Die 10 besten Softwarelösungen zur Ausgabenverfolgung im Test 2026

Deel ist eine Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, die Einstellung, Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften für globale Teams zu managen. Sie bietet Tools zur Verwaltung von Verträgen, Zahlungen und Steuerregelungen in verschiedenen Ländern. 

Warum ich Deel ausgewählt habe: Das Ausgabenmanagement-System von Deel ermöglicht es Ihnen, individuelle Ausgabenkategorien zu erstellen und für jede spezifische Limits festzulegen. So können Sie die Ausgabenrichtlinien an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und sicherstellen, dass die Ausgaben im Rahmen des Budgets bleiben. Außerdem kann für die Einreichung von Ausgabenbelegen das Hochladen von Quittungen verpflichtend gemacht werden, was eine zusätzliche Kontrollebene schafft. Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, Ausgaben direkt über die Plattform zu verwalten und zu genehmigen. Manager können ausstehende Ausgaben prüfen, sie genehmigen oder ablehnen und alle Ausgabennachweise an einem zentralen Ort aufbewahren. 

Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Deel:

Funktionen beinhalten die Möglichkeit, Fahrtkostenausgaben mit einem integrierten Rechner zu erfassen, der die Kosten basierend auf Entfernung und Fahrzeugtyp schätzt. Deel bietet außerdem Tagespauschalen-Berechnungen, wodurch Mitarbeitende einfach tägliche Spesen für Geschäftsreisen geltend machen können. 

Integrationen umfassen Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk und Jira Software Cloud.

Payouts ist eine Finanzplattform, die globale Auszahlungen und Lieferantenmanagement automatisiert und optimiert. Sie rationalisiert Finanzabläufe und erleichtert Unternehmen die effiziente Abwicklung von lieferantenbezogenen Ausgaben. 

Warum ich Payouts gewählt habe: Payouts bietet eine automatisierte Rechnungsverarbeitung, die manuelle Dateneingaben reduziert und Fehler minimiert. Die intelligente Rechnungserfassungstechnologie extrahiert Daten präzise aus Rechnungen in jedem Format, verkürzt die Bearbeitungszeiten und sorgt für Genauigkeit. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für die Nachverfolgung von lieferantenbezogenen Ausgaben, da sie sicherstellt, dass alle Rechnungen zeitnah und korrekt verarbeitet werden. Zusätzlich bietet Payouts eine Echtzeit-Transparenz über Ausgaben durch umfassende Dashboards und individuelle Berichte. So können Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit überwachen, erhalten eine bessere Kontrolle über Ihre Liquidität und können fundierte finanzielle Entscheidungen treffen.

Besondere Funktionen und Integrationen von Payouts:

Funktionen umfassen flexible Genehmigungsworkflows, die Sie individuell auf Ihre Unternehmensanforderungen anpassen können, sodass alle Lieferantenzahlungen vor der Bearbeitung richtig autorisiert werden. Das kollaborative Lieferantenportal verbessert die Kommunikation, indem es Lieferanten ermöglicht, Rechnungen direkt einzureichen und den Zahlungsstatus zu überprüfen, wodurch die Verwaltungsarbeit für Ihr Team reduziert wird. Payouts unterstützt zudem vielfältige Zahlungsoptionen, darunter klassische Banküberweisungen, E-Wallets und Kryptowährungen, und bietet so Flexibilität bei der Abwicklung von Lieferantenzahlungen über verschiedene Plattformen hinweg.

Integrationen umfassen Everflow, CJ Affiliate, Awin, PayPal, Venmo, Payoneer, NetSuite, Priority, Workday, Skrill und Tune.

Sage Expense Management (ehemals Fyle) ist eine Spesenverwaltungssoftware mit maschinellem Lernen und KI.

Warum ich Sage Expense Management ausgewählt habe: Meiner Ansicht nach ist Sage Expense Management die Spesenverwaltungssoftware, die in Bezug auf neueste Technologie auf dem aktuellsten Stand ist.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Sage Expense Management:

Funktionen beinhalten flexible Spesenberichte. Ich finde es großartig, dass Sage Expense Management direkt in Alltagstools wie Slack, Gmail und Outlook arbeitet. Mitarbeitende können ihre Belege auf beliebige Weise einreichen, und Sage Expense Management extrahiert und kategorisiert die Daten. Mitarbeitende können per ACH-Zahlung direkt über die Software erstattet werden und den Zahlungsstatus selbst verfolgen.

Mir gefällt außerdem, dass Sage Expense Management mit den meisten Kreditkartenunternehmen und gängiger Buchhaltungssoftware integriert ist, sodass Kontenabgleiche automatisiert werden können.

Integrationen umfassen Office 365, Slack, Xero, QuickBooks, NetSuite, Microsoft Teams und TravelPerk.

