Es gibt so viele verschiedene Lösungen zur Ausgabenverfolgung, dass die Auswahl der besten Lösung schwierig sein kann. Sie möchten den Prozess der Erfassung und Kategorisierung von Ausgaben optimieren, um eine genaue Finanzanalyse und Berichterstattung zu ermöglichen, und benötigen das richtige Werkzeug für Ihre Projekte und Ihr Team.
Ich helfe Ihnen dabei! In diesem Beitrag nutze ich meine persönliche Erfahrung mit der Ausgabenverfolgung in großen Teams, um eine sorgfältig zusammengestellte Liste der besten Software zur Ausgabenverfolgung zu bewerten.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
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Unsere Bewertungen spiegeln unser unabhängiges Urteilsvermögen wider – keine Verkaufsstrategie. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Vergleichstabelle für Software zur Ausgabenverfolgung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Auswahl der besten Software zur Ausgabenverfolgung zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für globale Teams geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Angestellter/Monat | Website | |
| 2 | Optimal für Anbieterausgaben | Kostenloser Tarif verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten für KI-gestützte Ausgabenverfolgung | Kostenlose Demo verfügbar. | Ab $8.99/Benutzer/Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für gehaltsabrechnungsgebundenes Ausgabenmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für Ausgabenmanagement geeignet | Kostenlose Demo verfügbar. | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für automatisierte Spesenabrechnungen | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr | Website | |
| 7 | Am besten zur Nachverfolgung von Reisekosten | Kostenloser Tarif verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Beste All-in-One-Lösung für Ausgabenverfolgung | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 9 | Am besten für Integrationen | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $5/Benutzer/Monat | Website | |
| 10 | Beste kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung | Alles kostenlos, aber auch eine Demo verfügbar | Ab $0 | Website |
Bewertungen der besten Software zur Ausgabenverfolgung
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Software zur Ausgabenverfolgung, die es in meine Auswahl geschafft hat. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Funktionen, Vor- & Nachteile, Integrationen und idealen Einsatzmöglichkeiten jedes Werkzeugs, damit Sie das beste für sich finden.
Am besten für globale Teams geeignet- Kostenlose Demo verfügbar
- Ab $5/Angestellter/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.9/5
Das Ausgabenmanagement-Dashboard von Deel ermöglicht es Nutzern, Ausgaben zu verfolgen, zu genehmigen und zu verwalten. Deel ist eine Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, die Einstellung, Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften für globale Teams zu managen. Sie bietet Tools zur Verwaltung von Verträgen, Zahlungen und Steuerregelungen in verschiedenen Ländern.
Warum ich Deel ausgewählt habe: Das Ausgabenmanagement-System von Deel ermöglicht es Ihnen, individuelle Ausgabenkategorien zu erstellen und für jede spezifische Limits festzulegen. So können Sie die Ausgabenrichtlinien an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und sicherstellen, dass die Ausgaben im Rahmen des Budgets bleiben. Außerdem kann für die Einreichung von Ausgabenbelegen das Hochladen von Quittungen verpflichtend gemacht werden, was eine zusätzliche Kontrollebene schafft. Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, Ausgaben direkt über die Plattform zu verwalten und zu genehmigen. Manager können ausstehende Ausgaben prüfen, sie genehmigen oder ablehnen und alle Ausgabennachweise an einem zentralen Ort aufbewahren.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Deel:
Funktionen beinhalten die Möglichkeit, Fahrtkostenausgaben mit einem integrierten Rechner zu erfassen, der die Kosten basierend auf Entfernung und Fahrzeugtyp schätzt. Deel bietet außerdem Tagespauschalen-Berechnungen, wodurch Mitarbeitende einfach tägliche Spesen für Geschäftsreisen geltend machen können.
Integrationen umfassen Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk und Jira Software Cloud.
Pros and Cons
Pros:
- Vereinfacht globale Einstellungen und Zahlungen
- Vielfältige Zahlungsoptionen
- Individuell anpassbare Ausgabenrichtlinien
Cons:
- Keine Option für Firmenausgabenkarten
- Gelegentliche Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung
Learn more about Deel Payroll:
Optimal für Anbieterausgaben- Kostenloser Tarif verfügbar
- Preise auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Das Dashboard von Payouts bietet Echtzeit-Tracking und Verwaltung ausstehender Rechnungen und Auszahlungen. Payouts ist eine Finanzplattform, die globale Auszahlungen und das Anbietermanagement automatisiert und optimiert. Sie optimiert Finanzabläufe und erleichtert es Unternehmen, anbieterbezogene Ausgaben effizient zu verwalten.
