10 beste Softwarelösungen für Spesenabrechnungen im Test 2026

Bewertungen der besten Software für Spesenabrechnungen

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   Deel Payroll

   Am besten für globale Teams

   • Kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $5/Mitarbeiter/Monat

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   Customer Rating:4.9/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Deel ist eine All-in-one HR-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Mitarbeiter und Auftragnehmer weltweit einzustellen, zu verwalten und zu bezahlen. Sie bietet Tools zur Abwicklung von globaler Gehaltsabrechnung, Compliance und HR-Aufgaben, wodurch das internationale Personalmanagement vereinfacht wird.

   Warum ich Deel ausgewählt habe: Mit dem Ausgabenmanagement-System von Deel können Sie individuelle Ausgabenkategorien erstellen, um verschiedene Ausgabentypen präzise zu verfolgen und zu steuern. Diese Anpassung sorgt dafür, dass die Ausgaben Ihres Teams den Unternehmensrichtlinien und Reporting-Anforderungen entsprechen. Zudem stellt Deel einen Fahrtkostenerstattungsrechner bereit, der Reisekosten basierend auf der Entfernung und vorgegebenen Erstattungssätzen schätzt. Für global tätige Unternehmen bietet Deel die Möglichkeit, Ausgabenrichtlinien an unterschiedliche Länder oder Einheiten anzupassen.

   Herausragende Funktionen & Integrationen:

   Funktionen wie genehmigungsbasierte Ausgaben-Workflows und Tagespauschalenberechnung ermöglichen es Mitarbeitern, ganz einfach Tagessätze für Geschäftsreisen abzurechnen. Zudem bietet die Plattform Analyse-Dashboards, die Einblicke in Ausgabentrends und -muster liefern und so die Finanzplanung und Entscheidungsfindung unterstützen.

   Integrationen umfassen Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk und Jira Software Cloud.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Anpassbare Ausgabenrichtlinien
   • Bietet vielfältige Zahlungsmöglichkeiten
   • Vereinfacht globale Einstellung und Zahlungen

   Cons:

   • Gelegentliche Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung
   • Keine Option für Unternehmenskreditkarten
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   Sage Expense Management (formerly Fyle)

   Beste Berichterstattung in Echtzeit

   • Kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $8.99/Benutzer/Monat

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   Customer Rating:4.6/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Sage Expense Management (ehemals Fyle) ist eine Plattform zur Ausgabenverwaltung, die mit Ihren bestehenden Visa-, Mastercard- und Amex-Unternehmenskarten verbunden wird, um das Erfassen von Belegen, die Durchsetzung von Richtlinien in Echtzeit, mehrstufige Genehmigungsabläufe, die Kartenabstimmung und die Synchronisierung mit der Buchhaltung zu verwalten.

   Für wen eignet sich Sage Expense Management am besten?

   Finanz- und Kreditorenbuchhaltungsteams in mittelgroßen Unternehmen, die einen aktuellen Überblick über Kartenausgaben benötigen und die Abstimmung automatisch erledigen lassen möchten, profitieren am meisten von Sage Expense Management.

   Warum ich Sage Expense Management ausgewählt habe (ehemals Fyle)

   Ich habe Sage Expense Management als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es Finanzteams genau in dem Moment, in dem eine Transaktion stattfindet, einen aktuellen Überblick über Kartenausgaben bietet. Wenn ein Mitarbeiter seine Visa- oder Mastercard-Karte verwendet, löst die Plattform eine Textaufforderung für einen Beleg aus und ordnet ihn automatisch der Transaktion zu. Dadurch erfolgt die Abstimmung nahezu in Echtzeit statt erst am Monatsende. Außerdem gefällt mir, dass Sie mit dem KI-Assistenten Ausgabenaufschlüsselungen, Bearbeitungszeiten von Genehmigungen und Richtlinienverstöße in natürlicher Sprache abfragen können, sodass Berichte und Erkenntnisse nur eine Frage entfernt sind.

