Die 10 besten Softwarelösungen zur Ausgabenverfolgung im Test 2026
10 Beste Software für Spesenverfolgung – Shortlist
Es gibt so viele verschiedene Lösungen zur Spesenverfolgung, dass die Auswahl der besten Lösung schwierig sein kann. Sie möchten den Prozess für die Verfolgung und Kategorisierung von Ausgaben optimieren, eine präzise Finanzanalyse und Berichterstattung ermöglichen – und dafür benötigen Sie das richtige Tool für Ihre Projekte und Ihr Team.
Ich habe die passende Lösung für Sie! In diesem Beitrag nutze ich meine persönliche Erfahrung mit Spesenmanagement in großen Teams, um eine ausgewählte Liste der besten Software für Spesenverfolgung zu überprüfen.
Warum Sie unseren Softwarebewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten Finanzsoftware seit 2023. Als Finanzspezialisten wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software ist. Wir investieren in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bessere Kaufentscheidungen zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Finanzanwendungen getestet und über 1.000 ausführliche Softwarebewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben & unsere Bewertungsmethodik für Software.
Zusammenfassung: Beste Software für Spesenverfolgung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Ausgabenmanagement-Software zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für globale Teams geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Angestellter/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für Lieferantenausgaben | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten für Lieferantenausgaben | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten für KI-gestützte Ausgabenverfolgung | Ab $8.99/Nutzer/Monat | Website | ||
| 5 | Am besten für KI-gestützte Ausgabenverfolgung | Ab $8.99/Nutzer/Monat | Website | ||
| 6 | Am besten geeignet für gehaltsabrechnungsgebundenes Ausgabenmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für automatisierte Spesenabrechnungen | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für das Management von Multi-Entity-Ausgaben | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $25/Monat | Website | |
| 9 | Am besten für Ausgabenmanagement | Kostenloser Plan verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten für Ausgabenmanagement | Kostenloser Plan verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
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Creatio CRM
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DealHub AI
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LiveFlow
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Bewertungen: Beste Software für Spesenverfolgung
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Software fürs Spesenmanagement, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen geben einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Features, Vor- & Nachteile, Integrationen sowie ideale Anwendungsfälle der jeweiligen Tools, damit Sie die passende Lösung finden.
Deel ist eine Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, die Einstellung, Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften für globale Teams zu managen. Sie bietet Tools zur Verwaltung von Verträgen, Zahlungen und Steuerregelungen in verschiedenen Ländern.
Warum ich Deel ausgewählt habe: Das Ausgabenmanagement-System von Deel ermöglicht es Ihnen, individuelle Ausgabenkategorien zu erstellen und für jede spezifische Limits festzulegen. So können Sie die Ausgabenrichtlinien an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und sicherstellen, dass die Ausgaben im Rahmen des Budgets bleiben. Außerdem kann für die Einreichung von Ausgabenbelegen das Hochladen von Quittungen verpflichtend gemacht werden, was eine zusätzliche Kontrollebene schafft. Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, Ausgaben direkt über die Plattform zu verwalten und zu genehmigen. Manager können ausstehende Ausgaben prüfen, sie genehmigen oder ablehnen und alle Ausgabennachweise an einem zentralen Ort aufbewahren.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Deel:
Funktionen beinhalten die Möglichkeit, Fahrtkostenausgaben mit einem integrierten Rechner zu erfassen, der die Kosten basierend auf Entfernung und Fahrzeugtyp schätzt. Deel bietet außerdem Tagespauschalen-Berechnungen, wodurch Mitarbeitende einfach tägliche Spesen für Geschäftsreisen geltend machen können.
Integrationen umfassen Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk und Jira Software Cloud.
Pros and Cons
Pros:
- Vereinfacht globale Einstellungen und Zahlungen
- Vielfältige Zahlungsoptionen
- Individuell anpassbare Ausgabenrichtlinien
Cons:
- Keine Option für Firmenausgabenkarten
- Gelegentliche Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung
Payouts ist eine Finanzplattform, die globale Auszahlungen und Lieferantenmanagement automatisiert und optimiert. Sie rationalisiert Finanzabläufe und erleichtert es Unternehmen, lieferantenbezogene Ausgaben effizient zu verwalten.
