Die 10 besten Softwarelösungen für Spesenabrechnungen im Test 2026

Deel ist eine All-in-one HR-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Mitarbeiter und Auftragnehmer weltweit einzustellen, zu verwalten und zu bezahlen. Sie bietet Tools zur Abwicklung von globaler Gehaltsabrechnung, Compliance und HR-Aufgaben, wodurch das internationale Personalmanagement vereinfacht wird.

Warum ich Deel ausgewählt habe: Mit dem Ausgabenmanagement-System von Deel können Sie individuelle Ausgabenkategorien erstellen, um verschiedene Ausgabentypen präzise zu verfolgen und zu steuern. Diese Anpassung sorgt dafür, dass die Ausgaben Ihres Teams den Unternehmensrichtlinien und Reporting-Anforderungen entsprechen. Zudem stellt Deel einen Fahrtkostenerstattungsrechner bereit, der Reisekosten basierend auf der Entfernung und vorgegebenen Erstattungssätzen schätzt. Für global tätige Unternehmen bietet Deel die Möglichkeit, Ausgabenrichtlinien an unterschiedliche Länder oder Einheiten anzupassen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen wie genehmigungsbasierte Ausgaben-Workflows und Tagespauschalenberechnung ermöglichen es Mitarbeitern, ganz einfach Tagessätze für Geschäftsreisen abzurechnen. Zudem bietet die Plattform Analyse-Dashboards, die Einblicke in Ausgabentrends und -muster liefern und so die Finanzplanung und Entscheidungsfindung unterstützen.

Integrationen umfassen Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk und Jira Software Cloud.

Fyle ist ein Ausgabenmanagement-Tool, das Transaktionen aufzeichnet und Stakeholder in Echtzeit benachrichtigt. Im Gegensatz zu anderen auf dieser Liste, die Sie dazu ermutigen, ihre Karten zu verwenden, fördert Fyle die Möglichkeit, sich mit Kreditkarten zu verbinden und diese zu nutzen, die Sie bereits besitzen.

Warum ich Fyle ausgewählt habe: Obwohl Fyle relativ einfach für Mitarbeiter zu verwenden ist, sticht es für mich hervor, weil es darauf ausgelegt ist, Finanzteams zu helfen, zu lernen und bessere Entscheidungen zu treffen. Es umfasst Ausgabenanalysen (wie durchschnittliche Ausgaben und Kategorien) sowie operative Analysen, die Ihnen helfen, die Bearbeitungszeit zu überwachen und Prozessblockaden zu identifizieren.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten automatisch erstellte digitale Prüfpfade, die Belege, Genehmigungen und andere Daten in einem prüffreundlichen Format speichern. Es beeindruckt mich, dass Finanzteams auch mehrere Organisationen innerhalb eines Kontos erstellen können, um Budgetierung und Buchhaltung zu vereinfachen.

Integrationen umfassen Teams, Slack, Gmail, Sage, TravelPerk, Xero, Netsuite, Quickbooks und Outlook.

Fyle ist ein Ausgabenmanagement-Tool, das Transaktionen aufzeichnet und Stakeholder in Echtzeit benachrichtigt. Im Gegensatz zu anderen auf dieser Liste, die Sie dazu ermutigen, ihre Karten zu verwenden, fördert Fyle die Möglichkeit, sich mit Kreditkarten zu verbinden und diese zu nutzen, die Sie bereits besitzen.

Warum ich Fyle ausgewählt habe: Obwohl Fyle relativ einfach für Mitarbeiter zu verwenden ist, sticht es für mich hervor, weil es darauf ausgelegt ist, Finanzteams zu helfen, zu lernen und bessere Entscheidungen zu treffen. Es umfasst Ausgabenanalysen (wie durchschnittliche Ausgaben und Kategorien) sowie operative Analysen, die Ihnen helfen, die Bearbeitungszeit zu überwachen und Prozessblockaden zu identifizieren.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten automatisch erstellte digitale Prüfpfade, die Belege, Genehmigungen und andere Daten in einem prüffreundlichen Format speichern. Es beeindruckt mich, dass Finanzteams auch mehrere Organisationen innerhalb eines Kontos erstellen können, um Budgetierung und Buchhaltung zu vereinfachen.

Integrationen umfassen Teams, Slack, Gmail, Sage, TravelPerk, Xero, Netsuite, Quickbooks und Outlook.

Ramp ist eine vielseitige Plattform, die Software für Spesenabrechnungen anbietet, um Geschäftsfinanzen effizienter zu verwalten. Durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten und die Bereitstellung von Echtzeit-Einblicken hilft Ramp Ihnen, sich auf das Wesentliche in Ihrem Unternehmen zu konzentrieren.

