10 beste Softwarelösungen zur Ausgabenverfolgung im Test 2026
10 Auswahl der besten Software zur Ausgabenverfolgung
Es gibt so viele verschiedene Lösungen zur Ausgabenverfolgung, dass die Auswahl der besten Lösung schwierig sein kann. Sie möchten den Prozess zur Erfassung und Kategorisierung von Ausgaben vereinfachen, um eine genaue Finanzanalyse und Berichterstattung zu ermöglichen, und benötigen das richtige Tool für Ihre Projekte und Ihr Team.
Ich helfe Ihnen dabei! In diesem Beitrag nutze ich meine persönliche Erfahrung mit der Ausgabenverfolgung in großen Teams, um eine sorgfältig zusammengestellte Liste der besten Software zur Ausgabenverfolgung zu bewerten.
Warum Sie unseren Softwarebewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten Finanzsoftware seit 2023. Als Finanzspezialisten wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software ist. Wir investieren in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bessere Kaufentscheidungen zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Finanzanwendungen getestet und über 1.000 ausführliche Softwarebewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben & unsere Bewertungsmethodik für Software.
Zusammenfassung der besten Software zur Ausgabenverfolgung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner besten Softwareauswahlen zur Ausgabenverfolgung zusammen und hilft Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen zu finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für globale Teams geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Angestellter/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für Lieferantenausgaben | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für KI-gestütztes Spesenmanagement | Kostenlose Demo verfügbar. | Ab $8.99/Nutzer/Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für gehaltsabrechnungsgebundenes Ausgabenmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für das Management von Multi-Entity-Ausgaben | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $25/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für Ausgabenmanagement geeignet | Kostenlose Demo verfügbar. | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für automatisierte Spesenabrechnungen | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr | Website | |
| 8 | Am besten zur Nachverfolgung von Reisekosten | Kostenloser Tarif verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Beste All-in-One-Lösung für Ausgabenverfolgung | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 10 | Beste kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung | Not available | Ab $0 | Website |
Bewertungen der besten Software zur Ausgabenverfolgung
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen zur Ausgabenverfolgung, die es in meine Auswahl geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- & Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
Am besten für globale Teams geeignet
Deel ist eine Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, die Einstellung, Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften für globale Teams zu managen. Sie bietet Tools zur Verwaltung von Verträgen, Zahlungen und Steuerregelungen in verschiedenen Ländern.
Warum ich Deel ausgewählt habe: Das Ausgabenmanagement-System von Deel ermöglicht es Ihnen, individuelle Ausgabenkategorien zu erstellen und für jede spezifische Limits festzulegen. So können Sie die Ausgabenrichtlinien an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und sicherstellen, dass die Ausgaben im Rahmen des Budgets bleiben. Außerdem kann für die Einreichung von Ausgabenbelegen das Hochladen von Quittungen verpflichtend gemacht werden, was eine zusätzliche Kontrollebene schafft. Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, Ausgaben direkt über die Plattform zu verwalten und zu genehmigen. Manager können ausstehende Ausgaben prüfen, sie genehmigen oder ablehnen und alle Ausgabennachweise an einem zentralen Ort aufbewahren.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Deel:
Funktionen beinhalten die Möglichkeit, Fahrtkostenausgaben mit einem integrierten Rechner zu erfassen, der die Kosten basierend auf Entfernung und Fahrzeugtyp schätzt. Deel bietet außerdem Tagespauschalen-Berechnungen, wodurch Mitarbeitende einfach tägliche Spesen für Geschäftsreisen geltend machen können.
Integrationen umfassen Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk und Jira Software Cloud.
Pros and Cons
Pros:
- Vereinfacht globale Einstellungen und Zahlungen
- Vielfältige Zahlungsoptionen
- Individuell anpassbare Ausgabenrichtlinien
Cons:
- Keine Option für Firmenausgabenkarten
- Gelegentliche Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung
Payouts
Am besten geeignet für Lieferantenausgaben
Payouts ist eine Finanzplattform, die globale Auszahlungen und Lieferantenmanagement automatisiert und optimiert. Sie rationalisiert Finanzabläufe und erleichtert Unternehmen die effiziente Abwicklung von lieferantenbezogenen Ausgaben.
