10 beste Softwarelösungen für Reise- und Spesenmanagement für 2026

BILL ist eine Plattform für Finanzoperationen, die automatisierte Kreditorenbuchhaltung, Verwaltung von Firmenkarten, Ausgabenverfolgung mit KI-gestützter Belegerfassung, Budgetkontrollen und Reisebuchung umfasst – alles synchronisiert mit Ihrer Buchhaltungssoftware.

Für wen ist BILL am besten geeignet?

BILL ist ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die Kreditorenbuchhaltung, Ausgaben und Zahlungen an einem Ort verwalten möchten, ohne ein eigenes Finanzteam zu benötigen.

Warum ich BILL ausgewählt habe

Ich habe BILL in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die KI-basierte Rechnungserfassung tatsächlich den manuellen Aufwand bei der Dateneingabe reduziert – sie extrahiert automatisch Lieferantendaten, Positionen und Fälligkeitsdaten direkt aus hochgeladenen Dokumenten. Positiv finde ich zudem, dass sich mehrstufige Genehmigungsworkflows erstellen lassen, die Rechnungen je nach Betragsgrenze oder Abteilung weiterleiten, sodass nichts unbeaufsichtigt bleibt. BILL erkennt auch automatisch doppelte Rechnungen, was gerade bei der Verwaltung von großen AP-Volumina besonders praktisch ist.

Wichtige Funktionen von BILL

• Ausgabe von Firmenkarten: Ausgabe von physischen und virtuellen Firmenkarten mit individuellen Ausgabenlimits und Kategorienbeschränkungen pro Mitarbeiter oder Team.
• Reisebuchung: Suchen und Buchen von Flügen, Hotels und Mietwagen direkt in BILL, wobei die Firmenreisepolitik beim Checkout automatisch angewendet wird.
• Belegerfassung: Quittungen einfach mit der mobilen App fotografieren und hochladen, mit automatischer Zuordnung zur entsprechenden Kartenbuchung.
• Mitarbeitererstattungen: Einreichen, Prüfen und Genehmigen von Barauslagen mit direkter Rückerstattung per Überweisung innerhalb der Plattform.

BILL-Integrationen

BILL bietet native Zweiwege-Synchronisation mit QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Xero, Oracle NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics und Acumatica. Außerdem integriert es sich mit HR-Plattformen wie BambooHR, Workday, Gusto und UKG für das Onboarding von Mitarbeitern sowie Slack und Lyft zur Automatisierung von Ausgaben. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Ramp ist eine Finanzoperationsplattform, die Unternehmen dabei hilft, das Ausgabenmanagement zu automatisieren und Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen. Die Software bietet Tools für Kreditorenbuchhaltung, Verwaltung von Firmenkarten und Durchsetzung von Richtlinien, um die finanzielle Kontrolle zu verbessern.

Warum ich Ramp ausgewählt habe: Ich habe Ramp ausgewählt, weil es bei der Automatisierung der Belegerfassung und Kategorisierung von Ausgaben besonders leistungsstark ist und Finanzteams dabei hilft, manuelle Aufgaben zu reduzieren. Sie können individuelle Ausgabenrichtlinien festlegen, um die Ausgaben der Mitarbeiter an die Unternehmensvorgaben anzupassen. Obwohl Ramp keine integrierte Reisebuchung anbietet, unterstützt es Reiseausgaben hervorragend durch Echtzeit-Verfolgung und Richtlinienkontrollen, was für Unternehmen geeignet ist, die sich auf Ausgabenmanagement anstatt Reiseorganisation konzentrieren.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen automatisierte Belegerfassung, anpassbare Ausgabenregeln, Echtzeit-Ausgabentransparenz, KI-basierte Transaktionsüberwachung, Firmenkarten mit Vorabgenehmigungen und Echtzeit-ERP-Synchronisierung für schnellere Monatsabschlüsse.

Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling und Gmail.

