Aufwandskonten: Der ultimative Leitfaden für das Finanzmanagement

Zu den üblichen Kosten zählen Miete, Gehälter/Löhne, Versorgungsleistungen, Werbung, Bürobedarf und Reisekostenmanagement. Wenn ein Unternehmen etwas bezahlt (zum Beispiel eine Reise), wird dieser Betrag einem Kostenkonto belastet. Dadurch erhöhen sich die Gesamtkosten, was wiederum den Gewinn des Unternehmens senkt.

Typischerweise sieht der Prozess folgendermaßen aus: 

Angenommen, Sie haben in diesem Jahr 10.000 $ für den jährlichen Büroausflug einschließlich Bewirtungskosten ausgegeben. Sie haben den Reiseveranstalter noch nicht bezahlt, und es ist für ihn in Ordnung, wenn Sie die Zahlung im nächsten Buchungszeitraum leisten.

Die 10.000 $ werden auf ein Konto für „Büroausflugskosten“ übertragen, und das Konto des Reiseveranstalters wird mit demselben Betrag gutgeschrieben. Wenn Sie Fragen dazu haben, warum dies so funktioniert, sehen Sie sich unseren Leitfaden zu den drei goldenen Regeln der Buchhaltung an.

Wenn Sie Ihre Bücher am Ende des Buchungszeitraums abschließen, wird der Saldo des Kostenkontos auf das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen (für die Gewinn- und Verlustrechnung zur GAAP-Konformität ausgewiesen). In Ihrem Journal werden die folgenden Buchungen vorgenommen, um den gerade besprochenen Geschäftsvorfall zu erfassen:

Warum sind Kostenkonten wichtig?

Kostenkonten helfen dabei, Kostentransaktionen und ihre indirekten Kosten zu organisieren und zu kategorisieren. Außerdem unterstützen sie bei der Überwachung kategoriespezifischer Ausgabengrenzen und verschaffen Ihnen Transparenz, Kontrolle und Einblicke in Ihre Geschäftsabläufe.

Beispiel: Angenommen, Sie haben ein Budget von 50.000 $ für Feiern wie Geburtstage, Jubiläen und andere persönliche Veranstaltungen von Mitarbeitenden eingeplant. Viele Mitglieder Ihres Teams haben in diesem Quartal Kinder bekommen, und Sie haben die Grenze von 50.000 $ bereits vor dem Ende des zweiten Quartals überschritten.

Wenn Sie über ein Kostenkonto für Mitarbeiterfeiern verfügen, kann Ihr Team eine mögliche Kostenüberschreitung für das laufende Jahr melden. So haben Sie Zeit, Mittel aus einer anderen Kostenkategorie oder einem anderen Kontenplan in die Kosten für Mitarbeiterfeiern umzuschichten und sicherzustellen, dass Sie Ihre Gesamtkostengrenzen weiterhin einhalten.

IRS-konform

Kostenkonten sind auch deshalb wichtig, weil die IRS wissen muss, wofür Sie Geld ausgeben, und nicht nur, wie viel Sie ausgeben. Die Führung separater Konten für alle Kostenkategorien erleichtert es externen Prüfern und IRS-Prüfern, zu überprüfen, ob Ihre geltend gemachten Kosten abzugsfähig sind.

Die 4 verschiedenen Arten von Kostenkonten

Wussten Sie, dass es mehr als eine Art von Kostenkonto gibt? Die verschiedenen Kostenkonten haben jeweils ihre eigenen Besonderheiten, deren Kenntnis langfristig wertvoll ist. Hier finden Sie eine vollständige Übersicht über die einzelnen Arten und ihre Merkmale:

Herstellungskosten der verkauften Waren

Die Herstellungskosten der verkauften Waren (COGS) umfassen die direkten Kosten, die Herstellern bei der Produktion von Waren entstehen. Für Einzelhändler umfassen die COGS die Lagerbestandskosten und damit verbundene Ausgaben wie Frachtkosten.

Auch Dienstleistungsunternehmen haben ein COGS-Äquivalent, das als Umsatzkosten (COS) bezeichnet wird. Es umfasst die direkten Kosten (direkte Arbeitskosten und Gemeinkosten) für die Erbringung der Dienstleistung. SaaS-CFOs befassen sich typischerweise mit Umsatzkosten, während Tech-CFOs, die mit Hardwareunternehmen arbeiten, weiterhin COGS und Lagerbestände verwalten müssen.

COS werden in demselben Jahr als Aufwand erfasst, in dem sie anfallen. In einigen Fällen werden sie aktiviert, doch auch dann erscheinen sie in der Regel als vorausbezahlte Kosten in der Bilanz. Wenn beispielsweise ein Teil der COS für zukünftige Dienstleistungen im Voraus bezahlt wird, wird er als vorausbezahlter Aufwand erfasst und über die Zeit abgeschrieben.

