Saber cómo ajustar la acumulación de vacaciones es fundamental; aunque los trabajadores estadounidenses quieren disponer de la opción de disfrutar de tiempo libre remunerado (PTO), muchos no utilizan todos sus días de vacaciones.
En una encuesta de 2023 del Pew Research Center, el 62 % de los empleados afirmó que el PTO era extremadamente importante para ellos, lo que lo convierte en uno de los beneficios laborales más solicitados. Sin embargo, el 46 % de estos empleados no utiliza todo su PTO.
En este artículo, explico paso a paso el proceso para ajustar la acumulación de vacaciones. También explico cómo los aumentos salariales y los permisos sabáticos afectan a la remuneración de las vacaciones acumuladas.
Contabilización de las vacaciones acumuladas
Los empleados pueden utilizar el tiempo de vacaciones para vacaciones, bajas por enfermedad u otros motivos, según la política de vacaciones. Pero cuando los empleados no utilizan su tiempo de vacaciones, adquieren el derecho a recibir un pago por ese tiempo. Por eso las vacaciones acumuladas aparecen en tu balance hasta que se pagan.
Según la ASC 710, los empleadores deben reconocer un pasivo por las ausencias futuras (el término contable para las vacaciones aún no utilizadas) si se cumplen las siguientes condiciones:
- El empleado ya ha prestado los servicios necesarios para obtener la remuneración correspondiente a las ausencias futuras.
- La obligación está relacionada con derechos consolidados o acumulables. Los derechos consolidados deben mantenerse incluso si un empleado cesa en la empresa; los derechos no deben estar condicionados a la prestación de servicios futuros. En pocas palabras, el empleador no debe tener una política de «úsalo o piérdelo», y la remuneración de las vacaciones acumuladas debe trasladarse a los años siguientes.
- El pago de la remuneración debe ser probable.
- El importe puede estimarse razonablemente.
El importe adeudado a los empleados por las vacaciones no utilizadas aparece como un pasivo en tu balance hasta que se paga. El importe también aparece en tu cuenta de resultados como un gasto del periodo durante el cual pasó a ser exigible.
Una vez pagado, el pasivo desaparece del balance y el importe de las vacaciones acumuladas aparece en el estado de flujos de efectivo como una salida de efectivo.
Por supuesto, hay casos en los que no tendrás que pagar las vacaciones acumuladas. Por ejemplo, no tendrás que acumular la remuneración de las vacaciones si tienes una política de «úsalo o piérdelo».
Política de «úsalo o piérdelo»
Una política de «úsalo o piérdelo» exige que los empleados renuncien al tiempo de vacaciones no utilizado después de una fecha predeterminada.
Supongamos que Fred, uno de tus empleados, tiene 30 horas de vacaciones acumuladas. Tu política de «úsalo o piérdelo» puede exigir que Fred utilice esas 30 horas antes del final del primer trimestre del año natural siguiente o pierda el tiempo de vacaciones.
Pero hay un inconveniente: No todas las empresas pueden tener una política de «úsalo o piérdelo».
Las leyes estatales determinan si puedes retirar el tiempo de vacaciones de un empleado una vez que lo ha obtenido.
Por ejemplo, las empresas de Nebraska no pueden cambiar su política de vacaciones para retirar tiempo de vacaciones a los empleados después de que hayan prestado los servicios necesarios para obtenerlo. Esto significa que las empresas de Nebraska no pueden tener una política de «úsalo o piérdelo».
Cuándo registrar un asiento de vacaciones en la contabilidad por devengo
La mayoría de las empresas registran las acumulaciones de permisos una vez por año natural. Otros periodos habituales para registrar las vacaciones no utilizadas son una vez por año fiscal o en la fecha de contratación del empleado. Los pagos se registran cuando se realizan.
Los dos tipos de asientos que tendrás que realizar para cada empleado con tiempo de vacaciones acumulado son:
- Asiento para reconocer el importe de la remuneración de las vacaciones adeudado
- Asiento para registrar el pago
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Cómo calcular las vacaciones acumuladas
Antes de realizar un asiento contable, tendrás que calcular el importe de las vacaciones acumuladas correspondiente a cada empleado que tenga días de vacaciones no utilizados.
Esta es la fórmula para calcular las vacaciones acumuladas:
Vacaciones acumuladas = (Tiempo de vacaciones acumulado en horas x Tarifa horaria del empleado)
Sigue este proceso paso a paso para recopilar la información necesaria y calcular las vacaciones acumuladas:
- Determina el tiempo de vacaciones no utilizado del período de pago anterior restando el número de horas de vacaciones utilizadas del número total de horas de vacaciones devengadas durante ese período.
- Multiplica el número de horas de vacaciones acumuladas por la tarifa horaria total del empleado.
- Suma este importe al importe de vacaciones acumuladas trasladado de los períodos anteriores.
Herramientas de software más habituales para las vacaciones acumuladas
Las dos herramientas de software que se utilizan habitualmente para calcular y registrar las vacaciones acumuladas son las soluciones de software de nóminas y de contabilidad.
El software de nóminas ayuda a calcular el tiempo de vacaciones devengado durante un período contable específico. Como alternativa, puedes solicitar a tu proveedor de servicios de nóminas que comparta los datos del tiempo de vacaciones de los empleados correspondientes a un período específico.
Una vez que tengas los datos necesarios para calcular las vacaciones acumuladas, utiliza un software de contabilidad para registrar los asientos contables. El software de contabilidad actualizará automáticamente la cuenta de resultados, el balance y el flujo de caja.
