Cómo Elegir un Software ERP
Elegir el software de planificación de recursos empresariales (ERP) adecuado es una decisión estratégica que requiere una cuidadosa planificación. Los sistemas ERP te ayudan a ahorrar tiempo, aumentar la precisión, garantizar el cumplimiento normativo y mejorar el retorno de la inversión. Pero escoger la herramienta equivocada puede llevar al desperdicio de recursos, más ineficiencias y problemas de cumplimiento innecesarios.
Si estás buscando un nuevo sistema ERP, esta guía es para ti. Está pensada para CFOs y líderes financieros que buscan comprender mejor el proceso de selección de ERP. En ella, te proporcionaré consejos clave para ayudarte a tomar decisiones informadas que se alineen con las necesidades de tu equipo.
9 aspectos clave a considerar al elegir un software ERP
Antes de que puedas empezar a desarrollar una estrategia o plan de implementación de ERP, primero debes encontrar tu proveedor. Aquí tienes algunos puntos a tener en cuenta al evaluar diferentes opciones:
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1. Flexibilidad del plan
La flexibilidad del plan te permite ajustar tu solución ERP a medida que evoluciona tu empresa. Sin embargo, puede generar costos adicionales si no tienes cuidado. Busca proveedores que ofrezcan condiciones claras y simples para cambiar de plan sin penalizaciones.
Asegúrate de preguntar si ofrecen mejoras temporales durante temporadas pico para evitar cargos inesperados. Revisa los términos del contrato y consulta con usuarios actuales sobre sus experiencias con cambios de plan para tener una visión más clara.
2. Acceso a datos e informes
El acceso a los datos y la generación de informes determinan lo bien que puedes rastrear y analizar los indicadores de tu negocio. Busca soluciones ERP con herramientas de reporte personalizables u opciones de visualización. Si tu empresa requiere acceso avanzado a los datos, considera explorar sistemas ERP BI.
Durante la demo, prueba todas las funciones de reportes disponibles y pregunta cómo se integran con tus fuentes actuales de datos para garantizar que nada se pierda en la implementación.
3. Integración con tu infraestructura tecnológica
La mayoría de los sistemas ERP ofrecen diversas integraciones para funcionar de manera fluida con tus sistemas existentes. Sin embargo, no todos los ERP se integran con todas las soluciones de software.
Al investigar proveedores, revisa si el ERP admite API o integraciones preconfiguradas con tu infraestructura tecnológica actual. Esto incluye software de contabilidad, herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y otras soluciones.
4. Incorporación y soporte
La incorporación y el soporte continuo son esenciales para una transición fluida al nuevo software, tanto para ti como para tu equipo. Idealmente, querrás un proveedor que ofrezca capacitación avanzada y soporte receptivo.
Por eso, asegúrate de preguntar sobre el proceso de incorporación y los canales de soporte disponibles. También considera contactar referencias adicionales para evaluar la calidad de su servicio al cliente desde la perspectiva de la experiencia de usuario.
5. Permisos basados en roles
Los permisos basados en roles controlan quién puede acceder a qué dentro del sistema ERP. Esto es fundamental para mantener la seguridad y el cumplimiento normativo, especialmente si trabajas en sectores muy regulados como la salud o la ciberseguridad.
Asegúrate siempre de que el software te permita configurar niveles de acceso detallados para distintos tipos de roles. La mejor forma de comprobarlo es solicitando una demostración de la configuración de permisos durante la prueba. Así podrás ver el acceso en acción.
6. Cumplimiento normativo específico del sector
El cumplimiento de las regulaciones del sector no es negociable, sin importar en qué industria te encuentres. Elige un ERP que cumpla con los estándares de cumplimiento de tu sector, ya sea HIPAA, GAAP o IFRS.
Luego, pregunta a los proveedores cómo gestionan las actualizaciones de cumplimiento y qué certificaciones poseen. Verifica esto comprobando si tienen clientes en tu sector y cómo abordan los cambios regulatorios.
