Informes de ERP: Cómo Centrarte en los Datos Más Útiles
Los sistemas de planificación de recursos empresariales contienen grandes cantidades de datos valiosos recopilados en una amplia gama de funciones y departamentos empresariales, incluyendo finanzas, operaciones, marketing, recursos humanos y más. Pero esta inteligencia empresarial solo es útil cuando cuentas con un proceso sólido de reporte ERP que te permita extraer, organizar y presentar estos datos para informar y mejorar tus procesos de toma de decisiones.
Desde mejores prácticas hasta los errores más comunes que debes evitar, sigue leyendo para aprender más sobre cómo desarrollar una estrategia sólida de reporte ERP.
Si quieres ir directamente a la mecánica del proceso, aquí tienes los pasos del proceso de reporte ERP:
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- Definir KPIs
- Establecer expectativas
- Elegir una herramienta de reportes
- Validar tus datos
- Desarrollar plantillas de reportes
- Iterar
¿Qué es el Reporte ERP?
El reporte ERP es un proceso en el cual los datos de la base de datos ERP de tu organización se extraen, procesan y presentan a través de gráficos, tablas y otras herramientas de reporte de datos que son fácilmente comprendidas por los principales responsables de la toma de decisiones y partes interesadas de tu organización.
Estos reportes están diseñados para presentar datos clave del ERP relacionados con los indicadores clave de rendimiento (KPIs) y otras tendencias importantes identificadas mediante tus soluciones ERP. Por ejemplo, los Directores Financieros (CFOs) suelen utilizar los reportes ERP para identificar tendencias financieras que van más allá de los conocimientos generales de un estado de resultados o balance general.
El reporte ERP puede proporcionar información más detallada sobre tendencias recientes relacionadas con los ingresos o gastos, y puede ser usado por el CFO para elaborar pronósticos financieros basados en las condiciones actuales del negocio.
Beneficios de un Buen Reporte ERP
Tener más información siempre es algo positivo. Pero cómo usas esa información puede marcar la diferencia.
Las perspectivas de datos que ofrece una estrategia bien diseñada de reporte ERP pueden ayudar a tu empresa a reducir costos innecesarios y otras ineficiencias que de otro modo pasarían desapercibidas en tu organización. Aquí tienes cuatro formas en que ERP puede beneficiar a cualquier empresa:
1. Datos centralizados: una única fuente de la verdad
Cuando un sistema ERP está bien implementado, centraliza toda la información organizativa en un repositorio común. El reporte ERP puede entonces usar esta información para construir reportes a partir de datos precisos, proporcionando informes integrales que no se ven interrumpidos por silos de información o datos contradictorios de distintos departamentos.
En lugar de tener que repasar montañas de datos, un CFO podría usar la información del ERP para evaluar gastos, obtener información sobre la generación de ingresos y otros factores financieros clave en toda la organización de manera rápida y precisa.
2. Auditoría y reporte de cumplimiento automatizados
A medida que las organizaciones crecen, el reto de garantizar el cumplimiento puede volverse increíblemente laborioso. Si cuentas con un sistema sólido de reportes ERP, esta carga se reduce drásticamente.
Los sistemas de reporte ERP pueden utilizar registros auditables y reportes automatizados basados en reglas para asegurar que el cumplimiento sea monitoreado y controlado estrictamente.
En industrias como la manufacturera o la aviación, donde la gestión de mano de obra puede estar estrictamente regulada por razones de seguridad, el reporte ERP puede generar registros de actividad automatizados que documenten esta actividad y alerten a la organización sobre posibles casos de incumplimiento.
3. Información en tiempo real
Los datos generados por un sistema ERP pueden recopilarse en un lugar centralizado y procesarse a través de paneles de reportes en tiempo real. Los niveles de inventario, el uso de energía y la producción manufacturera son solo algunos ejemplos donde las organizaciones pueden usar información actualizada para guiar sus decisiones de negocio.
