Die 10 besten Softwarelösungen zur SaaS-Ausgabenverwaltung im Jahr 2026
Die beste Software für das SaaS-Ausgabenmanagement – Auswahlliste
Software für das SaaS-Ausgabenmanagement ermöglicht es Ihrem Team, jeden Dollar zu verfolgen, zu kontrollieren und zu optimieren, der für Ihren gesamten Cloud-Software-Stack ausgegeben wird. Wenn Sie wie die meisten Finanzverantwortlichen sind, wissen Sie, dass nicht überwachte SaaS-Abonnements, fehlende Vertragsbenchmarks und unklare Verlängerungsbedingungen Ihr Budget unbemerkt belasten und Ihre Finanzberichterstattung unübersichtlich machen können.
In diesem Leitfaden helfe ich Ihnen dabei, die führenden Tools für das SaaS-Ausgabenmanagement zu vergleichen, die versteckte Kosten aufdecken, für den Vorstand geeignete Einsparungserkenntnisse liefern, den ROI garantieren und Ihnen echte Verhandlungsmacht verschaffen. Sie sehen genau, welche Lösungen Ihre SaaS-Ausgaben vereinheitlichen, Schatten-IT sichtbar machen und Ihre Finanzplanung präzise, prüfungsbereit und souverän präsentierbar auf der Führungsebene halten können.
Warum Sie unseren Softwarebewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten Finanzsoftware seit 2023. Als Finanzspezialisten wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software ist. Wir investieren in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bessere Kaufentscheidungen zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Finanzanwendungen getestet und über 1.000 ausführliche Softwarebewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben & unsere Bewertungsmethodik für Software.
Vergleichen Sie die beste Software für das SaaS-Ausgabenmanagement
Vergleichen Sie Preise und Spezifikationen nebeneinander für die Software für das SaaS-Ausgabenmanagement, die es in meine Auswahlliste geschafft hat.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für die Transparenz bei KI-Token-Ausgaben nach Team | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $2.99/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten für Benchmarks bei SaaS-Vertragsverlängerungsverhandlungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten für finanzgesteuerte Verhandlungen über SaaS-Verlängerungen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $75/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für vorstandstaugliche SaaS-Einsparungen mit ROI-Garantie | Kostenlose Demo verfügbar | Ab 12,5 Tsd. €/Jahr (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Am besten für SaaS-Erkennung mit Shadow-AI-Erkennung | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab €3/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 6 | Am besten zur Nachverfolgung von Abweichungen zwischen SaaS-Kosten und -Ausgaben | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für garantierte Einsparungen bei Lieferantenverträgen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für Benchmark-basierte Verhandlungen bei Vertragsverlängerungen | Kostenlose Testversion und kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für eingebettete SaaS-Operations und das Management von Verlängerungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten für Verlängerungsverhandlungen mit Benchmarking durch Vergleichsdaten | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
Die beste Software für das SaaS-Ausgabenmanagement im Test
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen für das SaaS-Ausgabenmanagement, die es in meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Testberichte bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, Möglichkeiten und optimalen Einsatzbereiche jeder Plattform und helfen Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.
Am besten für die Transparenz bei KI-Token-Ausgaben nach Team
1Password SaaS Manager ist eine Plattform zur Verwaltung von SaaS-Anwendungen, die die Erkennung von Apps aus mehreren Quellen, die Nachverfolgung der Lizenznutzung, automatisierte Workflows für den Lebenszyklus sowie die Zuordnung von KI-Token-Ausgaben für Tools wie OpenAI, Anthropic und Cursor kombiniert.
Für wen eignet sich 1Password am besten?
1Password SaaS Manager eignet sich besonders für IT- und FinOps-Teams, die sowohl herkömmliche SaaS-Lizenzen als auch die Ausgaben für KI-Tools in einem wachsenden, verteilten App-Stack verwalten müssen.
Warum ich 1Password ausgewählt habe
Ich habe 1Password SaaS Manager als eines der besten Produkte ausgewählt, weil ich die Zuordnung von KI-Token-Ausgaben bisher nirgendwo vergleichbar gesehen habe: Die Kosten für Cursor, OpenAI und Anthropic werden nach Benutzer, Team und Modell aufgeschlüsselt, mit täglichen Aktualisierungen der Verbrauchsrate und Budgetwarnungen, bevor vorausbezahlte Guthaben aufgebraucht sind. In Kombination mit der Erkennung nicht genehmigter KI-Nutzung aus mehreren Quellen – darunter Identitätsanbieter, Finanzsysteme, Geräteagenten und Browsererweiterungen – erhalten Sie ein klares Bild davon, wie viel Ihre Teams tatsächlich für KI-Tools ausgeben und was davon genehmigt ist.
Die wichtigsten Funktionen von 1Password
- Bibliothek mit mehr als 40.000 App-Profilen: Klassifiziert erkannte Apps automatisch und liefert integrierte Informationen wie Compliance-Zertifizierungen, App-Kategorien und Vorschläge für ähnliche Tools.
- Workflow-Builder ohne Programmierung für den Lebenszyklus: Erstellt automatisierte Workflows für die Einrichtung, Deaktivierung und Rückgewinnung von Lizenzen ohne Unterstützung durch die Entwicklung, ausgelöst durch HRIS-Ereignisse oder Signale aus der App-Erkennung.
- Detaillierte Maßnahmen zur Entziehung des Zugriffs: Ermöglicht es, Benutzerlizenzen einzeln zu sperren, zu deaktivieren oder zu löschen, einschließlich der Übertragung von Inhalten, sofern die APIs dies unterstützen.
- Genehmigungs-Bots für Slack und Teams: Integriert Genehmigungen für Zugriffsanfragen direkt in Slack, Microsoft Teams und Discord, sodass Genehmigende handeln können, ohne ihre bestehenden Tools zu verlassen.
Integrationen von 1Password
1Password SaaS Manager bietet mehr als 400 Integrationen über direkte APIs, unter anderem mit Okta, Microsoft Entra ID, Workday, Coupa, Jira Service Management, Slack, Microsoft Teams und Splunk. Für Apps mit offenen APIs sind benutzerdefinierte App-Konnektoren verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Token-Ausgaben nach Benutzer und Team erfasst
- Erkennung von Schatten-IT und SaaS aus mehreren Quellen
- Native Genehmigungs-Workflows für Slack und Teams
Cons:
- Keine Verhandlung mit Anbietern oder Preis-Benchmarking
- Keine ERP- oder GL-Integration für Finanzteams
Spendflo
Am besten für Benchmarks bei SaaS-Vertragsverlängerungsverhandlungen
Spendflo ist eine SaaS-Ausgabenmanagement-Plattform, die die Verwaltung eines Vertragsarchivs, KI-gestütztes Verlängerungs-Tracking, Benchmarking von Anbieterpreisen, Workflows zur Erfassung von Beschaffungsanforderungen und die Bewertung von Drittanbieterrisiken kombiniert.