   Wichtige Funktionen von Sage Expense Management

   • Mehrstufige Genehmigungsabläufe: Leiten Sie Ausgaben abhängig von Abteilung, Projekt oder Richtlinienverstößen durch einstufige oder mehrstufige Genehmigungsketten und fügen Sie dabei jederzeit weitere Genehmiger hinzu.
   • Smarte GPS-Fahrtenbuchführung: Erfassen Sie Geschäftsfahrten mithilfe der Entfernungsberechnung von Google Maps, mit Unterstützung für fahrzeugspezifische Sätze, wiederkehrende Fahrten, Abzüge für den Arbeitsweg und Richtliniengrenzen.
   • Nicht blockierende und kritische Richtlinienregeln: Legen Sie Ausgabenregeln fest, die eine Einreichung entweder zur Prüfung markieren oder vollständig blockieren, und zwar für Kategorien wie Betrag, Zahlungsart, Alter der Ausgabe und Währung.
   • Abrechnung aktiver Benutzer: Zahlen Sie nur für Mitarbeiter, die in einem bestimmten Monat mindestens eine Ausgabe erstellen oder eine verbundene Kartentransaktion haben, und halten Sie die Kosten so an die tatsächliche Nutzung gebunden.

   Integrationen von Sage Expense Management

   Sage Expense Management bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, Xero, Sage Intacct, Sage 300 Construction and Real Estate sowie Sage 50 als Betaversion. Die Geschäftstarife umfassen API-Zugriff für benutzerdefinierte Integrationen.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Echtzeit-Kartenbenachrichtigungen beschleunigen die Belegzuordnung
   • Richtlinienregeln markieren Ausgaben vor der Einreichung
   • Die Fahrtenaufzeichnung unterstützt Abzüge für den Arbeitsweg

   Cons:

   • Fehler bei der OCR-Erkennung können doppelte Ausgaben erstellen
   • Die Synchronisierung von Belegen per E-Mail kann fehlschlagen
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   Airbase

   Beste nahtlose Genehmigungsworkflows

   • Kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $8.500 pro Jahr

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   Customer Rating:4.8/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Airbase ist eine Finanzdienstleistungsplattform, die Ausgabenmanagement, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Firmenkreditkarten und geführte Beschaffung anbietet. Die Kunden sind überwiegend mittelständische Technologieunternehmen, aber auch viele aus der Finanzdienstleistungs- und Automobilbranche werden betreut.

   Warum ich Airbase gewählt habe: Die meisten Ausgabenlösungen ermöglichen es, Einzelpersonen als Genehmigende für Ausgaben zu bestimmen. Doch Airbase hebt sich hervor, da es mehrstufige Genehmigungsworkflows bietet, die Abteilung, Ausgabenkategorie, Standort und mehr berücksichtigen. Das spart viel Zeit und Verwirrung bei Matrixorganisationen. Die Regeln können dabei beliebig komplex gestaltet werden.

   Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

   Funktionen sind unter anderem die automatisierte Rückerstattung für genehmigte Ausgaben, wobei Ausgaben jede Nacht ausgezahlt werden. Neben Ausgabenlimits gefiel mir, dass Airbase es ermöglicht, Ablaufdaten für Unternehmenskarten festzulegen, um Abonnementverlängerungen zu steuern. Ein Nachteil besteht beim Umgang mit semi-regelmäßigen Anbietern, die öfter als einmal, aber nicht monatlich genutzt werden.

   Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Quickbooks, Xero, American Express, Jira, Slack, Okta, BambooHR und Rippling.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Genehmigungsgruppen für Geschwindigkeit
   • E-Mail- und Slack-Integrationen
   • Kilometerverfolgung

   Cons:

   • Karten sind entweder 'einmalig' oder 'wiederkehrend'
   • Zu komplex für kleine Unternehmen
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   Ramp

   Am besten für integrierte Ausgabenrichtlinien geeignet

   • Kostenloser Tarif verfügbar
   • Ab $15/Nutzer/Monat

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   Customer Rating:4.8/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Ramp ist eine vielseitige Plattform mit einer Software für Spesenabrechnungen, die Ihnen hilft, Ihre Geschäftsfinanzen effizienter zu verwalten. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben und die Bereitstellung von Echtzeiteinblicken hilft Ramp Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was für Ihr Unternehmen wirklich wichtig ist.

   Warum ich Ramp ausgewählt habe: Ich habe Ramp wegen seiner fortschrittlichen KI-Automatisierung ausgewählt, die den manuellen Aufwand reduziert und dadurch Zeit für strategischere Entscheidungen schafft. Die anpassbaren Firmenkarten verfügen über integrierte Ausgabenrichtlinien, die dabei helfen, Teamausgaben zu kontrollieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Ramp erleichtert außerdem die Finanzabläufe durch automatisierte Spesenabrechnungen, sodass Belegen nicht mehr nachgegangen werden muss, sowie durch eine effiziente Kreditorenbuchhaltung, die die Rechnungsverarbeitung beschleunigt.

