Die 10 besten Softwarelösungen für Spesenabrechnungen im Test 2026

Deel ist eine All-in-one HR-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Mitarbeiter und Auftragnehmer weltweit einzustellen, zu verwalten und zu bezahlen. Sie bietet Tools zur Abwicklung von globaler Gehaltsabrechnung, Compliance und HR-Aufgaben, wodurch das internationale Personalmanagement vereinfacht wird.

Warum ich Deel ausgewählt habe: Mit dem Ausgabenmanagement-System von Deel können Sie individuelle Ausgabenkategorien erstellen, um verschiedene Ausgabentypen präzise zu verfolgen und zu steuern. Diese Anpassung sorgt dafür, dass die Ausgaben Ihres Teams den Unternehmensrichtlinien und Reporting-Anforderungen entsprechen. Zudem stellt Deel einen Fahrtkostenerstattungsrechner bereit, der Reisekosten basierend auf der Entfernung und vorgegebenen Erstattungssätzen schätzt. Für global tätige Unternehmen bietet Deel die Möglichkeit, Ausgabenrichtlinien an unterschiedliche Länder oder Einheiten anzupassen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen wie genehmigungsbasierte Ausgaben-Workflows und Tagespauschalenberechnung ermöglichen es Mitarbeitern, ganz einfach Tagessätze für Geschäftsreisen abzurechnen. Zudem bietet die Plattform Analyse-Dashboards, die Einblicke in Ausgabentrends und -muster liefern und so die Finanzplanung und Entscheidungsfindung unterstützen.

Integrationen umfassen Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk und Jira Software Cloud.

Sage Expense Management (früher Fyle) ist ein Ausgabenmanagement-Tool, das Transaktionen erfasst und Beteiligte in Echtzeit benachrichtigt. Im Gegensatz zu anderen Tools auf dieser Liste, die Sie zur Nutzung ihrer Karten animieren, legt Sage Expense Management den Fokus auf die Anbindung und Nutzung bereits vorhandener Kreditkarten.

Warum ich Sage Expense Management ausgewählt habe: Obwohl Sage Expense Management für Mitarbeiter relativ leicht zu bedienen ist, überzeugt es mich vor allem dadurch, dass es so gestaltet ist, dass Finanzteams lernen und bessere Entscheidungen treffen können. Es beinhaltet Ausgabenanalysen (wie Durchschnittsausgaben und Kategorien) sowie operative Analysen, die dabei helfen, Reaktionszeiten zu überwachen und Prozessblocker zu identifizieren.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen automatisch erstellte digitale Prüfpfade, die Belege, Freigaben und andere Daten in einem auditfreundlichen Format speichern. Besonders beeindruckend finde ich, dass Finanzteams innerhalb eines Accounts mehrere Organisationen anlegen können, um Budgetierung und Buchhaltung zu vereinfachen.

Integrationen beinhalten Teams, Slack, Gmail, Sage, TravelPerk, Xero, Netsuite, Quickbooks und Outlook.

Airbase ist eine Finanzdienstleistungsplattform, die Ausgabenmanagement, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Firmenkreditkarten und geführte Beschaffung anbietet. Die Kunden sind überwiegend mittelständische Technologieunternehmen, aber auch viele aus der Finanzdienstleistungs- und Automobilbranche werden betreut.

Warum ich Airbase gewählt habe: Die meisten Ausgabenlösungen ermöglichen es, Einzelpersonen als Genehmigende für Ausgaben zu bestimmen. Doch Airbase hebt sich hervor, da es mehrstufige Genehmigungsworkflows bietet, die Abteilung, Ausgabenkategorie, Standort und mehr berücksichtigen. Das spart viel Zeit und Verwirrung bei Matrixorganisationen. Die Regeln können dabei beliebig komplex gestaltet werden.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind unter anderem die automatisierte Rückerstattung für genehmigte Ausgaben, wobei Ausgaben jede Nacht ausgezahlt werden. Neben Ausgabenlimits gefiel mir, dass Airbase es ermöglicht, Ablaufdaten für Unternehmenskarten festzulegen, um Abonnementverlängerungen zu steuern. Ein Nachteil besteht beim Umgang mit semi-regelmäßigen Anbietern, die öfter als einmal, aber nicht monatlich genutzt werden.

Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Quickbooks, Xero, American Express, Jira, Slack, Okta, BambooHR und Rippling.

Ramp ist eine vielseitige Plattform mit einer Software für Spesenabrechnungen, die Ihnen hilft, Ihre Geschäftsfinanzen effizienter zu verwalten. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben und die Bereitstellung von Echtzeiteinblicken hilft Ramp Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was für Ihr Unternehmen wirklich wichtig ist.

