Software für das Reise- und Spesenmanagement ist für jedes Unternehmen ein wertvolles Hilfsmittel. Mit der richtigen Software können Teams die finanzielle Genauigkeit verbessern und Zeit bei der Spesenabrechnung sparen. Die passende Software zu finden, kann jedoch eine Herausforderung sein, insbesondere angesichts der vielen verfügbaren Optionen.
Auf Grundlage meiner Erfahrung mit Finanz- und Buchhaltungssoftware habe ich mehrere der führenden verfügbaren Softwarelösungen für das Reise- und Spesenmanagement getestet und verglichen. Anschließend habe ich meine Ergebnisse in ausführlichen Bewertungen zusammengefasst, um Ihnen dabei zu helfen, die beste Software für Ihre Anforderungen zu finden.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Unsere Bewertungen spiegeln unser unabhängiges Urteilsvermögen wider – keine Verkaufsstrategie. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Vergleichstabelle: Software für das Reise- und Spesenmanagement
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner besten ausgewählten Softwarelösungen für das Reise- und Spesenmanagement zusammen.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für KI-gestützte Rechnungserfassung | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Nutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für Echtzeit-Tracking & Richtlinienkontrolle | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr | Website | |
| 3 | Am besten für die Planung von Gruppenreisen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $19/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten für Firmenkarten mit mehreren Währungen | Kostenloser Tarif verfügbar | Kostenloser Tarif verfügbar; ab $12/Nutzer/Monat (Grow-Tarif) | Website | |
| 5 | Am besten für das Ausgaben-Tracking in Echtzeit geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für ein mobiles Nutzererlebnis | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für Reisebuchungen mit maximaler Flexibilität in Echtzeit | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $99/Monat (+ 3% pro Buchung) | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für KI-gestützte globale Ausgabenkontrollen | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $12/Nutzer/Monat | Website | |
| 9 | Am besten für einfaches Beleg-Scannen | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für Integrationen in Unternehmenssysteme | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website |
Bewertungen der besten Softwarelösungen für das Reise- und Spesenmanagement
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Lösungen für das Reise- und Spesenmanagement auf meiner Auswahlliste. In meinen Bewertungen werden die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen sowie idealen Anwendungsfälle jedes Tools betrachtet, damit Sie die beste Lösung finden können.
1Am besten für KI-gestützte RechnungserfassungBILL
- Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
- Ab $49/Nutzer/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Rechnungsübersicht in BILL zeigt Rechnungsaktionen, Kundendetails, fälligen Betrag und Zahlungsstatus-Tracking für ein effizientes Reise- und Ausgabenmanagement. BILL ist eine Plattform für Finanzoperationen, die automatisierte Kreditorenbuchhaltung, Verwaltung von Firmenkarten, Ausgabenverfolgung mit KI-gestützter Belegerfassung, Budgetkontrollen und Reisebuchung umfasst – alles synchronisiert mit Ihrer Buchhaltungssoftware.
Für wen ist BILL am besten geeignet?
BILL ist ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die Kreditorenbuchhaltung, Ausgaben und Zahlungen an einem Ort verwalten möchten, ohne ein eigenes Finanzteam zu benötigen.
Warum ich BILL ausgewählt habe
Ich habe BILL in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die KI-basierte Rechnungserfassung tatsächlich den manuellen Aufwand bei der Dateneingabe reduziert – sie extrahiert automatisch Lieferantendaten, Positionen und Fälligkeitsdaten direkt aus hochgeladenen Dokumenten. Positiv finde ich zudem, dass sich mehrstufige Genehmigungsworkflows erstellen lassen, die Rechnungen je nach Betragsgrenze oder Abteilung weiterleiten, sodass nichts unbeaufsichtigt bleibt. BILL erkennt auch automatisch doppelte Rechnungen, was gerade bei der Verwaltung von großen AP-Volumina besonders praktisch ist.
Wichtige Funktionen von BILL
- Ausgabe von Firmenkarten: Ausgabe von physischen und virtuellen Firmenkarten mit individuellen Ausgabenlimits und Kategorienbeschränkungen pro Mitarbeiter oder Team.
- Reisebuchung: Suchen und Buchen von Flügen, Hotels und Mietwagen direkt in BILL, wobei die Firmenreisepolitik beim Checkout automatisch angewendet wird.
- Belegerfassung: Quittungen einfach mit der mobilen App fotografieren und hochladen, mit automatischer Zuordnung zur entsprechenden Kartenbuchung.
- Mitarbeitererstattungen: Einreichen, Prüfen und Genehmigen von Barauslagen mit direkter Rückerstattung per Überweisung innerhalb der Plattform.
BILL-Integrationen
BILL bietet native Zweiwege-Synchronisation mit QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Xero, Oracle NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics und Acumatica. Außerdem integriert es sich mit HR-Plattformen wie BambooHR, Workday, Gusto und UKG für das Onboarding von Mitarbeitern sowie Slack und Lyft zur Automatisierung von Ausgaben. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Budgetkontrolle pro Mitarbeiterkarte
- Sofortige mobile Belegerfassung nach Transaktionen
- Zentrale Plattform für AP, AR und Ausgaben
Cons:
- Erfordert die Nutzung der eigenen BILL-Karte
- Begrenzte Genehmigungsstufen für komplexe Richtlinien
Learn more about BILL:
2Am besten für Echtzeit-Tracking & RichtlinienkontrolleRamp
- 30-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
- Ab $15/Nutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Ramp bietet ein automatisiertes Buchhaltungs-Dashboard, das Transaktionen kategorisiert, Ausgaben synchronisiert und fehlende Vermerke zur Überprüfung markiert. Ramp ist eine Finanzoperationsplattform, die Unternehmen dabei hilft, das Ausgabenmanagement zu automatisieren und Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen. Die Software bietet Tools für Kreditorenbuchhaltung, Verwaltung von Firmenkarten und Durchsetzung von Richtlinien, um die finanzielle Kontrolle zu verbessern.