Paylocity ist eine umfassende HR- und Gehaltsabrechnungsplattform, die auch eine leistungsstarke Lösung für das Ausgabenmanagement bietet. Das integrierte Ausgaben-Tracking-System hilft Ihnen, Rückerstattungen zu verwalten, Belege zu erfassen und Compliance einzuhalten – alles in derselben Umgebung, die Sie bereits für Lohnabrechnung und Mitarbeiterdaten nutzen. Damit ist die Plattform ideal für Organisationen, die eine einheitliche finanzielle Übersicht über HR- und Finanzfunktionen wünschen.

Warum ich Paylocity gewählt habe: Ich habe Paylocity gewählt, weil das Ausgabentracking direkt mit der Gehaltsabrechnung verbunden ist – so sparen Sie jeden Monat Stunden an Arbeitszeit. Sie können individuelle Ausgabenrichtlinien festlegen, die Genehmigung von Rückerstattungen automatisieren und genehmigte Ausgaben direkt in die Lohnabrechnung überführen, um eine schnellere Bearbeitung zu gewährleisten. Außerdem gefällt mir, dass die KI-Tools von Paylocity Belege automatisch erfassen und Transaktionen kategorisieren, sodass der manuelle Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht wird. Die mobile App sorgt für zusätzlichen Komfort: Sie können Ausgaben von überall einreichen, prüfen oder genehmigen.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Paylocity

Herausragende Funktionen sind KI-gestützte Belegerfassung, anpassbare Genehmigungsworkflows und integrierte Betrugserkennung zur Sicherstellung der Compliance. Die Plattform unterstützt außerdem die Kilometererfassung und den Import von Kartentransaktionen, sodass Sie volle Transparenz über Ihre Geschäftsausgaben haben.

Integrationen umfassen Indeed, Ironclad, Jira Software, OneTrust, PARiM, Rain, Tilt, Timeero, VICTIG, When, 15Five und 401GO.

Slash ist eine Finanzplattform, die Ausgabenverwaltung mit modernem Geschäftsbanking kombiniert. Sie ermöglicht es Ihnen, mehrere Unternehmen zu verwalten, Zahlungen zu automatisieren und Ausgaben über verschiedene Konten hinweg zu analysieren – alles über ein einziges Dashboard. Mit Funktionen wie unbegrenzten virtuellen Karten, Analysen in Echtzeit und Unterstützung für Krypto-zu-Fiat bietet Slash Finanzteams eine flexible und transparente Möglichkeit, den Cashflow zu überwachen.

Warum ich Slash ausgewählt habe: Ich habe Slash ausgewählt, weil Sie damit Einnahmen und Ausgaben über separate virtuelle Konten trennen können, was die Finanzorganisation für verschiedene Projekte oder Unternehmen erleichtert. Sie erhalten außerdem Ausgabenanalysen in Echtzeit, die Ihnen helfen, Trends zu erkennen und Budgets bei deren Entwicklung zu steuern. Besonders gefällt mir, dass Slash Ausgabenkontrollen und FDIC-gesicherte Sicherheit anbietet, sodass Sie virtuelle und physische Karten ausstellen können, während Sie weiterhin Limits, Berechtigungen und Zugriffe kontrollieren.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Slash:

Funktionen umfassen Multi-Entity-Management zur Überwachung mehrerer Unternehmen über ein Konto, entwicklerfreundliche APIs für Automatisierung und sichere Benutzerrollensteuerung zur individuellen Vergabe von Berechtigungen. Sie können außerdem zwischen Fiat und Krypto wechseln, Überweisungen automatisieren und auf hochverzinsliche Geschäftskonten zugreifen.

Integrationen umfassen Google Sheets, Notion, Airtable, E-Mail, Webhook, Amplitude, Zapier, Slack, QuickBooks, NetSuite, Xero und Zoho.

Airbase ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die Ihnen einen umfassenden Überblick darüber verschafft, wie viel Ihr Unternehmen ausgibt und wofür.

Warum ich Airbase ausgewählt habe: Mir gefällt, dass es Funktionen gibt, mit denen Sie Ihre Ausgaben und Ihr Budget proaktiv verwalten können. Anstatt von unerwarteten Ausgaben erst im Nachhinein zu erfahren, gibt es Ausgabenkontrollen und regelbasierte Ausgabenrichtlinien, um diese von vornherein zu verhindern.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Airbase:

Zu den Funktionen gehören Ausgabenlimits und Budgets, die Sie für verschiedene Abteilungen oder Teams festlegen können. Ich denke, dies ist ein großartiges Werkzeug, um Mitarbeiter in die Verantwortung zu nehmen und Managern einen besseren Überblick darüber zu verschaffen, wie viel Geld ihnen zur Verfügung steht. Die mobile App von Airbase macht es meiner Meinung nach einfach, Belege zu erfassen. Außerdem wird für jede Ausgabe eine detaillierte Prüfungsspur bereitgestellt.

