Informes de ERP: cómo centrarse en los datos más útiles
Los sistemas de planificación de recursos empresariales contienen grandes cantidades de datos valiosos recopilados en una amplia variedad de funciones y departamentos empresariales, como finanzas, operaciones, marketing, recursos humanos y otros. Pero esta inteligencia empresarial solo es útil cuando se cuenta con un sólido proceso de generación de informes de ERP para extraer, organizar y presentar estos datos con el fin de fundamentar y mejorar los procesos de toma de decisiones.
Desde las mejores prácticas hasta los errores comunes que se deben evitar, sigue leyendo para obtener más información sobre cómo desarrollar una sólida estrategia de generación de informes de ERP.
¿Qué es la generación de informes de ERP?
La generación de informes de ERP es un proceso mediante el cual los datos de la base de datos de ERP de una organización se extraen, procesan y presentan a través de gráficos, diagramas y otras herramientas de generación de informes de datos que los principales responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas de la organización pueden comprender fácilmente.
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Estos informes están diseñados para presentar datos clave de ERP relacionados con indicadores clave de rendimiento (KPI) y otras tendencias importantes identificadas mediante las soluciones de ERP. Por ejemplo, los directores financieros (CFOs) suelen utilizar los informes de ERP para identificar tendencias financieras que van más allá de la visión general de un estado de pérdidas y ganancias (P&L) o un balance general.
La generación de informes de ERP puede proporcionar información más detallada sobre las tendencias recientes relacionadas con los ingresos o los gastos, y el director financiero puede utilizarla para elaborar previsiones financieras basadas en las condiciones empresariales actuales.
Beneficios de una correcta generación de informes de ERP
Tener más información siempre es algo positivo. Pero la manera en que se utiliza esa información puede marcar la diferencia.
La información obtenida de los datos mediante una estrategia de generación de informes de ERP bien diseñada puede ayudar a la empresa a reducir costes innecesarios y otras ineficiencias que, de otro modo, pasarían desapercibidas en la organización. Estas son cuatro formas en las que el ERP puede beneficiar a cualquier empresa:
1. Datos centralizados como única fuente de verdad
Cuando un sistema ERP se implementa correctamente, centraliza todos los datos de la organización en un repositorio centralizado. La generación de informes de ERP puede utilizar esta información para crear informes a partir de datos precisos, proporcionando informes integrales que no se ven afectados por silos de datos ni por datos contradictorios procedentes de distintos departamentos.
En lugar de revisar enormes cantidades de datos, un director financiero podría utilizar la información del ERP para evaluar los gastos de forma rápida y precisa, obtener información sobre la generación de ingresos y analizar otros datos financieros de toda la organización.
2. Auditoría y generación de informes de cumplimiento automatizadas
A medida que las organizaciones crecen, el desafío de garantizar el cumplimiento puede consumir muchísimo tiempo. Si se cuenta con un sólido sistema de generación de informes de ERP, esta carga se reduce considerablemente.
Los sistemas de generación de informes de ERP pueden utilizar registros auditables y generar informes automatizados basados en reglas para garantizar que el cumplimiento se supervise y controle rigurosamente.
En un sector como el manufacturero o el aeronáutico, donde la gestión de la mano de obra puede estar estrictamente regulada por motivos de seguridad, la generación de informes de ERP puede generar registros de actividad automatizados que documenten esta actividad y alerten a la organización sobre posibles casos de incumplimiento.
3. Información en tiempo real
Los datos generados por un sistema ERP pueden recopilarse en una ubicación centralizada y procesarse mediante paneles de informes en tiempo real. Los niveles de inventario, el consumo de energía y la producción manufacturera son solo algunos ejemplos en los que las organizaciones pueden utilizar información actualizada para orientar sus decisiones empresariales.
Un consumo elevado de energía puede impulsar a la organización a reducir la actividad e investigar la posible causa de este aumento, pero, por supuesto, no se cambiará nada si nadie lo sabe.