Warum ich Payouts gewählt habe: Payouts bietet eine automatisierte Rechnungsverarbeitung, die manuelle Dateneingaben reduziert und Fehler minimiert. Die intelligente Rechnungserfassungstechnologie extrahiert Daten präzise aus Rechnungen in jedem Format, verkürzt die Bearbeitungszeiten und sorgt für Genauigkeit. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für die Nachverfolgung von lieferantenbezogenen Ausgaben, da sie sicherstellt, dass alle Rechnungen zeitnah und korrekt verarbeitet werden. Zusätzlich bietet Payouts eine Echtzeit-Transparenz über Ausgaben durch umfassende Dashboards und individuelle Berichte. So können Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit überwachen, erhalten eine bessere Kontrolle über Ihre Liquidität und können fundierte finanzielle Entscheidungen treffen.
Besondere Funktionen und Integrationen von Payouts:
Funktionen umfassen flexible Genehmigungsworkflows, die Sie individuell auf Ihre Unternehmensanforderungen anpassen können, sodass alle Lieferantenzahlungen vor der Bearbeitung richtig autorisiert werden. Das kollaborative Lieferantenportal verbessert die Kommunikation, indem es Lieferanten ermöglicht, Rechnungen direkt einzureichen und den Zahlungsstatus zu überprüfen, wodurch die Verwaltungsarbeit für Ihr Team reduziert wird. Payouts unterstützt zudem vielfältige Zahlungsoptionen, darunter klassische Banküberweisungen, E-Wallets und Kryptowährungen, und bietet so Flexibilität bei der Abwicklung von Lieferantenzahlungen über verschiedene Plattformen hinweg.
Integrationen umfassen Everflow, CJ Affiliate, Awin, PayPal, Venmo, Payoneer, NetSuite, Priority, Workday, Skrill und Tune.
Pros and Cons
Pros:
- Intelligente Rechnungserfassung und -verarbeitung
- Mehrere Auszahlungsarten
- Freigabeworkflows für Lieferantenzahlungen
Cons:
- Mögliche Herausforderungen bei der Integration in bestehende Systeme
- Erfasst keine nicht-lieferantenbezogenen Ausgaben
Am besten geeignet für KI-gestütztes Spesenmanagement
Sage Expense Management (ehemals Fyle) ist eine Spesenverwaltungssoftware mit maschinellem Lernen und KI.
Warum ich Sage Expense Management ausgewählt habe: Meiner Ansicht nach ist Sage Expense Management die Spesenverwaltungssoftware, die in Bezug auf neueste Technologie auf dem aktuellsten Stand ist.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Sage Expense Management:
Funktionen beinhalten flexible Spesenberichte. Ich finde es großartig, dass Sage Expense Management direkt in Alltagstools wie Slack, Gmail und Outlook arbeitet. Mitarbeitende können ihre Belege auf beliebige Weise einreichen, und Sage Expense Management extrahiert und kategorisiert die Daten. Mitarbeitende können per ACH-Zahlung direkt über die Software erstattet werden und den Zahlungsstatus selbst verfolgen.
Mir gefällt außerdem, dass Sage Expense Management mit den meisten Kreditkartenunternehmen und gängiger Buchhaltungssoftware integriert ist, sodass Kontenabgleiche automatisiert werden können.
Integrationen umfassen Office 365, Slack, Xero, QuickBooks, NetSuite, Microsoft Teams und TravelPerk.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierungsfunktionen
- Möglichkeit, ACH-Zahlungen zu senden
- Spesen können auf viele verschiedene Arten eingereicht werden
Cons:
- Kein Einzelbenutzer-Tarif (mindestens fünf Nutzer)
- Begrenzte Integrationen im Standard-Tarif
New Product Updates from Sage Expense Management (formerly Fyle)
Sage Expense Management Adds Reconciliation and Expense Review Updates
Sage Expense Management introduced a new Reconciliation module, faster expense review tools, expanded admin controls, and new AI and security features. These help finance teams reconcile transactions, review expenses, manage permissions, and access corporate card data more efficiently. For more information, visit Sage Expense Management’s official site.
