25 beste Spesenabrechnungssoftware im Test 2026

Fyle ist ein Ausgabenmanagement-Tool, das Transaktionen aufzeichnet und Stakeholder in Echtzeit benachrichtigt. Im Gegensatz zu anderen auf dieser Liste, die Sie dazu ermutigen, ihre Karten zu verwenden, fördert Fyle die Möglichkeit, sich mit Kreditkarten zu verbinden und diese zu nutzen, die Sie bereits besitzen.

Warum ich Fyle ausgewählt habe: Obwohl Fyle relativ einfach für Mitarbeiter zu verwenden ist, sticht es für mich hervor, weil es darauf ausgelegt ist, Finanzteams zu helfen, zu lernen und bessere Entscheidungen zu treffen. Es umfasst Ausgabenanalysen (wie durchschnittliche Ausgaben und Kategorien) sowie operative Analysen, die Ihnen helfen, die Bearbeitungszeit zu überwachen und Prozessblockaden zu identifizieren.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten automatisch erstellte digitale Prüfpfade, die Belege, Genehmigungen und andere Daten in einem prüffreundlichen Format speichern. Es beeindruckt mich, dass Finanzteams auch mehrere Organisationen innerhalb eines Kontos erstellen können, um Budgetierung und Buchhaltung zu vereinfachen.

Integrationen umfassen Teams, Slack, Gmail, Sage, TravelPerk, Xero, Netsuite, Quickbooks und Outlook.

Airwallex ist eine umfassende globale Zahlungs- und Finanzplattform, die entwickelt wurde, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre globalen Finanzoperationen effizient zu verwalten. Sie bietet eine Reihe von Produkten, darunter Geschäftskonten, Mehrwährungskonten, Hochgeschwindigkeits-Überweisungen ins Ausland, automatisierte Rechnungszahlungen und Tools zur Ausgabenverwaltung.

Warum ich Airwallex gewählt habe: Ich mag die End-to-End-Management-Fähigkeit, die die Ausgaben und Erstattungen von Firmenkarten auf einer einzigen Plattform konsolidiert. Diese Integration bietet Echtzeit-Einblick und Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeiter, was entscheidend für die Aufrechterhaltung der finanziellen Übersicht ist. Die mobile Zugänglichkeit der Software ermöglicht es den Mitarbeitern außerdem, Belege hochzuladen und Ausgaben direkt über die Airwallex-App einzureichen.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten die globale Kontofunktion, die es Unternehmen ermöglicht, schnell Inlands- und Fremdwährungskonten in über 20 Währungen zu eröffnen, was ein nahtloses globales Finanzmanagement ohne Gebühren erleichtert. Die grenzenlosen Kartenfunktionen ermöglichen es Unternehmen zudem, virtuelle und physische Mehrwährungskarten für Mitarbeiter auszustellen, was eine Echtzeitverfolgung und effiziente Ausgabenverwaltung bietet. 

Integrationen umfassen Xero, QuickBooks, NetSuite, Sage und Odoo.

Klippa Expense Management ist eine cloudbasierte Lösung, die darauf abzielt, die Verwaltung von Geschäftsausgaben zu vereinfachen. Indem Sie Ausgaben über Web- und mobile Anwendungen einreichen, genehmigen und bearbeiten können, soll der Zeit- und Arbeitsaufwand für administrative Aufgaben reduziert werden. 

Warum ich Klippa Expense Management gewählt habe: Mit seinem Ausgabengenehmigungs-Workflow-System können Sie mehrstufige Genehmigungsprozesse einrichten, die auf die Struktur Ihrer Organisation zugeschnitten sind, und sicherstellen, dass Ausgaben von den zuständigen Personen überprüft und genehmigt werden. Das bedeutet, dass Sie die Kontrolle über die Ausgaben behalten und unautorisierte Ausgaben vermeiden können, die Ihr Budget beeinträchtigen könnten. Die Berichterstattungsfunktion und anpassbare Dashboards ermöglichen es Ihnen, detaillierte Berichte zu erstellen, die Einblicke in Ausgabemuster bieten und Ihnen helfen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen anpassbare Genehmigungs-Workflows, die es Ihnen und Ihrem Team erleichtern, Ausgaben effizient zu bearbeiten und zu genehmigen. Mit fortschrittlicher OCR-Technologie automatisiert Klippa Expense Management die Dateneingabe von Belegen, spart Ihnen Zeit und reduziert Fehler. Darüber hinaus helfen die Echtzeiteinblicke in Ausgaben der Software, eine bessere Budgetkontrolle zu gewährleisten, sodass die finanziellen Entscheidungen Ihres Teams stets fundiert sind.

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Sage, Exact, Twinfield, Visma, SAP, Microsoft Dynamics und NetSuite.

Airbase ist eine Finanzdienstleistungslösung, die Ausgabenmanagement, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Firmenkarten und geführte Beschaffung anbietet. Ihre Kunden sind hauptsächlich mittelständische Technologieunternehmen, obwohl sie auch viele in der Finanzdienstleistungs- und Automobilindustrie bedienen.