Warum ich Ramp gewählt habe: Ich habe Ramp aufgrund der fortschrittlichen KI-Automatisierung ausgewählt, die manuelle Arbeit reduziert und Zeit für strategischere Entscheidungen schafft. Die anpassbaren Firmenkarten verfügen über integrierte Ausgabenrichtlinien, die helfen, Teamkosten zu kontrollieren und Compliance sicherzustellen. Ramp vereinfacht zudem finanzielle Abläufe durch automatisierte Spesenübermittlungen, sodass das Nachverfolgen von Belegen entfällt, und bietet eine effiziente Kreditorenverwaltung, die Rechnungsbearbeitung beschleunigt.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Buchhaltungsautomatisierung, die den Monatsabschluss beschleunigt und die Genauigkeit erhöht, wodurch das Fehlerrisiko sinkt. Die Plattform unterstützt globale Aktivitäten mit Zahlungen in 195 Ländern und mehr als 40 Währungen – ideal für Unternehmen mit internationalen Geschäften. Eine weitere Funktion ist die schnelle Bearbeitung von Rückerstattungen, sodass Ihr Team zügig sein Geld zurückerhält, was für Motivation und Produktivität entscheidend ist.

Integrationen bestehen zu NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling und Gmail.

Slash ist eine moderne Banking- und Ausgabenmanagement-Plattform, die darauf ausgelegt ist, Unternehmen die Verwaltung ihrer Finanzen zu erleichtern. Sie vereint Firmenkarten, Geschäftskonten und automatisierte Berichterstattung in einem System, was es Finanzteams ermöglicht, Ausgaben effizient zu verwalten, Zahlungen nachzuverfolgen und die Kontrolle in Echtzeit zu behalten.

Warum ich Slash gewählt habe: Ich habe Slash ausgewählt, weil es Ausgabenkontrolle und Transparenz durch unbegrenzte Cashback-Firmenkarten und Echtzeit-Analysen verbindet. Die Möglichkeit, Ausgabegrenzen zu setzen und Transaktionen sofort einzusehen, hilft dabei, die Ausgaben Ihres Unternehmens ohne das Warten auf Monatsberichte stets im Blick zu behalten. Außerdem schätze ich den Fokus auf Betriebskapital und hochverzinsliche Geschäftskonten: Diese bieten wachsenden Teams Zugang zu Kredit und attraktiven Zinssätzen. Dank entwicklerfreundlicher APIs können Sie Nachverfolgung und Berichterstattung automatisieren und Slash nahtlos in Ihre bestehenden Finanzprozesse integrieren.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen anpassbare Firmenkarten mit Ausgabenkontrollen, Echtzeit-Analysen zur Überwachung der Unternehmensfinanzen sowie Stablecoin-Zahlungen, die die Verwaltung von Fiat- und digitalen Währungen ermöglichen. Die Automatisierungstools der Plattform erleichtern die Kategorisierung und Abstimmung von Ausgaben und verringern so den manuellen Aufwand für Finanzteams.

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Plaid, Shopify, Amazon, Stripe und die Slash-API.

Airbase ist eine Finanzdienstleistungslösung, die Ausgabenmanagement, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Firmenkarten und geführte Beschaffung anbietet. Ihre Kunden sind hauptsächlich mittelständische Technologieunternehmen, obwohl sie auch viele in der Finanzdienstleistungs- und Automobilindustrie bedienen.

Warum ich Airbase gewählt habe: Die meisten Ausgaben-Softwarelösungen erlauben es, Einzelpersonen zur Genehmigung von Ausgaben zu benennen, aber Airbase sticht hervor, weil es mehrschichtige Genehmigungs-Workflows bietet, die Abteilung, Ausgabenkategorie, Standort und mehr berücksichtigen. Dies spart viel Zeit und Verwirrung in matrixorganisierten Unternehmen. Sie können die Regeln auch so komplex gestalten, wie Sie möchten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die automatisierte Erstattung genehmigter Ausgaben, wobei die Ausgaben jede Nacht ausgezahlt werden. Neben den Ausgabenlimits gefiel mir, wie Airbase es ermöglicht, Ablaufdaten für Firmenkarten festzulegen, um Abonnementverlängerungen zu kontrollieren. Der Nachteil zeigt sich im Umgang mit halbregelmäßigen Anbietern, die man mehr als einmal, aber nicht jeden Monat nutzt.

Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Quickbooks, Xero, American Express, Jira, Slack, Okta, BambooHR und Rippling.

Airbase ist eine Finanzdienstleistungslösung, die Ausgabenmanagement, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Firmenkarten und geführte Beschaffung anbietet. Ihre Kunden sind hauptsächlich mittelständische Technologieunternehmen, obwohl sie auch viele in der Finanzdienstleistungs- und Automobilindustrie bedienen.