Immer wenn ein Hersteller Ausgaben für Rohstoffe, Arbeitskräfte und Gemeinkosten tätigt, werden diese Aufwendungen als Vorräte aktiviert. Diese Aufwendungen verbleiben als Vorräte in der Bilanz, bis sie verkauft werden. Wenn der Einzelhändler diese Vorräte kauft, erscheinen die Anschaffungskosten in seiner Bilanz als Vorräte, bis sie weiterverkauft werden.

Angenommen, Sie verkaufen T-Shirts und die Stückkosten eines T-Shirts betragen 10 $. Wann immer Sie eine Einheit (ein T-Shirt) verkaufen, werden 10 $ aus den Vorräten auf das COGS-Konto übertragen. Die Kosten der nicht verkauften Vorräte – beispielsweise 1.000 Einheiten im Wert von 10.000 $ – erscheinen weiterhin in der Bilanz.

Der Saldo des COGS-Kontos wird am Jahresende auf das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen, um den Bruttogewinn zu berechnen. 

Betriebliche Aufwendungen

Betriebliche Aufwendungen werden nur selten aktiviert. Die meisten Konten für betriebliche Aufwendungen, beispielsweise für Werbung, Geschäftsreisen und Versorgungsleistungen, werden am Jahresende über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen. Beispiele sind:

Betriebsfremde Aufwendungen

Betriebsfremde Aufwendungen stehen nicht in direktem Zusammenhang mit dem Kerngeschäft des Unternehmens. Sie werden wie alle anderen Aufwendungen behandelt. Hier sind einige Beispiele:

• Zinsen: Zinsen sind ein Finanzaufwand. Zinsen für Darlehen, Anleihen oder Kreditlinien werden als betriebsfremde Aufwendungen eingestuft.
• Vergleiche in Rechtsstreitigkeiten und Anwaltsgebühren: Geldbußen, Strafzahlungen und Vergleiche aus Rechtsstreitigkeiten, die nicht aus gewöhnlichen Geschäftstätigkeiten entstehen, werden als betriebsfremd eingestuft.
• Abschreibungen (manchmal betriebsfremd): Abschreibungsaufwendungen für Vermögenswerte, die nicht im Kerngeschäft verwendet werden (beispielsweise Mietimmobilien), können als betriebsfremd eingestuft werden.

Nicht abzugsfähige Aufwendungen

Nicht abzugsfähige Aufwendungen werden wie alle anderen Aufwendungen erfasst, aber für die Steuerberichterstattung nicht angepasst. Obwohl ein nicht abzugsfähiger Aufwand weiterhin den Nettogewinn reduziert, verringert er nicht die Steuerschuld, da der IRS ihn nicht anerkennt.

Beispiele für nicht abzugsfähige Aufwendungen sind Geldbußen und Strafzahlungen (beispielsweise IRS-Strafzahlungen und OSHA-Geldbußen), politische Beiträge und Lobbying-Aufwendungen sowie bestimmte Lebensversicherungsprämien (wenn das Unternehmen der Begünstigte ist).

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Vorteile von Aufwandskonten

Aufwandskonten sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Finanzbuchhaltung, da ohne sie keine Finanzberichte erstellt werden können. Sie bieten jedoch auch verschiedene weitere Vorteile, darunter:

• Genaue Finanzüberwachung: Die Aufteilung von Ausgaben auf separate Konten verhindert finanzielles Chaos. Sie sorgt für übersichtliche Aufzeichnungen bei Berichterstattung, Budgetplanung und Analysen.
• Steueroptimierung und Compliance: Ordnungsgemäß kategorisierte Ausgaben helfen, Abzüge zu maximieren und gleichzeitig den IRS zufriedenzustellen – niemand wird gerne geprüft.
• Einfachere Prüfungen und Finanzanalysen: Ob intern oder extern – gut organisierte Aufwandskonten beschleunigen Prüfungen und reduzieren den Aufwand bei der Abstimmung von Finanzdaten.
• Kostenkontrolle und Budgetplanung: Die Erfassung verschiedener Ausgabenkategorien erleichtert die Festlegung von Budgets und hilft dabei, Bereiche mit übermäßigen Ausgaben zu erkennen, bevor sie zum Problem werden.

Nachteile von Aufwandskonten

Es gibt keinen guten Grund und nicht einmal die Möglichkeit, Aufwandskonten zu ignorieren. Dennoch haben sie einige Nachteile, darunter:

• Komplexität und administrativer Aufwand: Die Verwaltung mehrerer Ausgabenkategorien kann überwältigend werden, insbesondere für Unternehmen mit einem hohen Transaktionsvolumen. Eine zu detaillierte Aufschlüsselung führt häufig zu einem administrativen Albtraum.
• Risiko einer falschen Klassifizierung: Mitarbeiter oder Buchhalter können Ausgaben falsch klassifizieren, was zu ungenauen Finanzberichten und möglichen Problemen bei der Steuer-Compliance führen kann.
• Uneinheitliche Kategorisierung zwischen Abteilungen: Wenn verschiedene Teams unterschiedliche Methoden zur Ausgabenverfolgung verwenden, kann dies zu Unstimmigkeiten in der Berichterstattung und zu Problemen bei der Abstimmung führen.