Warum ich Ramp ausgewählt habe: Ich habe Ramp ausgewählt, weil es bei der Automatisierung der Belegerfassung und Kategorisierung von Ausgaben besonders leistungsstark ist und Finanzteams dabei hilft, manuelle Aufgaben zu reduzieren. Sie können individuelle Ausgabenrichtlinien festlegen, um die Ausgaben der Mitarbeiter an die Unternehmensvorgaben anzupassen. Obwohl Ramp keine integrierte Reisebuchung anbietet, unterstützt es Reiseausgaben hervorragend durch Echtzeit-Verfolgung und Richtlinienkontrollen, was für Unternehmen geeignet ist, die sich auf Ausgabenmanagement anstatt Reiseorganisation konzentrieren.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen automatisierte Belegerfassung, anpassbare Ausgabenregeln, Echtzeit-Ausgabentransparenz, KI-basierte Transaktionsüberwachung, Firmenkarten mit Vorabgenehmigungen und Echtzeit-ERP-Synchronisierung für schnellere Monatsabschlüsse.
Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling und Gmail.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Ausgabenerfassung und Belegabgleich
- Möglichkeit, mehrere virtuelle Karten mit anpassbaren Einstellungen auszustellen
- Umfassende Berichtsfunktionen
Cons:
- Könnte fortschrittlichere Buchhaltungsfunktionen bieten
- Konzentriert sich hauptsächlich auf Kreditorenbuchhaltung und Ausgabenmanagement
Am besten für die Planung von Gruppenreisen- Kostenlose Demo verfügbar
- Ab $19/Monat (jährliche Abrechnung)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
YouLi vereinfacht die Reiseplanung und das Management von Gruppenreisen. YouLi ist eine Plattform, die darauf ausgelegt ist, die Reiseplanung und Gruppenverwaltung zu vereinfachen. Sie unterstützt die Organisation von Reisen, das Teilnehmermanagement und die Abwicklung wichtiger Reiseformalitäten.
Warum ich YouLi gewählt habe: Sie bietet alles, was Sie benötigen, um Gruppenreisen zu organisieren – inklusive Tools zur Erstellung persönlicher Reiserouten und zur Koordination aller Teilnehmer. YouLi vereint Buchungs-, Zahlungs- und Dokumentenerfassung an einem Ort, sodass sich Ihr Team auf die Planung konzentrieren kann, anstatt Papierkram hinterherzulaufen. Die Möglichkeit, Gruppenmitglieder zu verwalten und Zahlungen zu verfolgen, erleichtert die Koordination von Gruppenreisen vom Anfang bis zum Ende.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die Erstellung von Reiserouten, automatisierte Erinnerungen und das Management der Reiseteilnehmer. Sie können auch Zahlungen verfolgen und Rechnungen aus einem zentralen Dashboard versenden. Die Plattform vereinfacht zudem das Sammeln erforderlicher Dokumente und Einverständniserklärungen.
Integrationen umfassen Xero, Stripe, PayPal, Google Kalender, Zapier, Square, WeTravel, Mailchimp, QuickBooks und ActiveCampaign.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache Einführung für neue Nutzer
- Individuell anpassbare Reiseübersichten
- Aufgabenverwaltung und Erinnerungen
Cons:
- Gelegentliche Verzögerungen bei Benachrichtigungen
- Etwas überladene Benutzeroberfläche
Learn more about YouLi:
Am besten für Firmenkarten mit mehreren Währungen- Kostenloser Tarif verfügbar
- Kostenloser Tarif verfügbar; ab $12/Nutzer/Monat (Grow-Tarif)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Airwallex bietet ein Dashboard für Reisen und Ausgaben mit Freigaben von Kartenausgaben und Übersicht über Unternehmenskosten. Airwallex ist eine globale Plattform für Ausgabenmanagement und Zahlungen, die Firmenkarten für mehrere Währungen, Ausgabenerfassung, Mitarbeiterrückerstattungen, Rechnungsbezahlung und internationale Überweisungen in über 200 Ländern abdeckt.
Für wen ist Airwallex am besten geeignet?
Airwallex eignet sich besonders für Finanzabteilungen von international tätigen Unternehmen, die regelmäßig in mehreren Währungen Transaktionen durchführen und ein zentrales, globales Ausgabenmanagement benötigen.
Warum ich Airwallex gewählt habe
Ich habe Airwallex in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es das einzige von mir genutzte System ist, bei dem Firmenkarten von Grund auf für den Multiwährungseinsatz konzipiert sind. Die Karten belasten direkt das jeweilige Währungsguthaben im Airwallex Wallet, wodurch mein Team bei internationalen Einkäufen vollständig Wechselkursgebühren vermeidet. Ist die gewünschte Währung nicht vorhanden, wandelt Airwallex zum Interbank-Kurs um, nicht zu den üblicherweise erhöhten Kursen anderer Kartenanbieter. Zusätzlich gefällt mir, dass man Mitarbeiterkarten sofort erstellen, einfrieren oder löschen sowie individuelle Tages-, Wochen- oder Monatslimits festlegen kann.