7. Opciones de personalización
La personalización te permite adaptar el ERP a tus procesos particulares. Pero aunque es beneficioso contar con un sistema flexible que se adapte a tus necesidades, la personalización puede rápidamente generar costes adicionales.
Busca software que ofrezca flujos de trabajo y interfaces de usuario configurables. Durante la evaluación, pide ejemplos de personalizaciones implementadas por otros clientes, y si los módulos adicionales o los cambios afectan el costo total.
8. Funcionalidades de automatización
Las funciones de automatización pueden ahorrar tiempo al reducir tareas manuales, lo que lleva a operaciones más ágiles y mayor eficiencia.
Busca soluciones empresariales con capacidades avanzadas de automatización, como flujos de trabajo y alertas automáticas. Durante la prueba, configura un proceso automatizado sencillo para ver cómo funciona.
9. Soporte móvil o para múltiples ubicaciones
El soporte móvil y para múltiples ubicaciones es fundamental si tu equipo trabaja de forma remota o en distintos sitios. Para lograr esto, considera soluciones que ofrezcan acceso móvil confiable y faciliten la colaboración.
Revisa si dispone de funcionalidades como una aplicación móvil y analiza cómo gestiona la sincronización de datos entre ubicaciones. Durante una demostración, prueba la funcionalidad para asegurarte de que sea fácil de usar y eficaz.
Cómo elegir software ERP: Un marco de 5 pasos
Elegir al proveedor ERP adecuado requiere una estrategia clara. Es importante que alinees el software con los objetivos de tu empresa y las necesidades operativas. Si no lo haces, podrías enfrentarte a costosos reemplazos y errores en el futuro.
Así puedes evitar estos errores y encontrar la solución correcta desde el principio:
Paso 1: Identifica tus necesidades
No puedes elegir una solución ERP sin saber cómo afectará a tu equipo y a otras áreas funcionales. Antes de empezar la búsqueda, es necesario realizar un levantamiento de requerimientos. Estos son los pasos a seguir:
Recoge opiniones de los implicados
Involucra a los principales implicados, como RRHH, finanzas y TI, para obtener una perspectiva global de las necesidades de cada departamento. Por ejemplo, TI puede requerir mejor gestión de proyectos, mientras que finanzas puede necesitar informes más claros.
Considera organizar reuniones o talleres para debatir las mejoras deseadas y cómo conciben el éxito. Esta colaboración ayuda a que la solución cumpla con las expectativas de todos.
Haz una lista y prioriza los puntos críticos
Después de hablar con tu equipo, elabora una lista de los puntos críticos y bloqueos que afectan la productividad, como el procesamiento lento de pagos o el aumento del volumen de datos. Priorizálos en función de su impacto y frecuencia, enfocándote en los que más dificultan las operaciones diarias.
Alinea con las políticas internas
Junto con las opiniones recibidas, también es importante que los requisitos para el ERP estén alineados con las políticas de tu empresa y los objetivos regulatorios. Siempre revisa las preferencias de proveedores y los protocolos de seguridad con anticipación para asegurar el cumplimiento de las normativas.
Es igualmente fundamental confirmar que tu sistema ERP pueda adaptarse a cualquier cambio regulatorio. Esta alineación evita conflictos futuros y garantiza un proceso de integración más fluido.
Diferencia las funciones imprescindibles
Una vez que tengas toda la información necesaria, debes reducir tus opciones. Comienza distinguiendo entre las funciones que son esenciales y aquellas que simplemente son deseables.
Entre las funciones esenciales podrían incluirse el acceso a datos en tiempo real o la integración con herramientas existentes. Por otro lado, entre las funciones deseables se encuentran los portales de autoservicio y los paneles o plantillas personalizables.
Considera qué funcionalidades resuelven directamente los principales desafíos de tu equipo y parte desde allí.
Hazte estas preguntas:
- ¿Cuáles son las quejas o bloqueos que ocurren con mayor frecuencia?