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Am besten geeignet für gehaltsabrechnungsgebundenes Ausgabenmanagement
Paylocity ist eine umfassende HR- und Gehaltsabrechnungsplattform, die auch eine leistungsstarke Lösung für das Ausgabenmanagement bietet. Das integrierte Ausgaben-Tracking-System hilft Ihnen, Rückerstattungen zu verwalten, Belege zu erfassen und Compliance einzuhalten – alles in derselben Umgebung, die Sie bereits für Lohnabrechnung und Mitarbeiterdaten nutzen. Damit ist die Plattform ideal für Organisationen, die eine einheitliche finanzielle Übersicht über HR- und Finanzfunktionen wünschen.
Warum ich Paylocity gewählt habe: Ich habe Paylocity gewählt, weil das Ausgabentracking direkt mit der Gehaltsabrechnung verbunden ist – so sparen Sie jeden Monat Stunden an Arbeitszeit. Sie können individuelle Ausgabenrichtlinien festlegen, die Genehmigung von Rückerstattungen automatisieren und genehmigte Ausgaben direkt in die Lohnabrechnung überführen, um eine schnellere Bearbeitung zu gewährleisten. Außerdem gefällt mir, dass die KI-Tools von Paylocity Belege automatisch erfassen und Transaktionen kategorisieren, sodass der manuelle Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht wird. Die mobile App sorgt für zusätzlichen Komfort: Sie können Ausgaben von überall einreichen, prüfen oder genehmigen.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Paylocity
Herausragende Funktionen sind KI-gestützte Belegerfassung, anpassbare Genehmigungsworkflows und integrierte Betrugserkennung zur Sicherstellung der Compliance. Die Plattform unterstützt außerdem die Kilometererfassung und den Import von Kartentransaktionen, sodass Sie volle Transparenz über Ihre Geschäftsausgaben haben.
Integrationen umfassen Indeed, Ironclad, Jira Software, OneTrust, PARiM, Rain, Tilt, Timeero, VICTIG, When, 15Five und 401GO.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile App für Ausgabenverfolgung in Echtzeit
- Automatisierte Belegerfassung und Kategorisierung
- Direkte Integration mit der Gehaltsabrechnung
Cons:
- Einarbeitungszeit aufgrund des umfangreichen Funktionsangebots
- Preise nur auf Anfrage erhältlich
New Product Updates from Paylocity
Paylocity Introduces Ignite AI Across Its Platform
Paylocity introduced Ignite AI with purpose-built automation for recruiting, payroll, time, finance, reporting, and employee support. These capabilities reduce repetitive work, catch errors earlier, speed up hiring and financial processes, and give teams faster access to answers and analysis across the platform. For more information, visit Paylocity's official site.
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Slash
Am besten geeignet für das Management von Multi-Entity-Ausgaben
Slash ist eine Finanzplattform, die Ausgabenverwaltung mit modernem Geschäftsbanking kombiniert. Sie ermöglicht es Ihnen, mehrere Unternehmen zu verwalten, Zahlungen zu automatisieren und Ausgaben über verschiedene Konten hinweg zu analysieren – alles über ein einziges Dashboard. Mit Funktionen wie unbegrenzten virtuellen Karten, Analysen in Echtzeit und Unterstützung für Krypto-zu-Fiat bietet Slash Finanzteams eine flexible und transparente Möglichkeit, den Cashflow zu überwachen.
Warum ich Slash ausgewählt habe: Ich habe Slash ausgewählt, weil Sie damit Einnahmen und Ausgaben über separate virtuelle Konten trennen können, was die Finanzorganisation für verschiedene Projekte oder Unternehmen erleichtert. Sie erhalten außerdem Ausgabenanalysen in Echtzeit, die Ihnen helfen, Trends zu erkennen und Budgets bei deren Entwicklung zu steuern. Besonders gefällt mir, dass Slash Ausgabenkontrollen und FDIC-gesicherte Sicherheit anbietet, sodass Sie virtuelle und physische Karten ausstellen können, während Sie weiterhin Limits, Berechtigungen und Zugriffe kontrollieren.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Slash:
Funktionen umfassen Multi-Entity-Management zur Überwachung mehrerer Unternehmen über ein Konto, entwicklerfreundliche APIs für Automatisierung und sichere Benutzerrollensteuerung zur individuellen Vergabe von Berechtigungen. Sie können außerdem zwischen Fiat und Krypto wechseln, Überweisungen automatisieren und auf hochverzinsliche Geschäftskonten zugreifen.
