Preparándose para el ERP: Su Lista de Verificación Previa a la Implementación
Felicitaciones por decidir optimizar las operaciones de tu empresa con un sistema de planificación de recursos empresariales; ese es un gran primer paso. Ahora, es momento de asegurarte de que tu compañía esté lista para implementar un ERP.
Esto es lo que necesitas saber para prepararte para la implementación de un sistema ERP, junto con una lista de verificación para validar tu preparación.
¿Qué significa estar listo para un ERP?
Cuando estás "listo para un ERP", significa que estás totalmente preparado para instalar y utilizar un sistema ERP en tu organización. Más específicamente, estar listo implica que has completado una evaluación de preparación para ERP y has determinado que estás preparado para la implementación del sistema.
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Una evaluación de preparación para ERP analiza el estado actual de tu empresa y te ayuda a identificar los cambios que necesitas realizar antes de implementar un sistema ERP. Una evaluación de preparación analiza:
- Los desafíos que enfrenta tu empresa
- Si un sistema ERP ayudará a abordar estos desafíos
- Si tu empresa está lista para implementar un sistema ERP; si no, qué necesitas cambiar para estar listo
Los sistemas ERP son excelentes para lograr mayor eficiencia organizacional, pero necesitas asegurarte de que tu empresa cuente con la capacidad humana, financiera y tecnológica adecuada para adoptar este nuevo sistema ERP.
Como dijo el inventor del teléfono, “Antes que nada, la preparación es la clave del éxito”.
¿Por qué es importante estar listo para el ERP?
Existen varios beneficios de realizar una evaluación de preparación para ERP. De hecho, la preparación para el ERP debe ser el primer paso en tu estrategia ERP si deseas atravesar el proceso sin perder tiempo, energía y—quizá lo más importante—dinero.
Cuando priorizas una evaluación de preparación para ERP, eliminas los desafíos que el 75% de las empresas no preparadas enfrentan, al dejar en claro los siguientes puntos:
- Los desafíos que esperas resolver con un sistema ERP
- Qué sistemas quedarán obsoletos
- Si cuentas con la infraestructura tecnológica adecuada
- Funciones y responsabilidades de los empleados
- Costo total y retorno de inversión esperado
- Posibles causas de resistencia
Sobre todo, una evaluación de preparación te ayuda a determinar qué necesitas cambiar para estar listo para el ERP antes de desperdiciar recursos intentando sin éxito una implementación de ERP.
Lista de verificación para la preparación del ERP
Es momento de ponerlo a prueba: utiliza esta lista de verificación para saber si estás listo para implementar o si sería mejor esperar un poco.
Así se ve la lista de verificación rápidamente:
- Desafíos actuales del negocio
- Objetivos y metas de la implementación
- Recursos organizacionales
- Preparación del equipo
- Preparación para la migración de datos
- Decidir si involucrar a un consultor de ERP
1. Comprende los desafíos actuales que enfrenta tu empresa
Antes que nada, necesitas averiguar si estás intentando resolver los problemas adecuados al implementar una solución ERP. Así como los autos deportivos (generalmente) no solucionan crisis de mediana edad, los sistemas ERP no son varitas mágicas.
Algunos de los problemas más comunes que los sistemas ERP sí pueden ayudar a resolver incluyen:
- Pobre gestión financiera
- Falta de datos adecuados para la toma de decisiones
- Demasiado trabajo manual
- Deficiente movimiento de suministros dentro de tu cadena de suministro
- Poca coordinación entre los diferentes departamentos
- Incapacidad para escalar las operaciones de tu empresa
- Poca funcionalidad de los sistemas existentes
- Retrasos en los reportes en tiempo real
- Gestión inconsistente de las relaciones con los clientes
2. Define tus objetivos y metas
Si quieres que tu estrategia de implementación de ERP tenga éxito, necesitas definir claramente las metas y objetivos de tu negocio.
Si te has tomado el tiempo de comprender realmente los desafíos que tu empresa podría resolver con un sistema ERP—tal como pedía el paso 1—entonces tu parte ya está hecha.
Pero la cuestión es la siguiente: Este paso no se puede realizar de forma aislada. Todos los responsables de la toma de decisiones relevantes deben participar en la definición de los objetivos y metas de tu sistema ERP, para minimizar el tiempo dedicado a discutir y hacer cambios más adelante.
Para simplificar las cosas, haz que tus partes interesadas relevantes completen el siguiente cuestionario:
| Consideración | Respuesta |
| ¿Cuáles son los principales objetivos y metas que deseas alcanzar con un sistema ERP? | |
| ¿Cuáles son los resultados principales que se deben lograr con la implementación del ERP? | |
| ¿Están todos los interesados al tanto de las expectativas de la estrategia de implementación del ERP? | |
| ¿Todos los interesados entienden y están de acuerdo con las metas y los resultados esperados? | |
| ¿Cuánto tiempo tomará la estrategia? |
Una vez que todos hayan realizado su tarea, reúnanse y discutan los objetivos. Cuando todos estén alineados, puedes determinar el tipo de sistema ERP que sería mejor para ti, y luego pasar al siguiente paso.
3. Considera tu presupuesto y recursos
Considera si cuentas con los recursos adecuados para respaldar este proyecto ERP.
Por ejemplo, si solo tienes 1 o 2 miembros en tu equipo de implementación, podrían no cumplir con los plazos debido a la falta de tiempo, lo que requeriría asignar más miembros al equipo.