- ¿Qué necesidades no se están cubriendo hoy?
- ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales puntos de dolor?
- ¿Qué retorno de inversión esperas de esta inversión?
- ¿Cómo se alinea el software con nuestros protocolos de seguridad?
Paso 2: Investiga proveedores de software ERP
A continuación, investiga y compara a los principales proveedores de software ERP para encontrar la mejor solución que se adapte a las necesidades de tu equipo y tu empresa. Así puedes filtrar tus elecciones:
Realiza un escaneo general de proveedores
Comienza con sitios de reseñas, clasificaciones y casos de éxito para obtener una visión general de las opciones de ERP disponibles. Esto te ayuda a identificar rápidamente a los proveedores potenciales y a comprender su reputación en el mercado.
Busca patrones en las opiniones, como fortalezas o debilidades comunes, para orientar tu proceso de decisión.
Compara según las necesidades del negocio
Evalúa las herramientas en función de factores como el tamaño de la empresa y las capacidades de integración. Durante este paso, también es importante decidir el tipo de despliegue del proyecto ERP: basado en la nube, local, híbrido o de dos niveles. Considera cómo cada opción apoya tu infraestructura tecnológica actual y tus metas de escalabilidad.
Identifica diferenciadores clave
A partir de ahí, céntrate en aspectos únicos como el soporte de implementación o la experiencia del usuario. Determina qué proveedores ofrecen flexibilidad para casos de uso específicos que pueda tener tu empresa. Esto te ayudará a encontrar la mejor opción que cubra los requisitos específicos de tu negocio.
Documenta tus hallazgos
Siempre lleva un registro detallado de tu investigación para poder comparar proveedores fácilmente más adelante. En él, anota puntos clave como los precios, funciones y limitaciones. Esta documentación te servirá como referencia valiosa al tomar la decisión final.
Hazte estas preguntas:
- ¿En qué destaca cada herramienta?
- ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, presupuesto y stack tecnológico?
- ¿Qué soporte y documentación están disponibles?
- ¿Cómo gestiona el proveedor las actualizaciones y el mantenimiento?
- ¿Existen costes o tarifas ocultos?
Mejores programas ERP para considerar
Aquí tienes mi lista de las mejores opciones de software ERP disponibles, para ayudarte a iniciar tu búsqueda:
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Paso 3: Haz una preselección de software ERP y contacta
En este punto, deberías saber qué tipo de ERP deseas y qué funciones necesitas. Ahora es momento de iniciar conversaciones con socios potenciales:
Preselecciona proveedores
Selecciona entre 2 y 4 proveedores basándote en tu investigación previa. Concéntrate en aquellos que cumplen con tus necesidades y cuentan con una sólida reputación, como Oracle NetSuite o Sage. Esta lista manejable te permitirá explorar a fondo sin abrumar a tu equipo.
Envía una RFI o RFP
Considera enviar una Solicitud de Información (RFI) o una RFP de software ERP para recopilar información más detallada. Esto te ayudará a entender las ofertas de cada proveedor y cómo se alinean con tus requisitos. Aprovecha este paso para aclarar cualquier duda y obtener una visión detallada de sus capacidades.
Agenda Demos y Haz Preguntas
Programa demostraciones con los proveedores preseleccionados y prepara preguntas específicas. Pregunta sobre las características clave, el soporte y los requisitos de cumplimiento importantes para los procesos de tu negocio. Además, asegúrate de consultar sobre la posibilidad de demos y periodos de prueba, para poder ver el software en funcionamiento y evaluar la experiencia del usuario.
Utiliza Criterios de Evaluación Consistentes
Durante el proceso de puntuación, asegúrate de aplicar los mismos criterios de evaluación a todos los proveedores. Esto garantiza una comparación justa y te ayuda a tomar una decisión informada. Considera aspectos como funcionalidad, soporte y coste para guiar tu evaluación.
Haz Estas Preguntas:
- ¿Puede mostrarme un caso real de un cliente similar al nuestro?