Für wen ist Spendflo am besten geeignet?
Spendflo eignet sich besonders für Beschaffungs- und Finanzteams im mittleren Marktsegment, die bei der Verlängerung von SaaS-Verträgen datenbasierte Verhandlungsvorteile benötigen.
Warum ich Spendflo ausgewählt habe
Ich habe Spendflo als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Datenbank zum Benchmarking von Anbieterpreisen, die auf mehr als 10.000 echten SaaS-Verträgen basiert, Ihrem Team bei Vertragsverlängerungen belastbare Daten statt Verhandlungen nach Bauchgefühl liefert. Besonders gefällt mir, dass die KI-gestützte Erkennung automatischer Vertragsverlängerungen Verträge 60–90 Tage im Voraus kennzeichnet und jede Benachrichtigung mit Vergleichen von Marktkonditionen verbindet, sodass Sie nie unvorbereitet sind. Spendflo bietet außerdem verwaltete Verhandlungsdienste an. Das bedeutet, dass erfahrene menschliche Verhandler Ihr Team unterstützen, wenn viel auf dem Spiel steht.
Wichtige Funktionen von Spendflo
- KI-gestützte Vertragserfassung: Die KI-OCR extrahiert automatisch Metadaten aus Rahmenverträgen, Bestellformularen, Leistungsbeschreibungen und Rechnungen, die per E-Mail oder als Massen-Upload hochgeladen werden.
- Workflow-Studio ohne Programmierung: Erstellen Sie mehrstufige, parallele und bedingte Genehmigungsworkflows nach Ausgabenschwellenwert oder Kostenstelle, ohne Code schreiben zu müssen.
- Bewertung von Drittanbieterrisiken: Automatisierte Bewertung von Anbieterrisiken in den Bereichen Finanzen, Cybersicherheit, Betrieb und Compliance mit risikobasierter Weiterleitung von Genehmigungen.
- Native Genehmigungen in Slack und Gmail: Genehmigende können Beschaffungsanfragen direkt in Slack oder Gmail prüfen und bearbeiten, ohne sich bei der Plattform anzumelden.
Spendflo-Integrationen
Spendflo bietet Integrationen mit NetSuite, Coupa, Sage, Workday Financials, Okta, Slack, Vanta, OneTrust, DocuSign und Ironclad. Enterprise-Tarife unterstützen benutzerdefinierte Konnektoren für zusätzliche Systeme.
Pros and Cons
Pros:
- KI-gestützte Vertragserfassung und Klauselerkennung
- Benchmarking von Anbieterpreisen auf Grundlage von mehr als 10.000 Verträgen
- Verwaltete Verhandlungsdienste mit fachkundiger Unterstützung
Cons:
- Berichtsfunktionen bieten keine erweiterten Analysefunktionen
- Keine Browser-Erweiterung zur Erkennung nicht genehmigter IT
Cledara
Am besten für finanzgesteuerte Verhandlungen über SaaS-Verlängerungen
Cledara ist eine Plattform zur Verwaltung von SaaS-Ausgaben, die virtuelle Zahlungskartenkontrollen, Abonnementüberwachung, die Erkennung von Schatten-IT und KI-gestützte Verlängerungsverhandlungen in einem einzigen finanzgesteuerten System kombiniert.
Für wen ist Cledara am besten geeignet?
Cledara eignet sich besonders für Finanzteams in kleinen und mittleren Unternehmen sowie in Unternehmen des gehobenen Mittelstands, die neben Tools zur Überwachung und Verhandlung von Verlängerungen eine direkte Zahlungskontrolle über SaaS-Ausgaben wünschen.
Warum ich Cledara ausgewählt habe
Ich habe Cledara als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil sich der KI-Verhandlungsassistent für Finanzteams, die SaaS-Verlängerungen bearbeiten, wirklich von anderen Lösungen abhebt. Der Assistent erstellt automatisch E-Mails an Anbieter und untermauert jeden Vorschlag mit Preisdaten aus mehr als 250.000 echten SaaS-Transaktionen. Dadurch verhandeln Sie auf Grundlage tatsächlicher Vergleichswerte statt auf gut Glück. In Kombination mit virtuellen Karten für jedes Abonnement, die Ausgabenlimits durchsetzen und eine Kündigung mit nur einem Klick ermöglichen, erhält Ihr Finanzteam eine direkte Zahlungskontrolle, die die meisten reinen Erkennungstools nicht bieten.
Wichtige Funktionen von Cledara
- Anwendungsverzeichnis: Eine zentrale, maßgebliche Datenquelle, die die Kosten, Budgets, zuständigen Personen, Verlängerungstermine, den Compliance-Status und den Zahlungsverlauf jedes Abonnements in einer Oberfläche anzeigt.
- Bewertung der Anbieter-Compliance: Prüft den Zertifizierungsstatus der Anbieter nach ISO 27001 und SOC 2 und unterstützt anpassbare Vorlagen für Compliance-Fragebögen, die an interne Beteiligte oder externe Anbieter delegiert werden können.
- Buchhaltungsautomatisierung: Erfasst automatisch Rechnungen für jede Softwarezahlung, ordnet sie den Transaktionen zu und synchronisiert die Daten in Echtzeit mit Xero, QuickBooks, NetSuite und Tripletex.
- Mehrstufige Genehmigungsworkflows: Leitet Anfragen für neue Softwarekäufe durch konfigurierbare Genehmigungsketten mit Erfassungsformularen, Benachrichtigungen für Beteiligte über Slack und delegierten Compliance-Fragebögen.
Cledara-Integrationen
Cledara bietet mehr als 35 HRIS-Integrationen, darunter Workday, BambooHR, HiBob, Personio und Gusto, sowie Xero, QuickBooks Online, NetSuite, Tripletex, Okta, Google, Slack, Gmail und Microsoft 365. Eine offene REST-API unterstützt benutzerdefinierte Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Assistent nutzt Preisdaten aus mehr als 250.000 Verlängerungen
- Virtuelle Karten für jedes Abonnement ermöglichen direkte Zahlungskontrolle
- Browsererweiterung macht Schatten-IT-Anwendungen sichtbar
Cons:
- Eine automatisierte Rückforderung von Lizenzen ist nicht enthalten
- Die Integration mit Microsoft Teams wird nicht unterstützt
Sastrify
Am besten für vorstandstaugliche SaaS-Einsparungen mit ROI-Garantie
Sastrify ist eine Plattform zur Verwaltung von SaaS-Ausgaben, die automatisierte Softwareerkennung, die Nachverfolgung der Lizenznutzung, Erneuerungsmanagement, Anbieter-Benchmarking und Beschaffungs-Workflows kombiniert – einschließlich eines optionalen vollständig verwalteten Beschaffungsservices.
Für wen eignet sich Sastrify am besten?