Y, por supuesto, es necesario considerar los recursos financieros requeridos para que esto funcione. Si no estás seguro de tener—o si no puedes comprometer—suficiente efectivo para completar el proceso, tu implementación fracasaría desde el principio.
4. Evalúa la preparación de tu equipo
La dirección ya debería estar comprometida en este punto, así que tu tarea es asegurarte de que todos los demás equipos y los futuros usuarios estén preparados para esta nueva tecnología.
Esto no significa que debas preguntar uno por uno a cada empleado si están emocionados por un nuevo sistema (¿te imaginas si ese fuera realmente mi consejo?).
Significa que necesitas considerar a las personas y procesos que se verán afectados por la implementación y cómo adaptarse de la mejor manera a estos cambios.
Por ejemplo:
- Si usas contratistas independientes para muchos de tus procesos, deberías considerar los documentos o videos de capacitación que necesitarás crear para ponerlos al día, así como quién los elaborará.
- Si vas a tener muchos empleados que operen como usuarios finales de tu sistema ERP, considera organizar un taller de capacitación formal para ponerlos al corriente.
5. Prepárate para la migración de datos
Antes de instalar un ERP, prepárate para migrar datos de varios sistemas al nuevo sistema.
Debes asignar a alguien de tu equipo de implementación de ERP para que asuma el rol de migración de datos y se ponga en contacto con los responsables de los sistemas actuales... porque puede ser todo un reto.
Para evitar demoras por parte del proveedor, haz que la persona responsable realice las gestiones previas necesarias y obtenga el visto bueno de los proveedores con anticipación.
Para que el proceso de migración de datos sea exitoso, debes comprender lo siguiente:
- Cómo vas a migrar los datos—más complicado de lo que parece, este paso requiere reflexión cuidadosa.
- Los posibles riesgos que podría enfrentar tu empresa debido a la migración de datos, así como la forma de minimizar la probabilidad de que ocurran y cómo responder si llegan a presentarse.
6. Determina la necesidad de un consultor de ERP
Si no puedes dedicar el personal necesario para llevar a cabo la implementación de la manera correcta, busca asistencia profesional de un consultor ERP.
Un consultor ERP es un profesional con un amplio conocimiento de los sistemas ERP, y está bien capacitado para encargarse de la mayoría de estos procesos tediosos por ti.
Soy del tipo "hazlo tú mismo hasta el final", pero incluso yo consideraría pedirle a un experto que se encargue de esto, considerando la cantidad de dinero (y el potencial dolor de cabeza) que está en juego aquí.
Problemas a solucionar antes de la implementación de un ERP
Algunas cosas parecen universales: el miedo de dejar el horno encendido, la alegría de enamorarse, y el hecho de que las empresas parecen realmente tener problemas con la implementación de sistemas ERP.
Estos son 5 de los problemas más comunes que enfrentan las personas al implementar un ERP que, por suerte para ti, querido lector, prácticamente todos están cubiertos por la lista de verificación anterior.
1. Seleccionar el proveedor de ERP adecuado
Antes de proceder a implementar un sistema ERP, tienes que elegir un proveedor confiable. Pero, dado que el sector de ERP es muy competitivo, la mayoría de los responsables de negocios tienen dificultades para seleccionar al proveedor adecuado.
Puedes resolver este desafío trabajando con un consultor ERP y solicitando su opinión, o encontrar una lista de los mejores sistemas ERP del mercado, comparar sus beneficios con tus objetivos y hablar con un asesor de software.
Útil, ¿no?
2. Presupuesto insuficiente
Según ERP Focus, el costo promedio de implementar un sistema ERP es de $7200. Sin embargo, como cualquier otra cosa, esta cantidad puede variar según el tamaño de tu organización.
La mayoría de las empresas no logran implementar completamente los sistemas ERP tras comenzar el proceso de implementación. ¿La razón más común? Mala planificación presupuestaria.
- Revisa la lista de verificación de preparación
- Obtén cotizaciones de los proveedores
- Asegúrate de haber pensado en cada paso del proceso, y
- Reserva un colchón para gastos imprevistos
3. Mala gestión del proyecto
Al implementar un ERP, debes dividir el proyecto en varias fases. Estas fases incluyen:
- Descubrimiento y planificación
- Diseño
- Desarrollo
- Migración de datos
- Pruebas
- Actualizaciones posteriores al lanzamiento
Para lograr con éxito las actividades requeridas en cada fase, necesitas un equipo de implementación fuerte y competente—preferentemente, con al menos un buen gestor de proyecto en el grupo.
4. Escasa participación de los empleados en el proyecto
Un error fundamental que cometen la mayoría de los dueños de negocios es no actualizar e involucrar a los empleados durante la implementación del ERP.
En concreto, informa a los empleados pertinentes sobre las características y beneficios del nuevo sistema ERP durante el proceso de preimplementación, y luego ayúdales a hacer la transición y adaptarse al nuevo sistema.
5. Pensar que la implementación es cosa de una sola vez
¿Pensaste que instalarías el sistema y ya quedarías listo para siempre? Aunque me gustaría que fuera así, la vida no es tan simple.
Como con cualquier sistema, vas a querer mantenerlo. Cuando se trata de un sistema tan grande como este, necesitarás que alguien realmente tome el mando de la tarea.
Asigna un responsable del producto para tu sistema ERP, luego ayúdale a colaborar con tu equipo de proyecto y planifica auditorías periódicas para corregir problemas e integrar nuevos módulos a medida que tu empresa evolucione.
Al fin y al cabo, si no planificas… ¡planeas fracasar!
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