   Herausragende Funktionen & Integrationen:

   Zu den Funktionen gehört die Buchhaltungsautomatisierung, die Ihre monatlichen Finanzabschlüsse beschleunigt und die Genauigkeit erhöht, wodurch das Fehlerrisiko sinkt. Die Plattform unterstützt außerdem globale Geschäftsabläufe, indem sie Zahlungen in 195 Länder und in über 40 Währungen ermöglicht, und eignet sich damit gut für Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen. Eine weitere Funktion ist die Möglichkeit, Erstattungen schnell zu verarbeiten, sodass Ihr Team sein Geld rasch zurückerhält, was für die Aufrechterhaltung von Motivation und Produktivität entscheidend ist.

   Zu den Integrationen gehören NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling und Gmail.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Umfassende Berichtsfunktionen
   • Möglichkeit, mehrere virtuelle Karten mit anpassbaren Kontrollen auszustellen
   • Automatisierte Spesenabrechnung und Belegzuordnung

   Cons:

   • Konzentriert sich hauptsächlich auf Kreditorenbuchhaltung und Ausgabenverwaltung
   • Könnte fortschrittlichere Buchhaltungsfunktionen anbieten
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   Spendesk

   Am besten geeignet zur Überwachung und Verwaltung von Budgets

   • Kostenlose Testversion verfügbar
   • Preise auf Anfrage

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   Customer Rating:4.7/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Spendesk ist ein Tool für Ausgabenmanagement und Budgetverfolgung, das Unternehmenskarten, Rechnungsstellung und Buchhaltungsautomatisierung anbietet. Es soll Finanzteams einen vollständigen Überblick über Ausgaben verschaffen, während es funktionalen Teams erlaubt, ihre Arbeit ohne bürokratische Hürden zu erledigen.

   Warum ich Spendesk gewählt habe: Mir gefällt, dass Spendesk einen zweigleisigen Ansatz beim Ausgabenmanagement verfolgt. Sie geben den Finanzteams die Kontrolle über die Ausgaben, damit sie die Gesamtausgaben überwachen und steuern können. Gleichzeitig können Teams aber auch auf ihre individuellen Budgets zugreifen und diese verwalten.

   Hervorzuhebende Funktionen & Integrationen:

   Funktionen umfassen Budgetübersichten, die es Freigebenden ermöglichen, informierte Entscheidungen basierend auf bereits getätigten und geplanten Ausgaben zu treffen. Außerdem gefällt mir, dass Spendesk Transaktionen automatisch in das Echtzeitbudget einrechnet, was unerwartete Ausgaben verhindert.

   Integrationen beinhalten Slack, NetSuite und Xero.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Virtuelle Karten schnell ausstellen
   • Einfache Verwaltung von Abonnements
   • Einfache Bedienung

   Cons:

   • Begrenzte Integrationen
   • Spendesk-Karten nicht überall akzeptiert
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6. 

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   Pleo

   Bestes Ausgabenmanagement in Europa

   • Kostenlose Testversion verfügbar
   • Ab $56/Monat für 3 Nutzer

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   Customer Rating:4.8/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Pleo ist eine europäische Ausgabenlösung, die das Ausgabenmanagement, Rechnungen und Rückerstattungen abwickelt. Unternehmen können die Spesenabrechnung automatisieren, indem sie Pleo-Karten ausgeben und in Echtzeit Benachrichtigungen erhalten, sobald sie verwendet werden.

   Warum ich Pleo ausgewählt habe: Pleo hat seinen Sitz in Dänemark und wurde speziell für die besonderen Herausforderungen beim Ausgabenmanagement in Europa entwickelt. Deshalb ist es perfekt für europäische Unternehmen oder Firmen, die Geschäfte in Europa tätigen. Das bedeutet: Schnelle und einfache Währungsumrechnung, Mehrwertsteuerberechnung und Einhaltung internationaler Standards.

   Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

   Funktionen umfassen Lieferantenkarten, mit denen Ihr Team wiederkehrende Zahlungen verwalten und Ausgabenlimits einfach festlegen kann. Mit dem Pleo-Überziehungsrahmen bleiben Sie liquide, da zinsfreie Überziehungen für pünktliche Zahlungen angeboten werden. Außerdem vereinfacht die MwSt.-Aufteilungsfunktion die Verwaltung mehrerer Mehrwertsteuersätze und spart Ihrem Team manuelle Überprüfungen.