Airwallex Schlüsselfunktionen
- KI-Belegerfassung: Beleg abfotografieren oder weiterleiten, und Airwallex erkennt, kategorisiert und ordnet ihn automatisch der richtigen Transaktion zu.
- Rechnungszahlung mit KI-Rechnungsverarbeitung: Anbietereingangsrechnungen hochladen für automatisches Auslesen der Felder, Abgleich mit Bestellungen und Freigabeworkflow, bevor in über 90 Währungen bezahlt wird.
- Bestellanforderungen: Bestellanforderungen direkt in der Plattform erstellen und verwalten, um Ausgaben vorab zu kontrollieren.
- Mitarbeiterrückerstattungen: Auslagen per Mobilgerät einreichen und Mitarbeitenden direkt in ihrer lokalen Währung erstatten.
Airwallex Integrationen
Airwallex bietet über 30 native Integrationen, darunter Xero, QuickBooks, NetSuite, Sage, Odoo, BambooHR, Workday, Employment Hero, ApprovalMax und HubSpot. Es ist auf Zapier verfügbar und bietet eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Keine Wechselkursgebühren bei Multiwährungsausgaben auf Karten
- Sofortige virtuelle Kartenerstellung mit Steuerungsmöglichkeiten
- Kein separates Buchungstool für Reisen nötig
Cons:
- Kein integriertes Abonnement-Ausgaben-Tracking
- Kundensupport während der Stoßzeiten langsam
Am besten für das Ausgaben-Tracking in Echtzeit geeignet- Kostenlose Demo verfügbar
- Preise auf Anfrage
Emburse Abacus automatisiert den Prozess der Spesenabrechnung. Emburse Abacus ist eine Software für Reise- und Spesenmanagement, die die Spesenabrechnung automatisiert. Sie bietet Unternehmen Werkzeuge zur Verfolgung und Verwaltung von Ausgaben in Echtzeit, sorgt für nahtlose Datenintegration und gibt Finanzteams Einblick in Ausgabemuster.
Warum ich Emburse Abacus gewählt habe: Es ermöglicht das Echtzeit-Tracking von Ausgaben, sodass Ihr Team Transaktionen sofort einreichen und genehmigen kann, was Berichtsverzögerungen eliminiert. Quittungen werden automatisch den Ausgaben zugeordnet, sodass die Einhaltung von Richtlinien ohne manuelle Kontrolle gewährleistet ist. Das System vereinfacht zudem Rückerstattungen und Zahlungen an Lieferanten. Außerdem bietet es maßgeschneiderte Spesenlösungen, womit sowohl virtuelle als auch Unternehmenskartenprogramme einfach verwaltet werden können.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Echtzeit-Ausgabenerfassung, automatische Belegerkennung und Verwaltung von virtuellen Karten. Die Plattform ermöglicht es Ihrem Team, Ausgaben, Rückerstattungen und Zahlungen zu managen, ohne auf Monatsabschlüsse warten zu müssen. Proaktive Richtliniendurchsetzung wird ebenfalls unterstützt, damit Ihr Team bei Ausgaben die Unternehmensvorgaben einhält.
Integrationen bestehen mit QuickBooks, Xero, NetSuite, Salesforce, Slack, Microsoft Dynamics, Oracle, SAP Concur, Workday und Expensify.
Pros and Cons
Pros:
- Erfasst Ausgaben in Echtzeit
- Anpassbare Kategorien für unterschiedliche Reisen
- Ermöglicht Geolokalisierung für Anbieter
Cons:
- Kann bei der Einführung komplex wirken
- Begrenzte Flexibilität für kleine Teams
Learn more about Emburse Abacus:
Am besten für ein mobiles Nutzererlebnis- Kostenloser Tarif verfügbar
- Ab $15/Nutzer/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Navan vereinfacht das Buchen, Verwalten und Abrechnen von Geschäftsreisen und Spesen. Navan ist eine Software für Reise- und Spesenmanagement, die den gesamten Prozess der Buchung, Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisen und Ausgaben vereinfacht. Sie ist ideal für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Selbstbedienungsoptionen für Reisen ermöglichen möchten, während sie gleichzeitig durch Echtzeit-Überwachung und Richtliniendurchsetzung die Kostenkontrolle behalten.
Warum ich Navan gewählt habe: Ihr Team kann Reisen buchen und Ausgaben vollständig über eine mobile App verwalten, was es ideal für Nutzer unterwegs macht. Sie können dynamische Ausgabenlimits festlegen und die Kosten kontrollieren, während Ihr Team eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Buchen von Flügen, Hotels und Transport genießt. Die Echtzeit-Überwachung der App unterstützt Sie dabei, die Ausgaben über mehrere Reisen hinweg sofort zu verfolgen. Zusätzlich bietet die Plattform Prämien für Geschäftsreisen, die Ihr Team für private Reisen einlösen kann.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die automatische Kategorisierung von Ausgaben, Echtzeit-Transparenz und Integration mit ERP-Systemen. Die Plattform unterstützt außerdem die Festlegung von Ausgabenrichtlinien zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Zusätzlich bietet Navan einen 24/7-Support sowie Nachhaltigkeitsfunktionen für umweltfreundliches Reisen.
Integrationen umfassen SAP Concur, QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics, Oracle, Salesforce, NetSuite, Stripe, Slack und Google Workspace.