Integrationen umfassen Google Sheets, Notion, Airtable, E-Mail, Webhook, Amplitude, Zapier, Slack, QuickBooks, NetSuite, Xero und Zoho.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt mehrere Einkommensquellen
- Erweiterte Ausgabenkontrolloptionen
- Umfassende Banking-Integrationen
Cons:
- Fehlende integrierte Rechnungsstellung
- Begrenzte Anleitung und Onboarding-Inhalte
Airbase
Am besten für Ausgabenmanagement geeignet
Airbase ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die Ihnen einen umfassenden Überblick darüber verschafft, wie viel Ihr Unternehmen ausgibt und wofür.
Warum ich Airbase ausgewählt habe: Mir gefällt, dass es Funktionen gibt, mit denen Sie Ihre Ausgaben und Ihr Budget proaktiv verwalten können. Anstatt von unerwarteten Ausgaben erst im Nachhinein zu erfahren, gibt es Ausgabenkontrollen und regelbasierte Ausgabenrichtlinien, um diese von vornherein zu verhindern.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Airbase:
Zu den Funktionen gehören Ausgabenlimits und Budgets, die Sie für verschiedene Abteilungen oder Teams festlegen können. Ich denke, dies ist ein großartiges Werkzeug, um Mitarbeiter in die Verantwortung zu nehmen und Managern einen besseren Überblick darüber zu verschaffen, wie viel Geld ihnen zur Verfügung steht. Die mobile App von Airbase macht es meiner Meinung nach einfach, Belege zu erfassen. Außerdem wird für jede Ausgabe eine detaillierte Prüfungsspur bereitgestellt.
Integrationen umfassen NetSuite, QuickBooks, Xero, Jira, Ironclad und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache Rückerstattung an Mitarbeitende
- Fortschrittliche Berichte und Analysen
- Starker Fokus auf Kontrolle und Compliance
Cons:
- Begrenzte Integrationen
- Keine Offline-Konnektivität
Ramp
Am besten für automatisierte Spesenabrechnungen
Ramp ist eine Ausgabenverwaltungssoftware, die das Finanzmanagement für Unternehmen vereinfacht. Sie bietet eine Suite von Tools, darunter Firmenkreditkarten und Kreditorenbuchhaltung, um Ihre Ausgabenprozesse zu vereinfachen.
Warum ich Ramp ausgewählt habe: Ich habe Ramp gewählt, weil es die Spesenabrechnung automatisiert und Sie so vor manueller Eingabe bewahrt, indem Ausgaben automatisch erfasst und kategorisiert werden. Sie erhalten außerdem eine Überwachung von Transaktionen in Echtzeit, um Ausgaben direkt zu verfolgen, sowie anpassbare Genehmigungsprozesse, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. So bleiben Sie im Budget und halten die Prozesse reibungslos am Laufen.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Ramp:
Funktionen beinhalten globale Zahlungsunterstützung, die es Ihnen ermöglicht, Transaktionen in mehreren Währungen abzuwickeln – ideal für international agierende Unternehmen. Ein weiteres Merkmal ist der schnelle Implementierungsprozess, mit dem Sie in nur 30 Tagen startklar sind. Darüber hinaus stellt Ramp kostenlose Tools wie Vorlagen für Spesenrichtlinien bereit, um Ihnen bei einer effektiveren Finanzverwaltung zu helfen.
Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling und Gmail.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Berichtsfunktionen
- Möglichkeit zur Ausgabe mehrerer virtueller Karten mit anpassbaren Kontrollen
- Automatisierte Spesenabrechnung und Belegabgleich
Cons:
- Konzentriert sich hauptsächlich auf Kreditoren und Ausgabenmanagement
- Könnte mehr fortgeschrittene Buchhaltungsfunktionen bieten
New Product Updates from Ramp
Ramp Adds VAT-Compliant Reimbursement Statements
Ramp added VAT and entity address details to reimbursement statements, helping teams in the EU, UK, and Canada reclaim VAT with less manual paperwork. For more information, visit Ramp’s official site.
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Navan
Am besten zur Nachverfolgung von Reisekosten
Navan (früher bekannt als TripActions) ist eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung von Firmenkarten, Reisekosten und anderen Betriebsausgaben unterstützt.