Warum ich Payouts ausgewählt habe: Payouts bietet eine automatisierte Rechnungsverarbeitung, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert und Fehler minimiert werden. Die intelligente Technologie zur Rechnungserfassung extrahiert Daten aus Rechnungen in jedem Format präzise, beschleunigt die Verarbeitungszeiten und gewährleistet Genauigkeit. Diese Funktion ist besonders hilfreich bei der Nachverfolgung anbieterbezogener Ausgaben, da sie sicherstellt, dass alle Rechnungen umgehend und korrekt verarbeitet werden. Zusätzlich bietet Payouts durch umfassende Dashboards und benutzerdefinierte Berichte einen Echtzeitüberblick über die Ausgaben. So können Sie Ihre Ausgaben verfolgen, sobald sie anfallen, erhalten eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow und können fundierte finanzielle Entscheidungen treffen.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Payouts:
Zu den Funktionen gehören flexible Genehmigungsworkflows, die Sie an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen können. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Anbieterzahlungen vor der Verarbeitung ordnungsgemäß autorisiert werden. Das kollaborative Anbieterportal verbessert die Kommunikation, indem es Anbietern ermöglicht, Rechnungen direkt einzureichen und Zahlungsstatus zu überprüfen, wodurch der Verwaltungsaufwand für Ihr Team reduziert wird. Payouts unterstützt außerdem verschiedene Zahlungsoptionen, darunter herkömmliche Banküberweisungen, E-Wallets und Kryptowährungen, und bietet so Flexibilität bei der Verwaltung von Anbieterzahlungen über verschiedene Plattformen hinweg.
Zu den Integrationen gehören Everflow, CJ Affiliate, Awin, PayPal, Venmo, Payoneer, NetSuite, Priority, Workday, Skrill und Tune.
Pros and Cons
Pros:
- Intelligente Rechnungserfassung und -verarbeitung
- Mehrere Auszahlungsmethoden
- Genehmigungsworkflows für Anbieterzahlungen
Cons:
- Mögliche Herausforderungen bei der Integration in bestehende Systeme
- Verfolgt keine nicht anbieterbezogenen Ausgaben
Learn more about Payouts:
Am besten für KI-gestützte Ausgabenverfolgung- Kostenlose Demo verfügbar.
- Ab $8.99/Benutzer/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Sage Expense Management (ehemals Fyle) unterstützt Teams bei der Ausgabenverfolgung, indem Belege per SMS erfasst und automatisch den Transaktionen zugeordnet werden. Sage Expense Management (ehemals Fyle) ist ein KI-gestütztes Tool zur Ausgabenverfolgung, mit dem Teams Belege per SMS, E-Mail, Gmail, Outlook oder Mobilgerät erfassen und automatisch mithilfe von OCR und Echtzeit-Richtlinienprüfungen den Transaktionen von Firmenkarten zuordnen können.
Für wen eignet sich Sage Expense Management am besten?
Sage Expense Management eignet sich besonders für Finanz- und Buchhaltungsteams in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die Ordnung in die Ausgaben von Firmenkarten bringen möchten, ohne das Kartenprogramm zu wechseln.
Warum ich Sage Expense Management ausgewählt habe
Ich habe Sage Expense Management als eines der besten Tools ausgewählt, weil die KI-gestützte Belegzuordnung wirklich einzigartig ist. Wenn eine Karte verwendet wird, erhält der Mitarbeiter eine SMS-Benachrichtigung und kann mit einem Belegfoto antworten. Das System ordnet es dann automatisch der Transaktion zu. Außerdem gefallen mir die Richtlinienprüfungen in Echtzeit, die Verstöße sofort markieren, sodass Probleme erkannt werden, bevor ein Bericht überhaupt die Warteschlange eines Genehmigers erreicht.
Die wichtigsten Funktionen von Sage Expense Management
- Belegerfassung über mehrere Kanäle: Belege per SMS, E-Mail-Weiterleitung, Gmail- und Outlook-Plugins, mobiler App oder Dropbox und Google Drive einreichen.
- Echtzeit-Budgetverfolgung: Budgets nach Abteilung, Projekt, Kategorie oder Kostenstelle festlegen, mit Schwellenwertbenachrichtigungen, damit Mitarbeiter das verbleibende Budget sehen, bevor sie etwas einreichen.
- Kilometererfassung mit GPS: Fahrten über die mobile App mit Google Maps protokollieren, einschließlich individueller Sätze, Abzügen für Arbeitswege und integrierter IRS-konformer Aufzeichnungen.
- Prüfprotokolle und Prüferrolle: Jede Änderung auf Ausgaben- und Berichtsebene wird aufgezeichnet, und eine spezielle Prüferrolle bietet Finanzteams eine klare Übersicht für Compliance-Prüfungen.