4. Ahorro de costes a largo plazo
Los informes de ERP pueden generar información y respaldar previsiones estratégicas que ayudan a los líderes empresariales a utilizar y gestionar mejor sus recursos internos.
La mano de obra, el consumo de energía, la gestión de la cadena de suministro y los flujos de trabajo de los procesos pueden beneficiarse de una mejor gestión y optimización gracias a la generación de informes de ERP. Los directivos pueden analizar toda la organización para identificar y abordar operaciones ineficientes, gastos excesivos y otras formas de desperdicio.
Con el tiempo, la generación de informes de ERP puede ayudar a la organización a lograr un gasto más eficiente en términos de costes, mejorar los márgenes de beneficio y permitir operaciones sostenibles.
¿Quién participa en el proceso de generación de informes de ERP?
Desde el personal encargado de elaborar informes hasta los responsables de tomar decisiones, un sistema sólido de generación de informes de ERP necesita la participación y el compromiso de varios roles clave.
Este es el equipo que debes reunir para aprovechar todo el valor de la generación de informes de ERP en tu organización:
Responsable de los informes de ERP (ejecutivo directivo)
Esta persona —que a menudo es el director financiero, aunque también puede ser un director de proyectos especiales asignado por el director financiero— es la principal responsable del sistema de generación de informes de ERP. La persona que ocupa este puesto establece los objetivos estratégicos del sistema de informes, supervisa directamente a los analistas y se comunica con los líderes ejecutivos para brindar orientación sobre la interpretación de los informes.
Con el tiempo, esta persona también será responsable de adaptar la estrategia de generación de informes de ERP en respuesta a las necesidades de la organización.
Alta dirección (C-Suite)
Los líderes de la alta dirección participarán directamente en la evaluación de los informes de ERP e incorporarán estos conocimientos a su toma de decisiones estratégicas. Estos líderes también colaborarán con el responsable del sistema de informes para establecer los KPI y definir el propósito de los informes de ERP.
Analista de datos de ERP
Los analistas trabajan en primera línea en la generación de informes de ERP y se aseguran de que los datos se compartan correctamente con las herramientas de generación de informes y, posteriormente, se conviertan en informes fáciles de leer. Este rol participa activamente en la creación de los informes que utilizan los ejecutivos y otras partes interesadas.
Estos analistas deben comprender los objetivos de la generación de informes de ERP, empezando por los puntos de datos que tienen mayor prioridad dentro de tu organización.
Soporte de TI
Según las necesidades de software, seguridad y otros aspectos relacionados con TI, varios miembros del personal de TI pueden participar en la configuración y el mantenimiento del sistema de generación de informes de ERP. Estas personas desempeñarán un papel más importante en la configuración del sistema de informes y en la configuración de todo el software y las herramientas para extraer y procesar correctamente los datos de ERP.
Usuarios finales
Si bien los líderes ejecutivos utilizarán los informes de ERP para orientar la toma de decisiones estratégicas, varios roles dentro de una organización pueden consultar estos informes periódicamente para fundamentar sus actividades diarias.
- Los profesionales de la cadena de suministro pueden utilizar los informes de ERP para supervisar y gestionar las cadenas de suministro de la empresa.
- Los supervisores de fabricación pueden utilizar los informes para supervisar las condiciones de trabajo, incluido el consumo de energía y la seguridad en el lugar de trabajo.
- Los profesionales de cumplimiento normativo, incluidos los reguladores externos, pueden consultar las auditorías para evaluar el cumplimiento de diversas normativas.
Cómo crear una estrategia de generación de informes de ERP
Comprendes los objetivos y has identificado los roles clave necesarios para tu estrategia de generación de informes. Ahora es el momento de recibir orientación práctica sobre cómo configurar tu proceso de generación de informes de ERP para que sea exitoso.
Esto es lo que debes hacer:
1. Define los KPI y otros objetivos
Un alcance limitado ofrecerá los mejores resultados, especialmente cuando apenas estás comenzando a implementar tu estrategia de generación de informes de ERP.