Warum ich Navan gewählt habe: Meiner Meinung nach hebt sich Navan als beste Lösung zur Nachverfolgung von Reisekosten hervor. Besonders beeindruckten mich die Gruppenreise-Funktionen und die benutzerfreundliche Oberfläche.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Navan:
Funktionen beinhalten die vereinfachte Online-Buchung. Mir gefällt, dass Sie innerhalb der Software Flug- und Hotelreservierungen für Mitarbeitende vornehmen können. Die Gruppenreise-Optionen ermöglichen es, Reisebuchungen für bis zu 50 Mitarbeitende gleichzeitig vorzunehmen.
Besonders beeindruckt hat mich das automatisierte Ausgabenmanagement von Navan. Transaktionsdetails werden automatisch kategorisiert und abgeglichen, sobald eine Firmenkarte persönlich oder online verwendet wird.
Integrationen umfassen Slack, QuickBooks, NetSuite, Okta, Expensify und Sage Intacct.
Pros and Cons
Pros:
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Einfache Integration mit verschiedenen Reisebuchungsplattformen
- Automatischer Abgleich vereinfacht den Prozess der Ausgabenabrechnung
Cons:
- Preisinformationen sind nicht transparent
- Für kleinere Unternehmen möglicherweise zu komplex
Perk
Beste All-in-One-Lösung für Ausgabenverfolgung
Trotz seines Namens kümmert sich TravelPerk nicht nur um Reisekosten. Es bietet eine Vielzahl von Tools und Funktionen für das Ausgabenmanagement.
Warum ich TravelPerk ausgewählt habe: Wenn Sie eine Software zur Ausgabenverfolgung mit vielen Funktionen suchen, ist TravelPerk meiner Meinung nach eine Überlegung wert. Mir gefällt, dass Sie unbegrenzt viele Nutzer einbinden können, da sich die Kosten pro Nutzer bei anderen Softwares schnell summieren können.
Herausragende Funktionen und Integrationen von TravelPerk:
Funktionen umfassen eine einzige Benutzeroberfläche für Reisebuchungen, Ausgabenverfolgung und Erstattungen. Ich persönlich finde es praktisch, alles an einem zentralen Ort zu haben. Mit TravelPerk können Sie innerhalb der App buchen und Ihre Ausgaben beim Buchen von Flügen, Unterkünften und Transport erfassen und verwalten.
Integrationen umfassen Slack, Divvy, Rydoo, WeWork, Ramp, Expensify, Fyle, Zoom und einige weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Pauschalpreis
- Buchungstools
- Benutzerfreundliche Oberfläche
Cons:
- Mobile App könnte benutzerfreundlicher sein
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
Divvy
Beste kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung
Divvy ist eine kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung.
Warum ich Divvy ausgewählt habe: Divvy kann völlig kostenlos genutzt werden. Das Unternehmen bietet keine kostenpflichtigen Tarife an. Wie verdient Divvy also Geld? Bei jeder Nutzung der Kreditkarte erhalten sie einen Anteil der Händlergebühr, die normalerweise an Visa oder die ausstellende Bank gehen würde.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Divvy:
Zu den Funktionen gehören eine völlig kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung sowie eine Firmenkarte, die sogar Prämien bietet. Mir gefällt die Möglichkeit, alle Karten und Ausgaben des Unternehmens an einem Ort zu verwalten. Mit der Software von Divvy können Sie Budgets erstellen und Ausgaben kontrollieren. Ich denke, dass das Divvy-Dashboard es einfach macht, alle Ausgabentransaktionen in Echtzeit zu sehen.
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Völlig kostenlos
- Benutzerfreundliche mobile App
- Beinhaltet kostenlose physische und virtuelle Firmenkarten
Cons:
- Begrenzte Integrationen
- Weniger Funktionen als kostenpflichtige Alternativen
Weitere Software zur Ausgabenverfolgung
Hier finden Sie einige weitere Optionen für Software zur Ausgabenverfolgung, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Zoho Expense
Am besten für Integrationen
- Brex
Am besten für Startups und kleine Unternehmen
- Rydoo
Am besten für mobile Nutzer
- Coupa
Am besten für Lieferanten-Integrationen
- Puzzle
Am besten geeignet für KI-gestützte Kategorisierungsgenauigkeit
- Expensify
Am besten für automatisierte Belegerkennungsfunktionen
- SAP Concur
Am besten geeignet für Großunternehmen
- LicenceOne
Am besten geeignet für SaaS-Ausgabenmanagement und Sicherheit
- ExpensePoint
Am besten für globale Teams
- Rippling Spend
Am besten für automatisierte Richtlinienkontrollen
Wie ich Software zur Ausgabenverfolgung bewerte
Ich teile meine Bewertung in zwei Schichten auf: die unverzichtbaren Funktionen – Belegerfassung, Genehmigungsworkflows, Richtlinienkontrollen – und die Unterscheidungsmerkmale, die ein Tool von einem anderen abheben.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzung für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede unten aufgeführte Kernfunktion. Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 75% erreichen, um berücksichtigt zu werden.