YouLi ist eine Plattform, die darauf ausgelegt ist, die Reiseplanung und Gruppenverwaltung zu vereinfachen. Sie unterstützt die Organisation von Reisen, das Teilnehmermanagement und die Abwicklung wichtiger Reiseformalitäten.

Warum ich YouLi gewählt habe: Sie bietet alles, was Sie benötigen, um Gruppenreisen zu organisieren – inklusive Tools zur Erstellung persönlicher Reiserouten und zur Koordination aller Teilnehmer. YouLi vereint Buchungs-, Zahlungs- und Dokumentenerfassung an einem Ort, sodass sich Ihr Team auf die Planung konzentrieren kann, anstatt Papierkram hinterherzulaufen. Die Möglichkeit, Gruppenmitglieder zu verwalten und Zahlungen zu verfolgen, erleichtert die Koordination von Gruppenreisen vom Anfang bis zum Ende.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die Erstellung von Reiserouten, automatisierte Erinnerungen und das Management der Reiseteilnehmer. Sie können auch Zahlungen verfolgen und Rechnungen aus einem zentralen Dashboard versenden. Die Plattform vereinfacht zudem das Sammeln erforderlicher Dokumente und Einverständniserklärungen.

Integrationen umfassen Xero, Stripe, PayPal, Google Kalender, Zapier, Square, WeTravel, Mailchimp, QuickBooks und ActiveCampaign.

Airwallex ist eine globale Plattform für Ausgabenmanagement und Zahlungen, die Firmenkarten für mehrere Währungen, Ausgabenerfassung, Mitarbeiterrückerstattungen, Rechnungsbezahlung und internationale Überweisungen in über 200 Ländern abdeckt.

Für wen ist Airwallex am besten geeignet?

Airwallex eignet sich besonders für Finanzabteilungen von international tätigen Unternehmen, die regelmäßig in mehreren Währungen Transaktionen durchführen und ein zentrales, globales Ausgabenmanagement benötigen.

Warum ich Airwallex gewählt habe

Ich habe Airwallex in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es das einzige von mir genutzte System ist, bei dem Firmenkarten von Grund auf für den Multiwährungseinsatz konzipiert sind. Die Karten belasten direkt das jeweilige Währungsguthaben im Airwallex Wallet, wodurch mein Team bei internationalen Einkäufen vollständig Wechselkursgebühren vermeidet. Ist die gewünschte Währung nicht vorhanden, wandelt Airwallex zum Interbank-Kurs um, nicht zu den üblicherweise erhöhten Kursen anderer Kartenanbieter. Zusätzlich gefällt mir, dass man Mitarbeiterkarten sofort erstellen, einfrieren oder löschen sowie individuelle Tages-, Wochen- oder Monatslimits festlegen kann.

Airwallex Schlüsselfunktionen

• KI-Belegerfassung: Beleg abfotografieren oder weiterleiten, und Airwallex erkennt, kategorisiert und ordnet ihn automatisch der richtigen Transaktion zu.
• Rechnungszahlung mit KI-Rechnungsverarbeitung: Anbietereingangsrechnungen hochladen für automatisches Auslesen der Felder, Abgleich mit Bestellungen und Freigabeworkflow, bevor in über 90 Währungen bezahlt wird.
• Bestellanforderungen: Bestellanforderungen direkt in der Plattform erstellen und verwalten, um Ausgaben vorab zu kontrollieren.
• Mitarbeiterrückerstattungen: Auslagen per Mobilgerät einreichen und Mitarbeitenden direkt in ihrer lokalen Währung erstatten.

Airwallex Integrationen

Airwallex bietet über 30 native Integrationen, darunter Xero, QuickBooks, NetSuite, Sage, Odoo, BambooHR, Workday, Employment Hero, ApprovalMax und HubSpot. Es ist auf Zapier verfügbar und bietet eine API für individuelle Integrationen.