Identifica los KPI y otros objetivos claros que deseas abordar mediante tus informes de ERP, y asegúrate de comprender claramente cómo estas métricas se traducirán en tu estrategia empresarial más amplia.
Orientar a tu organización hacia una mayor eficiencia de costes
Supongamos que tu organización quiere ser más eficiente en cuanto a costes, especialmente ante un contexto económico cada vez más difícil. La generación de informes de ERP es una excelente forma de lograrlo, siempre que este objetivo se utilice para orientar tu estrategia.
Comunícate con todas las partes interesadas para garantizar la alineación con este objetivo y concéntrate en extraer datos y tendencias relevantes para alcanzarlo.
2. Establece expectativas para la participación de las partes interesadas
Prepara a tus partes interesadas para alcanzar el éxito y asegúrate de que todos conozcan la importancia de su rol. Cada parte interesada debe comprender claramente cómo contribuye al éxito del sistema de generación de informes y saber exactamente qué debe hacer.
Conviértete en el director
Trabaja directamente con cada parte interesada para establecer expectativas claras sobre el momento en que deben cumplir sus obligaciones y la frecuencia de las comunicaciones.
En la mayoría de los casos, estas expectativas también deberán equilibrarse con las responsabilidades existentes, por lo que es importante establecer expectativas realistas durante todo el proceso.
3. Elegir e integrar una herramienta de informes de ERP
Algunas plataformas ERP ya ofrecen las herramientas necesarias para crear un sistema de informes de ERP. En otros casos, es posible que quieras elegir una herramienta de informes externa.
Garantizar una integración fluida del software
Si quieres conectar una herramienta de informes a tu ERP actual, necesitarás que el personal de TI se asegure de que esta herramienta esté correctamente integrada y configurada con tu plataforma ERP actual. Trabaja con el personal de TI para validar esta integración antes de avanzar en el proceso.
4. Validar los datos y el proceso de extracción de datos
Los datos de calidad son la base de una sólida estrategia de análisis de ERP. Tus analistas de informes deberían someter el sistema de informes a una revisión exhaustiva —es decir, a un proceso de validación y limpieza de datos, así como a otros procesos de prueba pertinentes— para asegurarse de que el sistema esté configurado para recopilar y procesar correctamente los datos del ERP.
Perfeccionar la gobernanza y la propiedad de los datos
El proceso de validación puede identificar problemas relacionados con la propiedad y la gobernanza de los datos que deben abordarse antes de que el sistema de informes de ERP entre en funcionamiento. Trabaja con el equipo de análisis para identificar estos problemas y resolver de antemano cualquier duda relacionada con la propiedad, asegurándote de que todos tus datos del ERP estén validados, sean precisos y confiables.
5. Desarrollar plantillas de informes
Agiliza la representación y la entrega de informes mediante la creación de plantillas en las que los datos extraídos del ERP puedan importarse y representarse fácilmente en un formato visual. Esto será especialmente valioso al crear informes a los que se accederá en tiempo real o que se generarán mediante un activador automatizado.
Visualización de datos para previsiones financieras
Una plantilla de informes puede ser una excelente manera de incorporar los datos más recientes sobre el rendimiento financiero a un informe de previsiones basado en ERP. Esta plantilla puede seguir actualizándose con el tiempo a medida que haya nuevas cifras disponibles.
6. Planificar la iteración y optimización a lo largo del tiempo
Los objetivos y las necesidades de los informes de ERP casi con toda seguridad cambiarán a medida que crezca tu empresa. Del mismo modo, las partes interesadas pueden identificar mejores enfoques para evaluar el ERP en consonancia con tus objetivos de informes establecidos.
Crear una expectativa de perfeccionamiento continuo
En cualquiera de las situaciones mencionadas anteriormente, las empresas necesitan la flexibilidad necesaria para adaptar su sistema de informes con el tiempo en respuesta a la evolución de sus necesidades y objetivos.
Al incorporar esto a tu estrategia desde el principio, puedes comunicar a las partes interesadas que los informes de ERP nunca son un producto terminado. Supervisa la utilidad de tus informes de ERP y trabaja con las partes interesadas para optimizar continuamente tu estrategia de informes.