- Belegerfassung & OCR: Ich prüfe, ob eine Aufnahme per Handy oder ein Weiterleiten per E-Mail den Anbieternamen, das Datum und den Betrag korrekt übernimmt – oder ob Ihr Team die Belegdaten noch manuell eingeben muss.
- Workflows für Spesenberichte: Mehrstufige Genehmigungsrouten sind hier entscheidend, besonders für Teams, bei denen ein Essen für 200 $ zum Manager geht, aber eine Konferenzreise für 5.000 $ an einen Direktor eskaliert wird.
- Richtliniendurchsetzung & Markierung: Ich achte auf Tools, die Verstöße bereits bei der Einreichung automatisch markieren – wie z. B. Höchstgrenzen pro Mahlzeit oder nicht genehmigte Anbieter – statt sich darauf zu verlassen, dass Genehmigende diese manuell herausfiltern.
- Abstimmung von Firmenkreditkarten: Kartendaten von Visa, Mastercard oder Amex sollten automatisch mit eingereichten Belegen abgeglichen werden, damit Ihr Kreditorenteam nicht monatlich Kontoauszüge in einer Tabelle abgleichen muss.
- Buchhaltungsintegration: Ich bewerte native Anbindungen an Plattformen wie QuickBooks, Xero, NetSuite und Sage Intacct und prüfe, ob Ausgabencodes und Dimensionen sauber auf Ihr Hauptbuch abgebildet werden.
- Rückerstattungsabwicklung: Die Tools sollten Überweisung oder Gehaltsintegration für die Rückerstattung unterstützen, und ich prüfe, ob sie Auszahlungen in mehreren Währungen für verteilte Teams abwickeln können.
Wenn ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich mir an, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und beurteile ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Prüfungen erkennen doppelte Belege und überhöhte Beträge, noch bevor ein Genehmiger den Bericht öffnet und sparen so stundenlange manuelle Prüfung pro Abschluss. Dashboards für Ausgaben in Echtzeit mit Drilldowns nach Abteilung, Projekt oder Lieferant verschaffen Finanzplanungs- und Analysemanagern rechtzeitig Einblick, um in der Mitte eines Quartals nachzusteuern. Ich prüfe außerdem, ob ein Tool die Ausgabe eigener Firmenkarten mit individuellen Kartenlimits und Händlerbeschränkungen direkt am Verkaufspunkt ermöglicht.
Mehr als nur Funktionen
Compliance ist wichtig – ich prüfe auf SOC 2 Typ II-Zertifizierung und ob die Plattform digitale Belege lange genug speichert, um lokale Prüfanforderungen zu erfüllen. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die ERP-Anbindung, insbesondere ob die Zuordnung von Hauptbuchdimensionen nahtlos mit Ihrem Kontenplan funktioniert oder eine nachträgliche manuelle Nachbearbeitung erfordert. Für wachsende Organisationen bewerte ich die Konsolidierung über mehrere Einheiten und Währungen hinweg, sodass Finanzabteilungen Tochtergesellschaften aus einer einzigen Instanz verwalten können, ohne zwischen Umgebungen wechseln zu müssen.