Integrationen umfassen NetSuite, QuickBooks, Xero, Jira, Ironclad und Slack.

Navan (früher bekannt als TripActions) ist eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung von Firmenkarten, Reisekosten und anderen Betriebsausgaben unterstützt.

Warum ich Navan gewählt habe: Meiner Meinung nach hebt sich Navan als beste Lösung zur Nachverfolgung von Reisekosten hervor. Besonders beeindruckten mich die Gruppenreise-Funktionen und die benutzerfreundliche Oberfläche.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Navan:

Funktionen beinhalten die vereinfachte Online-Buchung. Mir gefällt, dass Sie innerhalb der Software Flug- und Hotelreservierungen für Mitarbeitende vornehmen können. Die Gruppenreise-Optionen ermöglichen es, Reisebuchungen für bis zu 50 Mitarbeitende gleichzeitig vorzunehmen.

Besonders beeindruckt hat mich das automatisierte Ausgabenmanagement von Navan. Transaktionsdetails werden automatisch kategorisiert und abgeglichen, sobald eine Firmenkarte persönlich oder online verwendet wird.

Integrationen umfassen Slack, QuickBooks, NetSuite, Okta, Expensify und Sage Intacct.

Trotz seines Namens kümmert sich TravelPerk nicht nur um Reisekosten. Es bietet eine Vielzahl von Tools und Funktionen für das Ausgabenmanagement.

Warum ich TravelPerk ausgewählt habe: Wenn Sie eine Software zur Ausgabenverfolgung mit vielen Funktionen suchen, ist TravelPerk meiner Meinung nach eine Überlegung wert. Mir gefällt, dass Sie unbegrenzt viele Nutzer einbinden können, da sich die Kosten pro Nutzer bei anderen Softwares schnell summieren können.

Herausragende Funktionen und Integrationen von TravelPerk:

Funktionen umfassen eine einzige Benutzeroberfläche für Reisebuchungen, Ausgabenverfolgung und Erstattungen. Ich persönlich finde es praktisch, alles an einem zentralen Ort zu haben. Mit TravelPerk können Sie innerhalb der App buchen und Ihre Ausgaben beim Buchen von Flügen, Unterkünften und Transport erfassen und verwalten.

Integrationen umfassen Slack, Divvy, Rydoo, WeWork, Ramp, Expensify, Fyle, Zoom und einige weitere.

Divvy ist eine kostenlose Software zur Ausgabenerfassung.

Warum ich Divvy gewählt habe: Divvy ist komplett kostenlos nutzbar. Es gibt keine kostenpflichtigen Pläne. Wie verdient Divvy also Geld? Sie erhalten einen Anteil der Händlergebühr, die normalerweise an Visa oder die ausstellende Bank fließt, wann immer Sie ihre Kreditkarte verwenden.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Divvy:

Funktionen umfassen eine völlig kostenlose Software zur Ausgabenerfassung, eine Firmenkarte, die sogar Prämien bietet. Mir gefällt die Idee, alle Firmenkarten und Ausgaben an einem Ort verwalten zu können. Mit der Software von Divvy lassen sich Budgets erstellen und Ausgaben kontrollieren. Ich finde, dass das Divvy-Dashboard eine einfache Übersicht aller Ausgabentransaktionen in Echtzeit ermöglicht.

Integrationen gibt es mit QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct und Slack.

Zoho Expense ist eine eigenständige Software für Reise- und Spesenmanagement, entwickelt von derselben Firma wie die beliebte Buchhaltungssoftware Zoho Books.

Warum ich Zoho Expense ausgewählt habe: Zoho Expense bietet Ihnen Zugang zu einer umfangreichen Bibliothek von Integrationen und Add-ons von Drittanbietern, die gemeinsam mit der Software genutzt werden können.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Zoho Expense:

Funktionen umfassen die Möglichkeit von Zoho Expense, Belege einzuscannen und diese gesammelt zu importieren. Mir gefällt, dass Ihre Belege digital in der Software gespeichert werden, sodass Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen müssen, Papierbelege zu verlieren.

Zoho Expense verfügt außerdem über einige der besten Tools zur Kilometerverfolgung, denen ich begegnet bin. Mitarbeitende können ihre gefahrenen Kilometer per Android, iPhone oder Apple Watch eingeben.

Für Unternehmen, die bereits Zoho Books für die Buchhaltung verwenden, halte ich Zoho Expense für eine gute Ergänzung.

Integrationen beinhalten QuickBooks, Xero, GetThere, Lyft, Uber, HSBC, Slack, Dropbox, Office 365 und einige mehr.