Un alto consumo energético puede llevar a la organización a reducir la actividad e inspeccionar la posible causa de este aumento pero, por supuesto, no cambiarás nada si nadie está al tanto.
4. Ahorro de costos a largo plazo
Los informes ERP pueden generar perspectivas y apoyar la planificación estratégica que ayuda a los líderes empresariales a utilizar y administrar mejor sus recursos internos.
La mano de obra humana, el consumo energético, la gestión de la cadena de suministro y los flujos de trabajo de los procesos pueden beneficiarse de una mejor gestión y optimización habilitada por los informes ERP. Los líderes ejecutivos pueden evaluar toda la organización para identificar y abordar operaciones ineficientes, gastos excesivos y otras formas de desperdicio.
Con el tiempo, los informes ERP pueden ayudar a que su organización logre un gasto más eficiente que mejore los márgenes de ganancia y permita operaciones sostenibles.
¿Quién está involucrado en el proceso de elaboración de informes ERP?
Desde el personal encargado directamente de los informes hasta los responsables de la toma de decisiones, un sistema de informes ERP sólido requiere la participación y el compromiso de varios roles clave.
Este es el equipo que necesita reunir para obtener el máximo valor de los informes ERP en su organización:
Líder de Informes ERP (Directivo Responsable)
Esta persona—que suele ser el CFO, aunque también puede ser un gestor de proyectos especiales designado por el CFO—es el principal responsable del sistema de informes ERP. Quien ocupa este rol establece los objetivos estratégicos del sistema de informes, supervisa directamente a los analistas y se comunica con los líderes ejecutivos para proporcionar orientación sobre la interpretación de los informes.
Con el tiempo, esta persona también será responsable de adaptar la estrategia de informes ERP en respuesta a las necesidades de la organización.
Liderazgo Ejecutivo (Alta Dirección)
Los líderes del C-Suite estarán directamente involucrados en la evaluación de los informes ERP e incorporarán estos análisis en su toma de decisiones estratégicas. También colaborarán con el responsable del sistema de informes en la definición de los KPIs y el propósito de los informes ERP.
Analista de Datos ERP
Los analistas realizan su trabajo en primera línea de los informes ERP, asegurándose de que los datos se compartan correctamente con las herramientas de informes y, posteriormente, se traduzcan en informes comprensibles. Este rol cumple una función práctica en la creación de los informes que utilizan los ejecutivos y otros interesados.
Estos analistas deben comprender los objetivos de los informes ERP, empezando por los puntos de datos que tienen la mayor prioridad dentro de su organización.
Soporte Informático
Dependiendo del software, la seguridad y otras necesidades relacionadas con TI, varios miembros del personal de TI pueden estar involucrados en la configuración y el mantenimiento del sistema de informes ERP. Estas personas tendrán un papel fundamental en la configuración del sistema de informes y en la correcta instalación y ajuste de todos los programas y herramientas para extraer y procesar los datos ERP.
Usuarios Finales
Si bien los líderes ejecutivos utilizarán los informes ERP para orientar la toma de decisiones estratégicas, varias funciones dentro de una organización pueden consultar estos informes de forma regular para guiar sus actividades diarias.
- Los profesionales de la cadena de suministro pueden utilizar los informes ERP para supervisar y gestionar las cadenas de suministro de la empresa.
- Los supervisores de producción pueden utilizar los informes para monitorear las condiciones laborales, como el consumo de energía y la seguridad en el lugar de trabajo.
- Los profesionales de cumplimiento, incluyendo los reguladores externos, pueden consultar las auditorías para evaluar si se cumplen diversas normativas.
Cómo crear una estrategia de informes ERP
Ya comprende los objetivos y ha identificado los roles clave que requiere su estrategia de informes. Ahora es momento de entrar en detalles prácticos sobre cómo establecer su proceso de informes ERP para alcanzar el éxito.