   Integrationen umfassen NetSuite, Xero, QuickBooks, Slack, Microsoft Teams, DropBox, Sage, Google Workspace, Microsoft 365 und Zapier.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Einfache Einführung und Implementierung
   • Kartenlimits pro Monat oder Transaktionshöhe
   • Automatisch angehängte Belege

   Cons:

   • Schwierige Anfechtung von Belastungen
   • Kartenlimits sind für Nutzer nicht transparent
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7. 

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   Navan

   Am besten geeignet, um die Nachverfolgung von Reisekosten zu vereinfachen

   • Kostenlose Version verfügbar
   • Preis pro Nutzer

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   Customer Rating:4.7/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Kürzlich hat sich TripActions in Navan umbenannt und seine Reiseplanungs- und Spesenverwaltungs-Tools in einem System vereint. Die mobile App ist nicht nur eine teilweise funktionierende Ergänzung, sondern bietet vollständigen Zugriff auf alle Funktionen von Navan.

   Warum ich Navan gewählt habe: Reisen sind einer der Hauptgründe für die Spesenabrechnung, und ich habe Navan gewählt, weil es sich dadurch auszeichnet, dass man Flüge und Hotelzimmer direkt innerhalb der App suchen und buchen kann. Das bedeutet, dass Sie die Daten dieser Ausgaben nie manuell zu Navan übertragen müssen. Natürlich können Sie auch Mahlzeiten und andere Ausgaben erfassen, aber Navan vereint Reisebuchung und die Erfassung der Reisekosten in einem einzigen Prozess.

   Herausragende Funktionen & Integrationen:

   Funktionen sind unter anderem das Bestandsmanagement in Echtzeit, das Ihrem Team sofortigen Zugang zu einer breiten Auswahl an Reiseoptionen zu konkurrenzfähigen Preisen bietet. KI-gestützte Personalisierung passt Suchergebnisse individuell an die Vorlieben jedes Nutzers an und macht Reisebuchungen für Ihr Team intuitiver. Zusätzlich vereinfacht die automatische Spesenabstimmung das Nachverfolgen und die Kategorisierung von Ausgaben, wodurch manueller Aufwand und Fehler für Ihr Unternehmen reduziert werden.

   Integrationen sind unter anderem Slack, Salesforce, SAP Concur, Microsoft Outlook, Google Workspace, TripAdvisor, Uber, Lyft, Airbnb und American Express.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Flüge und Zimmer direkt aus der App buchen
   • Preisvergleiche
   • Verknüpfung mit Bonusprogrammen

   Cons:

   • Eingeschränkte Rollen und Berechtigungen
   • Nicht alle Flugoptionen werden angezeigt
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8. 

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   Zoho Expense

   Am besten für unkompliziertes Ausgabenmanagement

   • 14-tägige kostenlose Testversion
   • Ab $5/Benutzer/Monat

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   Customer Rating:4.5/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Zoho ist ein Unternehmen, das eine breite Palette von Geschäftstools anbietet, angefangen beim Customer Relationship Management (CRM)-System. Sie arbeiten hauptsächlich mit kleinen Unternehmen aus der IT- und Softwarebranche zusammen und bieten sogar einen kostenlosen Tarif für bis zu drei Benutzer und 20 Belege pro Monat an.

   Warum ich Zoho Expense ausgewählt habe: Für Zoho-Nutzer, die ihrem Toolset eine einfache Möglichkeit zum Ausgabenmanagement hinzufügen möchten, ist Zoho Expense meiner Meinung nach die natürliche Wahl. Besonders wenn Sie bereits Zoho Books für die Buchhaltung verwenden, kann die direkte Integration viel Zeit und Aufwand sparen.

   Herausragende Funktionen & Integrationen:

   Funktionen umfassen müheloses Ausgaben-Reporting, das die Belegerfassung automatisiert und eine schnelle Erstellung von Ausgaben ermöglicht. Ihr Team kann anpassbare Genehmigungsprozesse nutzen, um die Verwaltung von Ausgaben, Reisen und Bestellanforderungen zu optimieren. Zusätzlich stehen Ihnen Tools für das Budgetmanagement zur Verfügung, mit denen Sie Ausgaben im Vergleich zu definierten Grenzen erstellen und überwachen können, um eine effiziente Kontrolle der Firmenfinanzen zu gewährleisten.