Sastrify eignet sich besonders für Finanz- und Beschaffungsteams in mittelständischen Unternehmen in Europa, die eine vorstandstaugliche Übersicht über ihre SaaS-Ausgaben benötigen und die Möglichkeit haben möchten, Verhandlungen mit Anbietern vollständig auszulagern.
Warum ich mich für Sastrify entschieden habe
Ich habe Sastrify als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es die einzige Plattform ist, die ich kenne, die eine vorstandstaugliche Einsparungsberichterstattung mit einer ausdrücklichen ROI-Garantie kombiniert, die durch reale Benchmark-Daten im Umfang von über 6 Mrd. $ gestützt wird. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team mit prüfbaren Einsparungszahlen und nicht mit Schätzungen in eine Vorstandssitzung gehen kann. Die Anbieter-Benchmarking-Funktion zeigt für jeden Anbieter konkrete Verhandlungsspielräume auf, und der optionale verwaltete Beschaffungsservice ermöglicht es zertifizierten Experten, Verhandlungen vollständig in Ihrem Namen zu führen.
Die wichtigsten Funktionen von Sastrify
- Erkennung von Schatten-IT und Schatten-KI: Die Browser-Erweiterung überwacht Endgeräte in Echtzeit, um nicht autorisierte Apps und verborgene generative KI-Tools in Ihrer gesamten Organisation aufzuspüren.
- Workflow-Builder ohne Programmieraufwand: Erstellen Sie Aufnahmeformulare, bedingte Genehmigungsketten und Workflows zur Lizenzbereitstellung mit einem Drag-and-drop-Editor, ohne Code schreiben zu müssen.
- Software-Marktplatz SastriMarket: Greifen Sie direkt über die Plattform auf vorab ausgehandelte Rabatte für beliebte SaaS-Tools zu – darunter Salesforce, Microsoft 365 und Google Workspace.
- Nachverfolgung von Compliance-Informationen: Die automatisierte Überwachung von Anbieterzertifizierungen anhand von Rahmenwerken wie DORA, NIS2 und dem EU-KI-Gesetz weist auflaufende Bestätigungen und fehlende Compliance-Dokumente hin.
Sastrify-Integrationen
Sastrify bietet native Integrationen mit Microsoft Entra ID, Okta, NetSuite, SAP, Workday, QuickBooks, Ramp, Brex, ServiceNow und Jira. Die offene API unterstützt benutzerdefinierte Verbindungen.
Pros and Cons
Pros:
- Vorstandstaugliche Berichterstattung über SaaS-Einsparungen mit ROI-Garantie
- Zertifizierte Beschaffungsexperten für die vollständige Verhandlung mit Anbietern
- KI-gestützte Erkennung von Schatten-IT und Schatten-KI
Cons:
- Keine kostenlose Testversion oder kostenloser Tarif verfügbar
- Primär auf mittelständische Unternehmen und europäische Firmen ausgerichtet
Corma
Am besten für SaaS-Erkennung mit Shadow-AI-Erkennung
Corma ist eine SaaS-Managementplattform, die die App-Erkennung aus mehreren Quellen, die Nachverfolgung der Lizenznutzung, die Vertragsverwaltung und die Zugriffsverwaltung mit automatisierter Bereitstellung und Genehmigungsworkflows kombiniert.
Für wen ist Corma am besten geeignet?
Corma eignet sich besonders für IT- und Finanzteams in mittelständischen Unternehmen mit 50–500 Mitarbeitenden, die ihre SaaS-Ausgaben und Zugriffe unter Kontrolle bringen müssen, ohne eine Plattform auf Enterprise-Niveau einzuführen.
Warum ich Corma ausgewählt habe
Ich habe Corma als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil der proprietäre Extraktionsagent von Corma SaaS-Apps erkennt, die keine andere Erkennungsmethode sichtbar machen würde, darunter Shadow-AI-Tools wie ChatGPT und Claude, und zwar innerhalb weniger Minuten nach ihrer Bereitstellung. Die meisten Plattformen beschränken sich auf SSO- und Finanzdaten; der Browser-Automatisierungsagent von Corma ruft Daten direkt aus Administrationsoberflächen von Apps ab, die überhaupt keine API-Unterstützung bieten. Dadurch ist Ihr App-Inventar tatsächlich vollständig und nicht nur eine bestmögliche Schätzung.
Die wichtigsten Funktionen von Corma
- Verlängerungskalender: Verfolgt bevorstehende SaaS-Verlängerungstermine und sendet automatische Benachrichtigungen, damit Ihr Team handeln kann, bevor automatische Verlängerungen wirksam werden.
- Selbstbedienungs-App-Store für Mitarbeitende: Mitarbeitende beantragen über ein Portal im Branding Ihres Unternehmens Zugriff auf genehmigte Apps, mit mehrstufiger Genehmigungsweiterleitung über Slack, Teams oder Ihr ITSM-Werkzeug.
- Vertragserfassung auf OCR-Basis: Laden Sie Rechnungen und Verträge hoch, und Corma extrahiert automatisch Lieferantendaten, Lizenzanzahlen, Preisstufen und Verlängerungstermine – ohne manuelle Dateneingabe.
- Workflow-Builder ohne Programmierung: Erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierungsabläufe über eine Drag-and-Drop-Oberfläche, ausgelöst durch Eintritts-, Wechsel- und Austrittsereignisse, Inaktivitätswarnungen oder bevorstehende Verlängerungen.
Corma-Integrationen
Corma bietet mehr als 200 Integrationen, darunter Google Workspace, Microsoft Entra ID, Okta, BambooHR, QuickBooks Online, Spendesk, Jira, Slack, Microsoft Teams und AWS. Tarife für Großunternehmen unterstützen benutzerdefinierte Integrationen und ein SDK.
Pros and Cons
Pros:
- Erkennt Shadow-IT- und Shadow-AI-Apps schnell
- Einheitliches IAM und SAM für die App-Verwaltung
- Das Hochladen von OCR-Verträgen macht die manuelle Dateneingabe überflüssig
Cons:
- Keine Tools für Benchmarking von Lieferantenverhandlungen
- Keine native Integration mit ERP- oder Kreditorenbuchhaltungssystemen
Zluri
Am besten zur Nachverfolgung von Abweichungen zwischen SaaS-Kosten und -Ausgaben
Zluri ist eine SaaS-Managementplattform, die die App-Erkennung aus mehreren Quellen, die Nachverfolgung der Lizenznutzung, das Vertragsmanagement, Ausgabenanalysen und die Automatisierung von Beschaffungsworkflows kombiniert.
Für wen eignet sich Zluri am besten?
Zluri eignet sich besonders für Finanz- und IT-Teams in mittelständischen und großen Unternehmen, die abgleichen müssen, was sie laut Vertrag bei SaaS-Anbietern bezahlen sollten und was ihnen tatsächlich in Rechnung gestellt wird.