So wählen Sie Software zur Ausgabenverfolgung aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich bei der Bearbeitung Ihres individuellen Auswahlprozesses auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was Sie berücksichtigen sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen? Prüfen Sie, ob sie zusätzliche Benutzer, Transaktionen und Daten unterstützt, wenn Ihr Unternehmen wächst. |
| Integrationen | Verbindet sie sich mit Ihren bestehenden Systemen? Prüfen Sie die Kompatibilität mit Ihren aktuellen Buchhaltungstools und anderer wichtiger Software. |
| Anpassbarkeit | Können Sie das Tool an Ihre Anforderungen anpassen? Achten Sie auf Anpassungsoptionen für Arbeitsabläufe, Berichte und Benutzerrollen, damit diese zu Ihren Prozessen passen. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Software für Ihr Team intuitiv bedienbar? Bewerten Sie die Benutzeroberfläche und wie schnell Teammitglieder im Tool navigieren und es effektiv nutzen können. |
| Implementierung und Einführung | Wie lange dauert es, bis Sie starten können? Berücksichtigen Sie die Einrichtungszeit, Schulungsmaterialien und den Support, der während der Anfangsphase angeboten wird. |
| Kosten | Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten? Vergleichen Sie die Preismodelle einschließlich Abonnementgebühren, zusätzlicher Kosten und möglicher versteckter Gebühren. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Wie schützt die Software Ihre Daten? Stellen Sie sicher, dass sie starke Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Branchenstandards bietet. |
Was ist Software zur Ausgabenverfolgung?
Software zur Ausgabenverfolgung ist ein Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Ausgaben zu erfassen, zu verwalten und zu analysieren. Sie wird häufig von Finanzfachleuten, Buchhaltern und Managern genutzt, um Einblicke in Ausgabenmuster zu gewinnen und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen. Funktionen wie die Ausgabenverfolgung in Echtzeit, das automatisierte Scannen von Belegen und Integrationsmöglichkeiten tragen zu Effizienz und Genauigkeit bei der Verwaltung von Ausgaben bei. Diese Tools bieten einen umfassenden Mehrwert, indem sie die Finanzübersicht vereinfachen und die Budgetkontrolle verbessern.
Funktionen
Achten Sie bei der Auswahl einer Software zur Ausgabenverfolgung auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Verfolgung in Echtzeit: Ermöglicht es Ihnen, Ausgaben direkt bei ihrer Entstehung zu überwachen und so aktuelle Finanzunterlagen sicherzustellen.
- Automatisiertes Scannen von Belegen: Wandelt Papierbelege in digitale Daten um, spart Zeit und reduziert Fehler bei der manuellen Dateneingabe.
- Integrationsmöglichkeiten: Verbindet sich mit bestehenden Buchhaltungs- und Geschäftssystemen, um den Datenfluss zu optimieren und die Genauigkeit zu erhöhen.
- Anpassbare Berichte: Bietet maßgeschneiderte Berichte mit Einblicken, die auf Ihre geschäftlichen Anforderungen und finanziellen Ziele zugeschnitten sind.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Ausgaben in verschiedenen Währungen – unerlässlich für internationale Geschäftstätigkeiten.
- Genehmigungsabläufe: Vereinfachen den Prozess der Ausgabengenehmigung und gewährleisten die Einhaltung von Vorgaben sowie die Kontrolle über Ausgaben.
- Mobiler Zugriff: Bietet unterwegs Zugriff auf Ausgabendaten, sodass Nutzer ihre Finanzen von überall aus verwalten können.
- Datensicherheit: Gewährleistet den Schutz sensibler Finanzinformationen durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Bietet ein intuitives Design, das es Nutzern erleichtert, in der Software zu navigieren und sie effektiv zu verwenden.
Vorteile
Die Implementierung einer Software zur Ausgabenverfolgung bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Höhere Genauigkeit: Das automatisierte Scannen von Belegen reduziert manuelle Fehler und gewährleistet präzise Finanzunterlagen.
- Zeiteinsparungen: Die Verfolgung in Echtzeit und der mobile Zugriff ermöglichen es Nutzern, Ausgaben schnell und effizient zu verwalten.
- Verbesserte Transparenz: Anpassbare Berichte bieten Einblicke in Ausgabenmuster und unterstützen fundierte Entscheidungen.
- Verbesserte Compliance: Genehmigungsabläufe stellen sicher, dass Ausgaben geprüft und genehmigt werden, und sorgen so für Kontrolle über die Ausgaben.
- Kostenmanagement: Die Unterstützung mehrerer Währungen und Integrationsmöglichkeiten helfen dabei, Ausgaben über verschiedene Plattformen und Regionen hinweg zu überwachen und zu verwalten.
- Datensicherheit: Starke Verschlüsselung und Zugriffskontrollen schützen sensible Finanzinformationen vor unbefugtem Zugriff.