Pros and Cons
Pros:
- Amazon-Geschenkkarten als Prämien
- Durchsetzung von Reiserichtlinien in Echtzeit
- Umfassende, auditfreundliche Berichterstattung
Cons:
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für Reisepläne
- Herausforderungen beim initialen Unternehmenseinrichtung
Learn more about Navan:
7Am besten für Reisebuchungen mit maximaler Flexibilität in EchtzeitPerk
- Kostenloser Plan verfügbar
- Ab $99/Monat (+ 3% pro Buchung)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
TravelPerk bietet ein Reporting-Dashboard mit Ausgabenkontrolle, Reiseanalysen und Einblicken in CO₂-Emissionen. TravelPerk ist eine Plattform für Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement, die Reisebuchung, Spesenabrechnung, Rechnungsverwaltung, Ausgabenkontrollen und Eventkoordination an einem Ort vereint.
Für wen ist TravelPerk am besten geeignet?
TravelPerk eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen mit Vielreisenden, die eine Selbstbedienungsbuchung mit integrierten Ausgabenkontrollen benötigen.
Warum ich TravelPerk ausgewählt habe
TravelPerk verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil keine andere Plattform, die ich genutzt habe, es so einfach macht, eine Reise mitten am Reisetag zu ändern. Die FlexiPerk-Funktion ermöglicht es meinem Team, jeden Flug oder jedes Hotel bis zu zwei Stunden vor Abflug zu stornieren und mindestens 80% der Kosten zurückzuerhalten – ganz ohne Papierkram und ohne lästige Rückfragen beim Support. Außerdem erfolgt die Umbuchung direkt in der App mit nur wenigen Klicks, was entscheidend ist, wenn sich ein Termin verschiebt und Ihr Reisender bereits am Flughafen ist.
Wichtige Funktionen von TravelPerk
- Richtlinienkontrolle für Reisen: Legen Sie Tagespauschalen und zulässige Anbietervorgaben direkt in der Plattform fest, um Buchungen regelkonform zu halten.
- MwSt.-Rückerstattung: Erkennt automatisch erstattungsfähige Umsatzsteuer auf Geschäftsrechnungen in unterstützten Ländern und fordert diese zurück.
- GreenPerk: Ermöglicht es Reisenden, Reisemissionen beim Check-out durch die Finanzierung zertifizierter Projekte zur CO₂-Reduzierung auszugleichen.
- Konsolidierte Rechnungsstellung: Führt alle Reisebuchungen eines Reisenden oder Kostenstellen zu einer einzigen monatlichen Rechnung zusammen.
TravelPerk-Integrationen
TravelPerk bietet einen umfangreichen Marktplatz an Integrationen aus den Bereichen Spesen, HR, Ausgabenmanagement und Reisesicherheit, darunter Expensify, Rydoo, Spendesk, Ramp, Pleo, BambooHR, Personio, Slack, Deel und Expensya. Es steht eine offene API für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Übersicht zu Flügen, Hotels und Mietwagen
- Automatische Zahlung über vordefinierte Firmenkarten
- Integriertes Reporting zu Ausgaben und Nachhaltigkeit
Cons:
- Begrenzte Hotelauswahl und Filtermöglichkeiten
- Synchronisierung der Flugdaten erfolgt gelegentlich verzögert
Learn more about Perk:
8Am besten geeignet für KI-gestützte globale AusgabenkontrollenBrex
- Kostenloser Plan verfügbar
- Ab $12/Nutzer/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Brex bietet ein Dashboard für Reiseausgaben mit Richtlinienkontrolle und Ausgabenanalyse. Brex ist eine Finanzplattform für Unternehmen, die Firmenkreditkarten, Ausgabenmanagement, Reisebuchung, Rechnungszahlung und Banking mit KI-gesteuerten Ausgabenkontrollen und Buchhaltungsautomatisierung vereint.
Für wen ist Brex am besten geeignet?
Brex eignet sich besonders für schnell wachsende Start-ups und mittelständische Unternehmen, die zentralisierte Ausgabensteuerung für globale Teams benötigen.
Warum ich Brex ausgewählt habe
Brex verdient seinen Platz auf meiner Shortlist, weil die KI die Ausgabeneinhaltung bereits vor der Freigabe einer Transaktion durchsetzt. Mir gefällt, dass Brex AI Ausgabenrichtlinien direkt beim Kauf automatisch anwendet und Richtlinienverstöße in Echtzeit blockiert, statt sie erst im Nachhinein zu kennzeichnen. Für globale Teams bedeuten die Unterstützung mehrerer Währungen und lokale Erstattungsfunktionen, dass man keine separaten Systeme für verschiedene Regionen zusammenfügen muss. Die automatisch generierten Belege und die KI-gesteuerte Kontierung sind zudem im Monatsabschluss wirklich hilfreich.
Wichtige Funktionen von Brex
- Reisebuchung mit Richtlinienkontrolle: Suchen und buchen Sie Flüge und Hotels innerhalb vorgegebener Reiserichtlinien und Ausgabenlimits, ganz ohne ausgeschlossene Angebote.
- Live-Budgets: Legen Sie Abteilungsbudgets fest, weisen Sie diese den Abteilungsleitern zu und verfolgen Sie die Ausgaben in Echtzeit über globale Teams hinweg.