Warum ich mich für Zluri entschieden habe
Ich habe mich für Zluri entschieden, weil es die einzige von mir verwendete Plattform ist, die vertragliche Kosten von tatsächlich in Rechnung gestellten Beträgen trennt und dadurch Abweichungen aufdeckt, die andere Tools vollständig übersehen. Die Zluri Mapping AI gleicht nicht zugeordnete Transaktionen automatisch ab, und das Modul zur Kostenstellenverrechnung ordnet Ausgaben ohne manuellen Aufwand Abteilungen und Anwendungen zu. Wenn ein Anbieter mitten im Abrechnungszeitraum zu viel berechnet, erkennt Zluri dies.
Wichtige Funktionen von Zluri
- SaaS-Erkennung aus mehreren Quellen: AuthKnox identifiziert Apps aus bis zu neun unabhängigen Quellen – SSO, Finanzsysteme, Browsererweiterungen, Desktop-Agenten, HRIS, CASB und MDM – und deckt mehr als 239.000 Apps ab, einschließlich Schatten-KI-Tools.
- KI-gestützte Vertragserfassung: Extrahiert automatisch Preisstufen, Verlängerungszeiträume und Haftungsbedingungen aus hochgeladenen Verträgen und unterscheidet dabei zwischen Abonnements, unbefristeten Lizenzen und befristeten Vereinbarungen.
- Automatisierte Workflows zur Rückgewinnung von Lizenzen: Erkennt nicht zugewiesene oder inaktive Lizenzen und fordert vor dem Entzug des Zugriffs die Zustimmung der Mitarbeitenden an. Anschließend werden die aktualisierten Anzahlen direkt mit den APIs der Anbieter synchronisiert.
- Preisbenchmarking für Anbieter: Zeigt marktübliche Preisdaten pro Anbieter an, damit Ihr Team mit Vergleichspreisen anderer Kunden in der Hand in Verlängerungsverhandlungen geht.
Zluri-Integrationen
Zluri bietet mehr als 300 direkte API-Integrationen, darunter NetSuite, QuickBooks, Zoho Books, Workday, Okta, Jira Service Management, Slack und Microsoft Teams. Außerdem werden Webhooks, SAML, SCIM und benutzerdefinierte Integrationen über den Universal Identity Connector unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- Aufgedeckte Abweichungen zwischen SaaS-Kosten und -Ausgaben
- Genehmigungs- und Zugriffsanfrage-Workflow über Slack
- Automatisierte Verrechnung nach Abteilung und App
Cons:
- Individuelle Preise sind erst nach einer Demo verfügbar
- Die Implementierung dauert bis zu mehreren Monaten
Vertice
Am besten geeignet für garantierte Einsparungen bei Lieferantenverträgen
Vertice ist eine SaaS-Plattform für das Ausgabenmanagement, die Vertragsarchivierung, die Nachverfolgung der Lizenznutzung, das Verlängerungsmanagement, Beschaffungsabläufe und KI-gestützte Lieferantenverhandlungen in einem einzigen System vereint.
Für wen ist Vertice am besten geeignet?
Vertice eignet sich besonders für Finanz- und Beschaffungsteams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die zusätzlich zu ihrer SaaS-Plattform für das Ausgabenmanagement einen betreuten Verhandlungsservice wünschen.
Warum ich Vertice ausgewählt habe
Vertice hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil es eine der wenigen SaaS-Plattformen für das Ausgabenmanagement ist, die vertraglich eine Mindestersparnis von 20 % bei Lieferantenverträgen garantiert. Besonders überzeugend ist, dass Vertice dies mit einer firmeneigenen Vergleichsdatenbank untermauert, die mehr als 32.000 Anbieter und mehr als 2 Millionen reale Preispunkte umfasst. So geht Ihr Team in jede Verlängerungsverhandlung mit belastbaren Daten. Darüber hinaus verhandelt das erfahrene Einkaufsteam von Vertice mithilfe detaillierter Lieferantenleitfäden direkt in Ihrem Namen mit den Anbietern – etwas Vergleichbares habe ich in dieser Kategorie bisher nirgendwo gesehen.
Hauptfunktionen von Vertice
- Arbeitsablauf-Editor von der Anfrage bis zur Beschaffung: Ein Werkzeug ohne Code mit Ziehen-und-Ablegen-Funktion zum Erstellen mehrstufiger Genehmigungsabläufe mit bedingter Weiterleitungslogik für neue Softwarekaufanfragen.
- Ausgabenanalysen in der Übersichtsseite für Erkenntnisse: Eine zentrale Übersichtsseite, die Lieferantenausgaben zusammenführt, Budgetabweichungen verfolgt, Anomalien kennzeichnet und mithilfe der HRIS-Zuordnung Kostenverrechnungen oder Kostentransparenz nach Abteilung modelliert.
- SSO-basierte Erkennung von Schatten-IT: Verbindet sich mit Identitätsanbietern wie Okta, Entra ID und Google Workspace, um nicht autorisierte SaaS-Anwendungen in Ihrer Umgebung sichtbar zu machen.
- KI-Verhandlungsagent (Ana): Ein autonomer Agent, der unter von Menschen festgelegten Leitplanken mehrstufige Lieferantenverhandlungen per E-Mail führt, ohne dass Ihr Team manuell Kontakt aufnehmen muss.
Integrationen von Vertice
Vertice bietet Integrationen mit NetSuite, Coupa, SAP Ariba, Workday, Sage Intacct, Google Workspace, Okta, Slack, Microsoft Teams und Anaplan. Außerdem lässt sich die Plattform mit HRIS-, Vertragslebenszyklusmanagement- und Plattformen für das Risikomanagement von Drittanbietern verbinden.
Pros and Cons
Pros:
- Garantiert eine Mindestersparnis von 20 % bei Verträgen
- Betreuter, von Beschaffungsexperten geleiteter Verhandlungsservice
- Vertrags- und Lieferantendaten mit Marktdaten verglichen
Cons:
- Implementierung und Einrichtung der Arbeitsabläufe können langwierig sein
- Keine kostenlose Testversion und keine öffentlichen Preise verfügbar
Am besten geeignet für Benchmark-basierte Verhandlungen bei Vertragsverlängerungen
CloudEagle.ai ist eine Plattform zur Verwaltung von SaaS-Ausgaben, die die App-Erkennung aus mehreren Quellen, Vertrags- und Verlängerungsmanagement, die Nachverfolgung der Lizenznutzung und Genehmigungsabläufe für Beschaffungen mit integrierten Benchmarks für Anbieterpreise kombiniert.
Für wen ist CloudEagle.ai am besten geeignet?
CloudEagle.ai eignet sich besonders für Beschaffungs- und Finanzteams in mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen, die bei der Neuverhandlung von SaaS-Verträgen datenbasierte Verhandlungsvorteile benötigen.
