Ihrem ERP-System (NetSuite, SAP oder Oracle) einschließlich der unterstützten Felder geben.
5. Grundlegender Zielkonflikt – Tiefe gegenüber Breite: Entscheiden Sie, ob eine umfassende SaaS-Erkennung oder eine vollständige Abdeckung von IT und Beschaffung dringender ist, da nur wenige Tools in beiden Bereichen führend sind.

Was ist Software für das IT-Ausgabenmanagement?

Software für das IT-Ausgabenmanagement ist eine Kategorie von Tools, die Finanz- und IT-Teams dabei unterstützt, technologiebezogene Ausgaben in den Bereichen SaaS, Cloud und Hardware zu überwachen, zu kontrollieren und zu analysieren. Diese Plattformen erfassen Verträge, Lizenzen und Zahlungen automatisch. So erhalten Sie Transparenz über Ihre Ausgaben, erkennen Einsparmöglichkeiten und stellen die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien sicher. Software für das IT-Ausgabenmanagement ist wichtig, weil sie dabei hilft, Technologieinvestitionen an der Geschäftsstrategie auszurichten und Verschwendung durch Schatten-IT oder doppelte Abonnements zu reduzieren.

Funktionen

Bei der Auswahl einer Software für das IT-Ausgabenmanagement sollten Sie auf die folgenden wichtigen Funktionen achten:

• Dashboard für Ausgabentransparenz: Stellt sämtliche SaaS-, Cloud-, Hardware- und Lieferantenausgaben an einem Ort dar und bietet Filter- sowie Drill-down-Optionen, damit Sie jeden Euro nachvollziehen und Anomalien schnell erkennen können.
• SaaS- und Lizenzmanagement: Automatisiert die Erkennung genutzter Anwendungen, überwacht die Lizenznutzung und identifiziert nicht oder redundant genutzte Abonnements, sodass Sie diese vor der Verlängerung zurückfordern oder neu zuweisen können.
• Lieferanten- und Vertragsarchiv: Speichert Lieferantenverträge, Vertragsbedingungen und Verlängerungstermine und stellt proaktive Warnungen bereit. So können Sie Fristen verwalten, automatische Verlängerungen vermeiden und Ihren Verhandlungsspielraum bewahren.
• Workflow für Verlängerungen und Beschaffung: Leitet Kaufanfragen und Verlängerungen gemäß den Regeln Ihrer Organisation zur Genehmigung weiter. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Ausgabe den Richtlinien folgt und korrekt finanziell codiert wird.
• Tools für Budgetierung und Prognosen: Verteilt Ausgaben nach Abteilung oder Projekt, vergleicht tatsächliche Werte mit dem Budget und stellt Abweichungsanalysen sowie zukunftsorientierte Prognosen bereit, um eine bessere Finanzplanung zu unterstützen.
• Integration von Ausgaben und Transaktionen: Verbindet sich mit ERP-, Ausgabenmanagement- und SSO-Plattformen, um Daten automatisch zu übernehmen. Dadurch wird die manuelle Dateneingabe reduziert und sichergestellt, dass die Ausgabenaufzeichnungen aktuell und korrekt sind.
• Erkennung von Schatten-IT: Identifiziert nicht genehmigte Softwarekäufe oder -nutzung durch die Analyse von Ausgabenaufzeichnungen und Browseraktivitäten und macht verborgene Risiken sowie Ausgaben außerhalb des Kontrollbereichs der IT sichtbar.
• Benchmark- und Preiseinblicke: Liefert Marktpreis-Benchmarks und Analysen der Kosten pro Nutzer für Ihre Verträge. So können Sie Lieferantenangebote validieren und kostensparende Verhandlungen unterstützen.
• Prüfungsbereite Berichte: Erstellt standardisierte, exportierbare Berichte mit detaillierten Prüfpfaden und verknüpft jede Transaktion mit Verträgen und Genehmigungen, um Compliance und Prüfungen zu unterstützen.

Vorteile

Die Einführung einer Software für das IT-Ausgabenmanagement bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige davon:

• Ausgabentransparenz in Echtzeit: Sehen Sie sämtliche SaaS-, Cloud-, Hardware- und Lieferantenausgaben in einem einzigen Dashboard, sodass Sie jeden Euro nachvollziehen und Anomalien schnell erkennen können.
• Kontrolle über Verlängerungen und Verträge: Zentralisieren Sie Verträge und richten Sie proaktive Warnungen zu Verlängerungen ein. So können Sie automatische Verlängerungen vermeiden und Ihren Verhandlungsspielraum bewahren.
• Erkennung von Schatten-IT und doppelten Ausgaben: Identifizieren Sie nicht genehmigte Software und doppelte Abonnements durch die Analyse von Daten aus SSO-, Ausgaben- und Finanzsystemen.
• Strengere Finanzkontrollen: Leiten Sie Softwareanfragen und Verlängerungen über konfigurierbare Genehmigungsworkflows weiter und stellen Sie sicher, dass die Ausgaben Ihren Richtlinien entsprechen und korrekt im Hauptbuch codiert werden.
• Präzise Budgetierung und Prognosen: Verteilen Sie Kosten nach Abteilung oder Projekt mithilfe von Abweichungsanalysen und Prognose-Tools, damit Sie mit größerer Sicherheit planen können.
• Optimiertes Lizenz- und Asset-Management: Automatisieren Sie die Erkennung und Überwachung der Anwendungsnutzung und fordern Sie nicht ausreichend genutzte Lizenzen vor der Verlängerung zurück oder weisen Sie sie neu zu.
• Prüfungsbereite und konforme Berichte: Erstellen Sie standardisierte, exportierbare Berichte mit detaillierten Prüfpfaden und stellen Sie sicher, dass jede Transaktion konform und leicht zu prüfen ist.

Kosten und Preise

Die Auswahl einer Software für das IT-Ausgabenmanagement erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Erweiterungen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische in Lösungen für das IT-Ausgabenmanagement enthaltene Funktionen zusammen:

Vergleichstabelle der Tarife für Software zum IT-Ausgabenmanagement