Warum ich Payouts gewählt habe: Payouts bietet automatisierte Rechnungsverarbeitung, reduziert manuelle Dateneingaben und minimiert Fehler. Die intelligente Rechnungserfassungstechnologie extrahiert Daten aus Rechnungen in jedem Format genau, beschleunigt die Bearbeitungszeiten und gewährleistet Genauigkeit. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für die Verfolgung von lieferantenbezogenen Ausgaben, da sie sicherstellt, dass alle Rechnungen umgehend und korrekt verarbeitet werden. Zusätzlich bietet Payouts Echtzeit-Ausgabentransparenz durch umfassende Dashboards und benutzerdefinierte Berichte. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben zu überwachen, sobald sie anfallen, und gibt Ihnen bessere Kontrolle über Ihren Cashflow und ermöglicht fundierte finanzielle Entscheidungen.
Payouts herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen beinhalten flexible Genehmigungs-Workflows, die Sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können, um sicherzustellen, dass alle Lieferantenzahlungen ordnungsgemäß autorisiert werden, bevor sie bearbeitet werden. Das kollaborative Lieferantenportal verbessert die Kommunikation, indem es Lieferanten ermöglicht, Rechnungen direkt einzureichen und Zahlungsstatus zu überprüfen, wodurch die administrative Belastung Ihres Teams verringert wird. Payouts unterstützt auch verschiedene Zahlungsoptionen, einschließlich traditioneller Banküberweisungen, eWallets und Kryptowährungen, und bietet Flexibilität bei der Verwaltung von Lieferantenzahlungen über verschiedene Plattformen hinweg.
Integrationen umfassen Everflow, CJ Affiliate, Awin, PayPal, Venmo, Payoneer, NetSuite, Priority, Workday, Skrill und Tune.
Pros and Cons
Pros:
- Intelligente Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen
- Mehrere Auszahlungsmethoden
- Genehmigungs-Workflows für Lieferantenzahlungen
Cons:
- Mögliche Herausforderungen bei der Integration in bestehende Systeme
- Verfolgt keine nicht lieferantenbezogenen Ausgaben
Payouts ist eine Finanzplattform, die globale Auszahlungen und Lieferantenmanagement automatisiert und optimiert. Sie rationalisiert Finanzabläufe und erleichtert es Unternehmen, lieferantenbezogene Ausgaben effizient zu verwalten.
Warum ich Payouts gewählt habe: Payouts bietet automatisierte Rechnungsverarbeitung, reduziert manuelle Dateneingaben und minimiert Fehler. Die intelligente Rechnungserfassungstechnologie extrahiert Daten aus Rechnungen in jedem Format genau, beschleunigt die Bearbeitungszeiten und gewährleistet Genauigkeit. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für die Verfolgung von lieferantenbezogenen Ausgaben, da sie sicherstellt, dass alle Rechnungen umgehend und korrekt verarbeitet werden. Zusätzlich bietet Payouts Echtzeit-Ausgabentransparenz durch umfassende Dashboards und benutzerdefinierte Berichte. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben zu überwachen, sobald sie anfallen, und gibt Ihnen bessere Kontrolle über Ihren Cashflow und ermöglicht fundierte finanzielle Entscheidungen.
Payouts herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen beinhalten flexible Genehmigungs-Workflows, die Sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können, um sicherzustellen, dass alle Lieferantenzahlungen ordnungsgemäß autorisiert werden, bevor sie bearbeitet werden. Das kollaborative Lieferantenportal verbessert die Kommunikation, indem es Lieferanten ermöglicht, Rechnungen direkt einzureichen und Zahlungsstatus zu überprüfen, wodurch die administrative Belastung Ihres Teams verringert wird. Payouts unterstützt auch verschiedene Zahlungsoptionen, einschließlich traditioneller Banküberweisungen, eWallets und Kryptowährungen, und bietet Flexibilität bei der Verwaltung von Lieferantenzahlungen über verschiedene Plattformen hinweg.
Integrationen umfassen Everflow, CJ Affiliate, Awin, PayPal, Venmo, Payoneer, NetSuite, Priority, Workday, Skrill und Tune.
Pros and Cons
Pros:
- Intelligente Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen
- Mehrere Auszahlungsmethoden
- Genehmigungs-Workflows für Lieferantenzahlungen
Cons:
- Mögliche Herausforderungen bei der Integration in bestehende Systeme
- Verfolgt keine nicht lieferantenbezogenen Ausgaben
Am besten für KI-gestützte Ausgabenverfolgung
Fyle ist eine Software zur Spesenverfolgung mit maschinellem Lernen und KI.