Warum ich CloudEagle.ai ausgewählt habe
Ich habe CloudEagle.ai in meine erste Wahl aufgenommen, weil die Funktion zum Benchmarking von Anbieterpreisen Beschaffungs- und Finanzteams bei Vertragsverlängerungen einen echten Verhandlungsvorteil verschafft. Statt faire Preise zu schätzen, erhalten Sie anonymisierte Vergleichsdaten, die zeigen, was vergleichbare Unternehmen tatsächlich pro Lizenz zahlen. Kombiniert mit dem Team für Beschaffungsunterstützung, das in Ihrem Namen verhandelt, ergibt sich ein glaubwürdiger Weg zu Ergebnissen wie den 30 % Einsparungen bei der Vertragsverlängerung von Sapphire Ventures.
Die wichtigsten Funktionen von CloudEagle.ai
- Erkennung von Schatten-IT und Schatten-KI: Erkennt nicht genehmigte Apps, die außerhalb der formellen Beschaffung erworben wurden, indem Daten von Browser-Agenten, Firewall-Feeds und Spesenplattformen abgerufen werden.
- Automatisierte Workflows zur Rückgewinnung von Lizenzen: Erkennt inaktive Benutzer und löst direkt in der verbundenen SaaS-App ohne manuelles Eingreifen die Aufhebung der Bereitstellung oder die Herabstufung von Lizenzen aus.
- Erfassungs- und Genehmigungs-Bots direkt in Slack: Ermöglicht Mitarbeitenden, neue Software anzufordern, und Genehmigenden, Anfragen zu prüfen, ohne Slack zu verlassen.
- Nachverfolgung von KI-Ausgaben: Überwacht die Nutzung und Kosten von KI-Tools nach Modell, Benutzer und Abteilung für Tools wie Claude, Cursor, ChatGPT, Copilot und Gemini.
Integrationen von CloudEagle.ai
CloudEagle.ai unterstützt mehr als 500 direkte Integrationen, darunter Okta, Azure Active Directory, Google Workspace, Coupa, Zip, Jira, ServiceNow, Slack, Workday HCM, Zscaler und CrowdStrike. Außerdem lässt es sich mit Finanzsystemen, HRIS-Plattformen, Spesendatenfeeds und Cloud-Marktplätzen verbinden.
Pros and Cons
Pros:
- Vergleichswerte für Anbieterpreise unterstützen Verhandlungen bei Vertragsverlängerungen
- Automatisierte Auslöser zur Rückgewinnung von Lizenzen direkt in Apps
- Erfassung und Genehmigung von Beschaffungen direkt in Slack
Cons:
- Für erweiterte Workflows ist eine umfangreiche Erstkonfiguration erforderlich
- Die ausschließlich englischsprachige Benutzeroberfläche schränkt die globale Nutzbarkeit ein
Zylo
Am besten für eingebettete SaaS-Operations und das Management von Verlängerungen
Zylo ist eine SaaS-Ausgabenmanagement-Plattform, die auf Finanztransaktionsdaten basiert – sie bezieht Daten aus der Kreditorenbuchhaltung, Ausgabensystemen und Reseller-Datenfeeds, um Finanz- und IT-Teams eine einheitliche Übersicht über Softwareerkennung, Lizenzverfolgung, Vertragsmanagement und Optimierung von Verlängerungen zu bieten.
Für wen ist Zylo am besten geeignet?
Zylo eignet sich besonders für Finanz- und IT-Teams in Unternehmen, die Transparenz über SaaS-Ausgaben benötigen, die auf Finanztransaktionsdaten statt auf browserbasierter Erkennung beruht.
Warum ich Zylo ausgewählt habe
Zylo schafft es auf meine Auswahlliste, weil der verwaltete SaaS-Operations-Service einen dedizierten SaaS-Experten direkt in Ihr Team integriert, der Governance, das Management des Verlängerungslebenszyklus und die Lizenzverfolgung in Ihrem Auftrag übernimmt. Besonders gut gefällt mir das strukturierte Framework für den Verlängerungslebenszyklus mit 120, 90, 60 und 30 Tagen, das Verlängerungen von reaktiven Hektikaktionen in einen systematischen Prozess verwandelt, der durch echte Vergleichswerte zu Anbieterpreisen aus Transaktionsdaten im Wert von über 75 Mrd. $ gestützt wird. Das Add-on SaaS Negotiator geht noch weiter und übernimmt Verhandlungen mit Anbietern von Anfang bis Ende – mit einer 100%igen ROI-Garantie.
Wichtige Funktionen von Zylo
- KI-gestützte Vertragserfassung: Der Contract Assist Agent extrahiert strukturierte Metadaten aus hochgeladenen Verträgen und kennzeichnet fehlende Daten mit Vertrauenswarnungen.
- Abfragen in natürlicher Sprache mit Zylo Clarity AI: Stellen Sie Fragen zu Ihrem Softwareportfolio in Alltagssprache und erhalten Sie sofort priorisierte Einsparmöglichkeiten sowie einen Überblick über Ihre Lizenzpositionen.
- Berichte zu Kostenverrechnung und Rückbelastung: Ordnen Sie SaaS-Kosten mithilfe von Finanz-, Vertrags- und Nutzungsdaten automatisch Abteilungen, Kostenstellen und Geschäftsbereichen zu.
- KI-Ausgabenüberwachung: Verfolgen Sie verbrauchsbasierte Preise für KI-Tools wie OpenAI, Anthropic, Databricks und Snowflake neben Ihren herkömmlichen SaaS-Abonnements.
Zylo-Integrationen
Zylo bietet mehr als 18 native Integrationen, darunter Microsoft 365, Okta, Microsoft Entra, Salesforce, NetSuite, SAP Concur, ServiceNow, Jira, Slack und Snowflake. Usage Connect und eine RESTful API unterstützen benutzerdefinierte Nutzungsdaten.
Pros and Cons
Pros:
- Erkennt SaaS-Ausgaben mithilfe von Finanztransaktionsdaten
- Ein eingebetteter SaaS-Experte übernimmt Verlängerungen für Sie
- Der KI-Vertragsassistent hebt fehlende Metadaten hervor
Cons:
- Für Käufer sind keine öffentlichen Preise verfügbar
- Die Einarbeitung dauert länger als bei vielen Wettbewerbern
Torii
Am besten für Verlängerungsverhandlungen mit Benchmarking durch Vergleichsdaten
Torii ist eine SaaS-Managementplattform, die die App-Erkennung, Vertragsverwaltung, Nachverfolgung der Lizenznutzung und Verlängerungsabläufe für IT-, Finanz- und Beschaffungsteams zentralisiert.
Für wen ist Torii am besten geeignet?
Torii eignet sich besonders für mittelständische und große IT- und Beschaffungsteams, die Vergleichsdaten von Wettbewerbern benötigen, um SaaS-Verlängerungen selbstbewusst zu verhandeln.