- Gruppenveranstaltungsmanagement: Laden Sie unbegrenzt viele Teilnehmende ein, Reisen unter gemeinsamem Ausgabenlimit zu buchen, mit RSVP-Verfolgung und Überwachung der Reisenden inklusive.
- Echtzeit-Ausgabenberichte: Erstellen Sie Berichte zu Karten, Erstattungen, Reisen und Rechnungen in einem Dashboard, mit KI-basierten Hinweisen auf Ausgabenanomalien.
Brex-Integrationen
Brex bietet native Integrationen in Kategorien wie ERP, HRIS, Beschaffung, Authentifizierung und Reisen an, darunter QuickBooks Desktop, Oracle NetSuite, Sage Intacct, Xero, Workday Financials, Rippling, Gusto, Slack, Navan und Uber for Business. Es verbindet sich außerdem mit Zapier und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Virtuelle Karten, die bestimmten Budgets zugeordnet sind
- Echtzeit-Benachrichtigungen für Beleg- und Ausgabenprotokolle
- Reisebuchung nahtlos mit Spesenerfassung verbunden
Cons:
- Kilometererfassung unterstützt keine Gruppierung von Mehrstreckenfahrten
- Automatisches Ausfüllen von Belegen erfordert manchmal manuelle Korrekturen
Am besten für einfaches Beleg-Scannen- Kostenlose Testversion verfügbar
- Ab $5/Nutzer/Monat
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Expensify vereinfacht das Erfassen, Organisieren und Einreichen von Ausgaben für Unternehmen. Expensify ist eine Ausgabenmanagement-Software, die den Prozess des Erfassens, Organisierens und Einreichens von Ausgaben für Unternehmen jeder Größe vereinfacht. Die Hauptfunktionen umfassen das Scannen von Belegen, die Kategorisierung von Ausgaben und das Management von Reisekosten, alles zugänglich über die mobile oder Desktop-Plattform.
Warum ich Expensify ausgewählt habe: Sie können ein Foto Ihres Belegs machen und die Software kategorisiert und fügt ihn automatisch zu Ihrem Spesenbericht hinzu, was Zeit spart und manuelle Eingabefehler reduziert. Expensify bietet Ausgabenberichte in Echtzeit, sodass Ihr Team Ausgaben schnell genehmigen und erstatten kann. Zusätzlich ermöglicht die mobile App das Scannen von Belegen unterwegs, wodurch es Mitarbeitern leichter gemacht wird, Berichte auf Reisen einzureichen. Sie können Geschäftsreisen verwalten und alle Ausgaben an einem Ort verfolgen, was eine klare Übersicht über die Ausgaben des Unternehmens gewährleistet.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen intuitives Beleg-Scannen, automatische Ausgabenkategorisierung und Echtzeit-Tracking der Ausgaben. Die Plattform unterstützt auch die Durchsetzung von Richtlinien, um die Einhaltung zu gewährleisten. Ihr Team kann Ausgaben mit der benutzerfreundlichen mobilen App verwalten.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle, Microsoft Dynamics, Salesforce, Slack, Google Workspace und Dropbox.
Pros and Cons
Pros:
- Intuitives Beleg-Scannen
- Automatische Ausgabenkategorisierung
- Durchsetzung von Richtlinien unterstützt
Cons:
- Gelegentliche App-Probleme
- Die Reaktionszeit des Supports variiert
Am besten für Integrationen in Unternehmenssysteme- Kostenlose Demo verfügbar
- Preis auf Anfrage
SAP Concur bietet ein Analyse-Dashboard für Spesen mit Ausgaben-Tracking, Richtlinienausnahmen und Rückstellungseinblicken. SAP Concur ist eine Plattform für Reise- und Spesenmanagement, die Reisebuchung, Spesenabrechnung, Rechnungsbearbeitung und Tools zur Ausgabenprüfung kombiniert. Sie wurde entwickelt, um innerhalb großer Unternehmens-IT-Landschaften zu arbeiten.
Für wen ist SAP Concur am besten geeignet?
SAP Concur ist ideal für große Unternehmen, die ein T&E-Management (Travel & Expense) in komplexen ERP- und HR-Systemumgebungen wie SAP S/4HANA oder Workday benötigen.
Warum ich SAP Concur ausgewählt habe
Ich habe SAP Concur in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die über 300 vorgefertigten Konnektoren im T&E-Bereich kaum zu übertreffen sind. Besonders gefällt mir die dedizierte SAP ERP- und S/4HANA-Integration, durch die Spesen-, Rechnungs- und Reisedaten direkt in Ihre bestehende SAP-Umgebung fließen können – ganz ohne Eigenentwicklungen. Die offene API ermöglicht es Ihrem Entwicklungsteam zudem, beliebige kundenspezifische Anbindungen an Ihre Systemlandschaft zu erstellen.
SAP Concur: Zentrale Funktionen
- Automatisierte Spesenabrechnung: Belege, die per Mobilgerät erfasst werden, werden automatisch ausgelesen und den Kartentransaktionen zugeordnet.
- Concur Invoice: Verwalten Sie Kreditorenworkflows mit Rechnungserfassung, Freigaberouten und Zahlungsabwicklung in einem Modul.
- Ausgabenanalyse: Erstellen Sie T&E-Berichte gefiltert nach Abteilung, Kostenstelle oder Richtlinienkategorie für das gesamte Unternehmen.
- Compliance-Engine für Richtlinien: Ausgaben, die gegen die Richtlinien verstoßen, werden erkannt, bevor Berichte zur Genehmigung weitergereicht werden.