Warum ich Fyle gewählt habe: Für mich scheint Fyle die Spesenverfolgungssoftware zu sein, die in Bezug auf die neueste Technologie am aktuellsten ist.
Fyle herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen flexibles Spesenmanagement. Ich liebe es, dass Fyle in alltäglichen Apps wie Slack, Gmail, Outlook funktioniert. Mitarbeiter können ihre Belege auf die von ihnen bevorzugte Weise einreichen, und Fyle wird die Daten extrahieren und kodieren. Sie können Mitarbeiter über ACH-Zahlungen innerhalb der Software entschädigen, und sie können den Zahlungsstatus selbst verfolgen.
Ich mag auch, dass Fyle mit den meisten Kreditkartenunternehmen und gängiger Buchhaltungssoftware integriert ist, um die Kontenabstimmung zu automatisieren.
Integrationen umfassen Office 365, Slack, Xero, QuickBooks, NetSuite, Microsoft Teams und TravelPerk.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierungsfunktionen
- Möglichkeit, ACH-Zahlungen zu senden
- Kann Ausgaben auf viele verschiedene Arten einreichen
Cons:
- Kein Einzelbenutzerplan (mindestens fünf Benutzer)
- Begrenzte Integrationen im Standardplan
New Product Updates from Sage Expense Management (formerly Fyle)
Sage Expense Management Adds Reconciliation and Expense Review Updates
Sage Expense Management introduced a new Reconciliation module, faster expense review tools, expanded admin controls, and new AI and security features. These help finance teams reconcile transactions, review expenses, manage permissions, and access corporate card data more efficiently. For more information, visit Sage Expense Management’s official site.
. Am besten für KI-gestützte Ausgabenverfolgung
Fyle ist eine Software zur Spesenverfolgung mit maschinellem Lernen und KI.
Warum ich Fyle gewählt habe: Für mich scheint Fyle die Spesenverfolgungssoftware zu sein, die in Bezug auf die neueste Technologie am aktuellsten ist.
Fyle herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen flexibles Spesenmanagement. Ich liebe es, dass Fyle in alltäglichen Apps wie Slack, Gmail, Outlook funktioniert. Mitarbeiter können ihre Belege auf die von ihnen bevorzugte Weise einreichen, und Fyle wird die Daten extrahieren und kodieren. Sie können Mitarbeiter über ACH-Zahlungen innerhalb der Software entschädigen, und sie können den Zahlungsstatus selbst verfolgen.
Ich mag auch, dass Fyle mit den meisten Kreditkartenunternehmen und gängiger Buchhaltungssoftware integriert ist, um die Kontenabstimmung zu automatisieren.
Integrationen umfassen Office 365, Slack, Xero, QuickBooks, NetSuite, Microsoft Teams und TravelPerk.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierungsfunktionen
- Möglichkeit, ACH-Zahlungen zu senden
- Kann Ausgaben auf viele verschiedene Arten einreichen
Cons:
- Kein Einzelbenutzerplan (mindestens fünf Benutzer)
- Begrenzte Integrationen im Standardplan
New Product Updates from Sage Expense Management (formerly Fyle)
Sage Expense Management Adds Reconciliation and Expense Review Updates
Sage Expense Management introduced a new Reconciliation module, faster expense review tools, expanded admin controls, and new AI and security features. These help finance teams reconcile transactions, review expenses, manage permissions, and access corporate card data more efficiently. For more information, visit Sage Expense Management’s official site.
Am besten geeignet für gehaltsabrechnungsgebundenes Ausgabenmanagement
Paylocity ist eine umfassende HR- und Gehaltsabrechnungsplattform, die auch eine leistungsstarke Lösung für das Ausgabenmanagement bietet. Das integrierte Ausgaben-Tracking-System hilft Ihnen, Rückerstattungen zu verwalten, Belege zu erfassen und Compliance einzuhalten – alles in derselben Umgebung, die Sie bereits für Lohnabrechnung und Mitarbeiterdaten nutzen. Damit ist die Plattform ideal für Organisationen, die eine einheitliche finanzielle Übersicht über HR- und Finanzfunktionen wünschen.