Esto es lo que debe hacer:
1. Defina KPIs y otros objetivos
Un alcance reducido dará los mejores resultados—especialmente cuando recién está comenzando con su estrategia de informes ERP.
Identifique los KPIs y demás metas específicas que desea abordar mediante sus informes ERP, y tenga claro cómo estos indicadores se reflejarán en su estrategia empresarial general.
Guiar a su organización hacia una mayor eficiencia de costos
Suponga que su organización desea ser más eficiente en el gasto, especialmente ante tiempos económicos difíciles. Los informes ERP son una excelente herramienta para lograrlo, siempre que este objetivo guíe su estrategia.
Comunique este objetivo a todas las partes interesadas para garantizar que estén alineadas y concéntrese en extraer datos y tendencias relevantes para esa meta.
2. Establezca expectativas sobre la participación de los interesados
Prepare a las partes interesadas para el éxito—y asegúrese de que todos conozcan la importancia de su papel. Cada interesado debe tener claro cómo contribuye al éxito del sistema de informes y saber exactamente qué se espera de él o ella.
Conviértase en el director de orquesta
Trabaje directamente con cada parte interesada para definir expectativas claras sobre el tiempo para cumplir sus obligaciones y la frecuencia de las comunicaciones.
En la mayoría de los casos, estas expectativas deberán equilibrarse con las responsabilidades existentes, por lo que es importante establecer expectativas realistas durante el proceso.
3. Elige e integra una herramienta de informes ERP
Algunas plataformas ERP ya ofrecen las herramientas necesarias para crear un sistema de informes ERP. En otros casos, puede que prefieras elegir una herramienta de informes externa.
Asegura una integración de software fluida
Si deseas conectar una herramienta de informes a tu ERP existente, tu personal de TI deberá asegurarse de que esta herramienta esté correctamente integrada y configurada con la plataforma ERP actual. Trabaja con tu equipo de TI para validar esta integración antes de continuar con el proceso.
4. Valida los datos y el proceso de extracción de datos
La calidad de los datos es la base de una sólida estrategia de analítica ERP. Tus analistas de informes deben poner el sistema a prueba—es decir, someterlo a un proceso de validación, depuración y otras pruebas pertinentes—para asegurarse de que el sistema está configurado para recopilar y procesar adecuadamente los datos de ERP.
Limpieza en la gobernanza y propiedad de los datos
El proceso de validación puede detectar problemas relacionados con la propiedad y gobernanza de los datos que deben resolverse antes de que el sistema de informes ERP pueda ponerse en marcha. Trabaja con el área de analítica para identificar estos problemas y resolver cualquier duda sobre la titularidad de los datos con antelación, asegurando que todos los datos ERP sean validados, precisos y fiables.
5. Desarrolla plantillas de informes
Agiliza la creación y entrega de informes mediante la creación de plantillas en las que los datos extraídos del ERP puedan importarse fácilmente y mostrarse en un formato visual. Esto será especialmente útil al crear informes que deban ser consultados en tiempo real o generados mediante un disparador automático.
Visualización de datos para previsiones financieras
Una plantilla de informe puede ser una excelente manera de incorporar los datos más recientes de desempeño financiero en un informe de previsión potenciado por ERP. Esta plantilla puede seguir actualizándose a medida que haya nuevos datos disponibles.
6. Planifica iterar y optimizar con el tiempo
Los objetivos y necesidades de los informes ERP casi con certeza cambiarán a medida que tu empresa crezca. De igual modo, los implicados podrían identificar mejores formas de evaluar el ERP en línea con los objetivos de informes establecidos.
Crea una expectativa de mejora continua
En cualquiera de los escenarios mencionados, las empresas necesitan la flexibilidad de adaptar su sistema de informes con el tiempo en respuesta a necesidades y objetivos cambiantes.
Al incorporar esto desde el principio en tu estrategia, puedes comunicar a los interesados que el informe ERP nunca es un producto terminado. Supervisa la utilidad de tus informes ERP y colabora con las partes interesadas para optimizar tu estrategia de informes de manera continua.