Emburse Abacus ist eine Software für Reise- und Spesenmanagement, die die Spesenabrechnung automatisiert. Sie bietet Unternehmen Werkzeuge zur Verfolgung und Verwaltung von Ausgaben in Echtzeit, sorgt für nahtlose Datenintegration und gibt Finanzteams Einblick in Ausgabemuster.

Warum ich Emburse Abacus gewählt habe: Es ermöglicht das Echtzeit-Tracking von Ausgaben, sodass Ihr Team Transaktionen sofort einreichen und genehmigen kann, was Berichtsverzögerungen eliminiert. Quittungen werden automatisch den Ausgaben zugeordnet, sodass die Einhaltung von Richtlinien ohne manuelle Kontrolle gewährleistet ist. Das System vereinfacht zudem Rückerstattungen und Zahlungen an Lieferanten. Außerdem bietet es maßgeschneiderte Spesenlösungen, womit sowohl virtuelle als auch Unternehmenskartenprogramme einfach verwaltet werden können.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten Echtzeit-Ausgabenerfassung, automatische Belegerkennung und Verwaltung von virtuellen Karten. Die Plattform ermöglicht es Ihrem Team, Ausgaben, Rückerstattungen und Zahlungen zu managen, ohne auf Monatsabschlüsse warten zu müssen. Proaktive Richtliniendurchsetzung wird ebenfalls unterstützt, damit Ihr Team bei Ausgaben die Unternehmensvorgaben einhält.

Integrationen bestehen mit QuickBooks, Xero, NetSuite, Salesforce, Slack, Microsoft Dynamics, Oracle, SAP Concur, Workday und Expensify.

Navan ist eine Software für Reise- und Spesenmanagement, die den gesamten Prozess der Buchung, Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisen und Ausgaben vereinfacht. Sie ist ideal für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Selbstbedienungsoptionen für Reisen ermöglichen möchten, während sie gleichzeitig durch Echtzeit-Überwachung und Richtliniendurchsetzung die Kostenkontrolle behalten.

Warum ich Navan gewählt habe: Ihr Team kann Reisen buchen und Ausgaben vollständig über eine mobile App verwalten, was es ideal für Nutzer unterwegs macht. Sie können dynamische Ausgabenlimits festlegen und die Kosten kontrollieren, während Ihr Team eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Buchen von Flügen, Hotels und Transport genießt. Die Echtzeit-Überwachung der App unterstützt Sie dabei, die Ausgaben über mehrere Reisen hinweg sofort zu verfolgen. Zusätzlich bietet die Plattform Prämien für Geschäftsreisen, die Ihr Team für private Reisen einlösen kann.​

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die automatische Kategorisierung von Ausgaben, Echtzeit-Transparenz und Integration mit ERP-Systemen. Die Plattform unterstützt außerdem die Festlegung von Ausgabenrichtlinien zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Zusätzlich bietet Navan einen 24/7-Support sowie Nachhaltigkeitsfunktionen für umweltfreundliches Reisen.

Integrationen umfassen SAP Concur, QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics, Oracle, Salesforce, NetSuite, Stripe, Slack und Google Workspace.

TravelPerk ist eine Plattform für Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement, die Reisebuchung, Spesenabrechnung, Rechnungsverwaltung, Ausgabenkontrollen und Eventkoordination an einem Ort vereint.

Für wen ist TravelPerk am besten geeignet?

TravelPerk eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen mit Vielreisenden, die eine Selbstbedienungsbuchung mit integrierten Ausgabenkontrollen benötigen.

Warum ich TravelPerk ausgewählt habe

TravelPerk verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil keine andere Plattform, die ich genutzt habe, es so einfach macht, eine Reise mitten am Reisetag zu ändern. Die FlexiPerk-Funktion ermöglicht es meinem Team, jeden Flug oder jedes Hotel bis zu zwei Stunden vor Abflug zu stornieren und mindestens 80% der Kosten zurückzuerhalten – ganz ohne Papierkram und ohne lästige Rückfragen beim Support. Außerdem erfolgt die Umbuchung direkt in der App mit nur wenigen Klicks, was entscheidend ist, wenn sich ein Termin verschiebt und Ihr Reisender bereits am Flughafen ist.