Warum ich Ramp ausgewählt habe: Ich habe Ramp wegen seiner fortschrittlichen KI-Automatisierung ausgewählt, die den manuellen Aufwand reduziert und dadurch Zeit für strategischere Entscheidungen schafft. Die anpassbaren Firmenkarten verfügen über integrierte Ausgabenrichtlinien, die dabei helfen, Teamausgaben zu kontrollieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Ramp erleichtert außerdem die Finanzabläufe durch automatisierte Spesenabrechnungen, sodass Belegen nicht mehr nachgegangen werden muss, sowie durch eine effiziente Kreditorenbuchhaltung, die die Rechnungsverarbeitung beschleunigt.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Zu den Funktionen gehört die Buchhaltungsautomatisierung, die Ihre monatlichen Finanzabschlüsse beschleunigt und die Genauigkeit erhöht, wodurch das Fehlerrisiko sinkt. Die Plattform unterstützt außerdem globale Geschäftsabläufe, indem sie Zahlungen in 195 Länder und in über 40 Währungen ermöglicht, und eignet sich damit gut für Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen. Eine weitere Funktion ist die Möglichkeit, Erstattungen schnell zu verarbeiten, sodass Ihr Team sein Geld rasch zurückerhält, was für die Aufrechterhaltung von Motivation und Produktivität entscheidend ist.

Zu den Integrationen gehören NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling und Gmail.

Spendesk ist ein Tool für Ausgabenmanagement und Budgetverfolgung, das Unternehmenskarten, Rechnungsstellung und Buchhaltungsautomatisierung anbietet. Es soll Finanzteams einen vollständigen Überblick über Ausgaben verschaffen, während es funktionalen Teams erlaubt, ihre Arbeit ohne bürokratische Hürden zu erledigen.

Warum ich Spendesk gewählt habe: Mir gefällt, dass Spendesk einen zweigleisigen Ansatz beim Ausgabenmanagement verfolgt. Sie geben den Finanzteams die Kontrolle über die Ausgaben, damit sie die Gesamtausgaben überwachen und steuern können. Gleichzeitig können Teams aber auch auf ihre individuellen Budgets zugreifen und diese verwalten.

Hervorzuhebende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Budgetübersichten, die es Freigebenden ermöglichen, informierte Entscheidungen basierend auf bereits getätigten und geplanten Ausgaben zu treffen. Außerdem gefällt mir, dass Spendesk Transaktionen automatisch in das Echtzeitbudget einrechnet, was unerwartete Ausgaben verhindert.

Integrationen beinhalten Slack, NetSuite und Xero.

Pleo ist eine europäische Ausgabenlösung, die das Ausgabenmanagement, Rechnungen und Rückerstattungen abwickelt. Unternehmen können die Spesenabrechnung automatisieren, indem sie Pleo-Karten ausgeben und in Echtzeit Benachrichtigungen erhalten, sobald sie verwendet werden.

Warum ich Pleo ausgewählt habe: Pleo hat seinen Sitz in Dänemark und wurde speziell für die besonderen Herausforderungen beim Ausgabenmanagement in Europa entwickelt. Deshalb ist es perfekt für europäische Unternehmen oder Firmen, die Geschäfte in Europa tätigen. Das bedeutet: Schnelle und einfache Währungsumrechnung, Mehrwertsteuerberechnung und Einhaltung internationaler Standards.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Lieferantenkarten, mit denen Ihr Team wiederkehrende Zahlungen verwalten und Ausgabenlimits einfach festlegen kann. Mit dem Pleo-Überziehungsrahmen bleiben Sie liquide, da zinsfreie Überziehungen für pünktliche Zahlungen angeboten werden. Außerdem vereinfacht die MwSt.-Aufteilungsfunktion die Verwaltung mehrerer Mehrwertsteuersätze und spart Ihrem Team manuelle Überprüfungen.

Integrationen umfassen NetSuite, Xero, QuickBooks, Slack, Microsoft Teams, DropBox, Sage, Google Workspace, Microsoft 365 und Zapier.

Kürzlich hat sich TripActions in Navan umbenannt und seine Reiseplanungs- und Spesenverwaltungs-Tools in einem System vereint. Die mobile App ist nicht nur eine teilweise funktionierende Ergänzung, sondern bietet vollständigen Zugriff auf alle Funktionen von Navan.

Warum ich Navan gewählt habe: Reisen sind einer der Hauptgründe für die Spesenabrechnung, und ich habe Navan gewählt, weil es sich dadurch auszeichnet, dass man Flüge und Hotelzimmer direkt innerhalb der App suchen und buchen kann. Das bedeutet, dass Sie die Daten dieser Ausgaben nie manuell zu Navan übertragen müssen. Natürlich können Sie auch Mahlzeiten und andere Ausgaben erfassen, aber Navan vereint Reisebuchung und die Erfassung der Reisekosten in einem einzigen Prozess.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind unter anderem das Bestandsmanagement in Echtzeit, das Ihrem Team sofortigen Zugang zu einer breiten Auswahl an Reiseoptionen zu konkurrenzfähigen Preisen bietet. KI-gestützte Personalisierung passt Suchergebnisse individuell an die Vorlieben jedes Nutzers an und macht Reisebuchungen für Ihr Team intuitiver. Zusätzlich vereinfacht die automatische Spesenabstimmung das Nachverfolgen und die Kategorisierung von Ausgaben, wodurch manueller Aufwand und Fehler für Ihr Unternehmen reduziert werden.