Warum ich Paylocity gewählt habe: Ich habe Paylocity gewählt, weil das Ausgabentracking direkt mit der Gehaltsabrechnung verbunden ist – so sparen Sie jeden Monat Stunden an Arbeitszeit. Sie können individuelle Ausgabenrichtlinien festlegen, die Genehmigung von Rückerstattungen automatisieren und genehmigte Ausgaben direkt in die Lohnabrechnung überführen, um eine schnellere Bearbeitung zu gewährleisten. Außerdem gefällt mir, dass die KI-Tools von Paylocity Belege automatisch erfassen und Transaktionen kategorisieren, sodass der manuelle Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht wird. Die mobile App sorgt für zusätzlichen Komfort: Sie können Ausgaben von überall einreichen, prüfen oder genehmigen.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Paylocity
Herausragende Funktionen sind KI-gestützte Belegerfassung, anpassbare Genehmigungsworkflows und integrierte Betrugserkennung zur Sicherstellung der Compliance. Die Plattform unterstützt außerdem die Kilometererfassung und den Import von Kartentransaktionen, sodass Sie volle Transparenz über Ihre Geschäftsausgaben haben.
Integrationen umfassen Indeed, Ironclad, Jira Software, OneTrust, PARiM, Rain, Tilt, Timeero, VICTIG, When, 15Five und 401GO.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile App für Ausgabenverfolgung in Echtzeit
- Automatisierte Belegerfassung und Kategorisierung
- Direkte Integration mit der Gehaltsabrechnung
Cons:
- Einarbeitungszeit aufgrund des umfangreichen Funktionsangebots
- Preise nur auf Anfrage erhältlich
New Product Updates from Paylocity
Paylocity Adds Scheduling Templates, AI Summaries, and Dynamics 365 Integration
Paylocity adds enhanced scheduling templates, AI dashboard summaries, and Microsoft Dynamics 365 Business Central integration. These updates help teams improve workforce planning, reporting, and accounting workflows. For more information, visit Paylocity’s official site.
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Ramp ist eine Ausgabenverwaltungssoftware, die das Finanzmanagement für Unternehmen vereinfacht. Sie bietet eine Suite von Tools, darunter Firmenkreditkarten und Kreditorenbuchhaltung, um Ihre Ausgabenprozesse zu vereinfachen.
Warum ich Ramp ausgewählt habe: Ich habe Ramp gewählt, weil es die Spesenabrechnung automatisiert und Sie so vor manueller Eingabe bewahrt, indem Ausgaben automatisch erfasst und kategorisiert werden. Sie erhalten außerdem eine Überwachung von Transaktionen in Echtzeit, um Ausgaben direkt zu verfolgen, sowie anpassbare Genehmigungsprozesse, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. So bleiben Sie im Budget und halten die Prozesse reibungslos am Laufen.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Ramp:
Funktionen beinhalten globale Zahlungsunterstützung, die es Ihnen ermöglicht, Transaktionen in mehreren Währungen abzuwickeln – ideal für international agierende Unternehmen. Ein weiteres Merkmal ist der schnelle Implementierungsprozess, mit dem Sie in nur 30 Tagen startklar sind. Darüber hinaus stellt Ramp kostenlose Tools wie Vorlagen für Spesenrichtlinien bereit, um Ihnen bei einer effektiveren Finanzverwaltung zu helfen.
Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling und Gmail.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Berichtsfunktionen
- Möglichkeit zur Ausgabe mehrerer virtueller Karten mit anpassbaren Kontrollen
- Automatisierte Spesenabrechnung und Belegabgleich
Cons:
- Konzentriert sich hauptsächlich auf Kreditoren und Ausgabenmanagement
- Könnte mehr fortgeschrittene Buchhaltungsfunktionen bieten
New Product Updates from Ramp
Ramp Adds Auto-Capture Receipts via Chrome Extension
Ramp has introduced a Chrome extension that automatically captures receipts from merchants like Amazon and Uber. These updates simplify expense tracking by automating receipt collection and matching during checkout. For more information, visit Ramp's official site.
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Slash ist eine Finanzplattform, die Ausgabenverwaltung mit modernem Geschäftsbanking kombiniert. Sie ermöglicht es Ihnen, mehrere Unternehmen zu verwalten, Zahlungen zu automatisieren und Ausgaben über verschiedene Konten hinweg zu analysieren – alles über ein einziges Dashboard. Mit Funktionen wie unbegrenzten virtuellen Karten, Analysen in Echtzeit und Unterstützung für Krypto-zu-Fiat bietet Slash Finanzteams eine flexible und transparente Möglichkeit, den Cashflow zu überwachen.