Cuándo cambiar tu estrategia de informes
Las pequeñas mejoras en tu estrategia de informes son fáciles de implementar. Pero, teniendo en cuenta el esfuerzo que requiere cambiar los objetivos de los informes, ajustar las prioridades de los datos, restablecer las integraciones de informes y modificar las plantillas de informes…, los cambios radicales en tu estrategia de informes de ERP suelen ser agotadores y consumir mucho tiempo.
Si estás intentando concretar el proceso de informes antes de que tu sistema esté implementado…
- Bien hecho. ¡Eso está mucho más organizado que la mayoría de las personas!
- Busca un socio de implementación de ERP que pueda ayudarte a establecer una buena estrategia de informes desde el principio.
Si ya has configurado tu sistema, un consultor de ERP puede ayudarte a determinar si es necesario realizar cambios en la estrategia de informes y a abordar estos cambios de la manera más eficiente en términos de costes y tiempo. En general, deberías considerar cambios en la estrategia de informes si ocurre uno o más de los siguientes casos:
- Cambias el objetivo de organización de tu estrategia de informes de ERP;
- Tu empresa experimenta cambios significativos en la tecnología empresarial, los canales de informes de datos o los requisitos de informes;
- Estás sujeto a nuevos requisitos reglamentarios de informes;
- Tu empresa experimenta una reestructuración organizativa.
Los mayores errores en los informes de ERP que debes evitar
Antes de actuar para crear una estrategia de informes de ERP para tu empresa, aquí tienes un breve resumen de los errores más comunes que debes evitar en este proceso:
1. Abarcar más de lo que puedes manejar
La enorme cantidad de datos que ofrecen los sistemas ERP obliga a las organizaciones a ser selectivas al identificar los datos que desean priorizar en sus informes. Si intentas abarcar demasiado, corres el riesgo de generar informes de datos con un volumen y una variedad que carezcan de enfoque y sean insostenibles.
Usa tus objetivos de informes para limitar el enfoque únicamente a los datos más relevantes posibles. A medida que tu estrategia de informes madure y todas las partes interesadas se familiaricen con este proceso, podrás reconsiderar si deseas ampliar tus informes para incorporar fuentes de datos adicionales.
2. Crear informes a partir de datos de baja calidad
El proceso de validación de datos es fundamental para garantizar que los datos del ERP sean precisos y valiosos. Las incoherencias, las lagunas de datos y otros problemas de calidad limitarán gravemente el valor de tus informes, por lo que es imprescindible que configures todo correctamente desde el principio.
3. No instruir a las partes interesadas sobre sus funciones
Es necesario identificar a las partes interesadas adecuadas, pero también hay que instruirlas correctamente sobre cómo desempeñar sus funciones.
Para los ejecutivos, esto significa instruirlos sobre cómo establecer objetivos y cómo utilizar los datos para fundamentar la toma de decisiones. Para los usuarios finales, significa proporcionar una formación adecuada sobre cualquier software de ERP, desde Acumatica hasta Sage, que se espera que utilicen al incorporar los informes a sus funciones.
4. Crear informes a partir de datos que tu empresa no posee
Si tus datos de ERP contienen datos propiedad de otra entidad, podrías crear una responsabilidad para la empresa al incluirlos en tus propios informes.
Un sólido programa de gobernanza de datos puede ayudar a aclarar los problemas de propiedad de los datos y evitar este problema.
Comienza con buen pie con los informes de ERP
El éxito de una estrategia de informes de ERP está muy influido por el esfuerzo dedicado a desarrollar una estrategia e implementar un marco para la generación continua de informes dentro de tu organización.
Los directores financieros deben ser diligentes al llevar a cabo este proceso de desarrollo del programa. Investiga a fondo antes de poner en marcha esta iniciativa para asegurarte de que estás preparado para un lanzamiento sólido. Si quieres apoyo especializado, busca un consultor de ERP que te ayude a implementar este programa.
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