Integrationen von Sage Expense Management
Sage Expense Management bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, Xero, Sage 50, Sage Intacct, Sage 300 CRE, QuickBooks Desktop, Gmail, Outlook, Dropbox, Google Drive, Google Maps und TravelPerk. Die API unterstützt benutzerdefinierte Integrationen in den Tarifen Business und Enterprise.
Pros and Cons
Pros:
- SMS-Benachrichtigungen ordnen Belege Kartenbelastungen zu
- Schnelle mobile Uploads verringern Verzögerungen bei der Einreichung
- Prüfprotokolle sorgen für klarere Prüfpfade im Finanzbereich
Cons:
- OCR kann Belege falsch lesen oder doppelt erfassen
- App-Fehler und Synchronisierungsprobleme beeinträchtigen Prüfungen
Learn more about Sage Expense Management (formerly Fyle):
Am besten geeignet für gehaltsabrechnungsgebundenes Ausgabenmanagement- Kostenlose Demo verfügbar
- Preise auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.3/5
Das Dashboard für Ausgabenmanagement von Paylocity verbindet Rückerstattungen mit der Gehaltsabrechnung für eine einfache Finanzübersicht. Paylocity ist eine umfassende HR- und Gehaltsabrechnungsplattform, die auch eine leistungsstarke Lösung für das Ausgabenmanagement bietet. Das integrierte Ausgaben-Tracking-System hilft Ihnen, Rückerstattungen zu verwalten, Belege zu erfassen und Compliance einzuhalten – alles in derselben Umgebung, die Sie bereits für Lohnabrechnung und Mitarbeiterdaten nutzen. Damit ist die Plattform ideal für Organisationen, die eine einheitliche finanzielle Übersicht über HR- und Finanzfunktionen wünschen.
Warum ich Paylocity gewählt habe: Ich habe Paylocity gewählt, weil das Ausgabentracking direkt mit der Gehaltsabrechnung verbunden ist – so sparen Sie jeden Monat Stunden an Arbeitszeit. Sie können individuelle Ausgabenrichtlinien festlegen, die Genehmigung von Rückerstattungen automatisieren und genehmigte Ausgaben direkt in die Lohnabrechnung überführen, um eine schnellere Bearbeitung zu gewährleisten. Außerdem gefällt mir, dass die KI-Tools von Paylocity Belege automatisch erfassen und Transaktionen kategorisieren, sodass der manuelle Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht wird. Die mobile App sorgt für zusätzlichen Komfort: Sie können Ausgaben von überall einreichen, prüfen oder genehmigen.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Paylocity
Herausragende Funktionen sind KI-gestützte Belegerfassung, anpassbare Genehmigungsworkflows und integrierte Betrugserkennung zur Sicherstellung der Compliance. Die Plattform unterstützt außerdem die Kilometererfassung und den Import von Kartentransaktionen, sodass Sie volle Transparenz über Ihre Geschäftsausgaben haben.
Integrationen umfassen Indeed, Ironclad, Jira Software, OneTrust, PARiM, Rain, Tilt, Timeero, VICTIG, When, 15Five und 401GO.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile App für Ausgabenverfolgung in Echtzeit
- Automatisierte Belegerfassung und Kategorisierung
- Direkte Integration mit der Gehaltsabrechnung
Cons:
- Einarbeitungszeit aufgrund des umfangreichen Funktionsangebots
- Preise nur auf Anfrage erhältlich
Learn more about Paylocity:
Am besten für Ausgabenmanagement geeignet- Kostenlose Demo verfügbar.
- Preise auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Mit Airbase können Ihre Mitarbeitenden Erstattungsanträge bequem am Desktop oder über die App einreichen. Airbase ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die Ihnen einen umfassenden Überblick darüber verschafft, wie viel Ihr Unternehmen ausgibt und wofür.
Warum ich Airbase ausgewählt habe: Mir gefällt, dass es Funktionen gibt, mit denen Sie Ihre Ausgaben und Ihr Budget proaktiv verwalten können. Anstatt von unerwarteten Ausgaben erst im Nachhinein zu erfahren, gibt es Ausgabenkontrollen und regelbasierte Ausgabenrichtlinien, um diese von vornherein zu verhindern.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Airbase:
Zu den Funktionen gehören Ausgabenlimits und Budgets, die Sie für verschiedene Abteilungen oder Teams festlegen können. Ich denke, dies ist ein großartiges Werkzeug, um Mitarbeiter in die Verantwortung zu nehmen und Managern einen besseren Überblick darüber zu verschaffen, wie viel Geld ihnen zur Verfügung steht. Die mobile App von Airbase macht es meiner Meinung nach einfach, Belege zu erfassen. Außerdem wird für jede Ausgabe eine detaillierte Prüfungsspur bereitgestellt.