Wichtige Funktionen von TravelPerk

• Richtlinienkontrolle für Reisen: Legen Sie Tagespauschalen und zulässige Anbietervorgaben direkt in der Plattform fest, um Buchungen regelkonform zu halten.
• MwSt.-Rückerstattung: Erkennt automatisch erstattungsfähige Umsatzsteuer auf Geschäftsrechnungen in unterstützten Ländern und fordert diese zurück.
• GreenPerk: Ermöglicht es Reisenden, Reisemissionen beim Check-out durch die Finanzierung zertifizierter Projekte zur CO₂-Reduzierung auszugleichen.
• Konsolidierte Rechnungsstellung: Führt alle Reisebuchungen eines Reisenden oder Kostenstellen zu einer einzigen monatlichen Rechnung zusammen.

TravelPerk-Integrationen

TravelPerk bietet einen umfangreichen Marktplatz an Integrationen aus den Bereichen Spesen, HR, Ausgabenmanagement und Reisesicherheit, darunter Expensify, Rydoo, Spendesk, Ramp, Pleo, BambooHR, Personio, Slack, Deel und Expensya. Es steht eine offene API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Brex ist eine Finanzplattform für Unternehmen, die Firmenkreditkarten, Ausgabenmanagement, Reisebuchung, Rechnungszahlung und Banking mit KI-gesteuerten Ausgabenkontrollen und Buchhaltungsautomatisierung vereint.

Für wen ist Brex am besten geeignet?

Brex eignet sich besonders für schnell wachsende Start-ups und mittelständische Unternehmen, die zentralisierte Ausgabensteuerung für globale Teams benötigen.

Warum ich Brex ausgewählt habe

Brex verdient seinen Platz auf meiner Shortlist, weil die KI die Ausgabeneinhaltung bereits vor der Freigabe einer Transaktion durchsetzt. Mir gefällt, dass Brex AI Ausgabenrichtlinien direkt beim Kauf automatisch anwendet und Richtlinienverstöße in Echtzeit blockiert, statt sie erst im Nachhinein zu kennzeichnen. Für globale Teams bedeuten die Unterstützung mehrerer Währungen und lokale Erstattungsfunktionen, dass man keine separaten Systeme für verschiedene Regionen zusammenfügen muss. Die automatisch generierten Belege und die KI-gesteuerte Kontierung sind zudem im Monatsabschluss wirklich hilfreich.

Wichtige Funktionen von Brex

• Reisebuchung mit Richtlinienkontrolle: Suchen und buchen Sie Flüge und Hotels innerhalb vorgegebener Reiserichtlinien und Ausgabenlimits, ganz ohne ausgeschlossene Angebote.
• Live-Budgets: Legen Sie Abteilungsbudgets fest, weisen Sie diese den Abteilungsleitern zu und verfolgen Sie die Ausgaben in Echtzeit über globale Teams hinweg.
• Gruppenveranstaltungsmanagement: Laden Sie unbegrenzt viele Teilnehmende ein, Reisen unter gemeinsamem Ausgabenlimit zu buchen, mit RSVP-Verfolgung und Überwachung der Reisenden inklusive.
• Echtzeit-Ausgabenberichte: Erstellen Sie Berichte zu Karten, Erstattungen, Reisen und Rechnungen in einem Dashboard, mit KI-basierten Hinweisen auf Ausgabenanomalien.