Integrationen sind unter anderem Slack, Salesforce, SAP Concur, Microsoft Outlook, Google Workspace, TripAdvisor, Uber, Lyft, Airbnb und American Express.

Gegründet im Jahr 2016 und 2021 von BILL übernommen, ist Divvy eine Ausgabenmanagement- und Firmenkreditkartenlösung, die sich hauptsächlich an kleine Unternehmen richtet. Die Software kann kostenlos angeboten werden, da Divvy eine Gebühr von den Händlern erhebt. Aus diesem Grund wird die Nutzung von Divvy-Karten gegenüber Erstattungen gefördert.

Warum ich Divvy ausgewählt habe: Bei Business-Software bedeutet 'kostenlos' in der Regel, dass trotzdem Transaktionsgebühren anfallen. Das Händlergebührenmodell von Divvy macht das Tool für die Unternehmen, die es nutzen, tatsächlich kostenlos – das beeindruckt mich. So können kleine Organisationen ihr Ausgabenmanagement aus Tabellenkalkulationen herauslösen, ohne das Budget zu sprengen.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Tools für das Budgetmanagement, mit denen Sie Ausgabelimits setzen und Ausgaben nachverfolgen können. Ihrem Team stehen dadurch Echtzeit-Einblicke in Finanzdaten zur Verfügung. Mit der Funktion für virtuelle Karten können Ausgaben effektiver gesteuert werden, was den Bedarf an physischen Karten verringert. Darüber hinaus bietet die Software umfangreiche Berichtsfunktionen, die Ihnen helfen, Ausgabemuster zu analysieren und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Integrationen beinhalten QuickBooks Online, Xero, NetSuite, TravelPerk, Open Dental Software, QuickBooks Online Advanced, ZenBusiness, Headset und Bill.com.

Zoho ist ein Unternehmen, das eine breite Palette von Geschäftstools anbietet, angefangen beim Customer Relationship Management (CRM)-System. Sie arbeiten hauptsächlich mit kleinen Unternehmen aus der IT- und Softwarebranche zusammen und bieten sogar einen kostenlosen Tarif für bis zu drei Benutzer und 20 Belege pro Monat an.

Warum ich Zoho Expense ausgewählt habe: Für Zoho-Nutzer, die ihrem Toolset eine einfache Möglichkeit zum Ausgabenmanagement hinzufügen möchten, ist Zoho Expense meiner Meinung nach die natürliche Wahl. Besonders wenn Sie bereits Zoho Books für die Buchhaltung verwenden, kann die direkte Integration viel Zeit und Aufwand sparen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen müheloses Ausgaben-Reporting, das die Belegerfassung automatisiert und eine schnelle Erstellung von Ausgaben ermöglicht. Ihr Team kann anpassbare Genehmigungsprozesse nutzen, um die Verwaltung von Ausgaben, Reisen und Bestellanforderungen zu optimieren. Zusätzlich stehen Ihnen Tools für das Budgetmanagement zur Verfügung, mit denen Sie Ausgaben im Vergleich zu definierten Grenzen erstellen und überwachen können, um eine effiziente Kontrolle der Firmenfinanzen zu gewährleisten.

Integrationen umfassen Zoho Books, QuickBooks, Xero, Slack, Dropbox, Google Drive, OneDrive, Microsoft Teams, Uber for Business und Lyft.

Brex ist ein Technologieunternehmen, das eine Reihe von Werkzeugen für Finanzverwaltung und -services anbietet, darunter Reisemanagement, Rechnungszahlungen, Finanzprognosen, Firmenkreditkarten und Ausgabenmanagement. Besonders beliebt ist es bei Unternehmen aus den Bereichen Software und IT-Dienstleistungen.

Warum ich Brex ausgewählt habe: Brex bietet Start-ups eine fortschrittliche Werkzeugausstattung für die Finanzverwaltung und ermöglicht kleinen Unternehmen die Einführung von Firmenkarten, ohne die Kreditwürdigkeit der Gründer zu beeinträchtigen. In Kombination mit den ausgeklügelten Administrationskontrollen halte ich es für eine gute Wahl für Unternehmen, die ihr Ausgabenmanagement von Anfang an auf die richtige Grundlage stellen möchten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Zu den Funktionen gehört die automatische Ausgabenkategorisierung, die die Verwaltung der Ausgaben Ihres Teams vereinfacht. Die Echtzeit-Datensynchronisierung mit ERP-Systemen stellt sicher, dass Ihre Finanzdaten stets aktuell sind, sodass Sie schnell fundierte Entscheidungen treffen können. Darüber hinaus unterstützt Brex die nahtlose Einstellung und das Ausscheiden von Mitarbeitenden über HRIS-Verbindungen, wodurch die Verwaltung von Personaländerungen erleichtert wird.

Zu den Integrationen gehören NetSuite, QuickBooks, Workday, WhatsApp, Coupa, Xero, Gusto, Slack, Zapier und Navan.