Integrationen umfassen NetSuite, QuickBooks, Xero, Jira, Ironclad und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache Rückerstattung an Mitarbeitende
- Fortschrittliche Berichte und Analysen
- Starker Fokus auf Kontrolle und Compliance
Cons:
- Begrenzte Integrationen
- Keine Offline-Konnektivität
6Am besten für automatisierte SpesenabrechnungenRamp
- 30-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
- Ab $15/Nutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Ramp bietet ein automatisiertes Buchhaltungs-Dashboard, das Transaktionen kategorisiert, Ausgaben synchronisiert und fehlende Vermerke zur Überprüfung markiert. Ramp ist eine Ausgabenverwaltungssoftware, die das Finanzmanagement für Unternehmen vereinfacht. Sie bietet eine Suite von Tools, darunter Firmenkreditkarten und Kreditorenbuchhaltung, um Ihre Ausgabenprozesse zu vereinfachen.
Warum ich Ramp ausgewählt habe: Ich habe Ramp gewählt, weil es die Spesenabrechnung automatisiert und Sie so vor manueller Eingabe bewahrt, indem Ausgaben automatisch erfasst und kategorisiert werden. Sie erhalten außerdem eine Überwachung von Transaktionen in Echtzeit, um Ausgaben direkt zu verfolgen, sowie anpassbare Genehmigungsprozesse, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. So bleiben Sie im Budget und halten die Prozesse reibungslos am Laufen.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Ramp:
Funktionen beinhalten globale Zahlungsunterstützung, die es Ihnen ermöglicht, Transaktionen in mehreren Währungen abzuwickeln – ideal für international agierende Unternehmen. Ein weiteres Merkmal ist der schnelle Implementierungsprozess, mit dem Sie in nur 30 Tagen startklar sind. Darüber hinaus stellt Ramp kostenlose Tools wie Vorlagen für Spesenrichtlinien bereit, um Ihnen bei einer effektiveren Finanzverwaltung zu helfen.
Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling und Gmail.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Berichtsfunktionen
- Möglichkeit zur Ausgabe mehrerer virtueller Karten mit anpassbaren Kontrollen
- Automatisierte Spesenabrechnung und Belegabgleich
Cons:
- Konzentriert sich hauptsächlich auf Kreditoren und Ausgabenmanagement
- Könnte mehr fortgeschrittene Buchhaltungsfunktionen bieten
Am besten zur Nachverfolgung von Reisekosten- Kostenloser Tarif verfügbar
- Preise auf Anfrage
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Das Ausgabenmanagement-Dashboard von Navan bietet einen Überblick über die Ausgaben Ihrer Organisation. Navan (früher bekannt als TripActions) ist eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung von Firmenkarten, Reisekosten und anderen Betriebsausgaben unterstützt.
Warum ich Navan gewählt habe: Meiner Meinung nach hebt sich Navan als beste Lösung zur Nachverfolgung von Reisekosten hervor. Besonders beeindruckten mich die Gruppenreise-Funktionen und die benutzerfreundliche Oberfläche.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Navan:
Funktionen beinhalten die vereinfachte Online-Buchung. Mir gefällt, dass Sie innerhalb der Software Flug- und Hotelreservierungen für Mitarbeitende vornehmen können. Die Gruppenreise-Optionen ermöglichen es, Reisebuchungen für bis zu 50 Mitarbeitende gleichzeitig vorzunehmen.
Besonders beeindruckt hat mich das automatisierte Ausgabenmanagement von Navan. Transaktionsdetails werden automatisch kategorisiert und abgeglichen, sobald eine Firmenkarte persönlich oder online verwendet wird.
Integrationen umfassen Slack, QuickBooks, NetSuite, Okta, Expensify und Sage Intacct.
Pros and Cons
Pros:
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Einfache Integration mit verschiedenen Reisebuchungsplattformen
- Automatischer Abgleich vereinfacht den Prozess der Ausgabenabrechnung
Cons:
- Preisinformationen sind nicht transparent
- Für kleinere Unternehmen möglicherweise zu komplex
Learn more about Navan:
8Beste All-in-One-Lösung für AusgabenverfolgungPerk
- Kostenloser Tarif verfügbar
- Ab $99/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Das Reisebericht-Dashboard von TravelPerk bietet einen Überblick über die monatlichen Reisekosten. Trotz seines Namens kümmert sich TravelPerk nicht nur um Reisekosten. Es bietet eine Vielzahl von Tools und Funktionen für das Ausgabenmanagement.