Warum ich Slash ausgewählt habe: Ich habe Slash ausgewählt, weil Sie damit Einnahmen und Ausgaben über separate virtuelle Konten trennen können, was die Finanzorganisation für verschiedene Projekte oder Unternehmen erleichtert. Sie erhalten außerdem Ausgabenanalysen in Echtzeit, die Ihnen helfen, Trends zu erkennen und Budgets bei deren Entwicklung zu steuern. Besonders gefällt mir, dass Slash Ausgabenkontrollen und FDIC-gesicherte Sicherheit anbietet, sodass Sie virtuelle und physische Karten ausstellen können, während Sie weiterhin Limits, Berechtigungen und Zugriffe kontrollieren.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Slash:
Funktionen umfassen Multi-Entity-Management zur Überwachung mehrerer Unternehmen über ein Konto, entwicklerfreundliche APIs für Automatisierung und sichere Benutzerrollensteuerung zur individuellen Vergabe von Berechtigungen. Sie können außerdem zwischen Fiat und Krypto wechseln, Überweisungen automatisieren und auf hochverzinsliche Geschäftskonten zugreifen.
Integrationen umfassen Google Sheets, Notion, Airtable, E-Mail, Webhook, Amplitude, Zapier, Slack, QuickBooks, NetSuite, Xero und Zoho.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt mehrere Einkommensquellen
- Erweiterte Ausgabenkontrolloptionen
- Umfassende Banking-Integrationen
Cons:
- Fehlende integrierte Rechnungsstellung
- Begrenzte Anleitung und Onboarding-Inhalte
Airbase ist eine Plattform für Ausgabenmanagement, die Ihnen einen umfassenden Einblick darüber gibt, wie viel Ihr Unternehmen ausgibt und wofür.
Warum ich Airbase gewählt habe: Mir gefällt, dass es Funktionen bietet, mit denen Sie Ihre Ausgaben und Ausgaben proaktiv verwalten können. Anstatt von überraschenden Ausgaben erst nach ihrem Auftreten zu erfahren, haben Sie Ausgabenkontrollen und regelbasierte Ausgabenrichtlinien, um diese von vornherein zu verhindern.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Airbase:
Funktionen umfassen Ausgabelimits und Budgets, die Sie für verschiedene Abteilungen oder Teams festlegen können. Ich denke, dies wäre ein großartiges Werkzeug, um die Verantwortlichkeit zu fördern und Managern ein besseres Verständnis dafür zu geben, wie viel Geld ihnen zur Verfügung steht. Ich finde, dass die mobile App von Airbase das Erfassen von Belegen erleichtert. Sie bietet auch eine detaillierte Prüfspur für jede Ausgabe.
Integrationen umfassen NetSuite, QuickBooks, Xero, Jira, Ironclad und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache Erstattung für Mitarbeiter
- Erweiterte Berichterstattung und Analysen
- Starker Fokus auf Kontrolle und Compliance
Cons:
- Begrenzte Integrationen
- Keine Offline-Konnektivität
Airbase ist eine Plattform für Ausgabenmanagement, die Ihnen einen umfassenden Einblick darüber gibt, wie viel Ihr Unternehmen ausgibt und wofür.
Warum ich Airbase gewählt habe: Mir gefällt, dass es Funktionen bietet, mit denen Sie Ihre Ausgaben und Ausgaben proaktiv verwalten können. Anstatt von überraschenden Ausgaben erst nach ihrem Auftreten zu erfahren, haben Sie Ausgabenkontrollen und regelbasierte Ausgabenrichtlinien, um diese von vornherein zu verhindern.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Airbase:
Funktionen umfassen Ausgabelimits und Budgets, die Sie für verschiedene Abteilungen oder Teams festlegen können. Ich denke, dies wäre ein großartiges Werkzeug, um die Verantwortlichkeit zu fördern und Managern ein besseres Verständnis dafür zu geben, wie viel Geld ihnen zur Verfügung steht. Ich finde, dass die mobile App von Airbase das Erfassen von Belegen erleichtert. Sie bietet auch eine detaillierte Prüfspur für jede Ausgabe.
