Cómo elegir un software ERP

1. Flexibilidad del plan

La flexibilidad del plan le permite ajustar su solución ERP a medida que evoluciona su empresa. Sin embargo, puede generar costes adicionales si no tiene cuidado. Busque proveedores que ofrezcan condiciones claras y sencillas para cambiar de plan sin penalizaciones. 

Asegúrese de preguntar si ofrecen actualizaciones temporales durante las temporadas de mayor actividad para evitar cargos inesperados. Revise las condiciones del contrato y hable con usuarios actuales sobre sus experiencias con los cambios de plan para obtener más información. 

2. Acceso a los datos y generación de informes

El acceso a los datos y la generación de informes determinan hasta qué punto puede realizar un seguimiento y analizar las métricas de su empresa. Busque soluciones ERP con herramientas de generación de informes personalizables u opciones de visualización. Si su empresa necesita una accesibilidad a los datos más avanzada, considere buscar sistemas de inteligencia empresarial (BI) para ERP. 

Durante la demostración, pruebe todas las funciones de generación de informes disponibles y pregunte cómo se integran con las fuentes de datos existentes para asegurarse de que nada se pierda durante la implementación.

3. Integración con su conjunto de tecnologías

La mayoría de los software ERP ofrecen diversas integraciones para funcionar sin problemas con sus sistemas existentes. Sin embargo, no todos los ERP se integran con todas las soluciones de software.

Al investigar a los proveedores, compruebe si el ERP admite API o integraciones prediseñadas con su conjunto de tecnologías actual. Esto incluye software de contabilidad, herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y otras soluciones. 

4. Incorporación y asistencia

La incorporación y la asistencia continua son esenciales para realizar una transición fluida al nuevo software, tanto para usted como para su equipo. Lo ideal es elegir un proveedor que ofrezca formación avanzada y asistencia ágil. 

Por ello, asegúrese de preguntar por el proceso de incorporación y los canales de asistencia disponibles. Considere también ponerse en contacto con referencias adicionales para evaluar la calidad de su servicio de atención al cliente desde una perspectiva de experiencia de usuario.

5. Permisos basados en roles

Los permisos basados en roles controlan quién puede acceder a cada elemento dentro del sistema ERP. Esto es importante para mantener la seguridad y el cumplimiento normativo, especialmente si trabaja en sectores más regulados, como la atención sanitaria o la ciberseguridad.  

Asegúrate siempre de que el software te permita establecer niveles de acceso detallados para diferentes roles. La mejor manera de probarlo es solicitar una demostración de la configuración de permisos durante una prueba. De esta manera, podrás ver el acceso a los permisos en acción. 

6. Cumplimiento específico del sector

El cumplimiento de las normativas del sector no es negociable, independientemente de cuál sea tu sector. Elige un ERP que cumpla con los estándares de cumplimiento de tu sector, ya sean HIPAA, GAAP o IFRS. 

Después, pregunta a los proveedores cómo gestionan las actualizaciones de cumplimiento y qué certificaciones tienen. Verifícalo comprobando si tienen clientes en tu sector y cómo abordan los cambios normativos.

7. Opciones de personalización

La personalización te permite adaptar el ERP para que se ajuste a tus procesos únicos. Sin embargo, aunque es beneficioso contar con un sistema flexible que se adapte a tus necesidades, la personalización puede generar rápidamente costes adicionales.

Busca un software que ofrezca flujos de trabajo e interfaces de usuario configurables. Durante la evaluación, solicita ejemplos de personalizaciones que hayan implementado otros clientes y pregunta si los módulos o cambios adicionales afectan a tu coste total.

8. Funciones de automatización

Las funciones de automatización pueden ahorrar tiempo al reducir las tareas manuales, lo que permite agilizar las operaciones y mejorar la eficiencia. 

Busca soluciones de software empresarial con funciones avanzadas de automatización, como flujos de trabajo y alertas automatizados. Durante la prueba, configura un proceso automatizado sencillo para comprobar cómo funciona.