SAP Concur-Integrationen
SAP Concur bietet über 330 vorgefertigte Konnektoren über das App Center, darunter SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Workday, Salesforce, Uber for Business und Lyft Business – und deckt damit die Kategorien ERP, HR, Lohnabrechnung, Reisen und Compliance ab. Eine offene API steht für kundenspezifische Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- KI prüft alle eingereichten Transaktionen
- Mehrwährungs- und Tagegeldunterstützung integriert
- Firmenkartenbuchungen werden automatisch in Spesenberichte übernommen
Cons:
- Desktop-Oberfläche wirkt veraltet und überladen
- Hotelaufstellungen müssen tageweise eingegeben werden
Learn more about SAP Concur:
Weitere Softwarelösungen für das Reise- und Spesenmanagement
Hier finden Sie einige zusätzliche Optionen für das Reise- und Spesenmanagement, die es nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, die sich aber dennoch lohnen können.
- 11SlashAm besten für grenzüberschreitende Transaktionen
- 12EmburseIdeal für proaktive Compliance mit KI
- 13ExpensyaAm besten geeignet für Multiwährungsunterstützung
- 14BizAwayAm besten für internationales Reisemanagement geeignet
- 15FairjungleAm besten geeignet für KI-gestützte Reiseempfehlungen
- 16ExpenseAnywhereAm besten geeignet für automatisierte Compliance-Prüfungen
- 17Rippling SpendAm besten für automatisierte Genehmigungsworkflows
- 18Sage Expense Management (formerly Fyle)Am besten geeignet für Echtzeit-Tracking von Ausgaben
- 19ITILITEAm besten zur Durchsetzung von Reiserichtlinien geeignet
- 20PayhawkBeste Lösung für native ERP-Spesenautomatisierung
Wie ich Software für Reise- und Spesenmanagement bewerte
Ich unterteile meine Bewertung in zwei Ebenen: Grundvoraussetzungen, die jedes T&E-Tool erfüllen muss – wie Genehmigungsworkflows, Belegerkennung (OCR) und ERP-Synchronisierung – und Unterscheidungsmerkmale, die die besten Tools hervorheben.
Kernfunktionalität (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jede Funktion auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (übertrifft die Erwartungen in diesem Bereich) für jede unten aufgeführte Kernfunktion. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 75 % erreichen, um in die Liste aufgenommen zu werden.
- Automatisierung von Spesenabrechnungen: Ich prüfe, wie Abrechnungen vom Einreichen bis zur Genehmigung abgewickelt werden – ob das Tool mehrstufige Weiterleitung, Delegationsregeln und bedingte Logik nach Betrag oder Abteilung unterstützt.
- Belegerfassung & OCR: Eine gute OCR-Engine erkennt Lieferant, Datum, Einzelposten und Währung aus einem Foto vom Handy. Ich prüfe, ob Belege automatisch mit Kartentransaktionen abgeglichen werden.
- Firmenreisebuchung: Ich achte auf eine integrierte Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen – entweder über eine eigene Buchungsengine oder über eine enge Anbindung an GDS- und TMC-Partner.
- Richtliniendurchsetzung & Kontrollen: Das Tool sollte es Finanzteams ermöglichen, detaillierte Ausgabenregeln, Tagespauschalen und Genehmigungen vor der Reise festzulegen, damit Buchungen außerhalb der Richtlinie markiert oder blockiert werden, bevor Geld ausgegeben wird.
- Firmenkarte & Rückerstattung: Ich prüfe, ob die Plattform Echtzeit-Kartendaten von großen Anbietern abruft und Rückerstattungen an Mitarbeitende per Direktüberweisung oder Lohnabrechnung abwickelt.
- Buchhaltungs- & ERP-Integration: Genehmigte Ausgaben müssen mit korrekter Kontierung in das Hauptbuch fließen. Ich prüfe, ob es vorgefertigte Schnittstellen zu Systemen wie NetSuite, SAP, QuickBooks und Xero gibt.
Wenn ich eine Liste mit Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich mir an, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was die Anbieter unterscheidet)
So vergleiche und unterscheide ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Prüfwerkzeuge machen einen echten Unterschied – ich achte auf Plattformen, die automatisch doppelte Belege, Ausgaben außerhalb der Richtlinie und verdächtige Muster vor der Erstattung markieren. Die Bereitstellung virtueller Karten ist ein weiteres Unterscheidungsmerkmal, insbesondere für Teams, die Einmalkarten für bestimmte Reisen oder Anbieter zuweisen möchten. Für Unternehmen mit internationalen Reisenden bewerte ich auch die Rückerstattungsfähigkeit von Mehrwertsteuer (MwSt.) und GST, da die Rückgewinnung erstattungsfähiger Steuern auf grenzüberschreitende Ausgaben langfristig erhebliche Einsparungen bringen kann.
Mehr als nur Funktionen
Compliance ist hier wichtig – ich prüfe, ob SOC 2-, PCI-DSS- und SOX-Audit-Trails unterstützt werden, da T&E-Plattformen täglich sensible Karten- und Finanzdaten verarbeiten. Bei Unternehmen mit mehreren Gesellschaften bewerte ich, ob das Tool Rückerstattungen in mehreren Währungen und konsolidierte Berichte über Tochtergesellschaften hinweg unterstützt. Auch Preistransparenz ist ein Kriterium, das ich sorgfältig abwäge, insbesondere ob Kartenausstellung, FX-Umrechnung und Rückerstattungsgebühren bereits enthalten sind oder zusätzlich zum Basistarif berechnet werden.