Integrationen umfassen NetSuite, QuickBooks, Xero, Jira, Ironclad und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache Erstattung für Mitarbeiter
- Erweiterte Berichterstattung und Analysen
- Starker Fokus auf Kontrolle und Compliance
Cons:
- Begrenzte Integrationen
- Keine Offline-Konnektivität
Weitere Software für Spesenverfolgung
Hier sind einige zusätzliche Optionen für Ausgabenmanagement-Software, die es zwar nicht auf meine Shortlist geschafft haben, die aber dennoch einen Blick wert sind:
- Navan
Am besten für die Reisekostenerfassung
- Navan
Am besten für die Reisekostenerfassung
- Perk
E All-in-One-Ausgabenverfolgung
- Perk
E All-in-One-Ausgabenverfolgung
- Divvy
E kostenlose Ausgabenverfolgungssoftware
- Divvy
E kostenlose Ausgabenverfolgungssoftware
- Zoho Expense
Am besten für Integrationen
- Zoho Expense
Am besten für Integrationen
- Brex
Am besten für Startups und kleine Unternehmen
- Brex
Am besten für Startups und kleine Unternehmen
Wie ich Software zur Ausgabenverfolgung bewerte
Ich teile meine Bewertung in zwei Schichten auf: die unverzichtbaren Funktionen – Belegerfassung, Genehmigungsworkflows, Richtlinienkontrollen – und die Unterscheidungsmerkmale, die ein Tool von einem anderen abheben.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzung für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede unten aufgeführte Kernfunktion. Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 75% erreichen, um berücksichtigt zu werden.
- Belegerfassung & OCR: Ich prüfe, ob eine Aufnahme per Handy oder ein Weiterleiten per E-Mail den Anbieternamen, das Datum und den Betrag korrekt übernimmt – oder ob Ihr Team die Belegdaten noch manuell eingeben muss.
- Workflows für Spesenberichte: Mehrstufige Genehmigungsrouten sind hier entscheidend, besonders für Teams, bei denen ein Essen für 200 $ zum Manager geht, aber eine Konferenzreise für 5.000 $ an einen Direktor eskaliert wird.
- Richtliniendurchsetzung & Markierung: Ich achte auf Tools, die Verstöße bereits bei der Einreichung automatisch markieren – wie z. B. Höchstgrenzen pro Mahlzeit oder nicht genehmigte Anbieter – statt sich darauf zu verlassen, dass Genehmigende diese manuell herausfiltern.
- Abstimmung von Firmenkreditkarten: Kartendaten von Visa, Mastercard oder Amex sollten automatisch mit eingereichten Belegen abgeglichen werden, damit Ihr Kreditorenteam nicht monatlich Kontoauszüge in einer Tabelle abgleichen muss.
- Buchhaltungsintegration: Ich bewerte native Anbindungen an Plattformen wie QuickBooks, Xero, NetSuite und Sage Intacct und prüfe, ob Ausgabencodes und Dimensionen sauber auf Ihr Hauptbuch abgebildet werden.
- Rückerstattungsabwicklung: Die Tools sollten Überweisung oder Gehaltsintegration für die Rückerstattung unterstützen, und ich prüfe, ob sie Auszahlungen in mehreren Währungen für verteilte Teams abwickeln können.
Wenn ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich mir an, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und beurteile ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Prüfungen erkennen doppelte Belege und überhöhte Beträge, noch bevor ein Genehmiger den Bericht öffnet und sparen so stundenlange manuelle Prüfung pro Abschluss. Dashboards für Ausgaben in Echtzeit mit Drilldowns nach Abteilung, Projekt oder Lieferant verschaffen Finanzplanungs- und Analysemanagern rechtzeitig Einblick, um in der Mitte eines Quartals nachzusteuern. Ich prüfe außerdem, ob ein Tool die Ausgabe eigener Firmenkarten mit individuellen Kartenlimits und Händlerbeschränkungen direkt am Verkaufspunkt ermöglicht.
Mehr als nur Funktionen
Compliance ist wichtig – ich prüfe auf SOC 2 Typ II-Zertifizierung und ob die Plattform digitale Belege lange genug speichert, um lokale Prüfanforderungen zu erfüllen. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die ERP-Anbindung, insbesondere ob die Zuordnung von Hauptbuchdimensionen nahtlos mit Ihrem Kontenplan funktioniert oder eine nachträgliche manuelle Nachbearbeitung erfordert. Für wachsende Organisationen bewerte ich die Konsolidierung über mehrere Einheiten und Währungen hinweg, sodass Finanzabteilungen Tochtergesellschaften aus einer einzigen Instanz verwalten können, ohne zwischen Umgebungen wechseln zu müssen.