Warum ich TravelPerk ausgewählt habe: Wenn Sie eine Software zur Ausgabenverfolgung mit vielen Funktionen suchen, ist TravelPerk meiner Meinung nach eine Überlegung wert. Mir gefällt, dass Sie unbegrenzt viele Nutzer einbinden können, da sich die Kosten pro Nutzer bei anderen Softwares schnell summieren können.
Herausragende Funktionen und Integrationen von TravelPerk:
Funktionen umfassen eine einzige Benutzeroberfläche für Reisebuchungen, Ausgabenverfolgung und Erstattungen. Ich persönlich finde es praktisch, alles an einem zentralen Ort zu haben. Mit TravelPerk können Sie innerhalb der App buchen und Ihre Ausgaben beim Buchen von Flügen, Unterkünften und Transport erfassen und verwalten.
Integrationen umfassen Slack, Divvy, Rydoo, WeWork, Ramp, Expensify, Fyle, Zoom und einige weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Pauschalpreis
- Buchungstools
- Benutzerfreundliche Oberfläche
Cons:
- Mobile App könnte benutzerfreundlicher sein
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
Learn more about Perk:
Am besten für Integrationen- Kostenloser Tarif verfügbar
- Ab $5/Benutzer/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Der Bereich für Reisen innerhalb der Zoho-Expense-App. Zoho Expense ist eine eigenständige Reise- und Spesenverwaltungssoftware, die von demselben Unternehmen wie die beliebte Buchhaltungssoftware Zoho Books entwickelt wurde.
Warum ich mich für Zoho Expense entschieden habe: Zoho Expense bietet Ihnen Zugriff auf eine umfangreiche Bibliothek von Integrationen und Zusatzangeboten von Drittanbietern, die zusammen mit der Software genutzt werden können.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Zoho Expense:
Zu den Funktionen gehört die Möglichkeit von Zoho Expense, Belege zu scannen und sie gesammelt zu importieren. Mir gefällt außerdem, dass Ihre Belege digital innerhalb der Software gespeichert werden, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, Papierkopien zu verlieren.
Zoho Expense verfügt außerdem über einige der besten Tools zur Kilometererfassung, die mir begegnet sind. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Kilometer über Android, iPhone oder Apple Watch einzugeben.
Für Unternehmen, die Zoho Books bereits für die Buchhaltung verwenden, scheint Zoho Expense meiner Meinung nach gut geeignet zu sein.
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, GetThere, Lyft, Uber, HSBC, Slack, Dropbox, Office 365 und einige weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Integrationsoptionen
- Einfach zu erlernen und zu bedienen
- Mobile App zum Scannen und Erfassen von Belegen
Cons:
- Kein Tarif für Einzelbenutzer (mindestens 3 Benutzer)
- Eingeschränkte Funktionen im kostenlosen Tarif
Learn more about Zoho Expense:
10Beste kostenlose Software zur AusgabenverfolgungDivvy
- Alles kostenlos, aber auch eine Demo verfügbar
- Ab $0
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Divvy bietet eine Desktop- und eine mobile App sowie virtuelle Karten. Divvy ist eine kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung.
Warum ich Divvy ausgewählt habe: Divvy kann völlig kostenlos genutzt werden. Es gibt keine kostenpflichtigen Tarife. Wie verdient Divvy also Geld? Bei jeder Nutzung der Divvy-Kreditkarte erhält Divvy einen Anteil der Händlergebühr, die normalerweise an Visa oder die ausstellende Bank gehen würde.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Divvy:
Zu den Funktionen gehören eine völlig kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung und eine Firmenkarte, die sogar Prämien bietet. Mir gefällt die Möglichkeit, alle Karten und Ausgaben des Unternehmens an einem Ort zu verwalten. Mit der Software von Divvy können Sie Budgets erstellen und Ausgaben kontrollieren. Ich denke, das Divvy-Dashboard macht es einfach, alle Ausgabentransaktionen in Echtzeit zu sehen.