So wählen Sie Software für das Reise- und Spesenmanagement aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Die folgende Checkliste enthält wichtige Faktoren, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, damit Sie sich auf Ihrem individuellen Weg zur Softwareauswahl konzentrieren können.
| Faktor | Was Sie berücksichtigen sollten |
| Skalierbarkeit | Wächst die Software mit den Anforderungen Ihres Unternehmens? |
| Integrationen | Verbindet sie sich mit Ihren bestehenden Tools und Systemen? |
| Anpassbarkeit | Können Sie sie an die spezifischen Anforderungen Ihres Teams anpassen? |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Benutzeroberfläche für Ihre Teammitglieder benutzerfreundlich? |
| Budget | Passt sie in Ihre finanziellen Rahmenbedingungen? |
| Sicherheitsvorkehrungen | Gibt es robuste Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten? |
Trends bei Software für das Reise- und Spesenmanagement
Für meine Recherche habe ich unzählige Produktaktualisierungen, Pressemitteilungen und Änderungsprotokolle verschiedener Anbieter von Software für das Reise- und Spesenmanagement ausgewertet. Hier sind einige der aufkommenden Trends, die ich im Auge behalte.
- KI-Ausgabenprognosen: KI prognostiziert zukünftige Ausgaben auf Grundlage vergangener Ausgabemuster. Dies hilft Unternehmen, genauer zu budgetieren und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen. Einige Anbieter integrieren KI, um prädiktive Erkenntnisse für eine bessere Planung bereitzustellen.
- Nachhaltigkeits-Tracking: Immer mehr Tools integrieren Funktionen zur Erfassung und Berichterstattung über die Umweltauswirkungen von Geschäftsreisen. Dies ist für Unternehmen relevant, die ihren CO2-Fußabdruck reduzieren möchten. Einige Softwarelösungen bieten inzwischen Optionen zur Auswahl umweltfreundlicher Reisealternativen.
- Sprachgesteuerte Berichterstattung: Sprachbefehle beginnen, den Berichtsprozess zu vereinfachen. Dieser Trend richtet sich an Nutzer, die eine freihändige Bedienung bevorzugen, und ermöglicht es, Ausgaben schneller per Sprache zu erfassen. Einige Plattformen haben damit begonnen, sprachgesteuerte Funktionen in ihre Apps zu integrieren.
- Blockchain zur Ausgabenprüfung: Die Blockchain-Technologie wird daraufhin untersucht, Ausgaben zu verifizieren und eine sichere und transparente Aufzeichnung bereitzustellen. Diese Innovation könnte das Vertrauen stärken und Betrug in der Ausgabenverwaltung reduzieren. Einige Anbieter experimentieren mit Blockchain, um Prüfprozesse zu verbessern.
- Virtual-Reality-Meetings: Da virtuelle Realität zunehmend zugänglicher wird, prüfen einige Unternehmen den Einsatz von VR für Meetings, um Reisekosten zu reduzieren. Dieser Trend ermöglicht es Teams, in immersiven Umgebungen zusammenzuarbeiten, ohne physisch reisen zu müssen. Einige zukunftsorientierte Anbieter testen VR-Meeting-Lösungen, um ihr Angebot zu ergänzen.
Was ist Software für Reise- und Ausgabenmanagement?
Software für Ausgabenmanagement unterstützt Unternehmen dabei, die Reisekosten von Mitarbeitern zu erfassen und zu verwalten. Sie wird typischerweise von Finanzteams, Buchhaltern und Managern eingesetzt, die Geschäftsausgaben überwachen und genaue Spesenabrechnungen sicherstellen müssen.
Automatisierung, Berichtserstellung und Genehmigungsworkflows helfen dabei, alles organisiert zu halten, manuelle Arbeit zu reduzieren und Fehler zu vermeiden. Diese Tools erleichtern die Verwaltung von Reisekosten und sorgen für eine angemessene Budgetplanung und Verantwortlichkeit.
Funktionen von Software für Reise- und Ausgabenmanagement
Achten Sie bei der Auswahl einer Software für Reise- und Ausgabenmanagement auf die folgenden wichtigen Funktionen.
- Ausgabenverfolgung: Überwacht und erfasst alle geschäftlichen Reisekosten, damit Budgets eingehalten werden.
- Belegscan: Verwendet Tools zur Belegverwaltung, um Belege automatisch zu erfassen und zu verarbeiten und so die Eingabe und Prüfung von Ausgaben zu erleichtern.
- Einhaltung von Richtlinien: Stellt sicher, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen, um nicht genehmigte Ausgaben zu verhindern.
- KI-Prognosen: Nutzt KI, um zukünftige Ausgaben auf Grundlage historischer Daten vorherzusagen und so eine bessere Budgetplanung zu unterstützen.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Verarbeitet Transaktionen in verschiedenen Währungen und eignet sich daher ideal für internationale Geschäftstätigkeiten.
- Echtzeitberichte: Bietet aktuelle Einblicke in Ausgabemuster und die finanzielle Situation.
- Nachhaltigkeits-Tracking: Überwacht die Umweltauswirkungen von Geschäftsreisen, um umweltfreundliche Initiativen zu unterstützen.
- Sprachgesteuerte Berichterstattung: Ermöglicht es Nutzern, Ausgaben bequem und schnell per Sprachbefehl zu erfassen.