Warum ich Airbase gewählt habe: Die meisten Ausgaben-Softwarelösungen erlauben es, Einzelpersonen zur Genehmigung von Ausgaben zu benennen, aber Airbase sticht hervor, weil es mehrschichtige Genehmigungs-Workflows bietet, die Abteilung, Ausgabenkategorie, Standort und mehr berücksichtigen. Dies spart viel Zeit und Verwirrung in matrixorganisierten Unternehmen. Sie können die Regeln auch so komplex gestalten, wie Sie möchten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die automatisierte Erstattung genehmigter Ausgaben, wobei die Ausgaben jede Nacht ausgezahlt werden. Neben den Ausgabenlimits gefiel mir, wie Airbase es ermöglicht, Ablaufdaten für Firmenkarten festzulegen, um Abonnementverlängerungen zu kontrollieren. Der Nachteil zeigt sich im Umgang mit halbregelmäßigen Anbietern, die man mehr als einmal, aber nicht jeden Monat nutzt.

Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Quickbooks, Xero, American Express, Jira, Slack, Okta, BambooHR und Rippling.

Spendesk ist ein Ausgabenmanagement- und Budgetverfolgungstool, das Unternehmenskarten, Rechnungsstellung und Buchhaltungsautomatisierung bietet. Es zielt darauf ab, Finanzteams einen umfassenden Überblick über die Ausgaben zu geben, während funktionale Teams ihre Arbeit ohne bürokratische Hürden erledigen können.

Warum ich Spendesk gewählt habe: Mir gefällt, dass Spendesk einen zweigleisigen Ansatz für das Ausgabenmanagement verfolgt. Sie geben den Finanzteams die Kontrolle über die Finanzen, sodass sie die Gesamtausgaben überwachen und verwalten können. Gleichzeitig können Teams auf ihre individuellen Budgets zugreifen und diese verwalten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Budgetübersichten, die es Genehmigern ermöglichen, fundierte Entscheidungen basierend auf bereits getätigten und vorgesehenen Ausgaben zu treffen. Ich finde es auch gut, dass Spendesk Transaktionen automatisch in Ihr Echtzeitbudget einbezieht, was bedeutet, dass es keine überraschenden Ausgaben gibt.

Integrationen umfassen Slack, NetSuite und Xero.

Spendesk ist ein Ausgabenmanagement- und Budgetverfolgungstool, das Unternehmenskarten, Rechnungsstellung und Buchhaltungsautomatisierung bietet. Es zielt darauf ab, Finanzteams einen umfassenden Überblick über die Ausgaben zu geben, während funktionale Teams ihre Arbeit ohne bürokratische Hürden erledigen können.

Warum ich Spendesk gewählt habe: Mir gefällt, dass Spendesk einen zweigleisigen Ansatz für das Ausgabenmanagement verfolgt. Sie geben den Finanzteams die Kontrolle über die Finanzen, sodass sie die Gesamtausgaben überwachen und verwalten können. Gleichzeitig können Teams auf ihre individuellen Budgets zugreifen und diese verwalten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Budgetübersichten, die es Genehmigern ermöglichen, fundierte Entscheidungen basierend auf bereits getätigten und vorgesehenen Ausgaben zu treffen. Ich finde es auch gut, dass Spendesk Transaktionen automatisch in Ihr Echtzeitbudget einbezieht, was bedeutet, dass es keine überraschenden Ausgaben gibt.

Integrationen umfassen Slack, NetSuite und Xero.

Pleo ist eine europäische Lösung für Ausgabenmanagement, die Spesenabrechnungen, Rechnungen und Rückerstattungen abwickelt. Unternehmen können die Spesenabrechnung automatisieren, indem sie Pleo-Karten ausgeben und Echtzeitbenachrichtigungen erhalten, wenn diese verwendet werden.

Warum ich Pleo gewählt habe: Mit Sitz in Dänemark wurde Pleo mit den einzigartigen Herausforderungen des Ausgabenmanagements in Europa entwickelt, was es perfekt für europäische Unternehmen oder Unternehmen, die in Europa tätig sind, macht. Dies bedeutet schnelle und einfache Währungsumrechnung, Mehrwertsteuerberechnung und internationale Compliance-Standards.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Lieferantenkarten, mit denen Ihr Team wiederkehrende Zahlungen verwalten und Ausgabenlimits problemlos festlegen kann. Pleo Überziehungskredit hilft Ihnen auch, den Cashflow aufrechtzuerhalten, indem es zinsfreie Überziehungskredite für pünktliche Zahlungen anbietet. Außerdem vereinfacht die Mehrwertsteuer-Split-Funktion die Verwaltung mehrerer Mehrwertsteuersätze und spart Ihrem Team Zeit bei manuellen Überprüfungen.

Integrationen umfassen NetSuite, Xero, QuickBooks, Slack, Microsoft Teams, DropBox, Sage, Google Workspace, Microsoft 365 und Zapier.