- ¿Qué recursos de soporte o incorporación ofrecen?
- ¿Qué funcionalidades requieren una ampliación a una versión superior?
- ¿Cómo gestionan la migración de datos?
- ¿Cuál es su plazo típico de implementación?
Paso 4: Construye el Caso de Negocio
El proceso de implementación de ERP no es barato. Por lo tanto, deberás transformar tu investigación de equipo y proveedores en un caso de negocio convincente para aumentar la aceptación del liderazgo. Así es cómo:
Resume los Puntos de Dolor y Resultados Esperados
Comienza identificando claramente los puntos de dolor actuales y los resultados esperados al implementar el software ERP. Muestra cómo el software aborda problemas específicos como inexactitudes de datos o flujos de trabajo ineficientes. Utiliza viñetas para resaltar los principales beneficios del software ERP y las mejoras que tu equipo puede esperar.
Presenta Estimaciones de Costos y Plazos
Recoge estimaciones básicas de costos y plazos de implementación a partir de tus conversaciones con los proveedores, y presenta esta información de forma concisa para brindar una visión financiera clara.
Remítete a los recursos sobre precios de software ERP para obtener información detallada de los costes de implementación. Asegúrate de incluir posibles costos ocultos y cómo se ajustan a tu presupuesto.
Articula el ROI y los Riesgos
Explica el retorno de la inversión, el costo total de propiedad, las ganancias en eficiencia y los riesgos financieros u operativos en caso de no actuar. Utiliza ejemplos reales para ilustrar posibles ahorros de costes o aumentos de productividad.
Además, asegúrate de resaltar las desventajas de mantener el estado actual, como oportunidades perdidas o ineficiencias continuas.
Haz Estas Preguntas:
- ¿Qué problema de negocio resolverá esto?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son los beneficios financieros y operativos?
- ¿Cómo se alinea esta inversión con nuestros objetivos estratégicos?
- ¿Qué métricas utilizaremos para medir el éxito?
Paso 5: Implementa tu Software ERP y Capacita a tus Usuarios
Para garantizar un proceso de incorporación fluido tras seleccionar el software ERP, debes seguir estos pasos:
Comunica el Plan de Despliegue
Comunica claramente el plan de despliegue a todos los usuarios para establecer expectativas y plazos. Utiliza reuniones o correos electrónicos para señalar las fechas clave, responsabilidades y qué debe hacer cada miembro del equipo. Esta transparencia ayuda a evitar confusiones y asegura que todos estén alineados.
Asigna Responsables Internos
Designa responsables internos y puntos de contacto para la implementación del ERP. Estas personas coordinarán con el proveedor y gestionarán las consultas internas. Asegúrate de que tengan la autoridad y los recursos necesarios para resolver problemas y mantener el proyecto encaminado.
Garantiza la Capacitación y la Adopción
Asegúrate de que tus equipos completen la capacitación y adopten la herramienta de forma consistente. Programa sesiones de capacitación y haz seguimiento con los usuarios para monitorear el progreso. Proporciona recursos como manuales o acceso a materiales de formación del proveedor para apoyar el aprendizaje.
Crea circuitos de retroalimentación
Establece circuitos de retroalimentación durante el despliegue para recopilar aportes de los usuarios y abordar inquietudes de manera rápida. Utiliza los recursos del proveedor para la resolución de problemas y soporte, y realiza controles regulares para identificar barreras de adopción y mejorar la satisfacción del usuario antes de la implementación.
Hazte estas preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es responsable del despliegue?
- ¿Cómo se rastrearán los primeros éxitos?
- ¿Qué recursos de capacitación están disponibles?
- ¿Cómo se recopilará la retroalimentación y se implementarán las mejoras?
¿Qué sigue?
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Solo tienes que rellenar un formulario y tener una breve charla donde se profundiza en las necesidades específicas de tu organización. Luego recibirás una lista corta de software para revisar. Incluso te acompañarán durante todo el proceso de compra, incluyendo la negociación de precios.