Warum ich Torii ausgewählt habe
Ich habe Torii als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil sich das Benchmarking von Anbieterpreisen manuell nur schwer nachbilden lässt. Torii aggregiert anonymisierte Ausgabendaten aus seiner Kundenbasis und stellt Medianpreise, Spannen des 25. und 75. Perzentils sowie typische Rabattsätze pro SKU bereit. Dadurch kann ich in eine Verlängerungsverhandlung gehen und genau wissen, ob ich im Vergleich zu anderen Kunden zu viel bezahle. In Kombination mit KI-gestützten, geführten Verhandlungsleitfäden, die Sitzplatzanzahlen, Nutzungsdaten und Vertragsdaten in einer Ansicht zusammenführen, verlagern sich Verlängerungsgespräche von Bauchgefühl hin zu evidenzbasierten Entscheidungen.
Die wichtigsten Funktionen von Torii
- SaaS-Erkennung aus mehreren Quellen: Torii ruft App-Daten aus mehr als sieben Quellen ab – darunter SSO, HRMS, Finanzsysteme, MDM, OAuth-Berechtigungen und eine Browsererweiterung – und erfasst kontinuierlich sowohl verwaltete als auch nicht autorisierte IT-Anwendungen.
- KI-gestützte Vertragserfassung: Laden Sie Verträge direkt hoch oder senden Sie bis zu 10 Verträge gleichzeitig per E-Mail, damit die KI automatisch Einzelpositionen, Preisstufen, Kündigungsfristen und Klauseln zur automatischen Verlängerung extrahiert.
- Automatisierte Workflows zur Rückgewinnung von Lizenzen: No-Code-Workflows erkennen inaktive Benutzer und lösen direkt in den Quellanwendungen eine Reduzierung der Sitzplätze oder eine Aufhebung der Bereitstellung aus, sobald die Schwellenwerte für die Inaktivität erreicht sind.
- Dashboard zur Überwachung von KI-Ausgaben: Verfolgen Sie den Tokenverbrauch von Basismodellen, die Nutzung von KI-Tools nach Benutzer und Abteilung, sich überschneidende KI-Tools sowie den ROI kundenspezifischer KI-Projekte in einem speziellen Dashboard.
Integrationen von Torii
Torii bietet Hunderte von Integrationen, darunter NetSuite, Sage Intacct, Oracle Financials Cloud, Workday, Ramp, Brex, Coupa, Okta, Microsoft Entra ID und Ironclad. Außerdem werden benutzerdefinierte Verbindungen über die REST API, CSV-Importe und einen benutzerdefinierten KI-Builder unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- Einblicke in die Preisverhandlung mit Anbietern auf Grundlage von Vergleichsdaten
- KI-gestützte Vertragserfassung und Benachrichtigungen zu Verlängerungen
- Funktionsübergreifende Dashboards für IT, Finanzen und Beschaffung
Cons:
- Den Berichten fehlen Optionen zur erweiterten Anpassung der Analyse
- Die Preistransparenz ist bei den meisten Tarifen eingeschränkt
Weitere Software für das SaaS-Ausgabenmanagement
Hier finden Sie einige weitere Optionen für das SaaS-Ausgabenmanagement, die es nicht in meine Auswahlliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- BetterCloud
Am besten für SaaS-Neuverhandlungen mit Benchmarking
- Tropic
Am besten für SaaS-Verhandlungen auf Basis von Benchmarkdaten
- Josys
Am besten geeignet für IT-gesteuerte Workflows zur Rückgewinnung von SaaS-Lizenzen
- Ramp
Ideal für Finanzteams mit Benchmarking der Ausgaben vergleichbarer Unternehmen
- Lumos
Ideal für die identitätsbasierte Rückgewinnung von SaaS-Lizenzen
- SpendHound
Am besten für SaaS-Ausgaben mit einer Einspargarantie
- Flexera One SaaS Management
Am besten für die einheitliche Überwachung von SaaS- und IT-Asset-Ausgaben
- ServiceNow SAM Pro
Am besten geeignet für die Governance von SAM- und SaaS-Lizenzen in Unternehmen
Wie ich Software zur Verwaltung von SaaS-Ausgaben bewerte
Ich unterteile meine Bewertung in grundlegende Funktionen, die jedes Tool abdecken muss, und in Unterscheidungsmerkmale, die eine leistungsfähige Plattform von einer unterscheiden, auf deren Grundlage ein CFO tatsächlich eine Strategie entwickeln kann.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jedes einzelne für jede der unten aufgeführten Kernfunktionen auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (ist in diesem Bereich hervorragend). Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um und verwende 65 % als Richtwert, um die allgemeine Eignung für die Liste zu beurteilen.
- SaaS-Erkennung: Ich prüfe, mit wie vielen Erkennungsquellen eine Plattform verbunden ist – von SSO- und Ausgabensystemen bis hin zu Browser-Agenten – und ob sie Schatten-IT automatisch erkennt, anstatt auf manuelle Importe angewiesen zu sein.
- Vertragsarchiv: Ein zentraler Datensatz zu jedem Lieferantenvertrag, Verlängerungsdatum und Verantwortlichen ist hier entscheidend. Plattformen wie Zylo und Tropic bieten strukturierte Metadaten und eine Vertragsanalyse, die ich mit einfachen Ansätzen vergleiche, die lediglich Listen bereitstellen.
- Verfolgung der Lizenznutzung: Ich achte auf Integrationen, die tatsächliche Anmelde- und Aktivitätsdaten aus verschiedenen Apps abrufen, damit Sie inaktive Lizenzen erkennen und ungenutzte Lizenzen zurückfordern können, bevor Verlängerungsfristen anstehen.
- Verlängerungsmanagement: Die besten Tools kombinieren einen Verlängerungskalender mit konfigurierbaren Benachrichtigungen, Aufgabenzuweisungen und Workflows zur Vorbereitung von Verhandlungen. Ich bewerte, ob eine Plattform Benchmarkdaten zusammen mit anstehenden Verlängerungen anzeigen kann, um Ihre Verhandlungsposition zu stärken.
- Ausgabenanalysen & Berichte: Ich bewerte die Tiefe der Dashboards und insbesondere, ob ein Tool die Zuordnung zu Kostenstellen, Vergleiche zwischen Budget und Ist-Werten sowie Trendanalysen unterstützt, die Finanzteams direkt dem Vorstand präsentieren können.
- Beschaffungs- und Genehmigungsworkflows: Erfassungsformulare und die Weiterleitung an eine einzelne genehmigende Person sind Grundvoraussetzungen. Ich achte jedoch auf mehrstufige Genehmigungsketten, Integrationen mit Slack oder Teams sowie die Durchsetzung von Richtlinien, die eine Verbindung zu Ihrem ERP- oder AP-System herstellt.