9. Compatibilidad móvil o con varias ubicaciones

La compatibilidad móvil y con varias ubicaciones es fundamental si tu equipo trabaja a distancia o en distintos centros. Para conseguirlo, considera soluciones que ofrezcan un acceso móvil fiable y faciliten la colaboración. 

Comprueba si incluye funciones como una aplicación móvil y examina cómo gestiona la sincronización de datos entre ubicaciones. Durante una demostración, prueba la funcionalidad para asegurarte de que sea fácil de usar y eficaz.

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Cómo elegir un software ERP: un marco de 5 pasos

Elegir el proveedor de ERP adecuado requiere una estrategia clara. Es importante que alinees el software con los objetivos y las necesidades operativas de tu empresa. Si no lo haces, podrías enfrentarte a sustituciones costosas y errores más adelante. 

A continuación, te explicamos cómo evitar esos inconvenientes y encontrar la solución adecuada desde el primer momento:

Paso 1: Identifica tus necesidades

No puedes elegir una solución ERP sin saber cómo afectará a tu equipo y a otras áreas funcionales. Antes de comenzar la búsqueda, debes recopilar los requisitos. Estos son los pasos que debes seguir:

Recopila las aportaciones de las partes interesadas

Involucra a las partes interesadas clave, como Recursos Humanos, finanzas y TI, para obtener una visión completa de las necesidades de los distintos departamentos. Por ejemplo, el departamento de TI podría requerir una mejor gestión de proyectos, mientras que finanzas podría necesitar informes más claros. 

Considera la posibilidad de celebrar reuniones o talleres para analizar las mejoras deseadas y definir cómo sería el éxito para ellos. Esta colaboración ayuda a garantizar que la solución cumpla con las expectativas de todos.

Enumera y prioriza los puntos problemáticos

Después de hablar con tu equipo, crea una lista de los puntos problemáticos y obstáculos comunes que afectan a la productividad, como el procesamiento lento de pagos o el aumento del volumen de datos. Priorízalos según su impacto y frecuencia, centrándote en los que más dificultan las operaciones diarias.

Alinea los requisitos con las políticas internas

Además de los comentarios, también es importante asegurarse de que los requisitos de tu ERP estén alineados con las políticas y los objetivos regulatorios de tu empresa. Comprueba siempre de antemano las preferencias de los proveedores y los protocolos de seguridad para garantizar que cumplan con los estándares de conformidad. 

También es fundamental confirmar que tu sistema ERP pueda adaptarse a cualquier cambio normativo. Esta alineación evita conflictos futuros y garantiza un proceso de integración más fluido.

Diferencia las funciones imprescindibles

Una vez que tengas toda la información necesaria, debes reducir tus opciones. Empieza distinguiendo entre las funciones esenciales y aquellas que sería conveniente tener. 

Entre las funciones esenciales pueden incluirse el acceso a los datos en tiempo real o la integración con las herramientas existentes. Por otro lado, las funciones convenientes podrían ser los portales de autoservicio y los paneles o las plantillas personalizables. 

Considera qué funcionalidades resuelven directamente los principales desafíos de tu equipo y parte de ahí. 

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué quejas u obstáculos aparecen con mayor frecuencia?
• ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
• ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales puntos problemáticos?
• ¿Qué ROI esperas obtener de esta inversión?
• ¿Cómo se alinea el software con nuestros protocolos de seguridad?

Paso 2: Investiga los proveedores de software ERP

A continuación, investiga y compara tus principales proveedores de software ERP para encontrar la mejor solución que satisfaga las necesidades de tu equipo y tu empresa. Esta es la manera de reducir tus opciones:

Realiza una evaluación general de los proveedores

Comienza con sitios de reseñas, clasificaciones y casos prácticos para obtener una visión general de las opciones de ERP disponibles. Esto te ayuda a identificar rápidamente a los posibles proveedores y a comprender su reputación en el mercado. 