Warum ich Airbase gewählt habe: Die meisten Ausgaben-Softwarelösungen erlauben es, Einzelpersonen zur Genehmigung von Ausgaben zu benennen, aber Airbase sticht hervor, weil es mehrschichtige Genehmigungs-Workflows bietet, die Abteilung, Ausgabenkategorie, Standort und mehr berücksichtigen. Dies spart viel Zeit und Verwirrung in matrixorganisierten Unternehmen. Sie können die Regeln auch so komplex gestalten, wie Sie möchten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die automatisierte Erstattung genehmigter Ausgaben, wobei die Ausgaben jede Nacht ausgezahlt werden. Neben den Ausgabenlimits gefiel mir, wie Airbase es ermöglicht, Ablaufdaten für Firmenkarten festzulegen, um Abonnementverlängerungen zu kontrollieren. Der Nachteil zeigt sich im Umgang mit halbregelmäßigen Anbietern, die man mehr als einmal, aber nicht jeden Monat nutzt.

Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Quickbooks, Xero, American Express, Jira, Slack, Okta, BambooHR und Rippling.

Spendesk ist ein Ausgabenmanagement- und Budgetverfolgungstool, das Unternehmenskarten, Rechnungsstellung und Buchhaltungsautomatisierung bietet. Es zielt darauf ab, Finanzteams einen umfassenden Überblick über die Ausgaben zu geben, während funktionale Teams ihre Arbeit ohne bürokratische Hürden erledigen können.

Warum ich Spendesk gewählt habe: Mir gefällt, dass Spendesk einen zweigleisigen Ansatz für das Ausgabenmanagement verfolgt. Sie geben den Finanzteams die Kontrolle über die Finanzen, sodass sie die Gesamtausgaben überwachen und verwalten können. Gleichzeitig können Teams auf ihre individuellen Budgets zugreifen und diese verwalten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Budgetübersichten, die es Genehmigern ermöglichen, fundierte Entscheidungen basierend auf bereits getätigten und vorgesehenen Ausgaben zu treffen. Ich finde es auch gut, dass Spendesk Transaktionen automatisch in Ihr Echtzeitbudget einbezieht, was bedeutet, dass es keine überraschenden Ausgaben gibt.

Integrationen umfassen Slack, NetSuite und Xero.

Kürzlich hat sich TripActions in Navan umbenannt und ihre Reiseplanungs- und Ausgabenmanagement-Tools in einem System kombiniert. Die mobile App bietet nun anstelle einer teilweise funktionalen Ergänzung vollen Zugriff auf die Funktionen von Navan.

Warum ich Navan gewählt habe: Reisen sind einer der Hauptgründe für die Spesenabrechnung, und ich habe Navan gewählt, weil es sich dadurch auszeichnet, dass man Flüge und Hotelzimmer direkt in der App suchen und buchen kann. Das bedeutet, dass Sie die Daten dieser Ausgaben nie zu Navan übertragen müssen. Natürlich können Sie auch Mahlzeiten und andere Ausgaben erfassen, aber Navan vereinfacht die Buchung und Berichterstattung von Reisekosten in einem Prozess.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Echtzeit-Inventarmanagement, das Ihrem Team sofortigen Zugriff auf eine breite Palette von Reiseoptionen zu wettbewerbsfähigen Preisen bietet. KI-gestützte Personalisierung passt die Suchergebnisse basierend auf individuellen Vorlieben an und macht Reisebuchungen für Ihr Team intuitiver. Darüber hinaus vereinfacht die automatisierte Spesenabstimmung die Nachverfolgung und Kategorisierung von Ausgaben, wodurch manueller Aufwand und Fehler für Ihre Organisation reduziert werden.

Integrationen umfassen Slack, Salesforce, SAP Concur, Microsoft Outlook, Google Workspace, TripAdvisor, Uber, Lyft, Airbnb und American Express.

Zoho ist ein Unternehmen, das eine breite Palette von Geschäftswerkzeugen anbietet, beginnend mit ihrem Customer Relationship Management (CRM) System. Sie arbeiten hauptsächlich mit kleinen Unternehmen in der IT- und Softwarebranche zusammen und bieten sogar einen kostenlosen Plan für bis zu drei Benutzer und 20 Belege pro Monat an.

Warum ich Zoho Expense gewählt habe: Für Zoho-Nutzer, die eine einfache Möglichkeit suchen, das Ausgabenmanagement zu ihrem Werkzeugkasten hinzuzufügen, ist Zoho Expense meiner Meinung nach eine natürliche Wahl. Außerdem kann die direkte Integration, wenn Sie bereits Zoho Books für die Buchhaltung verwenden, eine Menge Zeit und Aufwand sparen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen mühelose Spesenabrechnungen, die das Beleg-Tracking automatisieren und eine schnelle Erstellung von Ausgaben ermöglichen. Ihr Team kann von anpassbaren Genehmigungsprozessen profitieren, um die Verwaltung von Ausgaben, Reisen und Kaufanfragen zu optimieren. Zusätzlich haben Sie Werkzeuge für das Budgetmanagement, um Ausgaben im Vergleich zu definierten Grenzen zu erstellen und zu überwachen, was eine effiziente Kontrolle der Finanzen Ihres Unternehmens gewährleistet.

