Preparando tu ERP: Lista de verificación previa a la implementación
Felicitaciones por decidir optimizar las operaciones de tu empresa con un sistema de planificación de recursos empresariales; ese es un excelente primer paso. Ahora, es momento de asegurarte de que tu empresa esté lista para el ERP.
Esto es lo que necesitas saber para prepararte para la implementación de un sistema ERP, junto con una lista de verificación para validar tu preparación.
¿Qué significa estar listo para el ERP?
Cuando estás “listo para el ERP”, significa que estás completamente preparado para instalar y usar un sistema ERP en tu organización. Más específicamente, estar listo para el ERP implica que has realizado una evaluación de preparación para ERP y has determinado que estás en condiciones de implementar el sistema.
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Una evaluación de preparación para ERP analiza el estado actual de tu empresa, ayudándote a identificar los cambios que necesitas hacer antes de implementar un sistema ERP. Una evaluación de preparación toma en cuenta:
- Los retos que enfrenta tu empresa
- Si un sistema ERP ayudará a resolver estos retos
- Si tu empresa está lista para implementar un sistema ERP; y si no, qué necesitas modificar para estarlo
Los sistemas ERP son excelentes para lograr mayor eficiencia como organización, pero necesitas asegurarte de que tu empresa cuente con las capacidades humanas, financieras y tecnológicas adecuadas para incorporar este nuevo sistema ERP.
Como dijo célebremente el inventor del teléfono, “Antes que nada, la preparación es la clave del éxito”.
¿Por qué es importante estar listo para el ERP?
Existen varios beneficios al realizar una evaluación de preparación para ERP. De hecho, estar preparado para el ERP debería ser el primer paso en tu estrategia ERP si quieres atravesar el proceso sin desperdiciar tiempo, energía y, quizás lo más importante, dinero.
Cuando priorizas una evaluación de preparación para ERP, eliminas los desafíos que el 75% de las empresas no preparadas enfrentan, ya que te vuelves claro en los siguientes puntos:
- Los retos que esperas resolver con un sistema ERP
- Qué sistemas quedarán obsoletos
- Si cuentas con la infraestructura tecnológica adecuada
- Roles y responsabilidades de los empleados
- Costo total y retorno de inversión esperado
- Posibles causas de resistencia
Lo más importante es que una evaluación de preparación te ayuda a determinar qué necesitas modificar para estar listo para el ERP antes de desperdiciar valiosos recursos en una implementación ERP fallida.
Lista de Verificación de Preparación para ERP
Es momento de hacer un diagnóstico—sigue esta lista de verificación para determinar si ya estás listo para implementar, o si es mejor esperar un momento.
Así es como se ve la lista de verificación rápidamente:
- Retos actuales del negocio
- Objetivos y metas de la implementación
- Recursos organizacionales
- Preparación del equipo
- Listos para la migración de datos
- Si involucrar a un consultor ERP
1. Comprende los retos actuales que enfrenta tu empresa
Ante todo, necesitas determinar si estás intentando resolver los problemas correctos al implementar una solución ERP. Así como los autos deportivos (normalmente) no resuelven las crisis de la mediana edad, los sistemas ERP no son soluciones mágicas.
Algunos de los problemas más comunes que los sistemas ERP pueden ayudar a resolver incluyen:
- Pobre gestión financiera
- Falta de datos adecuados para la toma de decisiones
- Demasiado trabajo manual
- Mala circulación de suministros dentro de la cadena de suministro
- Poca coordinación entre los distintos departamentos
- Incapacidad para escalar las operaciones de tu negocio
- Poca funcionalidad de los sistemas existentes
- Retrasos en los informes en tiempo real
- Gestión de relaciones con el cliente inconsistente
2. Define tus metas y objetivos
Si quieres que tu estrategia de implementación de ERP tenga éxito, debes definir claramente los objetivos y metas de tu negocio.
Si ya te has tomado el tiempo de entender realmente los desafíos que tu empresa podría resolver con un sistema ERP —como se indica en el paso 1—, tu parte ya está hecha.
Pero el asunto es: Este paso no se puede hacer de manera aislada. Todos los responsables relevantes deben participar en la definición de las metas y objetivos de tu sistema ERP, para reducir el tiempo que se pueda perder discutiendo y cambiando cosas más adelante.
Para simplificar las cosas, pide a los interesados relevantes que completen el siguiente cuestionario:
| Consideración | Respuesta |
| ¿Cuáles son los principales objetivos y metas que pretendes lograr con un sistema ERP? | |
| ¿Cuáles son los principales resultados que se buscan alcanzar con la implementación de ERP? | |
| ¿Todos los interesados están al tanto de las expectativas sobre la estrategia de implementación del ERP? | |
| ¿Todos los interesados comprenden y están de acuerdo con los objetivos y resultados esperados? | |
| ¿Cuánto tiempo llevará la estrategia? |
Una vez que todos hayan hecho su tarea, reúnanse nuevamente y debatan los objetivos. Cuando todos estén alineados, podrán determinar el tipo de sistema ERP que sería el mejor para ustedes, y luego pasar al siguiente paso.
3. Considera tu presupuesto y recursos
Considera si cuentas con los recursos adecuados para apoyar este proyecto ERP.
Por ejemplo, si solo tienes uno o dos integrantes en tu equipo de implementación, podrían no alcanzar los plazos por falta de tiempo, lo que te obligaría a asignar más personas al equipo.