Las mejores soluciones de software de contabilidad ofrecen funciones integradas para la acumulación de vacaciones. Una vez que introduzcas el saldo de permisos, la tasa de acumulación y la tarifa horaria del empleado, el software actualizará automáticamente los saldos de vacaciones acumuladas.
Ejemplo de ajuste de la acumulación de vacaciones
Supongamos que John Smith ya ha devengado 40 horas de vacaciones acumuladas. Según tu política de vacaciones, John Smith recibe cinco horas de vacaciones al mes, lo que supone un total de 60 horas al año.
Durante el período contable anterior, John Smith utilizó 40 horas de vacaciones. Al final del período contable, John Smith tendrá 60 horas de vacaciones acumuladas restantes, calculadas de la siguiente manera:
[40 horas de vacaciones acumuladas + (60 horas de vacaciones del año anterior - 40 horas de vacaciones utilizadas)] = 60 horas
John Smith gana $30 por hora.
Estas serán las vacaciones acumuladas de John Smith al final del período contable:
60 horas x $30 por hora = $1,800
Ten en cuenta que $1,800 debe ser el saldo de la cuenta de vacaciones acumuladas de John Smith, no el importe incremental que se utilizará en el asiento contable. El importe del asiento debe ser:
($1,800 - Saldo de cierre de la cuenta del período contable anterior)
Dado que John Smith tenía 40 horas de vacaciones acumuladas, el saldo de cierre del período contable anterior puede calcularse de la siguiente manera:
(40 horas x $30 por hora) = $1,200
El importe del asiento contable sería:
($1,800 - $1,200) = $600
Asientos contables relevantes
Ahora que conoces los cálculos necesarios para registrar los asientos contables de las vacaciones acumuladas, utilicemos los mismos ejemplos para ver qué asientos contables debemos realizar.
Añadir más vacaciones acumuladas
El importe incremental de nuestro ejemplo es de $600. En pocas palabras, John Smith tiene $600 en tiempo de vacaciones no utilizado adicional, trasladado del año anterior.
Este sería el aspecto del asiento contable:
| Cuenta | Debe | Haber | Notas |
|---|---|---|---|
| CuentaGastos de vacaciones | Debe$600 | Haber- | NotasRegistro del tiempo de vacaciones acumulado como gasto. Esta cifra aparece en la cuenta de resultados. |
| CuentaVacaciones por pagar | Debe- | Haber$600 | NotasRegistro del pasivo por vacaciones acumuladas. Esta cifra aparece en el balance hasta que el empleado utiliza el tiempo de vacaciones o se paga el importe. |
Vacaciones utilizadas por los empleados
Supongamos que John Smith quiere utilizar 50 horas de vacaciones al comienzo del siguiente ejercicio fiscal. Actualmente tiene 60 horas de vacaciones acumuladas.
Cuando John Smith utiliza 50 horas de vacaciones, debes crear el siguiente asiento contable para ajustar el importe de las vacaciones acumuladas:
| Cuenta | Debe | Haber | Notas |
|---|---|---|---|
| CuentaVacaciones por pagar | Debe$600 | Haber- | NotasReducción del saldo de las cuentas por pagar. |
| CuentaEfectivo | Debe- | Haber$600 | NotasReducción del saldo de efectivo por el importe de las vacaciones acumuladas pagadas al empleado. |
Cómo afectan los aumentos salariales a la retribución por vacaciones acumuladas
Los aumentos salariales incrementan tu pasivo por vacaciones acumuladas.
La retribución por vacaciones se calcula utilizando la tarifa salarial más reciente del empleado. Cuando aumentas el salario de un empleado, debes añadir el importe incremental de la retribución por vacaciones al pasivo por vacaciones acumuladas.
Por ejemplo, supongamos que John Smith tiene 60 horas de vacaciones acumuladas. Su tarifa por hora aumenta de $30 a $35.
El importe de sus vacaciones acumuladas aumentará en $300 (60 horas x $5 por hora) después del aumento. Este es el asiento contable para ajustar la acumulación de vacaciones:
| Cuenta | Débito | Crédito | Notas |
|---|---|---|---|
| CuentaGastos de vacaciones | Débito$300 | Crédito- | NotasAumento de los gastos de vacaciones |
| CuentaVacaciones por pagar | Débito- | Crédito$300 | NotasAumento del pasivo por vacaciones acumuladas |
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Los permisos sabáticos y su impacto
EITF Abstract 06-02 aborda la confusión en torno a la contabilización de los permisos sabáticos. Según el documento:
- El permiso sabático no se acumula cuando se concede para realizar investigaciones o servicios públicos que mejoran la reputación del empleador o que, de otro modo, benefician al empleador. En esencia, el empleado está prestando servicios para la empresa, por los que recibe una compensación.
- El permiso sabático sí se acumula cuando consiste en tiempo libre sin restricciones y se concede como compensación por servicios prestados anteriormente.
¿Pueden ser negativos el tiempo de vacaciones acumulado o los importes?
Sí, el tiempo de vacaciones acumulado o los importes correspondientes a un empleado específico pueden ser negativos.
Los saldos negativos de permisos se producen cuando los empleadores pagan más dinero por vacaciones o permiten que los empleados disfruten de más tiempo de vacaciones del que han acumulado.
El saldo de vacaciones acumuladas acabará siendo positivo a medida que sigan acumulándose horas de vacaciones.
Facilitar el ajuste de las vacaciones acumuladas
Ajustar las vacaciones acumuladas es sencillo una vez que se entiende cómo calcular la acumulación incremental y los asientos contables. En la mayoría de los casos, solo tendrás que realizar dos asientos: añadir el tiempo de vacaciones no utilizado y pagar a los empleados por el tiempo de vacaciones disfrutado.
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