   Integrationen umfassen Zoho Books, QuickBooks, Xero, Slack, Dropbox, Google Drive, OneDrive, Microsoft Teams, Uber for Business und Lyft.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Automatisierte Erinnerungen
   • Richtlinienmanagement zur Einhaltung
   • IRS-konforme Fahrtenprotokolle

   Cons:

   • Keine Anpassung der Berichte möglich
   • Premium-Support ist ein Zusatzangebot
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   Divvy

   Beste dauerhaft kostenlose Option

   • Kostenlos für Nutzer
   • Kostenlos für Nutzer

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   Customer Rating:4.6/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Gegründet im Jahr 2016 und 2021 von BILL übernommen, ist Divvy eine Ausgabenmanagement- und Firmenkreditkartenlösung, die sich hauptsächlich an kleine Unternehmen richtet. Die Software kann kostenlos angeboten werden, da Divvy eine Gebühr von den Händlern erhebt. Aus diesem Grund wird die Nutzung von Divvy-Karten gegenüber Erstattungen gefördert.

   Warum ich Divvy ausgewählt habe: Bei Business-Software bedeutet 'kostenlos' in der Regel, dass trotzdem Transaktionsgebühren anfallen. Das Händlergebührenmodell von Divvy macht das Tool für die Unternehmen, die es nutzen, tatsächlich kostenlos – das beeindruckt mich. So können kleine Organisationen ihr Ausgabenmanagement aus Tabellenkalkulationen herauslösen, ohne das Budget zu sprengen.

   Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

   Funktionen umfassen Tools für das Budgetmanagement, mit denen Sie Ausgabelimits setzen und Ausgaben nachverfolgen können. Ihrem Team stehen dadurch Echtzeit-Einblicke in Finanzdaten zur Verfügung. Mit der Funktion für virtuelle Karten können Ausgaben effektiver gesteuert werden, was den Bedarf an physischen Karten verringert. Darüber hinaus bietet die Software umfangreiche Berichtsfunktionen, die Ihnen helfen, Ausgabemuster zu analysieren und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.

   Integrationen beinhalten QuickBooks Online, Xero, NetSuite, TravelPerk, Open Dental Software, QuickBooks Online Advanced, ZenBusiness, Headset und Bill.com.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Kreditrahmen und Budgets können schnell angepasst werden
   • Benutzerfreundliche App
   • Physische und virtuelle Karten

   Cons:

   • Unzuverlässige Benachrichtigungen
   • Langsamer Erstattungsprozess
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10. 

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    Brex

    Am besten für Start-ups und kleine Unternehmen

    • Kostenloser Tarif verfügbar
    • Preise auf Anfrage

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    Brex ist ein Technologieunternehmen, das eine Reihe von Werkzeugen für Finanzverwaltung und -services anbietet, darunter Reisemanagement, Rechnungszahlungen, Finanzprognosen, Firmenkreditkarten und Ausgabenmanagement. Besonders beliebt ist es bei Unternehmen aus den Bereichen Software und IT-Dienstleistungen.

    Warum ich Brex ausgewählt habe: Brex bietet Start-ups eine fortschrittliche Werkzeugausstattung für die Finanzverwaltung und ermöglicht kleinen Unternehmen die Einführung von Firmenkarten, ohne die Kreditwürdigkeit der Gründer zu beeinträchtigen. In Kombination mit den ausgeklügelten Administrationskontrollen halte ich es für eine gute Wahl für Unternehmen, die ihr Ausgabenmanagement von Anfang an auf die richtige Grundlage stellen möchten.

    Herausragende Funktionen & Integrationen:

    Zu den Funktionen gehört die automatische Ausgabenkategorisierung, die die Verwaltung der Ausgaben Ihres Teams vereinfacht. Die Echtzeit-Datensynchronisierung mit ERP-Systemen stellt sicher, dass Ihre Finanzdaten stets aktuell sind, sodass Sie schnell fundierte Entscheidungen treffen können. Darüber hinaus unterstützt Brex die nahtlose Einstellung und das Ausscheiden von Mitarbeitenden über HRIS-Verbindungen, wodurch die Verwaltung von Personaländerungen erleichtert wird.

    Zu den Integrationen gehören NetSuite, QuickBooks, Workday, WhatsApp, Coupa, Xero, Gusto, Slack, Zapier und Navan.

    Pros and Cons

    Pros:

    • Automatische Genehmigung festgelegter Ausgaben
    • Automatisch durchgesetzte Ausgabenrichtlinien
    • Detaillierte Administrationskontrolle

    Cons:

    • Kein Reisemanagement
    • Weniger Funktionen in der mobilen App
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