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Völlig kostenlos
- Benutzerfreundliche mobile App
- Kostenlose physische und virtuelle Firmenkarten inklusive
Cons:
- Begrenzte Integrationen
- Weniger Funktionen als kostenpflichtige Alternativen
Learn more about Divvy:
Weitere Software zur Ausgabenverfolgung
Hier sind einige zusätzliche Optionen für Software zur Ausgabenverfolgung, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- 11BrexAm besten für Startups und kleine Unternehmen
- 12RydooAm besten für mobile Nutzer
- 13CoupaAm besten für Lieferanten-Integrationen
- 14PuzzleAm besten geeignet für KI-gestützte Kategorisierungsgenauigkeit
- 15ExpensifyAm besten für automatisierte Belegerkennungsfunktionen
- 16SAP ConcurAm besten geeignet für Großunternehmen
- 17SlashAm besten geeignet für das Management von Multi-Entity-Ausgaben
- 18LicenceOneAm besten geeignet für SaaS-Ausgabenmanagement und Sicherheit
- 19ExpensePointAm besten für globale Teams
- 20Rippling SpendAm besten für automatisierte Richtlinienkontrollen
Wie ich Software zur Ausgabenverfolgung bewerte
Ich teile meine Bewertung in zwei Schichten auf: die unverzichtbaren Funktionen – Belegerfassung, Genehmigungsworkflows, Richtlinienkontrollen – und die Unterscheidungsmerkmale, die ein Tool von einem anderen abheben.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzung für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede unten aufgeführte Kernfunktion. Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 75% erreichen, um berücksichtigt zu werden.
- Belegerfassung & OCR: Ich prüfe, ob eine Aufnahme per Handy oder ein Weiterleiten per E-Mail den Anbieternamen, das Datum und den Betrag korrekt übernimmt – oder ob Ihr Team die Belegdaten noch manuell eingeben muss.
- Workflows für Spesenberichte: Mehrstufige Genehmigungsrouten sind hier entscheidend, besonders für Teams, bei denen ein Essen für 200 $ zum Manager geht, aber eine Konferenzreise für 5.000 $ an einen Direktor eskaliert wird.
- Richtliniendurchsetzung & Markierung: Ich achte auf Tools, die Verstöße bereits bei der Einreichung automatisch markieren – wie z. B. Höchstgrenzen pro Mahlzeit oder nicht genehmigte Anbieter – statt sich darauf zu verlassen, dass Genehmigende diese manuell herausfiltern.
- Abstimmung von Firmenkreditkarten: Kartendaten von Visa, Mastercard oder Amex sollten automatisch mit eingereichten Belegen abgeglichen werden, damit Ihr Kreditorenteam nicht monatlich Kontoauszüge in einer Tabelle abgleichen muss.
- Buchhaltungsintegration: Ich bewerte native Anbindungen an Plattformen wie QuickBooks, Xero, NetSuite und Sage Intacct und prüfe, ob Ausgabencodes und Dimensionen sauber auf Ihr Hauptbuch abgebildet werden.
- Rückerstattungsabwicklung: Die Tools sollten Überweisung oder Gehaltsintegration für die Rückerstattung unterstützen, und ich prüfe, ob sie Auszahlungen in mehreren Währungen für verteilte Teams abwickeln können.
Wenn ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich mir an, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und beurteile ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Prüfungen erkennen doppelte Belege und überhöhte Beträge, noch bevor ein Genehmiger den Bericht öffnet und sparen so stundenlange manuelle Prüfung pro Abschluss. Dashboards für Ausgaben in Echtzeit mit Drilldowns nach Abteilung, Projekt oder Lieferant verschaffen Finanzplanungs- und Analysemanagern rechtzeitig Einblick, um in der Mitte eines Quartals nachzusteuern. Ich prüfe außerdem, ob ein Tool die Ausgabe eigener Firmenkarten mit individuellen Kartenlimits und Händlerbeschränkungen direkt am Verkaufspunkt ermöglicht.
Mehr als nur Funktionen
Compliance ist wichtig – ich prüfe auf SOC 2 Typ II-Zertifizierung und ob die Plattform digitale Belege lange genug speichert, um lokale Prüfanforderungen zu erfüllen. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die ERP-Anbindung, insbesondere ob die Zuordnung von Hauptbuchdimensionen nahtlos mit Ihrem Kontenplan funktioniert oder eine nachträgliche manuelle Nachbearbeitung erfordert. Für wachsende Organisationen bewerte ich die Konsolidierung über mehrere Einheiten und Währungen hinweg, sodass Finanzabteilungen Tochtergesellschaften aus einer einzigen Instanz verwalten können, ohne zwischen Umgebungen wechseln zu müssen.