So wählen Sie eine Software zur Spesenverfolgung aus
Es ist leicht, sich in langen Feature-Listen und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie beim Auswahlprozess Ihrer einzigartigen Software fokussiert bleiben, finden Sie hier eine Checkliste von Faktoren, die Sie im Hinterkopf behalten sollten:
| Faktor | Worauf achten? |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen? Prüfen Sie, ob zusätzliche Nutzer, Transaktionen und Daten unterstützt werden, wenn Ihr Unternehmen wächst. |
| Integrationen | Lässt sich die Software mit Ihren bestehenden Systemen verbinden? Überprüfen Sie die Kompatibilität zu Ihren aktuellen Buchhaltungs- und anderen wichtigen Tools. |
| Anpassbarkeit | Lässt sich das Tool auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden? Achten Sie auf Anpassungsmöglichkeiten in Workflows, Berichten und Benutzerrollen für Ihre Abläufe. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Software für Ihr Team intuitiv? Bewerten Sie die Benutzeroberfläche und wie schnell Ihre Mitarbeitenden sich zurechtfinden und das Tool effektiv nutzen können. |
| Implementierung und Onboarding | Wie lange dauert es, bis Sie loslegen können? Berücksichtigen Sie Einrichtungszeiten, Schulungsmaterialien und die Unterstützung beim Start. |
| Kosten | Wie hoch sind die Gesamtkosten? Vergleichen Sie Preismodelle einschließlich Abogebühren, Zusatzkosten und möglichen versteckten Ausgaben. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Wie schützt die Software Ihre Daten? Achten Sie auf starke Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Branchenstandards. |
Was ist eine Software für Spesenverfolgung?
Spesenverfolgungssoftware ist ein Tool, das Unternehmen dabei hilft, ihre Ausgaben zu erfassen, zu verwalten und zu analysieren. Sie wird häufig von Finanzfachleuten, Buchhaltern und Managern genutzt, um Einblicke in Ausgabemuster zu gewinnen und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen. Funktionen wie die Erfassung von Ausgaben in Echtzeit, die automatische Belegerfassung sowie Integrationsmöglichkeiten unterstützen Effizienz und Genauigkeit beim Spesenmanagement. Diese Tools bieten insgesamt einen Mehrwert, indem sie die Finanzaufsicht vereinfachen und die Kontrolle über Budgets stärken.
Funktionen
Achten Sie bei der Auswahl einer Spesenverfolgungssoftware auf die folgenden Schlüsselfunktionen:
- Echtzeit-Tracking: Ermöglicht die Überwachung von Ausgaben in dem Moment, in dem sie entstehen, und sorgt so für stets aktuelle Finanzdaten.
- Automatische Belegerkennung: Wandelt Papierbelege in digitale Daten um, spart Zeit und reduziert Fehler bei der manuellen Eingabe.
- Integrationsmöglichkeiten: Verknüpft bestehende Buchhaltungs- und Geschäftssysteme für einen reibungslosen Datenfluss und mehr Genauigkeit.
- Anpassbare Berichte: Liefert individuell zugeschnittene Berichte für Einblicke, die speziell auf Ihre Unternehmensziele und -bedürfnisse abgestimmt sind.
- Mehrwährungsunterstützung: Ermöglicht das Verfolgen und Verwalten von Ausgaben in verschiedenen Währungen – unerlässlich für internationale Geschäfte.
- Genehmigungs-Workflows: Optimieren den Genehmigungsprozess für Ausgaben, um Compliance und Ausgabenkontrolle sicherzustellen.
- Mobiler Zugriff: Bietet unterwegs Zugriff auf Speseninformationen, sodass Benutzer Finanzen von überall verwalten können.
- Datensicherheit: Gewährleistet den Schutz sensibler Finanzdaten durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Durch ein intuitives Design ist die Software einfach zu bedienen und effizient nutzbar.
Vorteile
Die Einführung einer Spesenverfolgungssoftware bringt zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Auf diese können Sie sich unter anderem freuen:
- Mehr Genauigkeit: Die automatische Belegerkennung reduziert manuelle Fehler und sorgt für exakte Finanzdaten.
- Zeitersparnis: Echtzeit-Tracking und mobiler Zugriff ermöglichen eine schnelle und effiziente Verwaltung der Ausgaben.
- Bessere Transparenz: Anpassbare Berichte geben Einblicke in Ausgabemuster und erleichtern informierte Entscheidungen.
- Bessere Compliance: Genehmigungs-Workflows sorgen dafür, dass Ausgaben überprüft und genehmigt werden – für mehr Kontrolle.
- Kostenmanagement: Mehrwährungsunterstützung und Integrationsmöglichkeiten helfen, Kosten über verschiedene Plattformen und Regionen hinweg zu überwachen und zu steuern.