Busca patrones en las reseñas, como fortalezas o debilidades comunes, para orientar tu proceso de toma de decisiones.

Compara según las necesidades de la empresa

Evalúa las herramientas en función de factores como el tamaño de la empresa y las capacidades de integración. Durante este paso, también es importante decidir el tipo de implementación de tu proyecto ERP: basado en la nube, local, híbrido o de dos niveles. Considera cómo cada opción respalda tu conjunto tecnológico actual y tus objetivos de escalabilidad.

Identifica los factores diferenciadores clave

A partir de ahí, concéntrate en aspectos únicos como el soporte para la implementación o la experiencia del usuario. Determina qué proveedores ofrecen flexibilidad para casos de uso específicos que tu empresa pueda encontrar. Esto te ayuda a encontrar la opción más adecuada para tus requisitos empresariales concretos.

Documenta tus hallazgos

Conserva siempre un registro detallado de tu investigación para poder comparar fácilmente a los proveedores más adelante. Anota en él aspectos clave como los precios, las funciones y las limitaciones. Esta documentación será una referencia valiosa al tomar la decisión final.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué hace mejor cada herramienta?
• ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu conjunto tecnológico?
• ¿Qué soporte y documentación están disponibles?
• ¿Cómo gestiona el proveedor las actualizaciones y el mantenimiento?
• ¿Hay costes o tarifas ocultos?

Principales programas ERP que debes considerar

Esta es mi lista de las mejores opciones de programas ERP disponibles para ayudarte a comenzar tu búsqueda:

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1. 1. MRPeasy — La mejor opción para la visibilidad de pequeños fabricantes
2. 2. Cetec ERP — Ideal para herramientas de seguimiento de producción
3. 3. Striven — Mejor con herramientas de informes personalizables
4. 4. DualEntry — Mejor ERP nativo de IA
5. 5. VOGSY — Mejor para gestionar finanzas globales
6. 6. Wrike — Ideal para la planificación de proyectos basada en IA
7. 7. Microsoft Dynamics 365 — Ideal para integraciones
8. 8. NetSuite — Ideal para equipos en crecimiento
9. 9. Acumatica — Ideal para flujos de trabajo basados en la nube
10. 10. TallyPrime — Mejor para organizaciones sin fines de lucro

Paso 3: Crea una lista de programas ERP y ponte en contacto

A estas alturas, deberías saber qué solución de tipo de ERP quieres y qué funciones necesitas. Ahora es el momento de empezar a conversar con posibles socios:

Selecciona proveedores

Selecciona entre 2 y 4 proveedores según tu investigación previa. Concéntrate en aquellos que satisfagan tus necesidades y tengan una sólida reputación, como Oracle NetSuite o Sage. Esta lista manejable permite una exploración más profunda sin abrumar a tu equipo.

Envía una RFI o RFP

Considera enviar una Solicitud de Información (RFI) o una RFP de programas ERP para recopilar información más detallada. Esto te ayuda a comprender las ofertas de cada proveedor y cómo se ajustan a tus requisitos. Usa este paso para aclarar cualquier incertidumbre y obtener una visión detallada de sus capacidades.

Programa demostraciones y haz preguntas

Programa demostraciones con los proveedores preseleccionados y prepara preguntas específicas. Pregunta sobre las funciones clave, el soporte y los requisitos de cumplimiento normativo importantes para tus procesos empresariales. Además, asegúrate de preguntar por las demostraciones y los periodos de prueba para poder ver el programa en acción y evaluar la experiencia del usuario. 

Utiliza criterios de evaluación coherentes

Durante el proceso de puntuación, asegúrate de aplicar los mismos criterios de evaluación a todos los proveedores. Esto garantiza una comparación justa y te ayuda a tomar una decisión informada. Considera factores como la funcionalidad, el soporte y el costo para orientar tu evaluación.