Y, por supuesto, debes considerar los recursos financieros necesarios para que funcione. Si no estás seguro de tener —o no tienes la capacidad de comprometer— suficiente dinero para ver esto hasta el final, tu implementación estaría condenada desde el principio.
4. Comprende la preparación de tu equipo
La dirección ya debería estar convencida a este punto, así que tu trabajo es asegurarte de que todos los demás equipos y futuros operadores estén preparados para esta nueva tecnología.
Esto no significa que debas preguntar individualmente a cada empleado si está emocionado por recibir un nuevo sistema (¿te imaginas si ese fuera realmente mi consejo?).
Significa que debes considerar a las personas y procesos que se verán afectados por la implementación y cómo adaptarse mejor a estos cambios.
Por ejemplo:
- Si sueles utilizar contratistas independientes para muchos de tus procesos, deberías considerar los documentos o vídeos de formación que necesitarás crear para ponerlos al día, así como quién creará esos recursos.
- Si tendrás muchos empleados actuando como usuarios finales de tu sistema ERP, considera organizar un taller de formación formal para ponerlos al día.
5. Prepárate para la migración de datos
Antes de instalar un ERP, prepárate para migrar los datos desde varios sistemas al nuevo.
Debes asignar a alguien de tu equipo de implementación de ERP que se encargue del papel de migrar los datos y que contacte a las personas responsables de tus sistemas actuales… ya que puede ser un desafío.
Para evitar retrasos por parte de los proveedores, la persona responsable debe hacer los preparativos previos y lograr la aprobación de los proveedores con antelación.
Para que el proceso de migración de datos sea exitoso, comprende lo siguiente:
- Cómo vas a migrar los datos—más complicado de lo que parece, este paso requiere una consideración cuidadosa.
- Los riesgos potenciales que puede enfrentar tu empresa debido a la migración de datos, así como cómo minimizarás la probabilidad de que ocurran y responderás en caso de que sucedan.
6. Determina si necesitas un consultor de ERP
Si no puedes destinar el personal necesario para llevar a cabo la implementación de la forma correcta, busca ayuda profesional de un consultor ERP.
Un consultor ERP es un profesional con amplios conocimientos sobre sistemas ERP, y está bien preparado para encargarse de la mayoría de estos procesos tediosos en tu nombre.
Soy de los que hace todo por sí mismo, pero incluso yo consideraría dejar esto en manos de un experto, considerando la cantidad de dinero (y el potencial dolor de cabeza) que implica este proceso.
Problemas que Debes Resolver Antes de Implementar un ERP
Hay cosas que parecen universales: el miedo a dejar el horno encendido, la alegría de enamorarse y el hecho de que las empresas realmente luchan con la implementación de sistemas ERP.
Estos son 5 de los problemas más comunes que enfrenta la gente al implementar un ERP que, por suerte para ti, estimado lector, casi todos se abordan en la lista de verificación anterior.
1. Selección del Proveedor ERP Adecuado
Antes de proceder a implementar un sistema ERP, debes elegir un proveedor confiable. Pero como el sector ERP es muy competitivo, la mayoría de los operadores comerciales tienen dificultades para seleccionar al proveedor adecuado.
Puedes resolver este reto trabajando con un consultor ERP y obteniendo su opinión, o bien encontrando una lista de los mejores sistemas ERP del mercado, mapeando sus beneficios frente a tus objetivos y hablando con un asesor de software.
Útil, ¿verdad?
2. Presupuesto Insuficiente
Según ERP Focus, el costo promedio de implementar un sistema ERP es de $7200. Sin embargo, como con cualquier otra cosa, esta cifra puede variar dependiendo del tamaño de tu organización.
La mayoría de las empresas no logran implementar por completo los sistemas ERP después de comenzar el proceso de implementación. ¿La razón más común? Una mala planificación del presupuesto.
- Revisa la lista de verificación de preparación
- Solicita cotizaciones a los proveedores
- Asegúrate de haber pensado en cada paso del proceso, y
- Reserva un margen para gastos imprevistos
3. Mala Gestión de Proyecto
Al implementar un ERP, debes dividir el proyecto en varias fases. Estas fases incluyen:
- Descubrimiento y planificación
- Diseño
- Desarrollo
- Migración de datos
- Pruebas
- Actualizaciones posteriores al lanzamiento
Para cumplir exitosamente con las actividades requeridas en cada fase, necesitas un equipo de implementación sólido y competente—esperemos que cuente al menos con un buen gestor de proyectos en el grupo.
4. Poca Participación de los Empleados en el Proyecto
Un error fundamental que cometen la mayoría de los dueños de negocios es no actualizar ni involucrar a los empleados durante la implementación del ERP.
En concreto, informa a los empleados relevantes sobre las características y beneficios del nuevo sistema ERP durante el proceso previo a la implementación, y luego ayúdalos en la transición y adaptación al nuevo sistema.
5. Pensar que la Implementación es algo Puntual
¿Pensaste que configurarías el sistema y estarías listo para siempre? Por mucho que me gustaría que fuera así, la vida no es tan sencilla.
Como ocurre con cualquier sistema, querrás darle mantenimiento. Cuando es un sistema tan grande como este, necesitas a alguien que realmente se encargue de la tarea.
Asigna un responsable de producto para tu sistema ERP, y ayúdale a colaborar con tu equipo de proyecto y a planificar auditorías periódicas para resolver problemas e integrar nuevos módulos conforme evoluciona tu negocio.
Después de todo, si no planificas… planeas fracasar.
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