So wählen Sie Software zur Ausgabenverfolgung aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich bei der Bearbeitung Ihres individuellen Auswahlprozesses für Software auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was Sie berücksichtigen sollten |
|---|---|
| FaktorSkalierbarkeit | Was Sie berücksichtigen solltenKann die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen? Prüfen Sie, ob sie zusätzliche Benutzer, Transaktionen und Daten unterstützt, wenn Ihr Unternehmen wächst. |
| FaktorIntegrationen | Was Sie berücksichtigen solltenVerbindet sie sich mit Ihren bestehenden Systemen? Überprüfen Sie die Kompatibilität mit Ihren aktuellen Buchhaltungstools und anderer wichtiger Software. |
| FaktorAnpassbarkeit | Was Sie berücksichtigen solltenKönnen Sie das Werkzeug an Ihre Bedürfnisse anpassen? Achten Sie auf Anpassungsoptionen für Arbeitsabläufe, Berichte und Benutzerrollen, die zu Ihren Prozessen passen. |
| FaktorBenutzerfreundlichkeit | Was Sie berücksichtigen solltenIst die Software für Ihr Team intuitiv bedienbar? Bewerten Sie die Benutzeroberfläche und wie schnell Teammitglieder in der Lage sind, sich im Werkzeug zurechtzufinden und es effektiv zu nutzen. |
| FaktorImplementierung und Einführung | Was Sie berücksichtigen solltenWie lange dauert die Inbetriebnahme? Berücksichtigen Sie die Einrichtungszeit, Schulungsmaterialien und die Unterstützung, die während der Anfangsphase angeboten wird. |
| FaktorKosten | Was Sie berücksichtigen solltenWie hoch sind die Gesamtbetriebskosten? Vergleichen Sie die Preismodelle einschließlich Abonnementgebühren, zusätzlicher Kosten und möglicher versteckter Gebühren. |
| FaktorSicherheitsmaßnahmen | Was Sie berücksichtigen solltenWie schützt die Software Ihre Daten? Stellen Sie sicher, dass sie eine starke Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Branchenstandards bietet. |
Was ist Software zur Ausgabenverfolgung?
Software zur Ausgabenverfolgung ist ein Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Ausgaben zu erfassen, zu verwalten und zu analysieren. Sie wird häufig von Finanzfachleuten, Buchhaltern und Führungskräften eingesetzt, um Einblicke in Ausgabenmuster zu gewinnen und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen. Funktionen wie die Ausgabenverfolgung in Echtzeit, das automatisierte Scannen von Belegen und Integrationsmöglichkeiten tragen zur Effizienz und Genauigkeit bei der Verwaltung von Ausgaben bei. Diese Werkzeuge bieten einen umfassenden Mehrwert, indem sie die Finanzübersicht vereinfachen und die Budgetkontrolle verbessern.
Funktionen
Hier sind die wichtigsten Funktionen, die jede gute Software zur Ausgabenverwaltung bieten sollte:
- Echtzeitüberwachung: Ermöglicht es Ihnen, Ausgaben direkt bei ihrer Entstehung zu überwachen und so stets aktuelle Finanzunterlagen sicherzustellen.
- Automatisierte Belegscannung: Wandelt Papierbelege in digitale Daten um, spart Zeit und reduziert Fehler bei der manuellen Dateneingabe.
- Integrationsmöglichkeiten: Verbindet sich mit bestehenden Buchhaltungs- und Geschäftssystemen, um den Datenfluss zu optimieren und die Genauigkeit zu erhöhen.
- Anpassbare Berichte: Bietet maßgeschneiderte Berichte, die Einblicke speziell für Ihre geschäftlichen Anforderungen und finanziellen Ziele liefern.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Ausgaben in verschiedenen Währungen, was für internationale Geschäftsabläufe unerlässlich ist.
- Genehmigungsworkflows: Optimieren den Genehmigungsprozess für Ausgaben und gewährleisten die Einhaltung von Richtlinien sowie die Kontrolle über Ausgaben.
- Mobiler Zugriff: Bietet unterwegs Zugriff auf Ausgabendaten und ermöglicht es Benutzern, ihre Finanzen von überall aus zu verwalten.
- Datensicherheit: Gewährleistet den Schutz sensibler Finanzinformationen durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Bietet ein intuitives Design, das es Benutzern erleichtert, in der Software zu navigieren und sie effektiv zu nutzen.
Vorteile
Die Einführung einer Software zur Ausgabenverwaltung bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Höhere Genauigkeit: Die automatisierte Belegscannung reduziert manuelle Fehler und gewährleistet präzise Finanzunterlagen.
- Zeiteinsparung: Echtzeitüberwachung und mobiler Zugriff ermöglichen es Benutzern, Ausgaben schnell und effizient zu verwalten.
- Verbesserte Transparenz: Anpassbare Berichte liefern Einblicke in Ausgabenmuster und unterstützen fundierte Entscheidungen.
- Verbesserte Compliance: Genehmigungsworkflows stellen sicher, dass Ausgaben geprüft und genehmigt werden, und erhalten so die Kontrolle über Ausgaben.
- Kostenverwaltung: Die Unterstützung mehrerer Währungen und Integrationsmöglichkeiten helfen dabei, Ausgaben über verschiedene Plattformen und Regionen hinweg zu überwachen und zu verwalten.