- Anpassbare Workflows: Bietet maßgeschneiderte Prozesse, die auf spezifische Unternehmensanforderungen zugeschnitten sind und Abläufe optimieren.
Vorteile von Software für Reise- und Ausgabenmanagement
Die Einführung einer Software für Reise- und Ausgabenmanagement bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen Vorteile. Hier sind einige davon.
- Verbesserte Genauigkeit: Automatisierte Ausgabenverfolgung und Belegscans reduzieren Fehler in Finanzunterlagen.
- Kosteneinsparungen: KI-Prognosen und die Einhaltung von Richtlinien helfen, Ausgaben zu kontrollieren und Möglichkeiten zur Kostensenkung zu erkennen.
- Zeiteffizienz: Funktionen wie sprachgesteuerte Berichterstattung und automatisierte Genehmigungen beschleunigen den Prozess der Ausgabenverwaltung.
- Verbesserte Transparenz: Echtzeitberichte liefern sofortige Einblicke in Reisekosten und den Zustand des Budgets.
- Umweltfreundliche Praktiken: Nachhaltigkeits-Tracking fördert umweltbewusste Reiseentscheidungen.
- Vereinfachte Abläufe: Anpassbare Workflows ermöglichen es Unternehmen, Prozesse auf ihre individuellen Anforderungen zuzuschneiden.
- Globale Reichweite: Die Unterstützung mehrerer Währungen ermöglicht reibungslose internationale Transaktionen und Geschäftstätigkeiten.
Kosten und Preise von Software für Reise- und Ausgabenmanagement
Bei der Auswahl einer Software für Reise- und Spesenmanagement müssen die verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife berücksichtigt werden. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst die Standardtarife, durchschnittlichen Preise und typischen Funktionen von Lösungen für Reise- und Spesenmanagement zusammen.
Vergleichstabelle der Tarife für Software für Reise- und Spesenmanagement
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Spesenverfolgung, Belegerfassung und eingeschränkte Berichterstattung. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/Benutzer/Monat | Spesenverfolgung, Belegerfassung, grundlegende Berichterstattung und Support. |
| Geschäftstarif | $20-$40/Benutzer/Monat | Erweiterte Berichterstattung, Richtlinieneinhaltung, Unterstützung mehrerer Währungen und Integrationen. |
| Unternehmenstarif | $50-$100/Benutzer/Monat | Anpassbare Workflows, KI-Prognosen, Echtzeitverfolgung und dedizierter Support. |
Eine Übersicht über Tarifarten, Kosten und Funktionen von Software für Reise- und Spesenmanagement.
Häufig gestellte Fragen zu Software für Reise- und Spesenmanagement
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu Software für Reise- und Spesenmanagement.
Kann Software für Reise- und Spesenmanagement in meine bestehenden Systeme integriert werden?
Ja, die meisten Lösungen für Reise- und Spesenmanagement können in häufig verwendete Systeme wie Buchhaltungs- oder ERP-Tools integriert werden. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob die Software Integrationen mit Ihren vorhandenen Tools unterstützt. Dies kann die Datenübertragung vereinfachen und die Gesamteffizienz verbessern. Am besten wenden Sie sich an den Softwareanbieter, um die Kompatibilität zu bestätigen.
Wie unterstützt Software für Reise- und Spesenmanagement die Einhaltung von Richtlinien?
Diese Tools helfen dabei, die Reise- und Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens automatisch durchzusetzen. Sie kennzeichnen nicht richtlinienkonforme Ausgaben und verhindern unbefugte Ausgaben. Sie können die Richtlinieneinstellungen an die Vorgaben Ihres Unternehmens anpassen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Ausgaben mit Ihren finanziellen Zielen und Richtlinien übereinstimmen.
Welche Berichtsfunktionen sollte ich von Software für Reise- und Spesenmanagement erwarten?
Erwarten Sie umfassende Berichtsfunktionen, die Einblicke in die Ausgabenmuster Ihres Teams geben. Achten Sie auf Software mit Echtzeitberichten, anpassbaren Dashboards und Analysefunktionen. Dadurch können Sie Ausgaben verfolgen, Trends erkennen und fundierte finanzielle Entscheidungen treffen. Eine genaue Berichterstattung hilft Ihnen, Budgets effektiv zu verwalten.
Kann Software für Reise- und Spesenmanagement für internationale Transaktionen verwendet werden?
Ja, viele Tools für Reise- und Spesenmanagement unterstützen internationale Transaktionen mit Funktionen wie der Unterstützung mehrerer Währungen. Diese Funktion ist für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, von entscheidender Bedeutung. Sie vereinfacht die Spesenverwaltung in verschiedenen Währungen und gewährleistet eine genaue Berechnung der Wechselkurse. Prüfen Sie, ob die Software die von Ihnen regelmäßig verwendeten Währungen unterstützt.
Welchen Kundensupport kann ich von Anbietern von Software für Reise- und Spesenmanagement erwarten?
Der Supportumfang variiert je nach Anbieter. Sie können jedoch Optionen wie Support rund um die Uhr, Live-Chat sowie Unterstützung per E-Mail und Telefon erwarten. Einige Anbieter stellen persönliche Kundenbetreuer für individuelle Unterstützung bereit. Es ist wichtig, einen Anbieter mit reaktionsschnellem und kompetentem Support zu wählen. Dadurch wird eine schnelle Lösung aller Probleme gewährleistet, mit denen Ihr Team konfrontiert sein könnte.