Kosten & Preise
Bei der Auswahl einer Software zur Ausgabenverfolgung ist es wichtig, die verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife zu verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre Durchschnittspreise und typische in Lösungen zur Ausgabenverfolgung enthaltene Funktionen zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Software zur Ausgabenverfolgung
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Gängige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Ausgabenverfolgung, begrenztes Hochladen von Belegen und grundlegende Berichte. |
| Persönlicher Tarif | $5-$25/Nutzer/Monat | Unbegrenztes Hochladen von Belegen, mobiler Zugriff und grundlegende Integrationen. |
| Geschäftstarif | $25-$50/Nutzer/Monat | Erweiterte Berichte, Unterstützung mehrerer Währungen und Genehmigungsabläufe. |
| Unternehmenstarif | $50-$100/Nutzer/Monat | Anpassbare Funktionen, Integration in Unternehmenssysteme und dedizierter Support. |
Häufig gestellte Fragen zur Software zur Spesenverfolgung
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur Software zur Spesenverfolgung:
Kann die Software zur Spesenverfolgung mit Firmenkreditkarten synchronisiert werden?
Ja, viele Softwarelösungen zur Spesenverfolgung unterstützen die Synchronisierung mit Firmenkarten. So kann Ihr Team Ausgaben automatisch verfolgen, ohne jede Transaktion manuell eingeben zu müssen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kartenanbieter von der verwendeten Software unterstützt wird. Nach der Verknüpfung werden Ausgaben normalerweise in Echtzeit oder innerhalb eines Tages angezeigt.
Was ist der Unterschied zwischen Software zur Spesenverfolgung und Software für die Kreditorenbuchhaltung?
Software zur Spesenverfolgung ist auf die Erfassung, Kategorisierung und Verwaltung von Mitarbeiterausgaben spezialisiert. Sie umfasst Funktionen zum Erfassen von Belegen und zum Einreichen von Spesenabrechnungen zur Erstattung.
Software für die Kreditorenbuchhaltung ist breiter gefasst. Sie dient der Verwaltung von Zahlungen an Lieferanten und Anbieter. Dazu gehören die Verarbeitung von Rechnungen, die Planung und Ausführung von Zahlungen sowie der Bankabgleich.
Wie geht die Software zur Spesenverfolgung mit doppelten Belegen um?
Die meisten Softwarelösungen zur Spesenverfolgung kennzeichnen Duplikate anhand von Belegmetadaten oder übereinstimmenden Transaktionsbeträgen. Wenn Sie denselben Beleg zweimal hochladen, warnt Sie das System möglicherweise oder blockiert das Duplikat. In der Regel können Sie gekennzeichnete Einträge überprüfen und entscheiden, ob Sie sie behalten oder löschen möchten. Einige Tools ermöglichen bei Bedarf auch das Zusammenführen von Duplikaten.
Können mit der Software zur Spesenverfolgung Ausgabenlimits festgelegt werden?
Ja, mit vielen Tools können Sie Limits nach Kategorie, Projekt oder Mitarbeiter festlegen. Wenn jemand das Limit überschreitet, kann die Software die Ausgabe kennzeichnen oder die Einreichung blockieren. Diese Limits helfen Ihrem Team, das Budget einzuhalten, ohne dass manuelle Prüfungen erforderlich sind. Sie können die Schwellenwerte anpassen, wenn sich Richtlinien ändern.
Ist es notwendig, mein Team in der neuen Software zur Spesenverfolgung zu schulen?
Ja, die Schulung Ihres Teams in der neuen Software zur Spesenverfolgung ist für eine erfolgreiche Einführung notwendig. Auch wenn das Tool benutzerfreundlich ist, hilft die Schulung den Teammitgliedern, den vollständigen Funktionsumfang zu verstehen und die Software effektiv zu nutzen. Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Ressourcen für die Einführung anbieten, beispielsweise Tutorials, Webinare und Supportmaterialien. Diese Investition in Schulungen hilft Ihrem Team, den größtmöglichen Nutzen aus der Software zu ziehen, und sorgt für einen reibungslosen Übergang.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade Software zur Spesenverfolgung recherchieren, wenden Sie sich kostenlos an einen SoftwareSelect-Berater, um Empfehlungen zu erhalten.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre konkreten Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Software zur Prüfung. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.