Brex-Integrationen

Brex bietet native Integrationen in Kategorien wie ERP, HRIS, Beschaffung, Authentifizierung und Reisen an, darunter QuickBooks Desktop, Oracle NetSuite, Sage Intacct, Xero, Workday Financials, Rippling, Gusto, Slack, Navan und Uber for Business. Es verbindet sich außerdem mit Zapier und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Expensify ist eine Ausgabenmanagement-Software, die den Prozess des Erfassens, Organisierens und Einreichens von Ausgaben für Unternehmen jeder Größe vereinfacht. Die Hauptfunktionen umfassen das Scannen von Belegen, die Kategorisierung von Ausgaben und das Management von Reisekosten, alles zugänglich über die mobile oder Desktop-Plattform.

Warum ich Expensify ausgewählt habe: Sie können ein Foto Ihres Belegs machen und die Software kategorisiert und fügt ihn automatisch zu Ihrem Spesenbericht hinzu, was Zeit spart und manuelle Eingabefehler reduziert. Expensify bietet Ausgabenberichte in Echtzeit, sodass Ihr Team Ausgaben schnell genehmigen und erstatten kann. Zusätzlich ermöglicht die mobile App das Scannen von Belegen unterwegs, wodurch es Mitarbeitern leichter gemacht wird, Berichte auf Reisen einzureichen. Sie können Geschäftsreisen verwalten und alle Ausgaben an einem Ort verfolgen, was eine klare Übersicht über die Ausgaben des Unternehmens gewährleistet.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen intuitives Beleg-Scannen, automatische Ausgabenkategorisierung und Echtzeit-Tracking der Ausgaben. Die Plattform unterstützt auch die Durchsetzung von Richtlinien, um die Einhaltung zu gewährleisten. Ihr Team kann Ausgaben mit der benutzerfreundlichen mobilen App verwalten.

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle, Microsoft Dynamics, Salesforce, Slack, Google Workspace und Dropbox.

SAP Concur ist eine Plattform für Reise- und Spesenmanagement, die Reisebuchung, Spesenabrechnung, Rechnungsbearbeitung und Tools zur Ausgabenprüfung kombiniert. Sie wurde entwickelt, um innerhalb großer Unternehmens-IT-Landschaften zu arbeiten.

Für wen ist SAP Concur am besten geeignet?

SAP Concur ist ideal für große Unternehmen, die ein T&E-Management (Travel & Expense) in komplexen ERP- und HR-Systemumgebungen wie SAP S/4HANA oder Workday benötigen.

Warum ich SAP Concur ausgewählt habe

Ich habe SAP Concur in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die über 300 vorgefertigten Konnektoren im T&E-Bereich kaum zu übertreffen sind. Besonders gefällt mir die dedizierte SAP ERP- und S/4HANA-Integration, durch die Spesen-, Rechnungs- und Reisedaten direkt in Ihre bestehende SAP-Umgebung fließen können – ganz ohne Eigenentwicklungen. Die offene API ermöglicht es Ihrem Entwicklungsteam zudem, beliebige kundenspezifische Anbindungen an Ihre Systemlandschaft zu erstellen.

SAP Concur: Zentrale Funktionen

• Automatisierte Spesenabrechnung: Belege, die per Mobilgerät erfasst werden, werden automatisch ausgelesen und den Kartentransaktionen zugeordnet.
• Concur Invoice: Verwalten Sie Kreditorenworkflows mit Rechnungserfassung, Freigaberouten und Zahlungsabwicklung in einem Modul.
• Ausgabenanalyse: Erstellen Sie T&E-Berichte gefiltert nach Abteilung, Kostenstelle oder Richtlinienkategorie für das gesamte Unternehmen.
• Compliance-Engine für Richtlinien: Ausgaben, die gegen die Richtlinien verstoßen, werden erkannt, bevor Berichte zur Genehmigung weitergereicht werden.

SAP Concur-Integrationen

SAP Concur bietet über 330 vorgefertigte Konnektoren über das App Center, darunter SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Workday, Salesforce, Uber for Business und Lyft Business – und deckt damit die Kategorien ERP, HR, Lohnabrechnung, Reisen und Compliance ab. Eine offene API steht für kundenspezifische Integrationen zur Verfügung.