Integrationen umfassen Zoho Books, QuickBooks, Xero, Slack, Dropbox, Google Drive, OneDrive, Microsoft Teams, Uber for Business und Lyft.

Gegründet im Jahr 2016 und 2021 von BILL übernommen, ist Divvy eine Lösung für Ausgabenmanagement und Firmenkreditkarten, die sich hauptsächlich an kleine Unternehmen richtet. Sie können die Software kostenlos für Benutzer anbieten, da sie eine Gebühr vom Händler erheben. Folglich fördern sie die Nutzung von Divvy-Karten gegenüber Erstattungen.

Warum ich Divvy gewählt habe: Bei Unternehmenssoftware bedeutet „kostenlos“ normalerweise, dass das Tool dennoch Transaktionsgebühren erhebt. Das Gebührenmodell von Divvy für Händler macht es jedoch für die Unternehmen, die es nutzen, wirklich kostenlos, weshalb es mich beeindruckt. So können kleine Organisationen das Ausgabenmanagement aus Tabellenkalkulationen heraus verlagern, ohne das Budget zu sprengen.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Budgetmanagement-Tools, die es Ihnen ermöglichen, Ausgabelimits festzulegen und Ausgaben zu verfolgen, und Ihrem Team Echtzeiteinblicke in Finanzdaten bieten. Sie können auch die Funktion für virtuelle Karten nutzen, um Ausgaben effektiver zu verwalten und zu kontrollieren, wodurch der Bedarf an physischen Karten reduziert wird. Darüber hinaus bietet die Software detaillierte Berichtsfunktionen, die Ihnen helfen, Ausgabemuster zu analysieren und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Integrationen umfassen QuickBooks Online, Xero, NetSuite, TravelPerk, Open Dental Software, QuickBooks Online Advanced, ZenBusiness, Headset und Bill.com.

Paycom ist eine umfassende Lösung für Personalwesen und Gehaltsabrechnung, die Ausgabenmanagement und Erstattung bietet. Besonders beliebt bei gemeinnützigen Organisationen und Gesundheitsdienstleistern, können Paycom-Nutzer Bilder von Belegen hochladen, um Berichte automatisch auszufüllen und wiederkehrende Ausgaben zu identifizieren.

Warum ich Paycom gewählt habe: Spesenabrechnungen sind nur ein Teil des Puzzles von Gehaltsabrechnung und Personalwesen. Ich habe Paycom als Option für Unternehmen ausgewählt, die ein All-in-One-System anstelle eines Stapels verschiedener Tools wünschen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten das direkte Senden genehmigter Erstattungsanfragen an die Gehaltsabrechnung und die Möglichkeit, die Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens innerhalb der Technologie umzusetzen. Ich war auch beeindruckt von der Tatsache, dass Paycom Ausgaben automatisch in Ihrem Hauptbuch zuordnet, was Zeit spart und menschliche Fehler minimiert.

Integrationen umfassen 7Shifts, Nowsta, SpotOn, TravelBank, Adora POS und TimeClock Plus.

Xledger ist eine cloudbasierte Finanzsoftwarelösung, die für Organisationen mit komplexen Finanzmanagementanforderungen entwickelt wurde. Das Tool konzentriert sich auf Automatisierung, Einblicke und Skalierbarkeit und bietet Funktionen wie konsolidierte Finanzdaten, papierlose Workflows und erweiterte Zahlungs- und Lieferantenmanagement-Funktionalitäten.

Warum ich Xledger gewählt habe: Diese Plattform bietet verschiedene Funktionen zur Verwaltung und Verfolgung von Ausgaben in verschiedenen Branchen. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, von jedem Ort aus und mit jedem Gerät mit einem Webbrowser Stundenzettel und dokumentierte Spesenabrechnungen einzureichen. Die Software umfasst auch rollenbasierte Dashboards, die maßgeschneiderte Funktionalität und Sicherheit bieten, und integriert Zeit und Ausgaben mit anderen Finanzprozessen innerhalb eines einheitlichen Systems. 

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen automatisierte Buchhaltungs- und Finanzaufgaben sowie die Möglichkeit, Transaktionen zwischen verschiedenen Einheiten innerhalb derselben Organisation zu erleichtern. Sie können auch Finanzdaten über verschiedene Niederlassungen oder Tochtergesellschaften hinweg verwalten. Darüber hinaus bietet Xledger starke Berichts- und Analysetools zur Unterstützung strategischer Entscheidungen.

Integrationen umfassen Magento, GoldFinch, Microsoft Dynamics CRM, JPMorgan Chase Bank, Harvest, Salesforce und Chase Credit Card.