Cuándo cambiar tu estrategia de informes
Pequeños ajustes en tu estrategia de informes son fáciles de implementar. Pero, dado el esfuerzo que supone cambiar los objetivos de los informes, ajustar las prioridades de los datos, reiniciar las integraciones de informes y modificar las plantillas... los cambios drásticos en tu estrategia de informes ERP suelen ser costosos y requieren mucho tiempo.
Si estás tratando de definir el proceso de informes antes de que tu sistema esté en funcionamiento...
- Bien por ti. ¡Eso es mucho más organizado que la mayoría de la gente!
- Encuentra un socio de implementación de ERP que pueda ayudarte a establecer una buena estrategia de informes desde el principio.
Si ya has configurado tu sistema, un consultor de ERP puede ayudarte a determinar si es necesario cambiar la estrategia de informes, y a realizar estos cambios de la manera más eficiente en coste y tiempo. En general, deberías considerar cambios en la estrategia de informes si ocurre una o más de las siguientes situaciones:
- Cambias el objetivo principal de tu estrategia de informes ERP;
- Tu empresa experimenta cambios importantes en tecnología empresarial, canales de informes de datos y/o requisitos de informes;
- Surgen nuevos requisitos normativos de informes;
- Tu empresa experimenta una reestructuración organizativa.
Los mayores errores que debes evitar en los informes ERP
Antes de lanzarte a crear una estrategia de informes ERP para tu empresa, aquí tienes un breve resumen de las trampas más comunes que debes evitar en este proceso:
1. Querer abarcar más de lo que puedes
La gran cantidad de datos que ofrecen los sistemas ERP obliga a las organizaciones a ser selectivas a la hora de identificar los datos que desean priorizar en los informes. Si intentas abarcar demasiado, corres el riesgo de generar un volumen y una variedad de informes de datos que no tienen enfoque y no son sostenibles.
Utiliza tus objetivos de reporte para perfeccionar tu enfoque únicamente en los datos más relevantes posibles. A medida que tu estrategia de informes madure y todas las partes interesadas se vayan familiarizando con este proceso, puedes reconsiderar si expandir tus informes para incorporar fuentes de datos adicionales.
2. Crear Informes a Partir de Datos de Baja Calidad
El proceso de validación de datos es fundamental para garantizar que los datos del ERP sean precisos y valiosos. Las inconsistencias, lagunas de datos y otros problemas de calidad limitarán drásticamente el valor de tus informes, por lo que es imprescindible que configures todo correctamente desde el principio.
3. No Educar a las Partes Interesadas sobre Sus Funciones
Es necesario identificar a las partes interesadas adecuadas, pero también se les debe educar correctamente sobre cómo desempeñar sus funciones.
Para los ejecutivos, esto significa instruirlos sobre cómo abordar la definición de objetivos y cómo usar los datos para tomar decisiones. Para los usuarios finales, esto implica brindar capacitación adecuada en cualquier software ERP—desde Acumatica hasta Sage—que se espera que utilicen al incorporar los reportes en sus tareas.
4. Crear Informes a Partir de Datos que tu Empresa No Posee
Si los datos de tu ERP contienen información que pertenece a otra entidad, podrías generar una responsabilidad para la empresa al incluir esos datos en tus propios informes.
Un programa sólido de gobernanza de datos puede ayudar a aclarar los temas de propiedad de datos y evitar este problema.
Comienza el Reporte ERP con el Pie Derecho
El éxito de una estrategia de informes ERP está muy influido por el esfuerzo dedicado a desarrollar una estrategia e implementar un marco para los reportes continuos dentro de tu organización.
Los CFOs deben ser diligentes al atravesar este proceso de desarrollo de programas. Haz tu tarea antes de lanzar esta iniciativa para asegurarte de que estés preparado para un lanzamiento sólido. Si quieres apoyo experto, busca un consultor ERP para que te ayude a implementar este programa.
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