- Datensicherheit: Starke Verschlüsselung und Zugriffskontrollen schützen sensible Finanzinformationen vor unbefugtem Zugriff.
Kosten und Preise
Die Auswahl einer Software zur Ausgabenverwaltung erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren durchschnittliche Preise und typische enthaltene Funktionen von Lösungen zur Ausgabenverwaltung zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Software zur Ausgabenverwaltung
| Tariftyp | Durchschnittlicher Preis | Gängige Funktionen |
|---|---|---|
| TariftypKostenloser Tarif | Durchschnittlicher Preis$0 | Gängige FunktionenGrundlegende Ausgabenverwaltung, begrenzte Anzahl an Beleguploads und grundlegende Berichte. |
| TariftypPersönlicher Tarif | Durchschnittlicher Preis$5-$25/Benutzer/Monat | Gängige FunktionenUnbegrenzte Beleguploads, mobiler Zugriff und grundlegende Integrationen. |
| TariftypGeschäftstarif | Durchschnittlicher Preis$25-$50/Benutzer/Monat | Gängige FunktionenErweiterte Berichte, Unterstützung mehrerer Währungen und Genehmigungsworkflows. |
| TariftypUnternehmenstarif | Durchschnittlicher Preis$50-$100/Benutzer/Monat | Gängige FunktionenAnpassbare Funktionen, Integration in Unternehmenssysteme und dedizierter Support. |
Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur Software zur Erfassung von Ausgaben:
Kann Software zur Erfassung von Ausgaben mit Unternehmenskreditkarten synchronisiert werden?
Ja, viele Softwarelösungen zur Erfassung von Ausgaben unterstützen die Synchronisierung mit Unternehmenskarten. Dadurch kann Ihr Team Ausgaben automatisch verfolgen, ohne jede Transaktion einzeln eingeben zu müssen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kartenanbieter von der verwendeten Software unterstützt wird. Nach der Verknüpfung werden Ausgaben in der Regel in Echtzeit oder innerhalb eines Tages angezeigt.
Was ist der Unterschied zwischen Software zur Erfassung von Ausgaben und Software für die Kreditorenbuchhaltung?
Software zur Erfassung von Ausgaben ist auf die Aufzeichnung, Kategorisierung und Verwaltung von Mitarbeiterausgaben spezialisiert. Sie umfasst Funktionen zum Erfassen von Belegen und Einreichen von Spesenabrechnungen zur Erstattung.
Software für die Kreditorenbuchhaltung ist umfassender. Sie dient der Verwaltung von Zahlungen an Lieferanten und Anbieter. Dazu gehören die Bearbeitung von Rechnungen, die Planung und Ausführung von Zahlungen sowie der Bankabgleich.
Wie geht Software zur Erfassung von Ausgaben mit doppelten Belegen um?
Die meisten Softwarelösungen zur Erfassung von Ausgaben erkennen Duplikate anhand von Belegmetadaten oder übereinstimmenden Transaktionsbeträgen. Wenn Sie denselben Beleg zweimal hochladen, warnt Sie das System möglicherweise oder blockiert das Duplikat. In der Regel können Sie markierte Einträge überprüfen und entscheiden, ob Sie sie behalten oder löschen möchten. Einige Tools ermöglichen bei Bedarf auch das Zusammenführen von Duplikaten.
Ermöglicht Software zur Erfassung von Ausgaben das Festlegen von Ausgabenlimits?
Ja, mit vielen Tools können Sie Limits nach Kategorie, Projekt oder Mitarbeiter festlegen. Wenn jemand das Limit überschreitet, kann die Software die Ausgabe markieren oder die Einreichung blockieren. Diese Limits helfen Ihrem Team, das Budget einzuhalten, ohne dass manuelle Prüfungen erforderlich sind. Sie können die Schwellenwerte anpassen, wenn sich Richtlinien ändern.
Ist es notwendig, mein Team in der neuen Software zur Erfassung von Ausgaben zu schulen?
Ja, die Schulung Ihres Teams in der neuen Software zur Erfassung von Ausgaben ist für eine erfolgreiche Einführung erforderlich. Auch wenn das Tool benutzerfreundlich ist, hilft die Schulung den Teammitgliedern, den gesamten Funktionsumfang zu verstehen und die Software effektiv einzusetzen. Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Ressourcen für die Einführung anbieten, zum Beispiel Tutorials, Webinare und Supportmaterialien. Diese Investition in die Schulung hilft Ihrem Team, den größtmöglichen Nutzen aus der Software zu ziehen, und sorgt für einen reibungslosen Übergang.