Sobald ich eine Liste von Tools habe, die die Kriterien erfüllen, prüfe ich, wodurch sich die einzelnen Plattformen auszeichnen.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche ich verschiedene Anbieter miteinander:
Herausragende Funktionen
Am meisten Zeit verbringe ich mit dem Preisbenchmarking für Anbieter. Ich suche nach Plattformen, die anonymisierte Preise vergleichbarer Unternehmen anzeigen, damit Ihr Team in eine Verlängerungsverhandlung geht und weiß, was ähnliche Unternehmen pro Lizenz zahlen. Auch die automatische Rückforderung von Lizenzen ist wichtig. Tools wie Zylo und BetterCloud können inaktive Benutzer erkennen und direkt in der Quellanwendung eine Deprovisionierung auslösen. So werden Nutzungsdaten ohne manuellen Eingriff in tatsächliche Einsparungen umgewandelt. Außerdem bewerte ich die Bewertung von Anbieterrisiken und Compliance, da Plattformen, die SOC-2-, ISO- und GDPR-Profile in den Beschaffungsworkflow integrieren, Finanz- und IT-Teams die separate Suche nach Dokumentationen ersparen.
Über die Funktionen hinaus
Ich achte auf native Konnektoren zu ERP- und Ausgabenplattformen, denn ein Tool, das direkt mit Ihrem Hauptbuch, Ihrer Kreditorenbuchhaltung und Ihren Firmenkarten-Feeds synchronisiert wird, sorgt dafür, dass Ausgabendaten ohne manuellen Abgleich in die Kostenstellen fließen. Einsparungsgarantien und die Zeit bis zur Wertschöpfung sind ebenfalls wichtig. Anbieter wie Sastrify und Vertice bieten erfolgsabhängige Preise oder dokumentierte Zeitpläne für den ROI, wodurch die interne Rechtfertigung der Kosten deutlich leichter fällt. Außerdem prüfe ich die Einhaltung von SOC 2 Type II und rollenbasierte Zugriffskontrollen, da jede Plattform, die Vertrags- und Preisdaten verarbeitet, die Anforderungen von SOX und der internen Revision von Anfang an erfüllen muss.
So wählen Sie eine Software für das SaaS-Ausgabenmanagement aus
Der Schlüssel zur Auswahl der richtigen Software für das SaaS-Ausgabenmanagement besteht darin, die Plattformfunktionen auf die Prozessherausforderungen, den Bedarf an Transparenz und die Compliance-Erwartungen Ihres Teams abzustimmen:
| Wenn Ihre Priorität … ist | Achten Sie auf … |
|---|---|
| Starke Verhandlungsposition bei Vertragsverlängerungen | Preisbenchmarks von Vergleichsunternehmen und automatisierte Verlängerungsprozesse |
| Schnelle Finanzberichterstattung | Für den Vorstand geeignete Dashboard-Exporte und Kostenstellensegmentierung |
| Umsetzbares Lizenzmanagement | Direkte Integrationen zur Sitzungsnutzung und automatischen Rückgewinnung ungenutzter Lizenzen |
| Reduzierung von Schatten-IT | Erkennung über SSO, Kartenfeeds und Browsererweiterungen |
| Prüfungsbereite Compliance | SOC-2-Type-II-Dokumente, Genehmigungsprotokolle und ERP-Konnektoren |
So prüfen Sie Ihre Auswahlliste
- Prüfen Sie die Erkennungstiefe: Verbinden Sie während einer Testphase mindestens zwei Erkennungsquellen und bestätigen Sie innerhalb einer Woche die automatische Kennzeichnung von Schatten-IT.
- Überprüfen Sie die Berichterstattung für den Vorstand: Exportieren Sie nach einem Plattformdurchgang einen Ausgabenbericht in Ihrem bevorzugten Format mit Zuordnung zu Kostenstellen.
- Prüfen Sie die Verlängerungsprozesse: Erstellen Sie ein Verlängerungsereignis und bestätigen Sie, dass das System Benchmarks von Vergleichsunternehmen anzeigt und in den festgelegten Intervallen Benachrichtigungen versendet.
- Fordern Sie einen Compliance-Nachweis an: Bitten Sie vor der Unterzeichnung um einen aktuellen SOC-2-Type-II-Bericht sowie um die Möglichkeit, Prüfprotokolle der Genehmigungen in der App herunterzuladen.
- Abwägung zwischen Kosten und Kontrolle: Entscheiden Sie, ob garantierte Einsparungen und Unterstützung bei Verhandlungen eine stärkere Einbindung des Anbieters wert sind oder ob Sie für Daten und Prozesse maximale Kontrolle im eigenen Unternehmen benötigen.
Was ist SaaS-Ausgabenmanagement-Software?
SaaS-Ausgabenmanagement-Software ist eine Plattform, die Finanz- und Betriebsteams dabei unterstützt, die Software-as-a-Service-(SaaS)-Ausgaben ihres Unternehmens zu verfolgen, zu analysieren und zu kontrollieren. Diese Tools zentralisieren Abonnementdaten, machen ungenutzte oder doppelte Lizenzen sichtbar, überwachen Verlängerungen und ermöglichen eine klare Berichterstattung über Kosten. Der Einsatz von SaaS-Ausgabenmanagement-Software trägt zu einer präzisen Budgetplanung bei, verhindert ungeplante Verlängerungen und unterstützt bessere Vertragsverhandlungen für den gesamten Softwarebestand Ihres Unternehmens.
Funktionen
Bei der Auswahl einer SaaS-Ausgabenmanagement-Software sollten Sie auf die folgenden wichtigen Funktionen achten:
- SaaS-Erkennung: Identifiziert und erfasst jede verwendete Cloud-Anwendung – über Ausgabenfeeds, SSO und Browser-Erweiterungen hinweg –, sodass Sie genau sehen, wofür Ihr Unternehmen bezahlt, einschließlich Schatten-IT.
- Vertragsarchiv: Zentralisiert alle Lieferantenverträge, Verlängerungstermine und Eigentümermetadaten für einen einfachen Zugriff und eine bessere Übersicht über bevorstehende finanzielle Verpflichtungen und Verhandlungen.
- Verfolgung der Lizenznutzung: Überwacht die Sitzungsaktivität und Anmeldedaten, um ungenutzte oder zu wenig genutzte Lizenzen aufzudecken, sodass Sie Abonnements vor Verlängerungen bedarfsgerecht anpassen können.
- Verlängerungsmanagement: Bietet automatische Kalender, Warnmeldungen und Workflow-Tools, damit Sie keine Verlängerungsfrist verpassen und mit ausreichend Vorlaufzeit Verhandlungen vorbereiten können.
- Ausgabenanalysen und Berichte: Stellt Dashboards bereit, die Softwareausgaben nach Kostenstelle, Nutzungstrends und Anbieter aufschlüsseln und so die Berichterstattung an die Geschäftsleitung und den Vorstand erleichtern.
- Beschaffungs- und Genehmigungs-Workflows: Bietet Erfassungsformulare und mehrstufige Genehmigungsketten, die mit Richtlinien und Finanzsystemen verbunden sind, und verschärft so die Kontrolle über alle neuen Käufe und Verlängerungen.
- Preis-Benchmarking mit vergleichbaren Unternehmen: Macht reale Preisdaten ähnlicher Unternehmen sichtbar, sodass Sie über Verhandlungsspielraum verfügen und Überzahlungen für Software vermeiden können.