So verwalten Sie Aufwandskonten

Die Verwaltung von Aufwandskonten umfasst mehr als nur Buchhaltung. Es geht um Finanzkontrolle, Steueroptimierung und strategische Entscheidungsfindung. Hier sind einige Möglichkeiten zur effektiven Verwaltung von Aufwandskonten:

1. Ausgabenkategorien standardisieren

Kategorisieren Sie Ausgaben und legen Sie fest, welche Ausgaben von jeder Kategorie abgedeckt werden. Vermeiden Sie jedoch eine übermäßige Aufschlüsselung. Zu viele Kategorien machen die Berichterstattung unnötig komplex.

2. Ausgabenverfolgung automatisieren

Verwenden Sie cloudbasierte Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Xero oder NetSuite, um Ausgaben automatisch zu kategorisieren und zu verfolgen. Erwägen Sie außerdem die Investition in Tools zur Automatisierung von Ausgaben wie Expensify, Brex oder Ramp, damit Mitarbeiter Belege digital einreichen können.

3. Klare Richtlinien und Ausgabenberichte festlegen 

Definieren Sie zulässige Ausgaben, stellen Sie klar, welche Ausgaben Mitarbeiter abrechnen dürfen und welche nicht, und verwenden Sie eine standardisierte Vorlage für Ausgabenberichte. Fordern Sie für Ausgaben über einem bestimmten Betrag Belege an und etablieren Sie Genehmigungsabläufe für Ausgaben. Beispielsweise könnten Sie für Erstattungen aus Ausgabenberichten über $500 die Genehmigung eines Managers verlangen.

Es ist außerdem wichtig, festzulegen, wann Ausgaben eingereicht werden müssen und wann es dafür zu früh ist. Wenn Sie Ausgaben zu früh einreichen, riskieren Sie, Ihr Nettoeinkommen und Ihre finanzielle Situation zu verzerren.

4. Konten regelmäßig abstimmen

Monatliche Abstimmungen, um sicherzustellen, dass erfasste Ausgaben mit Kontoauszügen und Kreditkartentransaktionen übereinstimmen, sind eine ausgezeichnete Strategie, um kurzfristigen Ärger über fehlende oder fragwürdige Transaktionen zu vermeiden. Mit zunehmendem Transaktionsvolumen können Tools zur Abstimmung von Kreditkartentransaktionen dabei helfen, den Abgleichprozess zu automatisieren.

5. Ausgaben überwachen und Budgets festlegen 

Analysieren Sie Ausgabentrends, um zu erkennen, wofür ein großer Teil des Geldes ausgegeben wird. Wenn die Kosten unbemerkt steigen, helfen regelmäßige Überprüfungen dabei, dies frühzeitig zu erkennen. Sie können Kosten außerdem kontrollieren, indem Sie Ausgabenlimits für jede Abteilung festlegen und Instrumente zur Leistungsüberprüfung wie eine Budgetabweichungsanalyse einsetzen.

6. Steuerabzüge und Compliance planen

Um die Steuervorteile zu maximieren, führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über abzugsfähige Ausgaben, beispielsweise Abonnementgebühren für Unternehmenssoftware und Ausgaben für Geschäftsreisen. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, um die IRS-Vorschriften einzuhalten.

7. Konten regelmäßig überprüfen und optimieren

Fassen Sie redundante Ausgabenkategorien zusammen, um die Finanzberichterstattung zu vereinfachen. Ermitteln Sie unzureichend genutzte Abonnements oder Dienste, die gekündigt werden können, und überprüfen Sie historische Ausgabentrends, um datengestützte Budgetentscheidungen zu treffen.

Tools zur Verwaltung von Ausgabenkonten

Die Ausgabenverwaltung kann zu komplex werden, um sie manuell zu bewältigen, wenn ein Unternehmen wächst. Hier kommt Software zur Ausgabenverwaltung ins Spiel. Zu den Vorteilen von Tools zur Ausgabenverwaltung gehört, dass Sie die meisten Prozesse automatisieren, die Berichterstattung optimieren und datengestützte Entscheidungen treffen können.

Wenn Sie nach einer Lösung zur Ausgabenverwaltung suchen, sind hier einige unserer besten Empfehlungen:

Software und Einfachheit sind von entscheidender Bedeutung

Ausgabenkonten können sich in ein komplexes Geflecht von Transaktionen verwandeln. Der beste Weg, sie zu verwalten? Eine einfache Kategorisierung und Software zur Ausgabenverwaltung, die für mehr Übersichtlichkeit sorgt, indem sie Chaos, Fehler und manuellen Aufwand aus dem Ausgabenverwaltungsprozess beseitigt.

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