Haz estas preguntas:

• ¿Puedes explicarme un caso real de un cliente similar a nosotros?
• ¿Qué recursos de soporte o incorporación ofrecen?
• ¿Qué funciones requieren una actualización?
• ¿Cómo gestionan la migración de datos?
• ¿Cuál es su plazo habitual de implementación?

Paso 4: Elabora el caso de negocio

El proceso de implementación de un ERP no es barato. Por ello, tendrás que convertir la investigación sobre tu equipo y los proveedores en un caso de negocio convincente para aumentar el respaldo de la dirección. Así es como puedes hacerlo:

Resume los puntos débiles y los resultados

Comienza describiendo claramente los problemas actuales y los resultados esperados de implementar el programa ERP. Muestra cómo el programa aborda problemas específicos, como datos inexactos o flujos de trabajo ineficientes. Utiliza viñetas para destacar las principales ventajas de los programas ERP y las mejoras que tu equipo puede esperar.

Presenta estimaciones de costos y plazos

Recopila estimaciones básicas de costos y plazos de implementación durante tus conversaciones con los proveedores y, después, presenta esta información de forma concisa para ofrecer una imagen financiera clara.

Consulta recursos sobre precios de los programas ERP para obtener información detallada sobre los costos de implementación. Asegúrate de incluir los posibles costos ocultos y cómo encajan en tu presupuesto.

Exponga el ROI y los riesgos

Explique el retorno de la inversión, el costo total de propiedad, las mejoras en la eficiencia y los riesgos financieros u operativos de no actuar. Use ejemplos del mundo real para ilustrar posibles ahorros de costos o aumentos de productividad. 

Asegúrese también de destacar las desventajas de mantener el statu quo, como las oportunidades perdidas o las ineficiencias continuas.

Haga estas preguntas:

• ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
• ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
• ¿Cuáles son los beneficios financieros y operativos?
• ¿Cómo se alineará esta inversión con nuestros objetivos estratégicos?
• ¿Qué métricas utilizaremos para medir el éxito?

Paso 5: Implemente su software ERP e incorpore a sus usuarios

Para garantizar un proceso de incorporación fluido después de seleccionar su software ERP, deberá seguir estos pasos:

Comunique el plan de implementación

Comunique claramente el plan de implementación a todos los usuarios para establecer expectativas y plazos. Use reuniones o correos electrónicos para detallar las fechas clave, las responsabilidades y lo que cada miembro del equipo debe hacer. Esta transparencia ayuda a evitar confusiones y garantiza que todos estén alineados.

Asigne responsables internos

Asigne responsables internos y personas de contacto para la implementación del ERP. Estas personas coordinarán con el proveedor y gestionarán las preguntas internas. Asegúrese de que tengan la autoridad y los recursos necesarios para resolver problemas y mantener el proyecto encaminado.

Garantice la capacitación y la adopción

Asegúrese de que sus equipos completen la capacitación y adopten la herramienta de manera constante. Programe sesiones de capacitación y haga un seguimiento con los usuarios para supervisar el progreso. Proporcione recursos, como manuales o acceso a los materiales de capacitación del proveedor, para apoyar el aprendizaje.

Establezca ciclos de retroalimentación

Establezca ciclos de retroalimentación durante la implementación para recopilar las opiniones de los usuarios y abordar sus inquietudes rápidamente. Utilice los recursos del proveedor para la resolución de problemas y el soporte, y realice controles periódicos que le ayuden a identificar las barreras para la adopción y mejorar la satisfacción de los usuarios antes de la implementación. 

Haga estas preguntas:

• ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
• ¿Quién es responsable de la implementación?
• ¿Cómo hará un seguimiento de los primeros logros?
• ¿Qué recursos de capacitación están disponibles?
• ¿Cómo se recopilarán los comentarios y se actuará en función de ellos?

Qué sigue:

Si está investigando software ERP, conéctese gratuitamente con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones.

Usted completa un formulario y tiene una breve conversación en la que profundizan en los detalles de sus necesidades. Después, recibirá una lista de software preseleccionado para revisar. Incluso le brindarán apoyo durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.