- Bewertung von Anbieterrisiken und Compliance: Bewertet und kennzeichnet wichtige Compliance-Anforderungen – etwa SOC 2 Type II oder DSGVO –, sodass Sie Lieferantenrisiken besser verwalten und Prüfungsanforderungen leichter erfüllen können.
- Integrationen mit ERP- und Finanzsystemen: Verbindet sich direkt mit Ihrem Hauptbuch, Ihren Kreditorenbuchhaltungs- und Ausgabenverwaltungstools, sodass alle Ausgabendaten systemübergreifend automatisch abgeglichen werden.
- Automatisierte Rückgewinnung von Lizenzen: Erkennt inaktive Benutzer und löst die Entfernung von Sitzen oder die Aufhebung der Bereitstellung in der Quellanwendung aus. Dadurch werden Nutzungsdaten direkt mit der Kostenkontrolle verknüpft, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Vorteile
Die Implementierung einer SaaS-Ausgabenmanagement-Software bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Vollständige Transparenz über die SaaS-Nutzung: Identifizieren Sie jede verwendete SaaS-Anwendung – einschließlich Schatten-IT –, indem Sie Integrationen mit SSO, Kartendatenfeeds und Browser-Erweiterungen nutzen.
- Kontrolle über Verträge und Verlängerungen: Verfolgen Sie jeden Lieferantenvertrag, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und erhalten Sie rechtzeitig vor Verlängerungsfristen Warnmeldungen, um ungeplante Ausgaben zu reduzieren.
- Präzises Lizenzmanagement: Überwachen Sie Anmelde- und Nutzungsdaten über alle Tools hinweg, damit Sie inaktive Sitze erkennen und Lizenzen zurückgewinnen können, bevor sie unnötige Kosten verursachen.
- Preis-Benchmarks mit vergleichbaren Unternehmen: Vergleichen Sie, was Ihr Unternehmen pro Sitz im Vergleich zu anonymisierten Daten vergleichbarer Unternehmen bezahlt. Dadurch gewinnen Sie Verhandlungsspielraum bei Verträgen und Verlängerungen.
- Prüfungsbereite Compliance-Überwachung: Dokumentieren Sie Genehmigungs-Workflows, halten Sie die SOC 2 Type II-Konformität aufrecht und erstellen Sie Prüfpfade zur Unterstützung der regulatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens.
- Automatisierte Ausgabenberichte: Schlüsseln Sie Softwareausgaben nach Anbieter, Kostenstelle und Zeitraum auf – mit Dashboards und Exporten, die die Berichterstattung auf Vorstandsebene erleichtern.
- Optimierte Beschaffungs-Workflows: Zentralisieren Sie die Erfassung, verknüpfen Sie Genehmigungen mit Richtlinien und integrieren Sie neue Käufe in Ihr ERP- oder Finanzsystem, um die Prozesskontrolle zu verbessern.
Kosten und Preise
Die Auswahl einer SaaS-Ausgabenmanagement-Software erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre Durchschnittspreise und typische in SaaS-Ausgabenmanagement-Softwarelösungen enthaltene Funktionen zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für SaaS-Ausgabenmanagement-Software
| Plantyp | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Plan | $0 | Grundlegende Ausgabenverfolgung, eingeschränkte App-Erkennung, begrenzter Zugriff auf das Vertragsarchiv und grundlegende Berichte. |
| Persönlicher Plan | $10-$25/user/month | App-Erkennung, Vertragsspeicherung, Verfolgung der Lizenznutzung, eingeschränkte Ausgabenanalysen und ein einstufiger Genehmigungsworkflow. |
| Geschäftsplan | $25-$60/user/month | Erweiterte Ausgabenanalysen, Verlängerungsverwaltung, mehrstufige Genehmigungsworkflows, ERP-Integrationen und Warnmeldungen. |
| Unternehmensplan | $60-$120/user/month | Individuelle Integrationen, Benchmarking von Preisen vergleichbarer Unternehmen, automatisierte Rückforderung von Lizenzen, Bewertung von Anbieterrisiken und SOC-2-Konformität. |
Häufig gestellte Fragen zu Software für die Verwaltung von SaaS-Ausgaben
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu Software für die Verwaltung von SaaS-Ausgaben:
Wie kann ich bei der Verwendung von Software zur Verwaltung von SaaS-Ausgaben genaue Lizenzdaten sicherstellen?
Sie sollten die Software nach Möglichkeit direkt mit Ihrem Identitätsanbieter, Ihrem SSO oder den APIs der Apps verbinden. Auf diese Weise werden echte Anmelde- und Nutzungsdaten abgerufen, anstatt sich ausschließlich auf manuelle Eingaben oder Tabellenkalkulationen zu stützen. So können Sie inaktive Lizenzen erkennen, doppelte Abonnements aufspüren und rechtzeitig ungenutzte Lizenzen vor Verlängerungen zurückfordern.
Nach welchen Arten von Integrationen sollte ich suchen?
Achten Sie auf Integrationen mit Ihrem ERP, Buchhaltungssystem, Identitätsanbieter (wie Okta oder Azure AD) und Tools für das Ausgabenmanagement. Direkte Integrationen ermöglichen eine schnellere Abstimmung von Ausgaben, die Zuordnung von Kosten zu Kostenstellen und einen Überblick über jede verwendete SaaS-App – einschließlich Abonnements aus der Schatten-IT, die nicht über formelle Kanäle laufen.
Wie verwalte ich Verlängerungsrisiken mit Software für die Verwaltung von SaaS-Ausgaben?
Erstellen Sie einen zentralen Kalender und richten Sie für jeden Vertrag automatische Warnmeldungen zu Verlängerungen ein. Gute Tools zeigen außerdem Vertragsverantwortliche und Preisbenchmarks vergleichbarer Unternehmen rechtzeitig vor Verlängerungen an. Wenn Sie die Vorbereitung von Verhandlungen in Ihren Verlängerungsworkflow integrieren, können Sie unerwartete Verlängerungen vermeiden und bessere Preisbedingungen erzielen.
Ist es möglich, Genehmigungen für die SaaS-Beschaffung zu automatisieren?
Ja, viele Plattformen bieten anpassbare Erfassungsformulare, mehrstufige Genehmigungsketten und die Integration von Richtlinien. Dadurch lassen sich Ausgabenkontrollen einfach durchsetzen, Genehmigungen an die richtigen Beteiligten weiterleiten und alle SaaS-Käufe mit Ihrem Finanzsystem verknüpfen.
Welche Compliance-Funktionen sollte ich von führenden Plattformen erwarten?
Sie sollten Dokumentationen zur SOC-2-Typ-II-Konformität, herunterladbare Prüfprotokolle und rollenbasierte Zugriffskontrollen erwarten. Diese Funktionen zeigen, dass die Plattform Sie bei der Erfüllung von SOX-Anforderungen, Prüfanforderungen und internen Kontrollstandards für Softwareausgaben und Genehmigungen unterstützen kann.