- Datensicherheit: Starke Verschlüsselung und Zugriffskontrollen schützen sensible Finanzdaten vor unbefugtem Zugriff.
Kosten & Preise
Die Auswahl einer Spesenverfolgungssoftware erfordert ein Verständnis der verschiedenen Preismodelle und -tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre Durchschnittspreise und typische Funktionen von Spesenverfolgungslösungen zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Spesenverfolgungssoftware
| Tariftyp | Durchschnittspreis | Typische Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Basis-Spesenverfolgung, begrenzte Beleg-Uploads und grundlegende Berichte. |
| Persönlicher Tarif | $5-$25/user/month | Unbegrenzte Beleg-Uploads, mobiler Zugriff und Basis-Integrationen. |
| Business-Tarif | $25-$50/user/month | Erweiterte Berichte, Mehrwährungsunterstützung und Genehmigungs-Workflows. |
| Enterprise-Tarif | $50-$100/user/month | Anpassbare Funktionen, Integration mit Unternehmenssystemen und dedizierter Support. |
FAQ zu Software für Spesenabrechnung
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Software für Spesenabrechnung:
Kann Software für Spesenabrechnung mit Firmenkreditkarten synchronisiert werden?
Ja, viele Softwares zur Spesenabrechnung unterstützen die Synchronisation mit Firmenkreditkarten. So kann Ihr Team Ausgaben automatisch verfolgen, ohne jede Transaktion einzeln eingeben zu müssen. Achten Sie darauf, dass Ihr Kartenanbieter von der Software unterstützt wird. Nach der Verknüpfung erscheinen die Ausgaben normalerweise in Echtzeit oder innerhalb eines Tages.
Was ist der Unterschied zwischen Software für Spesenabrechnung und Kreditorenbuchhaltungssoftware?
Software für Spesenabrechnung ist darauf spezialisiert, Personalkosten zu erfassen, zu kategorisieren und zu verwalten. Sie enthält Funktionen zum Erfassen von Belegen und zur Einreichung von Spesenberichten zur Erstattung.rnrnKreditorenbuchhaltungssoftware ist umfassender. Sie dient der Verwaltung von Zahlungen an Lieferanten und Anbieter. Dazu gehören die Bearbeitung von Rechnungen, Terminierung und Abwicklung von Zahlungen sowie der Bankabgleich.
Wie geht die Software für Spesenabrechnung mit doppelten Belegen um?
Die meisten Softwares zur Spesenabrechnung erkennen doppelte Belege anhand von Metadaten oder übereinstimmenden Beträgen. Wenn Sie denselben Beleg zweimal hochladen, gibt das System meist einen Hinweis oder blockiert das Duplikat. In der Regel können Sie die markierten Einträge überprüfen und entscheiden, ob Sie sie behalten oder löschen. Einige Tools ermöglichen es auch, Duplikate zusammenzuführen, falls nötig.
Kann man in der Software für Spesenabrechnung Ausgabenlimits festlegen?
Ja, viele Tools ermöglichen es, Limits nach Kategorie, Projekt oder Mitarbeiter festzulegen. Wenn jemand das Limit überschreitet, kann die Software die Ausgabe markieren oder die Einreichung blockieren. Diese Limits helfen Ihrem Team, im Budget zu bleiben, ohne dass manuell geprüft werden muss. Sie können die Schwellenwerte bei sich ändernden Richtlinien anpassen.
Ist es notwendig, mein Team auf die neue Software für Spesenabrechnung zu schulen?
Ja, es ist notwendig, Ihr Team auf die neue Software für Spesenabrechnung zu schulen, um einen erfolgreichen Einsatz sicherzustellen. Selbst wenn das Tool benutzerfreundlich ist, hilft eine Schulung Ihren Mitarbeitenden, alle Funktionen zu verstehen und es effektiv einzusetzen. Suchen Sie nach Anbietern, die umfassende Einführungsressourcen wie Tutorials, Webinare und Support-Materialien bereitstellen. Diese Investition in die Schulung hilft Ihrem Team, das Optimum aus der Software herauszuholen und sorgt für einen reibungslosen Übergang.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie gerade recherchieren, welche Software zur Spesenabrechnung für Sie geeignet ist, nehmen Sie Kontakt zu einem SoftwareSelect-Berater auf und erhalten Sie kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste passender Software-Lösungen. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich Preisverhandlungen.